ZARZĄDZENIE Nr 24/2013 DYREKTORA NARODOWEGO CENTRUM NAUKI w sprawie warunków zwrotu kosztów podróży dla zagranicznych członków Zespołów Ekspertów. Na podstawie art. 22 ust. 3 w związku z art. 13 ust. 2, ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Nauki (Dz. U. 2010, Nr 96, poz. 617) zarządza się, co następuje: Przepis ogólny 1. Zarządzenie określa warunki zwrotu kosztów podróży w celach związanych z bezpośrednim wykonywaniem ustawowych zadań, przez zagranicznych członków Zespołów Ekspertów zwanych dalej podróżami. Podstawowe pojęcia 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora Narodowego Centrum Nauki; 2) Centrum należy przez to rozumieć Narodowe Centrum Nauki; 3) Wyjeżdżającym należy przez to rozumieć zagranicznego członka Zespołów Ekspertów. Przejazdy 3. 1. Formy właściwe do odbycia podróży: 1) przejazdy w I lub II klasie komunikacji kolejowej; 2) przejazdy autobusem; 3) przejazdy samochodem osobowym niebędącym własnością Centrum. Wyjeżdżający może korzystać z przejazdów samochodem, jeśli odległość jest mniejsza niż 1000 km pod warunkiem uzyskania na wniosek Wyjeżdżającego zgody Dyrektora Centrum, wydanej na 1
podstawie wniosku złożonego osobiście, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia; 4) przeloty samolotem w klasie ekonomicznej; 5) dojazdy środkami komunikacji miejscowej oraz dojazdy z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości faktycznie poniesionych kosztów dojazdów (do środków komunikacji miejscowej zalicza się: autobusy miejskie, tramwaje, pociągi, busy kursujące na terenie danej miejscowości, itp.); 6) przejazdy taksówką jedynie w godzinach nocnych od 22:00 do 6:00 w drodze z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. 2. Całkowity zwrot kosztów przejazdów i przelotów nie może przekroczyć łącznie równowartości kwoty 500 EUR, jeśli Wyjeżdżający odbywa podróż z krajów europejskich, a w przypadku podróży z pozostałych krajów równowartości kwoty 2000 USD. 3. W uzasadnionych przypadkach Wyjeżdżający może złożyć za pośrednictwem Koordynatorów Dyscyplin pisemny wniosek do Dyrektora o wyrażenie zgody na zwiększenie kwot limitów (osobiście, pocztą lub drogą elektroniczną). 4. W przypadkach uzasadnionych ważnymi przyczynami inne wydatki związane z podróżą mogą zostać zwrócone wyłącznie na pisemny wniosek, zawierający przyczynę pod warunkiem uzyskania zgody Dyrektora. Samochód osobowy 4. 1. W przypadku przejazdu samochodem osobowym niebędącym własnością Centrum, Wyjeżdżającemu przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu. 2. Stawka za jeden kilometr przebiegu wynosi: 1) 0,5214 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm 3 ; 2) 0,70 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm 3. 3. Podstawę do ustalenia odległości stanowi długość najkrótszej trasy (z pominięciem odcinków płatnych) pomiędzy miastami. 4. Za dodatkowe koszty związane z wykorzystaniem samochodu w podróży tj. opłaty za korzystanie z autostrady, opłaty parkingowe, koszty dodatkowych noclegów, itp. nie przysługuje zwrot. 2
5. Rozliczenia podróży samochodem dokonuje się na podstawie wypełnionego formularza stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia. Nocleg 5. 1. Wyjeżdżający ma prawo do noclegu, jeżeli posiedzenie jest zaplanowane na rano następnego dnia lub trwa do późnych godzin wieczornych. 2. Wyjeżdżający jest zobowiązany korzystać z noclegu zapewnionego przez Centrum. 3. Dział Spraw Organizacyjnych dokonuje rezerwacji w hotelu, z którym Centrum podpisało umowę. Wyjeżdżający jest zobowiązany poinformować Dział Spraw Organizacyjnych o rezerwacji bądź jej odwołaniu najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem panelu Zespołu Ekspertów. 4. W wyjątkowych sytuacjach, kiedy Wyjeżdżający z uzasadnionych przyczyn nie był w stanie poinformować Centrum o rezerwacji noclegu w terminie określonym w ust. 3, może otrzymać zwrot kosztów noclegu, pod warunkiem uzyskania za pośrednictwem Koordynatorów Dyscyplin zgody Dyrektora. Uzgodnień z Koordynatorami Dyscyplin wraz z uzasadnieniem należy dokonać drogą elektroniczną. 5. Koszt noclegu nie może przekraczać kwoty 600 zł brutto za dobę. Uzgodnień z Koordynatorami Dyscyplin wraz z uzasadnieniem należy dokonać drogą elektroniczną. 6. Za korzystanie z telefonów, Internetu i innych usług hotelowych nie przysługuje zwrot. Podstawowa zasada zwrotu kosztów podróży 6. Wyjeżdżający jest zobowiązany przestrzegać zasady gospodarności podczas planowania i realizacji podróży w celu oszczędnego wydatkowania środków budżetowych. Rozliczenie kosztów podróży 7. 1. Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w Dziale Finansowo-Księgowym Centrum. 2. Warunkiem zwrotu kosztów podróży jest złożenie wypełnionego Rozliczenia kosztów podróży (wzór stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia) oraz pełnej dokumentacji 3
