Regulamin Konkursu Meeting Planner Power Awards I. DEFINICJE Użytym w Regulaminie wyrażeniom należy przypisać następującą treść: Organizator Meeting Planner Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-678), ul. Smyczkowa 12/28, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000313501, dla której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy, będąca organizatorem Konkursu, zgodnie z postanowieniami Regulaminu. Konkurs skierowane do Uczestników wydarzenie zatytułowane Meeting Planner Power Awards, organizowane przez Organizatora cyklicznie, raz w roku kalendarzowym, na podstawie Regulaminu, w celu nagrodzenia Uczestników wybranych przez jury Konkursu tytułem, zależnym od kategorii, to jest: MP Power Awards Power Projekt, MP Power Awards Power 12, MP Power Awards Power Venue, ogłaszane każdorazowo za pośrednictwem Portalu. Regulamin niniejszy regulamin Konkursu. Portal strona internetowa Organizatora prowadzona pod adresem www.meetingplanner.pl oraz www.mppowerawards.com, na których jest zamieszczany Regulamin, ogłaszany Konkurs oraz publikowane wyniki Konkursu. Uczestnik pełnoletnia osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, a także osoba prawna i jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której jednak prawo polskie przyznaje zdolność prawną, która poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na Portalu zarejestrowała się w celu wzięcia udziału w Konkursie, a także zapoznała się i zaakceptowała Regulamin. Jury zespół arbitrów powołany w związku z przeprowadzeniem Konkursu, działający na podstawie przygotowanego przez Organizatora regulaminu, którego zadaniem jest wyłonienie nagrodzonych następującymi tytułami: MP Power Awards Power Projekt, MP Power Awards Power 12, MP Power Awards Power Venue. Komitet Organizacyjny MP Power Awards organ powoływany przez Organizatora, składający się z przedstawicieli agencji eventowych, incentive travel, Destination Management Company, Professional Congress Organizer, convention bureaux, stowarzyszeń branżowych, marketerów oraz właścicieli biznesowych projektów z zakresu szeroko rozumianego event marketingu a także Członków Rady Programowej MeetingPlanner.pl., pełniący zarazem funkcję organu odwoławczego od decyzji Organizatora we wszelkich kwestiach regulaminowych, porządkowych, spornych, itp., związanych z przebiegiem Konkursu. Gala Finałowa (MP Power Night) uroczystość, w trakcie, której następuje ogłoszenie wyników Konkursu, nadanie tytułów oraz wręczenie nagród. II. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. MP Power Awards składa się z następujących części: MP Power Projekt, MP Power 12, MP Power Venue. Konkursem towarzyszącym MP Power Awards jest Konkurs Kreatywny Roku Branży Eventowej, którego zasady określa odrębny regulamin. 2. Konkurs jest prowadzony na zasadach niniejszego Regulaminu oraz zgodnie z zasadami prawa polskiego. 3. Regulamin dostępny jest w siedzibie Organizatora oraz na Portalu i stronie internetowej konkursu. Przed wzięciem udziału w Konkursie Uczestnik zobowiązany jest zapoznać się z Regulaminem. Wzięcie udziału w Konkursie jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu, co wymaga zaznaczenia odpowiedniej opcji w procesie rejestracji. 4. Organizator powołuje Komitet Organizacyjny MP Power Awards. 5. Konkurs ogłaszany jest za pośrednictwem Portalu. 6. Konkurs przeprowadzany jest w celu promocji profesjonalizmu branży eventowej oraz budowania świadomości wartości narzędzi z obszarów: event marketingu, incentive marketingu, MICE oraz wykazania efektywności działań marketingowych i komunikacyjnych z tego zakresu. 7. Bezpośrednim celem Konkursu MP Power Awards, jest: a) podnoszenie standardów pracy i realizacji projektów na każdym etapie ich powstawania oraz współpracy pomiędzy zaangażowanymi podmiotami, a także b) zgodnie z hasłem przewodnim - pokazanie Siły przebicia branży eventowej. 8. Celem Konkursu jest również:
