Szczecin, dnia 26 listopada 2013 r. PREZES REGIONALNEJ IZBY OBRACHUNKOWEJ W SZCZECINIE WK.0913.1128.27.K.2013 Pan Sławomir Pajor Prezydent Miasta Stargard Szczeciński Informuję Pana, że działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113), w okresie od 14 czerwca do 27 września 2013 r., Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie przeprowadziła kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Miasta Stargard Szczeciński za lata 2009-2012, z uwzględnieniem zagadnienia związanego z udzielaniem w 2012 r. dotacji jednostkom oświatowym, dla których organem prowadzącym są podmioty inne niż jednostki samorządu terytorialnego. Protokół kontroli został podpisany przez Pana w dniu 27 września 2013 r. Wyniki kontroli przeprowadzonej w okresie od 14 czerwca do 27 września 2013 r. potwierdzają wyeliminowanie zdecydowanej większości nieprawidłowości, stwierdzonych w trakcie poprzedniej kontroli kompleksowej i wymienionych w piśmie z dnia 30 listopada 2009 r. (WK-0913-915/25/K/2009) Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie. W okresie objętym kontrolą ponownie jednak stwierdzono nieprawidłowości polegające na: nierzetelnym wykazywaniu w sprawozdaniach: Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych oraz Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych skutków finansowych decyzji wydanych przez organ podatkowy w 2010 r. na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) w sprawie rozłożenia na raty i odroczenia terminu płatności zaległości w podatku od środków transportowych;
2 niebieżącym i nierzetelnym ewidencjonowaniu zmian w stanie środków trwałych jednostki samorządu terytorialnego. Z ustaleń zawartych w protokole wynika, że w okresie objętym kontrolą wystąpiły następujące nieprawidłowości: I. W zakresie spraw organizacyjnych 1. Pomimo starań podjętych przez Prezydenta Miasta, w Urzędzie Miejskim nie zatrudniono audytora wewnętrznego, skutkiem czego w 2009 r. w jednostce powołanej do obsługi Miasta nie wykonano obowiązku przeprowadzenia audytu wewnętrznego, chociaż ujęte w budżecie jednostki samorządu terytorialnego dochody i przychody środków publicznych oraz ich wydatki i rozchody przekroczyły kwotę 40 000 tys. zł, co było niezgodne z art. 49 ust. 5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) w związku z 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 r. w sprawie kwot, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 112, poz. 763 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Prezydent Miasta str. 13 protokołu kontroli. Obowiązek przeprowadzenia audytu w latach 2010-2012 został dotrzymany. 2. Rozliczenia zaliczek udzielonych pracownikom Urzędu Miejskiego w łącznej kwocie 3 700,00 zł (3 przypadki) i przeznaczonych w 2012 r. na wydatki bieżące tej jednostki zostały złożone do Wydziału Finansowego zamiast po 14 dniach, dopiero po upływnie od 24 do 69 dni od terminów rozliczenia wskazanych we wnioskach (zwłoka od 10 do 55 dni), co było sprzeczne z 13 uchwały Nr XIII/154/2011 Rady Miejskiej z dnia 20 grudnia 2011 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na rok 2012, za co odpowiedzialność ponoszą zobowiązani do terminowego rozliczenia ww. zaliczek Podinspektorzy zatrudnieni w Biurze Prezydenta Miasta oraz w Wydziale Kultury, Sportu i Turystyki, a z nadzoru odpowiednio Prezydent Miasta i Naczelnik ww. Wydziału str. 49 i 50 protokołu kontroli.
