WYMAGANIA OFERTOWE (zmiana z dnia 07.04.2016r.) Przetarg nr PZ-254/16 dotyczący: wyboru agencji interaktywnych do podpisania umów ramowych z RWE Polska. Warszawa, dn. 06.04.2016r. Wersja 1.0 z dn. 01.01.2016
1. Dane Ogólne 1.1. RWE Polska Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie przy ulicy Wybrzeże Kościuszkowskie 41 zwana dalej w treści Zamawiającym" zaprasza do wzięcia udziału w Przetargu na wybór ok. 6 agencji interaktywnych do współpracy ramowej z RWE Polska na okres 3 lat. Przetarg dzieli się na 3 różne kategorie: 1. Kreacje graficzne, 2. Copywriting, 3. Aplikacje, w których Oferenci mogą brać udział, wysyłać oddzielne oferty. Każdy Oferent biorący udział w przetargu ma prawo do złożenia 1 oferty w każdej kategorii przetargu (do daty określonej w punkcie 2.3.1). Poszczególne części stanowiące przedmiot Przetargu będą oceniane oddzielnie. Przetarg będzie realizowany 3-etapowo: I Etap przetargu będzie polegał na zgłoszeniu się firm do przetargu. W II Etapie zostaną zebrane oferty i wyłonieni zostaną Oferenci do III Etapu, na podstawie kryteriów określonych punkcie 2.4.4. a: w kategorii 1. Kreacje graficzne, w kategorii 2. Copywriting, w kategorii 3. Aplikacje, III Etap przetargu wiąże się z zaproszeniem wybranych Oferentów wyłonionych z II Etapu na spotkanie z komisją przetargową i wybraniu z nich łącznie ok. 6 Oferentów (według kryteriów określonych punkcie 2.4.4. b.); w kategorii 1. Kreacje graficzne ok. 2 Oferentów, w kategorii 2. Copywriting ok. 2 Oferentów, w kategorii 3. Aplikacje ok. 2 Oferentów, z którymi zostaną podpisane umowy ramowe z RWE Polska na okres 3 lat. 1.1. Termin realizacji przedmiotu Przetargu (tj. planowany termin podpisania umów z wybranymi Oferentami): do 15.05.2016 1.2. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Oferenci spełniający następujące warunki: a) posiadają niezbędne uprawnienia do występowania w obrocie prawym; b) posiadają niezbędne doświadczenie oraz uprawnienia do wykonywania prac będących przedmiotem Przetargu; c) w ostatnich 12 miesiącach zrealizowali co najmniej 3 projekty: i. co najmniej 2 projekty z sektorów, m.in: energetycznego, bankowego, telekomunikacyjnego lub ubezpieczeniowego. ii. co najmniej 1 projektu zrealizowali z innego obszaru niż wyżej wymienione. 2
d) nie zalegają z płatnościami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS oraz znajdują się w sytuacji finansowej pozwalającej na wykonanie przedmiotu Przetargu; e) posiadają doświadczenie w zakresie wybranej kategorii, w ramach której dany Oferent złożył ofertę. 2. Procedura przetargowa i. W kategorii 1. Kreacje graficzne : Tworzenie i projektowanie grafik (np. logotypów, bannerów, animacji, infografik, prezentacji flashowych, wykresów graficznych itp.) wykorzystywanych na stronach www. ii. W kategorii 2. Copywriting Content Marketing tworzenie i przygotowywanie treści (np. newslettery/mailingi, treści infografik, artykuły sponsorowane, artykuły eksperckie, prezentacje itp.) iii. W kategorii 3. Aplikacje Tworzenie i projektowanie różnych aplikacji w środowisku internetowym oraz mobilnym (np. aplikacje mobilne, kalkulatory internetowe, gry edukacyjne itp.) Procedura przetargowa składa się trzech etapów: 2.1. Etap I. Zgłoszenie chęci wzięcia udziału w Przetargu odbywa się na podstawie zeskanowanego wypełnionego i podpisanego Formularza Zgłoszenia (Załącznik 1), który należy wysłać mailem w terminie do 15.04.2016r. do godziny 14 00 na e-mail: malgorzata.jagielka@rwe.pl Zgłoszenie powinno zawierać informację, w której kategorii Oferent składa ofertę (1. kreacje graficzne lub 2. Copywriting lub 3. Aplikacje ) 2.1.1. Zamawiający udostępni Oferentom materiały szkoleniowe dot. obsługi Portalu Dostawcy RWE. Po weryfikacji danych Oferenta materiały szkoleniowe zostaną wysłane drogą elektroniczną na adres e-mail podany na Formularzu Zgłoszenia. 