PROBLEMY OCHRONY ZBIORÓW I SYSTEMÓW KOMPUTEROWYCH W BIBLIOTEKACH Białystok Wigry, 6 8 czerwca 2001 r. SYSTEM ZABEZPIECZENIA ZBIORÓW I POMIESZCZEŃ W BIBLIOTECE GŁÓWNEJ POLITECHNIKI WARSZAWSKIEJ Jan Zaleski Biblioteka Główna Politechniki Warszawskiej e-mail: jzal@bg.pw.edu.pl Od wielu lat nurtującym problemem bibliotek są kradzieże książek i czasopism z czytelń, magazynów z wolnym dostępem do półek czy też nie zabezpieczonych i nie kontrolowanych magazynów podstawowych. Na co dzień spotykamy się z próbami wyniesienia naszych zbiorów przy pomocy metod konwencjonalnych takich jak; wyniesienie książek w torbach, plecakach czy też w podmienionych okładkach., wycinanie z czasopism artykułów i wynoszenie ich pod ubraniem. Inne metody to działania zespołowe; wyrzucanie książek przez okno w czytelni, wspólnik na zewnątrz przejmuje skradzioną pozycję. Takie i inne metody zubożają, często w sposób niepowetowany, nasze księgozbiory.. Jak temu zapobiec, ograniczyć liczbę kradzieży, chronić przed zniszczeniem i dewastacją zbiorów to problem przed którym stanęła nasza biblioteka. Doskonałą okazją by kompleksowo zająć się tematem była decyzja Senatu Politechniki Warszawskiej o rozbudowie Gmachu Głównego dla potrzeb Biblioteki Głównej w 1995r. Już w pierwszej fazie projektowania, bibliotekarze wspólnie z głównym projektantem i technologiem uzgadniali kierunki przyszłego zabezpieczenia pomieszczeń i księgozbioru. Na etapie realizacji projektu w latach 1996-1999 pełnomocnik dyrekcji Biblioteki Głównej do spraw nadbudowy, uczestniczył we wszystkich posiedzeniach kierownictwa budowy obiektu i podwykonawców, gdzie zgłaszał na bieżąco swoje uwagi i zastrzeżenia do wykonawcy. Uwagi te były w większości uwzględniane zarówno przez projektantów poszczególnych branż (sieci elektrycznej, strukturalnej czy budowlanej) jak i głównego projektanta. We wrześniu 1999 roku został oddany nowoczesny i funkcjonalny Gmach Biblioteki Głównej PW. W nowym gmachu zostały zrealizowane założenia mające na celu 1
kompleksową ochronę zbiorów i pomieszczeń bibliotecznych poprzez zastosowanie zintegrowanego systemu składającego się z czterech elementów: 1. Systemu ochrony książek przed kradzieżą 2. Systemu zabezpieczenia pomieszczeń przed włamaniem i pożarem. 3. Systemu kontroli dostępu do pomieszczeń i stref chronionych 4. Systemu monitoringu dozór telewizyjny czytelń i magazynów z wolnym dostępem do zbiorów. 5. Zabezpieczenie zbiorów bibliotecznych przed destrukcyjnym procesem starzenia się. I. SYSTEM OCHRONY KSIĄŻEK PRZED KRADZIEŻĄ Biblioteka Główna Politechniki Warszawskiej jest rozmieszczona na sześciu poziomach, z których każdy pełni określone funkcje. Połączenie działalności prowadzonej na poszczególnych kondygnacjach czyni biblioteki sprawnie i nowocześnie funkcjonującą instytucję. Zadaniem naszym była ochrona i zabezpieczenie księgozbioru znajdującego się w piwnicach i na parterze, gdzie znajdują się magazyny Biblioteki, Wypożyczalni Studenckiej z magazynem studenckim o pojemności 150 000 woluminów, Wypożyczalni krótkoterminowej z wolnym dostępem do półek około 8 000 woluminów, Czytelni Czasopism na III poziomie (około 2000 tytułów bieżących czasopism, Magazynu z Wolnym Dostępem do Zbiorów Antresola liczącym około 45 000 woluminów i Czytelni Ogólnej z ośmiotysięcznym księgozbiorem podręcznym. Do wyboru mieliśmy dwa systemy zabezpieczenia: elektromagnetyczny i radiowy. Zdecydowaliśmy się na ten pierwszy. Drogą przetargu weszliśmy w posiadanie elektromagnetycznego systemu firmy Meto (obecnie