ZARZĄDZENIE NR 106/2016 BURMISTRZA KSIĄŻĄ WLKP. z dnia 19 lipca 2016 r. w sprawie wprowadzenia Procedury przekazania składników majątkowych, dokumentacji finansowo- księgowej, akt osobowych i innych dokumentów kadrowych oraz dokumentacji dotyczącej organizacji pracy jednostki, w przypadku zmiany kierownika jednostki organizacyjnej gminy Na podstawie art. 30 ust.1 i 2 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446) Burmistrz Książa Wlkp. zarządza, co następuje: 1. Wprowadza się Procedurę przekazania składników majątkowych, dokumentacji finansowoksięgowej, akt osobowych i innych dokumentów kadrowych oraz dokumentacji dotyczącej organizacji pracy jednostki, w przypadku zmiany kierownika jednostki organizacyjnej gminy, która stanowi Załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych gminy, do stosowania Procedury, o której mowa w 1 zarządzenia. 3. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom jednostek organizacyjnych gminy. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik do Zarządzenia Nr 106/2016 Burmistrza Książa Wlkp. z dnia 19 lipca 2016r. Procedura przekazania składników majątkowych, dokumentacji księgowej, akt osobowych i innych dokumentów kadrowych oraz dokumentacji organizacji pracy jednostki, w przypadku zmiany kierownika jednostki organizacyjnej gminy Do obowiązków kierownika jednostki organizacyjnej gminy w przypadku zmiany na stanowisku kierownika jednostki - należy przekazanie składników majątkowych, dokumentacji księgowej, akt osobowych i dokumentów kadrowych oraz dokumentacji organizacji pracy jednostki. W tym celu: 1) kierownik jednostki organizacyjnej gminy wydaje zarządzenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji co najmniej na miesiąc przed datą przekazania jednostki; 2) kierownik jednostki organizacyjnej gminy powołuje komisję inwentaryzacyjną i jej przewodniczącego, według obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacji; 3) o czynnościach inwentaryzacyjnych kierownik jednostki organizacyjnej gminy informuje na piśmie na co najmniej trzy dni przed rozpoczęciem inwentaryzacji, kierownika jednostki przejmującego tę jednostkę; 4) kierownik jednostki przejmujący tę jednostkę uczestniczy w pracach komisji inwentaryzacyjnej na prawach obserwatora; 5) po zakończeniu inwentaryzacji komisja sporządza protokół zdawczo- odbiorczy mienia i dokumentacji jednostki według wzoru stanowiącego Załącznik do niniejszej Procedury; 6) protokół powinien zawierać również zapis o sposobie rozliczenia ewentualnych rozbieżności, które wynikły w toku prac komisji inwentaryzacyjnej; 7) arkusze spisowe sporządzone w trakcie inwentaryzacji oraz ewentualny protokół rozbieżności należy dołączyć do protokołu zdawczo- odbiorczego; 8) w wykazie składników majątkowych, który stanowi Załącznik Nr 1 do protokołu zdawczoodbiorczego mienia i dokumentacji jednostki, umieszcza się także informację o przekazywanej dokumentacji technicznej jednostki; 9) komisja sporządza informację o zobowiązaniach i należnościach oraz o stanie środków finansowych według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do protokołu mienia i dokumentacji jednostki; 10) komisja sporządza wykaz akt osobowych i innych dokumentów kadrowych według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 do protokołu mienia i dokumentacji jednostki; 11) komisja sporządza wykaz dokumentacji organizacji pracy jednostki według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 4 do protokołu mienia i dokumentacji jednostki; 12) dopuszcza się modyfikację wzoru protokołu mienia i dokumentacji jednostki oraz załączników do niego, w zakresie niezbędnym do właściwego przekazania jednostki przez kierownika jednostki organizacyjnej gminy -kierownikowi przejmującemu jednostkę;
13) protokół zdawczo - odbiorczy mienia i dokumentacji jednostki sporządza się w czterech egzemplarzach, po jednym dla kierownika jednostki organizacyjnej gminy, kierownika przejmującego jednostkę, głównego księgowego jednostki oraz organu prowadzącego jednostkę; 14) protokół, o którym mowa w pkt. 13 oraz załączniki do niego - po sprawdzeniu ich zgodności ze stanem faktycznym, podpisują: kierownik jednostki organizacyjnej gminy, kierownik przejmujący jednostkę, przewodniczący komisji, główny księgowy jednostki oraz osoby, w obecności których nastąpiło przekazanie, jeśli taka sytuacja miała miejsce; 15) czynności przekazania jednostki według niniejszej Procedury winny nastąpić najpóźniej w ostatnim dniu pełnienia funkcji kierownika jednostki organizacyjnej gminy przez ustępującego kierownika.
