Zasady ogólne Urząd Miejski w Gostyniu Zasady i tryb zlecania zadań organizacjom pozarządowym, kontrola tych zadań i rozliczanie dotacji Wydział Oświaty i Spraw Społecznych W Urzędzie Miejskim w Gostyniu ustalone są zasady wyboru oraz finansowania lub dofinansowania zadań publicznych, zlecanych organizacjom pozarządowym i podmiotom prowadzącym działalność pożytku publicznego, w celu optymalizacji wydatkowania środków, wyboru najbardziej wartościowych ofert wykonania zadania, ujednolicenia kryteriów ocen i wyboru zadań, jakości i przejrzystości w przyznawaniu dotacji celowej. Procedura udzielania organizacjom pozarządowym dotacji z budżetu gminy Gostyń - schemat postępowania: 1. Ogłoszenie o konkursie 2. Złożenie oferty 3. Ocena formalna i merytoryczna oferty 4. Zarządzenie Burmistrza o przyznaniu dotacji 5. Umowa o wykonanie zadania publicznego 6. Kontrola i ocena realizacji zadania publicznego 7. Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego 8. Rozliczenie dotacji Otwarte konkursy ofert Powierzanie lub wspieranie realizacji zadań odbywa się po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert, ogłoszonego co najmniej z trzydziestodniowym wyprzedzeniem w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym, Biuletynie Informacji Publicznej, a także w siedzibie urzędu na tablicy ogłoszeń. W otwartym konkursie ofert uczestniczą podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 24.04.2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2003 r. Nr 96, poz. 873 ze zm.) Ogłoszenie konkursu ofert zawiera informacje o: rodzaju zadania, wysokości środków publicznych przeznaczonych na realizację tego zadania, zasadach przyznawania dotacji, terminach i warunkach realizacji zadania, terminie składania ofert, terminie, trybie i kryteriach stosowanych przy dokonywaniu wyboru oferty, zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami. Oferty realizacji zadania publicznego Oferty należy sporządzać wg wzoru Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27.12.2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2005r. Nr 264, poz. 2207). WZÓR...... (pieczęć organizacji pozarządowej* (data i miejsce złożenia oferty) /podmiotu*/jednostki organizacyjnej*) OFERTA ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ*/ PODMIOTU*/JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ* REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO (rodzaj zadania) w okresie od... do... składana na podstawie przepisów działu II rozdziału 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873, z późn. zm.) W FORMIE POWIERZENIA WYKONYWANIA ZADANIA* WSPIERANIA WYKONANIA ZADANIA* PRZEZ (nazwa organu zlecającego) WRAZ Z WNIOSKIEM O PRZYZNANIE DOTACJI ZE ŚRODKÓW PUBLICZNYCH W KWOCIE... W części rodzaj zadania: należy podać nazwę zadania zgłaszanego do realizacji. W części okres realizacji zadania: należy podawać daty realizacji zadania w układzie dzień/ miesiąc/ rok. W części kwota środków dotacji ze środków publicznych: należy podać kwotę dotacji, o jaką podmiot się ubiega a nie koszt całkowity realizacji zadania.
I. Dane na temat organizacji pozarządowej*/ podmiotu*/ jednostki organizacyjnej* 1) pełna nazwa... 2) forma prawna... 3) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w innym rejestrze*... 4) data wpisu, rejestracji lub utworzenia... 5) nr NIP... nr REGON... 6) dokładny adres: miejscowość... ul.... gmina... powiat... województwo... 7) tel.... faks... e-mail:... http://... 8) nazwa banku i numer rachunku... 