PROTOKÓŁ NR 8/2011 posiedzenia Rady Nadzorczej Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej "Wspólna Praca" w Katowicach odbytego w dniu 04.07.2011r. PORZĄDEK POSIEDZENIA 1. Otwarcie posiedzenia Rady Nadzorczej. 2. Ustalenie zakresu obowiązków dla członka Rady Nadzorczej oddelegowanego do pełnienia funkcji członka Zarządu uzupełnienie uchwały. 3. Zapoznanie się z umową o pracę i warunkami jej rozwiązania odwołanego na Walnym Zgromadzeniu członka Zarządu. 4. Zaznajomienie się z zakresem i kosztami prac przeglądowych i konserwacyjnych w zasobach SBM Wspólna Praca w kontekście konfrontacji prac wykonywanych siłami własnymi i zlecanych na zewnątrz, w szczególności: informacja o zakresie i koszcie prac zlecanych do wykonania zgodnie z przetargami prowadzonymi w czerwcu 2011 r. informacja o zakresie prac wykonywanych przez inspektorów i konserwatorów zatrudnionych w Spółdzielni. informacja o koszcie zatrudnienia inspektorów i konserwatorów i rozdziale (przypisie) tych kosztów na nieruchomości Spółdzielni (w tym zestawienie za rok 2010). 5. Sprawy bieżące i wolne wnioski. 6. Zakończenie obrad. Do punktu 1. Otwarcie posiedzenia Rady Nadzorczej. Przewodniczący Rady Nadzorczej P. A. Wilk otworzył posiedzenie, stwierdził ważność posiedzenia i jego władność do podejmowania uchwał - przy obecności 6 członków Rady Nadzorczej na 7 osobowy skład RN. Lista obecności stanowi załącznik nr 1 do protokołu. W dalszej kolejności prowadzący obrady przedstawił zebranym planowany porządek obrad (w załączniku nr 2 ) i poprosił o wnoszenie uwag. Następnie porządek obrad został przyjęty przez Radę Nadzorczą w głosowaniu: 6 za, 0 przeciw, 0 wstrzymujący się. Do punktu 2. Ustalenie zakresu obowiązków dla członka Rady Nadzorczej oddelegowanego do pełnienia funkcji członka Zarządu uzupełnienie uchwały. Prowadzący obrady wskazał, iż na ostatnim posiedzeniu Rada Nadzorcza domniemywała zakres obowiązków, który winien być pełniony przez oddelegowaną do Zarządu p. E. Langner. W związku z tym należy obowiązki te sprecyzować, aby były one jasne i oczywiste. Dodał, iż Prezes Zarządu zasugerował, jakie podstawowe i niezbędne obowiązki powinien wykonywać pod jego nieobecność oddelegowany członek do Zarządu. Zarys tych obowiązków został przedłożony w materiałach na posiedzenie Rady Nadzorczej. W tym miejscu głosu udzielono p. E. Langner, która wyjaśniła, iż jej oddelegowanie do Zarządu składa się z dwóch etapów. Chodzi o zakres obowiązków, który powinien być przez nią pełniony pod nieobecność Prezesa Zarządu i w pozostałym okresie, tj. do czasu uzupełnienia składu Zarządu. Zdaniem ww. należy ten zakres uściślić. Dodała, iż z postanowień regulaminu organizacyjnego oraz regulaminu Zarządu, jak również z treści pełnomocnictw udzielonych pracownikom Spółdzielni wynika, że przy zakresie obowiązków 1
otrzymanych od Rady Nadzorczej na poprzednim posiedzeniu, Prezes Zarządu nie powinien w tym czasie udawać się na urlop. Ponadto p. E. Langner wskazała, iż nieobecność Prezesa wymaga oddelegowania osoby do kierowania Spółdzielnią w tym czasie. Podała także, iż w większości spraw przed podpisaniem niezbędne jest ich sprawdzenie, podobnie jest z przelewami wymagającymi również skontrolowania pod względem merytorycznym i rachunkowym. P. A. Wilk wskazał, iż nie jest zamiarem, aby nieetatowy członek Zarządu oddelegowany do Zarządu przejął wszystkie obowiązki członka Zarządu, który ma zostać powołany w wyniku konkursu i z którym będzie zawarta umowa o pracę. Zamierzeniem jest jedynie pokrycie