REGULAMIN ORGANIZACYJNY WYDZIAŁU INŻYNIERII MATERIAŁÓW, BUDOWNICTWA I ŚRODOWISKA AKADEMII TECHNICZNO-HUMANISTYCZNEJ W BIELSKU-BIAŁEJ Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Regulamin Organizacyjny Wydziału Inżynierii Materiałów, Budownictwa i Środowiska Akademii Techniczno-Humanistycznej w Bielsku-Białej zwany dalej Regulaminem, określa jego podstawowe jednostki organizacyjne, zakres działania i kompetencje władz wydziałowych, zakres działania jednostek administracyjnych i obsługi, nieuregulowanych w Statucie i Regulaminie Organizacyjnym Akademii Techniczno-Humanistycznej w Bielsku-Białej, zwanego dalej Akademią. 2 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1. Statucie należy przez to rozumieć Statut Akademii Techniczno- Humanistycznej w Bielsku-Białej, 2. Ustawie o szkolnictwie wyższym - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2012 r., poz. 572, ze zm.), 3. Regulaminie organizacyjnym należy przez to rozumieć aktualnie obowiązujący regulamin organizacyjny ATH, o którym mowa w Zarządzeniu Rektora, 4. Uczelni należy przez to rozumieć Akademię Techniczno-Humanistyczną w Bielsku-Białej, 5. Wydziale należy przez to rozumieć Wydziału Inżynierii Materiałów, Budownictwa i Środowiska. 3 Wydział jest podstawową jednostką organizacyjną Uczelni, której zadania określone są w 12 pkt. 1 Statutu. 4 1. Wydziałem kieruje Dziekan, który jest organem jednoosobowym Wydziału. 2. Rada Wydziału jest najwyższym organem kolegialnym oraz gremium naukowym Wydziału. 1
5 1. Jednostkami organizacyjnymi Wydziału mogą być instytuty, katedry, zakłady i inne jednostki organizacyjne Wydziału. 2. Podstawowe zadania jednostek organizacyjnych wymienionych w pkt. 1 i wymogi formalne związane z ich tworzeniem określają 13-17 Statutu. 3. Szczegółowe zasady regulujące działalność instytutu określone są w 26 Statutu. 4. Szczegółowe zasady regulujące działalność katedry i zakładu określone są w 27 Statutu. 5. Zgodnie z 34 i 37 Statutu jednostki organizacyjne wydziału tworzy, ustala nazwy przekształca i znosi Rektor po zasięgnięciu opinii Senatu. 6. Na Wydziale, zgodnie z 16 Statutu, mogą być tworzone zespoły dydaktycznobadawcze, dydaktyczne bądź naukowe. Rozdział II Rada Wydziału 6 1. Rada Wydziału, jako najwyższy organ Wydziału, sprawuje pieczę nad jakością życia akademickiego Wydziału. 2. Skład Rady Wydziału określa 39 Statutu. 3. Kompetencje Rady Wydziału określa 40 Statutu. 4. Zasady zwoływania posiedzeń Rady Wydziału określone są w 41 Statutu. 5. Organizację pracy Rady Wydziału szczegółowo omawia Załącznik nr 2 do Statutu. 6. Procedurę odwoławczą od decyzji Rady Wydziału określa 42 Statutu. 7. Przewodniczącym Rady Wydziału jest Dziekan. 8. Zakres działania i kompetencje Dziekana określa 43 Statutu i 8, pkt. 5 Regulaminu organizacyjnego. Rozdział III Dziekan i prodziekani 7 1. Dziekan kieruje działalnością Wydziału i reprezentuje go na zewnątrz. 2. Dziekan działa przy pomocy Prodziekanów. 3. Zakres działania i kompetencje Dziekana określa 43 pkt. 2 i 3, 44 pkt. 1 Statutu oraz 8, pkt. 5 Regulaminu organizacyjnego. 2
4. Procedurę odwoławczą od decyzji Dziekana określa 44 pkt. 2 oraz pkt 3 Statutu. 5. Dziekan na początku kadencji określa zakres działania i kompetencje Prodziekanów. Rozdział IV Tryb wyborów, powoływania i odwoływania organów Wydziału 8 1. Uczelniane zasady trybu wyborów, powoływania i odwoływania organów Uczelni, w tym także organów Wydziału, określone są w rozdziale IV Statutu. 2. Szczegółowy tryb wyborów, powoływania i odwoływania Dziekana określa 56 Statutu. 