Checkpoint) i od 1998 roku rozpoczęliśmy pierwszą instalację w Wypożyczalni Studenckiej z wolnym dostępem do półek. Do dnia dzisiejszego bramki elektromagnetyczne systemu zostały zainstalowane w Czytelni Ogólnej - dwie bramki trójantenowe, na Antresoli jedna trójantenowa, w Czytelni Czasopism dwie trójantenowe, w Czytelni Wydawnictw Informacyjnych; jedna dwuantenowa i Wypożyczalni Studenckiej Krótkoterminowej; jedna dwuantenowa. Poza tym w dwóch filiach Biblioteki Głównej; po jednej dwuantenowej bramce. Do dnia dzisiejszego paskami magnetycznymi zabezpieczyliśmy około 60 000 książek paskami magnetycznymi dezaktywowalnymi i około 40 000 czasopism paskami niedezaktywowalnymi. Pracownicy Oddziału Udostępniania i Magazynowania Zbiorów zabezpieczają wszystkie książki, poprzez wklejanie pasków magnetycznych, w momencie przekazania ich przez Oddział Opracowania. Tu trafiają książki z naklejonymi kodami paskowymi, opracowane gotowe do włączenia do zbiorów. Pracownicy Czytelni Ogólnej, sami decydują o miejscu i liczbie wklejenia paska niedezaktywowalnego. Wybór wklejenia jednego paska jest ustalony, drugiego przypadkowy. Podobnie czynią to pracownicy Wypożyczalni z Wolnym Dostępem do Zbiorów (na Antresoli) i Krótkoterminowej Wypożyczalni Studenckiej. Pracownicy Czytelni Czasopism wklejają paski niedezaktywowalne do każdego zeszytu czasopisma, jeszcze przed wyłożeniem na półki. Czasopisma zamawiane przez czytelników z magazynu podstawowego zostają najpierw zabezpieczone paskami a następnie dostarczone czytelnikowi. 2
Podobnie dzieje się w Czytelni Ogólnej i Wypożyczalni na Antresoli, gdzie zamówiona książka przez czytelnika do korzystania na miejscu lub do wypożyczenia zostaje przed oddaniem w ręce zamawiającego zabezpieczona paskiem magnetycznym. Natomiast dyskietki jak i płyty CD dołączano do wydawnictw zwartych a wypożyczane czytelnikom, nie są zabezpieczone paskami magnetycznymi, ponieważ dostęp do nich mają wyłączniebibliotekarze. W sposób fizyczny chronionych jest około 2000 CD-ROMów i ponad 3000 dyskietek dołączanych do książek w szafkach specjalnie do tego celu przeznaczonych. Szafki wyposażone w odpowiednie zamki chronią zarówno przed kurzem jak i przed dostępem osób nieupoważnionych. Wygodny dostęp do szuflad umożliwia szybką realizację zamówień czytelników. Zabezpieczeniem przed kradzieżą objęliśmy również wszystkie bazy danych zamieszczone na CD a to poprzez umieszczenie bezpośrednio na płycie (nie na pudełkach jak to ma miejsce w sklepach) pasków magnetycznych niedezaktywowalnych wg specjalnego wzoru. Nieprawidłowe rozmieszczenia trzech pasków na płycie, uniemożliwiłoby odczyt zapisu CD-romu. Ogółem mamy zabezpieczonych około 100 baz danych. System zabezpieczenia księgozbioru przed kradzieżą składa się z następujących elementów: 1. Bramka elektromagnetyczna (pojedyncza i podwójna) 2. Urządzenie do aktywacji i dezaktywacji pasków magnetycznych 3. Paski magnetyczne aktywowalne i nie dezaktywowalne 4. Blokada elektromagnetyczna drzwi Pojedyncza bramka elektromagnetyczna składa się z dwóch anten o rozstawie 90-110 cm, podwójna bramka to dostawiony trzeci moduł antenowy o identycznym zakresie szerokości, tworzący drugie przejście. W przejściu pomiędzy antenami znajduje się pole elektromagnetyczne w przypadku zgodności odbieranego sygnału z obrazem elektromagnetycznym zapisanym w pamięci systemu wywołuje alarm. Inaczej mówiąc, książka została zdjęta z półki i nie zgłoszona bibliotekarzowi do wypożyczenia. - pasek magnetyczny umieszczony wewnątrz książki