Umowa NA PRZEPROWADZENIE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO zawarta w dniu. w Szczytnie pomiędzy Zarządem Dróg Powiatowych, z siedzibą w Szczytnie, ul. Mrongowiusza 2, 12-100 Szczytno, reprezentowanym przez: inż. Bogdana Nowaka - Dyrektora. przy kontrasygnacie Wiesława Rojewskiego Głównego Księgowego zwanym dalej Zamawiającym NIP: REGON: a... reprezentowanym przez: 1... 2.... zwanym dalej Wykonawcą NIP: REGON: działającym na podstawie wpisu do.. pod nr w dniu przez. w.. Została zawarta umowa następującej treści: Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013. Beneficjentem projektu jest Powiat Szczycieński z siedzibą w Szczytnie ul. Sienkiewicza 1, 12-100 Szczytno. Projekt jest realizowany w partnerstwie z Gminą Szczytno, z siedzibą ul. Łomżyńska 3, 12-100 Szczytno Powiat Szczycieński ul. H. Sienkiewicza 1 12-100 Szczytno tel. /0-89/ 624-70 -00 fax./0-89/ 624-70-05 www.powiat.szczytno.pl sekretariat@powiat.szczytno.p l Niniejsza umowa została zawarta w wyniku na podstawie ar. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759). 1
1 1. Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługę przeprowadzenia audytu zewnętrznego dla projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 pn: Przebudowa drogi Rudka Małdaniec Piecuchy Wały szansą powiększenia obszarów inwestycyjnych Powiatu Szczycieńskiego. 2. Integralną częścią umowy są: załącznik nr 1 określający zakres audytu zewnętrznego. 3. Wszystkie zobowiązania zawarte w zaproszeniu do składana oferty na przeprowadzenie autu zewnętrznego muszą być bezwzględnie przestrzegane i zrealizowane w całości przez 2 1. Termin rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia od dnia podpisania umowy, po poniesieniu przez Zamawiającego (Beneficjenta) 50% wydatków całkowitych projektu. 2. Zakończenie realizacji przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem terminu zakończenia realizacji projektu, ustala się w ciągu 7 dni od dnia podpisania niniejszej umowy. 3 1. Do wykonania przedmiotu umowy Wykonawca wyznacza następujące osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje: 1)... 2)... 3).. 4)... 5).. 2. Z chwilą dostarczenia raportu końcowego z audytu projektu, o którym mowa w 4 ust. 1 niniejszej umowy na Zamawiającego przechodzą wszelkie majątkowe prawa autorskie oraz prawa pokrewne na wszystkich polach eksploatacji na czas nieokreślony, w tym w szczególności następujące pola eksploatacji: 1) utrwalenia, 2) zwielokrotnienia określoną techniką, 3) wprowadzania do pamięci komputera, 4) wyświetlania, 5) publicznego odtworzenia, 6) udzielania licencji na wykorzystanie. 4 1. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu raportu końcowego lub opinii zawierającej wnioski z audytu. 2. W pierwszej fazie realizacji zamówienia, po zapoznaniu się z dostępną dokumentacją oraz po spotkaniu z Zamawiającym, Wykonawca powinien przygotować szczegółowy plan przeprowadzenia audytu, który w szczegółowy sposób opisywać będzie metodologię 2
oraz planowany harmonogram przeprowadzenia audytu. 3. Szczegółowy plan przeprowadzenia audytu powinien być przedłożony nie później niż w terminie 3 dni od dnia podpisania umowy. Powyższy dokument, po ostatecznym zatwierdzeniu przez Zamawiającego, będzie podstawą do rozpoczęcia procesu audytu. 4. Po przeprowadzeniu audytu i po dokonaniu analizy zebranych danych, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu do zaakceptowania 1 egzemplarz wstępnej wersji raportu końcowego (w wersji papierowej i elektronicznej) opracowanej w języku polskim. Termin złożenia wstępnej wersji raportu końcowego min. 2 dni kalendarzowe przed upływem ostatecznego terminu zakończenia realizacji zamówienia. 5. Zamawiający ma 1 dzień na zapoznanie się z raportem oraz zgłoszenie ewentualnych uwag. 6. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego do wstępnej wersji raportu końcowego, Wykonawca zobowiązany jest do ich pisemnego rozpatrzenia i złożenia w ciągu 1 dnia. 7. Ostateczny raport końcowy Wykonawca przekazuje w 2 egzemplarzach w polskiej wersji językowej. Wraz z raportem w formie drukowanej, Wykonawca przekaże elektroniczną wersję raportu na płycie CD przygotowaną w standardzie programów z grupy Microsoft Office (MS Word, MS Excel) lub w formacie umożliwiającym odczyt w programie Open Office. 