9) nazwiska i imiona osób upoważnionych do podpisywania umowy o wykonanie zadania publicznego 10) nazwa, adres i telefon kontaktowy jednostki bezpośrednio wykonującej zadanie, o którym mowa w ofercie 11) osoba upoważniona do składania wyjaśnień i uzupełnień dotyczących oferty (imię i nazwisko oraz nr telefonu kontaktowego) 12) przedmiot działalności statutowej: a) działalność statutowa nieodpłatna b) działalność statutowa odpłatna 13) jeżeli organizacja pozarządowa*/ podmiot*/ jednostka organizacyjna*/ prowadzi działalność gospodarczą: a) numer wpisu do rejestru przedsiębiorców, b) przedmiot działalności gospodarczej W części I Dane na temat organizacji pozarządowej/*podmiotu/*jednostki organizacyjnej/* składającej ofertę o przyznanie dotacji w punkcie: 1. Należy podać pełną nazwę oferenta ubiegającego się o dofinansowanie na realizację zadania publicznego w ramach otwartego konkursu ofert. 2. Należy podać status prawny oferenta (tj. stowarzyszenie, fundacja, związek stowarzyszeń itp.) 3. Należy podać numer w Krajowym Rejestrze Sądowym lub innym rejestrze. 4. Należy podać dokładną datę pierwszego wpisu, rejestracji lub utworzenia (dd/mm/rr). 5. Należy wypełnić w przypadku, jeżeli dana informacja dotyczy oferenta, tzn. gdy oferent posiada NIP lub REGON. 6. Należy podać dokładny adres oferenta. 7. Należy podać dokładne dane do kontaktu z oferentem. 8. Należy podać dane dotyczące rachunku bankowego oferenta, na który w momencie przyznania dotacji na realizację zadania publicznego w ramach otwartego konkursu ofert zostaną przekazane środki finansowe z budżetu gminy Gostyń. 9. Należy podać dane osoby lub osób wraz z podaniem funkcji, jaką pełnią w organizacji, które zgodnie z postanowieniami statutu lub innego aktu wewnętrznego są upoważnione do reprezentowania oferenta na zewnątrz i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych (zawierania umów) oraz składania oświadczeń woli. 10. Należy podać nazwę, adres i telefon kontaktowy placówki (jednostki organizacyjnej), która będzie bezpośrednio wykonywała zadanie, na które wnioskodawca ubiega się o dofinansowanie ze środków budżetu gminy Gostyń. 11. Należy podać dane osoby upoważnionej przez oferenta do kontaktów w sprawach dotyczących wyjaśnień i uzupełnień składanych do oferty (osoba odpowiedzialna za realizację zadania). 12. Należy podać przedmiot działalności statutowej określony w statucie lub innym akcie wewnętrznym z podziałem na działalność odpłatną i nieodpłatną pożytku publicznego. Podział ten powinien wynikać ze statutu lub innego aktu wewnętrznego. 13. Należy wypełnić w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej, podając przedmiot tej działalności (określony w statucie lub innym akcie wewnętrznym) oraz numer wpisu do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym. II. Opis zadania 1. Nazwa zadania 2. Miejsce wykonywania zadania 3. Cel zadania 4. Szczegółowy opis zadania /spójny z kosztorysem/ 5. Harmonogram planowanych działań/z podaniem terminów ich rozpoczęcia i zakończenia/ wraz z liczbowym określeniem skali działańplanowanych przy realizacji zadania /należy użyćmiar adekwatnych dla danego zadania, np. liczba świadczeń udzielanych tygodniowo, miesięcznie, liczba adresatów/ 6. Zakładane rezultaty realizacji zadania. W części II Opis zadania w punkcie: 1. Należy podać nazwę zadania. 2. Należy określić miejsce wykonywania zadania (np. miasto, województwo, region). 3. Należy określić cel zadania, bezpośrednich adresatów zadania oraz zidentyfikować i opisać problem społeczny na jaki ono odpowiada. Należy podać informację czy oferent przewiduje i w jakim zakresie aktywny udział adresatów przy realizacji zadania. 4. Należy szczegółowo opisać zadanie, rodzaj działań, jakie zostaną podjęte przy realizacji zadania, a także metodę realizacji działań, z uwzględnieniem informacji o jej innowacyjnym, nowatorskim lub modelowym charakterze. Należy liczbowo określić skalę działań podejmowanych przy realizacji zadania. Użyte miary muszą być adekwatne dla danego zadania, np. liczba podopiecznych, liczba indywidualnych świadczeń udzielonych tygodniowo /miesięcznie itp.). UWAGA! Szczegółowy opis zadania musi być spójny z kosztorysem oferty tzn., że musi istnieć logiczna spójność pomiędzy opisywanymi w tym punkcie działaniami, jakie zostaną podjęte w ramach realizacji zadania, a poszczególnymi kosztami znajdującymi się w kosztorysie oferty. 