Załącznik III d umwy finanswej dla prjektu Zagraniczna mbilnść studentów niepełnsprawnych raz znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej finanswaneg z POWER. Rk akademicki 2014/15. ZAŁĄCZNIK III ZASADY FINANSOWE I UMOWNE Pwyższy Załącznik jest przeznaczny dla Umów z grantbircami w prjekcie Zagraniczna mbilnść studentów niepełnsprawnych raz znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej finanswanym z budżetu PO WER: I. WPROWADZENIE Niniejszy Załącznik uzupełnia zasady związane z wykrzystaniem przyznaneg dfinanswania w ramach różnych kategrii budżetu, mających zastswanie w Prjekcie, jak kreśln w Umwie. Wyjaśnienia są zawarte w sekcji II niniejszeg Załącznika. Natmiast w sekcji III pdane są ryczałtwe stawki jednstkwe mające zastswanie d kategrii budżetwych związanych z udziałem ryczałtwym w dfinanswaniu, jak kreśln w Artykule II.16.2 Umwy. Sekcja IV pdaje przekrój typów kntrli, którym mże być pddany Beneficjent, a których przedmitem będą właściwe dkumenty ptwierdzające. II. UZUPEŁNIAJĄCE ZASADY FINANSOWE I UMOWNE A. Kwalifikwalnść działania i wydatków 1. Kwalifikwalnść mbilnści Beneficjent zapewni, że mbilnści pdjęte przez indywidualnych uczestników będą kwalifikwalne, zgdnie z zasadami ustalnymi w Przewdniku p Prgramie Erasmus+ Pdjęte mbilnści, które nie będą zgdne z zasadami ustalnymi w Przewdniku p Prgramie Erasmus+, jak również z uzupełniającymi zasadami ustalnymi w niniejszym Załączniku, będą uznane za niekwalifikwalne. Kwta trzymaneg dfinanswania dnsząca się d działań z nimi związanych będzie w całści zwrócna przez Beneficjenta. Zwrt bejmie kategrie budżetu dnszące się d mbilnści uznanych za niekwalifikwalne, którymi mgą być: Pdróż, Wsparcie Indywidualne, Wsparcie rganizacyjne, a tam gdzie będzie miał t zastswanie Wsparcie Uczestników Prjektu ze Specjalnymi Ptrzebami. Minimalny kwalifikwalny kres trwania mbilnści, jak kreśln w Przewdniku p Prgramie, nie uwzględnia czasu przeznaczneg na pdróż. 2. Wsparcie Indywidualne Beneficjent będzie zbwiązany d udkumentwania w systemie Mbility Tl daty rzpczęcia i zakńczenia mbilnści za granicą, w każdym przypadku dfinanswania przyznaneg w kategrii budżetu Wsparcie Indywidualne. W przypadku wszystkich mbilnści jeśli będzie t knieczne, z wyjątkiem mbilnści studentów SW, Beneficjent 1
Załącznik III d umwy finanswej dla prjektu Zagraniczna mbilnść studentów niepełnsprawnych raz znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej finanswaneg z POWER. Rk akademicki 2014/15. będzie mógł ddać jeden dzień na pdróż, bezpśredni przed pierwszym dniem działania i analgicznie, jeden dzień na pdróż, bezpśredni p statnim dniu działania; te ddatkwe dni przeznaczne na pdróż będą uwzględnine w bliczeniu dfinanswania w ramach kategrii budżetu Wsparcie Indywidualne. Studenci pchdzący ze śrdwisk defawryzwanych, psiadający uprawnienia d stypendium scjalneg, kreślneg w regulaminie uczelni, birący udział w mbilnściach studentów wyjeżdżających na studia, trzymają ddatkw d kategrii budżetu Wsparcie Indywidualne, dfinanswanie w łącznej wyskści kreślnej w tabelach znajdujących się w części III niniejszeg załącznika, pd warunkiem spełnienia ustalnych krajwych kryteriów kwalifikwalnści, jak kreśln w Zasadach alkacji i wykrzystania śrdków na działania zdecentralizwane