~.;ą._~~rząd GMINY ZBLEWO PLYNĘŁO 2015-05- 26 4~51- Ldz. Hosc za!. podpis Go.,".~I-4I'~ REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W GDAŃSKU WK/08041141 /32/K/20 14 Gdańsk, dnia 21 maja 2015r. Pan Artur Herold Wójt Gminy Zblewo sprawa: Wystąpienie pokontrolne. Wydział Kontroli Gospodarki Finansowej Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku przeprowadził na podstawie art. 7 ust. l ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2012r. poz. 1113 z późno zm.) oraz 4 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 1Ó lipca 2004r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167, poz. 1747) w okresie od dnia 12 listopada 2014r. do dnia 25 marca 2015r. kontrolę kompleksową gminy Zblewo. Wyniki kontroli zostały ujęte w protokole podpisanym przez obie strony w dniu 25 marca 2015r., którego jeden egzemplarz pozostawiono Panu Wójtowi. Celem kontroli - obejmującej lata: 2010-2013 - zgodnie z postanowieniami art. 5 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, było sprawdzenie prawidłowości realizacji przez organ wykonawczy uchwał Rady Gminy i innych zadań w zakresie gospodarki finansowej oraz zamówień publicznych. Z ustaleń kontroli wynika, że w kierowanej przez Pana jednostce część zadań wykonywana była z naruszeniem przepisów zawartych w aktach prawnych regulujących zasady gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych. Do naj istotniejszych nieprawidłowości stwierdzonych podczas kontroli należy zaliczyć: l. nieokreślenie w przyjętych w jednostce zasadach (polityce) rachunkowości sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w zakresie: a) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, ul. Wały Jagiellońskie 36, 80-853 Gdańsk tel.: 58301-86-45, fax: 58346-25-15 NIP 583-21-22-408 REGON 190134954 [8J gdansk@rio.gov.pl www.bip.gdansk.rio.gov.pl
b) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacj i, czego wyrnaga art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 330 z późno zm.) - str. 8-9 protokołu kontroli. 2. Ewidencjonowanie niektórych zdarzeń gospodarczych niezgodnie z postanowieniami ustalł)l o rachunkowości, a mianowicie:./ a) ujmowanie w 2013r. w księgach rachunkowych na konie 011 - "Środki trwałe" ) operacji zbycia nieruchomości z opóźnieniem (niezależnie od daty zbycia wszystkie 8 nieruchomości zbyte w roku 2013 wyksięgowano z ewidencji księgowej w dniu 31 grudnia 2013r.), czym naruszono art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 ust. 2 oraz art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości - str. 59 i 106 protokołu. W myśl powyższych przepisów do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym zgodnie z jego treścią ekonomiczną, a księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. b) Określenie w księgach rachunkowych numerów dowodów księgowych, na podstawie których dokonywano zapisów księgowych dotyczących operacji wpływu dochodów z tytułu opłaty miejscowej i opłaty targowej w sposób utrudniający lub uniemożliwiający sprawdzalność ksiąg rachunkowych, co stanowi naruszenie art. 24 ust. 4 pkt l ustawy o rachunkowości - str. 45-47 protokołu Zgodnie z przywołanym przepisem księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych. 3. Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji należności w drodze uzyskania potwierdzenia sald na sumę 805,55 zł według stanu na koniec 2010r., 5.124,72 zł według stanu na koniec 2012 roku i 3.748,45 zł według stanu na koniec 2013 roku, czym naruszono art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości - str. 31-32 protokołu. W myśl przywołanego przepisu jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, m. in. należności - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (potwierdzenia sald). 4. Pobieranie opłaty targowej w kwotach nieodpowiadających stawkom wprowadzonym uchwałą Rady Gminy Zblewo Nr XXIII/220/2012 z dnia 30 października 2012 roku w sprawie podatków i opłat lokalnych w Gminie Zblewo. Kontroli poddano wpłaty dokonane w maju 2013r. w łącznej kwocie 6.597 zł, z czego 2.328 zł (35,29% pobranych opłat) ustalono w sposób niezgodny ze stawkami określonymi w/w uchwałą Rady Gminy Zblewo - str. 46 protokołu. 2