5. Należy przedstawić harmonogram planowanych działańtzn. opisać w kolejności (w następstwie czasowym) działania, jakie oferent zamierza podjąć przy realizacji zadania, z podaniem terminów ich rozpoczęcia i zakończenia/ wraz z liczbowym określeniem skali działań planowanych przy realizacji zadania /należy użyć miar adekwatnych dla danego zadania, np. liczba świadczeń udzielanych tygodniowo, miesięcznie, liczba adresatów (harmonogram jest uszczegółowieniem zapisu zawartego w pkt. 4 dotyczącego szczegółowego opisu zadania). 6. Należy opisać jakie są zakładane rezultaty realizacji zadania, czy rezultaty realizacji zadania będą trwałe oraz w jakim stopniu realizacja zadania zmieni sytuację adresatów, przyczyni się do rozwiązania problemu społecznego lub/i złagodzi jego negatywne skutki. Należy podać liczbowe określenie rezultatów realizacji zadania. Użyte miary muszą być adekwatne dla danego zadania: np. w ramach realizacji zadania stworzonych będzie 5 punktów informacyjnych, zakupionych będzie 10 pucharów dla zwycięzców itp. Lp. Rodzaj działań Rozpoczęcie realizacji Zakończenie realizacji 1. Opracowanie i druk ulotki informującej o szkoleniach 2 Opracowanie materiałów szkoleniowych maj 2006 r. maj 2006 r. maj/czerwiec 2006 r. koniec czerwca 2006 r. 3 Akcja informacyjna czerwiec 2006 r. czerwiec/lipiec 2006 r. 4 Szkolenie z zakresu II połowa lipca 2006 r. koniec lipca 2006 r. 5 Opracowanie materiałów szkoleniowych lipiec 2006 r. lipiec/ I połowa sierpnia 2006 r. 6 Akcja informacyjna sierpień 2006 r. sierpień/ I połowa września 2006 r. 7 Szkolenie z zakresu II połowa września koniec września 2006 r. III. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania 1. Całkowity koszt zadania...[...] Należy określić całkowity koszt realizacji zdania. 2. Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów Należy określić poszczególne rodzaje kosztów oraz sposób ich kalkulacji tzn. podać ilość jednostek, koszty jednostkowe oraz rodzaje miary (np. sztuki, godziny, dni, egzemplarze, osoby, kilometry itp). Poszczególne pozycje kosztorysu powinny zawierać: - w przypadku kosztów osobowych informację o rodzaju umowy jaka zostanie zawarta (np. umowa o dzieło, zlecenie itp.) - w przypadku kosztów rzeczowych informację, o rodzaju dowodu księgowego (faktura VAT, rachunek). 8 Konferencja podsumowująca szkolenia I połowa października 2006 r. I połowa października 2006 r. Lp. Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) Ilość Koszt Rodzaj Koszt Z tego z Z tego z finansowych jednostek jednostkowy miary całkowity wnioskowanej środków własnych, (w zł) dotacji (w zł) środków z innych źródeł oraz z wpłat i opłat adresatów (w zł) IV. Przewidywane źródła finansowania zadania: 1. Należy określić, z jakiego źródła i w jakiej wysokości (wnioskowana kwota dotacji oraz środki własne, środki z innych źródeł oraz wpłaty i opłaty adresatów) będzie finansowany koszt realizacji zadania. 1 Koszty osobowe - pozycja a. 60,00 60,00 0,00 a Wynagrodzenie trenera szkolenia 60,00 60,00 0,00 6 10,00 zł godz. /umowa zlecenie/ Koszty rzeczowe 2 - pozycja a, a.1, 1 870,00 1 420,00 450,00 b.1, a.2, b.2. a Wyżywienie podczas szkolenia 50 10,00 zł osób 500,00 250,00 250,00 (śniadanie, obiad, kolacja) /rachunek/ 2.1 Wynajem - pozycja a.1, b.1. 