Zasady i tryb przeprowadzenia konkursów

Zasady i tryb przeprowadzenia konkursów Zasady i tryb przeprowadzenia konkursów (zwane dalej Zasadami ) są stosowane przez Fundację Solidarności Międzynarodowej (zwaną dalej Fundacją ) przy wyłanianiu realizatorów projektów w ramach zadania zleconego przez Ministra Spraw Zagranicznych. I. Zasady powoływania, zadania, skład, i tryb pracy Komisji Grantowej (zwanej dalej Komisją ) 1. Komisję powołuje Zarząd Fundacji dla każdego działania, w którym przewidziana jest organizacja konkursu grantowego. Konkurs może być podzielony na dwie lub więcej odrębnych ścieżek grantowych, dla których mogą być powołane odrębne Komisje. 2. Zadaniem Komisji jest ocena wniosków projektowych, zwanych dalej wnioskami, złożonych w konkursach grantowych. 3. W skład Komisji wchodzą nie mniej niż 3 osoby. Liczba członków Komisji jest dostosowywana do liczby ocenianych wniosków. Dane osobowe członków Komisji dostępne są wyłącznie dla Zarządu Fundacji oraz Ministerstwa Spraw Zagranicznych, dalej MSZ, z uwzględnieniem postanowień ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2015, poz. 2058). 4. W skład Komisji nie mogą wchodzić członkowie organów zarządzających, nadzorujących lub kontrolnych wnioskodawcy oraz osoby pozostające z nimi we wspólnym pożyciu bądź w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej oraz w linii bocznej do drugiego stopnia, pracownicy oraz inne osoby pozostające z wnioskodawcą w relacjach, które mogą być źródłem konfliktu interesów. Zasady oceny konfliktu interesów określa pkt II Zasad. 5. Funkcję Sekretarza Komisji na posiedzeniach Komisji w ramach danego konkursu pełni Koordynator Programu lub inna osoba wyznaczona przez Zarząd Fundacji. Sekretarz Komisji jest członkiem Komisji, jednak nie posiada prawa głosu. 6. Do zadań Sekretarza Komisji należy w szczególności: organizacja prac Komisji, w tym zwoływanie jej posiedzeń, prowadzenie posiedzeń Komisji, zapewnienie stosowania i przestrzegania przez wszystkich członków Komisji niniejszych Zasad, nadzór nad dokumentacją związaną z pracami Komisji. 7. Członkami Komisji lub obserwatorami mogą być przedstawiciele MSZ. 8. Sekretarz Komisji może zapraszać do udziału w jej pracach, z głosem doradczym lub jako niezależnych obserwatorów, przedstawicieli urzędów, instytucji lub organizacji, a także ekspertów. 9. Przed rozpoczęciem prac Komisji jej członkowie oraz osoby, o których mowa w pkt. 7, z wyjątkiem przedstawicieli MSZ będących obserwatorami, zobowiązują się w pisemnym oświadczeniu do zachowania w tajemnicy i nieujawniania osobom trzecim informacji i dokumentów udostępnionych i wytworzonych w czasie prac Komisji, w tym danych osobowych członków Komisji, i wykorzystywania ich tylko dla celów oceny wniosków. 10. Członkowie Komisji nie mogą być zatrudnieni ani wykonywać innych zajęć zarobkowych w żadnym charakterze przy realizacji umów zawartych w celu realizacji wniosków ocenianych przez Komisję. 11. Rekomendując dofinansowanie wniosku Komisja ma prawo do zalecenia modyfikacji zakresu działań i/lub budżetu przez Zarząd pod kątem zgodności z zasadami uczestnictwa w konkursie grantowym. 12. Decyzje Komisji zapadają przy obecności więcej niż połowy członków Komisji. Decyzje zapadają w drodze konsensusu, a gdyby nie było to możliwe w drodze głosowania bezwzględną większością głosów. W uzasadnionych przypadkach członek Komisji może brać udział w posiedzeniu Komisji na odległość w trybie telekonferencji. 13. Z posiedzeń Komisji sporządzany jest protokół podpisany przez Sekretarza Komisji, członków Komisji i protokolanta, zawierający ocenę każdego wniosku. Protokół jest dokumentem wewnętrznym Fundacji i przeznaczony jest wyłącznie dla Zarządu Fundacji oraz MSZ. strona 1

