Centrum Projektów Informatycznych ul. Syreny 23, 01-150 Warszawa Znak sprawy: 47-CPI-WZP-2244/14 ZATWIERDZAM Kierownik zamawiającego (data) SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW KONKURSU Wynajem powierzchni budynku Centrum Projektów Informatycznych z przeznaczeniem na prowadzenie bufetu pracowniczego
I. Opis przedmiotu konkursu: 1. Przedmiotem konkursu jest wynajem powierzchni budynku Centrum Projektów Informatycznych z przeznaczeniem na prowadzenie bufetu pracowniczego. 2. Klientami bufetu będą pracownicy dwóch jednostek budżetowych Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji - Centrum Projektów Informatycznych (CPI) i Władza Wdrażająca Programy Europejskie (WWPE) - oraz ich goście. W budynku pracuje ok. 250 osób. 3. Umowa zawarta zostanie na okres do dnia 16 października 2016 roku. 4. Do konkursu mogą przystąpić Wykonawcy, którzy posiadają doświadczenie w prowadzeniu placówek gastronomicznych, tj. w okresie ostatnich trzech lat przed dniem ogłoszenia niniejszego konkursu, a jeżeli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest krótszy to w tym okresie, prowadzili co najmniej trzy placówki gastronomiczne, w tym co najmniej jedna była prowadzona przez okres co najmniej 12 miesięcy. Spełnienie warunku należy potwierdzić dokumentami potwierdzającymi, że usługi zostały wykonane należycie (np. referencje). Tabele z wykazem usług zrealizowanych przez Wykonawcę zawiera Załącznik nr 2 do SIWK. 5. Wykonawca biorący udział w konkursie zobowiązuje się do zawarcia umowy na warunkach zawartych w załącznikami niniejszej specyfikacji istotnych warunków konkursu zwanej dalej SIWK. 6. Istotne postanowienia umowy zawarte są w załączniku Nr 3 do SIWK. II. Warunki prowadzenia usługi BUFET 1. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia bufetu pracowniczego w każdy dzień pracy jednostek w godzinach 8.00-16.00. 2. Wykonawca zapewni szeroki asortyment dań zimnych, gorących, śniadaniowych, obiadowych, przystawek, i deserów oraz napojów zimnych i gorących. Dania winny być ujęte w jadłospisach dziennych, dania obiadowe powinny być urozmaicone i nie powtarzać się w ciągu dwóch tygodni 3. W godzinach 8.00-16.00 Wykonawca będzie prowadził bufet szybkiej obsługi, który w szczególności musi oferować sprzedaż: a. gotowych kanapek świeżych i zapiekanych; b. zestawów śniadaniowych, przystawek ciepłych i zimnych oraz wyrobów garmażeryjnych, (tj. np.: jajecznica, naleśniki, omlet, krokiety, sałatki, galaretki); c. świeżego pieczywa, wyrobów piekarniczych o przedłużonej trwałości, wyrobów cukierniczych, słodyczy, napojów zimnych i gorących; d. produktów mlecznych (tj. np.: jogurty, desery mleczne, serki, napoje itp.). e. W godzinach 12.00-14.00 bufet musi zapewniać nie mniej niż dwa rodzaje zestawów obiadowych mięsnych oraz jeden zestaw obiadowy bezmięsny. str. 2 z 11
5. Na zestaw obiadowy składać się będzie: zupa oraz drugie danie (mięsne/rybne lub bezmięsne) z dodatkiem: ziemniaki/kasza/makaron/ryż oraz z surówką lub innym gotowanym daniem warzywnym i kompot lub sok. 6. Na życzenie konsumenta Wykonawca zobowiązany jest do sprzedaży poszczególnych elementów zestawu obiadowego przy odpowiednim obniżeniu ceny. 7. Receptura dań obiadowych będzie przygotowywana lub aprobowana przez uprawnionego technologa żywności, z uwzględnieniem gramatury i kaloryczności potraw optymalnej dla osób wykonujących pracę umysłową. 8. Wszystkie podawane przez Wykonawcę posiłki muszą odpowiadać najwyższym standardom obowiązującym przy prowadzeniu działalności gastronomicznej tego rodzaju oraz muszą być przygotowywane na bazie produktów o najwyższej jakości, w tym w zakresie ich właściwości organoleptycznych, fizykochemicznych i mikrobiologicznych. 9. W miejscu sprzedaży posiłków wywieszony będzie cennik informujący o cenach i gramaturach poszczególnych potraw. 10. Wykonawca będzie wykorzystywał pomieszczenia na prowadzenie działalności gastronomicznej (bufetu) dla pracowników i interesantów Zamawiającego. 