ZESPOŁSZKÓŁ im. Jana Pawła II 11. Góry św. Anny 21A Zarządzenie nr 7-2012/13 47-330 ZDZIESZOWICE te l /filx 77 484 49 97, 484 45!i!>yrektora Zespołu Szkół im. Jana Pawła 11 w Zdzieszowicach NIP 74CJ- '/ tj-ofj,595 z dnia 13.02.2013r. w sprawie wprowadzenia Procedury zarządzania ryzykiem w Zespole Szkół im. Jana Pawła Ił w Zdzieszowicach Na podstawie art. 69. ust. 1, pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157, poz. 1240 ze zm), art. 39. 1, pkt. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Tekst jednolity: Dz. U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572, ze zm.) 1 Wprowadzam do stosowania Procedurę zarządzania ryzykiem w Zespole Szkół im. Jana Pawła Ił w Zdzieszowicach (ZS) stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Zobowiązuje się pracowników ZS do zapoznania się z treścią Procedury i przestrzegania zawartych postanowień. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem jego podpisania z mocą obowiązującą od 02.01.2013r. ZESPOWrSZKÓŁ DYREKTOR 13.02.2013r. mgr Malgorzafłjoga/ska
Zespół Szkół lm. Jana Pawła 11 załącznik do zarządzenia Dyrektora ZS nr 7-2012/13 z dnia 13.02.2013r. PROCEDURA ZARZĄDZANIA RYZYKIEM w Zespole Szkół im. Jana Pawła 11 w Zdzieszowicach (ZS) ROZDZIAŁ l Postanowienia ogólne 1. Ilekroć w Procedurze jest mowa o: 1. 1) ryzyku - należy przez to rozumieć możliwość zaistnienia zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizację założonych celów. Ryzyko mierzone jest siłą skutku oddziaływania oraz prawdopodobieństwem jego wystąpienia; 2) zarządzanie ryzykiem-należy przez to rozumieć realizowany przez Dyrektora Szkoły proces, którego celem jest identyfikacja potencjalnych ryzyk, które mogą mieć wpływ na realizację celów i zadań ZS; 3) mapa ryzyka - tabela (macierz) odzwierciedlająca ocenę siły oddziaływania prawdopodobieństwo wystąpienia zidentyfikowanego ryzyka w ZS; 4) rejestr ryzyk - należy przez to rozumieć dokument odzwierciedlający przeprowadzoną identyfikację i analizę ryzyk, a także przyjętą reakcję na r)tiyko; 5) samodzielne stanowisko - należy przez to rozumieć sekretarza szkoły, głównego księgowego, specjalistę do spraw kadrowo- finansowych; 2. Polityka zarządzania ryzykiem obejmuje: 1) zakres zadań i obowiązków podmiotów uczestniczących w procesie zarządzania ryzykiem; 2) zasady i tryb identyfikacji ryzyka; 3) zasady i tryb dokonywania analizy ryzyka; 4) zasady określania właściwej reakcji na ryzyko. 2. 1. Celem zarządzania ryzykiem jest zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia wyznaczonych celów i zadań, poprzez ograniczenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz zabezpieczanie się przed jego skutkami. Następuje to poprzez: 1} rozpoznanie-czyli identyfikowanie ryzyka, określenie rodzajów ryzyk, które wiążą się z działalnością placówki i dokonywanie ich pomiaru; 2} ocenę ryzyka i jego istotności, przy pomocy skali określonej w 6 ust.6 3) zarządzanie ryzykiem, które polega na badaniu efektywności i skuteczności podejmowanych działań, poprzez system kontroli instytucjonalnej i zewnętrznej;
