ZAPYTANIE OFERTOWE nr 03/08/PRZ/2018

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 03/08/PRZ/2018 Szanowni Państwo, PKP Intercity S.A zwany dalej Zamawiającym zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty dotyczącej świadczenia usługi prania tapicerki foteli w wagonach i lokomotywach w Zakładzie Południowym z uwzględnieniem poniższych wymagań. ROZDZIAŁ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1) Postępowanie prowadzone jest na podstawie Procedury wyboru Oferentów, zwanej dalej Procedurą, z której postanowieniami Oferent przed złożeniem oferty zobowiązany jest się zapoznać. Procedura dostępna jest na stronie internetowej Zamawiającego, www.intercity.pl, pod linkiem: http://www.intercity.pl/pl/site/o-nas/przetargi/procedurawyborudostawcowwpkpintercitys.a.html 2) Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 z późn. zm). 3) Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty należy składać w postępowaniu w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. Umowa zostanie sporządzona w języku polskim. 4) Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny. Oferentom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu unieważnienia postepowania. 5) Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmian lub odwołania warunków zawartych w niniejszym zapytaniu ofertowym. W przypadku wprowadzenia zmian Zamawiający przekaże informację o zmianach wszystkim Oferentom zaproszonym do złożenia oferty. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu. 6) Warunki wyboru ofert określone niniejszym zapytaniem nie mogą być zmienione przez Oferenta pod rygorem odrzucenia oferty. 7) Oferent, którego oferta zostanie wybrana, jest zobowiązany do uwzględnienia niniejszych warunków w umowie o wykonanie przedmiotu zamówienia pod rygorem unieważnienia wyboru. 8) O udzielenie zamówienia Oferenci mogą się ubiegać wspólnie. Wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia Oferenci ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu, albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie wskazywać czynności, do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony (zakres umocowania). 9) Do Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia stosuje się odpowiednio postanowienia dotyczące Oferenta. 1

ROZDZIAŁ II. SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU POSTĘPOWANIA 1) Przedmiotem postępowania jest świadczenie usługi prania tapicerki foteli w wagonach i lokomotywach w Zakładzie Południowym, tj. w lokalizacjach: Kraków Główny Zachód, Kraków Prokocim, Przemyśl, Katowice. Przewidywana liczba wagonów/lokomotyw przeznaczonych do prania tapicerki foteli w podziale na lokalizacje: a) Kraków Główny Zachód - 139 wagonów, 20 lokomotyw; b) Kraków Prokocim - 120 lokomotyw; c) Przemyśl 138 wagonów, 20 lokomotyw; d) Katowice 120 wagonów, 20 lokomotyw. Liczba foteli będących na wyposażeniu mieści się w przedziale: a) w wagonie od 48 do 80 sztuk, b) w lokomotywie od 2 do 4 sztuk. 2) Zamawiający wymaga realizacji przedmiotu zamówienia na warunkach szczegółowo określonych we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania. 3) Zamawiający nie dopuszcza składania oferty częściowej, wariantowej oraz przygotowanej niezgodnie z Zapytaniem ofertowym. ROZDZIAŁ III. MIEJSCE I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA/ REALIZACJI USŁUGI 1) Umowa obowiązywać będzie przez okres 12 miesięcy od dnia jej zawarcia lub do wyczerpania maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy, w zależności od tego które ze zdarzeń wystąpi jako pierwsze. 2) Wszystkie prace określone Umową wykonywane będą przez Wykonawcę na podstawie miesięcznego harmonogramu sporządzonego na podstawie wzoru określonego w Załączniku nr 3 do Umowy. Pierwszy harmonogram zostanie przekazany Wykonawcy w dniu zawarcia Umowy. Kolejne harmonogramy będą przekazywane do 25-go dnia każdego miesiąca poprzedzającego miesiąc jego obowiązywania. 3) Przewiduje się wykonywanie zamówienia w dni powszednie, w niedziele i święta. 4) Szczegółowe warunki realizacji przedmiotu zamówienia określa wzór umowy stanowiący Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego ROZDZIAŁ IV. WARUNKI PŁATNOŚCI 1) PKP Intercity S.A. nie przewiduje możliwości udzielenia zaliczki na poczet realizacji przedmiotu niniejszego zapytania. 2) Wynagrodzenie za wykonanie prac będzie płatne przelewem bankowym na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze na warunkach szczegółowo określonych w Umowie, której wzór stanowi załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego. 3) Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. ROZDZIAŁ V. WYMAGANIA FORMALNE I MERYTORYCZNE 1) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają poniższe warunki: 2 / 11

a. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Oferent zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. b. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Oferent wykaże, że w ciągu ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał co najmniej jedną usługę z zakresu prania tapicerki foteli, realizowaną na podstawie nie więcej niż 3 umów, na łączną kwotę nie mniejszą niż 45 000,00 PLN netto. Jeżeli Oferent w dacie składania oferty wykonuje zamówienie, o którym mowa w niniejszym warunku, wskazany warunek uznaje się za spełniony, jeżeli do upływu terminu składania ofert wstępnych Oferent wykonał usługę, o wartości nie niższej niż określone powyżej. Wykonawcy przedstawią dokumenty potwierdzające, że zamówienie wykonane zostało należycie (tzw. referencje). W przypadku usług realizowanych wartość należy odnieść do zrealizowanej części usługi wskazanej w warunku. c. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Oferent zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. d. nie podlegają wykluczeniu z postępowania w oparciu o postanowienia 13 Procedury wyboru Oferentów w PKP Intercity S.A.. 2) W przypadku Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: a. warunki udziału w postępowaniu określone w pkt 1 ppkt a c, musi spełniać jeden, kilku lub łącznie wszyscy Oferenci wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia. W przypadku Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie może złożyć reprezentant tych Oferentów. b. warunki udziału określone w pkt 1 ppkt d (brak podstaw do wykluczenia), musi wykazać każdy z Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 3) Celem potwierdzenia spełniania powyższych warunków Zamawiający żąda przedstawiania wraz z ofertą: a. oświadczenia, że oferent spełnienia warunki udziału w postępowaniu i nie podlega wykluczeniu z Postępowania (składane poprzez uzupełnienie i podpisanie formularza Oferty merytorycznej) stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego, b. aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, c. wykazu zrealizowanych w okresie ostatniego roku przed upływem terminu składania ofert wstępnych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie usług spełniających wymogi, o których mowa w Rozdziale V pkt 1 ppkt. b., wraz z podaniem wartości 3 / 11

netto, opisem przedmiotu zamówienia i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane lub są wykonywane. Do wykazu należy dołączyć dokumenty potwierdzające że usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Wzór wykazu stanowi załącznik nr 4 do Zapytania. 4) Zamawiający oceni spełnienie warunków udziału w postępowaniu na podstawie dokumentów załączonych do oferty metodą warunku - spełnia/nie spełnia. Oferenci, którzy nie wykażą spełnienia warunków udziału w postępowaniu, podlegać będą wykluczeniu z udziału w postępowaniu. 5) O udzielnie zamówienia mogą się ubiegać Oferenci, którzy nie zostaną wykluczeni z postępowania. ROZDZIAŁ VI. PRZESŁANKI DO WYKLUCZENIA OFERENTA 1) Z postepowania zakupowego Zamawiający wykluczy oferentów: a. PKP IC rozwiązało albo wypowiedziało Umowę albo odstąpiło od Umowy / Zamówienia, z powodu okoliczności, za które Oferent ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie, wypowiedzenie Umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert. b. Oferent w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania uchylił się od zawarcia z PKP IC Umowy w sprawie zamówienia w sytuacji, gdy jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. c. Oferent wyrządził szkodę nie wykonując Umowy / Zamówienia lub wykonując je nienależycie w okresie 3 lat przed prowadzonym Postępowaniem. d. w stosunku do Oferenta otwarto likwidację, z zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 roku Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. poz. 978, z późn. zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 roku Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 233, z późn. zm.). e. Oferent nie spełnił warunków udziału w postępowaniu, nie złożył wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań określonych w Zaproszeniu do negocjacji i nie uzupełnił, nie wyjaśnił dokumentów w wymaganym terminie. f. Oferent złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania. g. Oferent należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustaw z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U z 2015 r. poz. 184, z późn. zm) złożył odrębne oferty chyba że wykażą, że istniejące miedzy nimi powiązania nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w Postępowaniu. h. Oferent wykonywał bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem postępowania, z wyłączeniem czynności wykonywanych podczas RFI, lub posługiwał się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba, że udział tego Oferenta w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji. 4 / 11