a) nagrodzenie najlepszych zrealizowanych projektów z obszaru branży eventowej, który to cel realizowany jest w ramach MP Power Awards Power Projekt, b) wyróżnienie i nagrodzenie ekspertów i najbardziej wpływowych osobistości branży eventowej, którzy oprócz profesjonalizmu wyróżniają się działalnością na rzecz rozwoju branży eventowej oraz etyką w działaniu, który to cel realizowany jest w ramach MP Power Awards Power 12, c) wskazanie i nagrodzenie miejsc obiektów oraz otwartej przestrzeni z największym potencjałem do organizacji różnego rodzaju eventów, który to cel realizowany jest w ramach MP Power Awards Power Venue. III. FINANSOWANIE KONKURSU 1. MP Power Awards jest finansowany ze środków własnych Organizatora oraz środków pozyskanych od sponsorów/partnerów MP Power Awards, z zastrzeżeniem treści poniższego pkt 2. 2. Uczestnictwo w MP Power Awards - w części MP Power Projekt i MP Power Venue - jest odpłatne. Opłaty zgłoszeniowej dokonuje podmiot zgłaszający projekt do Konkursu, w następującej wysokości: 2.1. Podmioty zgłaszające projekt do Konkursu w terminie do 31 grudnia 2014 ( decyduje data potwierdzenia przelewu): a) opłata za zgłoszenie do Konkursu jednego projektu wynosi 500 zł + VAT, b) opłata za zgłoszenie do Konkursu dwóch projektów wynosi 900 zł + VAT, c) opłata za zgłoszenie do Konkursu trzech projektów wynosi 1200 zł + VAT, d) opłata za zgłoszenie do Konkursu czterech projektów wynosi 1500 zł + VAT, e) opłata za zgłoszenie do Konkursu pięciu projektów wynosi 1800 zł + VAT, f) opłata za zgłoszenie do Konkursu sześciu projektów wynosi 2100 zł + VAT. 2.2. Podmioty zgłaszające projekt do Konkursu w terminie po 31 grudnia 2014 ( decyduje data potwierdzenia przelewu): a) opłata za zgłoszenie do Konkursu jednego projektu wynosi 600 zł + VAT, b) opłata za zgłoszenie do Konkursu dwóch projektów wynosi 950 zł + VAT, c) opłata za zgłoszenie do Konkursu trzech projektów wynosi 1350 zł + VAT, d) opłata za zgłoszenie do Konkursu czterech projektów wynosi 1700 zł + VAT, e) opłata za zgłoszenie do Konkursu pięciu projektów wynosi 2000 zł + VAT, f) opłata za zgłoszenie do Konkursu sześciu projektów wynosi 2300 zł + VAT. 3. Dla organizacji i instytucji społecznych uczestnictwo w Konkursie w części MP Power Projekt jest bezpłatne. 4. Uczestnictwo w konkursie MP Power 12 jest bezpłatne. 5. Opłaty zgłoszeniowe powinny być uiszczane przelewem bankowym, z zaznaczeniem w tytule przelewu: Zgłoszenie do konkursu MP Power Awards, na rachunek bankowy prowadzony przez Alior Bank S.A. w Warszawie nr: 72 2490 0005 0000 4520 6085 0315. 6. Opłata zgłoszeniowa za udział w konkursie musi być uiszczona przed dokonaniem zgłoszenia. Opłata ta nie podlega zwrotowi, za wyjątkiem sytuacji wycofania projektu z Konkursu przed upływem terminu dokonywania zgłoszeń IV. PRZEDMIOT KONKURSU 1. Przedmiotem MP Power Awards jest wyłonienie najlepszych projektów eventowych, które cechują się najwyższej wartości koncepcjami kreatywnymi, osiągających możliwe do zaprezentowania realne cele klienta, skuteczne oraz przeprowadzone wzorowo pod względem logistycznym.do Konkursu zgłaszać można wszelkiego rodzaju realizacje z zakresu narzędzi eventowych, zrealizowane zarówno dla pracowników i partnerów biznesowych, jak i dla konsumentów. Weryfikacji projektów na podstawie analizy i oceny koncepcji kreatywnych, efektywności, strategii i spójności z założeniami i głównym przekazem klienta, logistyki dokona Jury MP Power Awards. 