RAPORT Z PRZEPROWADZENIA AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO PROJEKTU

OPINIA I RAPORT Z PRZEPROWADZENIA AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO PROJEKTU Dolnośląski Inkubator Art-Przedsiębiorczości współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Działanie 1.4 Infrastruktura wspierająca innowacyjność i przedsiębiorczość w regionie Wrocław, dnia 11 lutego 2013 r. 1

Oświadczenie Osoby wykonującej audyt o bezstronności i niezależności w stosunku do Beneficjenta Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu nr RPDS.01.04.00-02-022/10, pt. Dolnośląski Inkubator Art-Przedsiębiorczości, realizowanego na podstawie umowy o dofinansowanie projektu nr UDA-RPDS.01.04.00-02-022/10-00 przez Beneficjenta Bielawską Agencję Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o., ja Błażej Biliński, jako osoba wchodząca w skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny ww. projektu, oświadczam, iż spełniam warunek bezstronności i niezależności, tj.: a. nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, wobec niej dominującej, od niej zależnej lub współzależnej; b. nie jestem lub nie byłem w ostatnich 3 latach (liczonych od roku, w którym złożono ofertę do Beneficjenta) przedstawicielem prawnym (np. pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających Beneficjenta lub pracownikiem jednostki z nim stowarzyszonej, wobec niego dominującej, od niego zależnej lub współzależnej; c. nie uczestniczyłem w ostatnich 3 latach (liczonych od roku, w którym złożono ofertę do Beneficjenta) w sporządzaniu u Beneficjenta dokumentów dla projektu stanowiącego przedmiot audytu zewnętrznego projektu; d. nie osiągnąłem chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat (liczonych od roku, w którym złożono ofertę do Beneficjenta) co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki pełniącej rolę Beneficjenta, jednostki wobec niej dominującej, z nią stowarzyszonej, od niej zależnej lub współzależnej (nie dotyczy to pierwszego roku działalności osoby/podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu); e. nie jestem małżonkiem, osobą pozostającą we wspólnym pożyciu, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia, krewnym lub powinowatym w linii bocznej do drugiego stopnia lub nie jestem związany(-a) z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych jednostki pełniącej rolę Beneficjenta albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu zewnętrznego projektu takie osoby; f. nie jestem albo nie byłem zaangażowany bezpośrednio lub pośrednio w planowanie, przygotowanie, zarządzanie, realizację projektu podlegającego audytowi zewnętrznemu; g. nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności względem Beneficjenta; h. nie jestem obecnie i nie byłem w ciągu 1 roku (liczonego od roku, w którym zakończony został stosunek pracy) pracownikiem IZ RPO WD/IP RPO WD/IC/IPOC/IA w zakresie realizowanych przez te instytucje funkcji wdrażania, rozliczania, certyfikacji, kontroli lub audytu w ramach RPO WD, jak również nie pozostaję obecnie i nie pozostawałem(-am) w ciągu 1 roku (liczonego od roku, w którym zakończony został stosunek cywilnoprawny) w stosunku cywilnoprawnym z tymi Instytucjami, w zakresie mojego jakiegokolwiek udziału w planowaniu, przygotowaniu, zarządzaniu, realizacji projektu podlegającego audytowi zewnętrznemu. Wrocław, 11.02.2013 Błażej Biliński Miejscowość, data czytelny podpis 2

