Centrum Usług Wspólnych Prezentacja dla Partnerów Soneta
Wzorem sektora prywatnego Idea Centrów Usług Wspólnych narodziła się w latach 80 XX wieku, w zachodniej Europie. Zaczęto je stosować w organizacjach posiadających rozproszone struktury. Rozwiązania z sektora prywatnego przeniosły się do administracji publicznej. Pionierami w obszarze public są Wielka Brytania, Holandia, Finlandia, Szwecja, Kanada, Stany Zjednoczone, Australia. Odsetek centrów usług wspólnych tworzonych na świecie rośnie z roku na rok. W krajach europejskich kształtuje się na poziomie 34%.
Punkt wyjścia Sektor publiczny to ok 67 tys. Podmiotów, które wydatkują bądź decydują o sposobie wydatkowania środków budżetowych. Niski stopień standaryzacji w obrębie tej samej gminy, jednostki wykonują te same czynności związane z bieżącą obsługą. Ich działania nie są skorelowane, czasami działają w oparciu o różne rozwiązania informatyczne. Każda z jednostek buduje osobne plany finansowe, politykę rachunkowości, ma głównego księgowego, prowadzi sprawy kadrowe. Generuje to wyższe koszty funkcjonowania. Instytucje publiczne szukają oszczędności. Szukając ich podejmowane są działania doraźne, które w długim okresie nie przynoszą pożądanych efektów np. próby oszczędności na paliwie, wyjazdach służbowych, papierze bądź radykalne związane z nieprowadzeniem inwestycji.
O co chodzi w CUW? Możliwość tworzenia Centrum Usług Wspólnych określa znowelizowany art. 10 ustawy o samorządzie gminnym Zmiana przepisów ustawy o samorządzie gminnym z 15 maja 2015 pozwala samorządom od 1 stycznia 2016 roku na tworzenie Centrów Usług Wspólnych. Celem jest powołanie jednostki, która przejmuje świadczenie usług np. prowadzenie księgowości, kadr i płac, wsparcia informatycznego na rzecz jednostek podlegających samorządowi. Do końca 2016 wszystkie Zespoły Ekonomiczno Administracyjne Szkół (ZEAS) muszą przekształcić się w CUW
Centrum usług wspólnych to jednostka powołana w celu skonsolidowania funkcji wsparcia w jednej, wydzielonej strukturze, która świadczy usługi wspólne na rzecz klientów wewnętrznych, w szczególności wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej. W przypadku samorządu model centrum usług wspólnych polega na powołaniu jednostki, która przejmuje świadczenia usług wewnętrznych (na przykład prowadzenie spraw księgowych, kadrowo płacowych, wsparcia informatycznego) na rzecz jednostek podlegających samorządowi. Główną cechą centrum usług wspólnych jest ciągłe dążenie do optymalizowania swojego działania, czyli poszukiwania takich rozwiązań, które umożliwiają rzetelne, tańsze oraz szybsze działanie.
Jednostki mają swobodę jeśli chodzi o zakres wspólnej obsługi. Same wybierają co będzie wchodziło w zakres obsługi przez CUW. Zakres może być w każdej chwili rozszerzany. Jednostki obsługiwane i jednostki obsługujące podpisują porozumienie, które określa zakres wspólnej obsługi. Jednostka obsługująca będzie miała prawo żądania od jednostki obsługiwanej danych oraz wglądu w dokumentacją w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nią powierzonych zadań i na odwrót. Jeśli jednostka obsługiwana przekazuje jednostce obsługującej obowiązki związane z rachunkowością i sprawozdawczością to muszą zostać przekazane w całości. Nie ma możliwości przekazanie tylko jednej z nich. Zgodnie z uzasadnieniem projektu ustawy, takie obostrzenie ma zagwarantować jasne zasady odpowiedzialności za realizację obowiązków zgodnie z ustawą o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. CUW nie jest outsourcingiem outsourcing polega na przekazaniu kompetencji zewnętrznemu podmiotowi, natomiast właścicielem CUW jest organ wykonawczy JST, dzięki czemu może być na bieżąco kontrolowany.
Rozwiązanie modelu CUW istnieje od ponad 10 lat w obszarze edukacji. Na podstawie ustawie o oświacie organy prowadzące szkoły i placówki oświatowe organizują wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną prowadzonych jednostek (ZEAS). Wspólną obsługę finansowo administracyjną wykorzystuje ponad 50% wszystkich gmin w Polsce (ok. 1300 gmin). utworzenie takich jednostek przyniosło wymierne korzyści finansowe. Np. Zespół Ekonomiki Oświaty w Krakowie (obsługuje 107 przedszkoli, 57 szkół podstawowych, 16 gimnazjów, 23 zespoły szkół, 1 szkołę zawodową = 204 placówki oświatowe na terenie Krakowa).