Zespół Szkół lm. Jana Pawła 11 4) kontrolę zarządzania ryzykiem, której istotą podjętych działań jest ocena zastosowanych metod redukcji ryzyka, prowadząca do skutecznego i efektywnego realizowania celów i nałożonych zadań. 3. 1. W celu prawidłowego zarządzania ryzykiem podejmuje się następujące działania: 1) określenie jasnych, spójnych i zgodnych z misją ZS celów i zadań; 2) ustalenie mierzalnych wskaźników realizacji wyznaczonych celów i zadań; 3) określenie poziomu ryzyka akceptowalnego dla wyznaczonych celów i zadań; 4) prowadzenie bieżącego monitoringu realizacji celów i zadań; S) prowadzenie analizy poprawności i stosowania mechanizmów kontroli zarządczej. ROZDZIAŁ 11 Zakresy zadań i obowiązków 4. 1. Zadania Dyrektora Szkoły w zakresie zarządzania ryzykiem obejmują: 1) kształtowanie i wdrażanie polityki zarządzania ryzykiem; 2) nadzór i monitorowanie-skuteczności procesu zarządzania ryzykiem; 3) wyznaczanie poziomu akceptowalnego dla każdego ryzyka; 4) podejmowanie decyzji dotyczących sposobu reakcji na poszczególne ryzyka. 2. Zadania pracowników na samodzielnych stanowiskach w zakresie zarządzania ryzykiem obejmują: 1) identyfikację ryzyk związanych z realizacją przydzielonych zadań; 2) wskazywanie właścicieli zidentyfikowanych ryzyk; 3) przeprowadzanie analizy zidentyfikowanego ryzyka; 4) proponowanie sposobu postępowania w odniesieniu do poszczególnych ryzyk; S) wdrażanie działań zaradczych w stosunku do zidentyfikowanego ryzyka. 3. Pracownicy wymienieni w ust.2 są zobowiązani do współpracy z Dyrektorem Szkoły. ROZDZIAŁ III Identyfikacja ryzyka s. 1. Identyfikacja ryzyk prowadzona jest na poziomie ZS na poziomie poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy.
2. Proces identyfikacji ryzyka odbywa się raz w ciągu roku kalendarzowego. 3. W procesie identyfikacji ryzyka uwzględnia się czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyk według obszarów wrażliwych, określonych w załączniku nr 1 do niniejszej Procedury. 4. W procesie identyfikacji ryzyka uwzględnia się czynniki je kształtujące. Ze względu na ich źródło ryzyka dzielą się na : 1) zewnętrzne- rodzaj ryzyka determinowanego przez czynniki zewnętrzne; 2) wewnętrzne - ryzyko to obejmuje działania wewnętrzne ZS i może być zarządzane wewnątrz ZS. S. Każde zidentyfikowane ryzyko ujmuje się w rejestrze, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej Procedury 6. Dla każdego zidentyfikowanego ryzyka ustala się jego właściciela. 7. Każdy pracownik ma prawo i obowiązek zgłaszania swojemu bezpośredniemu przełożonemu ryzyk zidentyfikowanych podczas wykonywania przydzielonych zadań. ROZDZIAŁ IV Analiza ryzyka 6. 1. Każde ryzyko podlega analizie pod kątem jego istotności na osiąganie celów i zadań. Istotność ryzyka jest iloczynem skali prawdopodobieństwa jego wystąpienia i wartości oszacowanych potencjalnych skutków. 2. Każde ryzyko jest oceniane pod względem prawdopodobieństwa jego wystąpienia i skutku oddziaływania. 3. W celu dokonania oceny ryzyka wykorzystuje się Mapę Ryzyka, którą stanowi macierz prawdopodobieństwo- skutek- załącznik nr 3 do niniejszej Procedury. 4. Mapa ryzyka definiuje ryzyka na: 1: niskie o wartości 4 i mniejszej; 2. średnie o wartości powyżej 4 i mniejszej niż 1S; 3. wysokie -o wartości powyżej 1S. S. Przy ocenie prawdopodobnych skutków wystąpienia ryzyka przyjmuje się skalę punktową od 1 do S, gdzie; 1) 1- oznacza skutek nieznaczny; 2) 2-oznacza skutek mały; 3) 3-oznacza skutek średni;