Oświadczenie Osoby wykonującej audyt o bezstronności i niezależności w stosunku do Beneficjenta Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu nr RPDS.01.04.00-02-022/10, pt. Dolnośląski Inkubator Art-Przedsiębiorczości, realizowanego na podstawie umowy o dofinansowanie projektu nr UDA-RPDS.01.04.00-02-022/10-00 przez Beneficjenta Bielawską Agencję Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o., ja Romualda Nowak, jako osoba wchodząca w skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny ww. projektu, oświadczam, iż spełniam warunek bezstronności i niezależności, tj.: a. nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, wobec niej dominującej, od niej zależnej lub współzależnej; b. nie jestem lub nie byłam w ostatnich 3 latach (liczonych od roku, w którym złożono ofertę do Beneficjenta) przedstawicielem prawnym (np. pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających Beneficjenta lub pracownikiem jednostki z nim stowarzyszonej, wobec niego dominującej, od niego zależnej lub współzależnej; c. nie uczestniczyłam w ostatnich 3 latach (liczonych od roku, w którym złożono ofertę do Beneficjenta) w sporządzaniu u Beneficjenta dokumentów dla projektu stanowiącego przedmiot audytu zewnętrznego projektu; d. nie osiągnęłam chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat (liczonych od roku, w którym złożono ofertę do Beneficjenta) co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki pełniącej rolę Beneficjenta, jednostki wobec niej dominującej, z nią stowarzyszonej, od niej zależnej lub współzależnej (nie dotyczy to pierwszego roku działalności osoby/podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu); e. nie jestem małżonkiem, osobą pozostającą we wspólnym pożyciu, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia, krewnym lub powinowatym w linii bocznej do drugiego stopnia lub nie jestem związany(-a) z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych jednostki pełniącej rolę Beneficjenta albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu zewnętrznego projektu takie osoby; f. nie jestem albo nie byłam zaangażowana bezpośrednio lub pośrednio w planowanie, przygotowanie, zarządzanie, realizację projektu podlegającego audytowi zewnętrznemu; g. nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności względem Beneficjenta; h. nie jestem obecnie i nie byłam w ciągu 1 roku (liczonego od roku, w którym zakończony został stosunek pracy) pracownikiem IZ RPO WD/IP RPO WD/IC/IPOC/IA w zakresie realizowanych przez te instytucje funkcji wdrażania, rozliczania, certyfikacji, kontroli lub audytu w ramach RPO WD, jak również nie pozostaję obecnie i nie pozostawałem(-am) w ciągu 1 roku (liczonego od roku, w którym zakończony został stosunek cywilnoprawny) w stosunku cywilnoprawnym z tymi Instytucjami, w zakresie mojego jakiegokolwiek udziału w planowaniu, przygotowaniu, zarządzaniu, realizacji projektu podlegającego audytowi zewnętrznemu. Wrocław, 11.02.2013 Romualda Nowak Miejscowość, data czytelny podpis 3

OPINIA POZYTYWNA BEZ ZASTRZEŻEŃ PO PRZEPROWADZENIU AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO Dla Bielawskiej Agencji Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o.: będącej beneficjentem projektu Dolnośląski Inkubator Art-Przedsiębiorczości współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 - Działanie 1.4 Infrastruktura wspierająca innowacyjność i przedsiębiorczość w regionie. Badanie przeprowadziliśmy na dzień 7 lutego 2013 r. przy wykorzystaniu środków kwalifikowalnych w wysokości 7 318 682,66 PLN na dotychczasową realizację projektu. Wydatki kwalifikowalne w projekcie zostaną pomniejszone, zgodnie z przygotowywanym aneksem nr 3, o wydatki związane z adaptacją części budynku o powierzchni 611,17 m2 na centralną bibliotekę miejską. Audytorzy ostatecznie poświadczają kwotę wydatków w wysokości 6 572 074,54 jako kwalifikowalną w projekcie. Rzeczowa realizacja projektu ma zakończyć się do 28 lutego 2013 r. Audyt zewnętrzny projektu obejmował m.in. następujący zakres: 1) sprawdzenie realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu i obowiązującymi przepisami prawa oraz zaleceniami i wytycznymi IZ RPO WD; 2) sprawdzenie ustanowienia i posiadania wewnętrznych procedur w ramach projektu, w tym kontroli finansowej, które m.in. zapewniają uznawanie kwalifikowalności ponoszonych wydatków; 3) sprawdzenie posiadania przez Beneficjenta ścieżki audytu w zakresie finansowo-księgowym i czy zapewnia ona prawidłowe, rzetelne i terminowe dokumentowanie realizowanych operacji (poprawność polityki rachunkowości); 4) sprawdzenie prawidłowości przeprowadzenia procedury o udzielenie zamówienia publicznego (jeśli dotyczy) lub wyboru wykonawcy (oferty) z zachowaniem wspólnotowych i krajowych wymogów oraz stosownych Wytycznych IZ RPO WD; 5) sprawdzenie poprawności poniesienia wydatków w ramach realizowanego projektu udokumentowanych fakturami lub innymi dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej potwierdzonymi przelewami (wyciągami z rachunku bankowego) lub dowodami wpłat (raportami kasowymi); 6) sprawdzenie kwalifikowalności wydatków w ramach projektu; 7) sprawdzenie prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu z podziałem analitycznym i w sposób przejrzysty lub posiadania wyodrębnionego kodu księgowego, umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach Projektu (przejrzystości wydatkowania środków w ramach projektu); 8) sprawdzenie terminowości rozliczania środków finansowych w ramach projektu; 9) sprawdzenie wniosków beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi Beneficjenta w części dotyczącej projektu i dokumentacją źródłową; 10) sprawdzenie sposobu monitorowania realizacji celów projektu; 11) sprawdzenie wiarygodności części sprawozdawczych wniosków Beneficjenta o płatność z zakresem rzeczowym projektu (osiągnięcia wskaźników produktu np. w oparciu o dokumentację i wizję lokalną/oględziny); 12) sprawdzenie realizacji obowiązku w zakresie pomocy publicznej zgodnie z odpowiednimi przepisami wspólnotowymi i krajowymi (jeżeli dotyczy); 4