11. Wykonawca zobowiązuje się prowadzić działalność gastronomiczną na swój koszt i rachunek z zachowaniem wszelkich wymogów sanitarnych, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przeciwpożarowych, związanych z przedmiotową działalnością gastronomiczną, a także wymogów w zakresie bezpieczeństwa żywności i żywienia, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. POMIESZCZENIA PRZEKAZYWANE WYKONAWCY DO UŻYWANIA 1. Zamawiający przekaże Wykonawcy do używania pomieszczenia użytkowe o powierzchni 130 m 2. Szczegółowe zestawienie pomieszczeń zawarte jest w załączniku Nr 1. 2. Lokal jest wyposażony w sieci: wodociągową, elektryczną, kanalizacyjną i centralne ogrzewanie oraz system wentylacji i klimatyzacji. W budynku jest zainstalowany system kontroli ruchu osobowego. 3. Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenia we własnym zakresie i na własny koszt koniecznego remontu pomieszczeń użytkowych, aranżacji oraz stosownego wyposażenia zarówno części kuchennej, jak i konsumenckiej, w szczególności malowania ścian i sufitów, wymiany (naprawy, uzupełnienia) wykładziny podłogowej, wymiany (naprawy, uzupełnienia) glazury, urządzeń sanitarnych i istniejących elementów kuchennych (lady) oraz wymiany (uzupełnienia) zasłon okiennych (np. rolet). 4. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia warunków organizacji pomieszczeń oraz świadczenia usług gastronomicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności z wymogami sanitarnohigienicznymi. 5. Wykonawca zobowiązany jest do utrzymania w należytej czystości oraz do codziennego sprzątania wynajmowanych pomieszczeń. 6. Wykonawca zobowiązany jest do instalacji dodatkowych urządzeń, w szczególności wentylacyjnych, gwarantujących zapobieżenie zapachom kuchennym na terenie budynku. str. 3 z 11
OPŁATY 1. Wykonawca będzie uiszczał następujące miesięczne opłaty: 1) koszty najmu powierzchni przekazanej do użytkowania, regulowane w oparciu o wystawioną przez Zamawiającego fakturę VAT (nie niższe niż: 2 200,00 zł brutto) 2) koszty zużycia wody i odprowadzania ścieków wg wskazań podlicznika, regulowane w oparciu o wystawioną przez Zamawiającego fakturę VAT 3) koszty dostawy energii elektrycznej wg wskazań podlicznika, regulowane w oparciu o wystawioną przez Zamawiającego fakturę VAT 4) usługi telefonii stacjonarnej na podstawie bilingów, regulowane w oparciu o wystawioną przez Zamawiającego fakturę VAT (w sytuacji zainstalowania telefonu z zasobów Zamawiającego) 5) usługi usuwania odpadów organicznych oraz odpadów selektywnych umowa we własnym zakresie Wykonawcy 2. Koszty, o których mowa w ust 1 pkt 1 będą podlegać waloryzacji począwszy od dnia 1 stycznia 2016 roku w oparciu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanych przez Prezesa GUS za rok ubiegły. III. Opis sposobu przygotowania ofert: 1. Przed przystąpieniem do sporządzania oferty Wykonawca może zwrócić się o dokonanie wizji lokalnej obiektu. 2. Wykonawca sporządza ofertę na piśmie, ściśle wg wymagań zawartych w SIWK. 3. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę dotyczącą przedmiotu konkursu. Złożenie przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty skutkować będzie odrzuceniem wszystkich złożonych przez niego ofert. 4. Ofertę sporządza się w języku polskim. 5. Oferta powinna być napisana na maszynie do pisania lub ręcznie długopisem albo nieścieralnym atramentem oferta może mieć także postać wydruku komputerowego. Oferta musi być czytelna. Zamawiający nie dopuszcza składania oferty drogą elektroniczną albo faksem. 6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty wraz z wymaganymi dokumentami. 7. Zamawiający nie zwraca Wykonawcom kosztów udziału w konkursie. 8. Ofertę należy złożyć na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do SIWK wraz z dokumentami wymienionymi w rozdziale V SIWK. 9. Dokumenty wymienione w rozdziale V SIWK oraz referencje mogą być złożone w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 10. Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku podpisania oferty przez osobę nie wykazaną w Krajowym Rejestrze Sądowym rejestrze przedsiębiorców lub nie wykazaną w zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, do oferty winno być dołączone pełnomocnictwo (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem) dla osoby/osób podpisujących ofertę. str. 4 z 11
