Strona 1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA na wynajem długoterminowy 4 szt. samochodów osobowych na rzecz NITROERG S.A. Zamówienie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych. Bieruń, kwiecień 2013 r.
Strona 2 I. INFORMACJE OGÓLNE 1. Zamawiający: NITROERG S.A. 43-150 Bieruń, Pl. Alfreda Nobla 1 NIP: 646-274-69-61 REGON: 240484673 KRS: wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Katowicach Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000268394 Kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 61.892.000 zł Adres do korespondencji: NITROERG S.A. Pl. Alfreda Nobla 1 43-150 Bieruń Pisma, oświadczenia i informacje w formie pisemnej prosimy składać na adres podany powyżej. 2. Wykonawca: Osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia. 3. Oznaczenie postępowania: Postępowanie, którego dotyczy niniejsza Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (zwana dalej SIWZ), prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, oznaczone jest znakiem: 1/EWT/WS/2013. Wykonawcy zobowiązani są do powoływania się na wyżej podane oznaczenie we wszystkich kontaktach z Zamawiającym. 4. Termin realizacji zamówienia: Przekazanie przedmiotu najmu Zamawiającemu do 15 lipca 2013 r., okres wynajmu: 60 miesięcy. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Celem przetargu jest dostawa na podstawie umowy najmu czterech sztuk nowych samochodów osobowych rzecz NITROERG S.A. wraz z ich serwisem. Przy czym preferowane są następujące marki samochodów: Skoda Octavia, Ford Focus, Volkswagen Golf. Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 Zakres rzeczowy. III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, WYMAGANE DOKUMENTY ORAZ OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY I DOKONANIA OCENY SPEŁNIENIA WARUNKÓW 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki i złożą oświadczenie, że: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności i czynności będących przedmiotem niniejszego zamówienia,
Strona 3 b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia, c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej należyte wykonanie zamówienia, d) nie są w sporze sądowym z NITROERG S.A. oraz nie zostało wydane żadne orzeczenie, z którego wynika, że NITROERG S.A. przysługują roszczenia odszkodowawcze w stosunku do Wykonawcy. 2. Oferent powinien złożyć ofertę na Formularzu Ofertowym (Załącznik nr 2) załączonym do niniejszej SIWZ wraz z wymaganymi dokumentami. (Zamawiający nie wymaga dołączenia do oferty zaparafowanych projektów umów.) 3. Oferent powinien przygotować 1 egzemplarz oferty, sporządzony w formie pisemnej w języku polskim. 4. Oferta powinna być: a) napisana czytelnie, b) opatrzona pieczęcią firmową, c) posiadać datę sporządzenia, d) podpisana przez uprawnioną osobę do występowania w imieniu Oferenta (zgodnie z KRS lub wpisem do ewidencji działalności gospodarczej lub stosownym pełnomocnictwem podpisanym przez ww. osoby), e) zawierać adres lub siedzibę Oferenta, numer telefonu, numer NIP oraz wszystkie wymagane dokumenty. 5. Wymagane dokumenty i zaświadczenia: a) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub wydruk z CEiDG, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej, niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, b) kopię lub oryginał zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON, c) kopię lub oryginał decyzji w sprawie nadania NIP, d) oświadczenie o nie zaleganiu z płaceniem podatków i składek do Urzędu Skarbowego i ZUS wraz z deklaracją, że w przypadku gdy Zamawiający zażąda przedłożenia aktualnych zaświadczenie z Urzędu Skarbowego i z ZUS-u o nie zaleganiu z płaceniem podatków i składek, wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, zostaną one dostarczone Zamawiającemu w ustalonym wcześniej przez obie Strony terminie, e) oświadczenie o tym, że w stosunku do Oferenta nie zostało wszczęte postępowanie upadłościowe lub likwidacyjne oraz nie ogłoszono jego likwidacji, f) szczegółowy opis techniczny i wyposażenia oferowanych pojazdów. 6. Dokumenty, o których mowa w pkt. 5, Wykonawca przedstawia w oryginałach lub poświadczonych przez upoważnione osoby kopiach. Pełnomocnictwa należy przedstawiać w oryginale. 7. Radcowie prawni lub adwokaci mogą potwierdzać za zgodność z oryginałem kopie (odpisy) pełnomocnictw. 8. Ocena spełnienia tych warunków zostanie dokonana wg formuły spełnia nie spełnia. Podstawą oceny będą dokumenty, o których mowa w rozdziale III SIWZ.
