Uczelniane zasady rekrutacji studentów wyjeżdżających na praktyki w ramach programu Erasmus w roku akademickim 2013/14 Zasady i warunki wyjazdu 1 1. Wyjazdy studentów na praktyki w ramach programu Erasmus odbywają się zgodnie z zasadami określonymi corocznie w umowie zawartej pomiędzy Wyższą Szkołą Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach a Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji w Warszawie. 2. Kwalifikacja kandydatów zostanie przeprowadzona w oparciu o zasadę przejrzystości, sprawiedliwości i równego traktowania wszystkich kandydatów, według Uczelnianych zasad rekrutacji studentów na wyjazdy na praktyki w ramach programu Erasmus w roku akademickim 2013/14. Ponadto Uczelnia zorganizuje nabór kandydatów na wyjazdy w taki sposób, aby nie dopuścić do sytuacji określanych mianem konfliktu interesów. 3. Praktyka może być realizowana w przedsiębiorstwach, placówkach naukowobadawczych, organizacjach o różnych profilach zlokalizowanych za granicą, w kraju uczestniczącym w programie Erasmus. W roku akademickim 2013/14 polski student może wyjechać do 31 różnych krajów (Austria, Belgia, Bułgaria, Cypr, Czechy, Chorwacja, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Luksemburg, Litwa, Łotwa, Malta, Niemcy, Portugalia, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Szwecja, Węgry, Wielka Brytania, Włochy, Islandia, Lichtenstein, Norwegia, Turcja). Instytucja przyjmująca powinna być zarejestrowana w jednym z wymienionych państw oraz posiadać status prawny zgodny z legislacją danego kraju. 4. Praktyki nie można realizować w instytucjach Unii Europejskiej, instytucjach zarządzających programami Unii Europejskiej i placówkach dyplomatycznych ojczystego kraju studenta. 1
5. Praktyka nie może trwać krócej niż 3 miesiące. Maksymalny czas pobytu na praktyce nie może przekroczyć 12 miesięcy, łącznie z ewentualnym okresem przygotowania językowego. 6. Praktyka w instytucji przyjmującej musi rozpocząć się i zakończyć w okresie pomiędzy 1 września 2013 roku a 30 września 2014 roku. 7. Wyjazd stypendialny na praktykę w ramach programu Erasmus wymaga podjęcia pracy w pełnym wymiarze godzin. 8. Dla każdego wyjeżdżającego w programie Erasmus studenta uzgodniony zostaje przed wyjazdem indywidualny program praktyki do zrealizowania w instytucji przyjmującej w formie dokumentu Porozumienie o programie praktyki (Training Agreement, TA). Porozumienie powinno zostać podpisane przed wyjazdem studenta na praktyki za granicę, przez trzy strony: uczelnię macierzystą, instytucję przyjmującą i studenta. 9. Wszystkie zmiany wprowadzone do TA przez którąkolwiek ze stron wymagają potwierdzenia na piśmie. Zaleca się, aby wprowadzenie ewentualnych zmian było zakończone w ciągu 1 miesiąca od przyjazdu studenta do instytucji przyjmującej. 10. Jeżeli praktyka w ramach programu Erasmus nie jest integralną częścią studiów w Wyższej Szkole Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach, Uczelnia na wniosek studenta odnotuje fakt jej realizacji w suplemencie do dyplomu. 11. Zwrot stypendium nie będzie wymagany od studenta w przypadku zaistnienia okoliczności określonej jako siła wyższa (tj. sytuacja niezależna od studenta związana z poważną chorobą lub nieszczęśliwym zdarzeniem). Przypadek taki wymaga potwierdzenia w formie pisemnej z Narodowej Agencji programu Erasmus. Do pisma do Narodowej Agencji dotyczącym uznania przypadku za zgodny z definicją siły wyższej powinna być dołączona stosowna dokumentacja (medyczna/policyjna) potwierdzająca zaistnienie 2
nieszczęśliwego zdarzenia, zaświadczenie z instytucji przyjmującej o czasie trwania pobytu na praktyce oraz (jeżeli dotyczy) informacja o szacowanych kosztach poniesionych przez stypendystę w związku z wyjazdem i pobytem w kraju docelowym. 12. Stypendium otrzymywane z budżetu programu Erasmus na czas pobytu za granicą podczas praktyki ma charakter uzupełniający, co oznacza, że nie pokrywa ono wszystkich kosztów związanych z podróżą i pobytem w kraju docelowym. Jest ono przeznaczone na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem w zagranicznej instytucji przyjmującej (koszty podróży, ubezpieczenia, przygotowania językowego, zwiększone koszty utrzymania za granicą). 