Regulamin Bazy Wiedzy o Funduszach Europejskich (baza.funduszeeuropejskie.gov.pl) Rozdział I Postanowienia ogólne i definicje 1. Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady korzystania z Bazy Wiedzy o Funduszach Europejskich (baza.funduszeeuropejskie.gov.pl), a w szczególności uprawnienia i obowiązki Użytkowników. 2. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o: 1) Administratorze - należy przez to rozumieć Użytkownika o specjalnych uprawnieniach, które pozwalają mu na zarządzanie Zespołem oraz kontami Użytkowników. W Bazie Wiedzy funkcję Administratorów pełnią wyznaczeni pracownicy Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju oraz inni wyznaczeni przez Ministerstwo pracownicy administracji publicznej; 2) Administratorze Danych Osobowych należy przez to rozumieć Ministra Infrastruktury i Rozwoju z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Wspólnej 2/4; 3) Bazie należy przez to rozumieć Bazę Wiedzy o Funduszach Europejskich - intranetowy serwis Funduszy Europejskich dostępny pod adresem baza.funduszeeuropejskie.gov.pl, administrowany przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju; 4) Koncie - należy przez to rozumieć zespół cech identyfikujących Użytkownika w Bazie, z których wynikają: możliwość dostępu do usług po podaniu adresu e-mail oraz hasła, możliwość modyfikacji danych opublikowanych w Wizytówce, możliwość modyfikacji ustawień Konta, w tym wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz zgody na postanowienia regulaminu, a także dostęp do opublikowanych dokumentów (w tym możliwość ich dodawania) oraz Zespołów, których jest się członkiem; 5) Ministerstwie należy przez to rozumieć Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju; 6) Panelu Administratora - należy przez to rozumieć funkcjonalności Bazy dostępne poprzez dedykowany interfejs, pozwalający Administratorom na zarządzanie przypisanymi im Zespołami i Kontami; 7) Regulaminie - należy przez to rozumieć niniejszy dokument określający w szczególności warunki korzystania z Bazy, prawa i obowiązki Użytkowników związane z korzystaniem z Bazy, warunki i zasady ochrony danych osobowych, prawa autorskie, jak również zakres odpowiedzialności Użytkowników; 1
8) Użytkowniku - należy przez to rozumieć pracownika administracji publicznej zaangażowanego we wdrażanie Funduszy Europejskich lub inną osobę, która uzyskała dostęp do Bazy; 9) Wizytówce - należy przez to rozumieć miejsce w Bazie, gdzie opublikowany jest zbiór informacji o Użytkowniku, w tym wymagane dane osobowe, zamieszczane na warunkach określonych w Regulaminie, tj.: imię, nazwisko, urząd, instytucja, stanowisko, służbowy nr telefonu, adres e-mail, (dane pracownicze), tworzony automatycznie w oparciu o dane przekazywane w ramach rejestracji konta lub późniejszej edycji danych; 10) Zespole - należy przez to rozumieć grupę Użytkowników posiadających dostęp do informacji o określonej tematyce. Zespoły są tworzone przez Administratora. Użytkownicy mogą zapisywać się do Zespołów lub być do nich zapraszani przez Administratorów. W Bazie można wyróżnić 3 typy Zespołów: otwarte (swobodny dostęp dla wszystkich Użytkowników), eksperckie otwarte (dostęp po zaakceptowaniu wniosku przez Administratora danego Zespołu) oraz eksperckie zamknięte (dostęp tylko poprzez zaakceptowanie zaproszenia od Administratora danego Zespołu). 3. Niezbędnym dla korzystania z Bazy jest posiadanie przez Użytkownika urządzenia pozwalającego na dostęp do sieci Internet, włącznie z programem służącym do przeglądania jej zasobów, akceptującym pliki typu cookies oraz konto poczty e-mail. Rozdział II Cele Bazy Wiedzy 1. Baza jest serwisem intranetowym Funduszy Europejskich, umożliwiającym swoim Użytkownikom nawiązywanie kontaktów, wymianę informacji i doświadczeń, publikowanie dokumentów, promocję informacji na temat Funduszy Europejskich, pozyskiwanie materiałów oraz publikacji, nawiązywanie współpracy projektowej między urzędami oraz wyszukiwanie specjalistów wewnątrz administracji do współpracy nad kwestiami związanymi z wdrażaniem środków europejskich. 2. Cele określone w ust. 1 realizowane są między innymi poprzez umożliwienie Użytkownikowi: 1) korzystania z następujących modułów: dokumenty, ankiety, forum, wiki, czat; 2) wysyłania wiadomości do innych Użytkowników, na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie; 3) korzystania z listy kontaktów dla ułatwienia komunikacji. 2
