SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik nr 1 do SIWZ I. Przedmiot zamówienia: druk, zabezpieczenie w procesie druku, zapakowanie i dostawa kart do głosowania oraz obwieszczeń wyborczych w związku z wyborami samorządowymi w 2014 r. Realizując obowiązki wynikające z kalendarza wyborczego w wyborach samorządowych, zarządzonych na dzień 16 listopada 2014 r., Prezydent Wrocławia zobowiązany jest do druku: 1) kart do głosowania w wyborach do Rady Miejskiej Wrocławia - dla 7 okręgów wyborczych, 2) kart do głosowania w wyborach Prezydenta Wrocławia, 3) obwieszczeń o kandydatach do Rady Miejskiej Wrocławia - dla 7 okręgów wyborczych, 4) obwieszczeń o kandydatach na Prezydenta Wrocławia, 5) obwieszczeń o numerach i granicach stałych i odrębnych obwodów głosowania, siedzibach obwodowych komisji wyborczych oraz lokalach obwodowych komisji wyborczych dostosowanych do potrzeb wyborców niepełnosprawnych - dla 7 okręgów wyborczych. Ponadto w przypadku ogłoszenia II tury wyborów Prezydenta Wrocławia w zakresie: 1) druku kart do głosowania w wyborach Prezydenta Wrocławia; II. 1. Format i nakład kart do głosowania: 1) karty do głosowania w wyborach do Rady Miejskiej Wrocławia format A4 7 składów (7 różnych kart) (karta w broszurze) - zgodnie z Załącznikiem nr 1.1.a do SIWZ (Załącznik nr 2 do Uchwały Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 11 sierpnia 2014 r.). Z zastrzeżeniem: na tym etapie prac nie można określić dokładnej ilości kartek w broszurze, jest ona bowiem uzależniona od liczby list kandydatów zarejestrowanych przez Miejską Komisję Wyborczą w poszczególnych okręgach wyborczych. Karta do głosowania może składać się od 10 do 14 kartek zbroszurowanych i trwale połączonych (liczba szacunkowa potrzebna do obliczenia wartości zamówienia może ulec zmianie). Karty do głosowania mogą się różnić liczbą kartek w zależności od okręgu wyborczego. Nakład kart do głosowania dla poszczególnych 7 okręgów wyborczych zostanie ustalony przez Miejską Komisję Wyborczą po zarejestrowaniu list kandydatów na radnych przy założeniu druku kart dla 100% uprawnionych do głosowania nakład będzie wynosił 492 721 szt. - stan na dzień 1.09.2014 r. jednak nakład nie mniejszy niż 75% uprawnionych do głosowania, z czego 5% stanowi rezerwę. Rezerwa ta kierowana byłaby do obwodów w miarę potrzeb sygnalizowanych przez obwodowe komisje wyborcze. Nakład kart do głosowania korespondencyjnego zostanie ustalony po przyjęciu zgłoszeń od wyborców niepełnosprawnych o zamiarze głosowania korespondencyjnego. Praktyka lat ubiegłych wskazuje, że nie przekroczy 50 szt. ogólnego nakładu. Nakład kart do głosowania korespondencyjnego jest częścią zamówienia ogólnego. 2) karty do głosowania w wyborach Prezydenta Wrocławia format A4 - zgodnie z Załącznikiem nr 1.1.b do SIWZ (Załącznik nr 6 do Uchwały Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 11 sierpnia 2014 r.), nakład kart do głosowania zostanie ustalony przez Miejską Komisję Wyborczą po zarejestrowaniu
kandydatów na Prezydenta - przy założeniu druku kart dla 100% uprawnionych do głosowania nakład będzie wynosił 492 721 szt. stan na dzień 1.09.2014 r. jednak nakład nie mniejszy niż 75% uprawnionych do głosowania, z czego 5% stanowi rezerwę. Rezerwa ta kierowana byłaby do obwodów w miarę potrzeb sygnalizowanych przez obwodowe komisje wyborcze. Nakład kart do głosowania korespondencyjnego zostanie ustalony po przyjęciu zgłoszeń od wyborców niepełnosprawnych o zamiarze głosowania korespondencyjnego. Praktyka lat ubiegłych wskazuje, że nie przekroczy 50 szt. ogólnego nakładu. Nakład kart do głosowania korespondencyjnego jest częścią zamówienia ogólnego. To samo stosuje się w przypadku ogłoszenia II tury wyborów Prezydenta Wrocławia. Z zastrzeżeniem: dotyczy karty w wyborach Prezydenta Wrocławia (wymieniona w pkt I. 2)- karta do głosowania ścięta w prawym