13) sprawdzenie prawidłowości stosowania wymogów dotyczących informacji i promocji w projekcie (np. w oparciu o dokumentację i wizję lokalną/oględziny); 14) sprawdzenie sposobu przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu; 15) sprawdzenie wdrożenia zaleceń z przeprowadzonych kontroli/audytów oraz usunięcia nieprawidłowości/uchybień, jeśli takie zostały wykryte; 16) analiza powodzenia projektu, poprzez oszacowanie, czy występują zagrożenia prawidłowej realizacji projektu, w tym jego terminowości (dotyczy audytu prowadzonego w trakcie realizacji projektu); 17) analiza powodzenia projektu, poprzez oszacowanie, czy występują zagrożenia prawidłowej realizacji projektu, w tym osiągnięcia i utrzymania założonych celów i efektów rzeczowych projektu przez wymagany okres (dotyczy audytu prowadzonego w trakcie realizacji projektu oraz audytu prowadzonego po zakończeniu realizacji projektu). Badanie zostało zaplanowane i przeprowadzone na całości dokumentacji w sposób umożliwiający uzyskanie racjonalnej pewności, że projekt jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie. Istnieje potwierdzenie wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem. Ponadto badanie audytowe potwierdziło poprawny sposób udokumentowania i ewidencjonowania wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych związanych z realizowanym projektem. Miejsce i data sporządzenia opinii: Wrocław, 11 lutego 2013 roku Audytor Wewnętrzny Nr 1421/2005, CGAP Nr 1311 Biegły Rewident Nr 2786 Błażej Biliński Romualda Nowak 5

RAPORT Z PRZEPROWADZENIA AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO PROJEKTU Dolnośląski Inkubator Art-Przedsiębiorczości współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Działanie 1.4 Infrastruktura wspierająca innowacyjność i przedsiębiorczość w regionie 6

1 Data sporządzenia raportu 2 Numer audytowanego projektu 3 Nazwa i adres podmiotu realizującego projekt 4 Nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt 5 Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie 6 Umowa o przeprowadzenie audytu 7 Termin przeprowadzenia audytu RAPORT Z AUDYTU NR 06/2013 11 luty 2013 r. RPDS.01.04.00-02-022/10 Bielawska Agencja Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o. ul. Wolności 57, 58-260 Bielawa NIP: 693-12-10-116, REGON: 021636629 Audmax Błażej Biliński ul. Orzechowa 2 Królikowice 55-040 Kobierzyce NIP 896-147-30-63, REGON 020863850 Audyt zewnętrzny przeprowadzili: 1. Błażej Biliński audytor wewnętrzny, 2. Romualda Nowak - biegły rewident. Audyt zewnętrzny projektu Dolnośląski Inkubator Art-Przedsiębiorczości współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu Państwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 zrealizowano zgodnie z umową nr BARL/ZP/1/2013 pomiędzy: Bielawską Agencją Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o., ul. Wolności 54, 58-260 Bielawa, reprezentowaną przez: Aleksandra Siódmaka Prezesa Zarządu a Audmax Błażej Biliński, ul. Orzechowa 2, 55-040 Królikowice, reprezentowaną przez Błażeja Bilińskiego. 07.02.2012 r prace w siedzibie Zamawiającego 08-11 lutego 2013 r. prace w siedzibie Wykonawcy 8 Czas wykonania audytu 5 dni 9 Cel audytu Celem audytu jest m.in.: - potwierdzenie wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych dotyczących zdarzeń przeszłych związanych z osiągnięciem celów projektu, zawartych w przedstawionych przez Beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem; - wydanie opinii w zakresie realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku o dofinansowanie i umowie o dofinansowanie; 7

