Regulamin zamawiania dostaw, usług i robót budowlanych

Wersja: 02 Regulamin zamawiania dostaw, usług i robót budowlanych Data wydania: 7-01-2014 r. organizacyjna/funkcja procesowa) Spis Treści 1 Definicje... 3 2 Regulacje wewnętrzne procesowe... 4 3 Zasady ogólne udzielania zamówień... 5 4 Opis przedmiotu zamówienia... 5 5 Wartość zamówienia... 5 6 Wszczęcie postępowania zakupowego... 5 7 Tryby udzielenia zamówień... 6 8 Przetarg nieograniczony... 6 9 Przetarg ograniczony... 6 10 Negocjacje... 7 11 Zamówienie bezprzetargowe... 7 12 Terminy w postępowaniu zakupowym... 8 13 Warunki, jakie muszą spełniać wykonawcy... 9 14 Wykluczenie Wykonawcy... 9 15 WZ, wyjaśnienia i modyfikacja... 9 16 Wadium... 10 17 Zabezpieczenie należytego wykonania umowy... 11 18 Zasady składania ofert... 12 19 Otwarcie ofert... 12 20 Badanie i ocena ofert... 12 21 Odrzucenie oferty... 12 22 Wybór oferty najkorzystniejszej... 13 23 Negocjacje handlowe... 13 24 Unieważnienie postępowania zakupowego... 14

25 Zawiadomienie o wyniku postępowania... 14 26 Środki odwoławcze... 14 27 Dokumentowanie postępowań zakupowych... 15 28 Zawarcie umowy... 15 29 Postanowienia końcowe... 15 30 Decyzje... 15 31 Spis załączników... 16 2

1 Definicje Regulamin zamawiania dostaw, usług i robót budowlanych Cena Dostawa Grupa ENERGA Inicjator postępowania zakupowego Kierownik Zamawiającego Komisja Przetargowa Najkorzystniejsza oferta Organizator postępowania zakupowego Postępowanie zakupowe/ postępowanie Robota budowlana Regulamin cena w rozumieniu art.3 ust.1 pkt. 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 roku o cenach (Dz.U. Nr 97, poz.1050 z późn. zm.) nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu Spółka ENERGA S.A. i wszelkie podmioty zależne w sposób bezpośredni lub pośredni od ENERGA S.A. Kierownik komórki organizacyjnej Spółki, definiującej potrzebę postępowania zakupowego Zarząd zamawiającego lub inne osoby uprawnione do reprezentowania zamawiającego działające na podstawie stosownych pełnomocnictw Komisja powołana do przygotowania i przeprowadzenia postępowania zakupowego, zgodnie z postanowieniami Regulaminu oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia lub ofertę z najniższą ceną kierownik komórki organizacyjnej Spółki odpowiedzialnej za prowadzenie postępowań zakupowych. Organizatorem postępowania może być także komórka organizacyjna ENERGA-OPERATOR SA odpowiedzialna za prowadzenie postępowań w przypadku, gdy zamawiający powierzy ENERGA-OPERATOR SA przygotowanie i przeprowadzenie postępowania zakupowego (pełnomocnik zamawiającego) postępowanie o udzielenie zamówienia na dostawę, usługę, robotę budowlaną prowadzone zgodnie z niniejszym Regulaminem wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlany w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 r., Nr 156, poz.1118, z późn. zm.), a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu tej ustawy, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego Regulamin zamawiania dostaw, usług i robót budowlanych Spółka ENERGA-OPERATOR Eksploatacja i Inwestycje Słupsk Sp. z o. o. Umowa zgodne oświadczenie co najmniej dwóch stron zawarte w wyniku przeprowadzenia postępowania zakupowego Usługa wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie jest dostawa lub robota budowlana 3

Wartość zamówienia WZ Wykonawca całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez inicjatora postępowania z należytą starannością Warunki zamówienia, dokument określający warunki, na jakich zostanie udzielone zamówienie osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia Zamawiający ENERGA-OPERATOR Eksploatacja i Inwestycje Słupsk Sp. z o. o. Zamówienie Zamówienie wspólne zamówienie/umowa odpłatna zawarta między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest dostawa, usługa lub robota budowlana zamówienie udzielane wspólnie przez Spółkę i ENERGA-OPERATOR SA na tożsamy przedmiot zamówienia, przygotowywane i prowadzone przez ENERGA- OPERATOR SA, na podstawie otrzymanego od Spółki pełnomocnictwa 2 Regulacje wewnętrzne procesowe 2.1 Proces Przeprowadzanie postępowania zakupowego. 2.2 Regulamin udzielania zamówień w ENERGA-OPERATOR SA. 4