120,00 120,00 0,00 a.1 sala szkoleniowa 100,00 100,00 0,00 2 50,00 dni projektor multimedialny b.1 2 10,00 dni 20,00 20,00 0,00 Zakup środków 2.2 materiałowych - 1 250,00 1 050,00 200,00 pozycja a.2, b.2. druk ulotek a.2 informujących o 2000 0,50 zł 1000,00 800,00 200,00 szkoleniu materiały szkoleniowe b.2 50 5 osób 250,00 250,00 0,00 /rachunek/ Ogółem 1930,00 1480,00 450,00 Źródło finansowania zł % Wnioskowana kwota dotacji 1 480 zł 76,7% Finansowe środki własne, środki z innych źródeł oraz wpłaty i opłaty adresatów /z tego wpłaty i opłaty adresatów zadania...0zł/ 450zł 23.3 % Ogółem 1 930 zł 100% UWAGA! W tabeli należy uwzględnić wyłącznie środki finansowe. Pozafinansowy wkład własny w realizację zadania (np. świadczenia wolontariuszy, zasoby rzeczowe) jest wkładem dodatkowym i nie może być uwzględniany w kosztorysie (należy go uwzględnić w pkt.3 części IV oferty). 2. Informacja o uzyskanych przez organizacje od sponsorów, środkach prywatnych lub publicznych, których kwota została uwzględniona w ramach środków własnych. Należy podać informację o uzyskanych przez organizację od sponsorów, środkach prywatnych lub publicznych, których kwota została uwzględniona w ramach środków własnych (podać nazwy sponsorów publicznych bądź prywatnych oraz kwoty wsparcia finansowego). 3. Rzeczowy /np. lokal, sprzęt, materiały/ oraz osobowy /np. wolontariusze/ wkład własny w realizację zadania z orientacyjną wyceną. Należy określić rzeczowy oraz osobowy wkład własny w realizację zadania z orientacyjną wyceną, czyli tzw. wkład pozafinansowy (np. świadczenia wolontariuszy, wykorzystanie samochodu prywatnego, sali itp).
V. Inne wybrane informacje dotyczące zadania 1. Partnerzy biorący udział w realizacji zadania /ze szczególnym uwzględnieniem administracji publicznej/. 2. Zasoby kadrowe przewidywane do wykorzystania przy realizacji zadania /informacje o kwalifikacjach osób, które będą zatrudnione przy realizacji zadań oraz o kwalifikacjach wolontariuszy/. 3. Dotychczasowe doświadczenia w realizacji zadań podobnego rodzaju /ze wskazaniem, które z tych zadań realizowane były we współpracy z administracją publiczną/. 4. Informacja o tym, czy oferent przewiduje korzystanie przy wykonaniu zadania z podwykonawców /określenie rodzaju podwykonawców wraz ze wskazaniem zakresu, w jakim będą uczestniczyć w realizacji zadania/. W części V Inne wybrane informacje dotyczące zadania w punkcie: 1. Należy podać informację czy oferent przewiduje i w jakim zakresie aktywny udział partnerów przy realizacji zadania ze szczególnym uwzględnieniem administracji publicznej, wymieniając nazwy tych partnerów. Do oferty należy także dołączyć umowę partnerską lub oświadczenie partnera, zalecane jest także załączenie statutu partnera. 2. Należy podać posiadane zasoby kadrowe, które są konieczne z punktu widzenia realizacji zadania, np. ogólna liczba osób pracujących przy realizacji zadania (w przeliczeniu na pełne etaty), w tym wolontariusze (w przeliczeniu na pełne etaty) oraz inne informacje o zasobach kadrowych, w tym o kwalifikacjach osób zatrudnionych przy realizacji zadania oraz o kwalifikacjach wolontariuszy. 3. Należy podać informację czy oferent bezpośrednio wykonujący zadanie oraz partnerzy posiadają doświadczenie w realizacji zadań podobnego rodzaju. Należy krótko opisać rodzaj, skalę i wartość zadań podobnego rodzaju zrealizowanych np. w ciągu dwóch ostatnich lat. 4. Należy podać informację czy oferent przewiduje korzystanie przy wykonywaniu zadania z podwykonawców. Należy podać nazwę, adres oraz rodzaj podwykonawców wraz ze wskazaniem zakresu, w jakim będą uczestniczyć w realizacji zadania. Wraz z wypełnioną ofertą należy dostarczyć następujące załączniki: 1.aktualny odpis z rejestru lub odpowiednio wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących, 2. sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat/rachunek wyników, informacja dodatkowa) za poprzedni rok zgodne z obowiązującymi przepisami - w przypadku dotychczasowej krótszej działalności - za okres tej działalności, 3. sprawozdanie merytoryczne za poprzedni rok działalności podmiotu - w przypadku dotychczasowej krótszej działalności - za okres tej działalności, 4. inne np. dokumenty upoważniające daną osobę lub osoby do reprezentowania