Deklaracja Polityki Rotaract [Statement of Rotaract Policy] Strona 1 1. Program Rotaract został stworzony jako forma działalności Rotary International, która to organizacja posiada władzę stanowienia przepisów konstytuujących, wymagań organizacyjnych, standardów postępowania, a także ochrony nazwy i znaku Rotaract. 2. Kluby Rotaract są sponsorowaną przez kluby Rotary organizacją młodych mężczyzn i kobiet w wieku 18-30 1 lat, która ma stwarzać młodym ludziom okazję poszerzania wiedzy i umiejętności, które pomogą im w rozwoju personalnym, w zaspokajaniu materialnych i społecznych potrzeb ich społeczności lokalnych oraz w promowaniu lepszych relacji pomiędzy wszystkimi ludźmi na świecie w ramach przyjaźni i służby i której celami są: a. Rozwijanie umiejętności zawodowych i liderskich; b. Podkreślanie szacunku dla praw innych i promowanie standardów etycznych oraz etosu wszystkich użytecznych zawodów; c. Zapewnianie młodym ludziom możliwości odpowiadania na potrzeby i troski społeczności lokalnych i naszego świata; d. Zapewnianie możliwości działania we współpracy ze sponsorującymi klubami Rotary; e. Motywowanie młodych ludzi do przyszłego członkostwa w Rotary; 3. Na tematy działań klubu Rotaract powinny składać się: rozwój zawodowy, rozwój liderski oraz rozwój programu służebnego tak jak zapisano w Standardowym Statucie klubu Rotaract. 4. Każdy klub Rotaract jest zorganizowany, sponsorowany i wspierany przez klub lub kluby Rotary i jest ustanowiony za zgodą Gubernatora dystryktu na podstawie certyfikatu Rotary International; jego istnienie zależy od kontynuacji sponsoringu ze strony sponsorującego klubu Rotary i kontynuacji uznawania przez Rotary International. 5. Rekomenduje się, chociaż nie wymaga, aby nowy klub Rotaract posiadał co najmniej 15 członków założycieli. 6. W ramach przepisów ustanowionych przez Rotary International, sponsorujący klub Rotary odpowiada za zorganizowanie, a następnie nadzór nad działalnością klubu Rotaract. 7. Kluby Rotary, które sponsorują kluby Rotaract zachęca się do zapraszania rotaraktorów przynajmniej raz na kwartał na swoje regularne spotkania, spotkania dotyczące planowania projektów oraz imprezy specjalne. Zaleca się również okresową weryfikację ich klubów Rotaract pod kątem potencjału członkostwa w Rotary. 1 Członkostwo kończy się automatycznie 30 czerwca roku rotariańskiego, w którym dany członek kończy 30 lat.
8. Kluby Rotaract zachęca się do zapraszania rotarian ze swoich sponsorujących klubów Rotary na spotkania klubowe, spotkania dotyczące planowania projektów oraz imprezy specjalne przynajmniej raz na kwartał. Strona 2 9. Kluby Rotaract zachęca się do tworzenia list swoich członków, którzy mogliby posiadać zawodową klasyfikację w Rotary jak również do tworzenia list swoich obecnych lub byłych członków wykazujących zainteresowanie projektami służebnymi Rotary. Obie listy powinny być dostępne sponsorującemu klubowi Rotary. 10. Tam gdzie klub Rotaract jest powoływany jako klub uniwersytecki 2, kontrola i wsparcie sponsorującego klubu Rotary powinny być sprawowane w ścisłej współpracy z władzami uczelni, przy zrozumieniu, że taki klub podlega tym samym regulacjom i przepisom ustanowionym przez te władze dla wszystkich organizacji i działań pozaakademickich danej uczelni. 11. Wszystkie działania, projekty i programy klubu Rotaract powinny być prowadzone w zgodzie z przepisami Rotary International. 12. Powinien istnieć Standardowy Statut klubu Rotaract stworzony przez Rotary International, który podlega nowelizacjom dokonywanym wyłącznie przez radę dyrektorów Rotary International. Jako warunek niezbędny do swojej organizacji i certyfikacji, każdy klub Rotaract powinien przyjąć Standardowy Statut klubu Rotaract i jego wszystkie nowelizacje. 13. Każdy klub Rotaract powinien przyjąć regulamin nie sprzeczny ze Standardowym Statutem klubu Rotaract i przepisami ustanowionymi przez Rotary International. Taki regulamin powinien podlegać zatwierdzeniu przez sponsorujący klub Rotary. 14. Klub Rotaract może być zorganizowany i sponsorowany łącznie przez więcej niż jeden klub Rotary pod następującymi warunkami: a. Gubernator dystryktu musi wyrazić zgodę, zaświadczając na piśmie, że w jego przemyślanej ocenie, w najlepszym interesie dystryktu, danych klubów Rotary oraz programu Rotaract będzie wspólny sponsoring. b. Okoliczności muszą być takie, że zorganizowanie oddzielnych klubów Rotaract, każdego sponsorowanego przez inny klub Rotary stanowiłoby sztuczny podział homogenicznego kręgu młodzieży w danej społeczności lokalnej lub akademickiej. c. Musi zostać stworzony wspólny komitet ds. Rotaract z efektywną reprezentacją każdego ze sponsorujących klubów Rotary. 15. Każdy członek klubu Rotaract zgadza się z i akceptuje przepisy statutu i regulaminu swojego klubu. 16. Członkostwo w klubie Rotaract powinno być potwierdzone legitymacją członkowską klubu Rotaract zapewnioną klubowi przez Rotary International. 17. Nazwa i znak Rotaract są własnością Rotary International i powinny być chronione na wyłączny użytek osób zaangażowanych w program Rotaract. W przypadku używania przez poszczególnych 2 W tym dokumencie termin uniwersytecki odnosi się do wszelkich placówek wyższej edukacji.
członków klubu, znaki mogą być użyte bez żadnych dodatkowych informacji. Kiedy znak użyty jest aby reprezentował klub, nazwa klubu powinna pojawiać się łącznie ze znakiem. Tam gdzie istnieje dystrykt Rotary, można używać odpowiedniego znaku, ale wyłącznie w nawiązaniu do dystryktu i jego numeru. Strona 3 18. W okresie swojego członkostwa, członek klubu Rotaract powinien być uprawniony do używania i uwidoczniania nazwy i znaku Rotaract w prawidłowy i pełen szacunku sposób. Członek traci takie uprawnienie, z chwilą ustania jego/jej członkostwa w klubie Rotaract lub w przypadku kiedy dany klubu Rotaract zostanie rozwiązany. 19. Klub Rotaract może zostać rozwiązany: a. Przez Rotary International za lub bez zgody, aprobaty lub poparcia sponsorującego klubu Rotary ze względu na nie wypełnianie swoich zadań zgodnie ze statutem lub z innego powodu b. Przez sponsorujący klub Rotary po konsultacji z Gubernatorem dystryktu i Reprezentantem Dystryktu Rotaract (DRR) lub c. Przez sam klub Rotaract własną decyzją. 20. W momencie rozwiązania klubu Rotaract wszystkie prawa i przywileje związane z nazwą i znakiem przestają obowiązywać zarówno klub jak i jego członków indywidualnie i kolektywnie. 21. Jako regułę, Rada Dyrektorów Rotary International nie uznaje prawa jakiejkolwiek osoby lub organizacji za wyjątkiem RI do obiegowego kontaktowania się z klubami Rotaract w jakimkolwiek celu komercyjnym za wyjątkiem rotaraktorów, którzy są odpowiedzialni za organizację spotkań klubu Rotaract, dystryktu lub spotkań międzydystryktalnych. 22. Wymaga się aby Gubernator dystryktu powołał Dystryktalny Komitet Rotaract składający się z rotarian z różnych części dystryktu, wspierających Gubernatora dystryktu w upowszechnianiu programu Rotaract, promowaniu organizowania nowych klubów Rotaract i administrowaniu programem Rotaract w dystrykcie. Tam gdzie jest to możliwe i praktyczne przy powoływaniu Dystryktalnego Komitetu Rotaract, powinno brać się pod uwagę kontynuację i powoływać jednego lub więcej członków na druga kadencję. 23. Spotkania oraz organizacja Rotaractu na poziomie dystryktu a. Dystrykt z dwoma lub więcej klubami Rotaract musi z pomiędzy swoich członków wybrać Reprezentanta Dystryktu Rotaract (DRR District Rotaract Representative). Sposób przeprowadzenia wyborów powinien być ustalony przez członków klubów Rotaract z danego dystryktu. Osoba ubiegająca się o pozycję DRR musi być ex-prezydentem klubu albo posiadać co najmniej roczny staż jako członek Komisji Dystryktalnej. b. W dystrykcie z jednym klubem Reprezentantem Dystryktu Rotaract zostaje ostatni dyspozycyjny ex-prezydent. c. Gubernator dystryktu, Dystryktalny Komitet Rotaract lub inne odpowiednie komitety dystryktalne Rotary służą radą i wspierają Reprezentanta Dystryktu. d. Zaleca się, aby każdy dystrykt Rotaract wyłonił Komisję Dystryktalną, prowadzoną przez Reprezentanta Dystryktu Rotaract, której rolą byłoby: 1) Tworzenie i dystrybucja biuletynu dystryktalnego.