Jakie jednostki mogą być CUW? urząd gminy starostwo powiatowe urząd marszałkowski inna jednostka organizacyjna jednostki samorządu terytorialnego jednostka organizacyjna związku międzygminnego, związku powiatów, związku powiatowo-gminnego w celu wspólnej obsługi gminy i powiaty mogą tworzyć związki międzygminne, powiatowe i powiatowo-gminne
Oszczędności Szanse Wspólne zakupy towarów i usług Poprawa wykorzystywanego potencjału kadrowego i infrastrukturalnego Praca zespołowa i konieczność współpracy różnych podmiotów Synchronizacja pracy, odpowiedni podział ról i obowiązków Koncentracja na działalności merytorycznej Motywacja do obniżenia kosztów prowadzenia działalności Motywacja do zwiększenia efektywności i konkurencji Tworzenie CUW Zagrożenia Konieczność dokonania zwolnień/przekierowania personelu Obawa przed zmianami Roszczeniowe postawy pracowników i brak chęci uczestnictwa w zmianach Praca zespołowa i konieczność współpracy różnych podmiotów Konieczność dokształcania personelu Potencjalne konsekwencje polityczne obawy decydentów Brak współpracy pomiędzy organem stanowiącym i wykonawczym JST Niska kultura organizacyjna
Organizacyjnie Wg ekspertyz przeprowadzonych przez Narodowy Instytut samorządu terytorialnego, najbardziej właściwą formą prawną dla Centrów Usług Wspólnych jest status jednostki budżetowej. W odniesieniu do jednostek budżetowych, ustawa o finansach publicznych nie definiuje zamkniętego katalogu zadań, którymi mają się zajmować. Zgodnie z nowelizacją ustawy o samorządzie gminnym, to organy stanowiące (rady gmin, rady powiatu, sejmiki województw) określają zakres działalności Centrów usług wspólnych. Zakres działań jest elastyczny, może być powiększany, zmniejszany, dlatego funkcjonowanie CUW w ramach jednostki budżetowej jest najwłaściwsze.
Procedury Opracowanie projektu uchwały o utworzeniu centrum oraz jego statutu Podjęcie przez organ stanowiący uchwały w sprawie utworzenia centrum usług wspólnych, której załącznikiem jest statut Publikacja uchwały Organizacja centrum usług wspólnych (zagospodarowanie zaplecza lokalowego, dokonanie odpowiednich przesunięć kadrowych, przygotowanie bazy merytorycznej służącej funkcjonowaniu jednostki i wykonywaniu przez nią zadań)
Statut Centrum Usług Wspólnych: zgodnie z ustawą o finansach publicznych statut musi uwzględniać co najmniej nazwę, siedzibę i przedmiot działalności. Nazwa: pozostaje w kompetencjach organu stanowiącego, nie ma dokładnych wytycznych. Jedyny wymóg to identyfikacja. Siedziba: określenie konkretnej miejscowości Przedmiot działalności: określenie kategorii spraw, do których podmiot został powołany. Precyzyjne określenie przedmiotu pozwala na ustalenie podmiotu właściwego do wykonywania zadań oraz pozwala na wskazanie odpowiedzialnego w razie wadliwego wykonania zadania.
Spodziewane efekty Lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów Zmniejszenie kosztów operacyjnych i specjalizacji Ujednolicenie procedur i procesów Elastyczne zarządzanie jednostkami Rozwój i korzystanie z nowych technologii informatycznych Oszczędności
Garść statystyk Badania Delloite wskazują, że zarówno w sektorze prywatnym jak i publicznym, najczęściej przenoszone do centrum usług wspólnych są obszary: Księgowość/Finanse 97% Zaopatrzenie 64% Kadry i Płace 63% IT 59% Pozostałe 47%
Reorganizacja w CUW może przynieść oszczędności rzędu 4-15 mld zł rocznie (Delloite) Odsetek centrów usług wspólnych tworzonych na świecie rośnie z roku na rok. W krajach europejskich kształtuje się na poziomie 34%.
Okres zwrotu inwestycji Przeciętny okres zwroty z inwestycji w centrum usług wspólnych wynosi ok. 3 lat (33% rocznie), w szczególności zaś: Ponad 4 lata w 23% instytucji 3-4 lata 23% 2-3 lata 34% Mniej niż 2 lata 23% Inwestycja w CUW jest opłacalna!
Przykłady zagraniczne
ZEASY a Centra Usług Wspólnych
Rozwiązanie modelu CUW istnieje od ponad 10 lat w obszarze edukacji. Na podstawie ustawie o oświacie organy prowadzące szkoły i placówki oświatowe organizują wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną prowadzonych jednostek (ZEAS). Wspólną obsługę finansowo administracyjną wykorzystuje ponad 50% wszystkich gmin w Polsce (ok. 1300 gmin). utworzenie takich jednostek przyniosło wymierne korzyści finansowe. Np. Zespół Ekonomiki Oświaty w Krakowie (obsługuje 107 przedszkoli, 57 szkół podstawowych, 16 gimnazjów, 23 zespoły szkół, 1 szkołę zawodową = 204 placówki oświatowe na terenie Krakowa).