Rozdział III Użytkownicy Bazy 1. Użytkownikiem Bazy może być osoba zatrudniona w administracji publicznej zaangażowanej we wdrażanie Funduszy Europejskich lub (za zgodą Ministerstwa) inna osoba niezatrudniona w administracji publicznej lecz stale z nią współpracująca. 2. Rejestracja Konta przez Użytkownika może odbyć się jedynie z adresu e-mail ze zbioru domen pocztowych zaakceptowanych przez Ministerstwo. 3. Rejestrując Konto Użytkownik potwierdza spełnianie warunków rejestracji oraz wyraża zgodę na wszystkie postanowienia niniejszego Regulaminu i zobowiązuje się do ich przestrzegania. 4. Rejestrując Konto Użytkownik, wyraża zgodę na otrzymywanie na wskazane w Wizytówce konto pocztowe komunikatów systemowych, w tym m.in.: powiadomień o zaproszeniach do Zespołów i przerwach technicznych w działaniu Bazy, zmianach w Regulaminie oraz nowych funkcjach Bazy. 5. Rejestrując Konto Użytkownik, wyraża zgodę na to, że jego dane zawarte w Wizytówce zostaną udostępnione innym Użytkownikom Bazy. 6. Baza automatycznie blokuje Konto w odpowiedzi na brak logowania w okresie 90 dni. 7. Baza automatycznie usuwa Konto w odpowiedzi na odwołanie przez niego zgody na przetwarzanie danych osobowych. 8. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do zablokowania Konta lub usunięcie Konta w przypadku stwierdzenia łamania przez jego właściciela zasad niniejszego Regulaminu. 9. Dostęp do Bazy jest dobrowolny i bezpłatny. 10. Ministerstwo zastrzega sobie prawo dowolnej modyfikacji usług, narzędzi oraz sposobu działania Bazy, w tym usunięcia wszelkich zgromadzonych w Bazie danych, zaprzestania działalności oraz podjęcia wszelkich dozwolonych przez prawo czynności związanych z serwisem. Użytkownikowi nie przysługują z tytułu wskazanych czynności żadne roszczenia względem Ministerstwa. 11. Uprawnienia Administratora nadawane są na podstawie pisemnego wniosku, którego wzór stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu. Administrator ma dostęp do Panelu Administratora, dzięki któremu może zarządzać Zespołami. 12. Odebranie uprawnień Administratora następuje niezwłocznie po otrzymaniu przez Ministerstwo na adres e-mail bazawiedzy@mir.gov.pl stosownej informacji wraz z wypełnionym wnioskiem o nadanie stosownych uprawnień dla osoby, która ma go zastąpić. 3
13. O nadawaniu i odbieraniu uprawnień Administratora decyduje Ministerstwo na wniosek innej instytucji lub samodzielnie w przypadku stwierdzenia naruszenia Regulaminu Bazy. 14. Administrator Bazy ma obowiązek: 1) kontrolować zasoby informacyjne w ramach przypisanych mu Zespołów zarówno pod względem ilościowym, jak i jakościowym, a także zgodności z Regulaminem; 2) dbać o porządek i właściwą strukturę informacji w ramach przydzielonych mu Zespołów poprzez np. dystrybuowanie materiałów szkoleniowych otrzymanych od Ministerstwa, udzielanie pomocy technicznej, porad oraz gdy są łamane postanowienia niniejszego Regulaminu upomnień Użytkownikom; 3) kontrolować stan osobowy Użytkowników i w uzasadnionych przypadkach blokować konta Użytkownikom, którym wygasł stosunek pracy w ramach administracji publicznej lub zmienił się zakres zadań na nie związany z Funduszami Europejskimi; 4) raportować Ministerstwu o poważnych naruszeniach Regulaminu, problemach technicznych lub innych niebezpieczeństwach związanych z korzystaniem przez Użytkowników z Bazy; 5) udzielać informacji Ministerstwu o aktualnym stanie osobowym lub innych kwestiach związanych z zagadnieniami opisanymi w pkt 1-4. Rozdział IV Konto Użytkownika 1. Rozpoczęcie korzystania z Bazy wymaga prawidłowego wypełnienia formularza rejestracyjnego. 