był aktywny (zgodny ze wzorem zapisanym w pamięci systemu) uruchomił alarm zarówno optyczny jak i akustyczny. Automatycznie zostały zablokowane drzwi., magnes elekromagnetyczny z siła do trzystu kg blokuje drzwi do momentu reakcji bibliotekarza. Dyżurujący bibliotekarz prosi czytelnika o okazanie zawartości teczki, plecaka lub torby i jeżeli nie zawierają książek, o powtórne przejście między bramkami, jednocześnie zwalnia blokadę drzwi. W praktyce najczęściej okazuje się, że są to wynoszone książki w sposób nie kontrolowany, tylko czytelnik nie wiedział, że trzeba je zgłosić u dyżurującego bibliotekarza na antresoli, tłumacząc się mówił, że ktoś go poinformował, że książki wypożycza się w Wypożyczalni dla Pracowników na parterze, i on właśnie tam się udawał a właściwie to czego my od niego chcemy skoro on idzie je wypożyczyć. Innym powodem włączenia się alarmu może być nie dość dokładna dezaktywacja wypożyczanej książki przez bibliotekarza. W chwili wypożyczenia książki czy to w Wypożyczalni Studenckiej Krótkoterminowej, czy na Antresoli bibliotekarz powinien; zgodnie z instrukcją, położyć książkę na blacie dezaktywatora, sprawdzić czy jest włączona funkcja dezaktywacji (sygnalizuje o tym czerwone światełko diody) i następnie ruchem jednostajnym przesunąć wzdłuż zaznaczonego pola. Może się 3
zdarzyć, że zbyt szybkie przesunięcie książki wzdłuż płyty dezaktywatora, nie spełniło swojego zadania. Pasek magnetyczny umieszczony wewnątrz książki pozostał w dalszym ciągu aktywny. Stąd prawidłowa reakcja anten wzbudzony alarm. W takiej sytuacji dezaktywację paska należy wykonać powtórnie. I w tym miejscu należy zwrócić uwagę na bardzo staranne przeprowadzenie procesu dezaktywacji paska umieszczonego wewnątrz książki. W praktyce odnotowaliśmy już takie zdarzenia, że został wzbudzony alarm w momencie wejścia użytkownika do czytelni. Okazało się, że miał przy sobie książkę wypożyczoną przez bibliotekarza w Wypożyczalni Studenckiej Krótkoterminowej, która nie została dezaktywowana, antena bramki nie zareagowała. W takim przypadku należy przeprowadzić powtórną dezaktywację paska. Może się zdarzyć, że czytelnik przejdzie, z książką wypożyczoną a nie dezaktywowaną drugą bramkę, która nie zadziała w sposób prawidłowy, dopiero przy wyjściu przez czytelnika z Biblioteki zareagowała trzecia bramka. Taka sytuacja wzbudza wśród bibliotekarzy podejrzenia co do uczciwości naszego użytkownika. Jak w takim przypadku powinien zareagować bibliotekarz? Przede wszystkim poprosić czytelnika o okazanie karty bibliotecznej; zgodnie z obowiązującym regulaminem jedynie posiadacze karty bibliotecznej mogą wypożyczać książki, następnie sprawdzić stan konta, czy zatrzymana książka jest na koncie wypożyczona? Jeśli jest,a w opisanym wyżej przypadku powinna być odnotowana przez moduł wypożyczenia w systemie Aleph, należy przeprosić czytelnika za wykrytą nieprawidłowości i ponownie dezaktywować pasek magnetyczny. Zdarzają się również fałszywe alarmy wywołane poprzez niedezaktywowane paski umieszczone w nowych książkach kupionych w księgarni a niezdezaktywowanych, lub poprzez przyklejony pasek magnetyczny do obuwia, wychodzącego czytelnika a przez innego wyskrobany z książki i rzucony na podłogę. Paski magnetyczne tego systemu, pozostawione wewnątrz nawet w części ułamkowej wszczynają alarm w polu bramki. W ostatnim czasie firma dostarczyła nowe paski magnetyczne dwustronnie klejone pakowane w rolkach po 35m a szerokości 6mm. Paski o wybranej przez nas długości wkleja się pomiędzy kartki