Na dotychczasowych zasadach Zespoły Administracyjno Ekonomiczne Oświaty mogą funkcjonować do końca 2016 roku.
Dotychczasowe modele Tradycyjny system obsługi finansowo księgowej; rozproszony Scentralizowany system obsługi finansowo księgowej i administracyjnej Mieszany system obsługi placówek oświatowych Wspólne świadczenie usług edukacyjnych o zasięgu ponadgminnym dla różnych jednostek samorządowych
System tradycyjny, rozproszony Funkcjonuje w ponad 40% samorządów Konieczność zatrudnienia głównego księgowego, w większych placówkach innych pracowników księgowych Tworzenie stanowisk kadrowo płacowych Zalety: bezpośredni kontakt dyrektora z pracownikami, wygoda dla pracowników w zakresie obsługi kadrowej, jednoznaczna odpowiedzialność dyrektora Wady: wysokie koszty zatrudnienia, trudności organizacyjne (np. urlopy), niska jakość pracy (monotonia), nierównomierność zatrudnienia
System scentralizowany Nowelizacja ustawy o oświacie z 1995 roku Najczęstszy model obejmuje obsługę w zakresie finansowo księgowym, kadrowo płacowym i sprawozdawczości Lista może być poszerzana np. o sprawy inwestycyjne, zamówienia publiczne, dotowanie placówek niepublicznych czy też dowóz dzieci do szkół Zalety: poprawa jakości usług, wymienność pracowników, sprawniejsze wdrażanie nowych procedur, poprawa wewnętrznej kontroli wydatków i dokumentacji budżetowej, odciążenie dyrektora placówki od odpowiedzialności za obieg i archiwizowanie dokumentacji finansowej, ujednolicenie procedur Wady: oddalenie obsługi od dyrektora i pracowników szkoły (logistyka), redukcja zatrudnienia, ułożenie właściwych relacji na linii ZEAS obsługiwana placówka
System mieszany Kombinacje tradycyjnego i rozproszonego systemu Przykład: powiat nowosądecki, ze względu na dalekie odległości między placówkami oświatowymi (od 50 do 70 km)
Wspólne świadczenie usług edukacyjnych Tworzenie ponadlokalnych ośrodków metodycznych świadczących usługi dla nauczycieli z terenu kilku samorządów np. Samorządowe Centrum Edukacji w Tarnowie.
Co dalej? Okres przejściowy dla ZEASów kończy się 31 grudnia 2016 Oznacza, to że w tym czasie ZEASy muszą zostać zastąpione Centrami Usług Wspólnych Przekształcenie ZEAS w CUW oznacza w praktyce likwidację ZEASu i powołanie nowej jednostki. Dokonuje tego organ uchwałodawczy (rada gminy, rada powiatu). Dwa warianty: Pozostaną przy obsłudze jednostek oświatowych Jednostki oświatowe + pozostałe na terenie gminy/powiatu
Jak rozmawiać z samorządowcami?
Przedstawienie idei Centrów Usług Wspólnych poziom świadomości w poszczególnych JST jest zróżnicowany, od pełnej wiedzy po jej całkowity brak. Ważny argument: ZEASy do końca 2016 muszą zostać przekształcone w CUW! Przedstawienie konkretnego rozwiązania spotkanie z decydentami musi być poprzedzone analizą struktury JST oraz powołanych jednostek budżetowych, celem przygotowania dedykowanej oferty Referencje decydenci boją się innowacji, szukają rozwiązań, które już funkcjonują, kopiują z otoczenia. Splendor ustawienie decydenta w roli lidera, osoby innowacyjnej, na której będą wzorować się inni
Jednolity Plik Kontrolny w jednostkach samorządu terytorialnego JST podobnie jak przedsiębiorcy są zobowiązani do przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego, zgodnie z harmonogramem przyjętym w ustawie. O konieczności generowanie JPK przez JST stanowi interpretacja ogólna ministra finansów z dnia 20 czerwca. Konieczność racjonalizacji kosztów samorządy otrzymują coraz więcej zadań, co nie przekłada się na większe finanse. Krótki okres zwrotu inwestycji Perspektywa racjonalizacji kosztów jest nieunikniona samorządy inwestowały wykorzystując środki unijne, które w 2020 roku skończą się. Aby utrzymać inwestycje, trzeba będzie szukać oszczędności
Język adekwatny do odbiorcy decydenci nie są ekspertami, w zdecydowanej większości nie rozumieją języka technicznego dlatego pojęcia branżowe tłumaczymy na język zrozumiały dla każdego (płać jak za prąd). Argumenty ekspertów (Związek Miast Polskich, Narodowy Instytut Samorządu Terytorialnego) instytucje zrzeszające samorządowców rekomendują tworzenie centrów usług wspólnych. Bariery społeczne: powołanie Centrum Usług Wspólnych nie musi wiązać się z redukcją zatrudnienia. - przeniesienie pracowników do innych jednostek - gwarancja zatrudnienia w uchwale powołującej CUW
Dziękuję Konrad Spryńca konsultant enova365 konrad.sprynca@enova.pl