3 Zasady ogólne udzielania zamówień 3.1 Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiada kierownik zamawiającego. 3.2 Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji. 3.3 Postępowanie prowadzi się w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej. 3.4 Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 3.5 Decyzję o odstąpieniu od zasad określonych niniejszym Regulaminem podejmuje Kierownik Zamawiającego, na wniosek organizatora postępowania. 3.6 Zamawiający może zastrzec sobie prawo unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny. 3.7 W przypadku zamówień wspólnych, postępowanie przygotowywane jest i prowadzone zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień w ENERGA-OPERATOR SA". 4 Opis przedmiotu zamówienia 4.1. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. 4.2. Opisu przedmiotu zamówienia dokonuje inicjator postępowania. 5 Wartość zamówienia 5.1 Szacunkową wartość zamówienia należy podać w złotych. 5.2 Ustalenia wartości zamówienia dokonuje inicjator postępowania. 6 Wszczęcie postępowania zakupowego 6.1 Wszczęcie postępowania następuje z chwilą: 6.1.1. opublikowania ogłoszenia o przetargu nieograniczonym na stronie internetowej zamawiającego, 6.1.2. wysłania zaproszeń do wykonawców w trybie: przetargu ograniczonego, negocjacji, bezprzetargowym, 5

6.2 W ogłoszeniu o zamówieniu należy podać w szczególności: 6.2.1 nazwę i siedzibę zamawiającego; 6.2.2 przedmiot zamówienia (rodzaj, zakres, termin i miejsce wykonania); 6.2.3 miejsce i termin składania/otwarcia ofert; 6.2.4 warunki dotyczące wadium (jeżeli dotyczy); 6.2.5 zastrzeżenie, że zamawiającemu przysługuje prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny; 6.2.6 wymagania stawiane wykonawcom; 6.2.7 osoby do kontaktu ze strony zamawiającego uprawnione do udzielania wyjaśnień w przedmiocie zamówienia oraz sposób porozumiewania się z nimi. 7 Tryby udzielenia zamówień 7.1 Podstawowymi trybami udzielania zamówienia są przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony oraz negocjacje. 7.2 Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie bezprzetargowym tylko w przypadkach określonych w Regulaminie. 7.3 Decyzję o wyborze trybu zamówienia podejmuje kierownik zamawiającego. 7.4 Dla zamówień o wartości równej i powyżej 250 000 PLN netto zaleca się wybór wykonawcy w trybie przetargu nieograniczonego. 7.5 Dla zamówień o wartości poniżej 20 000 PLN netto zaleca się wybór wykonawcy w trybie bezprzetargowym. 8 Przetarg nieograniczony 8.1 Przetarg nieograniczony to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. 8.2 Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu z WZ na stronie internetowej zamawiającego. 9 Przetarg ograniczony 9.1 Przetarg ograniczony to tryb udzielenia zamówienia, w którym oferty mogą składać wykonawcy zaproszeni do składania ofert. 9.2 Do udziału w postępowaniu zaprasza się taką liczbę wykonawców, która gwarantuje zachowanie konkurencji, jednak nie mniej niż 3. 9.3 Wraz z zaproszeniem do składania ofert, zamawiający przekazuje wykonawcom WZ. 6