2.1.2. Złożenie ofert za pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE: https://supplier.rwe.com/irj/portal/. Oferta powinna zawierać następujące dokumenty i oświadczenia (oferta powinna zostać złożona najpóźniej w terminie określonym w punkcie 2.3.1): a) plik z danymi z KRS lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczpospolitej Polskiej; b) dokładny opis ze wskazaniem charakterystyki co najmniej 3 zrealizowanych projektów, w tym: 3
i. co najmniej 2 projektów zrealizowanych w ramach segmentów: mi.in energetycznego, bankowego, telekomunikacyjnego lub ubezpieczeniowego, ii. co najmniej 1 projektu niepowiązanego z wyżej wymienionymi segmentami. Dotyczy to projektów, które zostały zrealizowane w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Preferowane przedstawienie projektów zrealizowanych dla różnych podmiotów. Oprócz tego każda załączona charakterystyka projektu powinna zawierać uzyskane wskaźniki sukcesu (np. wzrost sprzedaży, wzrost wskaźników CTR. itp.) 2.2. Etap II przetargu będzie polegał na zebraniu ofert w Portalu Dostawców i wyłonieniu Oferentów do III Etapu na podstawie kryteriów zawartych w punkcie 2.4.4 a. w kategorii 1. Kreacje graficzne, w kategorii 2. Copywriting, w kategorii 3. Aplikacje, 2.2.1. wynagrodzenie: Ze względów technicznych proszę o wpisanie w Portalu Dostawcy RWE w pozycji dotyczącej ceny kwoty 1 zł. a) oferta złożona w II Etapie w Portalu Dostawców powinna zawierać model rozliczeniowy oraz cennik konkretnych zadań oraz stawek godzinowych pracowników delegowanych do współpracy z RWE Polska. (zgodnie z załącznikiem 2 wzór kosztorysów, dla wybranej kategorii przetargu). Wycena przedmiotu Przetargu polega na podaniu kwot bez VAT, obejmujących ceny jednostkowe i prowizję. Wynagrodzenie musi pokrywać wartość kompletnej realizacji przedmiotu Przetargu, w tym koszty uzyskania wszelkich niezbędnych do rozpoczęcia realizacji przedmiotu Przetargu opinii, uzgodnień, materiałów, pozwoleń, decyzji, itp.; 2.2.2. oferta merytoryczna: Oferta merytoryczna złożona w II Etapie w Portalu Dostawców powinna zawierać: a) próbki zrealizowanych projektów (zależne od wybranej kategorii zadania przetargowego): Kreacje graficzne (kategoria 1) np. logotypy, bannery, animacje, aplikacje prezentacje flashowe, wykresy graficzne itp., 4
Copywriting (kategoria 2) (Content Marketing) - np. infografiki, przygotowane mailingi/newslettery, konkursy, artykuły sponsorowane, artykuły eksperckie itp., Aplikacje (kategoria 3) np. aplikacje mobilne, kalkulatory internetowe, gry edukacyjne itp. b) charakterystyka osób delegowanych do współpracy z RWE Polska: skład zespołu ze wskazaniem konkretnych osób, nazw stanowisk, delegowanych do współpracy z RWE Polska. szczegółowa charakterystyka doświadczeń członków zespołu (staż pracy w Agencji, doświadczenie zawodowe, lista zrealizowanych projektów) Do III Etapu przetargu zostaną zakwalifikowani tylko wybrani Oferenci zgodnie z rankingiem ofert. Etap III Oferenci zakwalifikowani do III Etapu zostaną zaproszeni na spotkania z Komisją Przetargową. W