Załącznik do Procedury przekazania składników majątkowych, dokumentacji księgowej, akt osobowych i dokumentów kadrowych oraz dokumentacji organizacji pracy jednostki, w przypadku zmiany kierownika jednostki organizacyjnej gminy PROTOKÓŁ ZDAWCZO- ODBIORCZY MIENIA I DOKUMENTACJI JEDNOSTKI spisany w... w dniu.. pomiędzy: Kierownikiem jednostki organizacyjnej gminy, Panią/ Panem i Przejmującym, Panią/ Panem...... w obecności: 1).. 2).. 3).. w związku z objęciem z dniem... przez Przejmującego funkcji Kierownika jednostki... Kierownik jednostki organizacyjnej gminy przekazuje Przejmującemu całkowity majątek, dokumentację księgową, akta osobowe i inne dokumenty kadrowe oraz dokumentację organizacji pracy jednostki, a także wszystkie sprawy związane z funkcjonowaniem jednostki, w tym będące w toku w chwili sporządzenia niniejszego protokołu, według następującego wyszczególnienia: 1) majątek trwały i pozostałe składniki majątku, w tym wyposażenie oraz dokumentację techniczną jednostki - Załącznik Nr 1; 2) informacja o zobowiązaniach i należnościach oraz o stanie środków finansowych - Załącznik Nr 2; 3) akta osobowe i inne dokumenty kadrowe - Załącznik Nr 3; 4) dokumentacja organizacji pracy jednostki- Załącznik Nr 4. Niniejszy protokół wraz z załącznikami sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, z których po jednym otrzymują: 1) kierownik jednostki organizacyjnej gminy; 2) Przejmujący; 3) główny księgowy jednostki; 4) organ prowadzący jednostkę. Podpis kierownika jednostki organizacyjnej gminy. Podpis Głównego Księgowego Podpis Przejmującego... Podpis Przewodniczącego Komisji
Imiona i nazwiska oraz podpisy osób, w obecności których nastąpiło przekazanie mienia i dokumentacji: L.p. Imię i nazwisko Podpis 1. 2. 3. Oświadczam, że wszelkie czynności związane z przekazaniem jednostki zostały przeprowadzone w sposób rzetelny i zgodny ze stanem faktycznym. Potwierdzam, że jednostka jest organizacyjnie przygotowana do przejęcia.... (data i czytelny podpis kierownika jednostki organizacyjnej gminy) Uwagi stron: (data i czytelny podpis Przejmującego)... (data i czytelny podpis kierownika jednostki organizacyjnej gminy)
Załącznik Nr 1 do protokołu zdawczo- odbiorczego mienia i dokumentacji jednostki WYKAZ SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH Kierownik jednostki organizacyjnej gminy przekazuje Przejmującemu majątek trwały i pozostałe składniki majątku, w tym wyposażenie oraz dokumentację techniczną jednostki, z wyszczególnieniem: 1. Środki trwałe (budynki, maszyny, urządzenia, sprzęt gospodarczy, inne): Lp. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Numer pozycji z księgi inwentarzowej Opis 2. Wartości niematerialne i prawne:... Z dniem... Kierownik jednostki organizacyjnej gminy przekazuje Przyjmującemu wszystkie klucze od jednostki i znajdujących się w niej pomieszczeń, klucze od szaf, biurka i sejfu, klucze od archiwum jednostki, programy i dane zawarte na nośnikach informatycznych, sprzęt komputerowy będący w dotychczasowym użytkowaniu Kierownika jednostki organizacyjnej gminy wraz z wykazem zainstalowanego oprogramowania i hasłami dostępu. W zakresie dokumentacji odzwierciedlającej majątek i pozostałe składniki mienia jednostki przekazano: 1) dokumentację techniczną jednostki; 2) książkę obiektu budowlanego (nr pozycji i data ostatniego wpisu) ; 3) informację i dokumentację z przeglądów rocznych (nr pozycji i data ostatniego wpisu)... Podpis Kierownika jednostki organizacyjnej gminy.. Podpis Głównego Księgowego Podpis Przejmującego. Podpis Przewodniczącego Komisji
Załącznik Nr 2 do protokołu zdawczo- odbiorczego mienia i dokumentacji jednostki INFORMACJA O ZOBOWIĄZANIACH I NALEŻNOŚCIACH ORAZ O STANIE ŚRODKÓW FINANSOWYCH Kierownik jednostki organizacyjnej gminy przekazuje Przejmującemu dokumentację księgową, informację o zobowiązaniach i należnościach oraz o stanie środków finansowych według poniższej tabeli: Lp. 1. Wykaz dokumentów księgowych Zobowiązania wobec kontrahentów i pracowników Nazwa kontrahenta/ Kwota na dzień Imię i nazwisko pracownika przekazania Termin rozliczenia 2. Należności wobec kontrahentów i pracowników Nazwa kontrahenta/ Kwota na dzień Imię i nazwisko pracownika przekazania Termin rozliczenia 3. Nazwa dokumentu Sprawozdania, zestawienia i analizy do sporządzenia Do kogo przeznaczony Uwagi 4. Druki ścisłego zarachowania Rodzaj Stan Uwagi 5. Inne Stan środków finansowych na rachunku bankowym nr... wynosi:.. Stan środków finansowych na rachunku bankowym nr... wynosi:..
