Regulamin organizacyjny Rady Stowarzyszenia LGD Polesie

Regulamin organizacyjny Rady Stowarzyszenia LGD Polesie ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin rady LGD Polesie określa organizację wewnętrzną i tryb pracy Rady, jako organu decyzyjnego LGD. 2. Rada Lokalnej Grupy Działania Polesie, zwana dalej Radą, działa na podstawie: a. Ustawy z dnia 7 marca 2007 r. o Wspieraniu Rozwoju Obszarów Wiejskich z Udziałem Środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (Dz. U. Nr 64, poz. 427) zwanej dalej Ustawą, przepisów wykonawczych do tej ustawy oraz przepisów Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013, b. Statutu Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Polesie, przyjętego Uchwałą Walnego Zebrania Członków z dnia 14.04.2008 r. z późn. zm., zwanego dalej Statutem. c. Ustawy z dnia 20 lutego 2015r. o rozwoju lokalnym z udziałem lokalnej społeczności (Dz. U. z 2015r. poz. 378), d. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1305/2013 w sprawie rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1698/2005 (Dz. U. UE L 347/487), e. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013r. ustanawiającym wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającym rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013r z późn. zm.) oraz 3. Rada jest organem Lokalnej Grupy Działania Polesie w zakresie wyboru operacji, które mają być realizowane w ramach Lokalnej Strategii Rozwoju. 2 1

Terminy użyte w niniejszym Regulaminie oznaczają: 1. LGD Lokalną Grupę Działania Polesie. 2. Rada organ decyzyjny LGD Polesie. 3. Regulamin oznacza Regulamin Rady LGD Polesie. 4. Walne Zebranie Członków walne zebranie członków LGD Polesie. 5. Zarząd zarząd LGD Polesie. 6. Biuro Biuro LGD Polesie. ROZDZIAŁ II Członkowie rady 3 1. Członkowie Rady są wybierani i odwoływani przez Walne Zebranie Członków LGD Polesie ; 2. Członkiem Rady nie może być pracownik Biura LGD, członek Zarządu oraz członek Komisji Rewizyjnej; 4 1. Członkowie Rady mają obowiązek uczestniczenia w posiedzeniach Rady. 2. W razie niemożności wzięcia udziału w posiedzeniu Rady, członek Rady zawiadamia o tym przed terminem posiedzenia Przewodniczącego Rady, a następnie jest obowiązany w ciągu 7 dni usprawiedliwić w formie pisemnej swoją nieobecność Przewodniczącemu Rady. 3. Za przyczyny usprawiedliwiające niemożność wzięcia udziału przez członka Rady udziału w posiedzeniu Rady uważa się: 1) Chorobę albo konieczność opieki nad chorym potwierdzoną zaświadczeniem lekarskim; 2) Podróż służbową; 3) Inne prawne lub losowo uzasadnione przeszkody. 5 1. Członkowi Rady w okresie sprawowania funkcji może przysługiwać dieta za udział w posiedzeniach Rady. 2. Przewodniczącemu Rady może przysługiwać dieta w podwójnej wysokości. 3. Wysokość diety ustala Zarząd. 4. W przypadku wcześniejszego opuszczenia posiedzenia przez członka rady dieta za to posiedzenie ulega obniżeniu o 50%. 5. Dieta jest obliczana na podstawie listy obecności i wypłacana członkom Rady w terminie do 21 dni po każdym posiedzeniu. 2