każdym spotkaniu organizowanym dla pojedynczego Oferenta w ramach III Etapu przetargu muszą uczestniczyć osoby/osoba delegowane/delegowana do współpracy z RWE Polska. Na spotkaniu Oferent ma obowiązek zaprezentować łącznie 3 wybrane zrealizowane projekty (2 z sektorów: m.in energetycznego, bankowego, telekomunikacyjnego, ubezpieczeniowego oraz 1 niepowiązany z tymi sektorami, pkt. 2.1.2 b) W Etapie III zostanie wyłonionych ok. 6 Oferentów (zgodnie z kryteriami przedstawionymi w punkcie 2.4.4 b.): w kategorii 1. Kreacje graficzne w kategorii 2. Copywriting w kategorii 3. Aplikacje z którymi RWE Polska podpisze umowy ramowe na okres 3 lat. 2.3. Składanie oferty 2.3.1. Dokumenty wymienione w punkcie 2.1.2. (Etap I) Procedury Przetargowej należy złożyć w terminie od 25.04.2015r. od godziny 9:30 do 26.04.2016r. do godziny 14:30 za pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE: https://supplier.rwe.com/irj/portal/. 2.3.2. Oferta będzie wprowadzona do Portalu w języku polskim przez uprawnionego przedstawiciela Oferenta. 5
2.3.3. Wszystkie oferty otrzymane przez Zamawiającego w formie innej niż za pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE lub po terminie podanym powyżej nie będą rozpatrywane. 2.4. Pozostałe wymagania 2.4.1. Oferta zostanie przesłana bezpłatnie oraz w sposób niewiążący dla Zamawiającego. 2.4.2. Zaleca się, aby Oferent zdobył wszelkie informacje, które mogą być konieczne do przygotowania oferty oraz zaakceptowania umowy. 2.4.3. Każdy Oferent przedłoży tylko jedną ofertę w ramach wybranej kategorii przetargowej, sam lub jako reprezentant spółki. Oferent, który przedłoży więcej niż jedną ofertę (nie dotyczy innej kategorii przetargu lub modyfikacji oferty przed upływem terminu składania ofert) zostanie wyłączony z postępowania. 2.4.4. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: a) ETAP II Ocena możliwości i umiejętności Oferenta na podstawie przesłanych próbek prac z ostatnich projektów........45% Ocena modelu rozliczeniowego, stawek godzinowych pracowników oraz realizacji konkretnych projektów/zadań..(pkt. 2.2.1).....35% Ocena doświadczenia zespołu projektowego delegowanego do obsługi RWE Polska, pod kątem wskazanych informacji (pkt. 2.2.2 b.) 20% b) ETAP III Ocenę referencji i doświadczenia Oferenta na podstawie prezentacji 3 zrealizowanych projektów (pkt. 2.1.2 b.) 50% Wynik z II Etapu obliczony dla Oferentów zakwalifikowanych do III Etapu...35% Ocena Key Accounta/zespołu projektowego delegowanego do obsługi RWE Polska....15% UWAGA Oferent może zaproponować Zamawiającemu termin płatności inny niż 30 dni, tj. 45 lub 60 dni od daty otrzymania faktury. W takim przypadku w ramach kryterium cena łączna, przy wyborze oferty Zamawiający uwzględni przedstawiony przez Oferenta termin płatności Zaoferowanie terminu płatności 45 dni lub 60 dni zwiększy atrakcyjność oferty poprzez uwzględnienie stopy zwrotu z kosztu kapitału. 2.4.5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu składania ofert Zamawiający może zmodyfikować treść dokumentów Przetargowych. O każdej wprowadzonej zmianie Zamawiający poinformuje Oferenta e-mailem. Zamawiający może przedłużyć wówczas określony w pkt. 6