prgramu Erasmus+: wyjazdy edukacyjne (mbilnść) Szklnictw wyższe. Otrzymanie ddatkweg dfinanswania d kategrii budżetu Wsparcie Indywidualne, będzie mżliwe wyłącznie na pdstawie jedneg z dwóch ww. alternatywnych kryteriów uzasadniających jeg przyznanie. System Mbility Tl bliczy kwtę dfinanswania w frmie udziału ryczałtweg kategrii budżetu Wsparcie Indywidualne, z zastswaniem ryczałtwej stawki jednstkwej. Uczestnicy mbilnści będą zbwiązani d złżenia indywidualneg raprtu z mbilnści za pmcą kwestinariusza n-line, z pdaniem swich pinii związanych z faktgrafią działania i jeg ceną pd kątem uzyskanych krzyści w kresie realizacji, przygtwania i upwszechniania rezultatów uzyskanych p zakńczeniu działania. Uczestnicy, którzy nie dpełnią bwiązku złżenia ww. sprawzdania, mgą zstać wezwani przez swją uczelnię wysyłającą d częściweg lub pełneg zwrtu trzymaneg dfinanswania. W przypadku wypwiedzenia przez uczestnika umwy zawartej z Beneficjentem z pwdu wystąpienia siły wyższej, tj. nieprzewidywanej, nadzwyczajnej sytuacji lub wydarzenia pzstających pza kntrlą uczestnika i nie związanych z ppełnieniem błędu lub niedpełnieniem starannści ze strny uczestnika, ten statni będzie uprawniny d trzymania kwty dfinanswania prprcjnalnej d rzeczywisteg kresu mbilnści, jak kreśln w Artykule II.13 umwy, pmiędzy Beneficjentem a uczestnikiem. Wszystkie pzstałe niewykrzystane przez uczestnika śrdki zstaną zwrócne, z wyjątkiem gdy uzgdnienia z rganizacją wysyłającą stanwiły inaczej. W przypadku mbilnści studentów SW, Beneficjent będzie zbwiązany d sprawzdania w systemie Mbility Tl, daty rzpczęcia i zakńczenia mbilnści, wg następujących zasad: Datą rzpczęcia pwinien być dzień, w którym student był zbwiązany d stawienia się w rganizacji przyjmującej, np. mógłby t być dzień rzpczęcia kursu/ bwiązku stawienia się w pracy, urczysteg pwitania zrganizwaneg przez instytucję przyjmującą lub kursu przygtwania językweg i międzykulturweg, jak również rzpczęcia kursu zrganizwaneg przez inneg rdzaju rganizację, niż 2
Załącznik III d umwy finanswej dla prjektu Zagraniczna mbilnść studentów niepełnsprawnych raz znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej finanswaneg z POWER. Rk akademicki 2014/15. przyjmująca uczelnia, jeśli wysyłająca rganizacja uzna teg rdzaju kurs, jak integralną część kresu trwania mbilnści za granicą. Datą zakńczenia pwinien być statni dzień bwiązkwej becnści studenta w rganizacji przyjmującej, np. mógłby t być statni dzień sesji egzaminacyjnej/kursu/ w pracy/bwiązkwy termin zajęć. Ptwierdzna data rzpczęcia i zakńczenia kresu mbilnści studentów będzie pdana w Wykazie Zaliczeń, wystawinym przez rganizację przyjmującą, w przypadku mbilnści studentów wyjeżdżających na studia i w Zaświadczeniu Odbytej Praktyki, w przypadku mbilnści studentów wyjeżdżających na praktykę. Beneficjent mże załączyć drębne zaświadczenie ptwierdzające kres mbilnści, uzyskane d rganizacji przyjmującej lub przedsiębirstwa zamiast zawierania ww. ptwierdzenia w Wykazie Zaliczeń lub Zaświadczeniu Odbytej Praktyki. Jeśli ptwierdzny kres pbytu będzie krótszy, niż ten wskazany w Umwie, Beneficjent będzie zbwiązany wskazać w systemie Mbility Tl ptwierdzny termin rzpczęcia i zakńczenia, zgdnie z Wykazem Zaliczeń lub Zaświadczeniem Odbytej Praktyki. W