Doświadczenia z wdrażania systemu zarządzania ryzykiem na przykładzie m.st. Warszawy Ewa Śleszyńska-Charewicz Pełnomocnik Prezydenta m.st. Warszawy ds. ryzyka Katowice, 1-2.10.2015 r.
PLAN PREZENTACJI 1.Warunki niezbędne dla skutecznego wdrożenia i stałego doskonalenia systemu zarządzania ryzykiem 2.Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie 3.Analiza informacji gromadzonych w ramach systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie 2
Warunki niezbędne dla skutecznego wdrożenia i stałego doskonalenia systemu zarządzania ryzykiem 3
Warunki niezbędne dla skutecznego wdrożenia i stałego doskonalenia systemu zarządzania ryzykiem bezpośrednie zaangażowanie/wsparcie Najwyższego Kierownictwa, opracowanie strategii i polityki zarządzania ryzykiem, zatwierdzenie jej przez najwyższe kierownictwo, ustalenie struktury zarządzania ryzykiem, przypisanie obowiązków uprawnień i odpowiedzialności do odpowiednich poziomów zarządzania, funkcji i stanowisk, określenie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla uczestników systemu poziom strategiczny, koordynacja, poziom operacyjny, określenie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności właścicieli ryzyk przekrojowych, 4
Warunki niezbędne dla skutecznego wdrożenia i stałego doskonalenia systemu zarządzania ryzykiem sprowadzanie ryzyka do akceptowalnego poziomu określanego przez Najwyższe Kierownictwo - apetytu na ryzyko, dokumentowanie ryzyka, raportowanie zagregowanego ryzyka do odpowiednich poziomów zarządzania, monitorowanie, terminowe reagowanie i korygowanie niedoskonałości, odchyleń od zamierzeń i oczekiwań, wyciąganie wniosków, uczenie się, doskonalenie procesu Zarządzania Ryzykiem w celu sprostania zdarzeniom bieżącym i przyszłym, Zintegrowanie Zarządzania Ryzykiem z procesami, np.: planowania strategicznego długo-, średnio- i krótkookresowego, Zintegrowanie procesu Zarządzania Ryzykiem z istniejącymi już procesami i procedurami np. systemem zarządzania jakością 5
Warunki niezbędne dla skutecznego wdrożenia i stałego doskonalenia systemu zarządzania ryzykiem Poprawność zdefiniowania celów dla potrzeb zarządzania ryzykiem. Cele powinny być poprawnie zdefiniowane, mądre - S.M.A.R.T., to znaczy: Ściśle określone, konkretne, Mierzalne (ilość, jakość, koszt, czas), Osiągalne, Znaczące, istotne, możliwe do wdrożenia, Określone w czasie. 6
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie 7
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie Rys Historyczny: Zarządzenie 1386/2011 z 2 sierpnia 2011 r. Zarządzenie 1814/20144 z 30 listopada 2011 r. Zarządzenie 2028/2012 z 31 stycznia 2012 r. Zarządzenie 3666/2012 z 18 grudnia 2012 r. Zarządzenie 3944/2013 z 26 lutego 2013 r. Zarządzenie 488/2011 z 1 kwietnia 2011 r. Zarządzenie 1830/2011 z 5 grudnia 2011 r. Zarządzenie 2027/2012 z 31 stycznia 2012 r. Zarządzenie 3943/2013 z 26 lutego 2013 r. 8
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie Od 1 stycznia 2013 roku do 9 czerwca 2015 roku system zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie funkcjonował w oparciu o Zarządzenie Prezydenta m.st. Warszawy 3666/2012 z dnia 18.12.2012 r. (z późn. zm.) w sprawie systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie, które wskazywało uczestników systemu oraz regulowało: strukturę organizacyjną, poziomy zarządzania ryzykiem, role w systemie, zakres podmiotowy i przedmiotowy, uprawnienia i obowiązki, zakres odpowiedzialności, częstotliwość, terminy i zakres raportowania. 9
System zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie W ramach doskonalenia system zarządzania ryzykiem podlega procesowi przeglądu i wdrażania zmian w celu dostosowania do zmieniającej się sytuacji zewnętrznej i wewnętrznej organizacji. Cykl Deminga: ang.: Plan-Do-Check-Act 10
