Kraków, dnia 1 luty 2011 r. SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA NR 2011/013/GN w pstępwaniu prwadznym wg Prcedury zakupu twarów i usług w ORLEN OIL Sp. z.. w trybie przetargu niegraniczneg I. Zamawiający: 1. Pełna nazwa zamawiająceg: ORLEN OIL Sp. z.. z siedzibą w Krakwie 2. Adres: 31 323 Kraków, ul. Oplska 100 3. NIP 675 11 90 702 4. Internet: http://www.rlenil.pl, e-mail: centrala@rlenil.pl 5. Numer telefnu: 0 12 66 555 00, fax: 0 12 66 555 01 II. Infrmacje przetargu: Pstępwanie prwadzne jest według wewnętrznych prcedur bwiązujących w ORLEN OIL Sp. z.. tj. Prcedury zakupu twarów i usług w ORLEN OIL Sp. z.. III. Przedmit zamówienia: Wybór firmy dla sprawwania funkcji Kierwnika Prjektu Mdernizacja Instalacji Blendingu w Zakładzie Prdukcyjnymi w Trzebini i Jedliczu. IV. Opis przedmitu zamówienia: Przedmitem Zamówienia jest zarządzanie prjektem inwestycyjnym pn.: Mdernizacja Instalacji Blendingu w Zakładzie Prdukcyjnym w Trzebini i Jedliczu. Z uwagi na róŝne zakresy przedmitu inwestycji w dwóch Zakładach Prdukcyjnych zakłada się następujące terminy realizacji przedmitu zamówienia: 1. Zakład Prdukcyjny w Trzebini: Faza inicjacji i planwania 2 miesiące d daty pdpisania umwy z Oferentem Faza realizacji i zamknięcia 12 miesięcy d daty pdpisania umwy z Generalnym Wyknawcą 2. Zakład Prdukcyjny w Jedliczu: Faza inicjacji i planwania 2 miesiące liczne d daty ustalnej w umwie z Oferentem Faza realizacji i zamknięcia 6 miesięcy d daty pdpisania umwy z Generalnym Wyknawcą Inwestycja w Trzebini będzie realizwana w trybie generalneg wyknawstwa. Aktualny stan przygtwań dla bu inwestycji kreśla załącznik nr 2 i 3 d SIWZ. Zweryfikwanie, pracwanie i uzgdnienie z Inwestrem zakresu i celów bizneswych prjektu Udkumentwanie listy interesariuszy prjektu Opracwanie i uzgdnienie rganizacji prjektu ORLEN OIL Sp. z.. SIWZ 2011/013/GN 1
Schemat rganizacyjny prjektu Zespół prjektwy i dpwiedzialnść pszczególnych człnków zespłu prjektweg Opracwanie ramweg i szczegółweg harmngramu prjektu Ramwy harmngram prjektu i jeg kamienie milwe, ścieŝka krytyczna wraz z pracwanym systemem mnitrwania (raprtwania); Szczegółwe harmngramy dla pszczególnych zespłów raz integracja tych harmngramów. Opracwanie planu zarządzania prjektem - z uwzględnieniem następującej specyfikacji zarządzanie harmngramem: mnitrwanie pstępów prac w zespłach prjektwych (Wyknawców) utrzymywanie główneg planu, dekmpzycja harmngramu dla pszczególnych zespłów (p strnie dstawcy i zamawiająceg), utrzymywanie harmngramu w zespłach, zarządzanie zmianami d harmngramu; zarządzanie kmunikacją: zbieranie infrmacji pstępach prac i ryzykach z pszczególnych pzimów zarządzania prjektem, analiza i knslidwanie infrmacji, przygtwywanie raprtów zarządczych stanie prjektu, prezentacja pstępów prac w prjekcie przed Kmitetem Sterującym, krdynacja działań Inwestra, Nadzru Inwestrskieg raz Generalneg Wyknawcę zarządzanie raprtwaniem: zdefiniwany prces raprtwania pstępu prac raz frma jeg przedstawienia na pzimie pszczególnych faz prjektu i pdprjektów (lub prjektów zaleŝnych) raz całści prjektu a takŝe uczestników prcesu inwestycyjneg. Raprtwanie będzie dtyczyć bu prjektów mdernizacji w Zakładach Prdukcyjnych w Trzebini i Jedliczu na pzim Zarządu ORLEN OIL. zarządzanie zasbami prjektu: planwanie ilści pracy ptrzebnej d realizacji zadań p strnie ORLEN OIL, planwanie wykrzystania zasbów w czasie; zarządzanie ryzykiem: zdefiniwanie prcesu zarządzania ryzykiem bejmująceg całą ścieŝkę persnalną eskalacji w prjekcie: d człnka zespłu, pprzez lidera zespłu, liderów prjektu, kmitet