SPÓŁKA AKCYJNA Znak postępowania BFZ4-073-PR-13/2013 Zamawiający PKP Intercity S.A. podaje do publicznej wiadomości OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu ograniczonego na: wybór agencji pracy tymczasowej do przeprowadzania akcji informacyjnych 1. Nazwa i adres Zamawiającego "PKP Intercity" S.A. ul. Żelazna 59a, 00-848 Warszawa 2. Tryb zamówienia 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu ograniczonego na podstawie Regulaminu udzielania zamówień przez PKP Intercity S.A. z dnia 25 sierpnia 2011r zwanego dalej Regulaminem. Regulamin jest dostępny na stronie internetowej zamawiającego: www.intercity.pl 2. Postępowanie, którego dotyczy niniejsza SIWZ oznaczone jest znakiem: BFZ4-073-PR-13/2013 Wykonawcy zobowiązani są do powoływania się na wyżej podane oznaczenie we wszystkich kontaktach z Zamawiającym. 3. Postępowanie prowadzone będzie w języku polskim. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty sporządzane w postępowaniu, jak również umowa w sprawie zamówienia sporządzona będzie w języku polskim. 3. Punkt kontaktowy Osobą uprawnioną do porozumiewania się z wykonawcami jest Magdalena Czajka e-mail: magdalena.czajka@intercity.pl, tel. (22)4734372 Faks: (22) 4734333, ul. Chłopickiego 53, 04-275 Warszawa, pokój nr 124, w dniach: od poniedziałku do piątku w godz. 09:00 14:00. 4. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest wybór agencji pracy tymczasowej, która zapewni osoby do pełnienia funkcji informatorów mobilnych na wybranych dworcach kolejowych. 2. Usługa będzie świadczona w okresie świąt Wielkanocnych, weekendu majowego, zakończenia roku szkolnego, zakończenia wakacji letnich, wprowadzenia korekty rozkładu jazdy we wrześniu, Świąt Wszystkich Świętych, w okresie zmiany rozkładu jazdy w grudniu, świąt Bożego Narodzenia, Nowego Roku oraz Święta Trzech Króli, na następujących dworcach kolejowych i przez następującą liczbę osób (minimum): 1) Warszawa Wschodnia 12 osób 2) Warszawa Centralna - 12 osób 3) Warszawa Zachodnia - 10 osób 4) Lublin 4 osoby 5) Białystok - 4 osoby 6) Bydgoszcz - 6 osób 7) Toruń - 6 osób 8) Gdańsk - 6 osób 9) Gdynia- 6 osób 10) Olsztyn - 3 osoby 11) Szczecin - 6 osób 12) Wrocław - 9 osób 13) Poznań - 10 osób 14) Opole - 3 osoby 15) Kraków Gł. - 10 osób 1
16) Katowice - 10 osób 17) Rzeszów - 3 osoby 18) Łódź Kaliska - 5 osób 19) Łódź Widzew - 4 osoby 3. Zamawiający przewiduje prawo opcji polegające na możliwości dodatkowego zlecenia świadczenia usługi w okresie święta Bożego Ciała, zmiany turnusów w okresie wakacyjnym, Święta WNMP, Święta Niepodległości, w okresie 14-15 kwietnia 2013r., 09-10 czerwca 2013r., 20-21 października 2013r., oraz na następujących dworcach kolejowych: Zakopane w okresie Świąt Wielkanocy, w okresie wakacyjnym, Świąt Bożego Narodzenia, Nowego Roku i Trzech Króli; oraz Kołobrzeg, Władysławowo, Międzyzdroje, Hel w okresie wakacyjnym (po minimum 3 osoby na dworzec kolejowy). 4. W zakres obowiązków informatorów mobilnych wchodzą przede wszystkim następujące czynności: 1) odpowiadanie na pytania podróżnych z zakresu rozkładu jazdy (m.in. godziny i perony odjazdów, opóźnienia, skomunikowania) oraz topografii dworca, 2) prezentowanie proaktywnej postawy w kontaktach z podróżnymi - pomoc osobom wyglądającym na zagubione, mającym problemy z odczytaniem rozkładu jazdy bądź tablic informacyjnych etc. 3) przekierowywanie osób stojących w kolejkach do kas biletowych, biletomatów lub innych punktów sprzedaży biletów, 4) kierowanie podróżnych do kas biletowych/centrum Obsługi Klienta/biletomatów w przypadku chęci zakupu biletu uzyskania szczegółowych informacji o połączeniach etc. 5) codzienne pobieranie za podpisem przed rozpoczęciem zmiany kurtki z buttonem, telefonu komórkowego i ewentualnie netbooka oraz zdawanie ich po zakończeniu zmiany, 6) codzienne wypełnianie w trakcie zmiany ankiet (kart fedbackowych) dotyczących najczęściej zadawanych przez podróżnych pytań oraz oddawanie ich po zakończeniu zmiany koordynatorowi, 7) informowanie osoby wspierającej/koordynującej