książki lub czasopisma przez co stają się trudno dostępne i niewidoczne a tym samym w mniejszym stopniu narażone są na zniszczenie. Paski te odznaczają się wysoką czułością na sygnał elektromagnetyczny (reagują kilkadziesiąt centymetrów przed bramką), poddają się w większym stopniu aktywacji i dezaktywacji. Wadą jest dość kłopotliwe umieszczenie ich wewnątrz kartek, a bez odpowiedniego aplikatora, wręcz niemożliwe, w grzbiecie książki. II SYSTEM ZABEZPIECZENIA POMIESZCZEŃ PRZED WŁAMANIEM I POŻAREM ORAZ SYSTEM KONTROLI DOSTĘPU I MONITORINGU System obejmuje swym zasięgiem całą powierzchnię nadbudowy Gmachu Głównego, oraz centralną część budynku przebudowaną i przystosowaną dla potrzeb magazynów bibliotecznych (parter i pierwsze piętro), oraz Wypożyczalni Studenckiej. Magazyny wyposażone są w nowoczesne regały kompaktowe, które zgodnie z potrzebami użytkowników są przesuwane w dowolnych pozycjach. Stwarzało to problem dla właściwego rozmieszczenia czujek alarmowych, które nie mogą być zasłaniane przez regały. Magazyny w większości zajmują pomieszczenia parterowe, z oknami wychodzącymi na teren Politechniki, co stanowi dodatkowe zagrożenie włamaniowe. 4
Inną częścią są pomieszczenia przeznaczone dla pracowników biblioteki, oraz czytelnie i wypożyczalnie dla studentów. Przestrzenie te wypełnione są w dużym stopniu sprzętem komputerowym o znacznej wartości. Powinny one być zabezpieczone zarówno przed kradzieżą jak i przed dewastacją. Część tych pomieszczeń przykrywa przeszklony dach, przez który łatwo się włamać. Część korytarzy oraz pomieszczeń jest ogólnie dostępną przestrzenią zamykaną jedynie na noc. Stwarzało to dodatkowe utrudnienia dla projektantów zabezpieczenia metodami elektronicznymi. Podczas realizacji projektu zabezpieczenia pomieszczeń bibliotecznych, zostały uwzględnione niżej wymienione zagrożenia, zmieniające się w zależności od pory dnia oraz dnia tygodnia: Pora nocna oraz dni świąteczne; 1. włamania do magazynów bibliotecznych przez okno 2. włamania do magazynów piwnicznych poprzez świetliki przeszklonego stropu 3. włamania od strony magazynów przez drzwi od strony korytarzy 4. włamania do czytelni poprzez przeszkloną część dachu W ciągu dnia występują następujące zagrożenia: 5. kradzież książek lub elementów wyposażenia biblioteki prze użytkowników, podczas korzystania ze zbiorów 6. niszczenie książek i dewastacja wyposażenia biblioteki Projektanci i wykonawcy musieli również uwzględnić zagrożenia dodatkowe związane z ochroną sprzętu komputerowego pracującego w systemie, odpowiedniego zabezpieczenia pomieszczeń, w których pracują serwery, oraz wszelkimi zagrożeniami włamań (hackerskie) na jakie narażony jest system komputerowy. Stąd też, w Bibliotece Głównej zainstalowany system elektroniczny wyposażony jest w czujki sygnalizujące zagrożenia w porze nocnej; szerokokątne czujki PCP oraz kurtynowe, czujki stłuczeniowe reagujące na dźwięk bitych szyb oraz czujki kontaktronowe, zainstalowane w drzwiach. Wypożyczalnie, czytelnie i antresola zostały objęte systemem dozoru telewizyjnego w skład którego wchodzą kamery monochromatyczne z obiektywami typu ręczny zoom, monitory telewizyjne, zainstalowane lokalnie na stanowiskach roboczych pracowników, oraz zestaw centralny: monitor, multiplekser i magnetowid. Podgląd z dziesięciu kamer przekazywany zostaje do multipleksera i nagrywany w systemie 24 godzinnym i przechowywany przez tydzień. Przeglądanie taśm jak do tej pory przeprowadzane jest wyrywkowo każdego następnego dnia. W zakresie kontroli