Przyjęty przez Forum Olsztyńskich Organizacji Pozarządowych, 11.03.2004 wraz z poprawkami z dnia 26.11.2005, 6 grudnia 2007, 29 marca 2012 tekst jednolity REGULAMIN FORUM ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH MIASTA OLSZTYNA POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Regulamin pracy Forum Organizacji Pozarządowych Miasta Olsztyna (zwane dalej Forum) określa przedmiot, zasady działania, strukturę Rady Olsztyńskich Organizacji Pozarządowych (zwanej dalej Radą), Komisji Etyki (zwanej dalej Komisją) oraz tryb powoływania jej członków oraz członkiń. 2 Forum skupia przedstawicieli organizacji pozarządowych podejmujących inicjatywy społecznie użyteczne. 3 1. Forum nadaje się status uchwałodawczy; 2. W obradach Forum biorą udział przedstawiciele organizacji pozarządowych działających na terenie Miasta Olsztyna; 3. Forum obraduje, co najmniej raz do roku; 4. Organem wykonawczym Forum jest Rada; 5. Forum powołuje Komisje Etyki. STRUKTURA RADY 4 1. Rada składa się z 11 osób wybranych w głosowaniu tajnym z zastrzeżeniem ust. 5,6, i 7; 2. Kadencja Rady trwa 3(trzy) lata; 3. Rada ze swego grona wybiera zwykłą większością głosów 5 osobowe Prezydium w składzie: Przewodniczący/ca, Zastępca Przewodniczącego/cej, Sekretarz oraz 2 (dwóch) członków/członkiń. 4. Radę reprezentują na zewnątrz każdorazowo przynajmniej dwie osoby spośród jej członków w tym Przewodniczący/ca lub zastępca Przewodniczącego/cej; Sekretarz zapewnia obsługę organizacyjną oraz prowadzi dokumentację prac Forum i Rady.
5. W razie wygaśnięcia mandatu członka/członkini Rady, liczba członków/iń Rady w okresie od rezygnacji do najbliższego Forum ulega zmniejszeniu, jednakże nie mniej niż do 9 członków/iń. 6. W razie wygaśnięcia mandatu co najmniej 3 członków/iń Rady w czasie kadencji, Rada zwykłą większością głosów dokonuje kooptacji, spośród tych zgłoszonych kandydatów/ek do Rady, którzy nie zostali wybrani podczas Forum, tak, aby została zachowana liczba członków/iń Rady określona w ust.5; 7. Uzyskanie członkostwa w Radzie w trybie określonym w ust.6 wymaga uzyskania pisemnej zgody kandydata/ki; 8. W razie braku możliwości kooptacji członków/iń Rady w trybie określonym w ust.5-7, Rada zwołuje Forum, którego celem będzie uzupełnienie składu Rady tak, by liczba jej członków/iń wynosiła 11 osób. 9. Forum ma prawo uzupełnić skład Rady w wyborach jawnych bezwzględną większością głosów. TRYB POWOŁYWANIA CZŁONKÓW RADY REGULAMIN WYBORÓW 5 1. Wybory Rady odbywają się podczas plenarnego zgromadzenia Forum. 2. W celu przeprowadzenia wyborów powołuje się 3 (trzy) osobową Komisję Wyborczą, która przyjmuje zgłoszenia kandydatów/tek oraz ustala listy wyborcze oraz 3 (trzy) osobową Komisję Skrutacyjną spośród zebranych przedstawicieli na Forum (członkowie/nie Komisji Skrutacyjnej nie mogą być wybierani do Rady). 3. W wyborach biorą udział przedstawiciele/ki organizacji pozarządowych, prowadzących działalność na terenie Miasta Olsztyn. W przypadku organizacji mającej oddziały na terenie miasta, mandat otrzymuje tylko zarząd oddziału. 4. Mandat Wyborczy można otrzymać po przedłożeniu statutu organizacji lub odpisu KRS lub wpisu do rejestru organizacji pozarządowych działających na terenie Miasta Olsztyn prowadzonego w Biurze Pełnomocnika Prezydenta Miasta Olsztyn ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi. 5. Kandydatów/ki do Rady zgłaszają zebrani do Komisji Wyborczej, spośród osób obecnych na sali. Istnieje możliwość zgłaszania osoby nieobecnej, która złożyła pisemną deklarację zgody na kandydowanie. 6. Ustępujące Prezydium Rady ma prawo rekomendować na listę kandydatów/tek do Rady 5 osób. 7. Kandydat/kandydatka musi wyrazić zgodę na kandydowanie. 8. Lista kandydatów/kandydatek jest otwarta. 9. Każda organizacja może wystawić rekomendacje jednemu przedstawicielowi/jednej przedstawicielce i zgłosić jego kandydaturę do wyborów. 10. Głosowanie jest tajne. 11. Wyboru dokonuje się poprzez postawienie znaku X na karcie wyborczej, przy nazwisku osoby, na którą oddaje się głos. 12. Głos jest ważny, gdy na karcie wyborczej zaznaczonych jest do 11 nazwisk. 13. Karta przekreślona jest głosem ważnym, traktowanym jako głos przeciwko wszystkim kandydatom/kom.