14. Za pracę w Komisji (ocenę indywidualną wniosków lub udział w posiedzeniu) jej członkowie mogą otrzymywać wynagrodzenie. Członkowie Komisji mogą również otrzymać zwrot kosztów podróży związanej z udziałem w pracach Komisji. II Zasady zapobiegania konfliktowi interesów 1. Fundacja stosuje obowiązujące w Ministerstwie Spraw Zagranicznych zasady zapobiegania konfliktowi interesów dotyczące pracowników Ministerstwa Spraw Zagranicznych, placówek zagranicznych i członków komisji konkursowych, określone w Zarządzeniu nr 38 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 21 października 2015 r., w sprawie zasad udzielania, rozliczania i kontroli wykonania dotacji celowych (Dz. Urz. MSZ, poz. 40), zwanym dalej Zarządzeniem, z uwzględnieniem pkt. 5-8 Zasad. 2. Zasady zapobiegania konfliktowi interesów, o których mowa w pkt. II.1 Zasad, stosuje się do pracowników Fundacji oraz innych osób wykonujących zadania na jej rzecz, w tym pracowników MSZ. 3. Członkowie Rady Fundacji i Zarządu Fundacji oraz jej pracownicy, a także osoby im najbliższe w rozumieniu pkt. II.8. 1) Zasad, nie mogą być wykonawcami ani podwykonawcami umów zawartych przez Fundację finansowanych ze środków MSZ w ramach współpracy rozwojowej, wykonywać innych zajęć zarobkowych na rzecz podmiotu, z którym zawarto umowę, ani być członkami organów zarządzających, kontroli lub nadzoru podmiotów, z którymi zawarto taką umowę. 4. Przed przystąpieniem do oceny wniosków każdy członek Komisji, Sekretarz Komisji, pracownicy dokonujący oceny formalnej wniosków oraz członkowie Zarządu składają deklarację dotyczącą potencjalnego konfliktu interesów, zgodną z załącznikiem nr 6 do Zarządzenia nr 38 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 21 października 2015 r. r. w sprawie zasad udzielania, rozliczania i kontroli wykonania dotacji celowych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr., poz. 40). 5. W zadeklarowanych przypadkach potencjalnego konfliktu interesów, skutkującego częściowym wyłączeniem danego członka Komisji z prac Komisji, decyzję o zakresie prac danego członka komisji podejmuje Zarząd Fundacji po konsultacji z Pełnomocnikiem Ministra Spraw Zagranicznych do spraw kontroli zarządczej i procedur antykorupcyjnych lub osobą przez niego wyznaczoną na czas jego nieobecności. Decyzje są podejmowane zgodnie z wytycznymi określonymi w załączniku nr 7 do Zarządzenia. 6. W zadeklarowanych przypadkach potencjalnego konfliktu interesów, skutkującego całkowitym wyłączeniem danego członka Komisji z prac Komisji, decyzję o całkowitym wyłączeniu podejmuje Prezes Zarządu w oparciu o wytyczne stanowiące załącznik nr 7. do Zarządzenia. 7. Osoby, które w okresie trzech lat poprzedzających datę zakończenia naboru wniosków projektowych pozostawały w stosunku umowy cywilnoprawnej z wnioskodawcą, a umowa dotyczyła jedynie zaangażowania w ocenę wniosków w konkursie regrantingowym organizowanym przez tego wnioskodawcę, podlegają wyłączeniu z oceny wniosków projektowych tych wnioskodawców, z którymi pozostawały w stosunku umowy cywilnoprawnej, bez względu na wysokość osiągniętego z tego tytułu wynagrodzenia. 8. Prezes Zarządu Fundacji zobowiązuje się wyłączać całkowicie z czynności opiniowania wniosków i zawierania umów finansowanych ze środków MSZ w ramach współpracy rozwojowej pracowników Fundacji oraz inne osoby wykonujące w tym zakresie zadania na rzecz Fundacji: 1) jeżeli wnioskodawca, jego zastępca prawny lub członek organu zarządzającego, kontroli lub nadzoru wnioskodawcy jest osobą im najbliższą, tj. taką, z którą pozostają w związku małżeńskim albo we wspólnym pożyciu bądź w stosunku pokrewieństwa lub strona 2

powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli; 2) jeżeli pozostają z którymkolwiek z wnioskodawców, jego zastępców prawnych, członków organów zarządzających, nadzorujących lub kontrolnych w takim stosunku faktycznym lub prawnym, że mogłoby to mieć wpływ na ocenę wniosku, 3) jeżeli pozostają w stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej z wnioskodawcą, są jego członkami lub fundatorami. III Konkursy Grantowe ogłoszenie konkursu, warunki i kryteria wyboru wnioskodawców, etapy pracy nad wnioskami 1. Ogłoszenie konkursu, rejestracja i wstępna weryfikacja wniosków: 1) Fundacja ogłasza szczegółową informację o konkursie na stronie internetowej Fundacji (www.solidarityfund.pl) wraz z Zasadami uczestnictwa w konkursie grantowym, w którym zawarte są m.in. zasady udziału w konkursie oraz formalne i merytoryczne kryteria wyboru wniosków. Termin na składanie wniosków nie może być krótszy niż 21 dni od ogłoszenia informacji na stronie internetowej Fundacji. 2) Fundacja rejestruje wnioski i informuje wnioskodawców o ich otrzymaniu. 3) Wyznaczeni przez Zarząd pracownicy Fundacji dokonują weryfikacji wniosków pod względem formalnym, zgodnie z kryteriami, o których mowa w pkt. 4) Zasad, i sporządzają protokół z tej oceny dla danego konkursu/ścieżki grantowej. 4) Na podstawie protokołu, o którym mowa w pkt. 3) Zasad, Zarząd Fundacji wyłącza z procedury konkursowej wnioski niespełniające warunków formalnych, tj. : a) złożone po terminie, b) złożone przez podmioty nieuprawnione do ubiegania się o dofinansowanie, c) niekompletne (w tym brak wersji zarejestrowanej w elektronicznym generatorze wniosków, brak/niekompletność obowiązkowych załączników i wymaganych linków do statutu, sprawozdania rocznego i bilansu), d) niedotyczące społeczeństw/krajów do których adresowany jest Konkurs, e) przekraczające limit maksymalnej liczby wniosków, jakie może złożyć jeden wnioskodawca, f) nieposiadające wymaganego wkładu własnego, g) w których łączne koszty administracyjne wnioskodawcy i/lub partnerów polskich przekraczają 15% wartości projektu, h) w których wnioskowana kwota nie spełnia wymagań w zakresie minimalnej i maksymalnej wysokości dofinansowania, i) nieposiadające wymaganego partnera z krajów, do których adresowany jest Konkurs. 5) Lista wniosków wyłączonych zostaje przedstawiona właściwej Komisji na posiedzeniu. 2. Przygotowanie indywidualnych rekomendacji członków Komisji 1) Członkowie Komisji, co najmniej na 5 dni przed planowanym posiedzeniem Komisji, otrzymują od Sekretarza Komisji informacje dotyczące danego konkursu lub wyodrębnionej ścieżki grantowej, tj.: pełną listę wszystkich zgłoszonych wniosków, informację o wnioskach wyłączonych z procedury konkursowej ze względów formalnych, Zasady uczestnictwa w konkursie grantowym oraz dostęp do systemu oceny wniosków on-line zawierający wnioski podlegające ocenie indywidualnej. 2) Etapy oceny merytorycznej: a) Etap I strona 3