3 II. W zakresie spraw budżetowych, finansowych i sprawozdawczości 1. W budżecie jednostki samorządu terytorialnego na 2012 r. zaplanowano dotację dla przedszkoli niepublicznych działających na terenie Gminy Miasto Stargard Szczeciński w wysokości ogółem 3 177 034,00 zł, z której 349,45 zł przypadało na jednego wychowanka. Przy ustaleniu podstawy ww. dotacji uwzględniono wydatki bieżące w kwocie 8 560 000,00 zł, przewidziane do poniesienia wyłącznie w rozdz. 80104-Przedszkola, zamiast ponoszonych (wykonanych) w rozdz. 80104-Przedszkola, 80146-Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli, 80195-Pozostała działalność) w wysokości ogółem 9 431 048,68 zł, czym naruszono art. 90 ust. 2b ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.). Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Naczelnik Wydziału Edukacji, a z nadzoru Prezydent Miasta str. 232-240 protokołu kontroli. 2. Dla ustalenia dotacji przysługującej na 2012 r. szkole niepublicznej o uprawnieniach szkoły publicznej, w jej podstawie nie uwzględniono określonej w metryczce subwencji oświatowej i przypadającej na zadania pozaszkolne gminne (P39) kwoty 30 779,15 zł, skutkiem czego dotację na jednego ucznia należną Gimnazjum Katolickiemu im. Kardynała Augusta Hlonda w Stargardzie Szczecińskim ustalono w wysokości 428,34 zł, zamiast w kwocie 428,75 zł (różnica 0,41 zł) i przekazano w wysokości 315 258,24 zł, zamiast w kwocie ogółem 315 560,00 zł (różnica 301,76 zł), co było niezgodne z art. 90 ust. 2a ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty. Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Naczelnik Wydziału Edukacji, a z nadzoru Prezydent Miasta str. 256-257 protokołu kontroli. 3. Z pomocy Miasta w łącznej kwocie 17 102,00 zł, realizowanej w ramach Rządowego programu pomocy uczniom Wyprawka Szkolna, przeznaczonej na dofinansowanie zakupu podręczników w 2012 r. skorzystało 86 uczniów. Ww. dofinansowania udzielono na wnioski rodziców lub opiekunów uczniów: a) złożone w dniach od 9 do 18 września 2012 r., zamiast w wyznaczonym przez Prezydenta Miasta terminie do dnia 7 września 2012 r. (6 przypadków), co było sprzeczne z 3 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 czerwca 2012 r. w sprawie szczegółowych warunków udziela-
4 nia pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników (Dz. U. poz. 706); b) do których nie dołączono zaświadczenia lub w uzasadnionych przypadkach oświadczenia o wysokości dochodów (2 przypadki), co było niezgodne z 3 ust. 4 ww. rozporządzenia. Ponadto od składających oświadczenia o zakupie podręczników wbrew zapisom 7 ust. 6 przywołanego rozporządzenia nie wyegzekwowano złożenia informacji o rozliczeniu wydatków poniesionych na ich zakup tylko w ramach Rządowego programu pomocy uczniom w 2012 r. Wyprawka szkolna (7 przypadków). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą Dyrektorzy Szkół Podstawowych Nr 1 i Nr 2 w Stargardzie Szczecińskim. a z nadzoru Prezydent Miasta str. 85 i 86 protokołu kontroli. 4. Niezgodnie ze stanem faktycznym wynikającym z decyzji wydanych przez organ podatkowy do ksiąg rachunkowych Urzędu Miejskiego w 2010 r. wprowadzono dane dotyczące skutków finansowych w zakresie rozłożenia na raty (2 przypadki) i odroczenia terminu płatności (1 przypadek) zaległości podatkowych z tytułu podatku od środków transportowych. W wyniku powyższego w sprawozdaniach (korektach nr 1), sporządzonych w dniu 17 marca 2011 r. za 2010 r.: Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych oraz Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych skutki finansowe ww. decyzji wykazano w kwocie 40 276,00 zł, zamiast w wysokości 700,00 zł (różnica 39 576,00 zł), co było niezgodne z obowiązującymi zasadami odpowiednio: prowadzenia prawidłowej ewidencji w podatkowych księgach rachunkowych ( 3 pkt 1 i 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego Dz. U. Nr 208, poz. 1375) oraz rzetelnego i prawidłowego pod względem merytorycznym sporządzania sprawozdań budżetowych ( 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej Dz. U. Nr 20, poz. 103). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Podinspektor ds. podatków, a z nadzoru Kierownik referatu ds. podatków i opłat str. 80 i 81 protokołu kontroli. W wyniku ustaleń kontroli, w trakcie jej trwania, do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie przekazano skorygowane o powyższe ustalenia sprawozdania Rb-27S i Rb-PDP za 2010 r.
