Szczegółowe zasady finansowania spotkań w ramach programu Mentoring FNP Ad 1. 1. Sposób kalkulowania przysługującego limitu wydatków dla podróży zagranicznych 2. Sposób finansowania poszczególnych wydatków wchodzących w skład kosztów spotkania 3. Tabele ekwiwalentów dla podróży zagranicznych 4. Zasady finansowania dla podróży krajowych Przysługujący ekwiwalent wydatków przypadający na jedno spotkanie niezależnie od jego długości jest nie większy niż 1 ekwiwalent dzienny i 2 limity hotelowe, przy czym wyliczenie kwoty jest uzależnione od czasu trwania i pory odbywania podróży związanej ze spotkaniem mentoringowym oraz lokalizacji tego spotkania. Dla podróży nie wymagających noclegu limit wydatków podany jest w tabeli limitów w kolumnie oznaczonej jako Ekwiwalent dzienny. Jeśli podróż wymaga noclegu, tzn. pobyt obejmuje godziny między 23.00 a 6.00 (przy czym nie jest konieczne, aby pobyt zawierał cały ten przedział) w tabeli limitów podano wysokość limitu noclegowego. Ekwiwalent dzienny podlega zmniejszeniom w zależności od czasu trwania podróży*. Czas trwania podróży Przysługująca część ekwiwalentu do 8 godzin 1/3 Więcej niż 8 godzin a mniej niż 12 godzin 1/2 Więcej niż 12 godzin 100% Czas trwania podróży liczony jest od dnia i godziny wyjazdu na spotkanie do dnia i godziny powrotu ze spotkania. W przypadku podróży lotniczych dla potrzeb wyliczeń przyjmuje się godzinę startu i lądowania samolotu, natomiast w przypadku podróży drogą lądową moment przekroczenia granic kraju. Dodatkowo podróżnemu przysługuje kwota w wysokości 100% ekwiwalentu dziennego na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca/portu lotniczego oraz kwota w wysokości 10% ekwiwalentu dziennego na pokrycie kosztów komunikacji lokalnej. Przykładowe wyliczenia: A. wyjazd pociągiem o g. 7.00, powrót pociągiem o g. 14.00 czas trwania podróży: 7godzin przysługująca część ekwiwalentu: 143,33%ekwiwalentu dziennego wymaga noclegu: NIE B. wylot samolotem o g. 5.00, powrót samolotem o g. 3.00 dnia następnego (wylot o g. 23.00) czas trwania podróży: ponad 12 godzin (22) przysługująca część ekwiwalentu: 210% ekwiwalentu dziennego wymaga noclegu: NIE (ponieważ pobyt na miejscu nie odbywał się w godzinach 23.00 6.00) C. wylot samolotem o g. 21.00, powrót samolotem o g. 16.00 dnia następnego (wylot o g. 14.00) czas trwania podróży: ponad 12 godzin (19) 1
przysługująca część ekwiwalentu: 210% ekwiwalentu dziennego wymaga noclegu: TAK D. wylot samolotem o g. 14.00 (przylot o 16.00), powrót samolotem 2 dni później o g. 16.00 czas trwania podróży: ponad 12 godzin (50) przysługująca część ekwiwalentu: 210% ekwiwalentu dziennego wymaga noclegu: TAK Wydłużenie spotkania ponad jedną dobę nie powoduje zwiększenia liczby przysługujących ekwiwalentów. Wyjątkiem są spotkania wymagające długiej podróży, czyli takiej, która przekracza 6 godzin najszybszego możliwego połączenia w jedną stronę. W takiej sytuacji możliwe jest finansowanie dwóch następujących po sobie noclegów w ramach podwójnego limitu noclegowego. UWAGA: Pobyt na spotkaniu trwająca ponad 8 dni (liczone od dnia przyjazdu do dnia wyjazdu) oprócz zadeklarowania, w jakim wymiarze procentowym w trakcie wyjazdu realizowano cele mentoringu, wymaga uzasadnienia potrzeby wydłużenia pobytu. Ad 2. W ramach