3. Szczegółowy tryb powoływania i odwoływania Prodziekanów określa 57 Statutu. Rozdział V Administracja Wydziału 9 Administrację Wydziału stanowią pracownicy administracyjni dziekanatu, jednostek organizacyjnych Wydziału wymienionych w 5 pkt 1 niniejszego regulaminu oraz zatrudnieni w nim pracownicy inżynieryjno-techniczni. 10 1. Jednostkami administracyjnymi Wydziału są dziekanat oraz sekretariaty jednostek organizacyjnych wydziału. 2. Jednostki administracyjne Wydziału podlegają Dziekanowi za pośrednictwem Prodziekanów i Kierowników jednostek organizacyjnych wydziału. 3. Jednostki administracyjne Wydziału, Dziekan, Prodziekani oraz Kierownicy jednostek organizacyjnych Wydziału współdziałają z Kanclerzem w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Uczelni. 11 1. Kierownik dziekanatu odpowiada za właściwą organizację pracy. Kierownik przygotowuje propozycję pracy personelu dziekanatu, którą zatwierdza Dziekan Wydziału. Dziekan Wydziału nadzoruje i monitoruje jakość obsługi pracowników naukowo-dydaktycznych i studentów. 2. Do zakresu czynności dziekanatu należy w szczególności: 2.1. W zakresie obsługi administracyjnej dydaktyki i studentów: a) Prowadzenie spraw studenckich w zakresie prowadzenia osobowej dokumentacji studentów studiów stacjonarnych i niestacjonarnych; 3
b) Współpraca z Wydziałową Komisją Rekrutacyjną w zakresie prowadzenia akcji rekrutacyjnej dla kandydatów na studia, przyjmowanie od Komisji Rekrutacyjnej dokumentów osób przyjętych na studia; c) Przygotowywanie przyjętym studentom: teczek, indeksów, etc.; d) Przygotowanie przyjętym studentom umów o warunkach odpłatności za studia; e) Przygotowanie i wpisanie studentów do e-dzienników studenckich oraz prowadzenie rejestrów wydanych indeksów i legitymacji; f) Podział studentów na grupy ćwiczeniowe, laboratoryjne, projektowe, etc.;; g) Prowadzenie ewidencji studentów, sporządzanie wykazów studentów; h) Rozliczanie studentów z dokonanych opłat zgodnie z Regulaminem Studiów oraz obowiązującymi zarządzeniami i uchwałami; i) Bieżące przyjmowanie stron w godzinach otwarcia dziekanatu; j) Wypisywanie i wydawanie studentom, absolwentom zaświadczeń; k) Przedłużanie terminu ważności ELS; l) Załatwianie spraw związanych ze wznowieniem studiów, przeniesieniami, wyznaczeniem różnic programowych etc.; m) Przyjmowanie podań studenckich kierowanych do Dziekana, bieżące przygotowanie oraz obsługa i administracyjna realizacja decyzji poszczególnych Prodziekanów; n) Nadzór nad przebiegiem praktyk studenckich; o) Obsługa kształcenia studentów zagranicznych; p) Obsługa toku i organizacji nauczania - organizacja roku akademickiego, przygotowanie danych do harmonogramu zajęć; q) Przygotowywanie obciążeń dydaktycznych oraz wzorów wypełniania indeksów; r) Wprowadzanie do systemu obsługi dziekanatu programów studiów dla poszczególnych kierunków studiów; s) Współpraca z Działem Nauczania i Spraw Studenckich - zgodnie z obowiązującymi przepisami; t) Zabezpieczenie przed kradzieżą, zniszczeniem i dostępem osób trzecich wszelkich dokumentów i druków znajdujących się w dziekanacie. 2.2. W zakresie obsługi administracyjnej pomocy materialnej oraz bytowej studentów: a) Bieżące przyjmowanie stron w godzinach otwarcia Dziekanatu oraz informowanie studentów o możliwościach uzyskania pomocy materialnej; b) Przyjmowanie od studentów podań w sprawach pomocy materialnej; 4