zakresu obowiązków, który wynika z postanowień Statutu, co wymaga obecności drugiego członka. W dalszej części dyskusji p. E. Langner została zapytana, czy zakres obowiązków dla oddelegowanego członka Zarządu sprawującego zastępstwo Prezesa kierownika bieżącej działalności w okresie urlopu, sprecyzowany przez Prezesa Zarządu (dokument przedłożony w materiałach na posiedzenie RN) jest dla niej do przyjęcia. Ww. poinformowała, że w zasadzie tak, ale jej obowiązki określa szczegółowo Regulamin organizacyjny i za ich wykonywanie winna otrzymać odpowiednie wynagrodzenie. W okresie oddelegowania do Zarządu pozostaje bez żadnego świadczenia i nie jest uprawniona do otrzymania wynagrodzenia za udział w posiedzeniach Rady Nadzorczej, gdyż w tym okresie nie wypełnia mandatu członka RN. Wobec powyższego p. K. Jaworska zwróciła się do ww., aby określiła, jakie wynagrodzenia winna ustalić jej Rada Nadzorcza na okres oddelegowania do Zarządu. P. E. Langner zaproponowała (informacja niedostępna) za okres 21-30.06.2011r, a za miesiąc lipiec 2011r. (biorąc pod uwagę pełnienie obowiązków pod nieobecność Prezesa) dwukrotność ww. kwoty. P. A. Wilk wskazał, iż jest przeciwny powyższemu i zwrócił się z zapytaniem do członków Rady Nadzorczej, czy ktoś inny podjąłby się czynności oddelegowanego członka Zarządu. W tym miejscu głos zabrała p. K. Gwiaździńska informując, iż jeżeli wolą Rady Nadzorczej byłoby oddelegowanie jej do pełnienia funkcji członka Zarządu, byłaby skłonna zgodzić się wypełnianie obowiązków za (informacja niedostępna) (brutto) na miesiąc i nie będzie rozbić problemów z podpisywaniem dokumentów. Z uwagi na fakt, iż sprawa podjęcia uchwały o oddelegowaniu członka Rady Nadzorczej do czasowego pełnienia funkcji członka Zarządu wymaga ujęcia w porządku obrad, a w dniu dzisiejszym porządek obrad został już przyjęty, p. A. Wilk poinformował, iż będzie ona przedmiotem obrad Rady Nadzorczej w dniu 27.07.2011r. P. Z. Pietraś proponował ustalić dla oddelegowanej p. E. Langner wynagrodzenie miesięczne za czerwiec 2011r. w wysokości (informacja niedostępna), za lipiec w wysokości (informacja niedostępna), a za kolejne miesiące po (informacja niedostępna) do czasu wyłonienia etatowego członka Zarządu. Powyższy wniosek został zaakceptowany w wyniku głosowania: - 3 głosy za, - 1 głos przeciw (p. A. Wilk), - 2 głosy wstrzymujące się. W wyniku powyższego Rada Nadzorcza podjęła uchwałę o następującej treści: UCHWAŁA NR 33/2011 Rady Nadzorczej Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej Wspólna Praca w Katowicach z dnia 04.07.2011r. W SPRAWIE: USTALENIA WYSOKOŚCI WYNAGRODZENIA DLA ODDELEGOWANEJ CZASOWO DO ZARZĄDU P. ELŻBIETY LANGNER NA CZAS PEŁNIENIA FUNKCJI CZŁONKA ZARZĄDU Działając na podstawie 141 Statutu Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej Wspólna Praca" w Katowicach, Rada Nadzorcza uchwala: 2
1 Ustalić wynagrodzenie w formie miesięcznego ryczałtu dla p. Elżbiety Langner, na czas jej oddelegowania do Zarządu, na mocy uchwały Rady Nadzorczej nr 31/2011 z dnia 20.06.2011., tj: 1. za miesiąc czerwiec 2011r. w wysokości (informacja niedostępna) (brutto), 2. za miesiąc lipiec 2011r. w wysokości (informacja niedostępna) (brutto), 3. za każdy kolejny miesiąc w wysokości po (informacja niedostępna) (brutto). 2 Wykonanie Uchwały powierza się Zarządowi Spółdzielni. 