podmiotu - dotyczy podmiotów, które w dokumencie stanowiącym o podstawie działalności nie posiadają informacji o osobach upoważnionych do reprezentowania podmiotu, 5. inne dokumenty wskazane w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert. - oświadczenia właściwego organu, zarządu głównego lub innego organu wykonawczego, wyrażające: 1.upoważnienie na składanie oferty na realizację określonego zadania publicznego, 2.zgodę na zawarcie w imieniu podmiotu składającego ofertę umowy z gminą Gostyń, 3.upoważnienie do dysponowania uzyskanymi funduszami i dokonywanie rozliczeń w tym zakresie. UWAGA! W przypadku załączników składanych w formie kserokopii każda strona załącznika winna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione. Jeżeli osoby uprawnione nie dysponują pieczątkami imiennymi każda strona winna być podpisana pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionej funkcji. Każda strona opatrzona winna być także datą potwierdzania zgodności z oryginałem. UWAGA! Złożenie oferty nie jest jednoznaczne z przyznaniem środków finansowych. DODATKOWE INFORMACJE: Oferta, aby została przyjęta powinno być kompletna i poprawna. Oferta jest uznana za kompletną, jeżeli: 1.wypełnione zostały wszystkie pola oferty, 2.zawiera wszystkie wymagane załączniki. Oferta jest uznana za prawidłową, jeżeli: a. złożona jest na wymaganym formularzu, b. jest zgodna z celami i założeniami konkursu, c. złożona jest w wymaganym w terminie, d. wykreślono niepotrzebne zapisy, e. podmiot jest uprawniony do złożenia oferty, f. oferta oraz załączniki są podpisane przez osoby uprawnione, g. działalność statutowa podmiotu zgadza się z dziedziną zadania publicznego będącego przedmiotem konkursu, h. jest czytelna tzn. wypełniona maszynowo, komputerowo lub pismem drukowanym, i. jest spójna tzn. istnieje logiczne powiązanie pomiędzy celami zadania, szczegółowym zakresem rzeczowym zadania, opisem poszczególnych planowanych działań a kosztorysem realizacji zadania i oczekiwanymi rezultatami realizacji, ofertą, kosztorysem a elementami sprawozdania j. termin realizacji zadania zgadza się z terminem wymaganym w ogłoszeniu, k. kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania jest poprawna pod względem formalno rachunkowym, Błędy popełniane najczęściej w składanych przez organizacje pozarządowe ofertach na dofinansowanie zadania: 1. Oferta nie jest podpisana przez wszystkie osoby, które zgodnie z postanowieniami statutu lub innego aktu wewnętrznego są upoważnione do reprezentowania oferenta na zewnątrz i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych (zawierania umów). 2. Brak wszystkich załączników wymienionych w ogłoszeniu. 3. Brak adnotacji zgodność z oryginałem na załącznikach. 4. W miejscach gdzie znajduje się gwiazdka nie wykreślono niepotrzebnych zapisów. 5. Niewypełnione rubryki (w takim przypadku należy wpisać adnotację nie dotyczy). 6. Niepoprawnie wpisana lub brak nazwy organu zlecającego realizację zadana publicznego, jakim jest Gmina Gostyń. 7. Niepoprawnie wpisana forma wykonania zadania. 8. Brak nazwy zadania publicznego zgodnego z ogłoszeniem konkursowym (w tym miejscu często wpisywana jest nazwa zadania realizowanego przez wnioskodawcę). 9. W kosztorysie pracę wolontariusza zalicza się do wkładu własnego, a zgodnie z przepisami prawnymi jest to niemożliwe. 10. Błędy rachunkowe w kosztorysie zadania. Rozpatrywanie ofert Burmistrz w drodze zarządzenia powołuje Komisję Opiniującą, jako organ opiniodawczo-doradczy, ustala jej skład osobowy, liczebność i regulamin pracy. W skład komisji wchodzą: Zastępca Burmistrza, przedstawiciele Rady Miejskiej, przedstawiciele organizacji pozarządowych oraz pracownik odpowiedzialny za współprace z organizacjami pozarządowymi. Zadaniem komisji jest: - rozstrzygnięcie otwartego konkursu ofert na realizację zadań publicznych gminy Gostyń, - przedstawienie propozycji dotacji dla podmiotów występujących w konkursie, - sporządzenie protokołu końcowego z pracy komisji. Obrady komisji są prawomocne przy obecności co najmniej 50 % składu komisji. Kryteria oceny ofert a/ merytoryczne zbieżność oferty z przedsięwzięciami i oferowany zakres działań /oceniane w skali od 0 3 przy wadze punktowej 3 / b/ społeczne dostępność realizowanego przedsięwzięcia dla mieszkańców i przewidziana liczba odbiorców oraz zapotrzebowanie społeczne na usługi w ramach projektu / oceniane w skali od 0 3 przy wadze punktowej 3 / c/ finansowe koszty realizacji planowanego zadania, udziałśrodków własnych oraz pozyskanych z innych źródeł / oceniane w skali od 0 3 przy wadze punktowej 3 / d/ organizacyjne posiadane zasoby kadrowe, rzeczowe, doświadczenie / oceniane w skali od 0 3 przy wadze punktowej 2 / e/ rzetelność i terminowość realizacji zadania w ubiegłych latach oraz sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel środków finansowych / oceniane w skali od 0 3 przy wadze punktowej 1 /.
Minimalna liczba punktów uprawniająca oferenta do otrzymania dotacji wynosi 60 % możliwych do uzyskania, przy czym pierwszeństwo ma oferta, która uzyskała największą ich liczbę. Rozstrzygnięcie konkursu następuje po dokonaniu oceny wszystkich ofert, spełniających wymogi formalne, przedłożonych komisji. Podjęcie decyzji następuje w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów. Członkowie komisji, którzy są związani z rozpatrywaną ofertą nie biorą udziału w ocenie takiej oferty. Ofertę, która otrzymała ocenę pozytywną, komisja przedstawia Burmistrzowi Gostynia z propozycją dotowania i wysokości dotacji. Prace komisji dotyczące danego otwartego konkursu ofert kończą się w momencie przedstawienia Burmistrzowi Gostynia protokołu końcowego. Umowa o wykonanie zadania publicznego Oferent, którego oferta została przyjęta do realizacji podpisuje umowę w Wydziale Oświaty i Spraw Społecznych Urzędu Miejskiego w Gostyniu, ul. Wrocławska 256, pokój 11 lub Biurze Promocji, Rynek 2. Dotacja przekazywana jest zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2003 r. Nr 96, poz. 873, ze zm.), po podpisaniu stosownych umów z wyłonionymi oferentami. Szczegółowe i ostateczne warunki realizacji, finansowania i rozliczenia zadania reguluje umowa zawarta pomiędzy wyłonionym oferentem a gminą Gostyń. Umowę ze strony wnioskodawcy podpisują osoby uprawnione do reprezentowania danej organizacji zgodnie z jej statutem. Przekazanie środków finansowych na konto zleceniobiorcy następuje w terminie określonym w umowie. UWAGA!Żadne koszty związane z realizacją dotowanego projektu, powstałe przed datą zawarcia umowy lub po terminie zakończenia realizacji projektu, określonym w umowie, nie są pokrywane ze środków dotacji. Kontrola i ocena realizacji zadania Organ administracji publicznej zlecający zadanie publiczne dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególności: 1.stanu realizacji zadania, 2.efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania, 3.prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, 4.prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy. Sprawozdanie z wykonania zadania Po zakończeniu realizacji zadania, podmiot przyjmujący zlecenie zobowiązany jest do przedstawienia całościowego sprawozdania merytorycznego i finansowego z wykonanego zadania zgodnie ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27.12.2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2005 r. Nr 264, poz. 2207). WPROWADZENIE Sprawozdanie z realizacji zadania beneficjenci składają w terminie wyznaczonym w umowie w siedzibie podmiotu zlecającego zadanie. Dopuszcza się możliwość przesłania pocztą na adres korespondencyjny Urzędu Miejskiego: Urząd Miejski w Gostyniu Rynek 2 63-800 Gostyń Termin składania sprawozdań podany jest w umowie (obowiązuje