5 5. Ewidencja upomnień w 2012 r. wysyłanych podatnikom w celu windykacji zaległości podatkowych nie zawierała informacji o numerze konta zobowiązanego i oznaczenia okresu należności objętej upomnieniem, czym naruszono obowiązującą zasadę prowadzenia tej ewidencji według ustalonego wzoru, określonego 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą Podinspektor ds. księgowości łącznego zobowiązania pieniężnego, a z nadzoru Zastępca Skarbnika str. 42-44 protokołu kontroli. 6. Na skutek nierzetelnie przeprowadzonej weryfikacji oświadczeń złożonych przez pracowników Urzędu Miejskiego (3) w 2012 r. ww. wypłacono ryczałty na pokrycie kosztów używanych w celach służbowych do jazd lokalnych pojazdów niebędących własnością pracodawcy w kwotach: łącznie o 94,98 zł wyższej (2 przypadki) i o 11,39 zł niższej (1 przypadek) od należnych, czym naruszono art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) w zw. z 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą: Zastępca Dyrektora Biura Prezydenta Miasta (obecnie Dyrektor Biura) i Główny specjalista ds. płac w Wydziale Finansowym, a z nadzoru odpowiednio: Dyrektor Biura Prezydenta Miasta oraz Skarbnik str. 157-159 protokołu kontroli. W wyniku ustaleń kontroli, w trakcie jej trwania, dokonano odpowiednio wypłaty kwoty należnej pracownikowi oraz wyegzekwowano wpłatę kwot wypłaconych bezpodstawnie. III. W zakresie ewidencji księgowej środków trwałych 1. Zmiany w stanie i wartości środków trwałych na skutek ich zbycia przez Urząd Miejski w latach 2003-2007 (4 przypadki) za cenę ogółem 10 630,00 zł ujęto w ewidencji księgowej Miasta dopiero pod datą 30 czerwca 2012 r. (opóźnienie od 5,5 roku do 9 lat), co świadczy o nierzetelności tych ksiąg i było niezgodne z art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152,
6 poz. 1223 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi korzystający z ww. środków trwałych Prezes Zarządu Stargardzkiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego Sp. z o. o str. 307 i 308 protokołu kontroli. 2. Środek trwały o wartości 211 958,69 zł, powstały w wyniku zakończenia inwestycji pn. Budowa oświetlenia ulicy Hetmana Stefana Czarnieckiego w Stargardzie Szczecińskim, zrealizowanej w latach 2010-2011, wprowadzono do ewidencji składników majątkowych Miasta w wartości 210 971,60 zł (różnica 987,09 zł), czym naruszono art. 28 ust. 8 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. budżetu w Wydziale Inżynierii i Ochrony Środowiska, a z nadzoru Naczelnik Wydziału str. 192 i 193 protokołu kontroli. Oprócz wyżej wymienionych nieprawidłowości w trakcie kontroli ustalono inne drobniejsze uchybienia, które zostały wskazane w protokole kontroli, ale nie ujęte w niniejszym wystąpieniu z uwagi na ich mniejszy ciężar gatunkowy. W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości koniecznym jest bezwzględne przestrzeganie wszystkich norm prawnych oraz podjęcie następujących działań: I. W zakresie spraw organizacyjnych II. 1. Wyegzekwowanie od pracowników rozliczania zaliczek pobranych na wydatki bieżące jednostki w terminach określonych stosowną uchwałą Rady Miejskiej. W zakresie spraw budżetowych, finansowych i sprawozdawczości 1. Przekazywanie dotacji dla przedszkoli niepublicznych działających na terenie jednostki samorządu terytorialnego w wysokości nie niższej niż 75% ustalonych w budżecie wydatków bieżących ponoszonych w przedszkolach publicznych w przeliczeniu na 1 ucznia. 2. Ustalanie dotacji dla szkół niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych w wysokości nie niższej niż kwota przewidziana na jednego ucznia danego typu szkoły w części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej przez jednostkę samorządu terytorialnego. 3. Udzielanie uczniom pomocy finansowej na zakup podręczników z zachowaniem obowiązujących zasad, w szczególności:
7 III. a) przestrzeganie ustalonego przez Prezydenta Miasta terminu wyznaczonego na złożenie wniosków o przyznanie pomocy, b) egzekwowanie od wnioskodawców obowiązków: dołączania do wniosku o udzielenie pomocy zaświadczenia lub oświadczenia o wysokości dochodów, załączania do oświadczenia o zakupie podręczników informacji o rozliczeniu poniesionych wydatków tylko w ramach Rządowego programu pomocy uczniom Wyprawka szkolna. 4. Wprowadzanie do podatkowych ksiąg rachunkowych skutków finansowych w zakresie rozłożenia na raty i odroczenia terminów płatności zaległości z tytułu podatku od środków transportowych zgodnie ze stanem faktycznym wynikającym z decyzji wydanych przez organ podatkowy. 5. Prowadzenie ewidencji upomnień zgodnie z ustalonym wzorem. 6. Rzetelne weryfikowanie dokumentów stanowiących podstawę do naliczenia i wypłaty pracownikom ryczałtów służących pokryciu kosztów używania przez nich w celach służbowych do jazd lokalnych pojazdów niebędących własnością pracodawcy. W zakresie ewidencji księgowej środków trwałych 1. Bieżące oraz rzetelne ewidencjonowanie zmian w stanie środków trwałych jednostki samorządu terytorialnego. Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz powyższe wnioski przyczynią się do poprawy w zakresie gospodarowania środkami publicznymi. Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i ust. 4 o ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium Izby, za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych dotyczących zarzutów naruszenia prawa, poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie w niniejszym wystąpieniu, w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia.
8 Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych proszę o powiadomienie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma, o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie ( ) Bogusław Staszewski Do wiadomości: Pan Wiesław Masłowski Przewodniczący Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim