Załącznik nr 1 do Uchwały numer 4/13 z dn. 7.02.2013 Zarządu W-M ROT ZASADY UCZESTNICTWA W TARGACH TURYSTYCZNYCH I IMPREZACH WYSTAWIENNICZYCH ORAZ INNYCH IMPREZACH PROMOCYJNYCH ORGANIZOWANYCH PRZEZ WARMIŃSKO-MAZURSKĄ REGIONALNĄ ORGANIZACJĘ TURYSTYCZNĄ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Warmińsko Mazurska Regionalna Organizacja Turystyczna (W-M ROT) w ramach swych zadań statutowych organizuje stoiska regionalne Województwa Warmińsko - Mazurskiego na targach turystycznych poza granicami kraju, na targach krajowych oraz innych imprezach wystawienniczych lub promocyjnych. 2. Walne Zebranie Członków W-M ROT na wniosek Zarządu W-M ROT zatwierdza corocznie listę targów turystycznych, na których organizowane będzie regionalne stoisko Województwa Warmińsko Mazurskiego. Lista takich targów będzie uznana za listę priorytetowych targów i imprez wystawienniczych. O udziale w imprezach targowych spoza listy, każdorazowo decyzję podejmuje Zarząd W-M ROT. 3. Stoisko regionalne poza granicami kraju organizowane jest na Polskim Stoisku Narodowym POT. Poza stoiskiem narodowym mogą być organizowane stoiska regionalne, jeżeli wynika to z zapisów Strategii rozwoju turystyki Województwa Warmińsko-Mazurskiego oraz innych dokumentów wyznaczających kierunki promocji i rynki priorytetowe dla województwa. 4. W targach turystycznych i innych imprezach wystawienniczych mogą brać udział: a) samorząd wojewódzki, b) samorządy powiatowe i gminne, urzędy miast, c) Lokalne Organizacje Turystyczne d) biura podróży działające w zakresie turystyki przyjazdowej, e) hotele i inne obiekty noclegowe, f) przewoźnicy działający w zakresie obsługi turystyki przyjazdowej, g) uzdrowiska, h) zarządzane i zagospodarowane atrakcje turystyczne, i) stowarzyszenia turystyczne i izby turystyczne j) związki i stowarzyszenia gmin nie będące Lokalnymi Organizacjami Turystycznymi, k) inne jednostki związane z organizacją i obsługą turystyki przyjazdowej. II. POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE a. dla członków W-M ROT nie będących podwystawcami (nie wykupujących dodatkowej powierzchni na stoisku regionalnym) 5. Uczestnictwo w targach w stoisku regionalnym (bez wykupu powierzchni wystawienniczej), wiąże się z tym, iż promocja odbywa się poprzez: - kolportaż materiałów promocyjnych, będących w zasobach W-M ROT oraz dostarczonych przez jej członków. - wyświetlanie filmów i prezentacji multimedialnych, będących w zasobach W-M ROT oraz dostarczonych przez naszych członków (po uzgodnieniu takiej możliwości z biurem W-M ROT), - zamieszczenie specjalnie przygotowanych zdjęć atrakcji regionu na ściankach stoiska (wg projektu W-M ROT). 1
6. Podmioty będące członkami W-M ROT, a nie wykupujące powierzchni wystawienniczej na targach, mają prawo przekazać bezpłatnie na stoisko regionalne własne ogólne materiały promocyjne (ulotki, foldery, filmy oraz prezentacje multimedialne). Materiały przekazane na stoisko będą kolportowane przez pracowników W-M ROT. 7. Materiały powinny zostać dostarczone do W-M ROT we wskazanym na stronie internetowej W-M ROT terminie. Materiały przekazane w nadmiernej ilości zostaną wykorzystane przez biuro W-M ROT na bieżące potrzeby informacji turystycznej. 