Zespół Szkół lm. Jana Pawia 11 4) 4- oznacza skutek poważny; S) S- oznacza skutek katastrofalny. 6. Przy ocenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka przyjmuje się skalę punktową od 1 do S, gdzie: 1) 1 -oznacza prawdopodobieństwo bardzo małe ( 0-20 %), 2) 2- oznacza prawdopodobieństwo małe ( 21-40%), 3) 3-oznacza prawdopodobieństwo średnie ( 41-60 %), 4) 4- oznacza prawdopodobieństwo duże ( 61-80 %), S) S- oznacza prawdopodobieństwo bardzo duże ( 81-100 %). 7. Wskaźniki do punktacji oceny prawdopodobieństwa i skutków ryzyka określa załącznik nr 4. 8. Dyrektor Szkoły oznacza poziom akceptowalny dla danego ryzyka - oznacza go ukośnymi zakreśleniami w mapach opracowanych na dany rok kalendarzowy. ROZDZIAŁ V Reakcja na ryzyko 7. 1. Dla każdego istotnego zidentyfikowanego ryzyka właściciel ryzyka wskazuje optymalną reakcję. Przyjmuje się niżej wymienione reakcje na ryzyko: 1) tolerowanie (T)- będzie to miało miejsce w przypadkach, kiedy koszty skutecznego przeciwdziałania ryzyku mogą przekraczać jego potencjalne korzyści, z zdolności do skutecznego przeciwdziałania są ograniczone lub wykraczające poza decyzje i działania wewnętrzne; 2) przeniesienie (P)-dotyczyć to będzie kategorii ryzyk, w odniesieniu do których nastąpi przeniesienie ich na inną instytucję, między innymi poprzez ubezpieczenie lub zlecenie usług na zewnątrz; 3) wycofanie się (W)- dotyczyć to będzie grupy ryzyk, dla których mimo podejmowanych działań nie udało się zmniejszyć ich istotności do akceptowanego poziomu; 4) Działanie (D)-dotyczyć to będzie kategorii ryzyk, które wymagać będą podjęcia zdecydowanych, przemyślanych i zaplanowanych działań prowadzących do ich likwidacji, lub znacznego ograniczenia. ROZDZIAŁ VI Postanowienia końcowe.
Zespół Szkół lm. Jana Pawła li 8. Pracownicy ZS obowiązani są do systematycznej analizy wystąpienia ryzyk na stanowiskach pracy i zgłaszania ich Dyrektorowi Szkoły. Procedura obowiązuje od dnia 02.01.2013r. Załączniki: 1. wykaz obszarów ryzyka-załącznik 1. 2. Rejestr ryzyk-wzór dokumentu -załącznik 2. 3. Mapa ryzyka -wzór dokumentu -załącznik 3. 4. Wskaźniki do szacowania prawdopodobieństwa i skutków-załącznik 4. ZESPÓŁ SZKOL lm. Jana Pawła fi ul. Góry św. Anny 21A 47-330 ZDZIESZOWICE 'el./fax 77 484 49 97,484 45 o NIP 7tfO_H;_(lQ_C,Q ZESPOW;SZKÓŁ DYREKTOR mgr Małgorzat? galska
Zespół Szkół lm. Jana Pawła 11 wzdzleszowlcach WYKAZ OBSZARÓW RYZVKA W ZESPOLE SZKÓŁ im. JANA PAWŁA 11 w Zdzieszowicach załącznik nr 1 1. Obsługa finansowo- księgowa. 2. Obsługa kadrowa. 3. Administracja. 4. Obsługa prawna. S. Bezpieczeństwo, w tym bezpieczeństwo uczniów. 6. Realizacja zadań statutowych szkoły, w tym realizacja podstaw programowych. 7. Zagrożenia epidemiologiczne. 8. Usługi zewnętrzne i ich jakość. 9. Bezpieczeństwo systemów informatycznych. 10. Ochrona mienia. 11. Zdarzenia losowe- pożar, powódź, zalanie, awarie. Przykłady możliwych ryzyk: l. duży wskaźnik zachorowalności pracowników; 2. niska motywacja i morale personelu; 3. wysoka rotacja pracowników; 4. brak zaangażowania w pracę organizacji; s. częste protesty związkowe; 6. identyfikacja problemów w ramach oceny pracowników; 7. wypalenie zawoqowe nauczycieli; 8. niska frekwencja uczniów na zajęciach; 9. brak zainteresowania rodziców wynikami uczniów; 10. zbyt mały budżet, np. na realizację zajęć pozalekcyjnych; 11. rosnący poziom złych wyników, np. maturalnych; 12. wypadki uczniowskie; 13. zmniejszająca się liczba kandydatów do szkoły; 14. niezrealizowanie podstaw programowych z poszczególnych przedmiotów; 15. brak planowania ciągłości działania; 16. narażenie systemu informatycznego na awarie, wirusy; 17. naruszenie bezpieczeństwa osób i mienia; 18. brak planowania finansowego; 19. nieprawidłowy obieg dokumentów księgowych; 20. dokonywanie wydatków przed zmianą planu finansowego; 21. występowanie nierozliczonych różnic inwentaryzacyjnych; 22. nieterminowe przekazywanie jednostce środków finansowych przez jednostki samorządu terytorialnego; 23. niedostateczne wyposażenie szkoły w środki dydaktyczne.