i. Oferent nie przeszedł weryfikacji pod kątem wiarygodności Oferenta i gwarancji, że Towary wrażliwe (określone na podstawie załącznika nr 13 ustawy z dnia 11.03.2004 roku o podatku od towarów i usług; Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.) przez nich oferowane nie były przedmiotem wyłudzenia VAT. 2) Zamawiający powiadomi Oferenta o wykluczeniu z postępowania. Ofertę Oferenta wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 3) Oferta podlega odrzuceniu jeżeli: a. jest niezgodna z opisem przedmiotu zamówienia, b. zawiera błędy w obliczeniu ceny, których nie można poprawić, c. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, d. Oferent w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie wyraził zgody na poprawienie omyłki polegającej na niezgodności treści oferty z wymaganiami Zamawiającego, e. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów, f. została złożona przez Oferenta niezaproszonego do składania ofert, g. jej przyjęcie naruszałoby bezpieczeństwo publiczne lub istotny interes bezpieczeństwa PKP Intercity. 4) Jeśli w ofercie występują braki formalne lub w przypadku potrzeby wyjaśnienia wątpliwości co do zakresu merytorycznego złożonej oferty, Oferent zostanie wezwany do uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie. 5) Zamawiający powiadomi Oferenta o odrzuceniu jego oferty wraz z podaniem podstaw odrzucenia. ROZDZIAŁ VII. PODWYKONAWCY 1) Jeżeli Oferent zamierza korzystać z podwykonawców zobowiązany jest do wskazania: a. listy podwykonawców (zawierającej nazwę podwykonawców i zakres umowy powierzony podwykonawcom), b. zakresu prac podzlecanych. 2) Oferent odpowiada za działania i zaniechania swoich Podwykonawców w takim samym zakresie jak za własne działania i zaniechania. ROZDZIAŁ VIII. I. Informacje ogólne ZASADY SKŁADANIA OFERT 1) Oferta powinna być podpisana przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i Oferenta, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. W przypadku Oferentów wspólnie ubiegających się o zamówienie oferta musi być podpisana przez każdego z Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub ustanowionego pełnomocnika. 2) Oferent może złożyć wyłącznie jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Oferenta. 3) Ofertę wraz z dokumentami należy złożyć w języku polskim. 4) Oferta musi być sporządzona zgodnie z wymaganiami Zapytania oraz Procedury. Zamawiający wymaga, aby Oferent składający ofertę uwzględnił w niej wszystkie pozycje (usługi) pod rygorem odrzucenia oferty. 5) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. 6) Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty. Zamawiający w żadnym wypadku nie odpowiada i nie może być pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu tych kosztów, niezależnie od przebiegu czy wyniku postępowania ofertowego. 5 / 11