Strona 4 9. Z treści załączonych dokumentów i oświadczeń musi wynikać jednoznacznie, iż Wykonawca spełnia wyżej wymienione warunki. 10. Nie spełnienie któregokolwiek z wyżej wymienionych warunków udziału w postępowaniu skutkować będzie odrzuceniem oferty i wykluczeniem Wykonawcy, po uprzednim wezwaniu do uzupełnienia brakujących dokumentów, potwierdzających spełnienie postawionych warunków. 11. Zamawiający nie dopuszcza złożenia oferty częściowej i wariantowej. IV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Termin związania Wykonawców złożoną ofertą wynosi 60 dni, a w przypadku wygrania przetargu do czasu zawarcia umowy. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą. 3. Odmowa przychylenia się do prośby Zamawiającego ze strony Wykonawcy nie powoduje utraty wadium. 4. Przedłużenie okresu związania ofertą dopuszczalne jest tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium, obejmującego przedłużony okres związania ofertą. V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Oferta powinna być złożona w nieprzejrzystej kopercie, zabezpieczonej (zamkniętej) i opieczętowanej pieczęcią firmową. 2. Kopertę należy opatrzyć napisem: NITROERG S.A. Plac Alfreda Nobla 1 43-150 Bieruń PRZETARG wynajem samochodów osobowych nie otwierać 3. Oferty należy złożyć (wysłać pocztą, kurierem lub złożyć osobiście) na ww. adres w nieprzekraczalnym terminie do 07.05.2013 roku do godz. 12 00 w Kancelarii Zamawiającego znajdującej się przy Placu Alfreda Nobla 1, 43-150 Bieruń. (UWAGA: 2 maja 2013 r. Kancelaria będzie nieczynna.) 4. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. 5. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 7. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w dniu 08.05.2013 r. Nie przewiduje się obecności Oferentów podczas przetargu. 8. O wynikach wyboru, firmy zostaną poinformowane w formie pisemnej lub elektronicznej.
Strona 5 VI. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 1. Forma i zasady porozumiewania się: a) oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, drogą elektroniczną lub faksem, b) jeśli przekazanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji nastąpiło w inny sposób niż pisemnie, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdzi fakt ich otrzymania, c) ilekroć Zamawiający wprowadza obowiązek zachowania formy pisemnej, oznacza to konieczność jej zachowania pod rygorem nieważności, d) Wykonawca zobowiązany jest przekazywać dokumenty, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje w sposób umożliwiający zapoznanie się przez Zamawiającego z ich treścią, tj. w dniach roboczych dla Zamawiającego, w godz. 7 00 13 00, e) strony zobowiązane są informować siebie nawzajem o każdej zmianie adresów oraz innych danych teleadresowych, w tym adresów e-mailowych. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, dokumenty oraz informacje przekazane na ostatnio podany adres Wykonawcy będą uznawane za skutecznie złożone. 2. Udzielenie informacji dotyczących SIWZ oraz wprowadzenie ewentualnych zmian do projektu umowy: a) Wykonawca może zwrócić się pisemnie do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ w terminie nie później niż do 25 kwietnia 2013 r., Zamawiający zastrzega sobie prawo do pozostawienia pytania, które wpłynie po tym terminie bez odpowiedzi, b) treść zapytań wraz z wyjaśnieniami (bez ujawniania źródła zapytania) Zamawiający zamieszcza na stronie internetowej dotyczącej tego zadania. Zamawiający odpowie na zadane przez Wykonawców pytania najpóźniej na 2 dni robocze przed terminem składania ofert. Wykonawca zobowiązany jest na bieżąco śledzić pytania i odpowiedzi do SIWZ oraz aktualizacje SIWZ ukazujące się na stronie internetowej Zamawiającego, c) w uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę SIWZ Zamawiający zamieści na stronie internetowej dotyczącej przedmiotowego zadania, d) jeżeli w wyniku zmiany treści SIWZ jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuży termin składania ofert i opublikuje informację na stronie internetowej. 3. Szczegółowych informacji dotyczących organizacji przetargu udziela Pani Elżbieta Figiel tel. (32) 466 15 16, e-mail: e.figiel@nitroerg.pl, codziennie w dni robocze (od poniedziałku do piątku) w godz. od 8.00 do 13.00, a w sprawach technicznych: Pan Michał Żak tel. 32 466 2243, kom. 669-470-083 codziennie w dni robocze (od poniedziałku do piątku) w godz. od 8.00 do 14.00.
