pieczęć zamawiającego PROTOKÓŁ POSTĘPOWANIA W TRYBIE PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO Protokół dotyczy: zamówienia publicznego umowy ramowej 1. Zamawiający Pełna nazwa (firma) zamawiającego: Polskie Koleje Państwowe Spółka Akcyjna Adres: ul. Szczęśliwicka 62 00-973 Warszawa telefon: +48 22 474 94 01 faks: +48 22 474 94 02 e-mail: przetargi@pkp.pl Adres do korespondencji: Departament Zakupów i Administracji Polskie Koleje Państwowe Spółka Akcyjna ul. Szczęśliwicka 62 00-973 Warszawa 2. Przedmiot zamówienia 1. Określenie przedmiotu zamówienia: Organizacja i wykonanie eventu promującego otwarcie dworca w Bydgoszczy w ramach projektu realizowanego przez PKP S.A. i współfinansowanego ze środków unijnych z Programu Infrastruktura i Środowisko Dopuszczono możliwość składania ofert częściowych. 2. Wartość (można wypełnić po otwarciu ofert) zamówienia zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w okresie obowiązywania umowy ramowej w tym wartość przewidywanych zamówień uzupełniających została ustalona na kwotę...... zł, co stanowi równowartość... euro jest to zamówienie udzielane w częściach, a wartość udzielanego zamówienia została ustalona na kwotę: 3. Wartość zamówienia została ustalona w dniu 27.08.2015 r. na podstawie (wskazać odpowiedni dokument, np. planowane koszty, kosztorys inwestorski, program funkcjonalno-użytkowy) 1) przesłanych odpowiedzi na zapytanie e-mail wysłane do pięciu agencji zajmujących się organizacją eventów (wycena wymaganych rozwiązań multimedialnych), 2) zapytanie e-mail wysłane do trzech agencji działających w obszarze obsługi technicznej koncertów gwiazd (obsługa techniczna wraz z rezerwacją artysty), 3) danych historycznych pochodzących z przesyłanych ofert, zawieranych umów przez PKP S.A.: Umowa nr KPDA01.21.175.2015.JS/19, 4) doświadczenie zawodowego członków zespołu koordynującego projekt po stronie PKP S.A.; 4. Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej: nie tak: udział tych środków w wartości zamówienia wynosi: - % (podać, o ile jest znany) numer strony 1
3. Osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia (jeżeli czynności w postępowaniu lub czynności związane z przygotowaniem postępowania zostały powierzone osobie trzeciej oprócz imion i nazwisk osób faktycznie wykonujących czynności należy również podać nazwę (firmę) albo imię i nazwisko osoby trzeciej) A. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia: 1. Kierownik zamawiającego (imię i nazwisko, imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu): 1) Jakub Karnowski Prezes 2) Piotr Ciżkowicz Członek Zarządu 3) Jarosław Bator Członek Zarządu wykonuje czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia i złożył oświadczenie określone w art. 17 ust. 2 ustawy, na załączonym druku ZP-1. nie wykonuje czynności w postępowaniu (kierownik nie składa oświadczenia określonego w art. 17 ust. 2 ustawy) i przekazał pisemne upoważnienie do dokonania następujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgodnie z pełnomocnictwami: 1) z dnia 25.08.2015 r. (KPDP-0160/843/2015) wszelkie czynności zastrzeżone w ustawie Pzp dla Kierownika Zamawiającego Pani Katarzynie Mazurkiewicz Zastępcy Dyrektora Departamentu Komunikacji i Public Relations w PKP S.A. szczegółowy zakres czynności zawarty jest w pełnomocnictwie 2) z dnia 25.08.2015 r. (KPDP-0160/844/2015) zawarcie umowy i dokonywanie jej zmian Pani Katarzynie Mazurkiewicz Zastępcy Dyrektora Departamentu Komunikacji i Public Relations w PKP S.A. oraz Panu Piotrowi Ciżkowiczowi Członkowi Zarządu (imię i nazwisko pracownika zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzył pisemnie wykonanie zastrzeżonych dla siebie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia) Pracownik zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzył pisemnie wykonanie zastrzeżonych dla siebie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia złożył oświadczenie określone w art. 17 ust. 2 ustawy, na załączonym druku ZP-1. 