5. Przyznanie zwolnień z podatku rolnego gruntów przeznaczonych na utworzenie nowego gospodarstwa rolnego lub powiększenie już istniejącego do powierzchni nieprzekraczającej 100 ha na podstawie art. 12 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 15 listopada 1984r. o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 1381 z późno zm.) bez wydania odrębnej decyzji w tej sprawie (ulgi przyznawano w decyzjach określających wysokość zobowiązania podatkowego), czym naruszono przepis określony w art. 13d ust. 1 wymienionej ustawy - str. 52-53 protokołu. Zgodnie z treścią art. 13d ust. 1 cyt. ustawy zwolnienia i ulgi podatkowe określone wart. 12 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz pkt 8-13, a także wart. 13b stosuje się z urzędu, a pozostałe zwolnienia i ulgi podatkowe (tj. m. in. z tytułu powiększenia gospodarstwa rolnego) na podstawie decyzji wydanej na wniosek podatnika. 6. Naruszenie przepisow ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2014r. poz. 518 z późno zm.) poprzez: a) nieprawidłowe stosowanie bonifikat w przypadku sprzedaży nieruchomości jako lokali mieszkalnych poprzez wyłączenie z ich ceny wartości udziału lokalu w prawie własności gruntu (i tym samym pomniejszenie kwoty bonifikaty), co naruszyło art. 68 ust. 1a przywołanej ustawy - str. 60-62 protokołu. Stosownie do brzmienia wskazanego przepisu jeżeli nieruchomość jest sprzedawana jako lokal mieszkalny, bonifikata obejmuje cenę lokalu, w tym cenę udziału w prawie własności gruntu lub, w przypadku gdy udział obejmuje prawo użytkowania wieczystego, pierwszą opłatę z tego tytułu. Bonifikata udzielana od ceny lokalu obejmuje wszystkie jej składniki w jednakowej wysokości. Zgodnie z art. 67 ust. 1a przywołanej ustawy cena lokalu, oznaczonego jako przedmiot odrębnej własności, obejmuje lokal wraz z pomieszczeniami przynależnymi, w rozumieniu ustawy o własności lokali oraz udział w nieruchomości wspólnej. b) Niesporządzenie wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę w 2013 roku (dotyczy 11 przypadków - wszystkich objętych kontrolą), co naruszyło art. 35 ust.1 cyt. ustawy - str. 62 protokołu. Zgodnie z w/w przepisem właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych właściwego urzędu. 7. Wykazanie w sprawozdaniach budżetowych za 2013r.: a) w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2013 roku, b) w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych od początku roku do dnia 31 grudnia 2013r. nieprawidłowych skutków finansowych wynikających z decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa z tytułu umorzenia zaległości podatkowych, a mianowicie: -w podatku od środków transportowych skutki te zaniżono o 1.820 zł, -w podatku od nieruchomości skutki te zawyżono o 109 zł, -w podatku rolnym skutki te zawyżono o 7 zł, czym naruszono 9 ust. 1 i 2 obowiązującego do dnia 23 stycznia 2014r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) w zw. z postanowieniami 3 ust. 1 pkt Iloraz 7 ust. 3 Załącznika 39 Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie 3
budżetów jednostek samorządu terytorialnego do w/w rozporządzenia - str. 30 i 53 protokołu. Stosownie do postanowień 9 ust. 1 i ust. 2 tego rozporządzenia kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Z 7 ust. 3 w/w Załącznika Nr 39 wynika, że kwoty wykazane w sprawozdaniu Rb-PDP dotyczące skutków obniżenia górnych stawek podatków, skutków udzielonych ulg i zwolnień oraz skutków decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy - Ordynacja podatkowa obliczonych za okres sprawozdawczy - wykazane w odpowiednich kolumnach sprawozdania, powinny być zgodne z odpowiadającymi tym kwotom skutkami, wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów samorządowych jednostek budżetowych i jednostek samorządu terytorialnego, odpowiednio do przepisów rozporządzenia. Natomiast zgodnie z 3 ust. 1 pkt 11 przywołanej Instrukcji sporządzania sprawozdań w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych z tytułu podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych, pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego: w kolumnie "Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy - Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy" w zakresie: - umorzeń zaległości podatkowych - wykazuje się kwoty dotyczące skutków udzielonych przez organ podatkowy gminy lub miasta na prawach powiatu za okres sprawozdawczy umorzeń w całości lub w części zaległości podatkowych, odsetek za zwłokę lub opłaty prolongacyjnej w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budżetu gminy lub miasta na prawach powiatu. Wykazane w tej kolumnie skutki powinny wynikać z decyzji właściwych organów gminy lub miasta na prawach powiatu, w zakresie zarówno