Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Wisła 26.11.2013 r. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
CEL WARSZTATU Celem warsztatu jest omówienie obowiązku prowadzenia zarządzania ryzykiem przez kierowników jednostek. Wymiana doświadczeń (benchmarking podejścia). Warsztat zostanie przeprowadzony w oparciu o komunikat Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem.
ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Nie rzadziej niż raz w roku należy dokonywać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka, należy dokonać ponownej identyfikacji ryzyka.
. DEFINIOWANIE CELÓW Kryterium Opis Istotny Powinien wskazywać najważniejsze obszary działalności jednostki i odzwierciedlać najistotniejsze potrzeby społeczno-gospodarcze. Powinien stanowić ważny krok naprzód. Precyzyjny i konkretny Sformułowany jednoznacznie. Mierzalny Sformułowany w taki sposób, by można było liczbowo/wartościowo wyrazić stopień jego realizacji.
. DEFINIOWANIE CELÓW Kryterium Opis Osiągalny, realistyczny Cel powinien oscylować wokół spodziewanych pozytywnych wyników, możliwych do wykonania. Określony w czasie Cel powinien mieć dokładnie określony horyzont czasowy w jakim zamierzamy go osiągnąć.
. DEFINIOWANIE CELÓW Cele i zadania wydziałów powinny być ustanowione formalnie i zakomunikowane wszystkim pracownikom urzędu Można wyróżnić dwie zasadnicze grupy celów: strategiczne i operacyjne w tym przypadku, zarządzanie ryzykiem powinno odnosić się do obu tych perspektyw Do każdego celu należy określić miernik Sporządzenie sprawozdań z realizacji celów i zadań jest warunkiem koniecznym i niezbędnym
. RYZYKO RYZYKO to każde zdarzenie (zarówno zewnętrzne niezależne od organizacji, jak i wewnętrzne na które organizacja ma wpływ), którego wystąpienie spowoduje, że cele zadania nie zostaną osiągnięte lub zadanie nie będzie realizowane.
. RYZYKO Ryzyko nieodłączne i ryzyko rezydualne Jednostka może przyjąć dwustopniową metodę, polegającą na: ocenie ryzyka przed uwzględnieniem istniejących mechanizmów kontrolnych tzw. ryzyka nieodłącznego, czyli ryzyka występującego niezależnie od istnienia bądź nie działań ograniczających, a następnie tzw. ryzyka rezydualnego, które pozostaje po wprowadzeniu reakcji na ryzyko
. RYZYKO W literaturze przedmiotu funkcjonują także inne nazwy dla obu rodzajów ryzyk: Ryzyko nieodłączne - wewnętrzne, inherentne, brutto, pierwotne, wrodzone Ryzyko rezydualne netto, rzeczywiste, kontrolowane
. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Benchmarking podejścia do zarządzania ryzykiem w urzędach: - jaka procedura dokonywania identyfikacji ryzyka istnieje w Państwa urzędach (tryb postępowania, odpowiedzialni za system itp.)? - kiedy system został ustanowiony oraz kiedy dokonano ostatniego jego przeglądu (audytu)?
IDENTYFIKACJA RYZYKA Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagrażającego poszczególnym celom i zadaniom. Najlepszym momentem identyfikacji ryzyk jest czas, kiedy określane są cele i zadania na rok następny oraz zasoby przeznaczone na realizację tych zamierzeń, czyli na etapie ustalania projektów planów finansowych.
IDENTYFIKACJA RYZYKA Opisywanie ryzyk: zidentyfikowane ryzyko przyczyna wystąpienia skutek ryzyka jest niezbędne: dla dalszej analizy ryzyka, tj. do oszacowania istotności ryzyka ma wpływ na decyzje dotyczące sposobu postępowania z ryzykiem
IDENTYFIKACJA RYZYKA RYZYKO FINANSOWE Budżetowe Oszustwa i kradzieży Podlegające ubezpieczeniu Związane z planowaniem dochodów i wydatków, dostępnością środków publicznych, dokonywaniem wydatków i pobieraniem dochodów. Związane ze stratą środków rzeczowych i finansowych będącą wynikiem przestępstwa lub wykroczenia. Związane ze stratami finansowymi, które mogą być przedmiotem ubezpieczenia np. ryzyko pożaru, wypadku. Zamówień publicznych i zlecania zadań publicznych Strat finansowych Związane z podejmowaniem decyzji oraz udzielaniem zamówień publicznych lub zlecaniem zadań publicznych innym podmiotom, np. ryzyko naruszenia zasad, form lub trybu ustawy Prawo zamówień publicznych. Związane z obowiązkiem zapłaty kwot pieniężnych tytułem np. odszkodowań, odsetek karnych, kosztów procesowych.
IDENTYFIKACJA RYZYKA RYZYKO ZASOBÓW LUDZKICH PERSONELU Związane z liczebnością i kompetencjami pracowników BHP Związane ze zdrowiem pracowników i wypadkami przy pracy
IDENTYFIKACJA RYZYKA RYZYKO DZIAŁALNOŚCI Regulacji wewnętrznych Organizacji i podejmowania decyzji Kontroli zarządczej Informacji Wizerunku Systemów informatycznych Związane z istnieniem i adekwatnością regulacji wewnętrznych. Związane ze strukturą organizacyjną, organizacją pracy oraz przekazywaniem obowiązków i uprawnień, np. ryzyko nieprecyzyjnie określonych obowiązków, ryzyko braku formalnie powierzonych obowiązków, ryzyko nieodpowiedniej struktury organizacyjnej. Związane z funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej np. ryzyko niedostatecznej kontroli, ryzyko nieskutecznych mechanizmów kontrolnych. Związane z jakością informacji, na podstawie których podejmowane są decyzje, np. ryzyko braku komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Związane z wizerunkiem urzędu, np. ryzyko negatywnych opinii. Związane z używanymi w Urzędzie systemami i programami informatycznymi oraz ochroną zawartych w nich danych, np. ryzyko awarii, ryzyko udostępnienia danych osobom nieuprawnionym, ryzyko nieuprawnionej modyfikacji danych.