2. Komisja przetargowa: została powołana w dniu 08.09.2015 r. na podstawie decyzji zarządzenia uchwały lub innego aktu (załączyć odpowiedni dokument): dokumentu powołującego Komisję Przetargową 1) Ewa Dziurla - Przewodnicząca Komisji Przetargowej 2) Małgorzata Chojnacka - Członek Komisji Przetargowej 3) Magdalena Czupryńska - Członek Komisji Przetargowej 4) Żaklina Pawlak- Członek Komisji Przetargowej 5) Justyna Szymczyk - Członek Komisji Przetargowej 6) Iwona Krzyżewska Sekretarz Komisji Przetargowej Członkowie komisji złożyli oświadczenie określone w art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, na załączonych drukach ZP-1. nie została powołana, czynności w postępowaniu wykonują (wskazać osoby wykonujące czynności w postępowaniu oraz podać zakres czynności):....... (imię, nazwisko) (czynność w postępowaniu) Osoby wykonujące czynności w postępowaniu złożyły oświadczenie określone w art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, na załączonych drukach numer strony 2
ZP-1. 3. Biegli: zostali powołani (imiona i nazwiska biegłych):...... Biegli złożyli oświadczenie określone w art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, na załączonych drukach ZP-1. nie zostali powołani 4. Inne osoby wykonujące czynności w postępowaniu (wskazać osoby wykonujące czynności w postępowaniu oraz podać zakres czynności):.... (imię, nazwisko) (czynność w postępowaniu) Osoby wykonujące czynności w postępowaniu złożyły oświadczenie określone w art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, na załączonych drukach ZP-1. B. Osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem postępowania (wskazać osoby, które faktycznie dokonywały czynności określonych w cz. 3 lit. B pkt 1 4, w tym osoby wymienione w cz. 3 lit. A pkt 1 4, jeżeli dokonują tych czynności) 1. Imiona i nazwiska osób przygotowujących opis przedmiotu zamówienia: Ewa Dziurla, Małgorzata Chojnacka, Magdalena Czupryńska, Żaklina Pawlak. 2. Imiona i nazwiska osób ustalających wartość zamówienia: Małgorzata Chojnacka 3. Imiona i nazwiska osób przygotowujących opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu: Ewa Dziurla, Małgorzata Chojnacka, Magdalena Czupryńska, Żaklina Pawlak, Justyna Szymczyk, Iwona Krzyżewska. 4. Imiona i nazwiska osób określających kryteria oceny ofert: Ewa Dziurla, Małgorzata Chojnacka, Magdalena Czupryńska, Żaklina Pawlak, Justyna Szymczyk, Iwona Krzyżewska. 5. Inne osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem postępowania (wskazać osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem postępowania oraz podać zakres czynności):..... (imię, nazwisko) (czynność związana z przygotowaniem postępowania) 4. Ogłoszenia informacyjne o planowanych zamówieniach zamówieniach sektorowych 1. Informacja o zamówieniu nie została zawarta została zawarta we wstępnym w okresowym ogłoszeniu informacyjnym o planowanych zamówieniach opublikowanym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. /S -. z dnia.... r. 2. Informacja o zamówieniu nie została zawarta została zawarta we wstępnym w okresowym ogłoszeniu informacyjnym zamieszczonym w profilu nabywcy w dniu.... r. 5. Ogłoszenie o zamówieniu/zmiana treści ogłoszenia 1. Ogłoszenie o zamówieniu zostało: zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 11.09.2015 r. nr 134699-2015 przekazane Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich w dniu. r. oraz opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.. / S.. z dnia. r. (załączyć dowód zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub publikacji w Dz. Urz. UE). 2. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w siedzibie zamawiającego w miejscu: tablica informacyjna od dnia 11.09.2015r. do dnia 3. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone na stronie internetowej (podać adres strony): http://pkpsa.pl/pkpsa/przetarg/przetargi.html od dnia 11.09.2015r. do dnia. numer strony 3