6 Przewodniczący i Zarząd udzielają członkom rady pomocy w wykonywaniu przez nich funkcji członka Rady. 1. Przewodniczącego Rady wybiera Rada spośród swoich członków. 7 2. W skład Rady oprócz Przewodniczącego Rady wchodzi, Zastępca Przewodniczącego Rady i Sekretarz Rady wybierani przez Radę spośród jej Członków. 8 1. Przewodniczący Rady organizuje pracę Rady i przewodniczy posiedzeniom Rady. 2. Pełniąc swą funkcję Przewodniczący Rady współpracuje z Zarządem i Biurem LGD i korzysta z ich pomocy. 9 1. Przewodniczący Rady przewodniczy posiedzeniom Rady oraz reprezentuje Radę na zewnątrz. 2. Podczas nieobecności Przewodniczącego Rady jego obowiązki pełni Wiceprzewodniczący. 3. Sekretarz Rady odpowiada za przygotowanie posiedzeń Rady oraz sporządzenie protokołów. 10 1. Przewodniczący Rady czuwa nad zgodnością prac Rady z Ustawą, Statutem, niniejszym Regulaminem wraz z załącznikami, oraz innymi obowiązującymi przepisami. 2. Przewodniczący Rady sporządza roczne sprawozdanie z działalności Rady które jest przedstawiane na pierwszym Walnym Zebraniu Członków danego roku. 3. Przewodniczący Rady przygotowuje porządek posiedzeń Rady, wraz z odpowiednimi materiałami, oraz nadzoruje wykonanie uchwał Rady. 3

ROZDZIAŁ III Posiedzenia Rady 11 Posiedzenia Rady są zwoływane odpowiednio do potrzeb wynikających z naboru wniosków prowadzonego przez LGD. 12 Posiedzenia Rady zwołuje Przewodniczący Rady, uzgadniając miejsce, termin i porządek posiedzenia z Zarządem i Biurem LGD. 13 W przypadku dużej ilości spraw do rozpatrzenia, Przewodniczący Rady może zwołać posiedzenie trwające dwa lub więcej dni. 14 1. Członkowie Rady powinni być pisemnie zawiadomieni o miejscu, terminie i porządku posiedzenia Rady najpóźniej 14 dni przed terminem posiedzenia. 2. W okresie 14 dni przed terminem posiedzenia Rady jej członkowie powinni mieć możliwość zapoznania się ze wszystkimi materiałami i dokumentami związanymi z porządkiem posiedzenia, w tym z wnioskami, które będą rozpatrywane podczas posiedzenia. Materiały i dokumenty w formie kopii mogą być przesłane łącznie z zawiadomieniami o posiedzeniu lub udostępnione do wglądu w Biurze LGD. 15 1. Posiedzenia Rady są jawne. Zawiadomienie o terminie, miejscu i porządku posiedzenia Rady podaje się do publicznej wiadomości co najmniej na 7 dni przed posiedzeniem. 2. W posiedzeniach Rady uczestniczy Prezes Zarządu lub wskazany przez niego członek Zarządu. 3. Przewodniczący Rady może zaprosić do udziału w posiedzeniu osoby trzecie, w szczególności osoby, których dotyczą sprawy przewidziane w porządku posiedzenia. 4

16 1. Posiedzenie Rady otwiera, prowadzi i zamyka Przewodniczący Rady. 2. Obsługę posiedzeń Rady zapewnia Biuro LGD. 17 1. Przed otwarciem posiedzenia członkowie Rady potwierdzają swoją obecność podpisem na liście obecności. 2. Wcześniejsze opuszczenie posiedzenia przez członka Rady wymaga poinformowania o tym przewodniczącego obrad. 3. Prawomocność posiedzenia i podejmowanych przez Radę decyzji (quorum) wymaga obecności co najmniej 50 % składu Rady. 18 1. Po otwarciu posiedzenia, Przewodniczący rady podaje liczbę obecnych członków rady na postawie podpisanej przez nich listy obecności i stwierdza prawomocność posiedzenia (quorum). 2. W razie braku quorum Przewodniczący Rady zamyka obrady wyznaczając równocześnie nowy termin posiedzenia. 3. W protokole odnotowuje się przyczyny, z powodu których posiedzenie nie odbyło się. 19 1. Po stwierdzeniu quorum Przewodniczący Rady przeprowadza wybór dwóch lub więcej sekretarzy posiedzenia, stanowiących komisję skrutacyjną, której powierza się obliczanie wyników głosowań, kontrolę quorum oraz wykonywanie innych czynności o podobnym charakterze. 2. Po wyborze sekretarzy posiedzenia Przewodniczący przedstawia porządek posiedzenia i poddaje go pod głosowanie Rady. 3. Członek Rady może zgłosić wniosek o zmianę porządku posiedzenia. Rada poprzez głosowanie przyjmuje lub odrzuca zgłoszone wnioski. 4. Przewodniczący obrad prowadzi posiedzenie zgodnie z porządkiem przyjętym przez Radę. 5. Porządek obrad obejmuje w szczególności: 1) Omówienie wniosków i przyznanie pomocy złożonych w ramach naboru prowadzonego przez LGD oraz podjęcie decyzji o wyborze operacji do finansowania. 2) Wolne głosy, wnioski i zapytania. 5

