INSTRUKCJA DLA OSÓB OBSŁUGUJĄCYCH TOK STUDIÓW W ZAKRESIE DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH Z OPŁATAMI ZA STUDIA PRZEKAZYWANYCH Z JEDNOSTEK DO KWESTURY Rodzaje dokumentów: 1. Wnioski o przeksięgowanie wpłaty na konto innego kontrahenta z powodu uiszczenia opłaty na błędny numer rachunku bankowego lub a konto innej należności wskutek zmiany kierunku studiów 2. Wnioski o zwroty 3. Wnioski o wyksięgowanie należności od studentów w pozostałe koszty operacyjne 4. Wnioski o wyksięgowanie nadpłat w pozostałe przychody operacyjne 5. Kopie faktur/faktur korygujących wystawianych studentom, których płatnikiem jest firma 6. Kopie faktur korygujących wystawianych studentom 7. Zestawienia poświadczające wykonanie inwentaryzacji rozrachunków ze studentami Wszystkie powyższe dokumenty powinny zostać podpisane przez pracownika prowadzącego rozrachunki ze studentami, Kierownika Jednostki oraz Dziekana u. Zatwierdzenia przez Kwestora wymagają: 1. Wnioski o przeksięgowanie środków związane z wystawieniem nowej należności (wskutek mylnej wpłaty studenta lub zmiany kierunku studiów) 2. Wnioski o zwroty 3. Wnioski o wyksięgowanie należności od studentów w pozostałe koszty operacyjne 4. Wnioski o wyksięgowanie nadpłat w pozostałe przychody operacyjne ZWROTY Zwrotu środków należy dokonywać bez zbędnej zwłoki. Po procesie rekrutacji w przypadku nieuruchomienia danego programu studiów - konta kandydatów powinny zostać zweryfikowane do 14 dni od daty wydania w tej sprawie decyzji Prorektora UJ ds. dydaktyki: Wystawione należności skorygowane, Wpłacone środki: o zwrócone, jeśli student rezygnuje z nauki w UJ, o przeksięgowane, jeśli kandydat podejmuje edukację w ramach innego programu studiów w UJ. Pracownik danej Jednostki kontaktuje się z kandydatem, który dokonał wpłaty a nie złożył dotąd żadnej dyspozycji (zwrot, przeksięgowanie) w celu ustalenia: o czy podejmuje studia w innej Jednostce UJ -> kandydat składa podanie o przeksięgowanie wpłaconych środków w Jednostce, która dysponuje wpłatą (załącznik 2), o czy rezygnuje z nauki w UJ i trzeba dokonać zwrotu z równoczesnym pozyskaniem numeru konta bankowego do zwrotu -> wniosek o zwrot składa pracownik Jednostki (załącznik 3).