10 Zakres przedmiotowy audytu 11 Podjęte działania i zastosowane techniki audytu - dokonanie sprawdzenia sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych związanych z realizowanym projektem. Audytem objęto: sprawdzenie realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu i obowiązującymi przepisami prawa oraz zaleceniami i wytycznymi IZ RPO WD; sprawdzenie ustanowienia i posiadania wewnętrznych procedur w ramach projektu, w tym kontroli finansowej, które m.in. zapewniają uznawanie kwalifikowalności ponoszonych wydatków; sprawdzenie posiadania ścieżki audytu w zakresie finansowoksięgowym i czy zapewnia ona rzetelne i terminowe dokumentowanie realizowanych operacji (poprawność polityki rachunkowości); sprawdzenie prawidłowości przeprowadzenia procedury o udzielenie zamówienia publicznego lub wyboru wykonawcy z zachowaniem wspólnotowych i krajowych wymogów dotyczących ekonomiczności, konkurencyjności, przejrzystości i upublicznienia oraz unikania konfliktu interesów; sprawdzenie poprawności poniesienia wydatków w ramach realizowanego projektu udokumentowanych fakturami lub innymi dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej potwierdzonymi przelewami (wyciągami z rachunku bankowego) lub dowodami wpłat (raportami kasowymi); sprawdzenie prawidłowości kwalifikowalności wydatków w ramach realizowanego projektu; sprawdzenie prowadzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wymaganiami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu, wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu z podziałem analitycznym i w sposób przejrzysty lub posiadania wyodrębnionego kodu księgowego, umożliwiającego identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach Projektu (przejrzystości wydatkowania środków w ramach projektu); sprawdzenie terminowości rozliczania środków finansowych w ramach projektu; sprawdzenie wniosków beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi Beneficjenta w części dotyczącej projektu i dokumentacją źródłową; sprawdzenie sposobu monitorowania realizacji celów projektu; sprawdzenie wiarygodności części sprawozdawczych wniosków Beneficjenta o płatność z zakresem rzeczowym projektu; sprawdzenie stosowania wymogów dotyczących informacji i promocji w projekcie zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie i umową o dofinansowanie; sprawdzenie sposobu przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu; sprawdzenie wdrożenia zaleceń z przeprowadzonych kontroli oraz usunięcia nieprawidłowości, jeśli takie zostałyby wykryte. W trakcie badania projektu dofinansowanego przez Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego przeprowadzono audyt rzeczowo-finansowy obejmujący następujące procesy realizowanego projektu: Analizę i kontrolę legalności i regularności wydatków, 8

Zbadanie wykonania rzeczowego i postępu finansowego projektu, Badanie prawidłowości księgowania wydatków zgodnie ze standardami księgowości, Rozliczenie wydatków z wyodrębnionego rachunku oraz budżetu przedsięwzięcia, Zbadanie, czy przy wydatkowaniu środków zachowano zasady gospodarności i celowości oraz czy wydatkowanie to było zgodne z odpowiednimi przepisami, Badanie dowodów księgowych oraz zapisów w wyodrębnionej ewidencji księgowej, Przestrzeganie zasad rachunkowości, Badanie stanu środków i operacji na wyodrębnionym rachunku bankowym Projektu, Przestrzeganie zobowiązań w zakresie informacji i promocji w zakresie realizowanego projektu, Zbadanie przestrzegania przepisów wynikających z aktów prawnych i wytycznych, Zbadanie kwalifikowalności wydatków poniesionych na podstawie obowiązujących w tym zakresie przepisów, Zastosowanie ścieżki audytu do obszaru obejmującego swoim zakresem od miejsca wydatkowania do etapu podsumowującego rozliczenia wraz z dokumentami źródłowymi. Określenie i zbadanie systemu monitorowania realizacji projektu, Sprawdzenie funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej, Zbadanie zgodności realizacji projektu z podpisaną umową o dofinansowanie projektu, Określenie poziomu zgodności zakładanych celów z celami osiągniętymi, Określenie uzyskanych rezultatów z rezultatami zawartymi we wniosku. Zastosowano następujące techniki: Testy wiarygodności: - dokumentów finansowych tj. faktur, wyciągów bankowych; Testy kontroli w zakresie realizacji procedur kontrolnych dokumentacji finansowej, dokumentacji związanej z prowadzonymi badaniami i analizami, realizacji postępowań o zamówienie publiczne 9