Strona 6 VII. KRYTERIUM, KTÓRYM ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: a) cena (obejmująca: wysokość opłat leasingowych i wysokość opłat serwisowych), b) opłata za przekroczenie limitu kilometrów, c) zgodność specyfikacji oferowanych pojazdów z żądanym zakresem rzeczowym, d) zgodność warunków oferowanych usług serwisowych z zakresem rzeczowym. Dodatkowo Komisja zastrzega sobie prawo do oceny ofert m.in. pod względem: a) warunki ubezpieczenia OC/AC/NW, w tym wysokość franszyzy integralnej i udziału własnego w szkodach, b) wartość rezydualna pojazdów po zakończeniu kontraktu, c) wartość dodatkowego wyposażenia pojazdów 1, d) termin wydania pojazdów. Komisja ma prawo zwracać się do Oferentów z prośbą o udzielenie dodatkowych informacji, w tym o przedstawienie wielkości sprzedaży i osiągniętych wyników finansowych za ostatnie 3 lata, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy za ten okres. Ostateczne warunki będą uzgodnione z wybranym Oferentem przy spisywaniu stosownej umowy najmu i umowy serwisu. VIII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM 1. Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w kwocie 15 000 zł (słownie: piętnaście tysięcy złotych). 2. Wpłacone wadium nie podlega oprocentowaniu. 3. Zamawiający dopuszcza następujące formy wadium: a) pieniądz, b) gwarancje bankowe, c) gwarancje ubezpieczeniowe. 4. Wadium wnoszone w formie pieniężnej wpłaca się przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego w ING BANK ŚLĄSKI S.A., nr rachunku (IBAN): PL 30 1050 1230 1000 0002 0085 5021, kod BIC (SWIFT): INGBPLPW, z dopiskiem: Wadium przetarg wynajem samochodów. W takim przypadku do oferty należy dołączyć potwierdzenie wpłaty wadium. Wadium uznaje się za wniesione, z chwilą uznania rachunku bankowego Zamawiającego, w terminie składania ofert, tj. 07.05.2013 r., do godz. 12.00. 5. W przypadku wadium wnoszonego w innej formie niż w pieniądzu, do oferty należy dołączyć oryginał dokumentu wystawionego na rzecz: NITROERG S.A., Pl. Alfreda Nobla 1, 43-150 Bieruń. (Dokumentów tych prosimy nie zszywać z ofertą). Dokument winien zawierać: 1 Wyposażenie dodatkowe powinno obejmować wyposażenie nie mniejsze niż przedstawione w zakresie rzeczowym.