przypadku zaistnienia przerw w trakcie pbytu, Beneficjent będzie zbwiązany sprawzdać tym w systemie Mbility Tl, który przeliczy pnwnie kwtę dfinanswania dla kategrii budżetu Wsparcie Indywidualne w parciu skrygwane terminy i dpwiednie stawki dfinanswania w frmie udziału ryczałtweg, z zastswaniem ryczałtwych stawek jednstkwych. Jeśli ptwierdzny kres pbytu będzie dłuższy niż ten wskazany w Umwie, Beneficjent będzie mógł: alb anekswać umwę zawartą ze studentem w trakcie kresu realizacji jeg mbilnści za granicą, uwzględniając w aneksie dłuższy kres, pd warunkiem, że pzstała niewykrzystana część dfinanswania na t pzwli. W takim przypadku, Beneficjent wskaże w systemie Mbility Tl ptwierdzny termin rzpczęcia i zakńczenia, zgdnie z Wykazem Zaliczeń lub Zaświadczeniem Odbytej Praktyki raz z pstanwieniami aneksu d Umwy. lub uzgdni ze studentem w trakcie kresu mbilnści studenta za granicą, że wydłużny kres będzie uznany za kres z zerwym dfinanswaniem. W takim przypadku, Beneficjent pwinien wskazać ptwierdzny termin rzpczęcia i zakńczenia, zgdnie z pwiadmieniem w Wykazie Zaliczeń lub Zaświadczeniu Odbytej Praktyki, jak również liczbę dni z zerwym dfinanswaniem, w celu djęcia ich d bliczneg dfinanswania. 3. Wsparcie Uczestników Prjektu ze Specjalnymi Ptrzebami - Osób Niepełnsprawnych Beneficjent będzie zbwiązany d sprawzdania w systemie Mbility Tl infrmacji wystąpieniu ddatkweg dfinanswania w kategrii budżetu Wsparcie Uczestników 3
Załącznik III d umwy finanswej dla prjektu Zagraniczna mbilnść studentów niepełnsprawnych raz znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej finanswaneg z POWER. Rk akademicki 2014/15. Prjektu ze Specjalnymi Ptrzebami, wykrzystaneg przez uczestnika ze specjalnymi ptrzebami związanymi z niepełnsprawnścią. W takim przypadku Beneficjent będzie zbwiązany d sprawzdania w systemie Mbility Tl rdzaju ddatkwych wydatków, jak również kwtę związaną z pniesieniem ksztów z tym związanych. Beneficjent mże złżyć wnisek wsparcie uczestników Prjektu ze specjalnymi ptrzebami, p zakńczeniu prcesu wybru uczestników Prjektu. B. Obniżenie dfinanswania z pwdu niskiej jakści, częściwej lub nieterminwej realizacji Prjektu Określenie przez FRSE niskieg pzimu jakści, częściwej lub nieterminwej realizacji Prjektu nastąpi w parciu : raprt kńcwy złżny przez Beneficjenta, raprty indywidualnych uczestników mbilnści, FRSE mże również uznać infrmacje trzymane z jakiegklwiek inneg, związaneg z realizacją Prjektu źródła, które ptwierdzą, że Prjekt nie zstał zrealizwany, zgdnie z pstanwieniami Umwy. D innych źródeł infrmacji mżna będzie zaliczyć ustalenia uzyskane pdczas wizyt mnitringwych, kntrli w siedzibie FRSE, nadesłanych na jej żądanie dkumentów (tzw. kntrla dkumentów zza biurka) lub kntrli przeprwadznych przez FRSE w miejscu realizacji Prjektu m.in. w siedzibie Beneficjenta. Raprt kńcwy będzie ceniny w parciu kryteria jakściwe i cenę punktwą uzyskaną w ramach 100 punktwej skali. Jeśli wynik punktwy będzie niższy niż 50 punktów, FRSE zmniejszy stateczną kwtę przyznaneg dfinanswania z uwagi na niski pzim jakści, częściwą lub nieterminwą realizację Prjektu, nawet jeśli wszystkie sprawzdane działania były kwalifikwalne i rzeczywiście dbyły się. Jeśli FRSE uzna, w przypadku rganizacji akredytwanych, że pdczas