3 Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. Kolejno prowadzący obrady poddał pod głosowanie wniosek o podjęcie uchwały w sprawie ustalenia zakresu obowiązków pełnionych przez oddelegowaną czasowo do Zarządu p. E. Langner przyjmując, iż zakres obowiązków sprecyzowany przez prezesa pod jego nieobecność (załącznik do protokołu) oraz zakres obowiązków w pozostałym okresie, tj. do czasu uzupełnienia składu Zarządu, wypełniany będzie zgodnie z postanowieniami wynikającymi z Regulaminu organizacyjnego SBM Wspólna Praca i z Regulaminu Zarządu SBM Wspólna Praca : - 6 głosów za, - 0 głosów przeciw, - 0 głosów wstrzymujących się. W wyniku powyższego Rada Nadzorcza podjęła uchwałę o następującej treści: UCHWAŁA NR 34/2011 Rady Nadzorczej Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej Wspólna Praca w Katowicach z dnia 04.07.2011r. W SPRAWIE: ustalenia zakresu obowiązków pełnionych przez oddelegowaną czasowo do Zarządu p. Elżbietę Langner na mocy uchwały Rady Nadzorczej nr 31/2011 z dnia 20.06.2011r. Działając na podstawie 141 Statutu Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej Wspólna Praca" w Katowicach, Rada Nadzorcza uchwala: 1 Ustalić zakres obowiązków pełnionych przez oddelegowaną czasowo do Zarządu p. Elżbietę Langner na mocy uchwały Rady Nadzorczej nr 31/2011 z dnia 20.06.2011: 1. pod nieobecność Prezesa Zarządu poprzez: a) składanie oświadczeń woli za Spółdzielnię wraz z pełnomocnikiem w zakresie: pism wychodzących ze Spółdzielni, w tym zaświadczeń o przysługujących prawach do lokali wystawianych przez Spółdzielnię na wniosek osób uprawnionych, umowy z W.F.O.Ś.i G.W. w Katowicach w zakresie przyznanej pożyczki preferencyjnej z przeznaczeniem na termomodernizację budynku przy ul. Orkana 4 w Katowicach, b) składanie oświadczeń woli za Spółdzielnię wraz z pracownikiem uprawnionym w zakresie przelewów elektronicznych realizowanych przez Spółdzielnię za pośrednictwem Banku PKO BP S.A., ul Damrota 23 w Katowicach (z częstotliwością 1-2 razy w tygodniu), c) wręczenie wypowiedzenia umowy o pracę p. Krystynie Śmieja w pierwszym dniu pracy po okresie zwolnienia chorobowego. 2. w pozostałym okresie, tj. do czasu uzupełnienia składu Zarządu, zgodnie z postanowieniami wynikającymi z Regulaminu Zarządu SBM Wspólna Praca. 2 Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. 3
Do punktu 3. Zapoznanie się z umową o pracę i warunkami jej rozwiązania odwołanego na Walnym Zgromadzeniu członka Zarządu. Rada Nadzorcza zapoznała się z treścią umowy o pracę odwołanego członka Zarządu i przyjęła do wiadomości informację, iż okres wypowiedzenia tej umowy wynosi trzy miesiące. Do punktu 4. Zaznajomienie się z zakresem i kosztami prac przeglądowych i konserwacyjnych w zasobach SBM Wspólna Praca w kontekście konfrontacji prac wykonywanych siłami własnymi i zlecanych na zewnątrz, w szczególności: informacja o zakresie i koszcie prac zlecanych do wykonania zgodnie z przetargami prowadzonymi w czerwcu 2011r., informacja o zakresie prac wykonywanych przez inspektorów i konserwatorów zatrudnionych w Spółdzielni, informacja o koszcie zatrudnienia inspektorów i konserwatorów i rozdziale (przypisie) tych kosztów na nieruchomości Spółdzielni (w tym zestawienie za rok 2010). W tym miejscu głos zabrał p. A. Wilk wnosząc o wyjaśnienie przedłożonego w materiałach dokumentu dotyczącego zestawienia kosztów utrzymania inspektorów i konserwatorów za 2010r. oraz I-V/2011r. Dodał, iż zatrudniani są konserwatorzy i inspektorzy nadzoru, a ponadto firmy zewnętrzne na wykonanie zadań, które częściowo pokrywają się z kompetencjami tych zatrudnionych pracowników. Należy wyjaśnić kwestie, jakie są źródła pokrycia kosztów zatrudnienia inspektorów i