10 Negocjacje Regulamin zamawiania dostaw, usług i robót budowlanych 10.1 Negocjacje to tryb udzielenia zamówienia, w którym negocjuje się warunki zamówienia z wybranymi wykonawcami, a następnie zamawiający zaprasza ich do składania ofert. 10.2 Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie negocjacji zapraszając do negocjacji taką liczbę wykonawców, która zapewni konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej niż 2. 10.3 Negocjacje mogą być prowadzone w formie spotkania stron, nowej oferty złożonej pisemnie, telekonferencji i droga elektroniczną. 10.4 Negocjacje powinny zostać udokumentowane (pisemna notatka z negocjacji). Notatki z negocjacji stanowią załączniki do protokołu z postępowania. 10.5 Zaproszenie do negocjacji zawiera co najmniej: określenie trybu udzielenia zamówienia, określenie przedmiotu zamówienia, warunki jego realizacji, miejsce i termin negocjacji, projekt umowy, inne istotne elementy uzasadnione charakterem zamówienia. 10.6 Prowadzone negocjacje mają charakter poufny. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami. 10.7 Zamawiający zaprasza wykonawców, z którymi prowadził negocjacje do składania ofert. 10.8 Zaproszenie do składania ofert zawiera co najmniej określenie przedmiotu zamówienia, warunki jego realizacji, projekt umowy i inne elementy uzasadnione charakterem zamówienia, w przypadku gdy w wyniku przeprowadzonych negocjacji ulegają one zmianie w stosunku do pierwotnie określonych w zaproszeniu do negocjacji. 10.9 Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z zapisami Regulaminu. 11 Zamówienie bezprzetargowe 11.1 Zamówienie bezprzetargowe to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia bezpośrednio wykonawcy lub po przeprowadzonych negocjacjach (dotyczących ceny i/lub pozostałych warunków zamówienia) tylko z jednym wykonawcą. 11.2 Zamówienia bezprzetargowe, może zostać udzielone, jeżeli zachodzi, co najmniej jedna z następujących okoliczności: 11.2.1 z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze lub w przypadku udzielania zamówienia z zakresu działalności twórczej i artystycznej w dziedzinie kultury i sztuki, a także z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów, dostawy, usługi, roboty budowlane można uzyskać tylko od jednego wykonawcy; 11.2.2 ze względu na wyjątkową sytuację nie wynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia; 11.2.3 w postępowaniu zakupowym prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie 7

oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione; 11.2.4 udziela się dotychczasowemu wykonawcy usług, dostaw lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających łącznie 50 % wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, a z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego; 11.2.5 dostawy/usługi/roboty budowlane zlecane są wykonawcy, któremu ENERGA- OPERATOR SA udzieliła zamówienia, a przedmiot tego zamówienia jest tożsamy z zamówieniem, którego zamierza udzielić Spółka; 11.2.6 dostawy/ usługi/roboty budowlane zlecane są Spółce Grupy ENERGA; 11.2.7 wartość zamówienia nie przekracza kwoty 20 000 PLN; 11.2.8 zamówienie udzielane będzie do umowy ramowej zawartej tylko z jednym wykonawcą; 11.2.9 w innych wyjątkowych przypadkach każdorazowo szczegółowo uzasadnionych, za zgodą Kierownika Zamawiającego. 12 Terminy w postępowaniu zakupowym 12.1 Termin związania ofertą nie powinien być krótszy niż 30 dni od upływu terminu do składnia ofert. 12.2 Przed upływem terminu związania ofertą, zamawiający może zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wyznaczony okres. Odmowa wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, nie powoduje utraty wadium. Przedłużenie okresu związania ofertą, jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium. 12.3 Termin składania ofert w trybie przetargu nieograniczonego nie powinien być krótszy, niż 14 dni od dnia ogłoszenia o zamówieniu. 12.4 W trybie przetargu ograniczonego i w trybie negocjacji termin składania ofert nie powinien być krótszy niż 7 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert. 12.5 W trybie bezprzetargowym terminy ustala inicjator postępowania. 12.6 Dopuszcza się skrócenie terminów, o których mowa w pkt 12.3 i pkt 12.4 do minimum 3 dni w postępowaniach zakupowych, których celem jest wyłonienie wykonawcy będącego podwykonawcą zamawiającego lub członkiem konsorcjum, w którym liderem jest zamawiający. Decyzję o skróceniu terminu podejmuje Kierownik Zamawiającego na wniosek organizatora postępowania. 8

12.7 Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą, z zastrzeżeniem pkt. 12.2. 13 Warunki, jakie muszą spełniać wykonawcy 13.1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 13.1.1 posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 13.1.2 posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 13.1.3 znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 13.1.4 nie podlegają wykluczeniu na podstawie pkt 14 Regulaminu. 13.2 Opis sposobu oceny spełnienia warunków powinien być związany z przedmiotem zamówienia oraz proporcjonalny do przedmiotu zamówienia. 14 Wykluczenie Wykonawcy 14.1 Z ubiegania się o zamówienie wyklucza się wykonawców: 14.1.1 którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania wyrządzili zamawiającemu szkodę nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, a szkoda ta nie została dobrowolnie naprawiona do dnia wszczęcia postępowania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które wykonawca nie ponosi odpowiedzialności; 14.1.2 w stosunku do których otwarto likwidację, wszczęto postępowanie układowe lub upadłościowe; 14.1.3 którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; 14.1.4 którzy złożyli nieprawdziwe informacje, mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania; 14.1.5 nie wykazali spełnienia warunków udziału w postępowaniu. 14.2 Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 15 WZ, wyjaśnienia i modyfikacja 15.1 W przypadku przetargu nieograniczonego WZ udostępniane są na stronie internetowej zamawiającego. 9