realizacji Prjektu nie przestrzegan spczywających na Beneficjencie zbwiązań jakściwych dnszących się d działań Prjektu, FRSE mże ddatkw lub alternatywnie zażądać d Beneficjenta udsknalenia w uzgdninych ramach czaswych pdjętych działań i wdrżenia planu naprawczeg, w celu dpełnienia stswnych wymagań. Jeśli Beneficjent nie wdrży ww. planu naprawczeg w kreślnym terminie i w spsób zadwalający, FRSE mże zarekmendwać KE cfnięcie zaintereswanemu Beneficjentwi Karty Erasmusa dla Szklnictwa Wyższeg. Raprt kńcwy będzie ceniny w pwiązaniu z raprtami indywidualnych uczestników mbilnści, z zastswaniem uniwersalneg zestawu kryteriów jakści, kncentrując się na: 4
Załącznik III d umwy finanswej dla prjektu Zagraniczna mbilnść studentów niepełnsprawnych raz znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej finanswaneg z POWER. Rk akademicki 2014/15. Stpniu d któreg, działanie był realizwane w zgdzie z zatwierdznym wniskiem dfinanswanie; Stpniu, d któreg, działanie był realizwane z pszanwaniem jakści i zgdnści z wymgami ustalnymi w Karcie Erasmusa dla Szklnictwa Wyższeg. Stpniu, d któreg należne uczestnikm mbilnści kwty były im przekazane w zgdzie z warunkami ustalnymi w umwie pmiędzy Beneficjentem a uczestnikiem, zgdnie z jej wzrem kreślnym w Załączniku IV Umwy. C. Zmiany dfinanswania C. 1 Zmiany dfinanswania wynikające z dstępnści ddatkwych funduszy: W przypadku, gdy ddatkwe fundusze będą dstępne dla FRSE w celu pnwnej lub nwej alkacji budżetu rganizacji Beneficjenta, maksymalna kwta dfinanswania, kreślna w Artykule I.3.1 mże zstać zwiększna, pd warunkiem wykazania w raprcie pstępu, większej niż przyznan w Umwie, liczby wysłanych uczestników lub dłuższeg ich pbytu w ramach mbilnści (włączając w t pracwników zaprsznych z przedsiębirstw, jeśli będzie miał t zastswanie). Ddatkwe fundusze będą mgły być przyznane na pdstawie następujących kryteriów: terminwe złżenie dkumentacji wymaganej przez FRSE d dknania pnwnej dystrybucji śrdków raz zdlnść d zrealizwania ddatkwych mbilnści; w pierwszej klejnści FRSE będzie przydzielać śrdki na realizację ddatkwych mbilnści, w drugiej, na dfinanswanie przedłużnych pbytów C.2 Zwiększenie dfinanswania dla kategrii budżetu Wsparcie Uczestników Prjektu ze Specjalnymi Ptrzebami - Osób Niepełnsprawnych Jeśli na etapie składania wnisków dfinanswanie nie bwiązywały żadne warunki dnśnie wniskwania dfinanswanie w kategrii budżetu Wsparcie Uczestników Prjektu ze Specjalnymi Ptrzebami związanymi z niepełnsprawnścią, w bszarze SW, Beneficjent będzie mógł wniskwać ddatkwe dfinanswanie pd warunkiem przeprwadzenia prcesu wybru uczestników Prjektu. Dfinanswanie t będzie mgł być zastswane przez FRSE wbec uczestników, których sbista sytuacja materialna, psychiczna i związana ze zdrwiem, uniemżliwiłaby ich udział w mbilnści, jedynie ddatkwe wsparcie finanswe jest w stanie t zmienić. C.3 Zmiany umwne Zgdnie z Artykułem II.11 Umwy, jakieklwiek zmiany dfinanswania, jak kreśln w ww. punkcie C.1 i C.2, będą wymagać pdpisania stswneg aneksu d Umwy. 5