górnym rogu zgodnie z Załącznik nr 1.2 do SIWZ określa Uchwała Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 18 sierpnia 2014 r. zmieniająca uchwałę w sprawie wzorów kart do głosowania oraz nakładek na karty do głosowania sporządzonych w alfabecie Braille a, w wyborach do rad gmin, rad powiatów, sejmików województw i rad dzielnic m. St. Warszawy oraz w wyborach wójtów, burmistrzów i prezydentów miasta; Powyższe zasady stosuje się w przypadku ogłoszenia II tury wyborów Prezydenta Wrocławia karty do głosowania w wyborach Prezydenta Wrocławia - format A5 zgodnie z Załącznikiem nr 1.1.c do SIWZ (Załącznik nr 8 do Uchwałą Państwowej komisji Wyborczej z dnia 11 sierpnia 2014 r.) 2. Format i nakład obwieszczeń wyborczych: 1) obwieszczeń o kandydatach do Rady Miejskiej Wrocławia format A1 lub A2 7 składów - (format zostanie ustalony przez Miejską Komisję Wyborczą po zarejestrowaniu list kandydatów do Rady Miejskiej Wrocławia) wzór obwieszczenia oraz format zostanie przekazany po rejestracji kandydatów: Okręg wyborczy Nr 1 500 szt. Okręg wyborczy Nr 2 500 szt. Okręg wyborczy Nr 3 500 szt. Okręg wyborczy Nr 4 500 szt. Okręg wyborczy Nr 5 500 szt. Okręg wyborczy Nr 6 500 szt. Okręg wyborczy Nr 7 500 szt. Razem 3 500 szt. 2) obwieszczeń o kandydatach na Prezydenta Wrocławia format A2 lub A3 - (format zostanie ustalony przez Miejską Komisję Wyborczą po zarejestrowaniu kandydatów na Prezydenta Wrocławia), - 1 500 szt. - wzór obwieszczenia oraz format zostanie przekazany po rejestracji kandydatów 3) obwieszczeń o numerach i granicach stałych i odrębnych obwodów głosowania, siedzibach obwodowych komisji wyborczych oraz lokalach obwodowych komisji wyborczych dostosowanych do potrzeb wyborców niepełnosprawnych format A2-7 składów. Okręg wyborczy Nr 1 800 szt. Okręg wyborczy Nr 2 700 szt. Okręg wyborczy Nr 3 800 szt. Okręg wyborczy Nr 4 700 szt.
Okręg wyborczy Nr 5 700 szt. Okręg wyborczy Nr 6 700 szt. Okręg wyborczy Nr 7 700 szt. Razem 5 100 szt. 3. Parametry kart i obwieszczeń: 3.1. Papier: - karta do głosowania w wyborach do Rady Miejskiej Wrocławia: na papierze offsetowym o gramaturze 70 g/m 2, zbroszurowana i trwale połączona - zszyte w grzbiecie. (Karty nie mogą być trwale połączone poprzez zszycie ich w jednym lub nawet w wielu miejscach po zewnętrznej stronie). w prawym górnym rogu otwór o średnicy 8 mm; - karta do głosowania w wyborach Prezydenta Wrocławia: na papierze offsetowym o gramaturze 70 g/m 2, karta do głosowania ścięta w prawym górnym rogu; - obwieszczenia o kandydatach do Rady Miejskiej Wrocławia, o kandydatach na Prezydenta Wrocławia oraz o numerach i granicach stałych i odrębnych obwodów głosowania, siedzibach obwodowych komisji wyborczych oraz lokalach obwodowych komisji wyborczych dostosowanych do potrzeb wyborców niepełnosprawnych: na papierze offsetowym o gramaturze 80 g/m 2, Uwaga - karty do głosowania w wyborach do Rady Miejskiej Wrocławia i w wyborach Prezydenta Wrocławia bezwzględnie muszą odpowiadać wymogom Uchwały Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 11 sierpnia 2014 r. w sprawie wzorów kart do głosowania oraz nakładek na karty do głosowania sporządzonych w alfabecie Braille a, w wyborach do rad gmin, rad powiatów, sejmików województw i rad dzielnic m. St. Warszawy oraz w wyborach wójtów, burmistrzów i prezydentów miast. W szczególności w kwestii dopasowania do drukowanych powyższych kart do nakładek na karty do głosowania sporządzonych w alfabecie Braille a, które będą drukowane przez Krajowe Biuro Wyborcze. 3.2. Kolorystka druku czarny jednostronny, 3.3. Kolorystyka papieru: 1) karty do głosowania w wyborach do Rady Miejskiej Wrocławia biały, 2) karty do głosowania w wyborach na Prezydenta Wrocławia różowy (barwiony jednostronnie), 3) obwieszczenia o kandydatach do Rady Miejskiej Wrocławia biały, 4) obwieszczenia o kandydatach na Prezydenta Wrocławia biały, 5) obwieszczenia o numerach i granicach stałych i odrębnych obwodów głosowania, siedzibach obwodowych komisji wyborczych oraz lokalach obwodowych komisji wyborczych dostosowanych do potrzeb wyborców niepełnosprawnych biały. 4. Termin realizacji przedmiotu umowy: od dnia podpisania umowy do dnia 27 października 2014 r. w zakresie: druk i dostawa obwieszczeń o numerach i granicach stałych i odrębnych obwodów głosowania, siedzibach obwodowych komisji wyborczych oraz