potwierdzającej faktycznie poniesione koszty podróży (oryginały biletów za przejazd, faktury oraz rachunki wystawione na Centrum). 3. Rozliczenie i zwrot kosztów podróży zostanie dokonany przez Dział Finansowo-Księgowy na podstawie kompletu dokumentów. 4. Jeżeli uzyskanie dokumentu (faktury, rachunku, biletu) nie było możliwe i jednocześnie dany koszt nie podlegał opodatkowaniu podatkiem VAT, Wyjeżdżający składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (wzór stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia). 5. Przy rozliczeniu zwrotu kosztów podróży nie uwzględnia się paragonów nie spełniających wymogów dowodu księgowego w rozumieniu ustawy o rachunkowości. 6. W przypadku braku wymaganych dokumentów koszty podróży nie zostaną rozliczone, a Wyjeżdżający nie otrzyma zwrotu poniesionych wydatków z tytułu odbytej podróży. 7. Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w terminie do 14 dni od zakończenia podróży. Centrum zobowiązuje się do zwrotu kosztów podróży w terminie 60 dni od daty otrzymania kompletu prawidłowych dokumentów. Przepis końcowy 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 4
Załącznik nr 1 zarządzenia nr 24/2013 Dyrektora Narodowego Centrum Nauki w sprawie warunków zwrotu kosztów podróży dla zagranicznych członków Zespołu Ekspertów.... Kraków, dnia... ( imię i nazwisko wnioskodawcy ) Wniosek Proszę o wyrażenie zgody na wykorzystanie samochodu osobowego niebędącego własnością Centrum w zagranicznej podróży: - nr rejestracyjny. - pojemność silnika Trasa przejazdu: z... do... i powrót do... najkrótszą trasą (z pominięciem odcinków płatnych) pomiędzy miastami. data wyjazdu... data powrotu... Oświadczenie Wnioskodawcy Przyjmuję do wiadomości, że koszt ubezpieczenia samochodu, pasażerów oraz przewożonego bagażu nie obciąża Narodowego Centrum Nauki.... ( podpis wnioskodawcy ) Wyrażam zgodę na wykorzystanie samochodu osobowego niebędącego własnością Centrum w krajowej podróży... ( data i podpis Dyrektora Centrum) 5
Załącznik nr 2 zarządzenia nr 24/2013 Dyrektora Narodowego Centrum Nauki w sprawie warunków zwrotu kosztów podróży dla zagranicznych członków Zespołu Ekspertów.... Kraków, dnia...... ( imię i nazwisko wnioskodawcy ) Rozliczenie kosztów użycia samochodu osobowego niebędącego własnością Centrum w krajowej podróży Proszę o wyrażenie zgody na rozliczenie kosztów wykorzystania samochodu osobowego niebędącego własnością Centrum w krajowej podróży: - nr rejestracyjny... - pojemność silnika Trasa przejazdu: z... do... i powrót do... najkrótszą trasą (z pominięciem odcinków płatnych) pomiędzy miastami. data wyjazdu... data powrotu... Koszt przejazdu:... x 0,70... zł =. zł ( liczba kilometrów ) (stawka za 1 km) ( kwota do rozliczenia ).. ( podpis wnioskodawcy ) Zatwierdzam.. 6
( data i podpis Dyrektora Centrum ) Załącznik nr 3 zarządzenia nr 24/2013 Dyrektora Narodowego Centrum Nauki w sprawie warunków zwrotu kosztów podróży dla zagranicznych członków Zespołu Ekspertów. pieczątka instytucji ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY NR z dnia dla pełniący/a funkcję imię i nazwisko do na czas od do w celu środki lokomocji: nr rachunku bankowego RACHUNEK KOSZTÓW PODRÓŻY WYJAZD PRZYJAZD miejscowość data godzina miejscowość data godzina środki lokomocji koszty przejazdu Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym data i podpis Sprawdzono pod względem merytorycznym data i podpis Ryczałty za dojazdy Razem przejazdy, dojazdy Noclegi wg rachunków Noclegi ryczałt Inne wydatki wg załączników SUMA OGÓŁEM Zatwierdzono na kwotę: Załączniki Pobrana zaliczka Do wypłaty / zwrotu Niniejszy rachunek przedkładam data i podpis Głównego Księgowego data i podpis Dyrektora data podpis 7
Załącznik nr 4 zarządzenia nr 24/2013 Dyrektora Narodowego Centrum Nauki w sprawie warunków zwrotu kosztów podróży dla zagranicznych członków Zespołu Ekspertów. Kraków, dnia... WNIOSEK O UZNANIE OŚWIADCZENIA JAKO KSIĘGOWEGO DOWODU ZASTĘPCZEGO 1 Dotyczącego wyjazdu służbowego... ( imię i nazwisko wnioskującego) Do... w okresie... ( miejsce podróży ) ( data wyjazdu i przyjazdu ) Proszę o uznanie niniejszego oświadczenia jako zastępczego dowodu księgowego 2. Równocześnie informuję, że dokonałem w dniu... u dostawcy... wpłaty za: ( nazwa i adres ) Rodzaj usługi Ilość Cena Wartość Uzasadnienie braku rachunku (podać powód):......... Decyzja Dyrektora NCN:. ( podpis wnioskodawcy ) Wyrażam zgodę / nie wyrażam zgody* na uznanie oświadczenia jako księgowego dowodu zastępczego. *niepotrzebne skreślić... ( pieczęć i podpis Dyrektora Centrum ) 1 wniosek nie może być wydany, gdy przedmiot zakupu lub usługi był opodatkowany podatkiem VAT/art. 20 ust. 4 o rachunkowości Dz. U 121 poz. 591 z dnia 29.09.1994 r. z późniejszymi zmianami. 2 Art. 20 ust.3 pkt 3 ustawy o rachunkowości DZ. U 121 poz. 591 z dnia 29.09.1994 r. z późniejszymi zmianami. 8