8. W miarę możliwości powierzchniowych i organizacyjnych, za zgodą dyrektora ROT i po wcześniejszym uzgodnieniu, z powierzchni wystawienniczej w ramach stoiska ROT mogą skorzystać członkowie nieodpłatnie pod warunkiem, że nie spowoduje to zwiększenia kosztów ponoszonych przez ROT. W innych przypadkach skorzystanie ze stoiska odbywa się na zasadach wykupienia dodatkowej powierzchni. b. dla członków W-M ROT będących podwystawcami (podmioty wykupujące dodatkową powierzchnię na stoisku regionalnym) 9. Wielkość minimalną stoisk regionalnych na targach turystycznych określa Plan działań W-M ROT na dany rok. Członkowie W-M ROT mogą odpłatnie zamówić dodatkową powierzchnię w wielkościach gwarantujących prawidłowe funkcjonowanie stoiska. 10. Wielkość minimalnej powierzchni wystawienniczej zamawianej przez podwystawcę regionalnego ramach stoiska regionalnego organizowanego przez W-MROT, ustalana jest dla każdych targów odrębnie przez Biuro W-MROT. W jej określeniu brane jest pod uwagę: wielkość stoiska regionalnego, ranga i charakter imprezy targowej, zasady dofinansowania udzielanego przez Polską Organizację Turystyczną, Województwo Warmińsko-Mazurskie lub inne podmioty.w ramach zakupionej powierzchni na stoisku regionalnym podwystawca: - otrzymuje powierzchnię wystawienniczą tzw. moduł, na którym ma do dyspozycji ladę wystawienniczą lub część lady, w zależności od wielkości i ilości modułów; - ma prawo wysłać na targi swego przedstawiciela, który podporządkuje się regulaminowi stoiska i poleceniom koordynatora stoiska, - ma prawo korzystać ze wspólnego zaplecza na stoisku oraz wspólnych elementów stoiska (np. stolika do spotkań), - ma prawo umieścić napis z nazwa organizacji lub produktu nad ladą / w przypadku targów zagranicznych obowiązują zasady POT/. 11. W-M ROT zastrzega sobie prawo do korekty wielkości powierzchni poszczególnych modułów, jeśli układ całego stoiska lub liczba podwystawców będzie tego wymagała, po wcześniejszych konsultacjach z podwystawcami. Podziału powierzchni stoiska regionalnego dokonuje W-M ROT, kierując się przede wszystkim warunkami techniczno projektowymi, logicznym rozlokowaniem stoisk oraz wielkością zamawianych modułów. 12. Podmiot, który zamawia w ramach stoiska W-M ROT W-M ROT powierzchnię targową, nie ma prawa odsprzedawania ani udostępniania powierzchni, lady lub prawa do prezentacji innemu podmiotowi. 13. Zamówienia na dodatkową powierzchnię wystawienniczą, zgłoszenia oddelegowania przedstawiciela oraz zgłoszenia materiałów należy dokonywać w terminach określonych na stronie internetowej W-M ROT. c. dla podmiotów nie będących członkami W- M ROT 14. Podmioty działające w branży turystycznej, nie będące członkami W-M ROT mogą przekazać swe materiały promocyjne na stoisko regionalne. 15. Przekazanie materiałów powinno być poprzedzone stosownym zapytaniem do biura W-M ROT, które potwierdzi możliwość przyjęcia materiałów ze względu na ustalone założenia programowe stoiska i możliwości techniczno-organizacyjne. 16. Materiały powinny zostać dostarczone do W-M ROT we wskazanym na stronie internetowej W-M ROT terminie, w ilości całkowitej nieprzekraczającej 200 egz. i/lub o objętości nie większej niż karton 25*25*35 cm. 17. Wysokość opłat za prezentacje materiałów i oferty: a. targi krajowe: 2