Zespół Szkół lm. Jana Pawia 11 załącznik nr 2 REJESTR RYZVK W ZESPOLE SZKÓŁ IM JANA PAWŁA 11 W ZDZIESZOWICACH w..... L p. Zdefiniowa Dotyczy Opis Rodzaj ryzyka Prawdopodobieńst Prawdopodobne Istotność Poziom Reakcja na Właściciel ne ryzyko celu zagrożonego strategiczn w o skutki ryzyka ryzyka akceptac ryzyko ryzyka wynikająceg procesu e ryzyka w skali od 1-S iloczyn ji T- tolerowanie o z zadań lub zadania operacyjne w skali od 1-S poz. 6x7 w skali P- od 1-10 przeniesienie A- akceptacja D- działanie W- wycofanie Planowana data redukcji l 2 3 4 s 6 7 8 9 lo 11 12 l 2 3 4 s 6 7 8 T TOLEROWANIE koszty skutecznego przeciwdziałania ryzyka mogą przekroczyć potencjalne korzyści, zdolności do przeciwdziałania są ograniczone, wykraczają poza decyzje i działania wewnętrzne P PRZENIESIENIE przeniesienie ich na inną instytucję, ubezpieczenie, zlecenie usług na zewnątrz W WYCOFANIE mimo podejmowanych działań nie udało się zmniejszyć ich istotności do akceptowalnego poziomu D DZIAŁANIE podjęcie zdecydowanych, przemyślanych i zaplanowanych działań prowadzących do likwidacji ryzyka lub znacznego ograniczenia A AKCEPTAOA
Zespół Szkół lm. Jana Pawła 11 załącznik nr 3 Zespół Szkół im. Jana Pawła 11 w Zdzieszowicach rok.... MAPA RYZYKA (Ocena istotności ryzyka) >- c o '--.. m ro -ro 5 >- c N C1l o o. 4 c "O C/) 3 C1l E 2 > c N (.) 1 N - c 1 2 3 4 5 b. małe 0-20% małe 21-40% średnie 41-60% duże 61-80% b. duże 81-100% PRAWDOPODOBIEŃSTWO
Zespół Szkół lm. Jana Pawia li załącznik nr 4 WYTYCZNE DO OCENY PRAWDOPODOBIEŃSTWA WYSTĄPIENIA l SIŁY ODDZIAŁYWANIA RVZYKA W ZESPOLE SZKÓŁ im. JANA PAWŁA 11 w Zdzieszowicach Skala prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka Skala znaczenia ryzyka (oddziaływanie- skutek) Opis prawdopodobieństwa wystąpienia Oszacowane ryzyko Opis oddziaływania (skutków) Oszacowane ryzyko Ryzyko nie występuje lub może 1 wystąpić w zupełnie wyjątkowych sytuacjach. Bardzo małe Obszar działania l proces nie dotyczy zadań strategicznych, nie należy do priorytetowych czynności generujących ryzyko. Przy realizacji zadań w ramach danego obszaru l procesu współpracuje się z jednym bądź dwoma komórkami organizacyjnymi. Dany obszar działania l proces funkcjonuje powyżej roku od wprowadżenia zmian technologicznych, organizacyjnych i kadrowych. Oceniany obszar l proces uregulowany jest wyłącznie regulacjami wewnętrznymi. Organizacyjne: Niska niezgodność z procedurami l przepisami prawa. Nie występuje zagrożenie utraty dobrego wizerunku. Ewentualne zakłócenia bez wpływu na realizację zadań i osiąganie celów. Ewentualne skutki ograniczane {neutralizowane) przez istniejące mechanizmy kontrolne. Finansowe: Nie przewiduje się wystąpienia straty finansowej, dodatkowych kosztów - bądź nieznaczne do 1 000 zł. 1 nieznaczne Ryzyko prawdopodobnie nie wystąpi. 2 Przy realizacji zadań w ramach danego obszaru l procesu współpracuje się z małą (ograniczoną) liczbą komórek organizacyjnych. W ostatnim okresie {np. 1 rok) obszar l proces nie podlegał zmianom technologicznym, organizacyjnym i kadrowym, bądź podlegał zmianom w minimalnym stopniu i uznaje się je za wdrożone. Obszar l proces w małym zakresie objęty regulacjami o charakterze zewnętrznym. Nie podlegały one zmianom. Niepożądane zakłócenia mogą powodować utrudnienia w realizacji małe Organizacyjne: Średnia niezgodność z procedurami lub niska niezgodność z postanowieniami umów. Małe zakłócenia pracy, ewentualne utrudnienia w realizacji zadań, nie mające wpływu na osiąganie celów. Istniejące mechanizmy kontrolne powinny ograniczyć skutki ewentualnych zakłóceń. Małe zagrożenie utraty dobrego wizerunku. Finansowe: >l 000 do S 000 zł 2 małe