11. Wykonawca na żądanie Zamawiającego ma obowiązek przedstawić oryginały złożonych przez siebie dokumentów. 12. Zaleca się, aby wszystkie strony oferty w tym wszystkie załączniki były parafowane przez osobę podpisującą ofertę 13. Zaleca się, aby wszystkie strony oferty były spięte (zszyte) we właściwej kolejności w sposób zapobiegający dekompletacji oferty. Zaleca się, aby każda ze stron była ponumerowana. 14. Zaleca się, aby wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty były parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. 15. Ofertę zaleca się złożyć w dwóch (jedna w drugiej) zapieczętowanych kopertach. Na zewnętrznej kopercie winien być umieszczony wyłącznie napis: Oferta w konkursie na Wynajem powierzchni budynku Centrum Projektów Informatycznych z przeznaczaniem na prowadzenie bufetu pracowniczego - 47-CPI-WZP-2244/14 Nie otwierać przed 10.10.2014 r., godz. 11.30 17. Zaleca się, aby koperta wewnętrzna posiadała nazwę i adres Wykonawcy. 18. Obie koperty powinny być szczelnie zamknięte w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z treścią Oferty. 19. Ofertę należy złożyć w Kancelarii Ogólnej Centrum Projektów Informatycznych przy ulicy Syreny 23 w Warszawie w dniach od poniedziałku do piątku w godz. 8 00-16 00. Termin składania ofert upływa 10.10.2014 r. o godz. 11.00. 20. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert. 21. Zamawiający zaleca, aby w celu dokonania zmiany lub wycofania oferty, Wykonawca złożył kolejną zamkniętą kopertę, oznaczoną jak w punkcie 16, z dopiskiem Zmiana lub Wycofanie. 22. Oferty złożone po terminie składania ofert zostaną zwrócone bez otwierania. 23. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 10.10.2014 r. o godz. 11.30. 24. Otwarcie ofert jest jawne. 25. Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny. 26. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 27. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający jednocześnie zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty, o: wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano wraz z informacją o cenie. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zamieszcza informacje, na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. 28. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród str. 5 z 11
pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia konkursu. IV Wadium 1. Nie wymaga się wniesienia wadium. V. Wymagane dokumenty Do oferty (wypełnionego formularza ofertowego) należy załączyć obowiązkowo n/w dokumenty: 1) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; 2) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające odpowiednio, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; 3) pełnomocnictwo (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem) dla osoby/osób podpisujących ofertę, jeżeli nie są to osoby wykazane w Krajowym Rejestrze Sądowym rejestrze przedsiębiorców lub nie wykazane w zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej; 4) opłacona polisa, a w przypadku jej braku, inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę co najmniej 200 000 zł. VII. Ocena ofert 1. Zamawiający zastosuje następujące kryterium oceny ofert: cena 100% 2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 3. Zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez str. 6 z 11
zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert. 2. Zamawiający za najkorzystniejszą uzna ofertę, która spełnia wszystkie wymogi określone w SIWK i zdobędzie najwyższą ilość punktów. 3. Konkurs może zostać rozstrzygnięty, jeśli wpłynie co najmniej jedna oferta spełniająca warunki określone w SIWK. 4. Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zostanie zawarta umowa w terminie określonym przez Zamawiającego. VIII. Odrzucenie oferty 1. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: 1) Wykonawca zaoferował miesięczny czynsz niższy za najem powierzchni niż 2 200,00 złotych brutto 2) Złożoną przez Wykonawcę w stosunku do którego otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego; 3) Złożoną przez Wykonawcę, który zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskał on przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; 2. Wykonawca zostanie niezwłocznie poinformowany o odrzuceniu oferty. IX. Termin związania ofertą Okres związania Wykonawców złożoną ofertą wynosi 30 dni i rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. X. Opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących SIWK 1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWK. 2. Zamawiający udzieli niezwłocznie wyjaśnień, chyba że prośba o wyjaśnienie wpłynęła do Zamawiającego na mniej niż 3 dni przed terminem otwarcia ofert. 3. Zamawiający jednocześnie przesyła treść wyjaśnienia wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWK oraz zamieszcza ją na własnej stronie internetowej. 4. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SIWK. Informacje o dokonanej zmianie Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWK oraz zamieszcza ją na stronie internetowej. 5. Jeżeli w wyniku zmiany treści SIWK jest niezbędny czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuża termin składania ofert i informuje o tym Wykonawców, którym przekazano SIWK oraz zamieszcza ją na stronie internetowej. str. 7 z 11
XI. Kontakt z Zamawiającym 1. Zamawiający dopuszcza przekazywanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji pisemnie, faksem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. 2. Wizja lokalna obiektu może być dokonana po uprzednim uzgodnieniu telefonicznym terminu, w dni robocze od godz. 9.00-14.00. 3. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z wykonawcami jest: Pan Kazimierz Lusiński, a. tel: 22 315 20 84 lub 22 315 20 88, faks: 22 315 20 01, b. e-mail: zamowienia@cpi.gov.pl XII. Zamknięcie konkursu ofert bez wybrania którejkolwiek z ofert: Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia (unieważnienia) konkursu bez wybrania którejkolwiek z ofert. XIII. Informacje dodatkowe 1. Postępowanie konkursowe jest jawne. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia konkursu w całości lub w części bez podawania przyczyn. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków niniejszego konkursu. 4. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzania zmian do zawartej w wyniku konkursu umowy, w szczególności w przypadkach, gdy konieczność wprowadzenia zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego. Załączniki: Załącznik Nr 1 Plan pomieszczeń bufetu pracowniczego Załącznik Nr 2 formularz ofertowy Załącznik Nr 3 istotne postanowienia umowy str. 8 z 11
Załącznik Nr 1 Plan pomieszczeń bufetu pracowniczego str. 9 z 11
Załącznik Nr 2. (firmowa pieczątka Wykonawcy). (Nr NIP/Regon). (telefon, faks) FORMULARZ OFERTOWY w konkursie na Wynajem powierzchni budynku Centrum Projektów Informatycznych z przeznaczaniem na prowadzenie bufetu pracowniczego. 1. Oferowany miesięczny czynsz za najem powierzchni przekazanej do użytkowania (kwota nie może być niższa niż 2 200,00 zł brutto):... zł łącznie z podatkiem VAT 2. Wykaz prowadzonych przez Wykonawcę placówek gastronomicznych L.P. Nazwa i adres jednostki, w której była prowadzona usługa* Opis i miejsce (adres) wykonywania usługi Od dzień/miesiąc/rok Czas realizacji Do dzień/miesiąc/rok 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. * prosimy o załączenie referencji str. 10 z 11
3. Oświadczamy, iż zapoznaliśmy się z Specyfikacją Istotnych Warunków Konkursu wraz z załącznikami i oferujemy realizację zamówienia wg zasad i na warunkach w niej określonych. 4. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z Istotnymi postanowieniami umowy, które zostały zawarte w załączniku nr 3 do Specyfikacji Istotnych Warunków Konkursu i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na wyżej wymienionych warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 5. Oświadczamy, że nie zalegamy z płatnościami wobec budżetu państwa z tytułu prowadzenia działalności objętej przedmiotem niniejszego konkursu. 6. Załącznikami do niniejszej oferty są: 1)... 2)... 3)... 4)... 5)...... Data i podpis osoby/osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy str. 11 z 11