bieżących, jak i zaległych należności. Wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrem przypisów i odpisów; - rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności podatku, zwalniania z obowiązku pobrania bądź ograniczenia poboru - wykazuje się kwoty dotyczące skutków decyzji organów podatkowych za okres sprawozdawczy. Skutki wykazane w tej kolumnie powinny wynikać z decyzji organu podatkowego, zarówno w zakresie bieżących, jak i zaległych należności. W przypadku podjęcia przez organ podatkowy decyzji o odroczeniu terminu płatności lub rozłożeniu na raty zapłaty podatku bądź zaległości podatkowej skutki finansowe wynikające z tych decyzji powinny być wykazywane za kolejne okresy sprawozdawcze w roku, w którym została wydana decyzja. Wykazane kwoty nie muszą wynikać z rejestrów przypisów i odpisów. W aktualnym stanie prawnym zagadnienia powyższe są analogicznie regulowane przez 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119 z późno zm.) w zw. z postanowieniami 8 ust. 3 i 3 ust. 1 pkt 11 Załącznika Nr 39 do w/w rozporządzenia - Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego. 8. Przypadki nieprawidłowości przy udzieleniu zamówień publicznych, a mianowicie: a) zamówienie na "Budowę Centrum Sportowo - Rekreacyjnego w Bytoni, etap III" (umowa nr ZROlUI/312011 z dnia 22 lutego 2011r. z ceną 393.584,16 zł) - brak oświadczenia W ójta Gminy Zblewo, który dokonał czynności związanych z postępowaniem, tj. zatwierdził specyfikację istotnych warunków zamówienia, co naruszyło art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień 4
publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 907 z późno zm.) - str. 82-84 protokołu. Zgodnie z brzmieniem wskazanego przepisu osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa wart. 17 ust. 1 cyt. ustawy. b) Zamówienie na "Bieżące utrzymanie dróg gminnych na terenie Gminy Zblewo w roku 2013" (umowa nr ZRO.UI.15.2013 z dnia 17 czerwca 2013r. z ceną 247.426,80 zł) - nie wykluczono wykonawcy, którego oferta nie zawierała dokumentów potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu zawartego w rozdz. 9 pkt 1 ppkt 1.3 Specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczącego udokumentowania przez wykonawcę dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, co naruszyło postanowienia art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych - str. 69-71 protokołu. Zgodnie ze wskazanym przepisem z postępowania wyklucza się wykonawców, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu. Podając powyższe do wiadomości Pana Wójta, działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustalry o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę o spowodowanie usunięcia przedstawionych nieprawidłowości poprzez: 1. dostosowanie zasad (polityki) rachunkowości do wymogów określonych przepisami ustawy o rachunkowości, 2. ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych zgodnie z ustawą o rachunkowości, 3. przeprowadzanie inwentaryzacji zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, 4. przestrzeganie uchwały rady gminy określającej stawki opłaty targowej, 5. przyznawanie zwolnień z podatku rolnego mocą stosownych decyzji organu podatkowego, jakim jest Wójt Gminy, 6. przestrzeganie postanowień ustawy o gospodarce nieruchomościami przy stosowaniu bonifikat przy sprzedaży lokali oraz wydzierżawianiu nieruchomości gminnych, 7. sporządzanie sprawozdań budżetowych zgodnie z uregulowaniami zawartymi w rozporządzeniu w sprawie sprawozdawczości budżetowej, 8. prawidłowe stosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych przy udzielaniu zamówień publicznych. Proszę również wyeliminować wszystkie pozostałe uchybienia i nieprawidłowości wyszczególnione w protokole kontroli. Jednocześnie informuję, że zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowycli kontrolowana jednostka jest obowiązana w terminie 30 dni od dnia doręczenia wystąpienia pokontrolnego zawiadomić Izbę o sposobie wykonania wniosków lub przyczynach ich niewykonania. Wykonanie wskazanych wyżej zaleceń może być objęte kontrolą sprawdzającą, zgodnie z art. 7a ust. 4 ustalry o regionalnych izbach obrachunkowych. Do wniosków zawartych w powyższym wystąpieniu (zgodnie z art. 9 ust. 3 i ust. 4 ustalry o regionalnych izbach obrachunkowycłu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku za pośrednictwem Prezesa tutejszej Izby. Do wiadomości: Pan Leszek Burczyk - Przewodniczący Rady Gminy Zblewo 5 a