7) Oferent pozostaje związany ofertą przez 90 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert określonego w pkt. II. 1) niniejszego rozdziału. 8) W przypadku przedłożenia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnie 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Oferent, nie później niż w terminie składania ofert, winien w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Informacje te winny być zamieszczone na osobnych stronach oznaczonych klauzulą Dokument stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Dokumenty nie oznaczone w powyższy sposób będą udostępniane wszystkim uczestnikom postępowania. UWAGA! Oferent nie może zastrzec ceny jako tajemnicy przedsiębiorstwa. 9) W przypadku składania wraz z ofertą informacji / dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Oferent zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą wyjaśnienia dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa. 10) Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania. II. Zasady składania ofert 1) Oferty wstępne należy złożyć do dnia 30 sierpnia 2018 r. do godziny 10.00. 2) Oferta wstępna winna być złożona w formie elektronicznej, drogą e-mail na adres: katarzyna.borzechowska@intercity.pl (w postaci skanu podpisanych dokumentów). 3) Oferent składa ofertę wstępną w formie dwóch odrębnych skanów dokumentów: części formalnomerytorycznej i części handlowej. 4) Oferta, część formalno-merytoryczna powinna zostać złożona zgodnie z formularzem stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego oraz powinna zawierać: a. oświadczenia, że oferent spełnienia warunki udziału w postępowaniu i nie podlega wykluczeniu z Postępowania (składane poprzez uzupełnienie i podpisanie formularza Oferty formalno-merytorycznej), b. dokument rejestrowy wskazujący osoby umocowane do reprezentacji Oferenta. Jeśli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo, c. w przypadku Oferentów wspólnie ubiegających się o zamówienie - pełnomocnictwo (oryginał lub notarialny odpis w przypadku składania ofert w formie papierowej, lub skanu dokumentu w przypadku ofert składanych drogą elektroniczną), o którym mowa w Rozdziale I pkt 8 Zapytania, d. wykaz dostaw (o którym mowa w Rozdziale V pkt 1 ppkt. b., złożony zgodnie z formularzem stanowiącym Załącznik nr 4 do Zapytania, 5) Oferta, część handlowa (cenowa) powinna zostać złożona zgodnie z formularzem stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania. 6) Otwarcie ofert nie jest jawne. ROZDZIAŁ IX. WADIUM I FORMA JEGO WNIESIENIA Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. ROZDZIAŁ X. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1) Zamawiający udziela wyjaśnień treści Zapytania, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynęła nie później, niż do końca dnia 27 sierpnia 2018 r. Jeżeli prośba taka wpłynęła w terminie późniejszym albo prośba ta dotyczy udzielonych już wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień, albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 6 / 11

2) Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje do wiadomości wszystkich Oferentów, którzy biorą udział w postepowaniu, bez wskazywania autora pytania. 3) Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert, może zmienić treść Zapytania oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie informuje Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu oraz zamieszcza informację na stronie internetowej www.intercity.pl. ROZDZIAŁ XI. DANE KONTAKTOWE KUPCA ODPOWIEDZIALNEGO ZA POSTĘPOWANIE Biuro Zakupów, Katarzyna Borzechowska, Al. Jerozolimskie 142a, 02-305 Warszawa, adres e-mail: katarzyna.borzechowska@intercity.pl. ROZDZIAŁ XII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1) Cena oferty musi być podana w ofercie wg zasad określonych w niniejszym Zapytaniu. 2) Cena oferty stanowi wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych. 3) Cena winna obejmować całkowite koszty wykonania przedmiotu świadczenia, tj. wykonania wszystkich obowiązków leżących po stronie Wykonawcy określonych w Zapytaniu, w tym również wszystkie koszty towarzyszące wykonaniu tych obowiązków. 4) Wymienione wartości w ofercie (kwota netto, brutto) należy podać w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku przy zachowaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb tj. końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. 5) Cena oferty winna zawierać należny VAT. Prawidłowe ustalenie VAT należy do obowiązków wykonawcy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710 ze zm.) 6) Cenę należy podać w PLN. 7) Cenę oferty należy podać w formularzu Oferta handlowa/cenowa stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania. Oferta winna wskazywać oferowaną cenę w sposób przewidziany w formularzu Oferta handlowa/cenowa. 8) Zamawiający nie dopuszcza przedstawienia ceny ofertowej w kilku wariantach. ROZDZIAŁ XIII. ETAPY POSTĘPOWANIA, KRYTERIA OCENY OFERT 1) Zamawiający nie będzie dopuszczał składania ofert częściowych, wariantowych oraz przygotowanych niezgodnie z założeniami Zapytania ofertowego. 2) Zamawiający planuje przeprowadzenie następujących etapów postępowania: Etap I złożenie ofert formalno-merytorycznych i handlowych wstępnych, ocena formalna ofert na podstawie złożonych dokumentów; Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym na podstawie złożonych dokumentów na zasadzie: spełnia/nie spełnia); do kolejnego etapu zostaną dopuszczeni tylko ci Oferenci, którzy spełnią wymagania Zamawiającego, ocena handlowa ofert wstępnych, Etap II negocjacje (nie mniej niż 1 tura) zaproszenie do złożenia ofert handlowych ostatecznych. 3) Kryteria oceny ofert wstępnych: 7 / 11