- samorządy lokalne i ich zrzeszenia 200 zł netto - podmioty gospodarcze 300 zł netto b. targi zagraniczne: - samorządy lokalne, organizacje 400 zł netto - podmioty gospodarcze 600 zł netto 18. Podmioty zrzeszone w organizacjach będących Członkami W-M ROT mogą przekazać materiały na podstawie odrębnych uzgodnień z Biurem W-M ROT. W tym wypadku obowiązuje opłata z uwzględnieniem 50% zniżki. 19. Faktura wystawiana będzie po zakończeniu imprezy promocyjnej. III. WARUNKI WSPÓŁFINANSOWANIA 20. Warunkiem udziału w stoisku regionalnym jest przesłanie deklaracji uczestnictwa podpisanej przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu jednostki oraz zawarcie umowy uczestnictwa. Deklaracja uczestnictwa stanowi załącznik nr 1 do regulaminu. 21. Zamówienia przyjmowane są tylko od podmiotów niezalegających z opłatami za udział we wcześniejszych targach i imprezach oraz z tytułu innych zobowiązań, w tym również z tytułu składki członkowskiej. 22. Warunkiem udziału w stoisku regionalnym jest opłacenie kosztu udziału w targach (wynikającego ze złożonej Deklaracji uczestnictwa) nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem targów, na podstawie otrzymanej faktury, w przeciwnym wypadku podwystawca traci prawo do udziału w stoisku regionalnym. 23. Osoba oddelegowana na stoisko regionalne może: - korzystać bezpłatnie ze wspólnego zaplecza na stoisku oraz wspólnych elementów stoiska (np. stolika do spotkań), - korzystać odpłatnie ze wspólnego transportu osób i materiałów organizowanego przez W-M ROT w przypadku, gdy wspólny transport jest organizowany, po wcześniejszym uzgodnieniu. 24. Podwystawcy wysyłający na targi swego przedstawiciela pokrywają ze swych środków: - koszty osobowe przedstawiciela (przejazdy, noclegi, diety, itp.) - koszt wpisu do katalogu i ewentualnej opłaty rejestracyjnej, karty wstępu itp. - proporcjonalnie koszty artykułów spożywczych na stoisku, - koszty grafiki i aranżacji stoiska proporcjonalnie do ilości wystawców, - koszt transportu osób i materiałów, w przypadku korzystania z oferty W-M ROT w tym zakresie, proporcjonalnie do liczby podwystawców. 25. Na stoisku może uczestniczyć jedynie podwystawca (jego przedstawiciel), który został zgłoszony. Za każdą dodatkową osobę dodatkowo obciąży podwystawcę opłatą w wysokości 350 zł netto. Stoisko targowe może odwiedzić inna osoba ze strony podwystawcy, uczestnictwo której będzie miało charakter reprezentacyjny. Wizyta powinna zostać zgłoszona dyrektorowi W-M ROT lub koordynatorowi stoiska, w celu sprawnej organizacji stoiska w danym dniu. IV. ZASADY ORGANIZACYJNE 26. Uczestnicy stoiska regionalnego korzystają z przyjętego przez W-M ROT wystroju stoiska. Wystrój i koncepcja stoiska za każdym razem będzie konsultowana z zainteresowanymi stronami z odpowiednim wyprzedzeniem. Nie dotyczy targów zagranicznych, gdzie wystrój stoiska określany jest przez POT lub POIT. 27. Umieszczanie na stoisku elementów wystroju nie przewidzianych w koncepcji plastycznej stoiska regionalnego nie uzgodnionych z W-M ROT / np. napisy, plakaty, kalendarze, zdjęcia, banery, rolapy, potykacze, wystrój artystyczny, itd./ jest możliwe po wcześniejszym uzgodnieniu z W-MROT, tylko w uzasadnionych przypadkach, na podstawie indywidualnych decyzji W-M ROT. 28. Do przygotowania stoiska oraz nadzoru nad prawidłowym jego funkcjonowaniem, dyrektor W-M ROT może wyznaczyć koordynatora stoiska. Wystawca, jego przedstawiciel i osoba 3