zadań. Potencjalne zakłócenia wykonywania zadań nie mają wpływu na realizację celów. Ryzyko prawdopodobnie wystąpi w 3 Organizacyjne: 3 najbliższym okresie (od roku do pięciu średnie Niska niezgodność z przepisami lat). prawa lub średnia niezgodność z średnie Przy realizacji zadań w ramach danego postanowieniami umów lub obszaru l procesu współpracuje się z poważna niezgodność z innymi komórkami, bądź z podmiotami procedurami. zewnętrznymi. Średnie zakłócenia pracy. W ciągu ostatniego roku obszar l Potencjalne zagrożenia mogą proces podlegał ograniczonym doprowadzić do niewykonywania zmianom organizacyjnym, podstawowych zadań w technologicznym i kadrowym. określonym zakresie. Obszar l proces objęty w małym Istniejące mechanizmy kontrolne stopniu regulacjami zewnętrznymi, tylko w pewnym stopniu mogą które mogły podlegać w ostatnim ograniczyć skutki ewentualnych okresie zmianom. zakłóceń. Może dotyczyć zadań o istotnym Średnie zagrożenie utraty dobrego znaczeniu dla celów działalności. wizerunku. Finansowe: > S 000 do 10 000 zł Istnieje duże prawdopodobieństwo na 4 Organizacyjne: 4 wystąpienie ryzyka w ciągu najbliższego duże Średnia niezgodność z przepisami okresu od roku do trzech lat. prawa lub poważna niezgodność z poważne Obszar l proces wymaga współpracy z postanowieniami umów. innymi komórkami bądź z podmiotami Brak szczegółowych procedur dla zewnętrznymi. prowadzonych procesów. W ciągu ostatniego roku obszar l Poważne zakłócenia pracy. Mogą proces podlegał zmianom doprowadzić do niewykonania technologicznym, organizacyjnym i celów cyklicznie (stałe zagrożenie). kadrowym, z których część może wymagać poprawek i działań Niska skuteczność istniejących dostosowawczych. mechanizmów kontrolnych. Obszar l proces objęty dużą liczbą regulacji prawnych (zewnętrznych i wewnętrznych). Zagrożenia mogą wywierać istotny wpływ na obszary działalności l procesy, mogą odnosić się do realizacji celów operacyjnych i strategicznych. Wysokie zagrożenie utraty dobrego wizerunku. Finansowe: > 10 000 do 50 000 zł. Ryzyko z pewnością wystąpi w ciągu s Organizacyjne: s najbliższego roku. Bardzo duże Poważna niezgodność z przepisami katastrofalne Obszar l proces związany jest z prawa.
działalnością większej liczby komórek organizacyjnych, wymaga współpracy z podmiotami zewnętrznymi. W ciągu ostatniego roku obszar l proces podlegał istotnym zmianom technologicznym, organizacyjnym i kadrowym l obszar podlega częstym zmianom tego typu l obszar jest w trakcie zmian. Obszar działania l proces uregulowany jest dużą liczbą regulacji prawnych (wewnętrznych i zewnętrznych). Zagrożenia dotyczą zadań w ramach celów strategicznych i należących do priorytetowych czynności l obszarów generujących ryzyko. Brak procedur dla danego procesu. Olbrzymie zakłócenia pracy. Zagrożenia spowodują brak zachowania ciągłości procesów działania, utrzymania funkcjonalności systemów niezbędnych do wykonywania podstawowych celów. Brak osiągnięcia kluczowych celów. Brak odpowiednich mechanizmów kontrolnych bądź istniejące mechanizmy okazują się nieskuteczne. Bardzo wysokie zagrożenie utratą dobrego wizerunku. Zagrożenie bezpieczeństwa ludzi. Finansowe: > 50 000 zł, utrata znacznego majątku.
Zespół Szkół lm. Jęna Pawła 11 w Zdzłeszowlcach :