Ocena formalna Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym na podstawie złożonych dokumentów (na zasadzie: spełnia/nie spełnia). Ocena handlowa, tj. kryterium ceny (C) rozumianej jako cena oferty brutto (suma cen brutto pozycji wskazanych w Formularzu cenowym), waga kryterium 100%, maksymalna ilość punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium 100 pkt. Ocena ofert w kryterium ceny zostanie dokonana według wzoru: C = C min/c bad * 100, gdzie: C ilość punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium ceny, C min cena oferty (brutto) najniższej cenowo oferty C bad cena (brutto) badanej oferty 100 maksymalna liczba punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium ceny. Do drugiego etapu dopuszczonych zostanie co najmniej 3 oferentów, którzy w pierwszym etapie postępowania otrzymają najwyższą liczbę punktów. W przypadku gdy złożonych zostanie mniej niż 3 oferty, do drugiego etapu postępowania dopuszczeni zostaną wszyscy oferenci spełniający warunki udziału w postępowaniu. 4) Kryteria oceny ofert ostatecznych Ocena handlowa, tj. kryterium ceny (C) rozumianej jako cena oferty brutto (suma cen brutto pozycji wskazanych w Formularzu cenowym), waga kryterium 100%, maksymalna ilość punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium 100 pkt. Ocena ofert w kryterium ceny zostanie dokonana według wzoru: C = C min/c bad * 100, gdzie: C ilość punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium ceny, C min cena oferty (brutto) najniższej cenowo oferty C bad cena (brutto) badanej oferty 100 maksymalna liczba punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium ceny. Uzyskany wynik (C) będzie odzwierciedlał liczbę punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium handlowym w drugim etapie postępowania. 5) Wybór ofert/y/ najkorzystniejszych/ej/: Za najkorzystniejszą zostaną/ie/ uznan/e/a oferty/a/, które/a/ w wyniku przeprowadzonej oceny uzyskają najwyższą liczbę punktów w II Etapie postępowania. W przypadku braku możliwości wybrania oferty najkorzystniejszej, z uwagi na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych, których wartość nie będzie mogła być jednak wyższa niż wartość zaproponowana podczas pierwotnych negocjacji. ROZDZIAŁ XIV POUFNOŚC INFORMACJI 1) PKP Intercity S.A. i Oferent zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich poufnych informacji uzyskanych w postępowaniu zakupowym oraz w trakcie realizacji zlecenia. Informacje te nie mogą być ujawnione osobom trzecim. 2) Oferent wraz z ofertą powinien złożyć oświadczenie (pkt. 14 formularza oferty formalnomerytorycznej do niniejszego Zapytania ofertowego), w którym zobowiąże się do zachowania w tajemnicy informacji, które na potrzeby postępowania lub następnie w trakcie realizacji usługi zostaną mu udostępnione przez Zamawiającego, a które podlegają ochronie w PKP Intercity S.A. 8 / 11

ROZDZIAŁ XV. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY I FORMA JEGO WNIESIENIA: 1. Zamawiający wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10 % całkowitego wynagrodzenia brutto. 2. Zabezpieczenie w formie innej niż pieniężna wnoszone jest w oryginale i wymaga zaakceptowania treści przez Zamawiającego. 3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy winno zostać wniesione, przed podpisaniem umowy, w jednej z poniższych form: a. w pieniądzu przez dokonanie wpłaty przed podpisaniem umowy (konto nr PL12 1240 6292 1111 0010 4285 3494, b. gwarancjach bankowych lub ubezpieczeniowych, c. poręczeniach bankowych. 4. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, w tym roszczeń z tytułu rękojmi i gwarancji. ROZDZIAŁ XVI. III. KLAUZULA INFORMACYJNA z art. 13 RODO w związku z prowadzeniem przedmiotowego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego: 1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej RODO, informuję, że: 1) administratorem Państwa danych osobowych jest PKP Intercity S.A., Al. Jerozolimskie 142A, 02-305 Warszawa, e-mail: sekretariat@intercity.pl tel.: 22 47 45 500; 2) W PKP IC powołano Inspektora Ochrony Danych, adres e-mail: iod@intercity.pl tel. 48 22 474 21 15; 3) Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia pn.: świadczenie usługi prania tapicerki foteli w wagonach i lokomotywach w Zakładzie Południowym, nr 03/08/PRZ/2018, prowadzonym w trybie zapytania ofertowego na podstawie Procedury wyboru oferentów w PKP Intercity S.A. ; 4) odbiorcami Państwa danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu Procedurę wyboru oferentów w PKP Intercity S.A. jak również w oparciu o ustawę z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (tj. Dz.U. 2016r, poz. 1764); dane osobowe mogą zostać przekazane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej. 5) obowiązek podania przez Państwa danych osobowych bezpośrednio Państwa dotyczących jest wymogiem wynikającym z Procedury wyboru oferentów w PKP Intercity S.A., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Procedury wyboru oferentów w PKP Intercity S.A.; 6) dane osobowe będą przetwarzane przez okres prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia oraz po jego zakończeniu zgodnie z obowiązującymi w Spółce przepisami dotyczącymi archiwizacji tj. przez okres 5 lat; 7) w odniesieniu do Państwa danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; 9 / 11