Z dniem Kierownik jednostki organizacyjnej gminy przekazuje Przejmującemu pieczęcie jednostki, pieczęcie imienne oraz inne, będące na stanie Kierownika jednostki. Podpis Kierownika jednostki organizacyjnej gminy..... Podpis Głównego Księgowego Podpis Przejmującego. Podpis Przewodniczącego Komisji Oświadczam, że wykazane w tabeli zobowiązania i należności są zgodne z zapisami w księgach rachunkowych, a saldo konta potwierdzam załączonym wyciągiem bankowym. (data i czytelny podpis kierownika jednostki organizacyjnej gminy)
Załącznik Nr 3 do protokołu zdawczo- odbiorczego mienia i dokumentacji jednostki WYKAZ AKT OSOBOWYCH I INNYCH DOKUMENTÓW KADROWYCH Kierownik jednostki organizacyjnej gminy przekazuje Przejmującemu komplet akt osobowych i innych dokumentów kadrowych, w tym przekazuje informacje o sprawach będących w toku w chwili sporządzenia protokołu, z wyszczególnieniem: 1) Wykaz akt osobowych pracownika, zgodnie z poniższą tabelą: Lp. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Imię i nazwisko pracownika Część A Liczba dokumentów Część B Liczba dokumentów Część C Liczba dokumentów 7. 2) informacja o wykorzystanych i przysługujących urlopach pracowników; 3) informacja o wszczętych procedurach awansu zawodowego nauczycieli*; 4) informacja o obowiązujących w jednostce stażach; 5) informacja o przydziałach obowiązków dla nauczycieli w roku szkolnym...*; 6) inne:... *dotyczy jednostek oświatowych Podpis Kierownika jednostki organizacyjnej gminy.. Podpis Głównego Księgowego Podpis Przejmującego. Podpis Przewodniczącego Komisji
Załącznik Nr 4 do protokołu zdawczo- odbiorczego mienia i dokumentacji jednostki WYKAZ DOKUMENTACJI ORGANIZACJI PRACY JEDNOSTKI Kierownik jednostki organizacyjnej gminy przekazuje Przejmującemu dokumenty dotyczące organizacji pracy jednostki według następującego wyróżnienia: 1) akt założycielski jednostki; 2) statut jednostki wraz z uchwałami zmieniającymi-.. sztuk; 3) arkusze organizacyjne szkoły/ przedszkola/ gimnazjum oraz aneksy do arkuszy z lat*: - sztuk; 4) uchwały Rady Pedagogicznej (ostatnia uchwała Nr... z dnia.....)*; 5) protokoły posiedzeń Rady Pedagogicznej (ostatni protokół z dnia...... )*; 6) zarządzenia Kierownika jednostki organizacyjnej gminy w zakresie regulaminów i procedur (ostatnie zarządzenie Nr... z dnia... ); 7) protokoły kontroli organów zewnętrznych według książki kontroli; 8) prowadzone przez jednostkę rejestry, zgodnie z poniższą tabelą: Lp. Nazwa rejestru Data ostatniego wpisu 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 9) inne:... *dotyczy jednostek Podpis Kierownika jednostki organizacyjnej gminy..... Podpis Głównego Księgowego Podpis Przejmującego. Podpis Przewodniczącego Komisji