3) Omówienie odwołań od decyzji Rady, o ile takie wpłynęły do LGD. 6. Decyzja w sprawie wyboru projektów do finansowania jest podejmowana w formie uchwały Rady. 20 1. Przewodniczący Rady czuwa nad sprawnym przebiegiem i przestrzeganiem porządku posiedzenia, otwiera i zamyka dyskusję oraz udziela głosu w dyskusji. 2. Przedmiotem wystąpień mogą być tylko sprawy objęte porządkiem posiedzenia. 3. Z dyskusji powinny być wyłączone osoby - wnioskodawcy lub osoby, które nie są z różnych powodów, swoim zdaniem lub zdaniem innych, obiektywne w ocenie danego wniosku. 4. W dyskusji głos mogą zabierać członkowie rady, członkowie Zarządu oraz osoby zaproszone do udziału w posiedzeniu. Przewodniczący rady może określić maksymalny czas wystąpienia. 5. Przewodniczący obrad w pierwszej kolejności udziela głosu osobie referującej aktualnie rozpatrywaną sprawę, osobie opiniującej operację, przedstawicielowi Zarządu, a następnie pozostałym dyskutantom według kolejności zgłoszeń. Powtórne zabranie głosu w tym samym punkcie porządku obrad możliwe jest po wyczerpaniu listy mówców. Ograniczenie to nie dotyczy osoby referującej sprawę, osoby opiniującej operację oraz przedstawiciela Zarządu. 6. Jeżeli mówca w swoim wystąpieniu odbiega od aktualnie omawianej sprawy lub przekracza maksymalny czas wystąpienia, przewodniczący obrad zwraca mu na to uwagę. Po dwukrotnym zwróceniu uwagi Przewodniczący Rady może odebrać mówcy głos. Mówca, któremu odebrano głos, może zażądać w tej sprawie decyzji Rady. Rada podejmuje decyzję niezwłocznie po wniesieniu takiego żądania. 7. Jeżeli treść lub forma wystąpienia albo też zachowanie mówcy w sposób oczywisty zakłóca porządek obrad lub powagę posiedzenia. Przewodniczący Rady przywołuje mówcę do porządku lub odbiera mu głos. Fakt ten odnotowuje się w protokole posiedzenia. 8. Po wyczerpaniu listy mówców Przewodniczący Rady zamyka dyskusję. W razie potrzeby Przewodniczący może zarządzić przerwę w celu wykonania niezbędnych czynności przygotowawczych do głosowania, na przykład przygotowania poprawek w projekcie uchwały lub innym rozpatrywanym dokumencie, przygotowania kart do głosowania. 9. Po zamknięciu dyskusji Przewodniczący Rady rozpoczyna procedurę głosowania. Od tej chwili można zabrać głos tylko w celu zgłoszenia lub 6