każdy wniosek oceniany jest indywidualnie przez co najmniej dwóch członków Komisji na podstawie kryteriów dla danego konkursu/ ścieżki grantowej opisanych w Opisie zadania, stanowiącym Załącznik nr 1 do umowy (kryteria wskazane będą dla wnioskodawców w Zasadach uczestnictwa w konkursie grantowym). Ocena zawiera punktową ocenę każdego z kryteriów, uwagi do wniosku oraz ew. rekomendację dotyczącą przyjęcia lub odrzucenia wniosku i wysokość proponowanego dofinansowania. na podstawie indywidualnych ocen członków Komisji dla danego konkursu lub wyodrębnionej ścieżki grantowej sporządzona zostaje lista wniosków w porządku malejącym według łącznej sumy punktów uzyskanej w wyniku indywidualnej oceny ekspertów. w przypadku rozbieżności w punktacji między indywidualnymi ocenami członków Komisji równej bądź większej niż 30% możliwych do uzyskania punktów w ocenie indywidualnej przy czym jedna z tych ocen jest równa lub większa niż 70% możliwych do uzyskania punktów Sekretarz Komisji zleca innemu członkowi Komisji wykonanie trzeciej oceny. W dalszych pracach Komisji uwzględnia się średnią arytmetyczną dwóch najbardziej zbliżonych ocen. Jeśli różnica w punktacji nie pozwala określić dwóch najbardziej zbliżonych ocen brane są pod uwagę dwie oceny z najwyższą punktacją. b) Etap II Do drugiego etapu oceny odbywającego się podczas posiedzenia Komisji zakwalifikowane zostają najwyżej ocenione wnioski według kolejności uzyskanych punktów tak, by ich łączna wnioskowana suma dofinansowania była co najmniej dwukrotnie wyższa niż środki dostępne w danym konkursie/ścieżce grantowej (jako ostatni zakwalifikowany zostaje ten wniosek, który wyczerpuje pulę równą dwukrotności dostępnych środków). 3. Posiedzenia Komisji 1) Posiedzenia zwołuje Sekretarz Komisji. 2) W pierwszej części posiedzenia Komisji prezentowana jest lista wniosków wyłączonych z procedury konkursowej ze względów formalnych oraz prezentowana jest lista wniosków niezakwalifikowanych do drugiego etapu oceny merytorycznej zgodnie z pkt. III. 2.2. lit. b) tiret 1. 3) W drugiej części posiedzenia omówione zostają wnioski zakwalifikowane do drugiego etapu oceny. Członkowie Komisji w sposób syntetyczny przedstawiają oceniane przez siebie wnioski rekomendowane do przyjęcia oraz informację o wnioskach rekomendowanych do odrzucenia. Sekretarz przedstawia dane dotyczące wnioskodawców i/lub wniosków w tym przekazane przez MSZ i innych donorów mogące mieć znaczenie przy ocenie wniosków. Członkowie Komisji oceniający wnioski odpowiadają na pytania pozostałych członków Komisji dotyczące prezentowanych wniosków. 4) W trzeciej części posiedzenia Komisja na podstawie ocen członków Komisji i dyskusji: a) ustala listę rankingową wniosków w danym konkursie/ścieżce grantowej w tym ewentualnie listę rezerwową podejmując tym samym decyzję o rekomendowaniu do dofinansowania wniosków, które uzyskały kolejno najwyższą ocenę Komisji; b) proponuje wysokość dofinansowania poszczególnych wniosków i ewentualnie sugestie dotyczące zmian we wniosku zgodnie z pkt. I.11 Zasad. IV Przyznanie dofinansowania na podstawie ocen i rekomendacji Komisji 1. Decyzję o przekazaniu środków podmiotom na realizację zadań na podstawie ocen i rekomendacji Komisji podejmuje Zarząd Fundacji. Przed podpisaniem umowy Fundacja może żądać kopii dokumentów poświadczających oświadczenia zawarte we wniosku. Decyzja Zarządu o udzieleniu dofinansowania jest ostateczna. strona 4

2. Komisja ma prawo do nierekomendowania projektu do dofinansowania ze względu na sytuację w kraju/regionie, uniemożliwiającą bezpieczne wdrażanie projektu. Ostateczną decyzję o niedofinansowaniu projektu podejmuje Zarząd Fundacji. 3. O podjętych decyzjach dotyczących dofinansowania Zarząd informuje wnioskodawców oraz MSZ. 4. Na stronie internetowej Fundacji publikowana jest lista wniosków zgłoszonych do konkursu/ścieżki grantowej i wyłączonych z procedury konkursowej ze względów formalnych oraz lista rankingowa wniosków poddanych ocenie merytorycznej wraz z punktacją. 