4. O wszczęciu postępowania, na podstawie art. 40 ust. 5a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych: nie zostali poinformowani wykonawcy zostali poinformowani następujący wykonawcy: LP NAZWA i ADRES WYKONAWCY 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 ICP Group Spółka Akcyjna Aleja Wilanowska 303A 02-665 Warszawa Mea Group sp. z o. o. ul. F. Rymkiewicza 15 01-644 Warszawa White Sand ul. Promenada 1/3 lok.11, 00-778 Warszawa Red 8 Events ul. Włodarzewska 45b 02-384 Warszawa EL PADRE ul. Galopu 6 02-822 Warszawa DON T WORRY ul. Łucka 18 lok 46 00-845 Warszawa Fabryka Eventów Jacek Daniel Henning Poznańska 21 lok. 55 00-685 Warszawa Cat & MICE ul. Popularna 16 lok. 7 02-473 Warszawa Re:view s.c. Katarzyna Ograbek, Aleksandra Robakowska ul. Kopernika 9/9 61-880 Poznań Rubicon Media ul. Kopernika 9/9 61-880 Poznań ROCHSTAR EVENTS Sp. z o.o. ul. Wał Miedzeszyński 384 03-994 Warszawa MM Communication ul. Mickiewicza 12/2 01-517 Warszawa Plej sp. z o.o. ul. Chorągwi Pancernej 43 02-951 Warszawa Soundlight Marek Połczyński ul. Księdza Piotra Skargi 8 85-018 Bydgoszcz numer strony 4
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Bogdan Modzelewski Modzelewski Sound ul. Łopuszańska 36, 02-220 Warszawa Damian Nowak NDSound ul. Dzieci Warszawy 25B, 02-495 Warszawa Kuba Pędziwiatr Managing Director Lemon & Orange Zelwerowicza 77 02-928 Warszawa Krzysztof Dembiński Alpha Vision Sp. z o.o. Event Engineering ul. Piastów Śląskich 49 01-494 Warszawa Agencja Plej Anna Rogowiecka ul. Chorągwi Pancernej 43 02-951 Warszawa Wytwórnia Sp. z o. o. ul. Próchnika 8/154 01-585 Warszawa Windmill Marcin Pleta ul. Rynkowa 6A 05-270 Marki BGGA Sp. z o.o. ul. Krańcowa 10/1 02-493 Warszawa Śląska Agencja Reklamy i Marketingu WPKiW Al. Harcerska 3D 41-500 Chorzów Agencja - MG event design ul. Gałeczki 50 41-500 Chorzów PROARTE ul. Bolesława Chrobrego 14A, 41-902 Bytom AGM Grupa ul. Zabłocie 23 30-701 Kraków event-factory ul. Pękowicka 77 31-262 Kraków Karolandia ul. Poselska 21, 58-316 Wałbrzych 5. Zmiana treści ogłoszenia: nie zmieniono treści ogłoszenia zmieniono treść ogłoszenia: ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zamieszczonego w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu... r. pod nr numer strony 5
ogłoszenie dodatkowych informacji, informacji o niekompletnej procedurze lub sprostowania zostało przekazane Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich w dniu... r. oraz opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. /S... -. z dnia... r. (załączyć dowód zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub publikacji w Dz. Urz. UE) (wypełnić odrębnie dla każdej zmiany ogłoszenia) 6. W związku ze zmianą treści ogłoszenia: nie przedłużono terminu składania ofert przedłużono termin składania ofert 6. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia (SIWZ) SIWZ została zamieszczona na stronie internetowej www.pkpsa.pl S.A. od dnia 11.09.2015 r. do dnia 7. Miejsce i termin składania ofert 1. Miejsce składania ofert: Polskie Koleje Państwowe Spółka Akcyjna Departament Zakupów i Administracji ul. Szczęśliwicka 62, 00-973 Warszawa KANCELARIA OGÓLNA (pok. 034) 2. Termin składania ofert upłynął w dniu.. 8. Otwarcie ofert 1. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie: zamówienia, w wysokości. części zamówienia, w wysokości... zł brutto 2. W postępowaniu: nie wpłynęła żadna oferta, (w przypadku oznaczenia pola nie wypełniać rubryk 9 13, 17 19) wpłynęły oferty, a otwarcie ofert odbyło się w dniu.. adres: Polskich Kolejach Państwowych Spółka Akcyjna, ul. Szczęśliwicka 62, 00-973 Warszawa, sala konferencyjna nr 034 (parter). 9. Zestawienie ofert Do upływu terminu składania ofert złożono: (podać nazwę (firmę) albo imię i nazwisko wykonawcy, znak identyfikacyjny w przypadku zastosowania aukcji elektronicznej jeżeli dotyczy, adres siedziby lub miejsca zamieszkania, cenę i inne elementy oferty podlegające ocenie przy zastosowaniu kryteriów oceny ofert w przypadku, gdy przedstawienie kryteriów oceny ofert wiązałoby się z koniecznością przeniesienia do protokołu znacznej części oferty lub z trudnościami technicznymi, można określić to kryterium oceny ofert poprzez podanie jedynie jego nazwy) 10. Wezwanie do złożenia dokumentów lub poprawienie omyłek 1. Zastosowano art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych: nie tak 2. Zastosowano art. 87 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych: nie tak 11. Wykonawcy wykluczeni Z postępowania wykluczono wykonawców: nie tak, wykluczono następujących wykonawców:.. numer strony 6