15.2 Na prośbę wykonawcy, WZ przekazywany jest w formie wydruku lub w formie elektronicznej, w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku o ich przekazanie. W takim przypadku, zamawiający może podjąć decyzję o odpłatnym udostępnieniu WZ, przy czym cena WZ może przenosić jedynie koszt druku lub koszt nośnika, na którym je zapisano. 15.3 W przypadku przetargu ograniczonego WZ przekazywany jest wykonawcy nieodpłatnie, wraz z zaproszeniem. 15.4 WZ nie wymaga się w przypadku zastosowania udzielenia zamówienia w trybie negocjacji i trybu bezprzetargowego. 15.5 Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści WZ, których zamawiający jest obowiązany udzielić, jeżeli prośba o wyjaśnienie treści wpłynęła do zamawiającego nie później, niż na 3 dni robocze przed terminem składania ofert. 15.6 Zamawiający przekazuje treść wyjaśnienia jednocześnie wszystkim wykonawcom, którym doręczono WZ lub zamieszcza na stronie internetowej, jeżeli WZ była zamieszczona na stronie internetowej zamawiającego, bez ujawniania źródła zapytania. Wyjaśnienie zamawiającego jest w każdym przypadku wiążące dla wykonawców. 15.7 Zamawiający może w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert zmodyfikować treść WZ. Jeżeli w wyniku modyfikacji niezbędny jest dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny na wprowadzenie tych zmian. 15.8 Treść modyfikacji przekazywana jest wszystkim wykonawcom, którym przekazano WZ wraz z informacją o przedłużeniu terminu składania ofert lub zamieszczana na stronie internetowej. 16 Wadium 16.1 Zamawiający może żądać od wykonawców wniesienia wadium. 16.2 Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku formach: 16.2.1 pieniądzu (na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego); 16.2.2 poręczeniach bankowych; 16.2.3 gwarancjach bankowych lub ubezpieczeniowych. 16.3 Decyzję o obowiązku wniesienia wadium podejmuje Kierownik Zamawiającego. 16.4 Wysokość wadium zostanie określona przez zamawiającego w ogłoszeniu/zaproszeniu do składania ofert w wysokości do 3% wartości przedmiotu zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium przed upływem terminu składania ofert. 16.5 Jako dzień wniesienia wadium uważa się: 16.5.1 w przypadku formy pieniężnej - dzień wpływu środków pieniężnych na konto bankowe zamawiającego, 10

16.5.2 w innej formie złożenie właściwych dokumentów zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego w WZ. 16.6 Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia na warunkach określonych w ofercie. 16.7 Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium, jeżeli: 16.7.1 upłynął termin związania ofertą; 16.7.2 zawarto umowę w sprawie zamówienia; 16.7.3 zamawiający unieważnił postępowanie o udzielenie zamówienia. 17 Zabezpieczenie należytego wykonania umowy 17.1 Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Zamawiający może żądać od wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zwanego dalej zabezpieczeniem. 17.2 Decyzję o zastosowaniu zabezpieczenia podejmuje Kierownik Zamawiającego. 17.3 Zabezpieczenie ustala się w wysokości do 10% ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy. 17.4 Wykonawca wnosi zabezpieczenie należytego wykonania umowy, nie później niż do dnia zawarcia umowy. 17.5 Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej z następujących form: 17.5.1 pieniądzu (na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego); 17.5.2 poręczeniach bankowych; 17.5.3 gwarancjach bankowych lub ubezpieczeniowych. 17.6 W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu, wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 17.7 Zamawiający zwraca zabezpieczenie wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy. 17.8 Zabezpieczenie, za zgodą zamawiającego, może być tworzone przez potrącenia z należności za częściowo wykonane dostawy, usługi lub roboty budowlane. Zamawiający wpłaca kwoty potrącane na rachunek bankowy w tym samym dniu, w którym dokonuje zapłaty faktury. 17.9 Zasady zwrotu zabezpieczenia wykonawcy: 11