Załącznik III d umwy finanswej dla prjektu Zagraniczna mbilnść studentów niepełnsprawnych raz znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej finanswaneg z POWER. Rk akademicki 2014/15. III. Stawki mające zastswanie przy dfinanswaniu w frmie udziału ryczałtweg, z zastswaniem ryczałtwych stawek jednstkwych Mbilnść studentów niepełnsprawnych wyjeżdżających na studia lub praktykę: Kraje należące d danej grupy Wyjazdy na studia - miesięczna stawka w złtych wypłacana z budżetu PO WER Wyjazdy na praktykę - miesięczna stawka w złtych wypłacana z budżetu PO WER Grupa 1 Austria, Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Lichtenstein, Nrwegia, Szwecja, Wielka Brytania, Włchy Grupa 2 Belgia, Chrwacja, Cypr, Czechy, Grecja, Hiszpania, Hlandia, Islandia, Luksemburg, Niemcy, Prtugalia, Słwenia, Turcja Grupa 3 Bułgaria, Estnia, Litwa, Łtwa, Malta, Rumunia, Słwacja, Węgry, była Republika Jugsławii Macednia (FYROM) 2097 zł 2517 zł 1678 zł 2097 zł 1258 zł 1678 zł Osby z rzecznym stpniem niepełnsprawnści będą mgły ubiegać się ddatkwe śrdki. Wniski ddatkwe fundusze będą składane przez uczestników mbilnści d uczelnianeg krdynatra prgramu Erasmus. Ddatkw przyznana kwta dfinanswania (przewyższająca stawki kreślne w tabelach pwyżej) będzie rzliczana jak kszty rzeczywiste, czyli wymagające udkumentwania w pstaci dwdów finanswych. Kszty pwinny być dstswane d realnych ptrzeb związanych z typem niepełnsprawnści i szczędne Mbilnść studentów (wyjazd na studia) znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej, którzy mają praw d stypendium scjalneg Kraje należące d danej grupy Miesięczna stawka w złtych wypłacana z budżetu PO WER z ddatkiem scjalnym Grupa 1 Austria, Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Lichtenstein, Nrwegia, Szwecja, Wielka Brytania, Włchy 2936 zł Grupa 2 Belgia, Chrwacja, Cypr, Czechy, Grecja, Hiszpania, Hlandia, Islandia, Luksemburg, Niemcy, Prtugalia, Słwenia, Turcja Grupa 3 Bułgaria, Estnia, Litwa, Łtwa, Malta, Rumunia, Słwacja, Węgry, była Republika Jugsławii Macednia (FYROM) 2517 zł 2097 zł Student znajdujący się w trudnej sytuacji materialnej będzie trzymywać ddatkw 839 zł na każdy miesiąc pierwtnie zaakceptwaneg pbytu. Kwta ta zstała uwzględnina w pwyższej tabeli. Przynależnść d tej grupy będzie definiwana przez kwalifikwanie w macierzystej uczelni d 6
Załącznik III d umwy finanswej dla prjektu Zagraniczna mbilnść studentów niepełnsprawnych raz znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej finanswaneg z POWER. Rk akademicki 2014/15. stypendium scjalneg w terminie wyznacznym przez uczelnię zgdnie z jej wewnętrznymi regulacjami. Wyznaczając termin weryfikacji psiadania uprawnień d trzymywania ddatku scjalneg Uczelnia realizująca mbilnść zapewni równe traktwanie uczestników mbilnści. IV. Zasady dtyczące dkumentów ptwierdzających Zgdnie z Artykułem II.20, Beneficjent mże zstać pddany kntrlm i audytm w związku z realizacją Prjektu. Kntrle i audyty będą przeprwadzne w celu dknania weryfikacji prawidłweg zarządzania przez Beneficjenta dfinanswaniem, z przestrzeganiem zasad ustalnych w Umwie raz w celu kreślenia statecznej kwty dfinanswania, d której Beneficjent był uprawniny. Beneficjent mże być pddany następującym rdzajm kntrli: analiza raprtu kńcweg: FRSE w swjej siedzibie, dkna kntrli na etapie składania raprtu kńcweg, w celu ustalenia statecznej kwty dfinanswania, d której Beneficjent był uprawniny; teg rdzaju kntrla będzie przeprwadzna w każdym przypadku; kntrla w siedzibie FRSE, nadesłanych na jej żądanie