2. Następnie. aby korzystać z Bazy konieczna jest aktywacja Konta, która dokonywana jest poprzez kliknięcie w otrzymany link aktywacyjny wysłany na adres e-mail wprowadzony podczas rejestracji przez Użytkownika. 3. Zrealizowanie w pełni procedury aktywacji Konta w Bazie możliwe jest wobec Użytkownika, który: 1) zapewnia i oświadcza, iż zapoznał się i zaakceptował treść całego Regulaminu; 2) wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu; 3) wyraża zgodę na udostępnienie swoich danych osobowych innym użytkownikom Bazy na zasadach określonych w Regulaminie; 4
4) wprowadził poprawne dane w formularzu rejestracyjnym we wszystkich wymaganych polach. 4. Użytkownik zobowiązany jest do aktualizowania swoich danych w Wizytówce. 5. W przypadku stwierdzenia podania przez Użytkownika nieprawdziwych lub nieaktualnych danych, Administrator ma obowiązek: 1) wezwać Użytkownika do natychmiastowego usunięcia nieprawidłowości, lub 2) zablokować Konto Użytkownika do czasu wyjaśnienia sprawy, lub 3) usunąć Konto Użytkownika. 6. W przypadku pojawienia się uzasadnionych wątpliwości co do autentyczności wprowadzonych przez Użytkownika danych, Administrator może zażądać przedstawienia stosownych dokumentów potwierdzających te dane. 7. Niedopuszczalne jest posiadanie więcej niż jednego Konta. 8. Zabrania się udostępniania danych identyfikacyjnych swojego Konta innym osobom, a w szczególności hasła dostępu. 9. Zabrania się korzystania z Kont należących do innych osób. Rozdział V Dane osobowe i polityka prywatności 1. Administratorem Danych Osobowych Użytkowników podanych w formularzu rejestracyjnym jest Minister Infrastruktury i Rozwoju z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Wspólnej 2/4. 2. Dokonując rejestracji Konta Użytkownik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych zgodnie z celami określonymi w Rozdziale II oraz zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.). 3. Dane osobowe użytkownika sa przetwarzane zgodnie z Polityką prywatności oraz ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 4. Maksymalny zakres danych osobowych przetwarzanych przez Administratora Danych Osobowych to: imię i nazwisko Użytkownika, służbowy adres e-mail, stanowisko, numer telefonu służbowego, nazwa instytucji, w której pracuje. 5. Dane osobowe Użytkownika są przetwarzane w Bazie w związku z korzystaniem przez Użytkownika z Bazy oraz w celu wymiany informacji pomiędzy Użytkownikami. 5
6. Dane osobowe użytkownika mogą być przetwarzane również w celu zapewnienia funkcjonowania Bazy w zgodzie z przepisami prawa, w tym dochodzenia ewentualnych roszczeń w przypadku jego naruszenia. 7. Przetwarzane w Bazie dane osobowe Użytkownika nie są udostępniane przez Administratora Danych Osobowych podmiotom trzecim, za wyjątkiem sytuacji, kiedy obowiązek udostępnienia tych danych wynika z przepisów prawa, bądź niniejszego Regulaminu. 8. Zarejestrowany Użytkownik ma prawo wglądu do swoich danych osobowych oraz prawo do ich poprawiania i żądania ich usunięcia, co skutkowałoby brakiem możliwości dalszego korzystania z Bazy Wiedzy. 9. W celu usunięcia Konta, Użytkownik zwraca się do Administratora Danych Osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres bazawiedzy@mir.gov.pl, podając link do właściwego profilu Użytkownika lub korzystając z odpowiednich opcji w ramach edycji Wizytówki. Rozdział VI Korzystanie z Bazy 1. Niedopuszczalne są działania mogące utrudniać działanie Bazy. W przypadku stwierdzenia takich działań, Administrator wzywa Użytkownika do natychmiastowego wyjaśnienia sprawy, bądź blokuje jego Konto do czasu wyjaśnienia sprawy. W przypadku rażącego naruszenia niniejszego Regulaminu Administrator powiadamia Ministerstwo. 