17.9.1 70% wysokości zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane, 17.9.2 30 % kwoty zabezpieczenia w terminie nie później niż 15 dni po upływie okresu rękojmi za wady. 18 Zasady składania ofert 18.1 Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 18.2 Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej. 18.3 Treść oferty musi odpowiadać treści WZ, zaproszenia. 18.4 Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. 18.5 Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert. 19 Otwarcie ofert 19.1 W postępowaniach w trybie przetargu nieograniczonego, ograniczonego i negocjacji, otwarcie ofert jest jawne dla wykonawców, którzy złożyli oferty i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia. 19.2 Ofertę złożoną po terminie zwraca się niezwłocznie bez otwierania. 19.3 Bezpośrednio przed otwarciem ofert komisja przetargowa sprawdza prawidłowość oznakowania ofert i stan ich opakowania. W przypadku nieprawidłowego oznakowania lub uszkodzenia opakowania sekretarz komisji odnotowuje ten fakt w zbiorczym zestawieniu ofert. 19.4 Podczas otwarcia ofert, komisja przetargowa podaje nazwy (firmy) i adresy wykonawców oraz informacje dotyczące ceny i innych kryteriów oceny ofert, które zostały określone w ogłoszeniu o zamówieniu, zaproszeniu do składania ofert lub w WZ. 20 Badanie i ocena ofert 20.1 W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz uzupełnienia brakujących dokumentów określonych przez Zamawiającego w WZ lub zaproszeniu do składania ofert. 20.2 Zamawiający poprawia w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe w obliczeniu ceny, oraz inne omyłki, niezwłocznie informując o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 21 Odrzucenie oferty Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: 21.1 zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, która nie gwarantuje realizacji przez wykonawcę zamówienia w wymaganym terminie i na wymaganych warunkach; 12

21.2 została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu lub nie zaproszonego do składania ofert; 21.3 zawiera błędy w obliczeniu ceny; 21.4 jej treść nie odpowiada treści WZ lub zaproszenia. 22 Wybór oferty najkorzystniejszej 22.1 Spośród ofert niepodlegających odrzuceniu zamawiający wybiera najkorzystniejsza ofertę, zgodnie z kryteriami oceny ofert określonych w WZ lub zaproszeniu. 22.2 Dla trybu przetargu nieograniczonego, ograniczonego oraz negocjacji, Zamawiający może zastosować drugi etap Postępowania zakupowego, pod warunkiem, że informacje o zamiarze takiego prowadzenia Postępowania zamieści w ogłoszeniu, WZ / zaproszeniu, z zastrzeżeniem pkt 22.3. 22.3 Drugi etap Postępowania zakupowego można również zastosować w przypadku, gdy nie był on przewidziany w ogłoszeniu, WZ / zaproszeniu jeżeli: 22.3.1 cena Najkorzystniejszej Oferty przekracza wartość, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, 22.3.2 nie można wybrać najkorzystniejszej Oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i/lub innych kryteriów oceny ofert, 22.3.3 nie można dokonać wyboru Najkorzystniejszej Oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie. 22.4 Drugi etap Postępowania zakupowego Zamawiający może przeprowadzić w formie negocjacji handlowych. 22.5 Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. 23 Negocjacje handlowe 23.1 Negocjacje handlowe mogą mieć charakter jednoetapowy lub wieloetapowy. 23.2 Do drugiego etapu Postępowania, zaprasza się Wykonawcę, który uzyskał największą liczbę punktów, z zastrzeżeniem pkt. 22.3.2 oraz 22.3.3, gdzie do drugiego etapu Postępowania zaprasza się Wykonawców, którzy złożyli oferty przedstawiające taki sam bilans ceny i/lub innych kryteriów oceny ofert lub złożyli oferty o takiej samej cenie. 23.3 Podczas negocjacji handlowych Wykonawcy składają oferty dodatkowe zawierające propozycję ceny lub inne informacje wskazane przez Zamawiającego w zaproszeniu do negocjacji. Wykonawcy w ofertach dodatkowych nie mogą zaproponować wyższej ceny lub innych warunków mniej korzystnych niż zaproponowane w ofercie pierwotnej. 13