programu Mentoring FNP finansowaniu mogą podlegać: a) koszty podróży i ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW), b) noclegu, c) wyżywienia, d) dojazdu do i z dworca/portu lotniczego, e) komunikacji lokalnej. Punkty b), c), d) i e)refundowane są w ramach ekwiwalentu i limitu, o których mowa w pkt. Ad. 1. Poniżej podano procedury stosowane przy ponoszeniu i rozliczaniu kosztów dla każdej z kategorii katalogu kosztów: a) koszt podróży i koszt ubezpieczenia NNW 1. Mentorowany występuje do wskazanego przez Fundację dostawcy wybranego do obsługi projektu SKILLS z wnioskiem o przedstawienie oferty realizacji podróży (zakupu biletów) z ubezpieczeniem na podanej trasie w danej dacie. 2. Dostawca przesyła ofertę do mentorowanego. 3. Mentorowany może zakupić podróż wraz z ubezpieczeniem z oferty pośrednika, w takim wypadku faktura VAT zostanie wystawiona na FNP i opłacona przez FNP we wskazanym terminie. 4. Mentorowany może zrezygnować z zakupu oferowanego przez dostawcę i zakupić samodzielnie inną podróż wraz z ubezpieczeniem, której koszty będą nie wyższe niż w 2
ofercie dostawcy. Za taką podróż mentorowany zapłaci samodzielnie i będzie ona mogła podlegać późniejszej refundacji. 5. Refundacja wydatku w tej kategorii odbywa się na podstawie dowodu składającego się łącznie z biletu oraz dowodu poniesienia wydatku (np. przelew bankowy, wyciąg z karty). 6. Ofertę dostawcy, o którym mowa w pkt. Ad 1.,należy załączyć do sprawozdania finansowego, w przeciwnym razie dany wydatek może nie zostać zrefundowany. 7. UWAGA: koszty podróży i ubezpieczenia nie są objęte limitem wydatków dla danego spotkania. 8. Jeśli w trakcie podróży realizowane będą inne cele niż cele mentoringu, Mentorowany deklaruje to na etapie organizacji spotkania. W takiej sytuacji Mentorowany dokonuje zakupu biletu na podróż i przedstawia go do refundacji zgodnie z procedurą opisaną w pkt. 4 6. W sprawozdaniu mentorowany określa, w jakim wymiarze procentowym realizowane były cele mentoringu, a w jakim inne cele. Refundacja kosztów podróży odbywa się w części odpowiadającej procentowemu udziałowi celów mentoringu wśród ewentualnych innych celów realizowanych w trakcie podróży. 9. W przypadku gdy miejsce rozpoczęcia podróży Mentorowanego jest inne niż miejsce zamieszkania lub miejsce, do którego Mentorowany wraca jest inne niż miejsce zamieszkania, finansowanie takiej podróży jest możliwe do wysokości kosztów biletów z miejsca zamieszkania i do miejsca zamieszkania. 10. Podróż Mentora na spotkanie z Mentorowanym podlega finansowaniu wyłącznie, jeśli spotkanie odbywa się w Polsce. W tym przypadku finansowane są przejazdy na miejsce spotkania i z miejsca spotkania do wysokości kosztów biletów między miejscem spotkania a miejscem pracy lub zamieszkania Mentora. 11. W ramach Mentoringu nie są finansowane koszty przejazdu między miejscem zamieszkania a dworcem w przypadku podróży drogą lądową lub portem lotniczym w przypadku podróży drogą powietrzną b) koszt noclegu (o ile podróż go wymaga) 1. Mentorowany występuje do wskazanego przez Fundację dostawcy wybranego do obsługi projektu SKILLS z wnioskiem o przedstawienie oferty noclegu w pobliżu podanej lokalizacji. 2. Dostawca przesyła ofertę do mentorowanego. 