8. Sporządzenie końcowego raportu lub opinii z przeprowadzonego audytu, w kształcie wymaganym przez Instytucje Zarządzającą RPOWiM stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę końcowej faktury VAT. 9. Zakres raportu końcowego zawarty jest w załączniku nr 1 do zaproszenia. 5 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy z zachowaniem należytej staranności. 2. Wykonawca winien przeprowadzić audyt projektu, o którym mowa w niniejszej umowie, zgodnie z powszechnie uznawanymi międzynarodowymi standardami audytu. 3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wykonanie zadań przewidzianych niniejszą umową oraz za działania i zaniechania osób wykonujących w jego imieniu umowę jak za działania i zaniechania własne. 6 1. Wszystkie dokumenty i informacje otrzymane przez Wykonawcę od Zamawiającego będą zachowane w ścisłej poufności i nie zostaną udostępnione osobom trzecim bez zgody Zamawiającego. Wykonawca będzie zwolniony z obowiązku zachowania poufności takich informacji, tylko jeżeli, takie ujawnienie będzie wymagane przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa lub decyzję właściwego sądu. 2. Bezprawne naruszenie postanowień ust. 1, traktowane będzie w szczególności, jako czyn nieuczciwej konkurencji i pociągać będzie za sobą sankcje przewidziane w Ustawie z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2003 r., nr 153, poz. 1503 z późn. zm.). 3. Wszystkie dokumenty i informacje dotyczące Zamawiającego, które Wykonawca uzyska od Zamawiającego w związku z wykonywaniem przedmiotu umowy pozostaną własnością Zamawiającego. Wykonawca zwróci takie dokumenty i informacje Zamawiającemu na każde żądanie, w tym kopie takich materiałów, z uwzględnieniem obowiązku ich zatrzymania w zakresie określonym prawem. 3
4. Klauzula poufności jest nieograniczona w czasie i będzie obowiązywać również po rozwiązaniu, wygaśnięciu lub odstąpieniu od Umowy. 5. Wykonawca będzie przechowywał i udostępniał Zamawiającemu pełną dokumentację dotyczącą realizacji zamówienia co najmniej do dnia 31 grudnia 2020 r. 7 1. Ryczałtowa cena usługi, będącej przedmiotem niniejszej umowy wynosi zł brutto, słownie: brutto, w tym podatek VAT.. % w kwocie.. zł słownie:. zł. 2. Strony nie mogą zmienić ceny wykonania zamówienia ustalonej w ust. 1 bez względu na faktyczny zakres prac niezbędny do wykonania przedmiotu umowy. 3. Strony postanawiają, że rozliczenie przedmiotu umowy nastąpi na podstawie faktury końcowej. Należność będzie płatna przelewem na konto Wykonawcy w terminie do 14 dni od daty dostarczenia faktury do Zamawiającego. 4. Podstawą do wystawienia faktury będzie podpisany przez strony bez uwag protokół odbioru przedmiotu umowy w wersji papierowej i elektronicznej. 5. Jeżeli umowa będzie realizowana przy pomocy Podwykonawców do każdej faktury będzie dołączone pisemne oświadczenie Wykonawcy o uregulowaniu przez niego na rzecz Podwykonawców należności z tytułu dotychczas wykonanych przez nich usług. Brak takiego oświadczenia będzie podstawą nie przyjęcia do realizacji faktury przez Zamawiającego. 6. Jednostką realizującą przedmiot umowy w imieniu Powiatu Szczycieńskiego jest Zarząd Dróg Powiatowych ul. Mrongowiusza 2, 12-100 Szczytno, NIP:. REGON: Wykonawca zobowiązuje się wystawiać faktury na jednostkę realizującą przedmiot umowy. 7. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 obejmuje również przeniesienie praw autorskich na Zamawiającego. 8 1. Zamawiający dopuszcza wykonanie części usług wymienionych w ofercie Wykonawcy Podwykonawcom. Zlecenie wykonania części usług Podwykonawcom nie zmienia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części usług. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za jakość, terminowość oraz bezpieczeństwo usług wykonywanych przez Podwykonawców. Wykonawca zapewni ustalenia w umowach z Podwykonawcami takiego okresu odpowiedzialności za wady, aby nie był on krótszy od okresu odpowiedzialności za wady Wykonawcy wobec Zamawiającego. 2. Wykonawca powierza wykonanie następującego zakresu usług Podwykonawcom:.. 3. Do zawarcia przez Wykonawcę umowy o usługi z Podwykonawcą wymagana jest zgoda Zamawiającego. Jeżeli Zamawiający w terminie 14 dni od przedstawienia mu przez Wykonawcę projektu lub umowy z Podwykonawcą nie zgłosi na piśmie sprzeciwu lub zastrzeżeń uważa się, że wyraził zgodę na zawarcie umowy. 9 1. Osobą odpowiedzialną za realizację zamówienia ze strony Zamawiającego 4