a) termin ważności wynoszący 60 dni licząc od dnia upływu terminu do złożenia oferty, Strona 7 b) zobowiązanie gwaranta do bezwarunkowej, nieodwołalnej zapłaty na pierwsze żądanie Beneficjenta, w przypadku rezygnacji z zawarcia umowy na warunkach określonych w ofercie lub jeżeli zawarcie umowy jest niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 6. W przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej, do oferty należy dołączyć Instrukcję płatniczą z podaniem nazwy Banku i numeru rachunku bankowego, na który zwrócone będzie wadium. Wypełniona i podpisana przez umocowanych reprezentantów Wykonawcy Instrukcja płatnicza stanowi Załącznik Nr 5 do SIWZ. 7. Wadium jest zwracane Wykonawcom w ciągu 14 dni, jeżeli zaistnieje przynajmniej jedna z poniższych przesłanek: a) upłynął termin związania ofertą, b) zawarto umowę, c) Zamawiający unieważnił lub zamknął postępowanie, d) na wniosek Wykonawcy, w przypadku gdy, Wykonawca wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert, e) wykluczono Wykonawcę z postępowania, f) odrzucono ofertę Wykonawcy, g) Wykonawcy nie zostali wybrani do realizacji zadania po zatwierdzeniu protokołu wyboru najkorzystniejszej oferty. 8. Wykonawca, którego oferta została wybrana, traci wadium na rzecz Zamawiającego, w przypadku, gdy: a) odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie i niniejszym SIWZ, b) zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 9. Zwrotu wadium wniesionego przez Wykonawcę w postaci niepieniężnej, Zamawiający dokona za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres Wykonawcy wskazany w Formularzu Ofertowym. IX. OGÓLNE WARUNKI UMOWY 1. Projekt umowy najmu i umowy serwisowej stanowią Załącznik nr 3 i 4. Wykonawca przystępując do postępowania przetargowego, zobowiązuje się, w przypadku gdy jego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, do podpisania/zawarcia załączonych umów ze stawkami wynegocjowanymi w trakcie prowadzenia postępowania przetargowego. 2. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą nie później niż 30 dni od daty rozstrzygnięcia przetargu. X. UDZIELENIE ZAMÓWIENIA 1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w SIWZ i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o kryteria oceny ofert podane w ust. VII.
Strona 8 2. Na podstawie warunków określonych w trakcie procesu wyboru Wykonawców, Zamawiający przedstawi przyszłemu Wykonawcy ostateczną wersję jednostronnie podpisanej umowy, a Wykonawca będzie miał obowiązek podpisać ją i odesłać w terminie 7 dni roboczych od daty otrzymania. 3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie uchylał się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę kolejną spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownej oceny. XI. INFORMACJE KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji z Wykonawcami, których oferty zostały przyjęte a zaproponowana cena jest jedną z 3 najkorzystniejszych dla Spółki. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Oferentów. 3. Oferta podlega odrzuceniu, jeżeli: a) została złożona z naruszeniem postanowień Kodeksu Cywilnego lub Kodeksu Spółek Handlowych albo innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa regulujących zasady reprezentacji podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, b) została złożona z naruszeniem SIWZ lub warunków udziału w postępowaniu, c) treść oferty nie odpowiada treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, d) złożenie oferty stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, e) została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, f) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów, g) Wykonawca prowadzi z NITROERG S.A. spór przed sądem lub arbitrażem w sprawie dotyczącej wykonania zobowiązań lub w stosunku do Wykonawcy orzeczono o odszkodowaniu na rzecz NITROERG S.A. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub odwołania postępowania w sprawie zamówienia (przetargu). 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub odwołania warunków postępowania. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia lub zamknięcia postępowania o udzielenie zamówienia, na każdym jego etapie bez podania przyczyny. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo wykluczenia z przetargu i odrzucenia z przyczyn formalnych w kolejnych przetargach tych Wykonawców, którzy złożą oświadczenia lub podadzą informacje niezgodne ze stanem faktycznym. 8. Dokumenty i informacje zawarte w SIWZ mogą być wykorzystane jedynie zgodnie z ich przeznaczeniem. Dane zawarte w poszczególnych punktach SIWZ oraz uzyskane w trakcie prowadzonego postępowania są poufne i nie mogą być wykorzystane do innych celów. 9. Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w SIWZ i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami w niej określonymi, z uwzględnieniem zadawanych przez Wykonawców pytań i udzielonych przez Zamawiającego odpowiedzi.
Strona 9 10. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego. 11. Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego w przypadku odrzucenia oferty. 12. Informację o wykluczeniu lub odrzuceniu oferty Wykonawcy otrzymają po rozstrzygnięciu postępowania przetargowego. 13. Jakiekolwiek ustalenia dokonane przed zawarciem umowy nie dają podstaw prawnych do składania roszczeń finansowych wobec Zamawiającego. 14. Zamówienie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zmianami). XII. ZAŁĄCZNIKI DO SPECYFIKACJI Załącznik nr 1 Zakres rzeczowy Załącznik nr 2 Formularz Ofertowy Załącznik nr 3 Umowa najmu Załącznik nr 4 Umowa serwisowa Załącznik nr 5 Instrukcja płatnicza