3. Mentorowany może dokonać rezerwacji noclegu oferowanego przez dostawcę, w takim wypadku faktura VAT zostanie wystawiona na FNP i opłacona przez FNP we wskazanym terminie. 4. Mentorowany może zrezygnować z rezerwacji noclegu oferowanego przezdostawcę i zakupić samodzielnie inny nocleg, którego koszty będą nie wyższe niż koszty noclegu przedstawionego w ofercie dostawcy. Za taki nocleg mentorowany zapłaci samodzielnie i będzie on mógł podlegać późniejszej refundacji. 5. Refundacja wydatku w tej kategorii odbywa się na podstawie dowodu w postaci faktury wystawionej przez hotel. 6. Ofertę dostawcy, o którym mowa w pkt 1., należy załączyć do sprawozdania finansowego, w przeciwnym razie dany wydatek może nie zostać zrefundowany. c) koszt wyżywienia, koszt dojazdu z i do dworca, portu lotniczego, koszt komunikacji lokalnej 1. Mentorowany w sprawozdaniu finansowym deklaruje czas trwania podróży związanej ze spotkaniem, miejsce spotkania oraz brak innego finansowania na ww. wydatki. Na tej podstawie obliczana jest przysługująca kwota ekwiwalentu dziennego. 3
2. W przypadku, gdy w zapewniono bezpłatne posiłki lub dojazdy z i/lub dworca, portu lotniczego lub przejazdy komunikacji lokalnej, przysługujący ekwiwalent podlega pomniejszeniom zgodnie z procentowym udziałem w globalnej kwocie ekwiwalentu następujących składników: śniadanie 15% ekwiwalentu dziennego, obiad 30% ekwiwalentu dziennego, kolacja 30% ekwiwalentu dziennego, dojazd z lub do dworca, portu lotniczego po 50% ekwiwalentu dziennego, komunikacja lokalna 10% ekwiwalentu dziennego. 3. W przypadku zapewnienia całodziennego wyżywienia potrącane jest 100% ekwiwalentu dziennego. 4. W przypadku, gdy rzeczywiście poniesione koszty dojazdu przewyższą wysokość diety przewidzianej na ten cel, FNP pokryje na zasadzie refundacji rzeczywiście poniesione koszty w oparciu o dowody ich poniesienia. Fundacja refunduje wydatki poniesione przez Mentorowanego wyłącznie na podstawie złożonego w terminie 14 dni od daty zakończenia danego spotkania, zgodnego z obowiązującym wzorem, sprawozdania merytorycznego i finansowego. Bez względu na to, czy spotkanie dotyczy wyjazdu Mentorowanego czy przyjazdu Mentora do Polski: 1. Organizacja i rozliczenie spotkania jest obowiązkiem Mentorowanego. 2. Zwrot poniesionych wydatków i wypłata należnego ekwiwalentu odbywa się na rachunek bankowy Mentorowanego. 3. Wymagana jest deklaracja dotycząca procentowej realizacji celów podróży złożona przez Mentorowanego (wyjazd Mentorowanego) albo Mentorowanego i Mentora (przyjazd Mentora), tj. czy w trakcie podróży realizowano ewentualnie inne cele niż cele mentoringowe. Wypłata refundowanych środków nastąpi w terminie 30 dni od daty złożenia poprawnego sprawozdania finansowego i merytorycznego, na rachunek bankowy mentorowanego. Wypłata nastąpi w PLN według kursu banku, w którym prowadzony jest rachunek projektu SKILLS: Ad 3. TABELA LIMITÓW z dnia wypłaty dla ekwiwalentu dziennego, z dnia poniesienia wydatku dla kosztów noclegu lub przejazdu. Lp. Państwo Waluta 4 Kwota ekwiwalentu dziennego Kwota limitunoclegowego 1 2 3 4 5 1 Afganistan USD 41 100
