UROCZYSTOŚĆ CENTRALNYCH OBCHODÓW ŚWIATOWEGO DNIA SERCA ZAKOPANE, NIEDZIELA, 28 WRZEŚNIA 2014 r. ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT I. Stowarzyszenie Polskie Towarzystwo Kardiologiczne Oddział Krakowski ( PTK OK ), w ramach prowadzonej działalności statutowej, planuje imprezę plenerowo-medialną o charakterze pikniku/festynu z okazji przypadającej 28 września 2014 roku Uroczystości Centralnych Obchodów Światowego Dnia Serca ( Impreza ). W związku z tym PTK OK zamierza powierzyć organizację Imprezy profesjonalnej firmie zajmującej się działalnością w zakresie public relations, organizowaniem dużych imprez plenerowych (w tym imprez masowych), pozyskiwaniem sponsorów oraz współpracującej z Telewizją Polską S.A. ( Organizator ). Wskazane jest także doświadczenie Organizatora w promowaniu działalności związanej z medycyną i/lub zdrowiem. II. Impreza miałaby się odbyć pod patronatem i z udziałem ekspertów Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego. Polskie hasła przewodnie Dnia Serca w roku 2014 to: Pamiętaj o sercu, Miej serce dla serca i Zawalcz o swoje serce; akcja będzie skierowana do wszystkich grup wiekowych. Impreza nie jest obliczona na zysk. Jej celem jest szeroki oddźwięk medialny i społeczny prowadzący do przekazania społeczeństwu określonych treści z zakresu zdrowego stylu życia. Zarząd PTK OK powoła ze swojego składu Koordynatora/Koordynatorów do bezpośredniej współpracy z Organizatorem. Zarząd PTK OK oczekuje, że Organizator będzie miał znaczący udział w pozyskaniu funduszy sponsorskich pokrywających koszty Imprezy oraz w całości lub w istotnej części honorarium Organizatora. Proponowana lokalizacja Imprezy Miasto Zakopane (dokładne miejsce w trakcie uzgodnień z Burmistrzem Miasta Zakopane). Czas trwania Imprezy co najmniej 8 godzin. 1
Do obowiązków Organizatora należałoby m.in. zorganizowanie następujących elementów zasadniczych Imprezy: a) scena; b) program edukacyjno- rozrywkowy realizowany na scenie i obejmujący: i) prowadzenie przez konferansjera/konferansjerów; ii) występy artystów i zespołów (piosenki z sercem w tytule, kabaret, taniec); iii) wywiady i prezentacje z udziałem ekspertów i osób publicznych (aktorzy, znani sportowcy, lekarze, politycy) dotyczące: - pomiaru i znaczenia właściwej kontroli ciśnienia tętniczego; - problemu nadwagi i otyłości; - zdrowej diety (z ew. pokazami kulinarnymi); - szkodliwości palenia tytoniu i metod odzwyczajania się od nałogu; - korzyści płynących z aktywności fizycznej; - kontroli gospodarki lipidowej (cholesterol itd.); - ogłaszanie i rozstrzyganie konkursów dla publiczności. c) otoczenie sceny: i) organizacja (chronionych przed ewentualnymi niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi) punktów; - pomiaru ciśnienia; - poziomu cholesterolu całkowitego; - wskaźnika masy ciała i obwodu talii; - badania EKG, Echo serca, pulsoksymetrii, monitorowania rytmu serca; - demonstracji defibrylacji i reanimacji; - obliczania wskaźnika ryzyka chorób układu krążenia (tzw. SCORE); - dystrybucji materiałów edukacyjnych i drobnych podarunków dla dzieci i młodzieży; ii) organizacja zabaw, gier i konkursów dla dzieci, młodzieży i dorosłych. 2
Inne obowiązki Organizatora związane z Imprezą a) Logistyka i PR: i) uzyskanie formalnych zezwoleń i zabezpieczenie Imprezy, w tym odpowiednie ubezpieczenia; ii) promocja Imprezy, koordynacja druku i dystrybucja materiałów edukacyjnych oraz współpraca z mediami; iii) szczegółowa koordynacja warunków produkcji telewizyjnej obejmującej ewentualną transmisję i/lub relację z Imprezy, w tym uzgodnienia z Telewizją Polską S.A. i Biurem Reklamy Telewizji Polskiej S.A. dopuszczalnego zakresu eksponowania reklamowanych treści i logo sponsorów. b) Finanse i rozliczenia i) środki finansowe pozyskiwane przez Organizatora oraz PTK