13. W czasie pobytu w instytucji przyjmującej student zobowiązany jest do kontynuacji opłat za naukę w Wyższej Szkole Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach w pełnej wysokości. 14. Wypłata stypendiów krajowych (np. socjalne, za wyniki w nauce, inne), do których student nabył prawo przed wyjazdem, będzie kontynuowana w czasie pobytu studenta w instytucji przyjmującej. Student ma również zagwarantowane prawo do ubiegania się o stypendia krajowe po powrocie do Wyższej Szkoły Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach. 15. Student może podczas studiów, niezależnie od liczby studiowanych kierunków oraz liczby uczelni macierzystych, zrealizować jednokrotny wyjazd na studia oraz jednokrotny wyjazd na praktykę. Zasada ta obowiązuje również wtedy, gdy wyjazd studenta na studia lub praktykę odbywał się bez stypendium programu Erasmus. 16. Studenci ostatniego roku studiów licencjackich lub magisterskich powinni poinformować promotorów o swoim wyjeździe oraz uzgodnić sposób kontaktu i zaliczenia seminariów. 3
17. Po uzyskaniu akceptacji instytucji przyjmującej student ma prawo ubiegać się o przedłużenie pobytu na stypendium. Przedłużenie pobytu w instytucji przyjmującej w ramach programu Erasmus jest możliwe tylko w czasie jednego roku akademickiego. W przypadku uzyskania przez studenta zgody na przedłużenie pobytu, zobowiązany jest on ustalić Porozumienie o programie praktyki (Training Agreement) na przedłużony okres i przekazać go do Działu Praktyk i Programów Międzynarodowych w terminie dwóch tygodni od uzyskania oficjalnej zgody na przedłużenie pobytu. Porozumienie powinno zostać podpisane przez trzy strony: uczelnię macierzystą, instytucję przyjmującą i studenta 18. Decyzję o ewentualnym przedłużeniu podejmuje: a) Dziekan właściwego wydziału, b) Koordynator wydziałowy programu Erasmus, c) Uczelniany koordynator programu Erasmus. 19. Aby przedłużyć pobyt o kolejne miesiące w ramach tego samego roku akademickiego należy przed upływem pierwotnie planowanego okresu pobytu na praktyce: a) wypełnić wniosek o przedłużenie pobytu, (wniosek dostępny jest na stronie internetowej Uczelni: www.gallus.pl (Sekcja: Erasmus/dokumenty do pobrania), b) uzyskać zgodę instytucji goszczącej i macierzystej, c) uzgodnić Porozumienie o programie praktyki na kolejny okres, d) podpisać stosowny aneks do umowy z Wyższą Szkołą Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach. 20. Finansowanie okresu przedłużenia zostanie określone w uczelnianych zasadach finansowania wyjazdów studentów na praktyki w ramach programu Erasmus w roku akademickim 2013/14, tj. w zależności od ilości dostępnych środków na ten cel student może otrzymać na dodatkowy okres pobytu: pełne stypendium lub niższą stawkę miesięcznego stypendium lub wcale nie otrzymać stypendium. Po uzyskaniu informacji o warunkach finansowania 4
dodatkowego okresu student może w formie pisemnej zrezygnować z przedłużenia. 21. Z każdym studentem zakwalifikowanym na wyjazd w programie Erasmus zostanie sporządzona pisemna umowa. Umowa szczegółowo określa warunki wyjazdu oraz wypłaty i rozliczenia stypendium (m.in. czas trwania pobytu w instytucji przyjmującej, wysokość stypendium, sposób jego wypłaty, termin, w którym trzeba się rozliczyć z uczelnią macierzystą itp.). 22. Każdy student wyjeżdżający w programie Erasmus otrzyma Kartę Studenta Erasmusa. 23. Przy wyjazdach na praktykę uczelnia macierzysta, instytucja przyjmująca i student zakwalifikowany na wyjazd powinny zapoznać się z Kartą Jakości Praktyki Erasmusa, czyli dokumentem określającym zadania i obowiązki każdej ze stron w odniesieniu do organizacji praktyki studenckiej. 24. Przekazanie stypendium studentowi może nastąpić tylko pod warunkiem zaakceptowania przez studenta wszystkich warunków umowy. 25. Wysokość stypendium oraz sposób jego przekazania zostaną określone w Uczelnianych zasadach finansowania studentów wyjeżdżających na praktyki w ramach programu Erasmus w roku akademickim 2013/14. 26. Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności, mogą ubiegać się o dodatkowe fundusze pochodzące ze specjalnego funduszu przeznaczonego dla osób niepełnosprawnych. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności wraz z formularzem wniosku dostępne są na stronie internetowej www.erasmus.org.pl 27. Każdy stypendysta programu Erasmus jest zobowiązany uzyskać odpowiednie ubezpieczenie zdrowotne. Podstawowe ubezpieczenie zdrowotne gwarantuje Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego wydawana przez NFZ. EKUZ obowiązuje tylko w krajach Unii Europejskiej i obejmuje tylko część 5