c) Sprawdzanie prawidłowości złożonych dokumentów; d) Parafowanie swoim podpisem wszystkich wniosków i podań studentów w zakresie pomocy materialnej; e) Wyliczanie średniego dochodu przypadającego na jednego członka rodziny studenta oraz wyliczanie wysokości przysługującego stypendium; f) Przydział pomocy materialnej dla studentów w systemie HMS, rejestracja wniosków studentów oraz naliczanie stypendiów; g) Wyliczenie średniej uzyskanych ocen oraz wyliczenie wysokości przysługującego stypendium za wyniki w nauce; h) Sprawdzenie terminu uzyskanych wpisów zaliczeń i egzaminów studentom starającym się o stypendium; i) Sprawdzanie na bieżąco w e-dziennikach studentów rejestracji studentów korzystających z pomocy materialnej; j) Sporządzanie list wypłat stypendiów, zasiłków losowych i innych; k) Generowanie przelewów dla studentów; l) Prowadzenie ewidencji studentów korzystających z pomocy materialnej, m) Sporządzanie sprawozdań dotyczących pomocy materialnej dla studentów; n) Wystawianie na bieżąco studentom zaświadczeń dotyczących wysokości otrzymywanego stypendium; o) Stała współpraca z kierownictwem Domów Studenta w sprawach zakwaterowania studentów; p) Informowanie na bieżąco kierownictwa Domów Studenta o skreśleniach bądź przeniesieniach studentów zakwaterowanych w Domach Studenta; q) Wypisywanie indywidualnych skierowań do Domów Studenta; r) Zabezpieczenie przed kradzieżą i dostępem osób trzecich wszelkich dokumentów. 2.3. W zakresie organizacji pracy Wydziałowej Komisji ds. Socjalnych Studentów: a) Współpraca z Uczelnianą i Wydziałową Komisją Stypendialną w zakresie pomocy materialnej dla studentów (przygotowanie wniosków studentów o przyznanie pomocy materialnej oraz przygotowanie list rankingowych); b) Ustalanie terminów posiedzeń Komisji; c) Powiadamianie w odpowiednim czasie członków Komisji o terminach posiedzeń; d) Udział w posiedzeniach Komisji i protokołowanie; e) Informowanie studentów o decyzjach Komisji. 2.4. W zakresie prac związanych z sesją egzaminacyjną: 5
a) Przygotowywanie protokołów zaliczeń i egzaminów oraz przekazanie ich do odpowiednich Instytutów i Katedr; b) Przygotowywanie studentom kart egzaminacyjnych etc.; c) Kontrolowanie zgodności ocen w protokołach z ocenami w indeksach i kartach egzaminacyjnych czy też ewentualne przenoszenie uzyskanych przez studentów ocen z protokołów do e-dzienników; d) Rejestracja indeksów (bieżące odnotowywanie w indeksach oraz systemie HMS wszelkich decyzji Dziekana, dotyczących zaliczenia semestru, wpisów warunkowych, urlopów itp.); e) Przygotowanie danych do analizy poszczególnych sesji egzaminacyjnych; f) Sporządzanie protokołów egzaminów komisyjnych; g) Odbieranie i wydawanie studentom indeksów oraz przechowywanie ich w formie uporządkowanej; h) Bieżące przygotowywanie decyzji Dziekana o skreśleniu z listy, etc. 2.5. W zakresie prac związanych z egzaminami dyplomowymi: a) Przygotowywanie dokumentacji do egzaminów dyplomowych; b) Kompletowanie dokumentów studentów przystępujących do egzaminu dyplomowego; c) Przygotowywanie protokołów egzaminu dyplomowego; d) Sporządzanie wykazu absolwentów i promotorów prac dyplomowych dla Działu Nauczania i Spraw Studenckich, e) Dopilnowanie rozliczenia się absolwentów z Uczelnią; f) Wydawanie dyplomów i dokumentów absolwentom Wydziału. 2.6. W zakresie prac związanych ze sprawami naukowymi Wydziału: a) Prowadzenie obsługi administracyjnej związanej z procedurą dotyczącą uzyskiwania stopnia naukowego; b) Prowadzenie dokumentacji przewodów doktorskich; c) Sporządzanie i gromadzenie sprawozdań z działalności statutowej Wydziału; d) Przygotowywanie stosownych wniosków i informacji związanych z działalnością Wydziału do organów nadzoru; e) Gromadzenie aktów normatywnych oraz informacji niezbędnych do bieżącego zarządzania; f) Współpraca z innymi jednostkami Uczelni, w szczególności z Działem Nauczania i Spraw Studenckich, Działem Nauki i Współpracy Zagranicznej. 6