8) posiadają Państwo: 1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Państwa dotyczących; 2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Państwa danych osobowych, z zastrzeżeniem, iż skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z obowiązującą w Spółce Procedurą realizacji zakupów oraz nie może naruszać integralności protokołu z postępowania oraz jego załączników; 3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; 4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO; 9) nie przysługuje Państwu: 1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; 2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; 3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. 2. Wykonawca zobowiązuje się poinformować w imieniu Zamawiającego wszystkie osoby fizyczne kierowane do realizacji zamówienia oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które zostaną wskazane jako podwykonawca, a których dane osobowe zawarte są w składanej ofercie lub jakimkolwiek załączniku lub dokumencie składanym w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o: 1) fakcie przekazania danych osobowych Zamawiającemu; 2) przetwarzaniu danych osobowych przez Zamawiającego. 3. Na mocy art. 14 RODO, Wykonawca zobowiązuje się wykonać w imieniu Zamawiającego obowiązek informacyjny wobec osób, o których mowa w ust. 2, przekazując im treść klauzuli informacyjnej, o której mowa w ust. 1, wskazując jednocześnie tym osobom Wykonawcę jako źródło pochodzenia danych osobowych, którymi dysponował będzie Zamawiający. ROZDZIAŁ XVII. ZASADY SKŁADANIA ODWOŁAŃ 1) Oferentowi przysługuje odwołanie od czynności lub zaniechania czynności w Postępowaniu zakupowym, które wpływają na naruszenie zasad uczciwej konkurencji lub równego traktowania Oferentów. 2) Odwołanie wnosi się elektronicznie na adres Kupca wskazany w zapytaniu ofertowym. 3) Odwołanie wnosi się w terminie 2 dni roboczych od dnia, w którym Oferent powziął lub mógł powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawy do jego wniesienia. 4) Zamawiający rozstrzygnie odwołanie najpóźniej w terminie 2 dni roboczych od dnia jego wniesienia. Brak rozstrzygnięcia odwołania w terminie poczytuje się za oddalenie odwołania. 5) W przypadku wniesienia odwołania nie wstrzymuje to prawa PKP Intercity do zawarcia umowy. 6) W przypadku uwzględnienia odwołania o powtórzeniu czynności lub wykonaniu zaniechanych czynności PKP IC informuje wszystkich oferentów biorących udział w postępowaniu. 7) PKP IC oddala odwołanie jeżeli stwierdzi brak naruszeń które mogły mieć wpływ na wynik postepowania. 8) Od rozstrzygnięcia odwołania nie przysługują inne środki ochrony prawnej. ROZDZIAŁ XVIII. ZAŁĄCZNIKI 1. Załącznik nr 1 Formularz oferty, część formalno-merytoryczna, 10 / 11

2. Załącznik nr 2 Formularz oferty, część handlowa wstępna, 3. Załącznik nr 3 Wzór umowy, 4. Załącznik nr 4 Wzór wykazu usług, Z poważaniem Katarzyna Borzechowska /Przewodniczący Zespołu Zakupowego / 11 / 11