14. Wszelkie poprawki naniesione na kartę do głosowania powodują, że karta jest nieważna. 15. Do Rady wchodzi 11 osób, które otrzymały największą liczbę głosów. W przypadku równej ilości głosów przy 11 kandydaturze odbędzie się dodatkowe tajne głosowanie. 16. Organizacje Pozarządowe rekomendujące kandydatów/ki wybranych do Rady muszą mieć uregulowany obowiązek rejestracyjny w myśl polskiego prawa. 17. Wynik głosowania przedstawia Przewodniczący/ca Komisji Skrutacyjnej niezwłocznie po zakończeniu zliczania oddanych głosów. 18. Po wygaśnięciu mandatu Członka/ini Rady, w skład Rady wchodzi kolejna osoba z listy wyborczej, która w głosowaniu otrzymała największą liczba oddanych głosów. TRYB ODWOŁYWANIA RADY lub jej członka/członkini 6 1. Forum ma prawo odwołania członka/członkinię Rady lub całą Radę bezwzględną większością głosów. 2. Wniosek o odwołanie członka/inię Rady lub całej Rady może zgłosić Rada na wniosek 7 jej członków/iń lub nie mniej niż 25 organizacji pozarządowych działających na terenie Miasta Olsztyna. ZADANIA RADY PRZEDMIOT DZIAŁANIA 7 Przedmiotem działania Rady jest: 1. Podejmowanie działań na rzecz aktywizacji i integracji sektora pozarządowego; 2. Inicjowanie publicznej dyskusji o roli społeczeństwa obywatelskiego; 3. Organizowanie dorocznego Forum Organizacji Pozarządowych Miasta Olsztyna dla przedłożenia sprawozdania z dokonań Rady oraz określenia kierunków działania na rok następny; 4. Reprezentowanie sektora pozarządowego wobec władz miejskich, wojewódzkich, krajowych odpowiednich struktur UE oraz innych partnerów społecznych w kraju i za granicą; 5. Podejmowanie działań na rzecz rozwoju społeczno-gospodarczego regionu. Zadaniem Rady jest: 1. Współpraca z administracją publiczną oraz innymi partnerami życia społecznego Miasta Olsztyna, województwa oraz kraju i Europy; 2. Opiniowanie projektów aktów normatywnych dotyczących sektora pozarządowego; 3. Wypracowywanie stanowisk odnośnie zagadnień dotyczących sektora pozarządowego we wszystkich organach administracji publicznej; 4. Współtworzenie i monitorowanie programów współpracy samorządów lokalnych i województwa Warmińsko-Mazurskiego z organizacjami pozarządowymi w kraju i za granicą;
5. Integracja sektora pozarządowego w Olsztynie, poprzez udzielanie wsparcia w budowaniu zasobów materialnych i ludzkich, prowadzenie szkoleń, udzielanie porad i konsultacji; 6. Wspieranie konkretnych działań organizacji pozarządowych; 7. Udzielanie rekomendacji organizacjom pozarządowym; 8. Promowanie idei zawartych w Karcie Etyki Organizacji Pozarządowych; 9. Uczestnictwo wskazanego członka/członkini Rady w pracach organów administracji publicznej; 10. Przedkładanie sprawozdania z działalności Rady pomiędzy Zgromadzeniami Forum; 11. Przedkładanie sprawozdania z obecności na posiedzeniach Rady jej członków/iń; 12. Przedkładanie wniosków wymagających decyzji Forum. FUNKCJONOWANIE RADY I PREZYDIUM ZASADY DZIAŁANIA 8 1. Posiedzenie Rady i Prezydium zwołuje Przewodniczący/ca z własnej inicjatywy lub na wniosek, co najmniej połowy regulaminowego składu Rady lub Prezydium. 