lokalach obwodowych komisji wyborczych dostosowanych do potrzeb wyborców niepełnosprawnych; od dnia losowania list kandydatów do Rady Miejskiej Wrocławia do dnia 27 października 2014 r. w zakresie: druk i dostawa obwieszczeń o kandydatach do Rady Miejskiej Wrocławia i kandydatach na Prezydenta Wrocławia; od dnia losowania list kandydatów do Rady Miejskiej Wrocławia do dnia 04 listopada 2014 r. w zakresie: druk i dostawa kart do głosowania w wyborach do Rady Miejskiej Wrocławia przeznaczone do głosowania korespondencyjnego; Nakład będzie zależał od ilości złożonych wniosków przez osoby niepełnosprawne, które są uprawnione do głosowania korespondencyjnego - nie przekraczający 50 szt. ogólnego nakładu. od dnia podpisania umowy do dnia 04 listopada 2014 r. w zakresie: druk i dostawa kart do głosowania w wyborach Prezydenta Wrocławia przeznaczone do głosowania korespondencyjnego; Nakład będzie zależał od ilości złożonych wniosków przez osoby niepełnosprawne, które są uprawnione do głosowania korespondencyjnego - nie przekraczający 50 szt. ogólnego nakładu. od dnia losowania list kandydatów do Rady Miejskiej Wrocławia do dnia 13 listopada 2014 r. w zakresie: druk i dostawa kart do głosowania w wyborach do Rady Miejskiej Wrocławia, od dnia podpisania umowy do dnia 13 listopada 2014 r. w zakresie: druk i dostawa kart do głosowania w wyborach Prezydenta Wrocławia. II Tura wyborów (opcja) W przypadku drugiej tury wyborów Prezydenta Wrocławia: od dnia zarządzenia drugiej tury wyborów do dnia 21 listopada 2014 r. w zakresie: druk kart do głosowania w wyborach Prezydenta Wrocławia przeznaczone do głosowania korespondencyjnego; Nakład będzie zależał od ilości złożonych wniosków przez osoby niepełnosprawne, które są uprawnione do głosowania korespondencyjnego - nie przekraczający 50 szt. ogólnego nakładu. od dnia zarządzenia drugiej tury wyborów do 27 listopada 2014 r. w zakresie: druk kart do głosowania w wyborach Prezydenta Wrocławia. 5. Dodatkowe wymagania: 1) Pakowanie kart do głosowania i obwieszczeń: - karty do głosowania w wyborach do Rady Miejskiej Wrocławia pakowane w papier pakowy po 500 szt., zabezpieczone taśmami, zgodnie z okręgami wyborczymi, paczki opisane oddzielnie dla każdego obwodu głosowania (na paczce powinna znaleźć się nalepka z informacją: KARTY DO GŁOSOWANIA Wybory do Rady Miejskiej, nr okręgu wyborczego, nr obwodowej komisji wyborczej, ilość kart do głosowania zgodnie z Załącznikiem nr 1.3 do SIWZ, - karty do głosowania w wyborach Prezydenta Wrocławia - pakowane w papier pakowy po 1 000 szt., zabezpieczone taśmami, paczki opisane oddzielnie dla każdego obwodu głosowania (na paczce powinna znaleźć się nalepka z informacją: KARTY DO GŁOSOWANIA Wybory Prezydenta Wrocławia, nr
obwodowej komisji wyborczej, ilość kart do głosowania zgodnie z Załącznikiem nr 1.3 do SIWZ, - Obwieszczenia o kandydatach do Rady Miejskiej Wrocławia pakowane w papier pakowy, oddzielnie dla każdego okręgu, w rulony po 100 szt., opisane zgodnie z okręgami, - Obwieszczenia o kandydatach na Prezydenta Wrocławia pakowane w papier pakowy, w rulony po 100 szt., - Obwieszczenia o granicach i obwodach głosowania pakowane w papier pakowy, oddzielnie dla każdego okręgu, w rulony po 100 szt., opisane zgodnie z okręgami, 2) Wykonawca zobowiązany jest do wykonania przedmiotu umowy w jednym zakładzie poligraficznym. 3) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia całodobowej ochrony zakładu przed niepożądanym dostępem osób nieupoważnionych, przed utratą bądź zniszczeniem, w procesie druku, magazynowania, pakowania i transportu kart do głosowania. 4) Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dyżuru w drukarni w dniach 14, 15 i 16 listopada br. tj. w dniu wyborów i w dniach poprzedzających wybory, w godzinach od 6.00 do 24.00 umożliwiającego ewentualny pilny dodruk kart do głosowania i dostarczenia do siedziby Zamawiającego w czasie nie dłuższym niż 3 godziny od złożenia zlecenia. 5) Magazynowania w miejscu odpowiednim dla tego rodzaju materiału (pomieszczenie suche, przewiewne, zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, posiadające zabezpieczenia przeciwpożarowe, itp.), od wydrukowania kart do głosowania i obwieszczeń do dostawy Zamawiającemu. 6) Strony mają obowiązek wyznaczyć osobę odpowiedzialną za prowadzenie umowy i podać do niej kontakt telefoniczny i e mailowy. 7) Wykonawca dostarczy karty do głosowania i obwieszczenia w konkretnie wskazane przez Zamawiającego miejsce na terenie Wrocławia (lokalizacja zostanie wskazana po zawarciu umowy) wraz z przygotowanym przez siebie protokołem przekazania w dwóch egzemplarzach, po jednym dla stron. 8) Wykonawca ma obowiązek na każdym etapie realizacji zamówienia zachować takie procedury, aby do kart do głosowania nie miały dostępu osoby niepowołane, a składowanie, magazynowanie, pakowanie i przewóz odbywał się w warunkach izolacji przed osobami nieuprawnionymi. 9) Dowóz i magazynowanie odbywa się na koszt i ryzyko Wykonawcy. Za prawidłowość pakowania kart do głosowania i obwieszczeń odpowiada Wykonawca. 10) Wykonawca zobowiązany jest przed przystąpieniem do druku, przedstawić wzór kart do głosowania oraz obwieszczeń, dla każdego okręgu, w celu akceptacji przez Miejską Komisję Wyborczą i Zamawiającego. 11) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za druk kart do głosowania i obwieszczeń, zgodny z zaakceptowanym wzorem przez Zamawiającego. 12) Cena jednostkowa netto musi obejmować koszt transportu do miejsca dostawy. Cena ta nie ulegnie zmianie. Szacunkowe ilości poszczególnego druku może ulec zmianie w ramach kwoty umowy. 13) Faktyczna ilość zamówienia zależeć będzie od potrzeb Zamawiającego (min 75% ogólnej ilości). 14) Wszelkie ustalenia robocze mogą odbywać się za pośrednictwem poczty e mailowej lub telefonicznie. DODATKOWE INFORMACJE WYNIKAJĄCE Z UCHWAŁY PAŃSTWOWEJ KOMISJI WYBORCZEJ: Wytyczne, wyjaśnienia oraz wzory karty do głosowania określają: - Załącznik nr 1.1 do SIWZ określa Uchwała Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 11 sierpnia 2014 r. w sprawie wzorów kart do głosowania oraz nakładek na karty do głosowania sporządzonych w alfabecie Braille a, w wyborach do rad gmin,
rad powiatów, sejmików województw i rad dzielnic m. St. Warszawy oraz w wyborach wójtów, burmistrzów i prezydentów miasta; - Załącznik nr 1.2 do SIWZ określa Uchwała Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 18 sierpnia 2014 r. zmieniająca uchwałę w sprawie wzorów kart do głosowania oraz nakładek na karty do głosowania sporządzonych w alfabecie Braille a, w wyborach do rad gmin, rad powiatów, sejmików województw i rad dzielnic m. St. Warszawy oraz w wyborach wójtów, burmistrzów i prezydentów miasta; - Załącznik nr 1.3 do SIWZ określa Uchwała Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 25 sierpnia 2014 r. w sprawie wytycznych i wyjaśnień dotyczących druku i przechowywania kart do głosowania oraz tryb ich przekazania wraz z nakładkami na karty do głosowania sporządzonymi w alfabecie Braille a obwodowym komisjom wyborczych w wyborach do rad gmin, rad powiatów, sejmików województw i rad dzielnic m.st. Warszawy oraz w wyborach wójtów, burmistrzów i prezydentów miast, zarządzonych na dzień 16 listopada 2014 r.;