oddelegowana na stoisko mają obowiązek podporządkować się poleceniom koordynatora stoiska. 29. Wystawcy są zobowiązani zapewnić fachową obsługę własnych stoisk przez cały okres trwania targów. Na ekspozycjach zagranicznych W-M ROT przygotowywanych we współpracy z POT obsługa stoiska winna władać biegle językiem kraju obowiązującym lub powszechnie znanym w danym kraju, w którym odbywa się dana impreza targowa. 30. Niedopuszczalne jest opuszczenie stoiska, przez obsługę przed zakończeniem trwania targów, lub pozostawienie stoiska bez obsługi podczas trwania targów. 31. Wystawcy są odpowiedzialni za zapewnienie wysokiego poziomu dystrybuowanych materiałów promocyjnych, w tym szczególnie w kwestii aktualności materiałów promocyjnych i ich dopasowania do charakteru imprezy targowej i rynku, na którym odbywa się ta impreza oraz wysokiej jakości edytorskiej i merytorycznej. 32. Wszystkie występy folklorystyczne, prezentacje twórców ludowych, konkursy itp. mogą mieć miejsce wyłącznie po uzgodnieniu z W-M ROT. 33. Wpis do katalogu może otrzymać tylko zgłoszony wystawca w ramach regulaminu danych targów. V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 34. Po konsultacjach i za zgodą W-M ROT możliwe są odstępstwa od niniejszego Regulaminu. 35. W przypadku targów krajowych, zastosowania mają także regulaminy poszczególnych imprez targowych. 36. W przypadku targów zagranicznych obowiązuje także na zasadach implementowania do niniejszego Regulaminu adekwatnych postanowień dodatkowych dokumentu: ZASADY UCZESTNICTWA W POLSKICH STOISKACH NARODOWYCH ORGANIZOWANYCH NA MIĘDZYNARODOWYCH TARGACH TURYSTYCZNYCH I PRZEMYSŁU KONGRESOWEGO z obowiązujące od 01.01.2013 r. ustalone przez Polską Organizację Turystyczną. Zatwierdził Zarząd Warmińsko-Mazurskiej Regionalnej Organizacji Turystycznej w dniu 7.02.2013 4
WARMIŃSKO-MAZURSKA REGIONALNA ORGANIZACJA TURYSTYCZNA Ul. Staromiejska 1, 10-017 Olsztyn Tel./fax +48 89 535 35 65/66 e-mail: wcit@warmia.mazury.pl DEKLARACJA UDZIAŁU W TARGACH TURYSTYCZNYCH Pełna nazwa imprezy targowej Termin Uwaga! Termin składania zgłoszeń upływa Pełna nazwa firmy/instytucji Pełny adres firmy/instytucji (ulica, kod pocztowy, miasto) Tel., fax, e-mail NIP Osoba odpowiedzialna za udział w targach Tel., fax, e-mail osoby odpowiedzialnej za udział w targach Zamawiam zakup dodatkowego modułu Zamawiam zakup usług dodatkowych: Dodatkowe informacje dotyczące zamówienia: N in i ejs zy d o kument s ta n o w i zob o w iązan ie fi n a n s o w e z ty tułu p r zyg o t o w a n ia u s ł u g i p r o m o c j i n a ta r g a c h tu ry s t yc zn yc h. W p r z y p a d ku m o j e j r e z y g n a c j i, p r ze ś l ę s t o s o w n ą i n f o r m a c j ę d r o g a p i s e m n ą n a a d r e s b iu ra W - M ROT. W p r zyp a d ku b r a ku n a b y w c y zas tę p c zeg o, r e zyg n a c j a s ku t kować b ę d z ie o b o w ią z ki e m o p ł a c e n i a ko s z tów p rz yg o tow a n ia u s ł u g i, wg r a c h u n k ó w p r ze d s taw io n y c h p r ze z W - M R O T. Ośw iad cz a m, ż e a k c e p t u j ę p o w y ż s z e w a r u n k i o r a z p o s tan o w ien ia d o k u m e n tu Z a s a d y u c z e s tn ic twa w ta rg a ch t u r ys t y c zn y c h i inn y c h im p r e za c h w y s t a w i e n n i c z y c h o r a z i n n y c h im p r e za c h p r o m o c y j n y c h o rg a n i zowa n y c h p r z e z W a r m i ń s k o - M a zu r s ka R e g io n a lna O r g a n iz a c j e T u r y s ty c z n ą z d n i a.... Data i czytelny podpis i pieczęć osoby upoważnionej Pieczęć firmy/instytucji 5