konserwatorów. P. E. Langner poinformowała, iż należało sprecyzować prawidłowo pytania. Wyjaśniła, iż w tych pytaniach nie podano, czemu mają służyć zestawienia, co chcemy w wyniku tego uzyskać. Po pierwsze nie sprecyzowano kosztu zatrudnienia. Poinformowała, iż Rada Nadzorcza poprzedniej kadencji określała, jakie mają być materiały sporządzane przez Zarząd. Poza tym poinformowała, iż osoba, która sporządziła ww. zestawienie zajmuje się tylko płacami i nie ma wystarczających danych, aby takie zestawienie, jakie życzył sobie p. A. Wilk sporządzić. P. E. Langner poinformowała również, że w analizach osiedlowych podane są informacje o kosztach konserwatorów obciążających GZM, a w rozliczeniach remontowych jest pozostała część kosztów konserwatorów. P. K. Dora-Jaworska wskazała, iż ze sporządzonego zestawienia wynika, podając przykładowo, że koszt konserwatorów za 2010r. przypadający na nieruchomość Sobieskiego 10 (trzy mieszkania), jak i na nieruchomość Tysiąclecia 86a (174 mieszkania) jest taki sam i wynosi po 7.052,69zł., co nie jest prawdą. P. I.Kańtoch wskazała, iż z logicznego punktu widzenia przedstawione w zestawieniu dane są nieprawidłowe. P. Z. Pietraś złożył wniosek o przełożenie ww. punktu porządku obrad na kolejne posiedzenie, na które Zarząd złoży wyjaśnienia w tej sprawie. Podsumowując p. A. Wilk wskazał, iż należy doprowadzić do tego, aby poszczególne nieruchomości miały pełne informacje, co ile i za co kosztuje, stwarzając tym samym możliwość zapoznawania się z tymi kosztami i wpływania na nie bezpośrednio przy nieruchomościach. W tym zakresie winien być ze strony Spółdzielni pełniony rzetelny nadzór, by dało się koordynować prace, jak najtaniej dla całej Spółdzielni. W związku z tym konieczna jest zmiana struktury organizacyjnej Spółdzielni i regulaminu organizacyjnego. Zaproponował, aby powołać komisję, której zadaniem będzie ustalenie podziału kosztów konserwacji na poszczególne nieruchomości. Do punktu 5. Sprawy bieżące i wolne wnioski. Pismo p. Jerzego A. zam. Katowice (kod lokalu: 03-006-015) z dnia 06.06.2011r. (doręczone w dniu 10.06.2011r.) w sprawie prośby o wyrażenie zgody na ponowne wpisanie w poczet członków Spółdzielni w związku z uregulowaniem zadłużenia. Rada Nadzorcza podejmie uchwałę w powyższej sprawie na kolejnym posiedzeniu, na które Zarząd przygotuje projekt uchwały. 4
P. A. Wilk poinformował, iż kolejne posiedzenie, które wyznaczone zostało na dzień 27.07.2011r. poświęcone będzie: a) podjęciu w razie konieczności uchwały w przedmiocie zmiany członka Rady Nadzorczej oddelegowanego do czasowego pełnienia funkcji członka Zarządu, tj. do czasu uzupełnienia składu Zarządu. b) przyjęciu półrocznego planu pracy Rady Nadzorczej. c) zaznajomieniu się z zakresem i kosztami prac przeglądowych i konserwacyjnych w zasobach SBM Wspólna Praca w kontekście konfrontacji prac wykonywanych siłami własnymi i zlecanych na zewnątrz (...).- ciąg dalszy. d) podjęciu uchwały w sprawie uchylenia uchwały Rady Nadzorczej w sprawie wykreślenia p. Jerzego A. z rejestru członków Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej Wspólna Praca w Katowicach. Do punktu 6. Zakończenie obrad. Zamknięcia obrad Rady Nadzorczej dokonał Przewodniczący Rady Nadzorczej p. A. Wilk. Kolejne posiedzenia Rady Nadzorczej zostały wyznaczone na dzień 27.07.2011r. i 10.08.2011r. S E K R E T A R Z P R Z E W O D N I C Z Ą C Y RADY NADZORCZEJ RADY NADZORCZEJ Jan Tondera Andrzej Wilk 5
1 Lista obecności posiedzenia RN 04.07.2011r. 2 Planowany porządek obrad.