2. Do MP Power Awards kwalifikują się zrealizowane projekty z obszaru branży eventowej, których wykonanie miało miejsce zarówno w Polsce lub też za granicą, zaś podmiotem realizującym był przedsiębiorca zarejestrowany w Polsce lub osoba fizyczna mająca miejsce zamieszkania w Polsce. 3. Zakończenie realizacji projektu musi mieć miejsce pomiędzy 1 stycznia 2014 roku -31 grudnia
2014 roku. Projekty te mogą rozpocząć się wcześniej a kończyć później, ale ich najistotniejsza część, dzięki której można zaprezentować kreację, efektywność i logistykę projektu, musiała odbywać się we wskazanym okresie. Wszelkie dane muszą odnosić się do wyznaczonego okresu. V. KATEGORIE KONKURSU 1. MP Power Awards Power Projekt (kategorie główne): I. Event podkategorie: 1) produkt launch, 2) promocja marki, 3) event firmowy, 4) kampania zintegrowana z wykorzystaniem event marketingu, 5) pozostałe formy II. Incentive podkategorie: 1) incentive travel, 2) program wsparcia sprzedaży z wykorzystaniem incentive travel, 3) zintegrowana kampania incentive marketing III. Kongres Kategorie towarzyszące: 1) Aktywny outdoor 2) Catering 3) Oprawa multimedialna 4) CSR w branży eventowej 2. MP Power Awards Power Venue 1) Lokalizacje i miejsca z potencjałem do organizacji eventów 2) Lokalizacje i miejsca z potencjałem do organizacji kongresów 3) Lokalizacje i miejsca z potencjałem do organizacji aktywnego outdooru 4) Lokalizacje i miejsca z potencjałem do organizacji wszelkich form eventów 3. MP Power Awards Power 12 1) Meeting planner agencja eventowa 2) Meeting planner agencja incentive travel 3) Meeting planner DMC 4) Meeting planner PCO 5) Meeting planner korporacyjny marketer lub właściciel biznesowy 6) Meeting planner korporacyjny dział zakupów 7) Meeting planner stowarzyszenie 8) Dostawca venue 9) Dostawca multimedia 10) Dostawca catering 11) Convention bureau 12) Open VI. UCZESTNICY KONKURSU 1. Uczestnikami MP Power Awards mogą być: a) w części Power Projekt agencje eventowe, marketingowe, ambientowe, incentive travel, Destination Management Company, Professional Congress Organizer, convention bureaux, firmy i stowarzyszenia oraz inni podmioty, które na zlecenie osób trzecich lub w celu osiągnięcia własnych zakładanych celów zrealizowały projekty z zakresu branży eventowej, b) w części Power Venue właściciele, osoby zarządzające lub reprezentujące obiekty m.in.: hotele, restauracje, kina, teatry, centra kongresowe i wystawiennicze, kluby, centra biurowe, studia filmowe posiadające zamkniętą przestrzeń umożliwiającą organizację eventów oraz gestorzy przestrzeni otwartej jak: park, kompleks sportowy, tereny rekreacyjne na której możliwa jest realizacja eventów pod kątem prawnym i organizacyjnym; do konkursu mogą zostać zgłoszone wszelkiego rodzaju miejsca, w których jest możliwość organizacji eventu,