Strona 4 2) Planowanie, organizacja i prowadzenie dystryktalnych konferencji Rotaract. 3) Zachęcanie rotaraktorów do uczestnictwa w dystryktalnych konferencjach Rotary. 4) Wspieranie rozwoju oraz promocji klubów Rotaract w dystrykcie w porozumieniu z Przewodniczącym Komitetu Rotaract (DRCh - District Rotaract Chairman). 5) Zapewnienie wymiany informacji z sekretariatem dystryktu Rotary. 6) Planowanie i wdrażanie projektów służebnych, jeśli zostały one zatwierdzone przez trzy-czwarte klubów Rotaract w dystrykcie. 7) Wspieranie i doradzanie klubom Rotaract przy realizacji ich projektów. 8) Współpraca z Przewodniczącym Komitetu Rotaract (DRCh) w koordynowaniu działań Rotary i Rotaract w dystrykcie. 9) Koordynowanie działań PR Rotaractu na poziomie dystryktalnym. 10) Współpraca z Przewodniczącym Komitetu Rotaract (DRCh) w planowaniu i realizacji spotkań szkoleniowych dla oficerów klubów Rotaract w dystrykcie. e. Celem spotkań ogólnodystryktalnych klubów Rotaract jest promowanie projektów służebnych, zacieśnianie współpracy międzyklubowej oraz wspieranie rozwoju osobistego i profesjonalnego w atmosferze koleżeństwa i wspólnoty. f. Spotkania członków klubów Rotaract poza spotkaniami klubowymi nie mają żadnych uprawnień legislacyjnych, nie powinny również sprawiać wrażenia posiadania takich uprawnień. Niemniej jednak, spotkania takie mogą być źródłem spostrzeżeń i pomysłów dla członków zaangażowanych na dystryktalnym lub innym poziomie administracji Rotaractu. g. Na dystryktalnych spotkaniach Rotaractu decyzje o przeprowadzeniu dystryktalnego projektu służebnego czy stworzeniu dystryktalnego funduszu na taki projekt podejmuje się większością kwalifikowaną trzech czwartych głosów klubów Rotaract w dystrykcie. Datki na taki fundusz muszą być dobrowolne. Projekt oraz fundusz muszą być zaakceptowane przez Gubernatora dystryktu. Szczegółowy plan, instrukcje zarządzania projektem dystryktalnym oraz wykorzystanie funduszu dystryktalnego muszą uzyskać akceptację Gubernatora dystryktu oraz trzech czwartych klubów dystryktu. Gubernator dystryktu musi desygnować Komitet Funduszu Dystryktalnego odpowiedzialny za zbieranie środków oraz administrowanie funduszem. Komitet ten musi być złożony z rotaraktorów z dystryktu oraz co najmniej jednego członka Rotary z Dystryktalnego Komitetu Rotaract. Dystryktalny fundusz na służebny projekt musi znajdować się na koncie bankowym, które wyraźnie precyzuje, że właścicielem funduszu jest dystryktalna organizacja klubów Rotaract, a nie indywidualny członek Rotaractu czy klub Rotaract. h. Wszystkie dystryktalne działania Rotaract są finansowane przez kluby Rotaract w dystrykcie. Żadne wydatki poniesione na dystryktalne spotkania klubów Rotaract nie są pokrywane przez Rotary International. Koszt tego typu spotkań dystryktalnych powinien być minimalny i w ramach możliwości finansowych uczestniczących osób. 24. Działalność Rotaract na poziomie ponaddystryktalnym a. Projekty służebne z udziałem wielu dystryktów (Rotaract Multidistrict Service Projects), sponsorowane przez kluby Rotaract z dwóch lub więcej dystryktów, mogą być realizowane pod warunkiem, że: 1) leżą, w swoim charakterze i zakresie, w granicach możliwości klubów i rotaraktorów w dystryktach i mogą być zrealizowane pomyślnie bez zakłócenia