5. Na pisemny wniosek wnioskodawcy Koordynator Programu może przekazać informację o przyznanej liczbie punktów i kluczowych uwagach Komisji do wniosku. V Zasady i sposób monitorowania i oceny realizowanych przez wnioskodawców projektów 1. Wszystkie projekty dofinansowane w ramach zadania zleconego przez Ministra Spraw Zagranicznych są objęte monitoringiem i oceną. 2. Monitoring i ocena realizowanych projektów przeprowadzane są przez pracowników Fundacji wskazanych przez Zarząd Fundacji. Monitoring przeprowadza w szczególności Kierownik Programowy odpowiedzialny za działanie oraz Opiekun projektu utrzymujący bieżący kontakt z realizatorem projektu, w tym z koordynatorem projektu. 3. Sposób przeprowadzenia monitoringu i oceny projektu dostosowany jest do specyfiki projektu i kraju jego realizacji. 4. Monitoring projektów obejmuje w szczególności: 1) Konsultacje dla realizatorów projektów; 2) Wyznaczenie opiekuna każdego projektu, który utrzymuje bieżący kontakt z realizatorem projektu, w szczególności z koordynatorem projektu; 3) Przeprowadzoną przez opiekuna lub inna osobę wskazaną przez Zarząd Fundacji monitoring wybranego działania / elementu projektu. Monitoring może mieć formę m.in. udziału w realizowanym działaniu, spotkania, rozmów z beneficjentami, wizyty monitoringowej w siedzibie realizatora i/u partnerów, analizy publikacji. Forma monitoringu powinna być dostosowana do specyfiki projektu i kraju jego realizacji. 4) Weryfikację wydatków w trakcie trwania projektu obejmującą wybrany okres trwania projektu i/lub wybrane operacje / dokumenty finansowe. 5) Bieżącą analizę zgodności realizowanych działań z harmonogramem oraz przestrzeganiem obowiązków informacyjnych realizatorów projektu. 6) Kontrolę sprawozdania końcowego z projektu. 5. Sposób oceny realizowanych przez wnioskodawców projektów 1) Opiekun projektu dokonuje porównania zaplanowanych we wniosku działań oraz rezultatów, z realizacją na podstawie sprawozdania końcowego oraz monitoringu oraz ocenia stopień realizacji projektu: ocena w skali 1-5 stopnia realizacji zaplanowanych działań; ocena w skali 1-5 zaplanowanych rezultatów; ocena w skali 1-5 stopnia wywiązywania się z obowiązków informacyjnych; w przypadku niepełnej realizacji i/lub nieprawidłowości opiekun opisuje nieprawidłowości oraz wyjaśnia ich przyczyny z grantobiorcą. W przypadku znacznego odstępstwa od realizacji zaplanowanych działań i/lub osiągnięcia rezultatów zawinionego przez realizatora projektu opiekun wnioskuje do Zarządu o wystąpienie o zwrot dofinansowania w całości lub części odpowiednio do zakresu stwierdzonych nieprawidłowości. 2) Ocena współpracy z koordynatorem projektu. 6. Dokumentacja monitoringu i oceny projektu obejmuje co najmniej: strona 5

1) korespondencję z realizatorami projektów; 2) pisemne ankiety z monitoringu wybranego działania/elementu projektu; 3) dokumentację potwierdzającą weryfikację wydatków; 4) dokumentację kontroli sprawozdania końcowego projektu obejmującą ocenę zrealizowania zaplanowanych działań oraz osiągnięcia założonych rezultatów. 7. W przypadku stwierdzenia uchybień lub nieprawidłowości w realizacji umowy Zarząd Fundacji wezwie realizatora projektu do usunięcia nieprawidłowości w wyznaczonym terminie. 8. W przypadku stwierdzenia wykorzystania dofinansowania niezgodnie z przeznaczeniem lub niezgodnie z warunkami umowy Zarząd Fundacji zażąda zwrotu dofinansowania w całości lub części odpowiednio do zakresu stwierdzonych nieprawidłowości, stosownie do postanowień umowy zawartej z realizatorem projektu. strona 6