2.7. W zakresie prac związanych z Radą Wydziału: a) Obsługa administracyjno-organizacyjna Rady Wydziału: przygotowanie oraz wysłanie zaproszeń, porządku obrad, przyjmowanie wniosków do zatwierdzenia, przygotowanie kart i protokołów; b) Protokołowanie posiedzeń Rady Wydziału oraz ewidencjonowanie i gromadzenie Uchwał Rady a także sporządzanie z nich odpisów, wyciągów i udostępnianie ich na bieżąco do wiadomości pracownikom Akademii; c) Przygotowanie, obsługę i administracyjną realizację decyzji władz Wydziału i Rady Wydziału. 2.8. W zakresie innych prac Wydziału: a) Prowadzenie statystyki GUS w zakresie dydaktyki i spraw socjalnych studentów; b) Prowadzenie dokumentacji związanej z kontrolą zewnętrzną i wewnętrzną podległej komórki organizacyjnej oraz niezwłoczna realizacja zaleceń pokontrolnych; c) Prowadzenie dokumentacji dotyczącej planów studiów; d) Przygotowanie, obsługa i administracyjna realizacja decyzji władz Wydziału; e) Ewidencjonowanie korespondencji wychodzącej i przychodzącej; f) Gromadzenie dokumentacji jednostek organizacyjnych wydziału wg działów: nauka, dydaktyka, finanse, sprawy kadrowe, współpraca z zagranicą, korespondencja bieżąca; g) Obsługa administracyjna inwentaryzacji i likwidacji mienia dziekanatu wydziału; prowadzenie księgi inwentarzowej druków ścisłego zarachowania: dyplomów i świadectw, indeksów, legitymacji studenckich; h) Nadzór nad prawidłowym sporządzaniem, rejestrowaniem, przechowywaniem i przekazywaniem do archiwizacji dokumentów, zgodnie z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi; i) Porządkowanie akt archiwalnych; j) Współpraca ze służbami BHP w celu zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy podległych pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi; k) Sumienne wykonywanie powierzonych obowiązków, zgodnie z poleceniami bezpośredniego przełożonego. 7
12 Zakres czynności i obowiązków sekretariatów Instytutów Wydziału Inżynierii Materiałów, Budownictwa i Środowiska obejmuje w szczególności: 1. W zakresie czynności związanych ze sprawami dydaktycznymi: 1.1. Przygotowanie i terminowe przesyłanie dokumentacji związanych z dydaktyką; 1.2. Przygotowanie wykazów związanych z realizacją zadań wynikających z dydaktyki; 1.3. Przygotowanie i rozliczanie umów cywilno-prawnych dla specjalistów spoza Uczelni zatrudnionych do prowadzenia zajęć dydaktycznych. 2. W zakresie czynności związanych ze sprawami finansowymi: 2.1. Rejestracja i sporządzanie kalkulacji wynikowych kosztów poniesionych przez Instytut w danym roku kalendarzowym; 2.2. Sporządzanie zestawień dot. planów budżetowych i usług oraz ich bieżąca aktualizacja; 2.3. Przygotowanie dokumentacji związanej z ustawą Prawo Zamówień Publicznych ; 2.4. Dekretacja faktur i innych dokumentów finansowych; 2.5. Rozliczanie delegacji pracowników; 2.6. Rejestracja księgowa prac zleconych naukowo-badawczych, naukowo-usługowych oraz działalności statutowej i badań własnych sporządzanie umów, kalkulacji, propozycji faktur; 2.7. Udział w sporządzaniu planów i sprawozdań z działalności statutowej (część finansowa); 2.8. Prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych i przedmiotów nietrwałych, depozytów i wyposażenia; prowadzenie ewidencji pozabilansowej. 3. W zakresie czynności związanych ze sprawami naukowymi: 3.1. Sporządzanie wniosków i sprawozdań z działalności statutowej (część dot. działalności Instytutu); 3.2. Sporządzanie sprawozdań z różnego typu działalności Instytutu; 3.3. Prowadzenie dokumentacji związanej z działalnością naukową i naukowo-badawczą; 3.4. Prowadzenie dokumentacji związanej z projektami naukowo-badawczymi. 4. W zakresie czynności związanych ze sprawami bieżącymi: 4.1. Aktualizacja stanu osobowego Instytutu; 4.2. Prowadzenie ewidencji urlopów pracowników Instytutu; przygotowanie wykazów dot. wykorzystania urlopów przez pracowników naukowo-dydaktycznych i inżynieryjno-technicznych; 8