2.3.1. termin składania ofert w celu umożliwienia Oferentom uwzględnienia w przygotowywanych ofertach otrzymanych zmian. W tym przypadku wszelkie prawa i zobowiązania Zamawiającego i Oferenta odnośnie wcześniej ustalonego terminu będą podlegały ewentualnemu nowemu terminowi. 2.4.6. Termin związania ofertą handlową wynosi 90 dni od daty jej złożenia. 2.4.7. Oferent może wprowadzać zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę do końca wyznaczonego w pkt. 2.3.1 terminu składania ofert Oferent nie może wycofać oferty i wprowadzać zmian w ofercie po upływie terminu składania ofert. 2.4.8. Wszystkie oferty będą oceniane przez Komisję Przetargową. 2.4.9. Komisja Przetargowa odrzuca oferty: a) nie odpowiadające w sposób oczywisty warunkom Przetargu; b) złożone bez wymaganych lub kompletnych dokumentów; c) nieczytelne lub budzące wątpliwości co do ich treści; d) złożone po terminie lub z pominięciem Portalu Dostawcy RWE. 2.4.10. Po zatwierdzeniu wyniku oceny ofert przetargowych Zamawiający niezwłocznie poinformuje Oferenta, którego oferta została wybrana, o wyniku Przetargu. Oferent zostanie powiadomiony o zasadach zawarcia umowy. Przetarg uznaje się za rozstrzygnięty w dniu zawarcia umowy z Oferentem, którego oferta została wybrana. 3. Postanowienia Końcowe 3.1. Zamawiający nie przewiduje stosowania preferencji. Wszyscy Oferenci ubiegający się o realizację przedmiotu Przetargu będą traktowani na równych prawach z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji. 3.2. Zamawiający zastrzega, że przysługuje mu prawo swobodnego wyboru oferty, odstąpienia od postępowania bez podania przyczyn, unieważnienia postępowania bez podania przyczyn, prowadzenia dodatkowych negocjacji, w tym negocjacji za pośrednictwem aukcji elektronicznych (zasady udziału w aukcji dostępne na stronie www.rwe.pl). 3.3. Zastrzegamy sobie prawo do przesłania Zamówienia i prowadzenia procesu potwierdzenia zamówienia poprzez kanały elektroniczne oraz za pośrednictwem aplikacji na portalu Zamawiającego. 3.4. Wyjaśnień i odpowiedzi na pytania udzielają upoważnieni pracownicy Zamawiającego: w zakresie procedury przetargowej: Małgorzata Jagiełka, tel. 22/ 821 42 24, e-mail: Malgorzata.Jagielka@rwe.pl w zakresie przedmiotu Przetargu: (Imię i Nazwisko), tel. Jakub Wardakowski, e-mail: Jakub.Wardakowaki@rwe.pl 7
4. Lista załączników: 4.1. Formularz Zgłoszenia - załącznik nr 1 4.2. Symulacja ceny przykładowych zadań - załącznik nr 2 4.3. Wzór Umowy standardowej FZ-Z/USŁ-RAM/2009/11/04 - załącznik nr 3 4.4. Ogólne Warunki Zakupów i Płatności (OWZiP) (dostępne na stronie internetowej http://www.rwe.pl) 4.5. Kodeks Etyczny Grupy RWE oraz Katalog Działań Niedozwolonych (dostępny na stronie internetowej http://www.rwe.pl); 8
Załącznik nr 1 Formularz Zgłoszenia 1. Nazwa firmy: 2. Kategoria przetargu: Oświadczam, że znajduję się w sytuacji finansowej pozwalającej na realizację przedmiotu Przetargu. Oświadczam, że nie zalegam z płatnościami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS Oświadczam, że zapoznałem/am się z dokumentem Ogólne warunki zakupów i płatności (OWZiP) 03/2009 dostępnym na stronie internetowej www.rwe.pl akceptuję jego treść. Oświadczam, że zapoznałem/am się ze wzorem umowy standardowej FZ-Z/USŁ- RAM/2009/11/04 (załącznik nr 3 do Wymagań Ofertowych do niniejszego Przetargu) i akceptuję jej treść. Oświadczam, że zobowiązuję się przestrzegać Kodeksu Etycznego Grupy RWE oraz Katalogu Działań Niedozwolonych, który jest dostępny na stronie internetowej www.rwe.pl Dane kontaktowe osoby, która będzie składała ofertę w Portalu Dostawców: imię i nazwisko. email.. nr telefonu. nr faxu Podpis i pieczątka Oferenta: (tj. osoby uprawnionej/ osób uprawnionych do reprezentacji firmy) 9