uzasadnienia wniosku formalnego o sposobie lub porządku głosowania i to jedynie przed zarządzeniem głosowania przez Przewodniczącego. 21 1. Przewodniczący Rady może udzielić głosu poza kolejnością zgłoszonych mówców, jeżeli zabranie głosu wiąże się bezpośrednio z głosem przedmówcy lub w trybie sprostowania, jednak nie dłużej niż 2 minuty. Poza kolejnością może także udzielić głosu członkom Zarządu, osobie referującej sprawę i osobie opiniującej projekt. 2. Poza kolejnością udziela się głosu w sprawie zgłoszenia wniosku formalnego, w szczególności w sprawach: 1) stwierdzenia quorum; 2) sprawdzenia listy obecności; 3) przerwania, odroczenia lub zamknięcia sesji; 4) zmiany porządku posiedzenia (kolejności rozpatrywania poszczególnych punktów); 5) głosowania bez dyskusji; 6) zamknięcia listy mówców; 7) ograniczenia czasu wystąpień mówców; 8) zamknięcia dyskusji; 9) zarządzenia przerwy; 10) zarządzenia głosowania imiennego; 11) przeliczenia głosów; 12) reasumpcji głosowania. 3. Wniosek formalny powinien zawierać żądanie i zwięzłe uzasadnienie, a wystąpienie w tej sprawie nie może trwać dłużej niż 2 minuty. 4. Rada rozstrzyga o wniosku formalnym niezwłocznie po jego zgłoszeniu. O przyjęciu lub odrzuceniu wniosku Rada rozstrzyga po wysłuchaniu wnioskodawcy i ewentualnie jednego przeciwnika wniosku. 5. Wnioski formalne, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2 nie poddaje się pod głosowanie. 22 Po wyczerpaniu porządku posiedzenia Przewodniczący Rady zamyka posiedzenie. 7

ROZDZIAŁ IV Głosowanie 23 1. Po zamknięciu dyskusji w danej sprawie Przewodniczący Rady rozpoczyna procedurę głosowania i zarządza głosowanie zgodnie z postanowieniami wynikającymi ze statutu LGD oraz niniejszego regulaminu. 2. Przed zarządzeniem głosowania Przewodniczący Rady może wyjaśnić sposób głosowania oraz zasady obliczania wyników głosowania. 3. Każdy Członek Rady, przed uczestnictwem w pierwszym posiedzeniu Rady składa oświadczenie, że w razie zaistnienia sytuacji, o której mowa w 29, poinformuje o tym Przewodniczącego Rady; 4. Wszystkie głosowania Rady są jawne; 5. Glosowania Rady mogą odbywać się w następujących formach: a. Przez podniesienie ręki na wezwanie Przewodniczącego Rady; b. Przez wypełnienie i oddanie sekretarzom posiedzenia kart oceny operacji. 24 1. W głosowaniu przez podniesienie ręki komisja skrutacyjna oblicza głosy za, głosy przeciw i głosy wstrzymuję się od głosu, po czym informuje Przewodniczącego Rady o wyniku głosowania. 2. Wyniki głosowania ogłasza Przewodniczący Rady. 25 1. Głosowanie odbywające się przez wypełnienie kart oceny operacji, 2. W głosowaniu odbywającym się przez wypełnienie kart do oceny operacji członek Rady oddaje głos za pomocą odpowiedniej karty oceny operacji, wydanej przez komisję skrutacyjną. Każda strona karty oceny operacji musi być opieczętowana pieczęcią LGD i podpisana przez głosującego członka Rady. 3. Głos oddany przez członka Rady w formie wypełnionej karty oceny jest nieważny, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z poniższych okoliczności: 1) na karcie brakuje nazwiska i imienia lub podpisu członka Rady, 2) na karcie brakuje informacji pozwalających zidentyfikować operację, której dotyczy ocena (numeru wniosku, nazwy wnioskodawcy, nazwy projektu). 4. Karty muszą być wypełniane piórem, długopisem lub cienkopisem. 8