data wpływu do Urzędu Miejskiego. Sprawozdanie należy wypełnić czytelnie tzn. maszynowo, komputerowo lub pismem drukowanym. Wszystkie pozycje formularza sprawozdania muszą zostać wypełnione. W przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania nie będzie wypełniana piszemy: nie dotyczy lub wstawiamy cyfrę 0 (zero) w miejscach, które wymagają podania wartości liczbowych. UWAGA! Zadanie publiczne winno byś realizowane i rozliczone zgodnie z: umową, która określa zakres i warunki realizacji i rozliczenia zadania publicznego, załącznikami stanowiącymi integralną część umowy, tj.: ofertą; oraz zaktualizowanymi, stosownie do przyznanej dotacji kosztorysem ze względu na rodzaj kosztów; harmonogramem zadania; wszelkie zmiany w strukturze finansowania projektu, terminach realizacji czy też zmiany merytoryczne muszą być zgłaszane na bieżąco, pisemnie w formie prośby o akceptację. Część I. Sprawozdanie merytoryczne 1. Należy opisać szczegółowo czy i jak założone cele zadania zostały osiągnięte i zrealizowane. Jeśli nie zostały zrealizowane należy wyjaśnić dlaczego. Należy opisać grupę, do której skierowane było zadanie w odniesieniu do zapisów umieszczonych w ofercie. Podać jej liczebność i istotne cechy, np. wiek, płeć. Opisać jak zrealizowane zadanie wpłynęło na wybraną grupę adresatów. Powiązania sprawozdanie-oferta: Punkt 1 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt. 3 i 6 części II złożonej oferty. 1. Czy zakładane cele i rezultaty 2. Należy opisać szczegółowo (data, miejsce, czas), w jaki sposób zostały osiągnięte w zaplanowane w ofercie działania zostały zrealizowane, opis powinien być wymiarze określonym w zgodny z układem zawartym w ofercie. Należy także podać czas ich realizacji oraz wyjaśnić pojawienie się ewentualnych odstępstw. Tutaj powinny być ofercie? Jeśli nie dlaczego? również załączone dowody potwierdzające realizację poszczególnych przedsięwzięć: ulotki, plakaty, merytoryczne konspekty szkoleń lub warsztatów, materiały szkoleniowe, zdjęcia itp. 2. Opis wykonania zadania z Należy opisać szczegółowo rolę, jaką spełnili partnerzy podczas realizacji wyszczególnieniem działań zadania, którzy wzięli udział w zaplanowanym zadaniu, zgodnie z założeniami złożonej wcześniej oferty. partnerów i podwykonawców UWAGA! Jeśli w ramach zadania nie przewidywano udziału partnerów, to piszemy: Nie dotyczy. W ramach zadania nie zaplanowano udziału partnerów. 3. Liczbowe określenie skali Powiązania sprawozdanie-oferta: Punkt 2 sprawozdania jest działań, zrealizowanych w odpowiedzią na pkt. 4 i 5 części II złożonej oferty oraz pkt. 1 i 4 części V złożonej oferty. ramach zadania, /należy użyć 3. Należy, stosownie do zapisów złożonej wcześniej oferty, podać wymierne tych samych miar, które były (tzn. mierzalne, policzalne) rezultaty zadania, np. ilość uczestników zadania zapisane w ofercie realizacji (w tym artystów, widzów), ilość plakatów, ulotek, folderów, liczbę przeszkolonych osób itp.. zadania, w części II pkt. 5/. Powiązania sprawozdanie-oferta: Punkt 3 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt. 5 części II złożonej oferty.
Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania Źródło finansowania Koszty pokryte z dotacji Całość zadania Poprzednie okresy (zgodnie z umową) sprawozdawcze (narastająco) Bieżący okres Sprawozdawczy w przypadku sprawozdania końcowego za okres realizacji zadania zł % zł % zł % Koszty pokryte z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów Ogółem: 100% 100% 100% Uwagi mogące mieć znaczenie przy ocenie realizacji budżetu:......... 1.Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów Należy podać poszczególne rodzaje kosztów oraz sposób ich kalkulacji z podaniem ilości zasobów i kosztów jednostkowych z kosztorysu ze względu na rodzaj kosztów znajdującej się w złożonej ofercie lub korekcie kosztorysu, jeśli była wymagana. 