12 Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu i prowadzenia działań promocyjnych. Wywiady z osobami zaangażowanymi w realizację projektu. Wyjaśnienia pracowników związanych z realizacją projektu. Okres realizacji projektu: Rozpoczęcie realizacji: 17.04.2012 r. Rozpoczęcie rzeczowe realizacji: 24.02.2012 r. Zakończenie rzeczowe realizacji: 28.02.2013 r. Zakończenie finansowe realizacji: 30.04.2013 r. Okres kwalifikowalności wydatków dla Projektu rozpoczyna się w dniu 17.04.2012 r. i kończy się w dniu 30.04.2013 r. Wartość projektu: 10 081 967,20 PLN Całkowite wydatki kwalifikowalne: 8 131 147,53 PLN Maksymalna kwota wydatków kwalifikowalnych części inwestycyjnej 8 131 147,53 PLN. Wkład własny Beneficjenta w zakresie wydatków kwalifikowalnych 4 879 501,63 PLN. Środki własne Beneficjenta w wysokości 4 879 501,63 PLN (obejmujące co najmniej 25% wydatków kwalifikowalnych części inwestycyjnej Projektu). Poziom dofinansowania: 3 251 645,90 PLN, w tym z EFRR 2 763 899,01 PLN oraz środki na współfinansowanie w kwocie nieprzekraczającej 487 746,89 PLN Procent dofinansowania: 39,99 % Nr projektu: RPDS.01.04.00-02-022/10 Nr umowy: UDA-RPDS.01.04.00-02-022/10-00 Tytuł umowy: Umowa o dofinansowanie projektu Dolnośląski Inkubator Art-Przedsiębiorczości nr UDA-RPDS.01.04.00-02-022/10-00 w ramach Priorytetu nr 1 Wzrost konkurencyjności dolnośląskich przedsiębiorstw, Działanie 1.4 Infrastruktura wspierająca innowacyjność i przedsiębiorczość w regionie Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013. Data zawarcia umowy: 22.02.2012 r. Aneks nr 1: UDA-RPDS.01.04.00-02-022/10-01 z dnia 29.05.2012 r. Aneks nr 2: UDA-RPDS.01.04.00-02-022/10-02 z dnia 18.09.2012 r. W przygotowaniu jest 3 aneks do umowy o dofinansowanie w celu dostosowania harmonogramu rzeczowo - finansowanego do zakwestionowanych przez IZ RPO WD wydatków związanych z adaptacją 10

13 Ustalenia stanu faktycznego części budynku o powierzchni 611,17 m2 na centralną bibliotekę miejską. W związku z powyższym wydatki kwalifikowalne w projekcie będą wynosić nie więcej niż 7 339 997,94 PLN. Agencja funkcjonuje m.in. w oparciu o następujące wewnętrzne akty prawne: a. KRS nr 0000181978 Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego; b. Załącznik nr 1 do Zarządzenia Zarządu Bielawskiej Agencji Rozwoju Lokalnego, Spółka z o.o. nr 2/2011 z dnia 7 kwietnia 2011 Regulamin Organizacyjny; c. Podręcznik Zarządzania i Kontroli Projektu Dolnośląski Inkubator Art-Przedsiębiorczości ; d. Załącznik nr 1 do Uchwały nr 4/2010 Zarządu Spółki Bielawska Agencja Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o. z dnia 19 października 2010 r. Dokumentacja Przyjętych Zasad Rachunkowości Bielawskiej Agencji Rozwoju Lokalnego. 1) Celem projektu jest budowa Dolnośląskiego Inkubatora Art-Przedsiębiorczości, który ma się przyczynić do stworzenia warunków dla powstawania i rozwoju w Gminie mikro i małej przedsiębiorczości. W ramach zadania planuje się wykonanie adaptacji obiektu poprzemysłowego, po byłych zakładach włókienniczych Bielbaw S.A. zlokalizowanego przy ul. Piastowskiej 19 C w Bielawie, na Dolnośląski Inkubator Art-Przedsiębiorczości. Zakres robót obejmuje: - prace przygotowawczo-rozbiórkowe, - roboty budowlano-montażowe, - prace termomodernizacyjne, - instalacje elektryczne, - instalacje sanitarne, - zakup wyposażenia do biura inkubatora, sali konferencyjnej, sali szkoleniowej, klubu dyskusyjnego oraz specjalistycznych art-pracowni m.in. ceramicznej, muzycznej, sal komputerowych. 2) Inwestycja jest prowadzona zgodnie z decyzją Burmistrza Bielawy nr 76/2010 z dnia 23 lipca 2010 r. w sprawie ustalenia warunków zabudowy terenu inwestycji polegającej na adaptacji budynku na Dolnośląski Inkubator Art-Przedsiębiorczości przy ul. Piastowskiej 19 c w Bielawie. Dzienniki Budowy wydane do niniejszej decyzji zawierały aktualne wpisy na dzień przeprowadzenia czynności audytowych 11