sterujący. Zdefiniwanie spsbu reakcji na ryzyk: planwanie, realizacja i kntrla akcji zapbiegawczych i awaryjnych, prwadzenie rejestru ryzyk, knslidwanie ryzyk z pszczególnych zespłów, identyfikacja ryzyk na pzimie prjektu, analiza ilściwa i jakściwa ryzyk, definiwanie reakcji na ryzyk, definiwanie i śledzenie wyknania akcji zapbiegawczych i naprawczych; zarządzanie jakścią: prcedury zapewnienia i kntrli jakści w prjektach, nadzór nad jakścią przedmitu prjektu Przygtwanie narzędzi wspierających zarządzanie prjektem i kmunikację w prjekcie. Przygtwanie repzytrium prjektu raz pracwanie zasad krzystania z nieg wraz z narzędziami pracy grupwej. Wsparcie w zakresie negcjacji z ferentami raz przygtwanie wytycznych d umwy w zakresie dtyczącym zarządzania w tym raprtwania Zapewnienie bieŝąceg mnitrwania pstępów prac pdwyknawców i wczesneg identyfikwania ryzyk Uprządkwanie i skmpletwanie dkumentacji p zakńcznej inwestycji Rzliczenie prjektu i przygtwanie stswnych dkumentów ewidencyjnych dla nwych śrdków trwałych. Spsób realizacji przedmitu umwy Niniejszy przetarg kierwany jest d pdmitów, które zaferują wsparcie zarządzaniem bu prjektów w zakresie zapewnienia Kierwników Prjektów raz dpwiedniej wielkści Biura Prjektu. Zamawiający czekuje zgłszenia przez Oferenta wykwalifikwaneg zaplecza kadrweg dla prwadzenia ww. prjektów. Oferent musi psiadać zaplecze kadrwe pzwalające, w przypadku nagłej przyczyny uniemŝliwiającej Kierwnikwi Prjektu lub człnkwi zespłu Biura Prjektu prwadzenie prac w ramach prjektów w Trzebini i Jedliczu, na dalsze kntynuwanie wsparcia bez wpływu na jakść i terminwść zadań. W przypadku kniecznści przejęcia prwadzenia prjektu (liderwania) przez inneg pracwnika Oferenta, Oferent musi zagwarantwać, Ŝe będzie n spełniał wszystkie wymagania, których mwa niŝej. Zamawiający nie narzuca metdyki prwadzenia prjektów. Obrana przez Kierwnika Prjektu metdyka musi być jedną z uznawanych na świecie metdyk zarządzania prjektami, umŝliwiać uwzględnienie ddatkwych wymagań wynikających z regulacji wewnętrznych Zamawiająceg dt. zarządzania prjektami a takŝe uzyskać akceptację Zadamawiająceg. Zamawiający czekuje wsparcia zarządzania prjektami w miejscu prwadzenia tych prjektów, tj. w Trzebini, Jedliczu i Krakwie. ORLEN OIL Sp. z.. SIWZ 2011/013/GN 2
Przy wyznaczaniu sób zajmujących realizacją przedmitu umwy naleŝy uwzględnić załŝenie, iŝ dla kaŝdeg z prjektów knieczny jest udział drębneg Kierwnika Prjektu. Dkładna ilść sób ptrzebna d realizacji całej umwy będzie mgła być zdefiniwana p zakńczeniu gazy inicjacji i planwania. Wymagania dtyczące Kierwników Prjektów dedykwanych d realizacji przedmitu zamówienia: 1. Ptwierdzne frmalnie kmpetencje w zakresie zarządzania prjektami, zgdnie z wybraną ścieŝką certyfikacji, np. PMI 2. Dświadczenie w zarządzaniu prjektami min. 6 lat (w tym min. 4 lata jak Kierwnik Prjektu raz min. 1 prjekt z branŝy przemysłwej). 3. Ogólna znajmść zagadnień i prblemów dt. budwy instalacji przemysłwych (znajmść prcesu blendingu nie jest wymagana). V. Spsób przygtwania ferty: 1. Oferta pwinna składać się z dwóch ddzielnych części: merytrycznej i handlwej, w ddzielnych zapieczętwanych kpertach z właściwym dpiskiem na kpertach: Cześć merytryczna ferty, Część handlwa ferty. Kperty z częściami merytryczną i handlwą pwinny być właściwie pisane. 