4.3. Archiwizowanie, porządkowanie akt archiwalnych; 4.4. Wysyłanie i przyjmowanie korespondencji oraz ewidencjonowanie korespondencji wychodzącej i przychodzącej; 4.5. Sporządzanie i doręczanie pism do jednostek ATH oraz firm i instytucji zewnętrznych; 4.6. Prowadzenie dokumentacji z posiedzeń Rady Instytutu; 4.7. Kontaktowanie osób spoza Uczelni z poszczególnymi pracownikami Instytutu; 4.8. Załatwianie bieżących spraw administracyjnych; 4.9. Wykonywanie czynności zleconych przez bezpośredniego przełożonego. 5. W zakresie obowiązków: 5.1. Sumienne i staranne wykonywanie pracy i stosowanie poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę; 5.2. Znajomość i przestrzeganie przepisów prawa związanych z realizowanym zakresem czynności; 5.3. Przestrzeganie regulaminu organizacyjnego, regulaminu pracy oraz innych wewnętrznych regulacji, uchwał, zarządzeń i procedur obowiązujących w Akademii Techniczno-Humanistycznej w Bielsku-Białej; 5.4. Realizacja zadań wynikających z zakresu czynności w sposób oszczędny i racjonalny; 5.5. Przejawianie inicjatywy w celu osiągnięcia jak najlepszych wyników w zakresie fachowości, sprawności i terminowości wykonywania przydzielanych zadań; 5.6. Dbałość o dobro pracodawcy, chronienie jego mienia oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę; 5.7. Przestrzeganie zasad BHP oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym udział w wymaganych szkoleniach z tego zakresu; 5.8. Dbałość o należyty stan urządzeń i sprzętu oraz o porządek i ład w miejscu pracy; 5.9. Poddawanie się badaniom lekarskim: okresowym, kontrolnym, innym wymaganym i stosowanie się do wskazań lekarskich; 5.10. Niezwłoczne zawiadamianie przełożonych o zauważonym w zakładzie pracy wypadku albo zagrożeniu życia lub zdrowia ludzkiego; 5.11. Przestrzeganie zasad współżycia społecznego. 9
Rozdział VI Pracownicy Wydziału 13 1. Pracownikami Wydziału są zatrudnieni w Uczelni nauczyciele akademiccy oraz pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi. 2. Uprawnienia oraz obowiązki pracowników, o których mowa w pkt 1, a także zasady zatrudnienia, wynagradzania, oceny oraz rozwiązywania stosunków pracy regulują przepisy ustawy o szkolnictwie wyższym, rozporządzeń wykonawczych, Statutu oraz Kodeksu pracy. 3. Bezpośrednim przełożonym nauczycieli akademickich jest kierownik jednostki organizacyjnej Wydziału, w której nauczyciel jest zatrudniony. Rozdział VII Postanowienia końcowe 14 1. Podanie wszelkich informacji dotyczących Wydziału następuje przez zamieszczenie na jego stronie internetowej oraz inny przyjęty sposób. 2. Wywieszanie na tablicy informacyjnej Wydziału plakatów i innych materiałów przez osoby nie będące pracownikami Uczelni dopuszczalne jest jedynie za zgodą Dziekana lub upoważnionego Prodziekana. 15 1. Regulamin wchodzi w życie na wniosek Rady Wydziału, po zasięgnięciu opinii Senatu i zatwierdzeniu przez Rektora Uczelni, zgodnie ze Statutem 25 pkt 1. 2. Zmiana regulaminu wymaga uchwały Rady Wydziału przyjętej większością 2/3 głosów przy obecności co najmniej połowy jej składu, w trybie określonym w 14 pkt 1 niniejszego regulaminu. 3. Niniejszy regulamin opublikowany jest na stronie intranetowej Uczelni w zakładce Regulaminy oraz umieszczony na stronie internetowej Wydziału. Dziekan Wydziału Inżynierii Materiałów, Budownictwa i Środowiska Akademii Techniczno-Humanistycznej Prof. ATH dr hab. Jarosław Janicki 10