u Beneficjenta. 3) Audytorzy nie stwierdzili aby w trakcie realizacji projektu przez Beneficjenta uległy zmianie określone we wniosku o dofinansowanie wpływy projektu na realizację polityk horyzontalnych w zakresie społeczeństwa informacyjnego oraz polityki równych szans (pozytywny wpływ projektu), ochrony środowiska i zrównoważonego rozwoju (neutralny wpływ projektu). 4) Projekt będzie objęty schematem pomocy publicznej. 5) Kwota wydatków kwalifikowalnych podlegających badaniu audytowemu 7 318 682,66 PLN. 6) Na Projekcie była przeprowadzona kontrola w dniach od 01.11.2012 r. do 11.01.2013 r. przez IZ RPO WD. Informacja pokontrolna nr RPDS.01.04.00-02-022/10-01 z dnia 11.01.2013 r. nie zawierała zaleceń pokontrolnych. 7) Po zapoznaniu się z dokumentami regulującymi zasady funkcjonowania Beneficjenta stwierdzono, iż w projekcie prowadzony jest właściwy nadzór, którego celem jest upewnienie się, że zadania wynikające z przyjętego systemu kontroli wewnętrznej i finansowej są realizowane prawidłowo. 8) Zasady (polityka) Rachunkowości obowiązujące w firmie są zgodne z Ustawą o rachunkowości. Znajdują się w nich zapisy o wyodrębnionej ewidencji księgowej dla projektu. Rachunkowość projektu prowadzona jest w siedzibie spółki Bielawska Agencja Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o. Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w programie finansowoksięgowym Symfonia. 9) Dla zapewnienia identyfikacji operacji gospodarczych odzwierciedlających pomoc unijną, ich agregacji oraz sposób wprowadzania do katalogu kosztów kwalifikujących się do współfinansowania ze środków unijnych, prowadzi się u Beneficjenta wyodrębnioną ewidencję księgową. Jest ona zapewniona poprzez wprowadzenie odrębnej analityki księgowej. Operacje gospodarcze 12

w ramach projektu są ewidencjonowane w dzienniku cząstkowym. Dowody księgowe znajdowały się w osobnym segregatorze odpowiednio opisanym i oznaczonym logotypem. 10) Beneficjent otworzył wyodrębniony rachunek bankowy dla projektu o numerze 54 1090 2284 0000 0001 1729 2549 prowadzony w banku Bank Zachodni WBK S.A. 1 Oddział w Bielawie, na który przekazywane jest dofinansowanie i z którego są ponoszone wydatki w ramach Projektu od dnia zawarcia Umowy o dofinansowanie. 11) Po dokonaniu analizy zawartych umów Beneficjenta z wykonawcami oraz faktur w zakresie dat płatności poświadczamy, że środki na realizację projektu były wydatkowane terminowo. 12) Po zapoznaniu się z dokumentacją finansową projektu ustalono, iż od początku jego realizacji zostało złożonych 9 wniosków o płatność za okres od 2012-04-17 do 2012-12-27. Za okres l.p. Wnioski o płatność od do 1 płatność pośrednia 2012-04-17 2012-04-24 2 płatność pośrednia 2012-04-25 2012-05-25 3 płatność pośrednia 2012-05-26 2012-0622 4 płatność pośrednia 2012-06-23 2012-07-27 5 płatność pośrednia 2012-07-28 2012-08-27 6 płatność pośrednia 2012-08-28 2012-09-27 7 płatność pośrednia 2012-09-28 2012-10-25 8 płatność pośrednia 2012-10-26 2012-11-22 9 płatność pośrednia 2012-11-23 2012-12-27 Wydatki całkow ite w ydatki kw alifikow alne Wnioskow ana refundacja 1 015 548,17 824 728,92 329 809,09 907 333,85 737 170,00 294 794,28 1 061 601,84 861 690,93 344 590,20 1 108 675,14 901 361,90 360 454,62 1 023 025,44 831 728,00 332 608,03 858 536,19 697 996,90 279 128,96 809 738,52 658 324,00 263 263,77 740 328,39 601 893,00 240 697,01 796 706,67 647 729,00 259 026,83 8 321 494,21 6 762 622,65 2 704 372,79 Ponadto audytorzy sprawdzili 2 faktury, które mają być dołączone do kolejnych wniosków o płatność: nr Faktury FA/30/2012 FA/2/2013 Kw ota brutto 492 073,81 553 500,00 Audytorzy dokonali następujących ustaleń: w związku z niekwalifikowalnością wydatków związanych z adaptacją części budynku na potrzeby biblioteki niezbędne jest dokonanie korekty finansowej w zakresie planu wydatków w ramach 5 kategorii jak również w zakresie wydatków już poniesionych w ramach 9 wniosków o płatność 13