2. Użytkownik jest zobowiązany, w szczególności, do: 1) powstrzymywania się od jakichkolwiek działań mogących utrudnić lub zakłócić funkcjonowanie Bazy oraz od korzystania z usług serwisu w sposób uciążliwy dla innych Użytkowników; 2) przestrzegania autorskich praw majątkowych i osobistych oraz praw pokrewnych, a także praw wynikających z rejestracji wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych i przemysłowych innych osób; 3) powstrzymywania się od jakichkolwiek działań naruszających prywatność innych Użytkowników, w szczególności zbierania, przetwarzania i rozpowszechniania informacji o innych Użytkownikach bez ich wyraźnej zgody, chyba że jest to dozwolone przez przepisy prawa lub niniejszego Regulaminu. 3. Zabrania się umieszczania w Bazie i rozpowszechniania za jego pośrednictwem: 1) oprogramowania objętego prawami innych osób - bez właściwego upoważnienia; 6
2) oprogramowania przeznaczonego do nieuprawnionego niszczenia, zmieniania, usuwania, uszkadzania, utrudniania dostępu do danych informatycznych, istotnego zakłócania lub uniemożliwiania automatycznego przetwarzania, gromadzenia i przekazywania takich danych, zakłócania pracy systemów i sieci teleinformatycznych; 3) haseł komputerowych, kodów dostępu lub innych danych umożliwiających nieuprawniony dostęp do informacji przechowywanych w systemie komputerowym lub sieci teleinformatycznej. 4. Zamieszczanie w Bazie treści bezprawnych, obraźliwych, nieprawdziwych, niezgodnych z prawem powszechnie obowiązującym w Polsce, propagujących przemoc, nagannych moralnie lub naruszających powszechnie uznane dobre obyczaje jest zabronione. Treści takie oraz Konta ich autorów mogą zostać usunięte przez Administratora. 5. Użytkownik w ramach Wizytówki może zamieszczać jedynie zdjęcia przedstawiające jego osobę w sposób umożliwiający jej rozpoznanie. Użytkownik wyraża zgodę na rozpowszechnianie i publiczne udostępnianie jego własnego wizerunku, zamieszczonego przez niego w Bazie. 6. Zabrania się zamieszczania w Wizytówce zdjęć innych osób, a także wszelkiego rodzaju znaków i symboli. 7. Zezwala się, ze względu na cechy formatu cyfrowego, na retusz fotografii, pod warunkiem, że będzie on polegał na zastosowaniu korekty globalnej, która polepsza jakość (np. nasycenie, kontrast). Nie zezwala się natomiast na stosowanie zabiegów selektywnych w celu dodawania lub odejmowania elementów, łączenia kilku fotografii, lub zmiany jej oryginalnej kompozycji. Zabronione jest również zamieszczanie zdjęć pornograficznych lub nielicujących z profesjonalnym charakterem Bazy. 8. Administrator może żądać usunięcia zdjęcia uznanego przez niego za sprzeczne z Regulaminem. 9. Uporczywe zamieszczanie niewłaściwych zdjęć skutkować będzie zablokowaniem Konta danego Użytkownika. 10. Zabrania się wykorzystywania Bazy do rozsyłania wiadomości prywatnych, reklam towarów, usług, komercyjnych serwisów internetowych oraz innych treści uznawanych jako spam. Rozdział VII Prawa autorskie 1. Użytkownik umieszczający w Bazie dane, będące utworami w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. 7
U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631, z późn. zm.),dotyczące m.in.: wizerunku, materiałów lub wypowiedzi na Koncie własnym lub innego Użytkownika potwierdza, że posiada prawa do: wykorzystywania, utrwalania w pamięci komputera, zmieniania, usuwania, uzupełniania, zwielokrotniania i rozpowszechniania (w szczególności w Internecie) tych danych. 2. Użytkownik publikujący w Bazie treści, co do których prawa autorskie przysługują mu jako twórcy zrzeka się wszelkich roszczeń względem Ministerstwa oraz Użytkowników z tytułu nieodpłatnego wykorzystania tych treści w zakresie określonym w ust. 1. 