Strona 5 lub zniekształcenia zakresu i skuteczności działań klubu w rozwijaniu programu Rotaract na poziomie klubu. 2) wszyscy Reprezentanci Dystryktów Rotaract (DRRzy), których to dotyczy zgodzili się na taki wspólny projekt, a następnie, projekt został zaakceptowany przez dwie trzecie z klubów w każdym dystrykcie. 3) podejmowane są za zgodą Gubernatorów danych dystryktów. 4) są pod bezpośrednim nadzorem Reprezentantów Dystryktów Rotaract, których to dotyczy. Opieka nad wszystkimi środkami wniesionymi lub zebranymi na poczet takich projektów jest obowiązkiem Reprezentantów Dystryktów Rotaract, których to dotyczy, poprzez komisję rotaraktorów z zaangażowanych dystryktów, która może zostać powołana do pomocy w zarządzaniu takimi projektami i związanymi z nimi środkami. 5) Reprezentanci Dystryktów Rotaract zapewnili otrzymanie zezwolenia Sekretarza Generalnego, działając w imieniu zarządu, do podjęcia realizacji projektu. 6) zakładają i jasno określają całkowicie dobrowolny udział klubu Rotaract i indywidualnych rotaraktorów. Koszt udziału klubu lub rotaraktora, jeżeli istnieje, powinien być ograniczony do minimum. Nie powinno się również w sposób pośredni lub bezpośredni wymagać opłaty konkretnej kwoty od rotaraktorów czy klubów Rotaract. b. Multidystryktalne Organizacje Informacyjne Rotaract (MDIO). Dystrykty mogą ustanowić organizację multidystryktalną w celu rozpowszechniania informacji i ułatwiania komunikacji między klubami Rotaract w dystryktach, jeżeli : 1) Nie został zgłoszony sprzeciw przez Gubernatora żadnego z dystryktów. 2) Uzyskano zgodę Rady Dyrektorów RI do utworzenia takiej organizacji. 3) Reprezentanci Dystryktów Rotaract, których to dotyczy stanowią grono członków takich organizacji. Każdy Reprezentant Dystryktu Rotaract może wyznaczyć przedstawiciela do takiej organizacji, zajmującego się sprawami ponaddystryktalnymi. 4) Środki niezbędne do realizacji działań organizacji (np. produkcja i dystrybucja katalogów klubów, biuletyny, rozpowszechnianie informacji o programie Rotaract, ogólna korespondencja) uzyskuje się tylko na zasadzie dobrowolności. 5) Organizacja nie ma kompetencji do podejmowania decyzji, ani uprawnień legislacyjnych, z wyjątkiem decyzji dotyczących działalności samej organizacji, w której każdy członek (Reprezentant Dystryktu Rotaract) ma jeden głos. c. Multidystryktalne Spotkania Rotaract 1) Spotkania Rotaract na poziomie globalnym wymagają zgody Gubernatora(ów) dystryktu goszczącego i dyrektora RI dla regionu, oraz zgody Rady Dyrektorów RI. Propozycje tych spotkań powinny zostać przedstawione przez Reprezentanta Dystryktu Rotaract będącego gospodarzem, a wniosek powinien opisywać daty, miejsca, obiekty, uczestników, program, budżet i zawierać dowód odpowiedniego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. 2) Multidystryktalne Spotkanie Rotaract (nie na poziomie światowym) wymaga, aby Reprezentant Dystryktu Rotaract będącego gospodarzem- przedstawił wniosek, który opisuje daty, miejsca, obiekty, uczestników programu i budżetu spotkania oraz zawiera dowód odpowiedniego ubezpieczenia od odpowiedzialności
Strona 6 cywilnej oraz zgodę Gubernatora Dystryktu goszczącego. Reprezentant Dystryktu Rotaract będącego gospodarzem powiadamia Dyrektora(ów) RI dla regionu (-ów) i Sekretarza Generalnego o tym wydarzeniu. 3) Zespoły wymiany Rotaract mogą być tworzone zgodnie z wytycznymi ustanowionymi przez Zarząd RI. 4) Jako część oficjalnego programu dorocznej Światowej Konwencji RI, na dwa dni przed rozpoczęciem Konwencji RI organizuje specjalne forum Rotaract. Celem jest przeprowadzenie dyskusji na temat zagadnień wskazanych przez Komitet Rotaract RI jako ważnych dla rotaraktorów. 5) Forum Pre-Konwencji Rotaract może być wykorzystywane jako okazja do nieformalnego poznania opinii Rotaract na temat polityki lub spraw programowych, gdzie każdy reprezentowany dystrykt ma jeden głos. Wszelkie zalecenia sformułowane podczas Pre-Konwencji przekazywane są do Komitetu Rotaract RI, w celu dokonania przeglądu i wzięcia ich pod uwagę. 