26 1. W stosunku do każdej operacji będącej przedmiotem posiedzenia Rady podejmowana jest przez Radę decyzja w formie uchwały o ocenie, której treść musi uwzględniać: 1) Wyniki głosowania w sprawie uznania operacji za zgodne z LSR; 2) Wyniki głosowania w sprawie oceny operacji według lokalnych kryteriów; 2. Przewodniczący rady odczytuje uchwały dotyczące poszczególnych operacji rozpatrywanych w trakcie posiedzenia, bez potrzeby ich przegłosowania. 3. Każda uchwała powinna zawierać: 1) Informacje o wnioskodawcy (imię i nazwisko lub nazwę, numer identyfikacyjny producenta); 2) Tytuł operacji zgodny z tytułem podanym we wniosku; 3) Kwotę pomocy, o jaką ubiegał się wnioskodawca, zgodną z kwotą podaną we wniosku; 4) Informację o decyzji Rady w sprawie zgodności lub braku zgodności operacji z LSR. 27 1. Członkowie Rady przed przystąpieniem do oceny operacji zapoznają się z informacją, kto złożył wnioski oraz wypełniają tzw. oświadczenie o poufności i bezstronności w którym informują o niepozostawaniu w związku małżeńskim, pokrewieństwa, powinowactwa, przysposobienia i nie zachodzą inne przyczyny mogące wpłynąć na bezstronność wobec składających wnioski. 2. Członkowie rady wobec których zachodzą przesłanki stronniczości w stosunku do wnioskodawcy wykluczeni są z oceny operacji, składanych przez tych wnioskodawców. 3. Wykluczenie następuje w drodze uchwały podjętej przez Radę LGD, 4. Członek Rady, który sam składa wniosek musi wyłączyć się z jego oceny. 5. Odmowa złożenia oświadczenia powoduje brak możliwości udziału w ocenie wniosków. ROZDZIAŁ V Odwołania 28 9

1. W terminie do 7 dni od daty otrzymania pisemnego powiadomienia o ocenie operacji, Wnioskodawcy wnoszą za pośrednictwem Dyrektora Biura odwołanie od uchwały Rady z uzasadnieniem i wskazaniem części procedury, w której nastąpiło uchybienie. Decyduje data wpływu do Biura Stowarzyszenia. 2. Odwołania muszą spełnić następujące warunki formalne: a. wpłynie do Biura Stowarzyszenia w terminie, o którym mowa w pkt 1 (decyduje pieczęć wpływu), b. złożone będzie na formularzu dostępnym na stronie internetowej Stowarzyszenia lub w Biurze Stowarzyszenia, c. zostanie wypełnione komputerowo, bądź na maszynie do pisania, d. zawierać będzie: pisemne uzasadnienie odwołania oraz nr wniosku nadany na etapie rejestracji w ramach Procedury wyboru, e. zostanie podpisane przez osoby uprawnione do składania wniosku o dofinansowanie operacji w ramach LSR bądź przez osobę posiadającą pełnomocnictwo, podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania wnioskodawcę. 3. Dyrektor Biura występuje do Przewodniczącego z wnioskiem o zwołanie posiedzenia celem wyboru operacji do realizacji, na którym przeprowadzona zostanie Procedura odwołania od rozstrzygnięć organu decyzyjnego, jeżeli do Biura Stowarzyszenia takie odwołania od wnioskodawców wpłyną. 4. Decyzje Rady podjęte w trybie rozpatrzenia odwołania są ostateczne. O decyzjach podjętych w wyniku rozpatrzenia odwołań LGD niezwłocznie informuje wnioskodawców, którzy złożyli odwołania. 29 1. Dokonanie wyboru operacji do realizacji następuje w formie uchwały na podstawie oceny operacji według lokalnych kryteriów, wyniku oceny operacji dokonanych wskutek złożonych odwołań, osiągnięcia minimalnej liczby punktów określonej w LSR oraz do wysokości limitu dostępnych środków wskazanych w informacji. 1a. W przypadku, gdy informacja o możliwości składania wniosków o przyznanie pomocy jest podawana do publicznej wiadomości po raz ostatni, wybór operacji do realizacji następuje do wysokości 120% limitu dostępnych środków wskazanych w informacji. 2. Po dokonaniu wyboru operacji do realizacji sporządza się listę operacji wybranych i operacji niewybranych do realizacji. ROZDZIAŁ VI Dokumentacja z posiedzeń Rady 10