3. Użytkownicy udostępniający w Bazie treści, co do których prawa autorskie przysługują osobom trzecim, przyjmują na siebie odpowiedzialność za uzyskanie od uprawnionych podmiotów zgody na rozpowszechnianie tych treści. Użytkownicy ponoszą całkowitą odpowiedzialność za jakiekolwiek szkody powstałe w wyniku udostępnienia w Bazie treści, co do których prawa autorskie przysługują osobom trzecim bez zgody uprawnionych podmiotów. Rozdział VIII Odpowiedzialność 1. Ministerstwo nie ponosi odpowiedzialności za treść i formę materiałów i informacji umieszczonych w Bazie przez Użytkowników. 2. Ministerstwo nie ponosi odpowiedzialności za treść wiadomości wysyłanych przez Użytkowników. Osoby wysyłające wiadomości, których treść narusza prawo lub prawem chronione dobra osób trzecich, mogą ponieść z tego tytułu odpowiedzialność karną lub cywilną. 3. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za złamanie prawa bądź szkodę wywołaną jego działaniami w Bazie, w szczególności podaniem nieprawdziwych danych, ujawnieniem tajemnicy służbowej, informacji niejawnej lub innych tajemnic ustawowo chronionych, naruszeniem dóbr osobistych lub praw autorskich oraz praw pokrewnych, a także przetwarzaniem danych osobowych użytkowników niezgodnie z celami Bazy Wiedzy lub z naruszeniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. 4. Ministerstwo wyraźnie zastrzega, iż korzystanie z Bazy i udostępnianych przez nią usług odbywa się na wyłączne ryzyko Użytkownika. Wszelkie umieszczone w Bazie informacje i materiały, a także dostarczane za pośrednictwem Bazy produkty i usługi nie są objęte gwarancją co do ich wartości, przydatności, zupełności, kompletności czy użyteczności. 5. Ministerstwo nie odpowiada za skutki niewykonania lub nienależytego wykonania zaciągniętych przez kogokolwiek, za pośrednictwem Bazy, zobowiązań oraz za zdolności tych osób do zaciągania zobowiązań. 6. Ministerstwo nie udziela żadnej gwarancji prawidłowego działania Bazy w całości albo w części. 8
7. Ministerstwo nie odpowiada za politykę ochrony prywatności stosowaną przez właścicieli lub administratorów serwisów, do których przekierowują odsyłacze zamieszczane przez Użytkowników w Bazie. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za treści znajdujące się na stronie, do której przekierowuje zamieszczany przez niego w Bazie odsyłacz. 8. Ministerstwo nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody powstałe w wyniku błędów, awarii i przerw w funkcjonowaniu Bazy. Rozdział IX Zgłoszenia problemów, uwag 1. Zakłócenia w funkcjonowaniu Bazy, problemy i uwagi związane ze świadczonymi usługami w ramach Bazy mogą być zgłaszane przez Użytkownika poprzez wysłanie informacji do Administratora na adres: bazawiedzy@mir.gov.pl. 2. Zgłoszenie zostanie rozpatrzone przez Administratora w terminie nie przekraczającym 7 dni od dnia otrzymania informacji. Ministerstwo zastrzega sobie jednak prawo do pozostawienia zgłoszenia bez rozpoznania, jeżeli wynikać ono będzie z nieznajomości niniejszego Regulaminu lub przepisów prawa. 3. Ministerstwo oraz Administrator zastrzegają sobie prawo do ingerencji w Konto Użytkownika w celu usunięcia zakłócenia lub problemu w funkcjonowaniu Konta lub Bazy. Rozdział X Przepisy końcowe 1. Ministerstwo zastrzega sobie prawo jednostronnej zmiany Regulaminu bez konieczności uzasadniania przyczyny takiej zmiany. 2. Ministerstwo zobowiązuje się powiadamiać Użytkowników drogą elektroniczną o zmianach Regulaminu. 3. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za podanie adresu poczty elektronicznej, do którego nie ma dostępu, w szczególności adresu nieprawidłowego lub należącego do innego podmiotu, oraz wynikające z tego faktu skutki w postaci nieotrzymania powiadomienia określonego w ust. 2. 4. Użytkownik ponosi ryzyko nieotrzymania powiadomienia określonego w ust. 2 z przyczyn niezależnych od Ministerstwa. 5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie 9 grudnia 2013 r. 9