23.4 Negocjacje mogą być prowadzone w formie spotkania stron, nowej oferty złożonej pisemnie, telekonferencji i droga elektroniczną. 24 Unieważnienie postępowania zakupowego 24.1 Zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli: 24.1.1 w postępowaniu nie złożono żadnej oferty nie podlegającej odrzuceniu; 24.1.2 wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzone postępowanie lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie zamawiającego, 24.1.3 postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia; 24.1.4 w przypadku braku akceptacji protokołu z Postępowania. 24.2 Zamawiający może także unieważnić postępowanie na każdym jego etapie bez podania przyczyny i bez możliwości żądania przez wykonawców odszkodowania jeżeli takie zastrzeżenie zostało dokonane przez zamawiającego w WZ lub zaproszeniu. 25 Zawiadomienie o wyniku postępowania 25.1 O wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadamia równocześnie wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty. 25.2 Wraz w informacją o wyborze najkorzystniejszej oferty, zamawiający informuje o wykonawcach, którzy zostali wykluczeni i/lub których oferty zostały odrzucone podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 25.3 Zamawiający przekazuje informację o unieważnieniu postępowania równocześnie wszystkim wykonawcom biorącym udział w postępowaniu. W przypadku, gdy unieważnienie ma miejsce przed terminem składania ofert, informację o unieważnieniu ogłasza się na stronie internetowej zamawiającego. 26 Środki odwoławcze 26.1 Wykonawcom biorącym udział w postępowaniu, których interes prawny doznał uszczerbku w wyniku naruszenia przez zamawiającego postanowień niniejszego Regulaminu przysługują środki odwoławcze (odwołanie). 26.2 Odwołaniu nie podlega: 26.2.1 wybór trybu postępowania w sprawie udzielenia zamówienia; 26.2.2 unieważnienie postępowania. 26.3 Odwołanie wnosi się w formie pisemnej, w terminie 5 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia. 26.4 Wniesienie odwołania jest dopuszczalne tylko przez zawarciem umowy. 14

26.5 Zamawiający rozstrzyga odwołanie nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego wniesienia. Brak rozstrzygnięcia odwołania w tym terminie uznaje się za jego oddalenie. 26.6 W przypadku uwzględnienia odwołania zamawiający powtarza czynność lub dokonuje czynności bezprawnie zaniechanej. 26.7 O powtórzeniu lub dokonaniu czynności, zamawiający informuje niezwłocznie wszystkich wykonawców. 27 Dokumentowanie postępowań zakupowych Dokumentacja z postępowania zakupowego nie podlega upublicznieniu, za wyjątkiem ofert, które są jawne od chwili ich otwarcia. 28 Zawarcie umowy 28.1 Umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej chyba, że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. 28.2 Zawarcie umowy następuje nie później niż przed upływem terminu związania ofertą. 28.3 Zawarcie umowy w sprawie zamówienia może nastąpić także po upływie terminu związania ofertą, o ile wykonawca wyrazi zgodę na zawarcie takiej umowy. 28.4 Dla zamówień udzielanych w trybie bezprzetargowym na podstawie pkt. 11.2.2; 11.2.7 i 11.2.8 za formę umowy uważać można pisemne zlecenie realizacji przedmiotu zamówienia skierowane do wykonawcy. 28.5 Nie jest obowiązkowe dokumentowanie w formie pisemnej udzielania zamówienia o wartości netto poniżej 3 500 zł. 29 Postanowienia końcowe Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia. 30 Decyzje Decyzja Zainicjowanie postepowania zakupowego Zatwierdzenie składu Komisji Komórka lub stanowisko podejmujące decyzję kierownik komórki organizacyjnej, definiującej potrzebę postępowania zakupowego Zarząd zamawiającego lub inne osoby uprawnione do reprezentowania zamawiającego działające na podstawie stosownych pełnomocnictw Zatwierdzenie Protokołu z prac Komisji Przetargowej Zarząd zamawiającego lub inne osoby uprawnione do reprezentowania zamawiającego działające na podstawie stosownych pełnomocnictw Zawarcie umowy Zarząd zamawiającego lub inne osoby uprawnione do reprezentowania zamawiającego działające na podstawie stosownych pełnomocnictw 15

31 Spis załączników 31.1 Załącznik nr 1 Historia wprowadzonych zmian w procedurze Załącznik nr 1 Historia wprowadzonych zmian Nr wersji Opis wprowadzonej zmiany 02 W Regulaminie wprowadzono następujące zmiany: dołożono spis treści pkt 1, 2, 3 - usunięto zapisy zmieniono numerację pkt 5 doprecyzowano zapis, zmieniono numerację (po zmianie numeracji pkt 2) pkt 11.2.5 doprecyzowano zapis pkt 11.2.6 wykreślono przesłankę zastosowania trybu bezprzetargowego pkt 22.2 dodano zapis pkt 22.3 dodano zapis pkt 22.4 dodano zapis pkt 23 dodano zapis pkt 28.4 doprecyzowano zapis pkt 29 wykreślono częściowo zapis w postanowieniach końcowych, odnośnie mocy obowiązywania pkt 31.1 dodano zapis 16