30 1. W trakcie posiedzenia Rady sporządzany jest protokół, 2. Wyniki głosowań odnotowuje się w protokole posiedzenia. 3. Protokół z posiedzenia Rady powinien zawierać w szczególności: 1) Porządek posiedzenia 2) Skład osobowy komisji skrutacyjnej; 3) Określenie przedmiotu głosowań; 4) Określenie liczby uprawnionych do glosowania, 5) Wyniki głosowań; 6) Podpisy Przewodniczącego Rady i członków komisji skrutacyjnej. 31 1. Uchwałom Rady nadaje się formę odrębnych dokumentów z wyjątkiem uchwał, proceduralnych, które odnotowuje się w protokole posiedzenia. 2. Podjęte uchwały opatruje się datą i numerem, na który składają się: numer uchwały zapisany cyframi arabskimi, łamane przez numer kolejny posiedzenia od początku realizacji osi 4 Leader zapisany cyframi rzymskimi, łamane przez numer danego roku kalendarzowego. 3. Uchwałę podpisuje Przewodniczący Rady po jej podjęciu. 4. Uchwały podjęte przez Radę, niezwłocznie, lecz nie później niż 3 dni od ich uchwalenia, Przewodniczący Rady przekazuje Zarządowi. 32 1. Protokół z posiedzenia Rady sporządza się niezwłocznie po odbyciu posiedzenia i wykłada do wglądu w Biurze LGD na okres nie dłuższy niż do 21 dni od dnia, w którym upłynął termin składania wniosków o przyznanie pomocy, w celu umożliwienia członkom Rady wniesienia ewentualnych zastrzeżeń, co do jego treści. 2. Wniesione zastrzeżenia, o których mowa w ust. 1 rozpatruje Przewodniczący Rady. Jeżeli Przewodniczący nie uwzględni zastrzeżeń, wówczas poddaje się je pod glosowanie na następnym posiedzeniu Rady, która decyduje o ich przyjęciu lub odrzuceniu. 3. Po zakończeniu procedury dotyczącej możliwości wniesienia zastrzeżeń do protokołu, przewidzianej w ust. 1 i 2, przewodniczący obrad podpisuje protokół. 11

4. Protokoły i dokumentacja z posiedzeń Rady jest gromadzona i przechowywana w Biurze LGD. Dokumentacja ma charakter jawny i jest udostępniana do wglądu wszystkim zainteresowanym. ROZDZIAŁ VII Wolne głosy, wnioski i zapytania 33 1. Wolne glosy, wnioski i zapytania formułowane są ustnie na każdym posiedzeniu Rady, a odpowiedzi na nie udzielane są bezpośrednio na danym posiedzeniu. 2. Czas formułowania zapytania nie może przekroczyć 2 minut. 3. Jeżeli udzielenie odpowiedzi, o której mowa w ust. 1, nie będzie możliwe na danym posiedzeniu, udziela się jej pisemnie, w terminie 14 dni od zakończenia posiedzenia. Rozdział VIII Przepisy porządkowe i końcowe 34 1. Zarząd zobowiązany jest zapewnić Radzie niezbędne warunki do wykonywania jej obowiązków. 2. Rada korzysta z pomieszczeń biurowych, urządzeń i materiałów Stowarzyszenia. Koszty działalności Rady ponosi Stowarzyszenie. 3. Regulamin został ustalony na czas nieoznaczony i może być zmieniony w trybie właściwym dla jego uchwalenia. 4. Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia. 12