oraz 2 faktur nr FA/30/2012 oraz FA/2/2013. W związku z powyższy wydatki uznane przez audytorów za kwalifikowalne przedstawiają się następująco: Kategoria Wydatku Wydatki ujęte jako Wydatki uznane za kwalifikowalne w ramach Korekta 10,81% kwalifikowalne przez złożonych 9 wniosków o audytorów płatność 1. Prace przygotowawczo rozbiórkowe 506 262,19 54 726,94 451 535,25 2. Roboty budowlano montażowe 3 793 020,73 410 025,54 3 382 995,19 3. Prace termomodernizacyjne 793 474,80 85 774,63 707 700,17 4. Roboty elektryczne 5. Instalacje sanitarne SUMA 458 356,93 49 548,38 408 808,55 1 211 508,00 130 964,01 1 080 543,99 6 762 622,65 731 039,51 6 031 583,14 Ponadto audytorzy sprawdzili poświadczyli kwalifikowalność wydatków faktur nr FA/30/2012 oraz FA/2/2013: nr Faktury FA/30/2012 Kw ota brutto Wydatki kwalifikowalne po korekcie 492 073,81 356 813,52 Wydatek z faktury nr FA/2/2013 oprócz korekty 10,81% został również pomniejszony do wysokości kategorii wydatków. Łączna kwota wydatków uznana przez audytorów za kwalifikowalną wynosi 6 527 533,06 PLN. Sposób dokonania korekty może być odmienny, od zaproponowanego przez audytorów jednakże nie powinna ulec zmianie globalna kwota wydatków kwalifikowalnych wykazanych praz audytorów. 14) Dokumenty finansowe, stanowiące podstawę do wykonania czynności audytowych w tym faktury, wyciągi bankowe, zostały prawidłowo ujęte w księgach rachunkowych oraz prawidłowo zakwalifikowane do płatności. Kontrola formalno-rachunkowa, merytoryczna dokumentów jest zgodna z przyjętymi zasadami w ramach kontroli finansowej. 13) Po analizie złożonych przez Beneficjenta sprawozdań w zakresie postępu rzeczowo - finansowego realizacji projektu stanowiących integralną część Wniosków Beneficjenta o Płatność audytorzy w celu 14