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie Zgodnie z normą PN-ISO 31000:2012 Zarządzanie ryzykiem- Zasady i wytyczne Organizacje powinny: opracować, wdrożyć Doskonalenie, roczny przegląd mocnych i słabych stron Systemu i ciągle doskonalić zarządzanie ryzykiem. 11
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie Od 10 czerwca 2015 roku system zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie funkcjonuje w oparciu o Zarządzenie Prezydenta m.st. Warszawy 828/2015 z dnia 10.06.2015 r. w sprawie systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie, które nie wpływa na fundamentalne założenia funkcjonującego systemu, jednak: doprecyzowuje słownictwo dostosowując do normy ISO 31000:2012 i poszerza słownik o pojęcia dotąd nieopisane, doprecyzowuje obowiązki uczestników systemu, podkreśla uczestnictwo wszystkich pracowników w systemie zarządzania ryzykiem, porusza kwestię nadużyć w JST m.st. Warszawie, wprowadza Plan postępowania z ryzykiem bardzo wysokim jako oficjalny załącznik do zarządzenia, wprowadza nowy załącznik: Lista mechanizmów kontrolnych (w wersji skróconej znajdował się do tej pory w Podręczniku), modyfikuje istniejące załączniki i doprecyzowuje objaśnienia do tabel raportowania. 12
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie Zmiana usytuowania Pełnomocnika ds. ryzyka i Wydziału Ryzyka z Biura Audytu Wewnętrznego do Gabinetu Prezydenta Z definicji audyt wewnętrzny polega na systematycznej i dokonywanej w uporządkowany sposób ocenie procesów: zarządzania ryzykiem, kontroli i ładu organizacyjnego, i przyczynia się do poprawy ich działania. 13
Ocena ryzyka: 1.Identyfikacja ryzyka i opis ryzyka 2.Analiza, w tym: Oszacowanie siły oddziaływania Oszacowanie prawdopodobieństwa wystąpienia 3. Ewaluacja ryzyka Zgodnie ze słownikiem ISO 31000:2012 14
15
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie 18 Urzędów Dzielnic 36 Biur w tym Urząd Stanu Cywilnego ponad 1000 jednostek (szkół, przedszkoli, szpitali, teatrów, domów kultury, domów dziecka, bibliotek, ośrodków sportu, edukacyjnych ośrodków zamiejscowych, poradni, ZGN-ów, OPS-ów, DPS-ów, oraz Zarząd Transportu Miejskiego, Straż Miejska, Zarząd Dróg Miejskich, Stołeczny Zarząd Rozbudowy Miasta, Zarząd Miejskich Inwestycji Drogowych, Zakład Remontów i Konserwacji Dróg, Stołeczny Ośrodek dla Osób Nietrzeźwych, Zakład Obsługi Systemu Monitoringu, Urząd Pracy itd..)* *na 1.10.2015 r. ogółem 1016 jednostek 16
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie 17
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie 18
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie Planowane wydatki w 2015 roku (w mld zł) 19
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie 20
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie 21
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie Prezydent m.st. Warszawy oraz pozostali Członkowie Zespołu Koordynującego: - Zastępcy Prezydenta, Sekretarz, Skarbnik Poziom strategiczny Pełnomocnik ds. ryzyka (+Wydział Ryzyka) Dyrektorzy Biur właściciele procesów przekrojowych Koordynacja Dyrektor Biura naczelnicy wydziałów, kierownicy zespołów, kierujący pracą jedno i wieloosobowych samodzielnych stanowisk pracy Burmistrz Dzielnicy naczelnicy wydziałów, kierownicy zespołów, kierujący pracą jedno i wieloosobowych samodzielnych stanowisk pracy Poziom operacyjny Koordynator ds. ryzyka Koordynator ds. ryzyka Kierownik jednostki Kierownik jednostki 22
Schemat funkcjonowania systemu zarządzania ryzykiem w Mieście Stołecznym Warszawie 23
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie Raportowanie o ryzyku zostało zorganizowane zgodnie z zasadą: Cykl Deminga: ang.: Plan-Do-Check-Act 24