świadczeń związanych z leczeniem. Przy wyjeździe np. do Turcji należy wykupić polisę w firmie ubezpieczeniowej. WSZMiJO zaleca wykupienie przez Beneficjenta dodatkowego ubezpieczenia prywatnego obejmującego koszty ewentualnych dodatkowych interwencji medycznych bądź transportu do Polski. Ponadto Beneficjent powinien posiadać ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. Student ponosi pełną odpowiedzialność za posiadanie właściwego ubezpieczenia na czas podróży i pobytu w instytucji przyjmującej 28. W przypadku wyjazdu na praktykę w ramach programu Erasmus konieczne jest również posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. 29. Praktyka może być praktyką obowiązkową lub nieobowiązkową (z punktu widzenia programu kształcenia), ale zawsze musi gwarantować możliwość nabycia kompetencji związanych z kierunkiem kształcenia w Wyższej Szkole Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach. 30. Student, który został zakwalifikowany na wyjazd na praktykę w ramach programu Erasmus, a termin odbycia praktyk został ustalony poza okresem wakacyjnym zobowiązany jest uzyskać zgodę Dziekana na Indywidualną Organizację Studiów. Brak zgody Dziekana na Indywidualną Organizację Studiów uniemożliwia studentowi wyjazd na praktykę w ramach programu Erasmus w terminie, o którym mowa wyżej. 31. Wyjazdy studentów mogą być realizowane: a) we współpracy z instytucją, z którą zostało podpisane przez Wyższą Szkołę Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach stosowne porozumienie lub list intencyjny dotyczący wyjazdów na praktyki zagraniczne, b) lub w wybranych samodzielnie przez studenta instytucjach za granicą. Harmonogram rekrutacji 2 6
1. Studenci zainteresowani wyjazdem na praktyki w ramach programu Erasmus zobowiązani są do dostarczenia Formularza zgłoszeniowego do Działu Praktyk i Programów Międzynarodowych, pokój 120a, w terminie do 30 czerwca 2013. Formularz zgłoszeniowy dostępny jest na stronie internetowej Uczelni www.gallus.pl (Sekcja: Erasmus/dokumenty do pobrania). 2. Po wyznaczonym terminie nie będą przyjmowane żadne dokumenty, chyba że termin ten zostanie oficjalnie przedłużony na podstawie ogłoszenia umieszczonego przez Uczelnianego koordynatora programu Erasmus na stronie internetowej Uczelni. W przypadku małej ilości zgłoszeń i niewyczerpania limitu miejsc na wyjazdy studentów na praktyki ogłoszona zostanie rekrutacja uzupełniająca. 3 Kryteria stawiane kandydatom I. Kryteria formalne 1. Student zakwalifikowany na wyjazd w programie Erasmus musi spełniać następujące kryteria formalne; a) posiadać status studenta Wyższej Szkoły Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach b) być (w momencie wyjazdu) studentem co najmniej drugiego roku studiów pierwszego stopnia, c) w trakcie pobytu w instytucji przyjmującej nie może korzystać z urlopu długoterminowego, o którym mowa w 33 Regulaminu Studiów Wyższej Szkoły Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach. II. Kryteria uczelniane 1. Kwalifikacji kandydatów dokonuje powołana przez Rektora Komisja Kwalifikacyjna, która bierze pod uwagę znajomość języka obcego, wyniki w nauce oraz zaangażowanie w działalność Uczelni. 2. Student kwalifikowany na wyjazd w programie Erasmus musi spełniać następujące kryteria uczelniane: a) mieć średnią nie niższą niż 3, 25: uzyskana w toku studiów średnia ocen z egzaminów i zaliczeń mnożona jest przez pięć - maksymalnie można uzyskać 25 punktów. b) znać język obcy: 7