Wniosek o zwrot środków należy przygotować zbiorczo dla wszystkich kandydatów, również w tych przypadkach, jeżeli z kandydatem nie ma kontaktu wtedy w polu zamiast numeru rachunku bankowego proszę wpisać ZWROT NA KONTO PODANE NA WPŁACIE Wnioski o zwroty Jednostki kierują do Działu Weryfikacji i Kontroli. Kwoty zwrotów powinny zostać udokumentowane wydrukami pozycji korygujących należności z systemu SAP FICA. W przypadku wpłat nierozliczonych na kontach 9 kandydatów, kwoty zwrotów dokumentujemy wydrukami pozycji nierozliczonych z kont 9 kandydatów. W uzasadnieniu wniosku o zwroty podajemy stosowną decyzję Prorektora UJ ds. dydaktyki w sprawie nieuruchomienia danego kierunku studiów. Wniosek o zwroty powinien zostać podpisany przez pracownika Jednostki. Na wniosku o zwroty odpowiednie służby owe składają pieczątkę likwidacyjną z określeniem kwoty zwrotu a dysponenci budżetu podpisem potwierdzają zgodę na wypływ środków z konta u. W pozostałych przypadkach: Do Działu Weryfikacji i Kontroli pracownik Jednostki przekazuje podanie studenta lub pracownika Jednostki w imieniu studenta (załącznik 4) -> w tym drugim przypadku wola studenta musi zostać udokumentowana e-mailem z podaniem numeru konta bankowego i danych właściciela konta, na które zwrot należy przelać. zwrotu powinna zostać udokumentowana wydrukami pozycji korygujących należności z systemu SAP FICA. W przypadku wpłaty nierozliczonej na koncie 9 studenta, kwotę zwrotu dokumentujemy wydrukiem pozycji nierozliczonych z konta 9 studenta. Pracownik Jednostki, powinien otrzymać z Działu Finansowego potwierdzenie wpłaty studenta w formie wyciągu bankowego. Wniosek o zwrot musi zawierać numer konta bankowego z danymi właściciela konta, na które należy przelać kwotę zwrotu -> zastrzeżenie, że jeżeli wpłaty dokonała inna osoba niż student, zwrot zawsze musi zostać przesłany na konto, z którego wpłata została dokonana. Podanie studenta powinno zostać zweryfikowane i potwierdzone przez pracownika Jednostki własnoręcznym podpisem. Na podaniu o zwrot odpowiednie służby owe składają pieczątkę likwidacyjną z określeniem kwoty zwrotu a dysponenci budżetu podpisem potwierdzają zgodę na wypływ środków z konta u. UWAGA: Podanie o zwrot może zostać zatwierdzone przez pracownika Jednostki obsługującego studenta w ramach danego programu studiów tylko w przypadku naliczenia mu wszystkich należności na dany semestr i po uregulowaniu przez niego bieżących płatności. Załączniki: 1. Wniosek o przeksięgowanie wpłaty za studia/opłaty administracyjnej z powodu wpłaty na błędny numer rachunku bankowego 2. Wniosek o przeksięgowanie wpłaty a konto innej należności wskutek zmiany kierunku studiów 3. Wniosek o zwroty wpłat za studia/opłat administracyjnych z powodu nieuruchomienia kierunku 4. Wniosek o zwrot wpłaty za studia/opłaty administracyjnej 5. Wniosek o wyksięgowanie należności z tytułu usług edukacyjnych/ opłat administracyjnych w pozostałe koszty operacyjne
6. Wniosek o wyksięgowanie nadpłat z tytułu usług edukacyjnych/ opłat administracyjnych w pozostałe przychody operacyjne Wniosek o podjęcie windykacji dłużnika przez Kwesturę generuje system SAP FICA na 3 poziomie monitowania.
Załącznik 1 Imię i nazwisko Rok studiów Numer PH w SAP FICA Wniosek o przeksięgowanie wpłaty za studia/opłaty administracyjnej (błędny numer rachunku bankowego) W związku z uiszczeniem opłaty za studia/opłaty administracyjnej na numer rachunku bankowego innego studenta/doktoranta/słuchacza zwracam się z prośbą o jej przeksięgowanie zgodnie z poniższą dyspozycją: Nr konta 9 kontrahenta, gdzie zaksięgowano wpłatę Nr konta 9 kontrahenta, gdzie wpłatę należy przeksięgować Podpis wnioskodawcy Podpis pracownika Jednostki Zespół Weryfikacji i Kontroli
