Harmonogram prac nad utworzeniem jednostek pomocniczych (dzielnice, osiedla) ETAP I Termin Rodzaj działań/forma konsultacji Konsultacje społeczne Tematyka, cel pośredni prowadzonych działań, informacje dodatkowe 1. Tematyka: Rodzaj kosztów styczeń-luty Akcja informacyjna - wyjaśnienia czym są dzielnice, - korzyści i ryzyka związane z powstaniem dzielnic i powołaniem rad dzielnic, - modele funkcjonowania rad dzielnic na podstawie doświadczeń innych miast, - potencjalne koszty funkcjonowania rad dzielnic. Koszty obsługi spotkań: - ogłoszenia; - wynajem lokali. 2. Przynajmniej 8 spotkań informacyjnych, zaplanowanych w rejonach wyznaczonych jako rejony do głosowania w Budżecie Obywatelskim. marzec-kwiecień Badania jakościowe 1. Cel: - weryfikacja tożsamości mieszkańców oraz potwierdzenie zasadności powołania dzielnic, - określenie potencjalnej liczby i granic dzielnic na podstawie udzielonych odpowiedzi, - uzyskanie odpowiedzi na pytanie czy mieszkańcy chcą utworzenia jednostek pomocniczych. Druk i kolportaż ankiety. 2. Sondaż w formie ankiety. Wielkość próby mieszkańców powinna zostać ustalona na podstawie liczby gospodarstw domowych określanych przez GUS (ok. 40 tys.)
maj Warsztaty dla mieszkańców z udziałem radnych 1. Cel: wyznaczenie obszaru i nazwy dzielnicy; ustalenie zakresu działania; ustalenie zasad przekazywania składników mienia; ustalenia zakresu zadań i kompetencji; zasad przekazywania środków budżetowych na realizację zadań. 2. Liczba spotkań warsztatowych będzie uzależniona od wyników badań prowadzonych wcześniej i od tego, jakie dzielnice wskażą mieszkańcy. Jeżeli pierwsza z zastosowanych metod konsultacji nie pozwoli na wstępne sprecyzowanie liczby dzielnic warsztaty będą prowadzone w oparciu o rejony wyznaczone do Budżetu Obywatelskiego, wówczas odbędzie się 8 spotkań po jednym w rejonie. Koszty obsługi spotkań: - ogłoszenia, - wynajem lokali. Materiały na warsztaty: - druk map, - materiały biurowe. czerwiec Dyżury konsultacyjne 1. Cel: - dodatkowa weryfikacja opinii i zebranie uwag dotyczących konsultowanego zagadnienia; - umożliwienie mieszkańcom wypowiedzenia się w konsultowanej sprawie; - zebranie uwag. 2. Przynajmniej 4, w tym 2 w dni wolne od pracy, prowadzone w przestrzeni publicznej. Druk ogłoszeń. lipiec W oparciu o wyniki I Etapu konsultacji: - podjęcie uchwały w sprawie zmian Statutu Miasta Gorzowa Wlkp.; - podjęcie uchwał o utworzeniu jednostek pomocniczych. ETAP II Konsultacje społeczne
lipiec-sierpień Akcja informacyjna 1. Tematyka: - przedstawienie wyników pierwszego etapu konsultacji; - informacja o utworzonych jednostkach pomocniczych; - informacja o tematyce II etapu konsultacji (czym jest statut, zadania organów jednostek pomocniczych); - informacja o planowanych formach konsultacji. 2. Artykuły sponsorowane w mediach. 3. Spotkania informacyjne z mieszkańcami w dzielnicach. Liczba spotkań będzie zależała od liczby utworzonych dzielnic. 1. Koszty organizacji spotkań: - ogłoszenia; - wynajem lokali. 2. Koszty artykułów prasowych. wrzesień - listopad Pisemne zbieranie uwag 1. Cel - poznanie opinii i zebranie uwag dotyczących konsultowanego zagadnienia. 2. Zebranie materiału, który zostanie wykorzystany w kolejnym etapie konsultacji. Brak kosztów. październik Dyżury konsultacyjne 1. Cel: - dodatkowa weryfikacja opinii i zebranie uwag dotyczących konsultowanego zagadnienia, - umożliwienie mieszkańcom wypowiedzenia się w konsultowanej sprawie, - zebranie uwag. 2. Liczba dyżurów będzie zależała od liczby utworzonych dzielnic. Na tym etapie dyżury powinny odbywać się już w potencjalnych siedzibach Rad Dzielnic. Druk ogłoszeń. listopad-grudzień Warsztaty dla mieszkańców dzielnic z udziałem radnych 1. Cel - ustalenie zapisów statutów rad dzielnic w tym: - organy jednostki: Rada i Zarząd Dzielnicy; - kompetencje i zadania Rad Dzielnicy i Zarządu Dzielnicy; - zasady gospodarki finansowej. Koszt organizacji warsztatów: - materiały biurowe. 2. Propozycja opracowania ordynacji wyborczej do Rad Dzielnic jako odrębnego aktu prawnego i przedyskutowanie z mieszkańcami jej treści. 3. Warsztaty powinny odbyć się w potencjalnych siedzibach Rad Dzielnic. styczeń 2017 W oparciu o wyniki II etapu konsultacji: - podjęcie uchwał w sprawie nadania statutów jednostek pomocniczych; - podjęcie uchwały w sprawie ordynacji wyborczej do Rad Dzielnic.
marzec 2017 Podjęcie uchwały w sprawie zarządzenia wyborów do Rad Dzielnic. kwiecień czerwiec 2017 wrzesień 2017 Przeprowadzenie wyborów do Rad Dzielnic. druk kart do głosowania druk spisu wyborców diety członków komisji Rozpoczęcie działalności rad dzielnic. TYPY WYŁANIANIA DZIELNIC 1. Tradycyjny już istniały, weryfikuje się np.: granice i kompetencje. 2. Oddolny powstały z inicjatywy mieszkańców (grupy inicjatywne), którzy złożyli stosowne projekty uchwał, bądź wniosek o ich utworzenie i aktywnie w tym procesie uczestniczyli. 3. Odgórny, zainicjowany przez władze gminy ale wprowadzany przy udziale mieszkańców w drodze konsultacji społecznych). POTENCJALNE PROBLEMY/ZADANIA 1. Niska frekwencja na posiedzeniach rady 2. Mała aktywność Radnych dzielnicowych lub nierówne rozłożenie tych aktywności 3. Problem z wyłonieniem rady w dzielnicy (mała aktywność mieszkańców) 4. Brak liderów 5. Finasowanie wysokie koszt 6. Dublowanie roli, kompetencji rady 7. Zróżnicowanie aktywności w zależności od dzielnicy. 8. Konsultowanie spraw bieżących z mieszkańcami np. w sprawie progów zwalniających 9. Liczba radnych Rada Dzielnicy Zarząd Dzielnicy 10. Do kompetencji zawsze warto wpisać Budżet Obywatelski
1. SKUTKI FINANSOWE MIASTO - MIESZKAŃCY ILOŚĆ RAD DIETY ROCZNIE BUDŻET RAD Ostrołęka (53 tys.) 16 (na początku było 11, mieszkańcy chcieli ich zwiększenia) przewodniczący rady osiedla dieta 360x16x12= 69.120 zł ok. 73.600 zł (siedziby w szkołach) Gliwice (186 tys.) Wałbrzych (119 tys.) Gryfice (17 tys.) 21 brak diet 377 tys. zł (telefony, działalność kulturalnosportowa, strona www., siedziby) 11 brak diet 44 tys. zł (organizacja festynów, nagród; siedziby w lokalach miejskich) 4 200x4x12=9.600 zł 8.tys. zł (organizacja imprez) Koszalin (109 tys.) 17 przewodniczący 200 zł, sekretarze 200 zł członkowie - 80 zł = 293 tys. zł 1,3 mln (w tym 120 tys. lokale, wyposażenie, utrzymanie, obsługa; budowa chodników 365 tys. zł, place zabaw 342 tys. zł) + rezerwa celowa na radę 70 tys. zł
2. ZAKRESY KOMPETENCJI (wynikające ze statutów) Wałbrzych 1) Opiniowanie projektów uchwał Rady Miejskiej dot. Wspólnoty m.in. w zakresie: a) lokalizacji inwestycji, b) przebiegu tras linii komunikacyjnych, c) projektów miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego. 2) Dysponowanie środkami finansowymi w ramach limitu ustalonego w uchwale budżetowej i środkami własnymi. 3) Organizowanie samopomocy i wspólnych prac mieszkańców. 4) Ścisła, bieżąca współpraca z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w sprawach udzielania pomocy społecznej mieszkańcom Wspólnoty oraz z Administracją Domów Mieszkalnych i Społeczną Komisją Mieszkaniową w zakresie przydziału mieszkań dla mieszkańców Wspólnoty. Wydawanie w tym zakresie opinii i przedkładanie ich Prezydentowi Miasta Wałbrzycha. 5) Uchwalanie planu wydatków Wspólnoty w terminie wynikającym z procedury uchwalania budżetu Gminy. 6) Opiniowanie propozycji zmian do Statutu Wspólnoty. 2. Do wyłącznej właściwości Rady należy: 1) wybór oraz odwołanie Zarządu lub poszczególnych jego członków, 2) podejmowanie uchwał w sprawie zasad zbycia lub nabycia składników mienia oraz zarządzania mieniem jednostki pomocniczej. Wydawanie upoważnień członkom Zarządu do realizacji zadań w tym zakresie. Do zadań Zarządu należy: 1. przygotowywanie projektów uchwał Rady, 2. wskazywanie sposobu realizacji uchwał i ich wykonywanie, 3. organizowanie imprez osiedlowych np.: w zakresie kultury, sportu, rozrywki, turystyki, 4. organizowanie prac społecznych, 5. zarządzanie mieniem jednostki pomocniczej, 6. prowadzenie dokumentacji jednostki pomocniczej, 7. informowanie na bieżąco interesantów w sprawach dotyczących Wspólnoty i Miasta, 8. określanie sposobu korzystania z lokali stanowiących mienie Wspólnoty. Gryfice 1. Rada dzielnicy a) kształtowanie zasad współżycia społecznego, b) organizowanie samopomocy mieszkańców i wspólnych prac na rzecz miejsca zamieszkania, c) zapewnienie udziału mieszkańców w rozpatrywaniu spraw socjalno-bytowych, kulturalnych, opieki zdrowotnej, sportu, wypoczynku i innych związanych z miejscem zamieszkania, d) sprawowanie kontroli społecznej nad działalnością jednostek organizacyjnych związanych z warunkami życia na osiedlu. 2. Zarząd dzielnicy a) podejmowanie uchwał w sprawach osiedla w ramach przyznanych mu ustawowo kompetencji, b) opiniowanie spraw należących do zakresu działania samorządu mieszkańców,
c) współuczestnictwo w organizowaniu i przeprowadzaniu przez Radę Miejską konsultacji społecznej projektów uchwał Rady Miejskiej w sprawach o podstawowym znaczeniu dla mieszkańców osiedla, d) występowanie do Rady Miejskiej lub Burmistrza z wnioskami o rozpatrzenie spraw, których załatwienie wykracza poza możliwości samorządu, e) współpracę z radnymi z terenu osiedla i ułatwienie radnym kontaktów z wyborcami, m.in. w formie spotkań i dyżurów oraz kierowanie do nich wniosków dotyczących osiedla, f) współpracę z komisjami Rady, a zwłaszcza przekazywanych do komisji spraw dotyczących osiedla, g) ustalanie zadań dla Zarządu Osiedla do realizacji, między zebraniami osiedlowymi. Koszalin Podstawowym zadaniem Rady Osiedla jest reprezentowanie interesów mieszkańców Osiedla wobec organów Miasta Koszalina, miejskich jednostek organizacyjnych oraz innych instytucji i organizacji działających na terenie Osiedla. 1. Do kompetencji Rady Osiedla należy: 1) wybór i odwoływanie Przewodniczącego Zarządu Osiedla; 2) wybór i odwoływanie Wiceprzewodniczącego Zarządu Osiedla oraz Sekretarza Zarządu Osiedla; 3) wybór zadań w zakresie zagospodarowania terenu Osiedla, w ramach przyznanych środków finansowych ujętych w uchwale budżetowej Miasta Koszalina dla Osiedla; 4) uchwalanie planu finansowego Osiedla i propozycji umieszczenia w projekcie budżetu Miasta innych zadań na terenie Osiedla; 5) przyjmowanie sprawozdań Zarządu Osiedla; 6) powoływanie, rozwiązywanie i dokonywanie zmian osobowych w komisji Rady Osiedla; 7) wnioskowanie do Przewodniczącego Rady Miejskiej, Prezydenta Miasta lub komisji Rady Miejskiej o podjęcie inicjatywy uchwałodawczej; 8) kontrolowanie działalności Zarządu Osiedla; 9) opiniowanie i konsultowanie planu przestrzennego zagospodarowania miasta, w trybie przewidzianym w ustawie o zagospodarowaniu przestrzennym, w zakresie obszaru wchodzącego w skład Osiedla; 10) opiniowanie projektu budżetu Miasta Koszalina