dostępu Biblioteka Główna została podzielona na kilka stref bezpieczeństwa, do której mają dostęp poprzez elektroniczny system zazbrajania i rozbrajania, pracownicy wydzielonych obszarów systemu. System ten zapewnia obsługiwanie każdego obszaru bez wzajemnej kolizji. Każdy z pracowników Biblioteki posiada cyfrowy kod dostępu do systemu antywłamaniowego, którego używa z chwilą otwarcia bądź zamknięcia lokalnej strefy wydzielonego obszaru chronionego. Nad całością czuwa administrator systemu, odpowiedzialny za przyznawanie stref dostępu, kodów oraz przeglądanie raportu alarmów. 5
Biblioteka jest wyposażona w adresowalny system automatycznego wykrywania pożaru TESAP 2100 (dym, temperatura, płomień).adresowalny tzn. umożliwia identyfikację numeru i rodzaju każdego elementu liniowego zainstalowanego w adresowalnej linii dozoru.- lokalizuje zagrożenie pożarowe wskazując miejsce Informacja przesłana na centralkę uruchamia zewnętrzne sygnalizatory i urządzenia alarmowe, powiadamia służby przeciw pożarowe o zagrożeniu. Wszystkie pomieszczenia są wyposażone w sprzęt gaśniczy odpowiednio oznakowany. Jednym z podstawowych zadań jest zapewnienie zbiorom w magazynach bibliotecznych należytej ochrony przed uszkodzeniami mechanicznymi i przed destrukcyjnym działaniem procesu starzenia się materiałów bibliotecznych. Magazyny Biblioteki Głównej zostały wyposażone w regały przesuwne typu FLEXImobile i stacjonarne typu COMBI firmy MCB, których konstrukcja nie powoduje uszkodzeń mechanicznych i chemicznych. Stalowe elementy regałów są malowane proszkowo farbą epoksydową, odporną na ścieranie i zadrapania, nieszkodliwą dla zdrowia i obojętną dla papieru i innych materiałów tworzących książkę. Zastosowany system klimatyzacji zapewnia odpowiednie warunki przechowywania z zachowaniem optymalnych parametrów temperatury i wilgotności względnej powietrza. Bezpieczeństwo i ochrona zbiorów to temat najczęściej omawiany i poruszany w dyskusjach. Nie mniej ważną sprawą jest bezpieczeństwo pracowników obsługi magazynów, którzy na co dzień stykają się z nowoczesnym wyposażeniem czytelń, magazynów i wypożyczalni. Magazynierzy, którzy dotychczas obsługiwali wyłącznie regały stacjonarne, często mało stabilne, dzisiaj uruchamiają poprzez napęd korbowy 7 metrowe rzędy regałów kompaktowych ważące ponad 1 tonę. Dlatego system instalacji regałów musi być w 100% bezpieczny. W naszych regałach zainstalowany system przesuwu wyposażony jest w sprzęgło uniemożliwiające przesuwanie regałów po napotkaniu oporu, np. w wypadku dostania się pomiędzy nie człowieka. Pomiędzy regałami znajdują się gumowe odboje uniemożliwiające po całkowitym zsunięciu regałów zmiażdżenie np. dłoni pracownika. Podłoga wypełniająca przestrzeń między szynami zapobiega możliwości potykania się o szyny. Same podłogi i listwy najazdowe wykonane są z antypoślizgowym pokryciem powierzchni. Regały podniesione ponad poziom podłogi pomieszczenia, w którym są one ustawione z jednoczesnym zachowaniem prześwitu między płytami podłogi regałów a podłogą pomieszczenia, zabezpiecza zbiory ustawione na regałach przed wilgocią lub zalaniem. Wszystkie wyżej opisane nowoczesne elektroniczne systemy zabezpieczenia pomieszczeń i zbiorów nie spełnią swego zadania, jeżeli sami pracownicy Biblioteki nie zwrócą bacznej uwagi na urządzenia kontrolujące i w sposób właściwy nie zareagują na sygnały alarmowe. Obsługa i konserwacja tych urządzeń, sposób reagowania na informację elektroniczną alarmów to nowe zadania, które stanęły przed bibliotekarzami. 6