25. Szkolenia liderów a. Wszyscy przyszli oficerowie klubów Rotaract powinni mieć zapewnione szkolenie liderskie oficerów klubów Rotaract na poziomie dystryktu. Takie szkolenie powinno zawierać jedno-, dwudniowe seminarium szkoleniowe dla liderów prowadzone przez komisję dystryktalną we współpracy z Dystryktalnym Komitetem Rotaract dla wszystkich przyszłych oficerów klubów Rotaract, dyrektorów oraz szefów komisji klubowych. Koszt seminarium powinien być pokryty przez sponsorujące kluby Rotary lub, tam gdzie dyktują to okoliczności, za ogólną zgodą ze środków wspólnych pochodzących od sponsorujących klubów Rotary, dystryktu Rotary oraz uczestników ze strony Rotaract. b. Dystrykty Rotary powinny zapewniać szkolenia liderskie Dystryktalnym Komitetom Rotaract na szczeblu ponaddystryktalnym. 26. Finansowanie kosztów programu Rotaract: a. Rotaraktorzy powinni indywidualnie płacić roczne składki członkowskie swoim klubom Rotaract w celu pokrycia kosztów administrowania klubem; b. Kluby Rotaract powinny płacić roczne składki lub wnosić opłaty na swoją dystryktalną organizację Rotaract w celu pokrycia kosztów administrowania dystryktem; c. Sponsorujące kluby Rotary powinny płacić za uczestnictwo oficerów, dyrektorów i szefów komisji klubowych ze swoich klubów Rotaract w spotkaniach szkoleniowych liderów organizowanych na poziomie dystryktu (lub, tam gdzie dyktują to okoliczności, za ogólną zgodą spotkania te powinny być finansowane ze środków wspólnych pochodzących od sponsorujących klubów Rotary, dystryktu Rotary oraz uczestników ze strony Rotaract). d. Dystrykty Rotary powinny płacić za uczestnictwo swoich Reprezentantów Dystryktu Rotaract (DRR) w ponaddystryktalnych spotkania szkoleniowych liderów; e. Polityka finansowa programu Rotaract zakłada następujące zasady: 1) Rotary International powinno zapewnić zajęcia dla Rotaract na międzynarodowych konwencjach i powinno zapewnić materiały dla Przewodniczącego Komitetu Rotaract (DRCh), Reprezentanta Dystryktu Rotaract (DRR) oraz klubów Rotary. 2) Żadna część kosztów spotkań klubów Rotaract lub grup klubów Rotaract nie może być opłacana przez Rotary International, z wyjątkiem dorocznego światowego prekonwencyjnego spotkania Rotaract (Rotaract Pre-Convention Meeting).
Strona 7 3) Jakiekolwiek składki lub podatki członkowskie każdego z klubów Rotaract powinny mieć wartość nominalną i powinny służyć wyłącznie pokryciu kosztu administrowania klubem; fundusze na działania i projekty podejmowane przez kluby Rotaract powinny być zbierane przez te kluby oddzielnie od składek i podatków. 4) Jest obowiązkiem klubu Rotaract zbieranie funduszy koniecznych do realizacji programu klubu. 5) Kluby Rotary i organizatorzy konferencji dystryktalnych Rotary zapraszający do udziału w swoim programie członków klubów Rotaract powinny zawrzeć dla nich stosowne polisy ubezpieczeniowe dot. podróży, NNW i OC w celu ochrony klubów Rotary lub organizatorów konferencji dystryktalnych przed ewentualnymi prawnymi lub moralnymi zobowiązaniami i odpowiedzialnością. 6) Kluby Rotaract nie mogą dopominać się o wsparcie finansowe od klubów Rotary lub innych klubów Rotaract. 7) Kontrybucja finansowa w celu sfinansowania projektów służebnych dystryktu Rotaract musi być dobrowolna i nie może być egzekwowana od żadnego z rotaraktorów lub klubów Rotaract. 27. Jako zasada, kluby Rotaract nie mają prawa przyjmować członkostwa lub łączyć się z innymi organizacjami bez względu na cele działania tych organizacji.