Specyfikacja obowiązków pracowników ochrony na obiekcie "GALILEO" Specyfikacja 1. Odbieranie połączeń telefonicznych i domofonowych słowami: Dzień dobry/ Dobry wieczór, Ochrona Galileo Słucham/W czym mogę pomóc? Pracownik ochrony powinien siedzieć na krześle. Pozycja leżąca jest niedopuszczalna! 2. Kontrola osób wchodzących na teren nieruchomości, poruszających się po częściach wspólnych obiektu. (Załącznik nr 1 Procedura Osób Wchodzących oraz Rejestr Osób Wchodzących oraz Rejestr Wykonawców). W przypadku ekip budowlanych przekazany zostaje do zapoznania i podpisania REGULAMIN EKIP BUDOWLANYCH. Ochrona zapisuje dane do Rejestru Wykonawców, oraz przekazuje identyfikator. Pracownik ochrony idzie z ekipą budowlaną przed podjęciem pracy i sprawdza stan techniczny urządzeń oraz części wspólnych. Po zakończeniu pracy przez ekipę budowlaną znów sprawdza stan techniczny części wspólnych, każda nowa usterka, uszkodzenie zostaje odnotowane i właściciel remontowanego mieszkania, bądź właściciel firmy budowlanej pokrywa koszt naprawy. 3. Informowanie odpowiednich służb o przypadkach zagrożenia bezpieczeństwa osób i mienia oraz zakłócania porządku lub ciszy nocnej (np. agencja ochrony, policja, straż pożarna, zarządca nieruchomości).
Informowanie osób zakłócających spokój, iż łamanie Regulaminu Porządku Domowego Wspólnoty oraz obowiązku ciszy nocnej nie tylko w godzinach od 22.00 6.00 jest karalne. Powoływać należy się na art. 51 oraz art. 107 Kodeksu Wykroczeń. Skuteczne działanie: 1. Osobista interwencja 2. Wezwanie grupy interwencyjnej 3. Wezwanie policji (997, lub inny pobliski Komisariat Policji)W sytuacji, gdy te same osoby zakłócają spokój nagminnie, a mieszkańcy skarżą się na powtarzający się uporczywy hałas obligatoryjna interwencja Policji pod nr jw. 4. Niezwłoczne informowanie Zarządcy nieruchomości o zdarzeniach wymagających natychmiastowej interwencji służb specjalistycznych tj. usterki, awarie oraz w inne niepokojące przypadki. Zarządca nieruchomości Bartosz Golak telefon komórkowy 666 845 425 5. Podejmowanie interwencji w przypadkach awarii na nieruchomości poprzez telefoniczne zgłaszanie awarii odpowiednim firmą usunięcie przekazana Lista Kontaktowa 6. Prowadzenie rejestru zdarzeń na obiekcie wg wzorca: a) Zauważonych lub zgłoszonych przez użytkowników obiektu usterek i wad nieruchomości i jej urządzeń. (Załącznik nr 3 Dziennik Techniczny Nieruchomości). b) Zauważonych lub zgłoszonych przez użytkowników obiektu aktów zakłócania porządku lub ciszy nocnej. (Załącznik nr 4 Rejestr Zdarzeń Nieruchomości). c) Innych zdarzeń świadczących o nieprawidłowościach funkcjonowaniu i eksploatacji obiektu.