2. Rozliczenie ze względu na źródła finansowania Należy określić, z jakiego źródła i w jakiej wysokości był finansowany koszt realizacji zadania (ta tabela musi być odzwierciedleniem tabeli: Przewidywane źródła finansowania zadania znajdującej się w złożonej ofercie lub korekty kosztorysu jeśli była wymagana). W uwagach mogących mieć znaczenie przy ocenie realizacji budżetu należy opisać wybrane pozycje budżetowe, które wymagają dodatkowych objaśnień i uzasadnienia oraz pozafinansowy wkład własny w realizacji zadania (np. zasoby rzeczowe), który jest wkładem dodatkowym i nie może być uwzględniany w kosztorysie. 3. Zestawienie faktur (rachunków) Lp. Numer dokumentu księgowego Numer pozycji kosztorysu Data Nazwa wydatku Kwota (zł) Z tego ze środków pochodzących z dotacji (zł) Część III. Dodatkowe informacje 3. Zestawienie faktur (rachunków) W tym punkcie należy dokonać spisu wszystkich faktur (rachunków), które związane były z realizacją zadania (tych, które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji) 1.numer dokumentu księgowego należy podać nr faktury/rachunku oraz numer z dziennika księgowego 2.numer pozycji kosztorysu należy podać, do której pozycji kosztorysu z oferty lub korekty kosztorysu jeśli była wymagana dany wydatek się odnosi 3.data należy podać datę wystawienia faktury/rachunku 4.nazwa wydatku należy wpisać nazwę wydatku zawartą w treści faktury 5.kwota należy wpisać pełną kwotę faktury/rachunku 6.z tego ze środków pochodzących z dotacji należy podać wysokość kwoty z faktury/rachunku, która jest rozliczana z dotacji Wykonanie umowy nastąpi z chwilą zaakceptowania przez Urząd Miejski w Gostyniu sprawozdania końcowego z realizacji zadania. Brak uwag do sprawozdania stanowi o jego zaakceptowaniu przez Zleceniodawcę. W części III. Dodatkowe informacje należy w uzasadnionych przypadkach podać istotne informacje mające bezpośredni związek z realizacją zaplanowanego zadania. DODATKOWE INFORMACJE: Sprawozdanie, aby zostało przyjęte powinno być kompletne i poprawne. Sprawozdanie jest uznane za kompletne, jeżeli: 1.wypełnione zostały wszystkie pola sprawozdania 2.zrealizowane działania opisane zostały w sposób szczegółowy i wyczerpujący. W opisie uwzględnione zostały wszystkie planowane działania i zakres ich realizacji oraz efekty realizacji zadania. Konieczne jest dokonanie wyjaśnień ewentualnych odstępstw w realizacji, zarówno jeśli chodzi o zakres rzeczowy jak i harmonogram. 3.zawiera wszystkie wymagane załączniki. Sprawozdanie jest uznane za prawidłowe, jeżeli a. złożone jest na właściwym formularzu b. złożone jest w wymaganym w umowie terminie c. sprawozdanie jest podpisane przez osoby uprawnione d. jest czytelne tzn. wypełnione maszynowo, komputerowo lub pismem drukowanym e. jest spójne tzn. istnieje logiczne powiązanie pomiędzy ofertą, kosztorysem a elementami sprawozdania f. termin realizacji zadania zgadza się z terminem wymaganym w umowie g. nie zawiera błędów rachunkowych Błędy popełniane najczęściej w składanych przez organizacje pozarządowe sprawozdaniach z realizacji zadania: 1. Sprawozdanie nie jest podpisane przez wszystkie osoby, które zgodnie z postanowieniami statutu lub innego aktu wewnętrznego są upoważnione do reprezentowania oferenta na zewnątrz i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych. 2. W miejscach gdzie znajduje się gwiazdka nie wykreślono niepotrzebnych zapisów. 3. Niewypełnione rubryki. 4. Brak w sprawozdaniach merytorycznych konkretnych efektów realizacji zadania. 5. Przyznaną dotację wydatkowano przed lub po terminie wskazanym w umowie jako czas wykorzystania przez organizację przyznanych środków finansowych. 6. Brak pozycji kosztorysu, która została zawarta w ofercie lub dopisanie nowej, której nie uwzględniono wcześniej. 7. Błędy rachunkowe w kosztorysie zadania. 8. Nieterminowe składanie sprawozdań.