IDENTYFIKACJA RYZYKA RYZYKO ZEWNĘTRZNE INFRASTRUKTURY Związane z infrastrukturą, np. wyposażeniem, bazą lokalową, środkami transportu i środkami łączności GOSPODARCZE Związane z czynnikami ekonomicznymi, np. kursy walut, inflacja ŚRODOWISKA PRAWNEGO Związane ze skomplikowaniem i zmianami prawa oraz niejednolitym orzecznictwem
PRAWDOPODOBIEŃSTWO WYSTPIENIA RYZYKA to oczekiwana częstotliwość występowania zdarzenia zdefiniowanego jako ryzyko. Prawdopodobieństwo PEWNE LUB PRAWIE PEWNE Opis Jestem pewny lub prawie pewny, że zdarzenie wystąpi PRAWDOPODOBNE Oczekuję, że zdarzenie może wystąpić w określonych przypadkach ZNIKOME Podejrzewam, że zdarzenie może wystąpić jedynie w wyjątkowych okolicznościach
SKUTEK WYSTĄPIENIA RYZYKA należy przez to rozumieć wpływ zdarzenia zidentyfikowanego jako ryzyko na osiąganie celów i realizowanie zadań Skutek POWAŻNY UMIARKOWANY MINIMALNY Zdarzenie spowoduje: Opis - poważną stratę finansową albo poważny uszczerbek wizerunku miejskiej jednostki organizacyjnej lub jednostki samorządu terytorialnego, - uszczerbek mający krytyczny lub bardzo duży wpływ na osiągnięcie celów i na realizację zadania, - poważny uszczerbek w zakresie jakości wykonywanego zdania. Z wystąpieniem zdarzenia wiąże się długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego. Zdarzenie spowoduje: - znaczącą stratę posiadanych zasobów, - negatywny wpływ na efektywność działania, jakość wykonywanych zadań, - uszczerbek wizerunku miejskiej jednostki organizacyjnej lub jednostki samorządu terytorialnego. Z wystąpieniem zdarzenia może się wiązać trudny proces przywracania stanu poprzedniego. Zdarzenie spowoduje: - niewielką stratę finansową, - zakłócenie lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na wizerunek miejskiej jednostki organizacyjnej. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć.
POZIOM RYZYKA należy przez to rozumieć kombinację prawdopodobieństwa i skutku wystąpienia ryzyka. Identyfikuje się dwa poziomy ryzyk: nieakceptowany i akceptowany. Prawdopodobieństwo (P) Skutek (S) Poziom ryzyka pewne lub prawie pewne (pp) prawdopodobne (p) poważny (p), umiarkowany (u) minimalny (m) poważny (p), umiarkowany (u), minimalny (m) Nieakceptowany Akceptowany Akceptowany znikome (z) poważny (p), umiarkowany (u), minimalny (m) Akceptowany
Apetyt na ryzyko i tolerancja ryzyka MINIMALIZM dotyczy organizacji, preferujących unikanie ryzyka i niepewności. Tym samym realizują one bezpieczne opcje przy realizacji celów i zadań, niskie ryzyko nieodłączne, a w konsekwencji potencjalnie ograniczone korzyści. OSTROŻNOŚĆ instytucje, które preferują bezpieczne opcje realizacji zadań, o niskim poziomie ryzyka rezydualnego, przynoszące potencjalnie jedynie ograniczone korzyści. OTWARTOŚĆ skłonność do rozważenia wszystkich opcji realizacji i wyboru jedynie tej, która może z największym prawdopodobieństwem skutkować pomyślną realizacją, jednocześnie zapewniając możliwy do przyjęcia poziom korzyści. GŁÓD chęć bycia innowacyjnym i wybieranie opcji oferujących potencjalnie większe korzyści, pomimo wyższego poziomu nieodłącznego ryzyka.
OBNIŻANIE RYZYKA NIEAKCEPTOWALNEGO PRZECIWDZIAŁANIE wprowadzenie zmian w procesie realizacji zadania, zaostrzenie mechanizmów kontroli (np. poprzez zwiększenie częstotliwości monitorowania, dodatkowy nadzór nad realizacją zadania) PRZENIESIENIE RYZYKA przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu np. w drodze ubezpieczenia REKOMENDOWANIE REZYGNACJI Z REALIZACJI zadania obarczonego nieakceptowanym poziomem ryzyka - wraz z uzasadnieniem, jeżeli zmiana warunków zewnętrznych lub wewnętrznych powoduje, że kontynuacja zadania staje się niecelowa lub nieefektywna, a z formalnego punktu widzenia istnieje możliwość odstąpienia od dalszej realizacji zadania.
Tomasz Skalski Mariusz Śpiewok Śląski Związek Gmin i Powiatów e-mail: benchmarking@silesia.org.pl www.benchmarking.silesia.org.pl Tel: 32 77 60 160, 77 60 161 DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego