REGULAMIN ZARZĄDZANIA RYZYKIEM W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY W TARNOWIE

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 13/2010 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Tarnowie z dnia 2 listopada 2010r. REGULAMIN ZARZĄDZANIA RYZYKIEM W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY W TARNOWIE TARNÓW 2010 r.

2 1. Regulamin określa zasady i tryb zarządzania ryzykiem w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tarnowie. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 2. 1) PUP - naleŝy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Tarnowie, 2) Dyrektorze - naleŝy przez to rozumieć Dyrektora PUP, 3) komórce organizacyjnej - naleŝy przez to rozumieć Centrum Aktywizacji Zawodowej (CAZ), wydział, referat, samodzielne stanowisko pracy oraz Filie i Lokalne Punkty Informacyjno - Konsultacyjne, 4) kierownikach komórek organizacyjnych naleŝy przez to rozumieć: kierownika CAZ, kierowników filii, naczelników wydziałów, kierowników referatów, 5) ryzyku - naleŝy przez to rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub braku działania, którego skutkiem moŝe być szkoda w majątku lub wizerunku PUP lub które przeszkodzi w osiągnięciu wyznaczonych celów i zadań, 5) prawdopodobieństwie wystąpienia ryzyka - naleŝy przez to rozumieć częstotliwość występowania zdarzenia objętego ryzykiem, 6) oddziaływaniu ryzyka - naleŝy przez to rozumieć skutki, jakie dla realizowania zadań i osiągania celów niesie zdarzenie objęte ryzykiem, 7) istotności ryzyka - naleŝy przez to rozumieć kombinację wpływu ryzyka i prawdopodobieństwa jego wystąpienia, 8) akceptowalnym poziomie ryzyka - naleŝy przez to rozumieć ustalony poziom istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku, 9) zarządzaniu ryzykiem - naleŝy przez to rozumieć proces identyfikacji, oceny i analizy, jak równieŝ strategie postępowania wobec ryzyka oraz jego monitorowanie. 1. Celem zarządzania ryzykiem w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tarnowie jest poprawa jakości, sprawności i efektywności zarządzania we wszystkich obszarach oraz ograniczenie ewentualnych negatywnych skutków zdarzeń do akceptowalnego poziomu, w szczególności w zakresie aktywnego zarządzania zasobami, zapewnienia ochrony majątku i efektywności finansowej oraz ochrony wizerunku PUP Zarządzanie ryzykiem odbywa się według zasad: a) integracji z procesem zarządzania, b) powiązania z celami i zadaniami PUP, c) przypisania odpowiedzialności, d) proporcjonalności działań do istotności ryzyka.

3 4. 1. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje: 1) Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocenę ich realizacji: a) określenie celów i zadań danej komórki, których wykonanie ma być monitorowane co najmniej w rocznej perspektywie, b) zapewnienie odpowiedniego systemu monitorowania realizacji celów i zadań komórki, c) przeprowadzenie oceny realizacji celów i zadań pod względem efektywności, terminowości, oszczędności i skuteczności, d) wskazanie osób odpowiedzialnych za ich wykonanie; 2) Identyfikację i ocenę ryzyka oraz odniesienie go do akceptowalnego poziomu ryzyka: a) nie rzadziej niŝ raz w roku dokonywać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań danej komórki organizacyjnej, b) zidentyfikowane obszary ryzyka poddać analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i moŝliwych jego skutków, c) określić istotność ryzyka i jego akceptowalny poziom, d) dokonać hierarchizacji ryzyka (uporządkować malejąco wg przyznanych ocen); 3) Wybór strategii postępowania wobec ryzyka - określenie do kaŝdego zidentyfikowanego ryzyka rodzaju wymaganej reakcji - działania, które naleŝy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu. 4) Monitorowanie procesu i dokonywanie w nim zmian odbywa się poprzez prowadzenie rejestru ryzyka, który powinien zawierać wszystkie rodzaje zidentyfikowanego ryzyka; 1. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych PUP do: a) określenia celów i zadań swoich komórek, b) identyfikacji i oceny obszarów ryzyka występującego w podległych komórkach, c) przeprowadzenie analizy zidentyfikowanych obszarów ryzyka, d) wprowadzenie mechanizmów kontrolnych Kierownicy komórek organizacyjnych składają Dyrektorowi : 1) rejestr ryzyka w nadzorowanej komórce organizacyjnej w terminie do 20 stycznia kaŝdego roku według wzoru określonego w załączniku nr 3 do niniejszego Regulaminu, 3) informacji o stanie ryzyk w nadzorowanej komórce organizacyjnej w terminie do 20 listopada kaŝdego roku według załącznika nr 4 do niniejszego Regulaminu Ustala się następujące kategorie ryzyka: 1) ryzyko finansowe, 2) ryzyko dotyczące zasobów ludzkich, 3) ryzyko działalności, 4) ryzyko zewnętrzne. 2. Przykłady ryzyka występującego w ramach poszczególnych kategorii przedstawia tabela stanowiąca załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

4 7. Analiza ryzyka polega na określeniu oddziaływania ryzyka oraz prawdopodobieństwa jego wystąpienia, a następnie ustalenia jego istotności według określonych zasad: 1) ocena oddziaływania ryzyka - polega na określeniu przewidywanych skutków, jakie będzie miało dla realizacji zadania lub osiągnięcia celu realizowanego przez komórkę organizacyjną, wystąpienie zdarzenia objętego ryzykiem. Do określenia wpływu uŝywany jest opis jakościowy (załącznik nr 2 pkt 1), przy zastosowaniu skali ocen: katastrofalne, powaŝne, średnie, małe, nieznaczne; 2) ocena prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka - polega na określeniu przewidywanej częstotliwości występowania zdarzenia objętego ryzykiem w trakcie roku. Do określenia prawdopodobieństwa stosowany jest opis jakościowy (załącznik nr 2 pkt 2), przy zastosowaniu skali ocen: prawie pewne, prawdopodobne, średnie, mało prawdopodobne, rzadkie; 3) określenie poziomu istotności ryzyka - to łączna relacja (iloczyn) prawdopodobieństwa wystąpienia i oddziaływania ryzyka (załącznik nr 2 pkt 3 - istotność ryzyka). Istotność ryzyka obliczana jest wg wzoru: Istotność ryzyka = P x S Gdzie: P - prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, S - wielkość strat, skutku lub wpływu jaki będzie miało ewentualne wystąpienie zdarzenia Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka: 1) ryzyko powaŝne (czerwone pola w tabeli istotności ryzyka), tj. ryzyko o katastrofalnym, powaŝnym lub średnim oddziaływaniu oraz o prawie pewnym prawdopodobieństwie, o katastrofalnym i powaŝnym oddziaływaniu i prawdopodobnym wystąpieniu, a takŝe ryzyko o katastrofalnym oddziaływaniu i średnim prawdopodobieństwie, 2) ryzyko umiarkowane (Ŝółte pola w tabeli istotności ryzyka), tj. ryzyko o katastrofalnym lub powaŝnym oddziaływaniu i rzadkim prawdopodobieństwie, ryzyko o katastrofalnym, powaŝnym lub średnim oddziaływaniu i mało prawdopodobnym wystąpieniu, ryzyko o powaŝnym, średnim i małym oddziaływaniu oraz średnim prawdopodobieństwie, a takŝe ryzyko o średnim, małym i nieznacznym oddziaływaniu i prawdopodobnym wystąpieniu, oraz ryzyko o małym lub nieznacznym oddziaływaniu i prawie pewnym prawdopodobieństwie, 3) ryzyko nieznaczne (zielone pola w tabeli istotności ryzyka), tj. ryzyko o średnim, małym lub nieznacznym oddziaływaniu oraz rzadkim prawdopodobieństwie, ryzyko o małym lub nieznacznym oddziaływaniu i małym prawdopodobieństwie oraz ryzyko o nieznacznym oddziaływaniu i średnim prawdopodobieństwie. 2. Ryzykiem akceptowalnym jest ryzyko nieznaczne. Ryzyko umiarkowane i powaŝne przekracza akceptowalny poziom ryzyka. Ryzyko przekraczające akceptowalny poziom ryzyka wymaga ustalenia i podjęcia działań ograniczających je do poziomu akceptowalnego poprzez zmniejszenie jego wpływu lub prawdopodobieństwa wystąpienia (przeciwdziałanie ryzyku). Strategie postępowania wobec ryzyka: 9.

5 1) przeciwdziałanie - wprowadzenie mechanizmów kontrolnych, które zapobiegną urzeczywistnieniu się ryzyka. KaŜdy mechanizm powinien stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Koszt wdroŝenia mechanizmu nie moŝe przewyŝszać uzyskanych korzyści, 2) transfer - przeniesienie ryzyka na inny podmiot, np. ubezpieczenie, 3) odsunięcie w czasie - zawieszenie na jakiś czas działalności obarczonej ryzykiem, 4) redukcja - oddziaływanie na skutek realizacji ryzyka, zmniejszenie jego maksymalnej wielkości.

6 Załącznik nr 1 do Regulaminu zarządzania ryzykiem w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tarnowie. Kategorie ryzyka PoniŜsza tabela przedstawia przykładowe kategorie ryzyka wraz z przykładami dotyczącymi jego moŝliwych źródeł (przyczyn) oraz skutków. 1. Ryzyko finansowe BudŜetowe Związane z planowaniem dochodów i wydatków, dostępnością środków publicznych na rachunku, dokonywaniem wydatków i pobieraniem dochodów. Oszustwa i kradzieŝy Związane ze stratą środków rzeczowych i finansowych będącą wynikiem przestępstwa lub wykroczenia. Podlegające Związane ze stratami finansowymi, które mogą być przedmiotem ubezpieczenia, ubezpieczeniu np. ryzyko poŝaru, wypadku. Zamówień Związane z podejmowaniem decyzji oraz udzielaniem zamówień publicznych lub publicznych i zlecenia zlecaniem zadań publicznych innym podmiotom np. ryzyko naruszania zasad, zadań publicznych form lub trybu ustawy o zamówieniach publicznych. Odpowiedzialności 2. Ryzyko dotyczące zasobów ludzkich Personelu Związane z obowiązkiem zapłaty kwot pienięŝnych tytułem np. odszkodowań, odsetek karnych, kosztów procesowych. Związane z liczebnością i kompetencjami pracowników. BHP Związane ze zdrowiem pracowników i wypadkami w czasie pracy. 3. Ryzyko działalności Regulacji wewnętrznych Organizacji i podejmowania decyzji Związane z istnieniem i aktualnością regulacji wewnętrznych. Związane ze strukturą organizacyjną, organizacją pracy oraz przekazywaniem obowiązków i uprawnień, np. ryzyko nieprecyzyjnie określonych zakresów obowiązków, ryzyko braku formalnie powierzonych obowiązków, ryzyko nieodpowiedniej struktury organizacyjnej. Związane z funkcjonowaniem systemu kontroli instytucjonalnej, np. ryzyko niedostatecznej kontroli, ryzyko nieskutecznych mechanizmów. Kontroli instytucjonalnej Informacji Związane z jakością informacji na podstawie, których podejmowane są decyzje, np. ryzyko braku komunikacji w pionie i poziomie struktury organizacyjnej. Wizerunek PUP Związane z reputacją PUP, np. ryzyko negatywnych opinii i artykułów w prasie. Systemów informatycznych Związane z uŝywanymi w PUP systemami i programami informatycznymi oraz ochroną danych w sieci np. ryzyko awarii systemu, ryzyko dostępu do danych przez nieuprawnione osoby, ryzyko niekontrolowanej modyfikacji danych. 4. Ryzyko zewnętrzne Infrastruktury Gospodarcze Związane z infrastrukturą, np. wyposaŝeniem, bazą lokalową, środkami transportu i środkami łączności. Związane z czynnikami ekonomicznymi np. kursy walut, inflacja. Środowiska prawnego Związane ze skomplikowaniem i zmianami prawa oraz niejednolitym orzecznictwie.

7 1. Ocena oddziaływania ryzyka: Załącznik nr 2 do Regulaminu zarządzania ryzykiem w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tarnowie. Przesłanki Kryteria Oddziaływanie Punktacja finansowe organizacyjne ochrona zdrowia i bezpieczeństwo osób wizerunek PUP Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje brak realizacji kluczowych zadań, powaŝnie obniŝa jakość wykonywanych zadań, prowadzi do powaŝnej straty finansowej, straty na reputacji, utraty Ŝycia osób; wiąŝe się z nim długotrwały i trudny, wręcz niemoŝliwy, proces przywracania stanu poprzedniego. Strata finansowa ponad zł Brak realizacji kluczowych celów Utrata Ŝycia Doniesienia prasowe w całym kraju katastrofalne 5 Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje brak realizacji kluczowego zadania lub osiągnięcia konkretnego załoŝonego celu, powaŝną stratę finansową i stratę na reputacji, cięŝki uszczerbek na zdrowiu osób; wiąŝe się z nim długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego. Strata finansowa od zł do zł Brak realizacji kluczowego celu PowaŜne obraŝenia Pewne informacje w mediach ogólnokrajowych powaŝne 4

8 Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje znaczącą stratę posiadanych zasobów, ma negatywny wpływ na efektywność działania, jakość wykonywanych zadań, reputację Urzędu; moŝe się z nim wiązać trudny proces przywracania stanu poprzedniego. Strata finansowa od zł do zł Zakłócenia w działalności PowaŜne obraŝenia Pewne informacje w mediach lokalnych lub regionalnych średnie 3 Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje niewielką stratę finansową, niewielkie zakłócenie lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na wizerunek Urzędu. Skutki zdarzenia moŝna łatwo usunąć. Strata finansowa od 100 zł do zł Niewielkie zakłócenia w działalności Niewielkie obraŝenia Ograniczone informacje w mediach lokalnych lub regionalnych małe 2 Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje nieznaczną stratę finansową lub krótkotrwałe zakłócenia lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na wizerunek Urzędu. Skutki zdarzenia moŝna łatwo usunąć. Strata finansowa do 100 zł Krótkotrwałe zakłócenia w działalności Niewielkie obraŝenia Znikome informacje w mediach lokalnych lub regionalnych nieznaczne 1

9 2. Ocena prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka: Prawdopodobieństwo wystąpienia Rzadkie Mało prawdopodobne Średnie Prawdopodobne Prawie pewne Przesłanki wystąpienia Istnieje prawdopodobieństwo, Ŝe ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku ( pojedyncze przypadki ). Mało prawdopodobne, by ryzyko wystąpiło. MoŜe wystąpić okazjonalnie, w wyniku zbiegu niezwykłych okoliczności.. Istnieją uzasadnione powody by sądzić, Ŝe ryzyko wystąpi w miarę często, na skutek równoczesnego wystąpienia róŝnych problemów i okoliczności. Jest prawdopodobne, Ŝe ryzyko wystąpi i moŝe systematycznie narastać, zdarzając się kilkakrotnie w ciągu roku. Jest prawie pewne, Ŝe ryzyko wystąpi wielokrotnie w trakcie roku. Ocena prawdopodobieństwa wystąpienia - w % Ocena prawdopodobieństwa wystąpienia - w punktach Istotność ryzyka Oddziaływanie ryzyka katastrofalne powaŝne średnie małe nieznaczne rzadkie mało prawdopodobne średnie prawdopodobne prawie pewne Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka

10 REJESTR RYZYKA Załącznik nr 3 do Regulaminu zarządzania ryzykiem w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tarnowie. - arkusz identyfikacji, analizy oraz określenia strategii postępowania wobec ryzyka Lp. Nr celu -zadania CEL - ZADANIE IDENTYFIKACJA RYZYKA (wraz z podaniem kategorii) Oddziaływanie ANALIZA RYZYKA Prawdopodobieństwo wystąpienia Istotność ryzyka ( kol.5 x kol.6) PLANOWANA STRATEGIA POSTĘPO- WANIA WOBEC RYZYKA Odpowiedzialność Sposób wypełniania arkusza: 1. Liczba porządkowa. 2. Numer kolejny celu lub zadania komórki organizacyjnej. 3. Nazwa celu lub zadania komórki organizacyjnej ( data i podpis kierownika komórki organizacyjnej) 4. Wskazanie kategorii ryzyka oraz krótki opis jego natury, np. ryzyko finansowe - związane z nieterminowym odprowadzaniem dochodów. 5. Ocena oddziaływania ryzyka w skali: katastrofalne - powaŝne - średnie - małe nieznaczne. 6. Ocena prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka w skali: prawie pewne - prawdopodobne - średnie - mało prawdopodobne - rzadkie. 7. Poziom istotności ryzyka wynikający z przyznanych ocen prawdopodobieństwa i oddziaływania: powaŝny, umiarkowany lub nieznaczny. 8. Wskazanie planowanej metody przeciwdziałania ryzyku, np. powierzenie odpowiedzialności wyznaczonemu pracownikowi. 9. Wskazanie osób odpowiedzialnych za wdroŝenie strategii postępowania wobec ryzyka.

11 Załącznik nr 4 do Regulaminu zarządzania ryzykiem w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tarnowie. Informacja o stanie ryzyk 1. Obszar ryzyka. Obszar w działalności jednostki, proces lub zjawisko, w którym występują ryzyka mogące mieć wpływ na funkcjonowanie jednostki / rachunkowość i sprawozdawczość, polityka kadrowo-płacowa, Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, zakupy, udzielanie zamówień publicznych, dochody jednostki, realizacja działań edukacyjnych Cele i zadania. 3. Opis ryzyka. Prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia, działania bądź zaniechania, którego skutkiem moŝe być szkoda w majątku lub wizerunku danej jednostki lub które moŝe przeszkodzić w osiągnięciu wyznaczonego celu / ryzyko niewłaściwego sporządzenia sprawozdania budŝetowego, ryzyko niezrealizowania planowych dochodów budŝetowych, ryzyko poniesienia strat finansowych, ryzyko zapłacenia kar lub odsetek, ryzyko wniesienia skarg lub zaŝaleń, ryzyko poniesienia dodatkowych kosztów, ryzyko nieuzasadnionych wydatków, ryzyko wystąpienia błędów i nieprawidłowości skutkujących zaleceniem pokontrolnym lub dyscypliną finansów publicznych itp. 4. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka. 1. rzadkie, Ŝe ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku, o ile nie zostanie zmniejszone / lub jego przypadki będą pojedyncze/ 2. mało prawdopodobne, Ŝe ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku, o ile nie zostanie zmniejszone / lub ryzyko będzie się krystalizować okazjonalnie, bądź w wyniku zbiegu niezwykłych okoliczności 3. średnie, Ŝe ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku, o ile nie zostanie zmniejszone / lub ryzyko będzie się krystalizować w miarę często, bądź w wyniku równoczesnego występowania róŝnych problemów i okoliczności / 4. prawdopodobne, Ŝe ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku, o ile nie zostanie zmniejszone / lub ryzyko będzie systematycznie narastać / 5. prawie pewne, Ŝe wystąpi w najbliŝszym roku budŝetowym 5. Czynniki wpływające na wystąpienie ryzyka. Działania lub zaniechania, które mogą spowodować wystąpienie ryzyka / rotacja pracowników, brak odpowiedniego wykształcenia lub doświadczenia pracowników, brak dostępu do obowiązujących przepisów prawa, brak odpowiedniego zaplecza technicznego dla sprawnej realizacji zadań / warunki lokalowe, brak sprzętu komputerowego i oprogramowania, brak odpowiednich pomocy naukowych / nierzetelni dostawcy towarów lub

12 usług, niewłaściwy przepływ informacji, problemy z komunikowaniem się wewnątrz jednostki i na zewnątrz, brak środków finansowych itp. 6. Skala ryzyka Określenie poziomu ryzyka wg skali 1-100% MoŜliwe działania zapobiegawcze Czynności, które jednostka mogłaby wykonać aby skutecznie zminimalizować moŝliwość wystąpienia danego ryzyka ( data i podpis kierownika komórki organizacyjnej)