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie Etap Zaplanuj zawarty jest w Rejestrze Ryzyka na dany rok, w którym określone zostają przyjęte do realizacji cele wraz z planowaną miarą ich osiągnięcia oraz z oceną ryzyka. Dla ryzyk bardzo wysokich zagrażających realizacji celów, aby zwiększyć prawdopodobieństwo ich realizacji, sporządzane są Plany postępowania z ryzykiem bardzo wysokim. Ponieważ ryzyka bardzo wysokie są nieakceptowalne, Plany postępowania muszą być zatwierdzone przez Członków Zespołu Koordynującego (dla Urzędu) lub przez nadzorujących Dyrektorów/Burmistrzów (dla Jednostek). Drugi etap Wykonaj polega na realizacji zaplanowanych celów. Trzeci etap Sprawdź zawarty jest w Półrocznej Aktualizacji Rejestru Ryzyka, gdzie dokonuje się pierwszego podsumowania stopnia realizacji celu poprzez wskazanie wykonania miernika na półrocze oraz dokonuje się ponownej oceny ryzyka z perspektywy już osiągniętych rezultatów po to, aby w drugim półroczu skutecznie i efektywnie Działać na rzecz osiągnięcia zaplanowanych celów i wskazać ich wykonanie w Raporcie Ryzyka za dany rok. 25
Schemat przepływu informacji w ramach systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie - zmiany 26
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie DEFINICJA RYZYKA: Ryzyko to niepewność związana ze zdarzeniem lub działaniem, które może wpłynąć na zdolność organizacji do realizacji celów jej działalności Ryzyko należy identyfikować w odniesieniu do celów i zadań 27
Schemat celów i zadań m.st. Warszawa dla potrzeb zarządzania ryzykiem Misja cel podstawowy Cele strategiczne służące realizacji celu podstawowego Procesy strategiczne o funkcji realizacyjnej (merytoryczne) Procesy strategiczne o funkcji sterującej i zasobowej Misją samorządu Warszawy, stolicy Rzeczypospolitej Polskiej, miasta o bogatych tradycjach, jest osiągnięcie jak najwyższego poziomu zaspokojenia potrzeb mieszkańców oraz zajęcie przez Warszawę znaczącego miejsca wśród najważniejszych metropolii europejskich Strategia rozwoju miasta do 2020 roku Wieloletnia Prognoza Finansowa, Budżet Strategie obszarowe Programy Projekty Aktywność obywatelska Edukacja Kultura Ochrona zdrowia Pomoc społeczna Sport i rekreacja Bezpieczeństwo i porządek publiczny Geodezja, kartografia i kataster Gospodarowanie nieruchomościami miasta Gospodarowanie środowiskiem Usługi komunalne Architektura i urbanistyka Transport, komunikacja i drogownictwo Funkcjonowanie organów władzy Finanse publiczne Funkcjonowanie jednostki komunalnej 28
Schemat celów i zadań m.st. Warszawa dla potrzeb zarządzania ryzykiem Zgodnie z 11 ust. 5 zarządzenia 828/2015 dysponenci zadań określonych w części zadaniowej budżetu na dany rok przyjmują cele określone w budżecie m.st. Warszawy. 29
Organizacja systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie Procesy systemu zarządzania jakością Urzędu m.st. Warszawy 30
Analiza informacji gromadzonych w ramach systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie 31
Analiza informacji gromadzonych w ramach systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie Zgodnie z obowiązującym zarządzeniem i w związku dużą liczbą uczestników systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie świadomie ograniczono zakres przekazywanych informacji na poziom Pełnomocnika ds. ryzyka do ryzyk wysokich i bardzo wysokich. Ryzyka niskie i średnie nie podlegają raportowaniu na poziom Pełnomocnika ds. ryzyka za wyjątkiem ryzyk niskich/średnich, które dotyczą celów: zagrożonych do realizacji wg stanu na 30.06 i/lub niezrealizowanych wg stanu na 31.12 32
Analiza informacji gromadzonych w ramach systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie 33
Analiza informacji gromadzonych w ramach systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie 3 wzory dokumentów: Rejestr ryzyka na bieżący rok (podlega obowiązkowej aktualizacji wg stanu na 30.06) Raport ryzyka za rok ubiegły (wg stanu na 31.12) oraz miesięczne i roczne Informacje o istotnych incydentach 34