c) w części Konkursu Power 12 Uczestnicy związani z szeroko rozumianą branżą eventową. VII. ZGŁOSZENIA 1. Zainteresowani udziałem w MP Power Awards powinni: a) zarejestrować się w panelu konkursu MP Power Awards na stronie internetowej konkursu; b) wypełnić formularz zgłoszeniowy zamieszczony w panelu konkursowym na stronie internetowej konkursu; c) załączyć pliki: obligatoryjnie: prezentację projektu w formacje Power Point, fotorelację, oraz film lub wideo prezentację, nieobligatoryjnie: materiały graficzne wykresy i tabele obrazujące efektywność projektu, zdjęcia elementów wykorzystanych podczas realizacji projektu np. zaproszeń, przewodników, itp. 2. Wydrukowany i podpisany formularz zgłoszeniowy oraz wszelkie materiały konkursowe zamieszczone na płycie cd/dvd należy przesłać wskazując adres Organizatora Konkursu pocztą lub przesyłką kurierską za potwierdzeniem odbioru. 3. Zgłoszenia można nadsyłać do 30 stycznia 2015 r. 4. Prezentacja projektu w PowerPoint oraz materiały dodatkowe nie mogą być obrandowane, ani zawierać nazw lub logotypów zgłaszającego, chyba że zgłoszenie dotyczy projektu własnego. 5. Uczestnik MP Power Awards może zgłosić jeden projekt lub więcej projektów. Jeden projekt może być przypisany do jednej z wybranych kategorii i podkategorii w kategoriach event, incentive, kongres. Te same projekty mogą być zgłoszone w kategoriach towarzyszących oprawa multimedialna, aktywny outdoor, catering, CSR w branży eventowej, ale wymagają wtedy odrębnego zgłoszenia. 6. Jeżeli uczestnik zgłasza do MP Power Awards większą liczbę projektów, powinien dla każdego zgłoszenia wypełnić odrębny komplet dokumentów. 7. Prawidłowo przygotowane zgłoszenie powinno zawierać: a) wypełniony formularz zgłoszeniowy wraz z akceptacją regulaminu i oświadczeniem zgłaszającego dotyczącym prawdziwości informacji i prawa do korzystania z prac przez organizatora; b) prezentację zgłoszonego projektu w PowerPoint; c) film lub prezentację wideo; d) listę materiałów dodatkowych/uzupełniających, jeżeli takie wystąpią; e) potwierdzenie opłaty za zgłoszenie. 8. Osoba wypełniająca formularz zgłoszeniowy oświadcza, że: a) dane podane przez uczestnika są zgodne z prawdą; b) wykorzystanie danych i informacji zawartych w zgłoszeniu nie narusza prawa, dobrych obyczajów, ani jakichkolwiek praw i dóbr osób trzecich lub tajemnicy handlowej. c) błędne wypełnienie formularza, brak jednego z elementów obligatoryjnych w zgłoszeniu, brak potwierdzenia wpłaty lub przesłanie prac po upływie terminu zgłoszenia stanowią podstawę odmowy przyjęcia zgłoszenia. 9. Organizator zastrzega sobie również prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia, jeżeli zachodzi uzasadniona obawa naruszenia prawa, dobrych obyczajów, i jakichkolwiek praw i dóbr osób trzecich lub tajemnicy handlowej, lub z innych uzasadnionych przyczyn. 10. Jeśli podmiot zgłaszający projekt nie jest jedynym jego autorem, musi uzyskać zgodę na zgłoszenie pozostałych podmiotów będących autorami projektu. 11. Zgłoszenia projektów mogą być dokonywane wyłącznie w języku polskim. VIII. JURY I OCENA ZGŁOSZEŃ 1. Jury liczy co najmniej 20 osób i składa się z przedstawicieli klientów podmiotów branży eventowej (marketerów, przedstawicieli działów zakupów), przedstawicieli agencji eventowych, incentive travel, marketingowych, biura PCO, DMC, stowarzyszeń branżowych, przedstawicieli podwykonawców i kontrahentów podmiotów branży eventowej oraz Organizatora. 2. Jury dokonuje oceny zgłoszeń w dwóch etapach: w głosowaniu online wybiera prace, które będą omawiane podczas obrad, następnie - po omówieniu prac podczas obrad - Jury wyłania projekty nominowane do nagrody w każdej kategorii. W drugim etapie, spośród nominowanych projektów, Jury wyłania zwycięzców i wyróżnionych w każdej kategorii. W przypadku, gdy żaden z projektów nie spełni oczekiwań Jury, organizator zastrzega sobie prawo do niewyłonienia zwycięzców/nominowanych.