w części dotyczącej inwestycji na terenie Osiedla; 11) opiniowanie projektów lokalizacji garaży, placów zabaw, terenów sportowych, terenów rekreacyjnych, placówek kulturalno-oświatowych, lokali i terenów usługowo-handlowych; 12) opiniowanie lokalizacji obiektów mogących spowodować uciążliwość dla otoczenia; 13) rozpatrywanie wniosków dotyczących działalności administracji komunalnej i osiedlowej; 14) opiniowanie planów przebiegu ciągów komunikacyjnych, tras komunikacji miejskiej oraz rozmieszczenia elementów infrastruktury drogowej; 15) zapewnianie udziału mieszkańców w rozpatrywaniu spraw związanych z miejscem zamieszkania; 16) współdziałanie z Radą Miejską, komisjami Rady i Prezydentem Miasta przy rozpatrywaniu spraw związanych z interesem mieszkańców Osiedla; 17) organizowanie różnych form pomocy dla mieszkańców znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej; 18) inicjowanie działań zmierzających do korzystania przez mieszkańców z bazy rekreacyjnej, kulturalnej i sportowej Osiedla; 19) współpraca z Policją, Strażą Miejską i organizacjami społecznymi; 20) zatwierdzanie rocznych sprawozdań z działalności Zarządu Osiedla; 21) opiniowanie zmian i nadawania nowych nazw ulic. 2. Rada Osiedla realizuje swoje zadania poprzez:
1) podejmowanie uchwał w sprawach będących w kompetencji Rady Osiedla; 2) utrzymywanie bieżącego kontaktu z mieszkańcami Osiedla i organami Miasta Koszalina; 3) udział przedstawiciela Osiedla w sesjach Rady Miejskiej; 4) współpracę z radnymi Rady Miejskiej; 5) wydawanie zaleceń Zarządowi Osiedla. 21. 1. Do kompetencji Zarządu Osiedla należy: 1) realizowanie uchwał Rady Osiedla; 2) informowanie Rady Osiedla o wykonaniu uchwał; 3) składanie sprawozdania z pracy Zarządu Osiedla z okresu pomiędzy zebraniami Rady Osiedla; 4) prowadzenie innych spraw zleconych przez Radę Osiedla; 5) prowadzenie dokumentacji organów Osiedla; 6) składanie Radzie Osiedla, Przewodniczącemu Rady Miejskiej i Prezydentowi Miasta oraz mieszkańcom, półrocznej informacji i rocznego sprawozdania z realizacji planu finansowego; 7) zarządzanie powierzonym mieniem komunalnym w ramach upoważnień udzielonych przez Prezydenta Miasta. 2. Obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności i wykonywanie zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia oraz jego ochrona. 3. Zarząd Osiedla wykonuje czynności kancelaryjne zgodnie z instrukcją kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych. 4. Zarząd Osiedla realizuje swoje zadania poprzez: 1) podejmowanie uchwał w sprawach będących w kompetencji Zarządu Osiedla; 2) utrzymywanie bieżącego kontaktu z mieszkańcami Osiedla, organami Miasta Koszalina i jednostkami organizacyjnymi działającymi na terenie Osiedla; 3) przygotowywanie materiałów informacyjnych dla Rady Osiedla; 4) przygotowywanie projektów uchwał dla Rady Osiedla; 5) współdziałanie z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej; 6) zapewnienie Radnym Rady Miejskiej warunków do pełnienia dyżurów. Ostrołęka Główne zadania: opiniowanie projektów uchwał RM, organizacja festynów osiedlowych i obchodów Dnia Dziecka Gliwice - opiniowanie aktów prawnych, działalność kulturalno-sportowa