12. Oferty odrzucone Odrzucono oferty: nie tak, odrzucono oferty następujących wykonawców: 13. Najkorzystniejsza oferta 1. Zastosowanie aukcji elektronicznej: nie zostało przewidziane zostało przewidziane i najkorzystniejszą ofertę wybrano: z zastosowaniem aukcji elektronicznej (załączyć zestawienie wiążących postąpień w postaci wydruku z platformy, na której prowadzono aukcję, albo jeżeli brak możliwości wydruku zestawienie w innej formie) bez zastosowania aukcji elektronicznej ze względu na. 2. Ocena ofert 1) Kryterium 1 całkowita cena brutto ( C ) Waga kryterium 60% Liczba punktów w ramach tego kryterium zostanie obliczona wg wzoru: najniższa cena brutto z badanych ofert C = ---------------------------------------------------------- x 60 pkt cena brutto oferty badanej UWAGA - W przypadku oferty złożonej przez Wykonawcę mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej Zamawiający dla celów porównania ofert i oceny według powyższego kryterium cenę takiej oferty powiększy o wymagany w Polsce podatek od towarów i usług (VAT), oraz cło które miałby obowiązek w wysokości zgodnej ze stanem prawnym w tym zakresie. 2) Kryterium 2 Opis koncepcji warsztatów dla najmłodszych, aplikacji technologicznych, przygotowania koncertu gwiazdy ( K ) waga kryterium 40% Zamawiający oceni oferty na podstawie przedstawionego wraz z ofertą opisu koncepcji animacji dla najmłodszych, aplikacji technologicznych, przygotowania projektu scenografii koncertu gwiazdy. Grafika i treść muszą być dostosowane do dworca Bydgoszcz Główna. Zamawiający przyzna punkty zgodnie z poniższą tabelą, jeżeli w opisie znajdzie bezpośrednie uzasadnienie w odpowiedzi na każde z niżej wymienionych podkryteriów. Oferty zostaną ocenione w następujący sposób: 1. Koncepcja animacji dla najmłodszych (maksymalna liczba pkt:12) Dopasowanie koncepcji animacji do charakteru imprezy otwarcie nowoczesnego, innowacyjnego dworca kolejowego; wykorzystanie w tematyce animacji odwołań do dworca, jego historii i architektury. Różnorodność technik i narzędzi wykorzystywanych w animacjach; interaktywność warsztatowy charakter zabaw Dopasowanie warsztatów do grupy wiekowej : 3-6 lat 0-5 pkt 0-4 pkt 0-3 pkt 2. Aranżacja przestrzeni projekt scenografii koncertu gwiazdy (maksymalna liczba pkt: 15) Funkcjonalność zaproponowanych rozwiązań oraz zastosowane elementy scenografii koncertu nawiązujące do klimatu dancingu ocenie podlegać będzie sposób, w 0-10 pkt numer strony 7
3. Zastosowane aplikacje w dostarczonych rozwiązaniach technologicznych (maksymalna liczba pkt: 13) jaki zaaranżowana zostanie przestrzeń oraz jej dopasowanie do wybranego charakteru imprezy (wielość elementów scenograficznych, wizualnie nawiązujących do klimatu ekskluzywnych dancingów PRL). Przy ocenie brane będą pod uwagę łatwość montażu i demontażu poszczególnych elementów. Estetyka elementów scenografii zastosowanie wysokiej jakości materiałów, estetyka wykonania i rozmieszczenia w przestrzeni. Estetyka grafik wykorzystanych w projektach gier i zabaw 0-5 pkt 0-5 pkt Wykorzystanie motywów kolejowych 0-5 (w tym dworcowych) w aplikacjach. Dopasowanie każdej z gier w 0-3 aplikacji do różnych grup docelowych (dzieci i młodzież/dorośli) Suma punktów przyznanych zgodnie z w/w zasadami stanowi podstawę do obliczenia liczby punktów ocenianej oferty w ww. kryterium. Liczba punktów ocenianej oferty zostanie wyliczone wg poniższego wzoru: Opis koncepcji oferty badanej K = x 40 Najwyżej oceniony opis koncepcji oferty badanej Łączna punktacja przyznana ofercie zostanie obliczona zgodnie z wzorem: PŁ = C + K gdzie: PŁ punktacja łączna oferty; C punktacja w kryterium cena oferty; K punktacja w kryterium opis koncepcji warsztatów dla najmłodszych, aplikacji technologicznych, przygotowania koncertu gwiazdy (wypełnić, gdy cena nie jest jedynym kryterium, podać łączną punktację przyznaną ofertom w kolejności przyznanych punktów wraz z podaniem nazwy (firmy) albo imienia i nazwiska wykonawcy oraz łącznej punktacji) 3. Jako najkorzystniejszą(-sze) wybrano (podać nazwę (firmę) lub imię i nazwisko wykonawcy oraz adres siedziby lub miejsca zamieszkania i cenę brutto): ofertę: oferty wykonawców, z którymi zostanie podpisana umowa ramowa: 4. Uzasadnienie wyboru. 