2 Albania EUR 36 90 3 Algieria EUR 42 100 4 Andora jak w Hiszpanii 5 Angola USD 51 150 6 Arabia Saudyjska USD 46 110 7 Argentyna USD 47 100 8 Armenia USD 41 80 9 Australia AUD 87 190 10 Austria EUR 45 100 11 Azerbejdżan USD 45 150 12 Bangladesz USD 40 120 13 Belgia EUR 45 160 14 Białoruś USD 45 80 15 Bośnia i Hercegowina EUR 39 80 16 Brazylia USD 50 120 17 Bułgaria EUR 36 80 18 Chile USD 42 80 19 Chiny USD 46 110 20 Chorwacja EUR 36 100 21 Cypr EUR 33 70 22 Czechy EUR 33 80 23 Dania DKK 324 800 24 Egipt USD 49 110 25 Ekwador USD 44 110 26 Estonia EUR 39 90 27 Etiopia USD 49 95 28 Finlandia EUR 42 135 29 Francja EUR 45 120 30 Grecja EUR 45 104 31 Gruzja USD 44 150 32 Hiszpania EUR 48 120 33 Indie USD 42 110 34 Indonezja USD 42 110 35 Irak USD 60 120 36 Iran EUR 39 95 37 Irlandia EUR 45 146 38 Islandia EUR 36 80 5
39 Izrael USD 49 120 40 Japonia JPY 6.900 22.000 41 Jemen USD 41 110 42 Jordania USD 38 70 43 Kambodża USD 42 100 44 Kanada CAD 67 160 45 Kazachstan EUR 39 100 46 Kenia USD 41 90 47 Kirgistan USD 41 100 48 Kolumbia USD 41 80 49 Kongo,Demokratyczna Republika Konga USD 51 140 50 Korea Południowa EUR 36 110 51 Koreańska Republika Ludowo Demokratyczna EUR 36 160 52 Kostaryka USD 38 100 53 Kuba EUR 36 80 54 Kuwejt EUR 39 180 55 Laos USD 47 70 56 Liban USD 49 120 57 Libia EUR 39 80 58 Liechtenstein jak w Szwajcarii 59 Litwa EUR 33 80 60 Luksemburg jak w Belgii 61 Łotwa EUR 48 110 62 Macedonia EUR 33 70 63 Malezja USD 42 110 64 Malta EUR 42 140 65 Maroko EUR 36 80 66 Meksyk USD 40 80 67 Mołdowa USD 45 90 68 Monako jak we Francji 69 Mongolia USD 47 100 70 Niderlandy EUR 42 120 71 Niemcy EUR 42 103 72 Nigeria USD 43 150 73 Norwegia NOK 401 1.200 6
74 Nowa Zelandia USD 43 150 75 Pakistan USD 40 100 76 Panama USD 42 100 77 Peru USD 43 110 78 Portugalia EUR 48 85 79 Republika Południowej Afryki USD 45 100 80 Rosja USD 50 130 81 Rumunia EUR 36 70 82 San Marino jak we Włoszech 83 Senegal EUR 33 80 84 Serbia i Czarnogóra EUR 36 62 85 Singapur USD 45 125 86 Słowacja EUR 33 70 87 Słowenia EUR 36 80 88 Stany Zjednoczone Ameryki (USA) w tym Nowy Jork i Waszyngton USD 46 160 USD 46 200 89 Syria USD 42 75 90 Szwajcaria CHF 78 160 91 Szwecja SEK 351 1.200 92 Tadżykistan USD 47 120 93 Tajlandia USD 42 110 94 Tanzania USD 48 110 95 Tunezja USD 45 100 96 Turcja EUR 33 80 97 Turkmenistan USD 42 120 98 Ukraina USD 48 100 99 Urugwaj USD 48 80 100 Uzbekistan USD 47 150 101 Wenezuela USD 39 120 102 Węgry EUR 33 70 103 Wielka Brytania GBP 32 140 104 Wietnam USD 42 95 105 Włochy EUR 42 105 106 Wybrzeże Kości Słoniowej EUR 33 70 107 Zimbabwe USD 42 120 7
108 Zjednoczone Emiraty Arabskie USD 38 110 109 Państwa inne niż wymienione w lp. 1 108 USD 42 120 Przy podróżach do: Gibraltaru ekwiwalent dziennyi limit hotelowy jak w Wielkiej Brytanii, Hongkongu ekwiwalent dzienny wynosi 46 USD, a limit hotelowy 160 USD, Tajwanu ekwiwalent dzienny wynosi 45 USD, a limit hotelowy 100 USD. Polski (dotyczy mentorów zagranicznych odwiedzających mentorowanego w Polsce) suma ekwiwalentów na wyżywienie, dojazd i komunikację lokalną wynosi 72 EUR, a limit hotelowy 145 EUR zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej nr C(2009)1942 z 23 marca 2009 r. (niepublikowana). Ad. 4 Dla podróży krajowych po Polsce stosuje się analogiczne zasady jak określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) * Źródło: ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, z 2003 r. Nr 199, poz. 1951 oraz z 2004 r. Nr 271, poz. 2687 z późn. zm.). 8