informatorów mobilnych na dworcu o konieczności udania się na przerwę, 8) rozdawanie,w przypadku wystąpienia konieczności, ankiet podróżnym (co najmniej jedna ankieta na jeden dzień) 9) rozdawanie podróżnym ulotek z ofertą (dla każdej osoby, której udzielana jest informacja) 5. Termin wykonania zamówienia 1. Termin obowiązywania umowy: marzec 2013 czerwiec2014 rok 2. Planowane terminy akcji (wraz z prawem opcji), to: 1) Wielkanoc 5 dni tj. 28-30.03 oraz 1-2.04.2013 2) Weekend majowy - 5 dni tj. 26-27.04 oraz 30.04 oraz 4-5.05.2013 3) Boże Ciało 3 dni tj. 29.05 oraz 31.05 oraz 02.06.2013 4) Zakończenie roku szk. 3 dni tj. 27-29.06.2013 5) Zmiany turnusów - 8 dni tj.13-14.07, 27-28.07, 10-11.08, 24-25.08 6) Święto WNMP 2 dni tj.14.08 oraz 18.08.2013 7) Koniec wakacji 2 dni tj. 30-31.08.2013 8) Wszystkich Świętych 4 dni tj. 30-31.10 oraz 2-3.11.2013 9) Święto niepodległości 2 dni tj. 8.11 oraz 11.11.2013 10) Zmiana rozkładu jazdy 5 dni tj. 5-9.12.2013 11) Boże Narodzenie, Nowy Rok i Trzech Króli 10 dni tj. 20-21.12 oraz 23-24.12 oraz 26-27.12 oraz 31.12.2013 oraz 01.01.2014 oraz 6-7.01.2014 12) 14-15.04 2 dni 13) 09-10.06-2 dni 2
14) 01-02.09 2 dni 15) 20-21.10 2 dni 6. Opis warunków udziału w postępowaniu Do udziału w postępowaniu zostaną dopuszczeni Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki : 1. Spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w 15 ust. 1 Regulaminu : 1) posiada uprawnienia niezbędne do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisynakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2) posiada wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że wykonał należycie w okresie ostatnich trzech latach przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, minimum dwa zamówienia, których przedmiotem była akcja informacyjna lub edukacyjna lub promocyjna lub marketingowa(lub mieszana)prowadzona jednocześnie przez nie mniej niż 100 osób w co najmniej 10 województwach 2) dysponuje potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 3) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 2. Nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia w okolicznościach, o których mowa w 24 ust. 1 i 2 Regulaminu. 3. Ocena spełniania przez wykonawców wymaganych przez Zamawiającego warunków będzie oparta na zasadzie spełnia/ nie spełnia danego warunku na podstawie informacji zawartych w załączonych do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu dokumentach lub oświadczeniach, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego, określonymi w niniejszym ogłoszeniu. Z treści załączonych do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, musi jednoznacznie wynikać, że Wykonawca spełnił wymagane warunki. 7. Informacje o dokumentach i oświadczeniach jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu: 1. W celu wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w ust. 6 pkt. 1 oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia zgodnie z ust. 6 pkt. 2 ogłoszenia Zamawiający żąda przedstawienia wraz z wnioskiem następujących dokumentów: 1) oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (np. wg załącznika do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu dostępnego na stronie internetowej www.intercity.pl od dnia publikacji niniejszego zamówienia) 2) wykazu zrealizowanych akcji informacyjnych lub promocyjnych lub marketingowych lub edukacyjnych (lub mieszanych)wykonanych w okresie ostatnich trzech latach przed upływem terminu wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie. Do wykazu należy dołączyć dokumenty potwierdzające że usługi zostały wykonane należycie (np. wg załącznika do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu dostępnego na stronie internetowej www.intercity.pl od dnia publikacji niniejszego zamówienia) 3) aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, 4) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie Regulaminu (np. wg załącznika do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu dostępnego na stronie internetowej www.intercity.pl od dnia publikacji niniejszego zamówienia). 2. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w ust. 1 pkt. 3 składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. 3. Dokument, o którym mowa w ust. 2 powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. 3
4. Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentu, o którym mowa w ust. 2, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio. 8. Kryterium oceny ofert i ich znaczenie: Zamawiający jako jedyne kryterium oceny ofert w przedmiotowym postępowaniu przyjmuje cenę za realizację przedmiotu zamówienia. 9. Miejsce i termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu 1. Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należy składać w siedzibie Biura Zakupów Centralnych "PKP Intercity" S.A. ul. Chłopickiego 53, budynek nr 15, 04-275 Warszawa, pokój nr 124. 2. Wnioski należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 25 lutego 2013 roku do godz. 10:00. 10. Minimalny okres, w którym oferent będzie związany ofertą w dniach: 60 dni od ustalonej daty składania ofert 11. Informacje dodatkowe: 1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie muszą wykazać, że: 1) warunki określone w ust. 6 pkt. 1 ogłoszenia Wykonawcy składający wspólny wniosek mogą spełniać samodzielnie lub łącznie 2) warunki, określone w ust. 6 pkt.2 ogłoszenia niniejszego ogłoszenia, tj. w zakresie niepodlegania wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia spełnia każdy z tych Wykonawców z osobna (odrębnie); 2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie: 1) oświadczenie wymienione w ust. 7 pkt. 1 ppkt. 1) ogłoszenia powinno być przedłożone wspólnie w imieniu wszystkich Wykonawców albo przez każdego z tych wykonawców z osobna (odrębnie), 2) oświadczenie wymienione w ust. 7 pkt. 1 ppkt. 4) ogłoszenia w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powinno być przedłożone przez każdego z tych wykonawcę z osobna (odrębnie), 3) dokument wymieniony w ust. 7 pkt. 1 ppkt. 2) ogłoszenia winien być złożony wspólnie przez wszystkich wykonawców. 4) dokument wymieniony w ust. 7 pkt. 1 ppkt. 3) ogłoszenia winien być przedłożony przez każdego z Wykonawców z osobna (odrębnie), 3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie winni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu oraz zawarcia umowy. 4. Oświadczenia i dokumenty składane na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu winny być złożone w formie pisemnej, w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę z zastrzeżeniem innej formy przewidzianej postanowieniami niniejszego ogłoszenia lub przepisami prawa. Pełnomocnictwo (pełnomocnictwa) powinno być złożone w oryginale lub w poświadczonej notarialnie lub inny uprawniony podmiot za zgodność z oryginałem kopii; 5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub te podmioty; 6. Zamawiający zażąda przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez wykonawcę kopia dokumentu okaże się nieczytelna lub wzbudzi wątpliwości co do jej prawdziwości; 7. Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu powinien być sporządzony w formie pisemnej zapewniającej pełną czytelność jego treści oraz podpisany w sposób umożliwiający identyfikację osoby go składającej (dokument obejmujący treść oświadczenia stanowiącego treść wniosku powinien być podpisany własnoręcznie przez osobę uprawnioną). Wzór wniosku dostępny jest na 4
stronie internetowej Zamawiającego www.intercity.pl od dnia publikacji niniejszego ogłoszenia o zamówieniu; 8. Wniosek musi być sporządzony w języku polskim; 9. Wniosek powinien bezwzględnie zawierać: 1) nazwę (firmę), siedzibę, nr telefonu, nr faksu, adres poczty elektronicznej Wykonawcy, 2) nazwę (firmę) i siedzibę Zamawiającego oraz nazwę postępowania, 3) oświadczenie woli zawierające deklarację udziału w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia, 4) datę i podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy. 10. Zamawiający zaprosi do składania ofert 5 wykonawców, którzy w