Załącznik 2 Imię i nazwisko Rok studiów Numer PH w SAP FICA Wniosek o przeksięgowanie wpłaty za studia/opłaty administracyjnej (zmiana kierunku studiów) W związku ze zmianą kierunku studiów z na zwracam się z prośbą o przeksięgowanie wpłaty za studia/opłaty administracyjne zgodnie z poniższą dyspozycją: Nr dokumentu należności z kierunku, gdzie złożono rezygnację Nr dokumentu należności na kierunku, gdzie studia są podejmowane Podpis wnioskodawcy Podpis pracownika Jednostki
Załącznik 3 Wniosek o zwrot wpłat za studia/opłat administracyjnych (nieuruchomienie kierunku) W związku z nieuruchomieniem kierunku na podstawie decyzji nr. z dnia Prorektora UJ ds. dydaktyki w sprawie nieuruchomienia niektórych kierunków studiów, proszę o zwrot opłat za studia poniższym osobom, na rachunki bankowe, z których środki zostały wpłacone: Numer konta 9 w SAP FICA Imię i nazwisko Nr konta bankowego do zwrotu.. Podpis wnioskodawcy Zespół Weryfikacji i Kontroli
Załącznik 4 Imię i nazwisko Rok studiów Numer PH w SAP FICA Wniosek o zwrot wpłaty za studia/opłaty administracyjnej W związku z: 1. Rezygnacją ze studiów (skreśleniem z listy studentów) 2. Nadpłatą na koncie rozrachunkowym 3. Uzyskaniem zgody na urlop dziekański 4. Zwolnieniem z części lub całości opłaty za studia 5. Inne: zwracam się z prośbą o: A. Zwrot kwoty na wskazany rachunek bankowy * Nr rachunku bankowego Nazwa banku Dane właściciela konta (imię, nazwisko, adres) *wnioskodawca wskazuje dowolne konto bankowe, na które powinny wpłynąć zwracane przez UJ środki. Nie dotyczy wpłat wniesionych na konto UJ przez inną osobę niż wnioskodawca. W takich przypadkach środki zwracane są na konto bankowe, z którego wpłynęły. B. Zwrot kwoty do odebrania w formie gotówki w dowolnej placówce banku PeKao S.A. Oświadczam, że ponoszę wszelką odpowiedzialność za skutki przesłania środków na wskazany przeze mnie numer rachunku bankowego. Podpis wnioskodawcy Podpis pracownika Jednostki Zespół Weryfikacji i Kontroli
Załącznik 5 Wniosek o wyksięgowanie należności z tytułu usług edukacyjnych/ opłat administracyjnych w pozostałe koszty operacyjne Zwracam się z wnioskiem o wyksięgowanie w pozostałe koszty operacyjne należności wobec Uniwersytetu Jagiellońskiego pani/pana Numer konta 9 w SAP FICA Tytuł zobowiązania Semestr Rok akad. Termin płatności Powód: koszty windykacji przewyższają kwotę należności, należność uległa przedawnieniu* *zostawić właściwy powód Tutaj podać w skrócie fakty: kiedy student został skreślony, z jakiego programu, w jakim roku akademickim, z jakiego powodu. Jeżeli jest to opłata za indeks/ dyplom dopisać, że dokument został wystawiony, dodatkowo czy wydany czy nie i że student nie wniósł opłaty. Jeżeli należność uległa przedawnieniu proszę podać okoliczności i powód.. Podpis osoby prowadzącej rozrachunki dłużnika
Załącznik 6 Wniosek o wyksięgowanie nadpłat z tytułu usług edukacyjnych/ opłat administracyjnych w pozostałe przychody operacyjne Zwracam się z wnioskiem o wyksięgowanie w pozostałe przychody operacyjne nadpłaty pani/pana Numer konta 9 w SAP FICA Data wpłaty Powód: Student/tka uiściła wszystkie zobowiązania względem UJ, z powodu braku kontaktu nie ma możliwości pozyskania numeru konta bankowego w celu dokonania zwrotu nadpłaconej kwoty. Tutaj podać w skrócie fakty: kiedy student ukończył studia, jeśli został skreślony, z jakiego programu, w jakim roku akademickim, z jakiego powodu. Do podania dołączyć wydruk pozycji nadpłaty na koncie 9 studenta z systemu SAP FICA.. Podpis osoby prowadzącej rozrachunki studenta