2. Posiedzenia Rady odbywają się według potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na kwartał. 3. Program posiedzeń Rady jest ustalany przez Przewodniczącego/cej z uwzględnieniem wniosków wpływających od członków/iń Rady i organizacji pozarządowych działających na terenie Miasta Olsztyna. 4. Posiedzenia Prezydium odbywają się według potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu. 5. W posiedzeniach Rady jak i Prezydium mogą brać udział zaproszeni goście. 6. Rada i Prezydium nie może omawiać spraw dotyczących działalności organizacji lub grup branżowych organizacji bez udziału w posiedzeniu ich przedstawiciela. 9 1. Rada wyraża opinie i przyjmuje stanowiska za zgodą wszystkich obecnych na posiedzeniu członków/iń. Decyzje Rady przyjmowane są zwykłą większością głosów. 10 1. Forum ma prawo przedłużyć kadencję Rady o kolejną kadencję. 2. Mandat członka/ni Rady wygasa: a) z upływem kadencji; b) w przypadku zrzeczenia się mandatu przez członka/ni Rady; c) w przypadku wycofania rekomendacji przez desygnującą organizację; d) w przypadku nieusprawiedliwionej nieobecności na 50% posiedzeń Rady pomiędzy dwoma kolejnymi Zgromadzeniami Forum, e) w przypadku śmierci członka/ini Rady. 11 1. Przewodniczący/ca Rady, na wniosek nie mniej niż 25 organizacji pozarządowych działających na terenie Miasta Olsztyna zwołuje Nadzwyczajne Posiedzenie Forum; 2. Uprawnienia uchwałodawcze Forum Nadzwyczajnego są takie same jak Forum zwołane w trybie zwykłym.
STRUKTORA KOMISJI ETYKI 12 1. Komisja Etyki składa się z 3 do 5 członków/iń wybranych w głosowaniu tajnym. 2. Komisja ze swego grona wybiera Przewodniczącego/cą i Zastępcę/Zastępczynię. 3. Kadencja Komisji Etyki trwa 3(trzy lata). TRYB POWOLYWANIA KOMISJI ETYKI 13 1. Wybory członków/iń Komisji Etyki odbywają się podczas plenarnego zgromadzenia Forum na zasadach określonych w trybie powoływania innych organów Forum. 2. Do Komisji Etyki nie mogą być wybierane osoby będące członkami/członkiniami Rady. ZADANIA KOMISJI ETYKI 14 1. Rozpatrywanie udokumentowanych skarg na postępowanie przekraczające zasady norm społecznych i koleżeńskich członków/iń i organizacji pozarządowych będących uczestnikami/uczestniczkami Forum zgodnie z Kartą Etyki Organizacji Pozarządowych. 2. Osoba zgłaszająca skargę zobowiązana jest udokumentować ja, lub wskazać przynajmniej 3 świadków zdarzenia. 3. Na rozpatrzenie skargi w drodze postępowania wyjaśniającego Komisja ma czas 2 miesiące. 4. Swoje stanowisko w rozpatrywanej sprawie Komisja Etyki ogłasza w postaci komunikatu zawierającego: a) odmowę przyjęcia skargi do rozpatrzenia, z podaniem powodu, b) udzielenia upomnienia stronie, która uznana została powodem konfliktu, c) wniosek do Zgromadzenia Forum o pozbawienie mandatu w organach Forum. 5. Przedkłada sprawozdanie z działalności podczas zgromadzenia Forum. PRZEPISY KOŃCOWE 15 1. Regulamin i jego zmiany uchwala Forum zwykłą większością głosów. 2. Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Forum Organizacji Pozarządowych Miasta Olsztyna.