2. Część merytryczna ferty pwinna zawierać następujące infrmacje: a) Dkumenty wymienine w rzdziale VI Specyfikacji Isttnych Warunków Zamówienia. b) Oświadczenie ferenta, Ŝe nie pdlega wykluczeniu z następujących pwdów: nie wywiązanie się wbec ORLEN OIL z naleŝytą starannścią chćby z jednej Umwy, nie jest bjęty pstępwaniem układwym bądź innymi pstępwaniami związanymi z restrukturyzacja zadłuŝenia, wszczęcie pstępwania upadłściweg, głszenie upadłści lub będących w trakcie prwadzenia likwidacji. 3. Część handlwa ferty pwinna zawierać następujące infrmacje: a. Dkumenty wymienine w rzdziale VII Specyfikacji Isttnych Warunków Zamówienia. 4. KaŜdy ferent mŝe złŝyć tylk jedną fertę. 5. Spsób przygtwania ferty: a. Oferta pwinna być napisana czytelnie w języku plskim. b. Wszystkie strny ferty wraz z załącznikami pwinny być pdpisane przez sbę (sby) uprawniną d występwania w imieniu ferenta. c. Wszystkie strny ferty wraz z załącznikami pwinny być spięte w spsób zapbiegający jej dekmpletacji. d. Wszelkie pprawki lub zmiany w tekście ferty muszą być parafwane i datwane własnręcznie przez sbę pdpisującą fertę lub przez sbę upwaŝniną. 6. Opakwanie i znakwanie fert: Ofertę naleŝy złŝyć w zamkniętym pakwaniu w miejscu wskazanym w pkt. X 7. Zamawiający nie bierze dpwiedzialnści za skutki braku zachwania pwyŝszych warunków przez Oferenta. Nie spełnienie wymagań j/w spwduje drzucenie ferty. 8. Oferent pniesie wszelkie kszty związane z przygtwaniem i złŝeniem ferty. VI. Infrmacja dkumentach, jakie mają dstarczyć dstawcy w części merytrycznej ferty: Oferenci w części merytrycznej ferty bwiązani są złŝyć następujące dkumenty: ORLEN OIL Sp. z.. SIWZ 2011/013/GN 3
1. Aktualny dpis z właściweg rejestru alb aktualne zaświadczenie wpisie d ewidencji działalnści gspdarczej, jeŝeli drębne przepisy wymagają wpisu d rejestru lub zgłszenia d ewidencji działalnści gspdarczej, wystawiny nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania fert. (lub dkument ptwierdzny w tym terminie przez rgan wydający, 2. Pełnmcnictw, jeŝeli fertę pdpisują inne sby niŝ uprawnine d zaciągania zbwiązań w imieniu ferenta; 3. Pdpisane świadczenie stanwiące załącznik nr 1 d specyfikacji isttnych warunków zamówienia. 4. Kncesję, zezwlenie lub licencję, (jeŝeli ustawy nakładają bwiązek psiadania kncesji, zezwlenia lub licencji na pdjęcie działalnści gspdarczej w zakresie bjętym zamówieniem). 5. Dkumenty stwierdzające, Ŝe sby, które będą wyknywać zamówienie, psiadają wymagane uprawnienia, jeŝeli ustawy nakładają bwiązek psiadania takich uprawnień. 6. Listę referencyjną klientów ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania prjektami. 7. Opis umŝliwiający cenę stpnia zgdnści ferwanej usługi ze szczegółwymi wymaganiami zawartymi w Pkt. IV SIWZ. 8. Oświadczenie następującej treści: Oświadczamy, Ŝe zapznaliśmy się z bwiązującą w ORLEN OIL Sp. z.. Plityką Zintegrwaneg Systemu Zarządzania zgdną z nrmami: ISO 9001 i ISO 14001 raz wymaganiami AQAP 2110 dstępnymi na strnie internetwej ORLEN OIL Sp. z.. raz świadczamy, Ŝe zrealizujemy przedmit zamówienia z zachwaniem przepisów prawnych." 9. Prjekt umwy uwzględniający zakres przedmitwy niniejszeg SIWZ raz inne pstanwienia dkreślające spsób realizacji umwy. Zamawiający przygtwuje stateczną wersję umwy, która mŝe zawierać pstanwienia dmienne d zaprpnwaneg prjektu umwy. 10. Płyta DVD (pisana: nazwa firmy + dpisek: Przetarg: 2011/013/GN Zarządzanie Prjektem Mdernizacji Instalacji Blendingu w Trzebini i Jedliczu ze wszystkimi pwyŝszymi dkumentami i załącznikami. Dkumenty składane są w wersji papierwej w ryginale lub kserkpii pświadcznej za zgdnść z ryginałem. Wszelkie dkumenty wymienine w pwyŝszych punktach prócz teg, Ŝe pwinny zstać złŝne w wersji papierwej, muszą zstać przesłane równieŝ w wersji elektrnicznej na nśniku DVD. VII. Infrmacja dkumentach, jakie mają dstarczyć dstawcy w części handlwej ferty: Oferenci w części handlwej ferty bwiązani są złŝyć następujące dkumenty: 1. Cenę i warunki płatnści. Cena winna zawierać cenę ryczałtwą za realizację przedmitu zamówienia. 