7. Prowadzenie rejestru pobieranych kluczy. (Załącznik nr 5 Rejestr Wydawanych Kluczy). Aktualna lista osób upoważnionych do odbioru kluczy przekazana dnia 01.12.2011 Istotne jest sprawdzanie stanu ilościowego kluczy przed odbiorem i przekazaniem służby, podczas zmiany dyżuru (Załącznik nr 6 Indeks Kluczy) oraz (Załącznik nr 7 Rejestr Przekazania Kluczy) oraz (Załącznik nr 8 Lista Osób Upoważnionych). 8. Zabrania się pracownikom ochrony palenia papierosów w budynku oraz hali garażowej podczas wykonywania swoich obowiązków. W budynku obowiązuje zakaz palenia, który należy w sposób kulturalny, ale zdecydowany egzekwować od osób poruszających się po nieruchomości. 9. Zabrania się pracownikom ochrony korzystania z odbiorników radiowych i telewizyjnych, laptopów, czytania książek lub innych czynności nie niezwiązanych z wykonywaniem obowiązków umownych 10. Pracownik ochrony ma obowiązek zachowywać się wobec wszystkich osób na obiekcie zgodnie z obowiązującymi normami obyczajowymi, zasadami dobrego wychowania i kultury osobistej. Zasady kultury osobistej wymagają, aby witać się z mieszkańcami ("dzień dobry" lub "dobry wieczór", nigdy po koleżeńsku). Postanowienie niniejsze nie dotyczy tzw. sytuacji "wyższej konieczności", w których odstępstwo jest podyktowane koniecznością podejmowania interwencji w celu zapewnienia bezpieczeństwa osobom i mieniu na obiekcie. 11. Pracowników ochrony obowiązuje tajemnica służbowa. Pracownik nie może przekazywać informacji uzyskanych od mieszkańców przeciwko nim lub przekazywać ich w sposób nieumyślny. Również wszelkie informacje wynikające z dokumentów prawnych objęte są tajemnicą, a dane osobowe i adresy zamieszkania, adresy korespondencyjne czy inne dane prywatne tj. np. numer telefonu, nie mogą być przekazywane osobom postronnym. Informacje mogą być udzielone tylko i wyłącznie
za pośrednictwem Zarządcy nieruchomości. Dokumentacja winna być przechowywana w zamkniętym na klucz biurku. 12. Zabrania się pracownikom ochrony wpuszczania za ladę punktu ochrony osób nieuprawnionych tj., wykonawców lub pracowników firm zewnętrznych w celach innych niż wykonywanie przez nich swoich obowiązków. (Np. firma sprzątająca, serwis monitoringu, i inne). Ze względów reprezentacyjnych zabrania się pracownikom ochrony prowadzenia spotkań czy prywatnych rozmów z obsługą obiektu, wykraczających poza sprawy związane z wykonywaniem obowiązków, zakaz ten dotyczy również prywatnych rozmów telefonicznych. 13. Oczekuje się od pracowników ochrony dbałości o stanowisko pracy. W miejscu pracy obowiązuje porządek i czystość, zakazuje się czytania gazet, książek w godzinach, w których występuje wzmożony ruch. Stanowisko Pracy ma być schludne. 14. Oczekuje się od pracowników ochrony nienagannego wizerunku, schludnego i czystego uniformu firmowego oraz norm higieny osobistej. Obowiązujący strój służbowy oraz identyfikator ze zdjęciem. 15. Należy zgłaszać Zarządcy konieczności uzupełnienia materiałów dla mieszkańców, prospektów, wizytówek, Members Magazine, itp. 16. W kwestiach spornych lub w przypadku braku wystarczającej wiedzy na udzielenie właścicielowi odpowiedzi na zadawane przez niego pytania należy zasugerować kontakt bezpośrednio z Zarządcą nieruchomości, przekazać numer telefonu Zarządcy, adres mailowy lub wizytówkę. 17. Punkt ochrony wymaga oświetlenia przez 24h, zakazuje się wyłączania oświetlenia w jakichkolwiek godzinach dyżuru pracownika.
