REGULAMIN zlecania dostaw, usług i robót budowlano - remontowych obcym wykonawcom w Skierniewickiej Spółdzielni Mieszkaniowej / tekst jednolity / I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Zamówienia dostaw, usług i robót realizowane są w formie przetargu na: 1) zamówienia publiczne 2) zamówienia pozostałe 2 Decyzję w sprawie wyboru zleceniobiorcy podejmuje Zarząd SSM biorąc pod uwagę opinię komisji ds. przetargów. 3 1. Podstawowymi kryteriami oceny składowych ofert są: - najniższa cena - wiarygodność i doświadczenie zawodowe oferenta - ocena techniczna - okres gwarancji 2. W przypadku równorzędności ofert, pierwszeństwo mają oferty powszechnie znanych firm, na rzecz których zlecano zamówienia w przeszłości lub firm legitymujących się referencjami wiarygodnych jednostek. 3. W przypadku, gdy oferowana cena jest rażąco niska, nie znajdująca uzasadnienia w powszechnie obowiązującym poziomie cen, ofertę jako niewiarygodną należy odrzucić. Przetarg przeprowadza komisja ds. przetargów. 4 5 W skład komisji ds. przetargów wchodzą: 1) wyznaczeni przez Zarząd czterej pracownicy Spółdzielni, w tym radca prawny, 2) wyznaczeni przez Radę Nadzorczą dwaj jej członkowie. 1. Spośród pracowników wymienionych w ust. 1, pkt 1 Zarząd wyznacza przewodniczącego Komisji i jego zastępcę. 2. Do zadań przewodniczącego należy: zwoływanie posiedzeń komisji, prowadzenie prac komisji, w tym jej posiedzeń, podpisywanie protokołów z posiedzeń komisji. W przypadku nieobecności przewodniczącego jego obowiązki wykonuje zastępca przewodniczącego. 3. Komisja może skutecznie wykonywać swoje obowiązki w przypadku obecności na posiedzeniu co najmniej czterech członków, w tym przewodniczącego lub jego zastępcy 4. O ogłoszeniu przetargu informowana jest Rada Nadzorcza. 6 Członkami komisji ds. przetargów nie mogą być osoby, które: - są członkami rodziny oferenta, jego prawnego zastępcy lub członka władz firmy ubiegającej się o zamówienie - w ciągu trzech lat przed rozpoczęciem przetargu pracowały u oferenta lub były we władzach firmy ubiegającej się o zamówienie
- są pracownikami Spółdzielni odpowiedzialnymi za odbiór dostaw, usług i robót budowlano remontowych obcym wykonawcom, będących przedmiotem danego przetargu. 7 Do zadań komisji ds. przetargów należy przeprowadzenie przetargu, wybór najkorzystniejszej oferty, sporządzenie protokółu z wnioskami, które umożliwią Zarządowi SSM podjęcie decyzji o wyborze oferenta. 8 Zamówienia realizowane w formie bezprzetragowej udzielane są przez Zarząd SSM bez udziału komisji ds. przetargów (dotyczy zamówień udzielanych na usunięcie awarii lub skutków klęsk żywiołowych, gdy wymaga to natychmiastowego działania). II. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE 9 1. Zlecenia w formie zamówień publicznych udziela się na roboty, usługi i dostawy, które zgodnie z obowiązującymi przepisami tego wymagają. 2. Tryb i zasady zamówień publicznych określa właściwa ustawa. III. ZAMÓWIENIA POZOSTAŁE 10 Zlecenia na dostawy, usługi i roboty nie objęte zamówieniami publicznymi udzielane są w formie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub zamówienia z wolnej ręki. A. Pisemny przetarg nieograniczony 11 W pisemnym przetargu nieograniczonym mogą brać udział wszystkie firmy, które spełnią wymogi określone w ogłoszeniu o przetargu i specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 12 1. Pisemny przetarg nieograniczony jest ważny, jeżeli do przetargu przystąpiło co najmniej dwóch oferentów spełniających warunki określone przez Spółdzielnię. 2. W przypadku stwierdzenia nieważności pierwszego przetargu organizowany jest drugi przetarg. 3. Drugi pisemny przetarg nieograniczony jest ważny, jeżeli do przetargu przystąpi co najmniej jeden oferent spełniający warunki określone przez Spółdzielnię. 13 Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym, którego wartość zamówienia przekracza 200 tys. zł., należy zamieścić w prasie ogólnopolskiej na co najmniej 21 dni przed wyznaczonym terminem, natomiast pozostałe przetargi w prasie lokalnej na co najmniej 10 dni przed wyznaczonym terminem. Każdorazowo ogłoszenie o przetargu należy zamieścić na stronie internetowej Spółdzielni. 14 1. W ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym należy podać: - nazwę i adres Spółdzielni - ilość i rodzaj zamawianych dostaw lub rodzaj i zakres robót budowlanych (w przypadku możliwości krótkiego ich