2. Infrmacje spełnieniu szczególnych wymagań pdanych w pkt. VIII SIWZ. VIII. Szczególne wymagania w stsunku d wyknawstwa Oferent pnsi dpwiedzialnść za wady w przedmicie umwy z tytułu rękjmi Oferent pnsi dpwiedzialnść za niewyknanie lub nienaleŝyte wyknanie zbwiązania wynikająceg z umwy na warunkach z niej zawartych raz na zasadach wynikających z gólnie bwiązujących przepisów prawa. Nie przewiduje się mŝliwści umwneg (pzaumwneg) wyłączenia lub graniczenia dpwiedzialnści Oferenta bez względu na jej tytuł, jeśli dpwiedzialnść taka wynika z gólnie bwiązujących przepisów prawa. Akceptacja terminu płatnści wynsząceg 60 dni licznych d daty trzymania faktury przez ORLEN OIL Sp. z.. ORLEN OIL Sp. z.. SIWZ 2011/013/GN 4
IX. Termin, d któreg dstawca będzie związany złŝną fertą: Wyknawca będzie związany złŝną fertą przez kres 3 miesięcy d daty terminu składania fert. X. Infrmacje terminie, miejscu składania i twarcia fert raz trybie twarcia i ceny fert: 1. Terminy i miejsce składania fert wstępnych: a) Oferty wstępne naleŝy składać w sekretariacie ORLEN OIL w Trzebini, 32-540 Trzebinia, ul. Fabryczna 22, d dnia 18 luty 2011r. Oferty złŝne p terminie będą zwrócne ferentwi bez rzpatrywania. 2. Ocena fert. Zamawiający ceni waŝnść fert pd względem frmalnym raz przyjętych w SIWZ kryteriów ceny fert na psiedzeniu niejawnym XI. Opis spsbu bliczania ceny ferty: Kalkulacja wynagrdzenia za świadczne usługi pwinna uwzględniać prfile pszczególnych człnków zespłu prjektweg dla kaŝdeg prjektu, wg pniŝszej specyfikacji z uwzględnieniem wszystkich etapów zarządzania prjektem. Prfil Alkacja udział prcentwy w zarządzaniu prjektem [%] Stawka dzienna [8h] Stawka gdzinwa (przy zaangaŝwaniu pniŝej 50%) Ilść miesięcy Ilść dni Wartść Cena pwinna być pdana: a) cyfrw i słwnie w zł (PLN), b) cena nett, XII. Opis kryteriów wybru ferty raz ich znaczenie: a) Cena b) Zaplecze kadrwe ferenta umŝliwiające kntynuację zarządzania prjektem w przypadku zaistnienia przeszkód p strnie Oferenta c) Przedstawine certyfikaty z zarządzania prjektami d) Referencje w zarządzaniu prjektami w imieniu Klienta XIII. Spsób udzielania wyjaśnień dtyczących specyfikacji isttnych warunków zamówienia: 1. KaŜdy ferent ma praw zwrócić się d zamawiająceg wyjaśnienie treści specyfikacji isttnych warunków zamówienia w terminie nie późniejszym niŝ 6 dni przed terminem składania fert. 2. Pytania ferentów mgą być przesyłane mailem d sób wymieninych w pkt. XIV. ORLEN OIL Sp. z.. SIWZ 2011/013/GN 5
XIV. Pracwnicy zamawiająceg uprawnieni d bezpśrednieg kntaktwania się z dstawcami: ElŜbieta Blacharska (kwestie merytryczne) Numer telefnu: +48 605 852 104 E-mail: Elzbieta.Blacharska@rlenil.pl Grzegrz Nwak (kwestie handlwe) Stanwisk słuŝbwe: Specjalista Działu Strategii Zakupów Numer telefnu: +48 601 968 198 E-mail: Grzegrz.Nwak@rlenil.pl XV. Śrdki dwławcze: Oferentm nie przysługuje praw uczestnictwa w twarciu fert. W pstępwaniu ferentm nie przysługują Ŝadne śrdki dwławcze. XVI. Pstanwienia kńcwe O wynikach pstępwania Zamawiający pinfrmuje ferentów. Zamawiający, ma praw swbdneg wybru ferty, mŝe przeprwadzić ddatkwe negcjacje z wybranymi ferentami, a takŝe uniewaŝnić pstępwanie bez pdania przyczyny. Załączniki: Załącznik nr 1 Oświadczenie Załącznik nr 2 i 3 Aktualny stan przygtwań w Trzebini i Jedliczach. ORLEN OIL Sp. z.. SIWZ 2011/013/GN 6