3. Wybór nominowanych odbywa się za pomocą głosowania, w którym Jury przyznaje odpowiednio punkty: 5, 4, 3, 2, i 1, zgodnie z regulaminem. 4. Lista nominowanych projektów, wybranych do ostatecznego głosowania w drugim etapie - jest ogłaszana na Portalu i stronie internetowej konkursu. 5. Jury ocenia nadesłane zgłoszenia stosownie do swojego uznania, znajomości branży eventowej i marketingowej, biorąc pod uwagę takie czynniki jak: kreacja, efektywność, logistyka i innowacyjność. 6. Członek Jury powstrzymuje się od głosu w kategorii, do której został zgłoszony projekt, w którego przygotowaniu lub realizacji, na jakimkolwiek etapie, brał udział lub jeżeli był zleceniodawcą danego projektu. Kwestię tę weryfikuje Organizator. 7. Wybór zwycięzców odbywa się za pomocą głosowania, w którym Jury przyznaje odpowiednio punkty: 3, 2 i 1, zgodnie z regulaminem. 8. Podczas głosowania musi być obecne 50% składu osobowego Jury. Decyzja Jury jest ostateczna. Czlonkowie Jury nieobecni podczas głosowania tracą prawo głosu. IX. NAGRODY Zwycięskie projekty w poszczególnych kategoriach zostaną nagrodzone statuetką oraz odpowiednio tytułami: MP Power Awards Power Projekt 2014, MP Power Awards Power Venue 2014, MP Power Awards Power 12 2014. X. OGŁOSZENIE WYNIKÓW KONKURSU 1. Ogłoszenie wyników Konkursu oraz wręczenie nagród następuje podczas Gali Konkursowej. 2. Organizator informuje Uczestników o miejscu i terminie Gali Konkursowej zamieszczając wiadomość na Portalu, nie później niż na 14 dni przed wyznaczoną datą. 3. Organizator zastrzega sobie prawo opublikowania wyników Konkursu w środkach masowego przekazu, według swojego uznania oraz publikacji skrótów prac nadesłanych przez Uczestników w ramach zgłoszenia, celem uzasadnienia wyboru zwycięzców, z wyłączeniem materiałów objętych wyraźnym, pisemnym zastrzeżeniem autora, jako nie do publikowania. XI. ODPOWIEDZIALNOŚĆ 1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub jakichkolwiek praw osób trzecich (w szczególności dóbr osobistych, danych osobowych, praw autorskich oraz praw własności przemysłowej), w związku ze zgłoszeniem nadesłanym na Konkurs oraz ich wykorzystaniem na potrzeby Konkursu. 2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość lub rzetelność danych, informacji lub materiałów zawartych w zgłoszeniach. 3. Członkowie Jury zobowiązują się do niegłosowania w kategorii, w której do Konkursu przystąpił pracownik, współpracownik lub członek rodziny członka Jury albo inna bliska mu osoba, co do której istnieje okoliczność tego rodzaju, że mogłaby wywołać uzasadnioną wątpliwość, co do bezstronności tego członka Jury. 4. Członkowie Jury zobowiązują się do niewykorzystywania zarówno w całości, jak i we fragmentach koncepcji kreatywnych zgłoszonych do konkursu przez Uczestników. 5. Administratorem danych osobowych jest Organizator. 6. Dane osobowe podawane są przez Uczestników dobrowolnie, ale ich niepodanie przez Uczestnika lub niewyrażenie przez niego zgody na ich przetworzenie w celu niezbędnym dla przeprowadzenia Konkursu uniemożliwia jego uczestnictwo w Konkursie. Zgłaszającemu przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. XII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Organizator nie zwraca zgłoszeń nadesłanych w związku z Konkursem. 2. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu. Zmiany Regulaminu ogłaszane będą na Portalu. 3. Organizator zastrzega sobie prawo weryfikacji, czy uczestnicy Konkursu postępują w sposób zgodny z Regulaminem. W tym celu może żądać od Uczestnika m.in. wyjaśnień lub podania określonych danych.