określenia) - termin i miejsce, w którym można się zapoznać z warunkami przetargu lub otrzymać specyfikację istotnych warunków zamówienia - termin i miejsce składania ofert - zastrzeżenie, że Spółdzielni przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty oraz odstąpienie od przetargu bez podawania przyczyny. 2. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia winna zawierać : - nazwę i adres Spółdzielni - ilość i rodzaj zamawianych dostaw lub rodzaj, zakres i lokalizację robót budowlanych - termin, miejsce i sposób składania ofert - sposób oznaczenia oferty oraz dokumenty składające się na ofertę - termin realizacji zamówienia - termin związania ofertą - termin i miejsce otwarcia ofert - wysokość wadium, termin i miejsce jego wpłacenia (w przypadku wyznaczenia wadium) - wysokość zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz sposób zwrotu zabezpieczenia (w przypadku wyznaczenia zabezpieczenia) - tryb udzielania wyjaśnień dotyczących specyfikacji istotnych warunków zamówienia informacje o formalnościach, jakie zostaną dopełnione po zakończeniu przetargu - zastrzeżenie, że Spółdzielni przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty oraz odstąpienie od przetargu bez podawania przyczyny - kryteria oceny ofert. 15 1. Pisemny przetarg nieograniczony składa się z części jawnej i niejawnej. 2. Część jawna przetargu odbywa się w obecności oferentów. 3. W części jawnej komisja ds. przetargów wykonuje następujące czynności: - stwierdza prawidłowość ogłoszenia przetargu - ustala liczba otrzymanych ofert - otwiera koperty z ofertami i stwierdza ich ważność - przyjmuje wyjaśnienia lub oświadczenia zgłoszone przez oferentów - zawiadamia oferentów o terminie i miejscu ogłoszenia wyników przetargu. 4. Komisja odmawia zakwalifikowania ofert do części niejawnej przetargu, gdy: - nie odpowiadają warunkom przetargu - zostały zgłoszone po wyznaczonym terminie - są niekompletne, nieczytelne lub budzą wątpliwości co do ich treści czy rzetelności danych. 5. W części niejawnej komisja ds. przetargów wykonuje następujące czynności: - dokonuje szczegółowej analizy ofert i wybiera najkorzystniejszą z nich - sporządza protokół z przetargu. 16 Protokół z przetargu powinien zawierać: - oznaczenie miejsca i czasu przetargu - imiona i nazwiska osób wchodzących w skład komisji ds. przetargów - adres oraz imię i nazwisko lub nazwę wszystkich oferentów, a także zaproponowane przez nich ceny - wnioski i oświadczenia oferentów obecnych na przetargu - wnioski komisji, które umożliwią Zarządowi SSM podjęcie decyzji o wyborze oferenta - wzmiankę o odczytaniu protokołu - podpisy członków komisji ds. przetargów - datę podpisania protokołu, która jest data zakończenia przetargu. 17 O wynikach przetargu zawiadamia się niezwłocznie wszystkich oferentów na piśmie. Zawiadomienia podpisuje Zarząd SSM.
18 1. Wysokość wadium ustala się w następującej wysokości: - dla dostaw, usług i robót o wartości od 50.000 zł do 100.000 zł 5 % wartości zamówienia - dla dostaw, usług i robót o wartości kosztorysowej powyżej 100.000 zł od 3 % do 5 % wartości zamówienia. 2. Wadium wnoszone jest w pieniądzach w kasie Spółdzielni lub przelewem na rachunek Spółdzielni w ustalonym przez Spółdzielnię terminie. 3. Wadium oferentów, których oferty zostały odrzucone zwracane jest w okresie nie dłuższym niż 7 dni od czasu ogłoszenia wyników przetargu. 4. Wadium wpłacone przez uczestnika, który przetarg wygrał, zwracane jest na warunkach określonych w umowie. 5. Wadium ulega przepadkowi w razie uchylenia się oferenta, który przetarg wygrał, od zawarcia umowy o dostawę, usługi czy roboty. B. Pisemny przetarg ograniczony 19 Pisemny przetarg ograniczony organizowany jest gdy: - występuje potrzeba pilnego wyłonienia oferenta - zamówienie ograniczone jest do określonego typu dostawy, usługi lub roboty - zakres zamówienia jest niewielki i korzystny jest wybór miejscowego oferenta. 20 1. Zaproszenie do składania ofert na pisemny przetarg ograniczony wysyłane jest do co najmniej czterech oferentów. 2. Warunki przetargu określone są w zaproszeniu bądź w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3. Przetarg jest ważny, jeżeli oferty złoży co najmniej dwóch oferentów. 4. W przypadku stwierdzenia nieważności pierwszego przetargu organizowany jest drugi pisemny przetarg ograniczony. 5. Drugi pisemny przetarg ograniczony jest ważny, jeżeli do przetargu przystąpi co najmniej jeden oferent spełniający warunki określone przez Spółdzielnię. 21 Do przeprowadzenia pisemnego przetargu ograniczonego stosuje się procedury zgodnie z 15, 16 i 17. C. Zamówienia z wolnej ręki 22 1.Zamówienia z wolnej ręki można udzielić w przypadku, gdy wymagane jest niezwłoczne wykonanie zamówienia. 2. Zamówienie należy zlecić w pierwszej kolejności oferentowi, który wygrał przetarg lub wybrano jego ofertę w danym zakresie robót, usług lub dostaw. 3. Zamówienia w zakresie do kwoty 20.000 zł można zlecać również w przypadku braku wykonawcy, który wygrał przetarg lub wybrano jego ofertę w danym zakresie robót, usług lub dostaw.
4. Zamówienia z wolnej ręki udziela Zarząd SSM. IV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 23 Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia przez Radę Nadzorczą z mocą obowiązującą od 26.03.2007 r. W załączniku uchwała: Uchwała Nr 38/2007 Regulamin został uchwalony przez Radę Nadzorczą w dniu 26.03.2007 r. uchwałą nr 29/2007