będzie -.., tel., e-mail:... 2. Osobą odpowiedzialną za realizację zamówienia ze strony Wykonawcy będzie..., tel.:, e-mail:... 10 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną: a) w wysokości 10% wynagrodzenia brutto określonego w 7 ust.1 umowy w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca, b) w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto, określonego w 7 ust.1 umowy za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy w terminie określonym w 2 umowy za każdy dzień zwłoki, c) w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto, określonego w 7 ust. 1 umowy za zwłokę w przekazaniu szczegółowego planu przeprowadzenia audytu, o którym mowa w 4 ust. 2 i 3 umowy za każdy dzień zwłoki, d) w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto, określonego w 7 ust.1 umowy, w przypadku nie dotrzymania terminu określonego w 4 ust. 4 i 6 umowy za każdy dzień zwłoki. 2. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną: a) w wysokości 10% wynagrodzenia brutto, określonego w 7 ust. 1 w przypadku odstąpienia od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Zamawiający. 3. Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia wad, bez względu na wysokość związanych z tym kosztów. 4. W przypadku nie usunięcia przez Wykonawcę stwierdzonych wad w uzgodnionym terminie, Zamawiający ma prawo zlecenia usunięcia wad, obciążając pełnymi kosztami 5. Jeżeli wysokość zastrzeżonych kar umownych nie pokrywa poniesionej szkody, strony mogą dochodzić odszkodowania uzupełniającego. 11 Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian umowy: 1. skrócenia terminu wykonania przedmiotu zamówienia w przypadku zakończenia przez Wykonawcę przeprowadzenia audytu przed terminem określonym w umowie. 2. zmianę w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie audytu, w szczególnych przypadkach udokumentowanych przez 3. zmianę kolejności wykonywania czynności określonych w szczegółowym planie przeprowadzenia audytu w uzasadnionych przypadkach udokumentowanych przez 4. zmianę w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia podwykonawców, którzy realizują części zamówienia wskazane w ofercie Wykonawcy w szczególnych przypadkach udokumentowanych przez 5. zmianę terminu zakończenia przeprowadzenia audytu, w przypadku nie osiągnięcia przez Zamawiającego zaawansowania finansowego na poziomie 50% wydatków całkowitych projektu. 5
12 Oprócz wypadków wymienionych w przepisach księgi III tytułu XV Kodeksu Cywilnego, stronom przysługuje prawo odstąpienia od umowy w następujących sytuacjach: 1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy: a) w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy, b) zostanie ogłoszona upadłość lub rozwiązanie firmy Wykonawcy, c) Wykonawca nie rozpoczął czynności przeprowadzania audytu bez uzasadnionych przyczyn oraz nie kontynuuje ich pomimo wezwania Zamawiającego złożonego na piśmie. d) stwierdzenia istotnego, mającego zasadniczy wpływ na przedmiot umowy, niewykonania obowiązków przez 2 Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia i powinno zawierać uzasadnienie. 13 1. Wszelkie zmiany w umowie pod rygorem nieważności muszą być dokonane w formie pisemnej. 14 Wszystkie ewentualne kwestie sporne powstałe na tle wykonania niniejszej umowy Strony rozstrzygać będą polubownie. W przypadku nie dojścia do porozumienia, spory podlegają rozstrzyganiu przez Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 15 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 16 Umowę niniejszą sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z przeznaczeniem po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron. Załączniki do umowy: 1. Oświadczenia osób przeprowadzających audyt zewnętrzny o bezstronności i niezależności od badanego Beneficjenta, 2. oświadczenie Wykonawcy audytu zewnętrznego o bezstronności i niezależności od badanego Beneficjenta. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY: 6