18. Pozostałe oświetlenie powinno zostać wyłączone niezwłocznie o świcie pamiętając jednak o względach bezpieczeństwa i zasadach BHP. 19. Telefon w punkcie ochrony służy tylko i wyłącznie do kontaktu pracowników Punktu z pracownikami Obiektu GALILEO, Zarządcą nieruchomości, a w szczególności powiadamiania różnych służb o awariach. W sytuacjach gdy telefon nie działa, niezbędny jest niezwłoczny kontakt z Zarządcą nieruchomości celem naprawy i uzyskania łączności. 20. Przestrzeganie zakazu roznoszenia ulotek. Akwizytorzy nie mają wstępu na teren nieruchomości. 21. Informowanie mieszkańców o możliwości: łączenia się z biurem administracji w godzinach pracy biura tj. 8.00 16.00 bezpośrednio na telefon komórkowy 666 845 425 oraz drogą mailową adres: galileo@masters.net.pl 22. Oczekuje się od pracowników ochrony dbałości o nieruchomość np. domykania drzwi od śmietnika, domykania drzwi w holu, pilnowanie, aby furtka oraz brama od strony Warty i ul. Kazimierza Wielkiego była zamknięta, zgłaszanie firmie sprzątającej zauważonych lub zgłoszonych przez mieszkańców uwag lub ewentualnych, zauważonych innych sugestii, zgłaszanie konieczności wykonania oczekiwanych przez klientów działań! Podczas wpuszczanie ekipy budowlanej należytej oceny stanu technicznego części wspólnych, szybkiej reakcji na uszkodzenia, spisywanie protokołów uszkodzeń i ustalani winnych. 23. Naruszenie postanowień zawartych w w/w punktach może skutkować poniesieniem przez pracowników ochrony konsekwencji w postaci odpowiedzialności cywilnej i karnej na zasadach KC oraz przy użyciu polisy ubezpieczeniowej Zleceniobiorcy.
24. Prowadzenie rejestru pojazdów. (Załącznik nr 9 Rejestr Pojazdów) OPCJA 25. Pracownik ochrony zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminami Wspólnoty Mieszkaniowej oraz znajomości Regulaminów np. Regulamin Porządku Domowego, i innych. Oczekuję się od pracownika przestrzegania oraz egzekwowania zapisów w/w regulaminów. Regulaminy obligatoryjnie pozostają przekazane pracownikowi lub innej osobie upoważnionej przez Zarządcę nieruchomości. 26. Prowadzenie rejestru godzinowego. Obligatoryjne wpisy pracowników firm zewnętrznych (godziny wejścia i wyjścia) zgodnie z załącznikiem dla firm świadczących usługi na nieruchomości: Ochrona, Firma sprzątająca, Konserwator itp. (Załącznik nr 10 Rejestr Godzinowy Pracowników). 27. Pracownik ochrony zobowiązany jest do zapoznania się z przygotowanym przez Zarządcę Nieruchomości załącznikiem, który ma na celu zwrócenie uwagi na najważniejsze punkty danego obiektu dostosowane do jego potrzeb. (Załącznik nr 11 Najważniejsze Informacje dla Pracowników). 28. Pracownik ochrony zobowiązany jest do przestrzegania wszystkich w/w regulaminów, procedur, rejestrów zawartych w niniejszym dokumencie. 29. Zestawienie załączników będących częścią składową niniejszego dokumentu: 1. Załącznik nr 1 Procedura Osób Wchodzących oraz A) Rejestr Osób Wchodzących B) Rejestr Wykonawców 2. Załącznik nr 2 Lista Kontaktowa 3. Załącznik nr 3 Dziennik Techniczny Nieruchomości 4. Załącznik nr 4 Rejestr Zdarzeń Nieruchomości 5. Załącznik nr 5 Rejestr Wydawanych Kluczy 6. Załącznik nr 6 Indeks Kluczy 7. Załącznik nr 7 Rejestr Przekazania Kluczy 8. Załącznik nr 8 Lista Osób Upoważnionych
9. Załącznik nr 9 Rejestr Pojazdów 10.Załącznik nr 10 Rejestr Godzinowy Pracowników 11.Załącznik nr 11 Najważniejsze Informacje dla Pracowników 12.Załącznik nr 12 Dziennik Czystości