dokonania potwierdzenia procentowej realizacji i stopnia zaawansowania w odniesieniu do każdej z kategorii wydatków przeprowadzili oględziny placu budowy. Na tej podstawie audytorzy stwierdzają, że stan zaawansowania realizacji projektu nie odbiega od części sprawozdawczej. 14) Dokumentacja w zakresie projektu nie podlegała jeszcze archiwizacji i w całości była dostępna w siedzibie firmy. Wewnętrzne uregulowania Beneficjenta w zakresie archiwizacji dokumentacji projektowej wystarczającym stopniu zabezpieczają dokumentację odnośnie projektu i spełniają wymogi z 16 umowy o dofinansowanie projektu tzn. Beneficjent zobowiązał się do przechowywania w swojej siedzibie dokumentów dotyczących pomocy publicznej przez okres 10 lat od dnia udzielenia pomocy publicznej. 15) Po zapoznaniu się z dokumentacją merytoryczną projektu stwierdzono, że jest ona prowadzona przejrzyście. Istnieją dokumenty potwierdzające, że projekt jest realizowany zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie projektu oraz Regionalnym Programem Operacyjnym dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013. 16) Sposób monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdrażania projektu nie budzi zastrzeżeń. 17) Określone przez Beneficjenta w umowie o dofinansowanie projektu wskaźniki produktu i rezultatu mają zostać osiągnięte po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu tzn. po 28.02.2013 r. W związku z powyższym potwierdzenie osiągnięcia przez Beneficjenta wskaźników produktu oraz rezultatu będzie możliwe dopiero po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu. 18) Audytorzy po przeprowadzeniu czynności audytowych potwierdzają, że Projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie, obowiązującymi przepisami prawa oraz wytycznymi IZ RPO WD. 19) Działania informacyjne i promocyjne kierowane do opinii publicznej, informujące o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego były prowadzone 15

prawidłowo i rzetelnie. Na placu budowy została postawiona tablica informacyjna. Beneficjent prowadził promocję projektu również na swojej stronie internetowej www.barl-bielawa.pl oraz w prasie lokalnej. Działania prowadzone były zgodnie z wytycznymi IZ RPO WD w niniejszym zakresie. 20) Na dzień przeprowadzenia czynności audytowych Beneficjent przeprowadził, w zakresie wydatków kwalifikowalnych, 6 postępowań w trbie przetargu nieograniczonego: 1. adaptacja budynku administracyjno - biurowego na potrzeby Dolnośląskiego Inkubatora Art - Przedsiębiorczości; 2. dostawa wraz z montażem wyposażenia kina w Dolnośląskim Inkubatorze Art - Przedsiębiorczości w Bielawie; 3. dostawa mebli wraz z montażem na potrzeby Dolnośląskiego Inkubatora Art - Przedsiębiorczości; 4. dostawa wraz z montażem sprzętu audi-wizualnego dla Dolnośląskiego Inkubatora Art - Przedsiębiorczośc; 5. dostawa wraz z montażem sprzętu muzycznego dla Dolnośląskiego Inkubatora Art - Przedsiębiorczości; 6. dostawa wraz z montażem sprzętu komputerowego dla Dolnośląskiego Inkubatora Art - Przedsiębiorczości. Przetargi na roboty budowlane oraz dostawę wraz z montażem wyposażenia kina podlegały kontroli przez IZ RPO WD. Audytorzy przeprowadzili kontrole pozostałych postępowań o nr 4, 5 i 6. W zakresie sprawdzonych przez Audytorów postępowań przeprowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego Beneficjent dochował obowiązku przekazania ogłoszenia o wszczęciu postępowania oraz o wyborze wykonawcy do Biuletynu Zamówień Publicznych. Zespół Audytorów nie stwierdził nieprawidłowości w zakresie prowadzenia postępowań z zachowaniem obowiązujących przepisów i procedur w zakresie udzielania zamówień publicznych. Audyt zamówień publicznych w ramach realizowanego projektu obejmował sprawdzenie następujących zagadnień: - tryb postępowania, 16

14 Określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru 15 Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy 16 Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień 17 Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje - ogłoszenie, - przygotowanie postępowania, - SIWZ, - postępowanie o udzielenie zamówienia, - wadium, - wybór najkorzystniejszej oferty, - umowę, - dokumentowanie postępowania. Ze względu na niewielką ilość faktur oraz innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej audytorzy zdecydowali się zbadać 100% populacji. Nie stwierdza się wystąpienia istotnych ryzyk mających wpływ na realizację projektu. Brak stwierdzonych uchybień. Należy w uzgodnieniu z IZ RPO WD dokonać korekty projektu Raport końcowy sporządzony został zgodnie z powszechnie obowiązującymi, Międzynarodowymi Standardami Audytu IIA. Raport zawiera wszystkie elementy określone w umowie o przeprowadzenie audytu zewnętrznego oraz wytycznych programowych Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013. Miejsce i data sporządzenia raportu: Wrocław, dnia 11 lutego 2013 r. Audytor Wewnętrzny Nr 1421/2005, CGAP Nr 1311 Biegły Rewident Nr 2786 Błażej Biliński Romualda Nowak 17