najwyższym stopniu spełniają warunki w zakresie doświadczenia, które zostały określone w ust. 6 pkt. 1 ppkt. 2) ogłoszenia i w konsekwencji otrzymają największą sumę punktów wg mierników kwalifikacji. Miernik kwalifikacji: Doświadczenie zawodowe: Zamawiający przyzna 1 punkt za każde dodatkowe zamówienie (ponad minimum określone w ust. 6 pkt. 1 ppkt.2 Ogłoszenia) spełniające wymogi określone w ust. 6 pkt. 1 ppkt. 2) Ogłoszenia 11. W sytuacji gdy liczba Wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu określone w ogłoszeniu będzie mniejsza lub równa5, to wówczas Zamawiający zaprosi do składania ofert wszystkich Wykonawców, którzy spełniają przedmiotowe warunki. 12. Postępowanie prowadzone będzie w języku polskim. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty sporządzane w postępowaniu, jak również umowa w sprawie zamówienia sporządzona będzie w języku polskim. 13. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy przekazują pisemnie, drogą elektroniczną na adres: magdalena.czajka@intercity.pl lub drogą faksową (nr faksu +48 224734333) za wyjątkiem wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oferty, uzupełnienia oferty, wycofania oferty które powinny być złożone w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 14. W przypadku wyboru drogi faksowej lub elektronicznej, każda ze stron postępowania na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdzi fakt otrzymania oświadczenia, wniosku, zawiadomienia lub informacji. 15. Złożenie dokumentów, o których mowa w niniejszym ogłoszeniu w formie innej niż określona przez Zamawiającego będzie nieskuteczne. 16. Korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem, w tym wniosek o dopuszczenie do udziału w negocjacjach należy kierować na adres: PKP Intercity" S.A. Biuro Zakupów Centralnych, ul. Chłopickiego 53 (budynek nr 15), 04-275 Warszawa, pok. 124.. 17. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem wniosku. 18. Wraz z wnioskiem Wykonawcy zobowiązani są złożyć: 1) oświadczenia i dokumenty wymagane w ogłoszeniu powyżej, 2) pełnomocnictwo do podpisania wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, o ile prawo do jego podpisania nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z wnioskiem. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności, co do wykonywania pełnomocnik jest upoważniony. W przypadku, gdyby pełnomocnictwa udzielała osoba inna niż uprawniona z mocy prawa lub umowy spółki do reprezentowania podmiotu, należy dołączyć do wniosku również pełnomocnictwo do dokonania tej czynności. 3) pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo reprezentowania Wykonawców w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia, w przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia. 19. Wykonawca wspólnie składający ofertę zobowiązany będzie przed podpisaniem umowy złożyć Zamawiającemu umowę regulującą współpracę tych podmiotów (tzw. Umowę konsorcjum). 20. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. Wszystkie strony wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia i dokumenty wymagane w ogłoszeniu winny być trwale ze sobą połączone, kolejno ponumerowane i parafowane przez Wykonawcę. Zamawiający zaleca, aby wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz wszelkie oświadczenia i wykaz usług zostały złożone przez Wykonawcę na formularzach udostępnionych przez Zamawiającego na jego stronie internetowej. 5
21. W przypadku przedłożenia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16.4.1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca winien w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Informacje te winny być zamieszczone na osobnych stronach oznaczonych klauzulą Dokument stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16.4.1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji". Dokumenty nie oznaczone w powyższy sposób będą udostępniane wszystkim uczestnikom postępowania. Nie mogą stanowić tajemnicy przedsiębiorstwa informacje jawne na podstawie Regulaminu i innych przepisów. 6