dkumentów (tzw. kntrla dkumentów zza biurka): pgłębina kntrla dkumentów ptwierdzających, przeprwadzana zwykle p etapie złżenia raprtu kńcweg, w przypadku gdy niniejsza Umwa zstała uwzględnina w próbie statystycznej zastswanej przy kntrli, wymaganej przez KE lub gdy FRSE dknała wybru Umwy d celwej kntrli dkumentów w związku z realizwaną przez siebie plityką ceny ryzyka; kntrle w siedzibie Beneficjenta: lub innych pmieszczeniach, gdzie Prjekt był realizwany. Beneficjent mże być pddany kntrli w jeg siedzibie, w przypadku gdy Umwa zstała wybrana d próby statystycznej wymaganych przez KE teg rdzaju kntrli lub gdy FRSE dknała wybru Umwy d celwej kntrli dkumentów w związku z realizwaną przez siebie plityką ceny ryzyka. Pwyższy rdzaj kntrli mże wystąpić w trzech wariantach: w czasie realizacji działania: kntrla w trakcie realizacji Prjektu, p zakńczeniu realizacji działania: kntrla w pdjęta p zakńczeniu realizacji Prjektu, zwykle p kntrli raprtu kńcweg; Kntrla Systemwa: kntrla Beneficjenta w celu ustalenia zgdnści z przyjętymi zbwiązaniami w ramach Karty Erasmusa dla Szklnictwa Wyższeg. Pniższa tabela kreśla zakres przeprwadzanej przez FRSE weryfikacji, pdczas różneg rdzaju kntrli, dtyczącej każdej kategrii budżetwej. Beneficjent przyjmuje d wiadmści, że FRSE mże żądać również dkumentacji ptwierdzającej w ramach jakiegklwiek rdzaju kntrli lub dkumentacji właściwej innym rdzajm kntrli wymieninym w tabeli pniżej. 7
Załącznik III d umwy finanswej dla prjektu Zagraniczna mbilnść studentów niepełnsprawnych raz znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej finanswaneg z POWER. Rk akademicki 2014/15. W ramach przeprwadzanych kntrli, Beneficjent będzie zbwiązany dstarczyć ryginalną dkumentację ptwierdzającą kwalifikwalnść realizacji Prjektu. W przypadkach gdy Beneficjent nie jest uprawniny na pdstawie bwiązujących przepisów prawa d przysyłania ryginalnych dkumentów, na etapie złżenia raprtu kńcweg lub kntrli w siedzibie FRSE, nadesłanych na jej żądanie dkumentów (tzw. kntrla dkumentów zza biurka), Beneficjent będzie mógł przysłać zamiennie, kpie wymaganych dkumentów, ptwierdzne za zgdnść z ryginałem. P przeprwadzeniu weryfikacji nadesłanej dkumentacji FRSE zwróci Beneficjentwi ryginalne dkumenty. Kategria budżetwa Analiza raprtu kńcweg Kntrla w siedzibie FRSE, nadesłanych na jej żądanie dkumentów (tzw. kntrla dkumentów zza biurka) Kntrla w siedzibie Beneficjenta, w trakcie realizacji działania Kntrla systemwa Kntrla w siedzibie Beneficjenta, p zakńczeniu realizacji działania Wsparcie Indywidualne Raprt kńcwy Raprt kńcwy Dkumenty ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.2 Faktycznść i kwalifikwalnść działania i uczestników Faktycznść i kwalifikwalnść działania i uczestników Zgdnść z Kartą Erasmusa dla SW Raprt kńcwy Dkumenty ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.2 Ewidencja księgwa wydatków pniesinych w ramach Prjektu Wsparcie Uczestników Prjektu ze Specjalnymi Ptrzebami Raprt kńcwy Raprt kńcwy Dkumenty ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.4 Faktycznść i kwalifikwalnść działania i uczestników Faktycznść i kwalifikwalnść działania i uczestników Raprt kńcwy Dkumenty ptwierdzające, jak kreśln w Artykule II.16.4 Ewidencja księgwa wydatków pniesinych w ramach Prjektu 8