na przeprowadzenie Imprezy będą gromadzone na utworzonym w tym celu przez PTK subkoncie. ii) scenariusz Imprezy może być zmodyfikowany za zgodą obu stron w sytuacji uzyskania niewystarczających środków na jego pełną realizację. iii) przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Imprezy z Działem Finansowo-Księgowym PTK leży po stronie Organizatora Imprezy. iv) rozliczenie środków finansowych Imprezy zostanie dokonane przez księgowość PTK. v) wypłata honorarium Organizatorowi nastąpi po akceptacji powyższego rozliczenia przez Zarząd PTK. vi) jeśli pozyskane przez Organizatora od sponsorów i wydane na Imprezę środki finansowe przekroczą ustaloną przez Zarząd Główny PTK kwotę Uchwałą Zarządu PTK może przydzielić Organizatorowi premię uznaniową po pełnym księgowym rozliczeniu Imprezy. Wysokość premii, o której mowa będzie uzależniona od wysokości pozostałej po ostatecznym rozliczeniu kwoty oraz oceny poziomu organizacji Imprezy i jej wydźwięku medialnego. Przy dodatnim bilansie Imprezy premia uznaniowa może być przez Zarząd przyznana w przypadku, gdy Impreza będzie odebrana jako wyjątkowo udana. 3
III. Oferty, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, z podaniem wstępnego scenariusza Imprezy, przewidywanego jej budżetu, informacji dotyczących przewidywanego udziału sponsorów i zakresu ich pomocy należy składać w terminie do 10 stycznia 2014 roku na adres: Polskie Towarzystwo Kardiologiczne Oddział Krakowski Krakowski Szpital Specjalistyczny im. Jana Pawła II ul. Prądnicka 80, 31-202 Kraków Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w dziedzinie public relations, doświadczeń w zakresie organizowania dużych imprez plenerowych, współpracy z Telewizją Polską S.A., współpracy z samorządem terytorialnym, współpracy z potencjalnymi sponsorami oraz ewentualnych doświadczeń w zakresie promocji działalności związanej z medycyną i/lub zdrowiem. Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy: 1. Oświadczenie o braku konfliktu interesów pomiędzy Firmą, jej przedstawicielami prawnymi oraz osobami reprezentującymi komitet organizacyjny Imprezy także biorącymi w niej udział. 2. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej). 3. Koncesje, zezwolenia lub licencje, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania koncesji, zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej w zakresie objętym ofertą. 4. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia. 5. W przypadku oferentów nie sporządzających bilansu informacja o obrotach, zyskach oraz zobowiązaniach i należnościach ogółem za okres trzech ostatnich lat obrotowych, a w przypadku, gdy oferent prowadzi działalność krócej aniżeli trzy lata za cały okres prowadzenia działalności. 6. W przypadku oferentów sporządzających bilans bilans oraz rachunek zysków i strat za okres trzech ostatnich lat obrotowych, a w przypadku, gdy oferent prowadzi działalność krócej aniżeli trzy lata za cały okres prowadzenia działalności. 4
7. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 8. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji. 9. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu imprez z udziałem środowiska medycznego. IV. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie. PTK OK zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadniania swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66 71 kodeksu cywilnego. Konsultantem Prawnym PTK jest Kancelaria Prawna: Łozowska & Reczyńska-Ratajczak sp. K. ul. Marokańska 4 L 03-977 Warszawa fax: 22/ 672-01-04 Lokalny Komitet Organizacyjny Uroczystości Centralnych Obchodów Światowego Dnia Serca Zakopane, 28 września 2014 r. Prof. UJ, dr hab. n. med. Magdalena Kostkiewicz Prof. UJ, dr hab. n. med. Maria Olszowska Prof. dr hab. n. med. Jerzy Sadowski Prof. dr hab. n. med. Piotr Podolec 5