- każdy student ubiegający się o wyjazd na praktyki w ramach programu Erasmus zobowiązany jest dostarczyć zaświadczenie o znajomości języka obcego, którego wzór stanowi załącznik nr 1, - ww. zaświadczenie powinno być wypełnione przez lektora Wyższej Szkoły Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach, - punkty za znajomość języka obcego liczone są w następujący sposób: za każdą sprawność językową (rozumienie, mówienie, pisanie, czytanie) można uzyskać od 1 do 5 punktów razem max. 20/2 = 10. Maksymalnie można uzyskać 10 punktów. c) dodatkowe punkty przyznawane są tym, którzy są zaangażowani w działalność Uczelni: - pełnienie wybieralnych funkcji w Samorządzie Uczelnianym lub Wydziałowym (przewodniczący, członkowie władz samorządu) 5 pkt, - pełnienie funkcji przewodniczącego lub członka zarządu koła naukowego 5 pkt, - aktywny udział w konferencjach międzyuczelnianych konferencjach naukowych organizowanych przez koła naukowe (wygłoszenie referatu) 4 pkt, - aktywny udział studenta w Klubie Przyjaciół Erasmusa - potwierdzony przez Uczelnianego Koordynatora programu Erasmus 5 pkt, - aktywny udział w pracach organizacyjnych Uczelni - potwierdzony odpowiednio przez Rektora lub Dziekana 4 pkt. 3. Przy wyjeździe na praktykę dodatkowo brany jest pod uwagę profil instytucji przyjmującej i rodzaj uzgodnionego zakresu pracy, które powinny być jak najbliższe kierunkowi studiów i specjalizacji studenta. 4. Jeżeli kandydaci w wyniku przeprowadzonej przez Komisję kwalifikacji, uzyskają równą ilość punktów, pierwszeństwo wyjazdu przysługuje studentowi na wyższym roku/semestrze studiów. Studenci nie zakwalifikowani do wyjazdu zostają umieszczeni na tzw. liście rezerwowej w kolejności wynikającej z uzyskanej punktacji. W przypadku rezygnacji studenta zakwalifikowanego na wyjazd prawo do wyjazdu uzyskuje osoba będąca na pierwszym miejscu listy rezerwowej. 8
4 Wymagane dokumenty 1. Przed kwalifikacją: a) formularz zgłoszeniowy wraz z zaświadczeniem o znajomości języka obcego, 2. Po kwalifikacji: a) Porozumienie o programie zajęć (Training Agreement, TA) załącznik nr 2 - wszystkie zmiany wprowadzone do Training Agreement, przez którąkolwiek ze stron wymagają potwierdzenia na piśmie, - zaleca się, aby wprowadzenie ewentualnych zmian było zakończone w ciągu 1 miesiąca od przyjazdu studenta do instytucji przyjmującej, b) formularz danych bankowych załącznik nr 3. 3. Po powrocie ze stypendium: a) zaświadczenie o zrealizowaniu założeń programowych praktyki z jej oceną wystawioną przez opiekuna praktyki w instytucji przyjmującej, b) certificate of stay - zaświadczenie z instytucji przyjmującej potwierdzające czas pobytu na praktyce załącznik nr 4, - w ciągu 2 tygodni od przyjazdu do instytucji przyjmującej student zobowiązany jest przesłać do Działu Praktyk i Programów Międzynarodowych Confirmation of Arrival, którego wzór stanowi załącznik nr 5, c) Ankieta Stypendysty Erasmusa - dostępna on-line na stronie internetowej www.erasmus.org.pl, (Sekcja: Strefa studenta/ankieta Stypendysty Erasmusa ). Skład Komisji Kwalifikacyjnej 5 1. Organem kwalifikującym na wyjazdy stypendialne w ramach programu Erasmus jest powołana przez Rektora Komisja Kwalifikacyjna, w celu przeprowadzenia procedury konkursowej. 2. W skład Komisji wchodzą: a) Dziekan Wydziału Humanistycznego, b) Koordynator programu Erasmus na Wydziale Ekonomiczno- Inżynieryjnym, c) Koordynator programu Erasmus na Wydziale Humanistycznym, d) Uczelniany Koordynator programu Erasmus, 9
e) Prodziekan Wydziału Ekonomiczno-Inżynieryjnego, f) Kwestor. W postępowaniu kwalifikacyjnym może także uczestniczyć przedstawiciel Samorządu Studenckiego w charakterze obserwatora procedury. 6 Procedura odwoławcza 1. Studentowi przysługuje odwołanie od decyzji Komisji w ciągu 7 dni od dnia sporządzenia oficjalnej listy osób zakwalifikowanych na stypendium. 2. Organem odwoławczym jest Rektor. 7 Termin i sposób ogłoszenia wyników 1. W terminie do 7 dni od zamknięcia postępowania Komisja sporządza protokół z postępowania kwalifikacyjnego wraz z listą kandydatów zakwalifikowanych do wyjazdu i listą rezerwową. ZATWIERDZAM REKTOR prof. nadzw. dr hab. dr h.c. Andrzej Limański Katowice, dn... Załączniki: 1. Zaświadczenie o stopniu znajomości języka obcego 2. Training Agreement 3. Formularz danych bankowych 4. Certificate of Stay 5. Confirmation of Arrival 10