14. Zatwierdzenie wyniku postępowania 1. Prace komisji przetargowej osób wykonujących czynności w postępowaniu zakończyły się w dniu 1. Ewa Dziurla - Przewodnicząca Komisji Przetargowej. 2. Małgorzata Chojnacka - Członek Komisji Przetargowej. 3. Magdalena Czupryńska - Członek Komisji Przetargowej.. 4. Żaklina Pawlak - Członek Komisji Przetargowej... 5. Justyna Szymczyk - Członek Komisji Przetargowej... numer strony 8
6. Iwona Krzyżewska Sekretarz Komisji Przetargowej.. (imię i nazwisko) (podpis) 2. Prace komisji przetargowej osób wykonujących czynności w postępowaniu oraz wynik postępowania zatwierdził: kierownik zamawiającego pełnomocnik kierownika zamawiającego 15. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty/unieważnieniu postępowania 1. Zawiadomienie o: wyborze najkorzystniejszej oferty unieważnieniu postępowania (w przypadku zaznaczenia pola nie wypełniać rubryki 19) zostało przesłane w dniu.. w sposób:.. (wskazać formę przesłania zawiadomienia) 2. Powody unieważnienia (podać uzasadnienie faktyczne i prawne):............ 16. Środki ochrony prawnej 1. W trakcie postępowania: wykonawca. poinformował zamawiającego o czynności bezprawnie podjętej lub zaniechanej nie poinformowano zamawiającego o czynności bezprawnie podjętej lub zaniechanej nie wniesiono odwołania wykonawca. wniósł odwołanie w dniu.... r. 2. Rozstrzygnięcie Krajowej Izby Odwoławczej..... 3. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej: nie została wniesiona skarga została wniesiona skarga przez.. 4. Rozstrzygnięcie Sądu Okręgowego............ 17. Czynności nowe/czynności powtórzone nie dokonano nowych czynności/nie powtórzono czynności dokonano nowych czynności/powtórzono następujące czynności:......... (podać zwięzły opis czynności nowych/powtórzonych w wyniku rozstrzygnięcia środków ochrony prawnej albo zaleceń pokontrolnych) 18. Zatwierdzenie po dokonaniu czynności nowych/czynności powtórzonych 1. Prace komisji przetargowej osób wykonujących czynności w postępowaniu zakończyły się w dniu.. r. 1. 2. 3. (imię i nazwisko) 2. Czynności nowe/powtórzone zatwierdził: kierownik zamawiającego pracownik zamawiającego upoważniony przez kierownika zamawiającego (podpis) numer strony 9
19. Udzielenie zamówienia 1. Umowa została zawarta w dniu.. z Wykonawcą -.. 2. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało: zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu pod nr. przekazane Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich w dniu. r. oraz opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej:.. /S... -. z dnia. r. (załączyć dowód zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub publikacji w Dz. Urz. UE) 20. Załączniki do protokołu Następujące dokumenty stanowią załączniki do protokołu (wymienić wszystkie załączniki): 21. Uwagi do protokołu Osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania: nie zapoznały się z treścią protokołu (podać imię i nazwisko) 1... zapoznały się z treścią protokołu i: nie zgłosiły uwag do protokołu zgłosiły następujące uwagi do protokołu (wypełnić odrębnie dla każdej osoby zgłaszającej uwagi): (imię i nazwisko oraz podpis osoby zgłaszającej uwagi) 22. Osoba sporządzająca protokół Protokół sporządził: Iwona Krzyżewska (imię i nazwisko osoby sporządzającej protokół) 23. Zatwierdzenie protokołu Katarzyna Mazurkiewicz Warszawa, dn. 15.09.2015r. (miejscowość i data) (imię i nazwisko kierownika zamawiającego/pracownika zamawiającego upoważnionego przez kierownika zamawiającego) numer strony 10