Analiza informacji gromadzonych w ramach systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie Rejestr Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy na dany rok CEL: zbiorcze przedstawienie informacji zawartych w sprawozdawczości dotyczącej zarządzania ryzykiem w kontekście zaplanowanych do realizacji w danym roku celów, których realizacja obarczona jest ryzykami wysokimi i bardzo wysokimi. Półroczna Aktualizacja Rejestru Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy wg stanu na 30.06. CEL: sprawdzenie stopnia zagrożenia realizacji celów poprzez identyfikowanie i analizowanie zmian w poziomie ryzyk wysokich i bardzo wysokich oraz weryfikacja kontekstu zewnętrznego i wewnętrznego, w jakim realizowane są cele 35
Analiza informacji gromadzonych w ramach systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie Raport Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy za ubiegły rok CEL: zbiorcze przedstawienie informacji zawartych w sprawozdawczości dotyczącej zarządzania ryzykiem w kontekście realizacji celów w danym roku (Rejestr Ryzyka na rok, Aktualizacja Rejestru Ryzyka na rok, Raport Ryzyka za rok), ze szczególnym uwzględnieniem zmian w poziomie ryzyka w II półroczu. 36
Zestawienie celów oraz ryzyk poddanych analizie - przykład 37
Raport Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy za 2014 r. Podsumowanie realizacji celów obarczonych ryzykiem wysokim i bardzo wysokim na 31.12.2014 r. w JST m.st. Warszawy 38
Raport Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy za 2014 r. Podsumowanie realizacji celów obarczonych ryzykiem wysokim i bardzo wysokim WG PROCESÓW STRATEGICZNYCH 39
Raport Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy za 2014 r. ISTOTNE INCYDENTY W 2014 ROKU Wg stanu na 31.12.2014 roku zaraportowano łącznie 239 istotnych Incydentów w 16 procesach strategicznych, z czego 150 wpłynęło do Pełnomocnika w trybie miesięcznego raportowania o istotnych incydentach, natomiast 89 wpłynęło zbiorczo wraz z Raportem Ryzyka za 2014 rok. Wśród wszystkich 239 zaraportowanych incydentów: 153 miały miejsce w jednostkach, 47 w urzędach dzielnic, 39 w biurach 26% wszystkich incydentów dotyczyło procesu S Gospodarowanie Środowiskiem w związku z dużą liczbą incydentów zgłoszonych przez Schronisko dla Bezdomnych Zwierząt Na Paluchu. Dla 149 incydentów zgłoszonych w 2014 roku przewidziano potrzebę podjęcia działań w przyszłości w celu ograniczenia występowania podobnych incydentów. 40
Raport Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy za 2014 r. ISTOTNE INCYDENTY W 2014 ROKU 41
Raport Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy za 2014 r. ISTOTNE INCYDENTY W 2014 ROKU cd. 42
MONITOROWANIE ISTOTNYCH INCYDENTÓW Prowadzenie bazy istotnych incydentów, analizowanie przyczyn i skutków ich zaistnienia oraz monitorowanie sposobu usuwania skutków i wprowadzania zmian zapobiegających ich występowaniu, należy do obowiązków Pełnomocnika ds. ryzyka i wynika z zarządzenia 828/2015. Na potrzeby monitorowania przyjęto trzy statusy incydentów, wynikające z analizy informacji otrzymywanych od właścicieli ryzyka: zamknięty brak działań jeśli kolumna opis planowanych działań nie została wypełniona, a z treści wynika, że nie planuje się dodatkowych działań, monitorowanie - jeśli z informacji wynika, że właściciel ryzyka planuje wykonanie dodatkowych czynności w przyszłości, incydent podlega monitorowaniu, zamknięty, jeśli w procesie monitorowania uzyskano informacje, z których wynika, że wszystkie działania zostały już zrealizowane lub informację o wdrożeniu zaplanowanych działań pozyskano na podstawie ogólnodostępnych informacji. 43
Raport Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy za 2014 r. Mapa ryzyka z uwzględnieniem ryzyk zmaterializowanych w 2014 roku 44
Rejestr Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy na 2015 r. Mapa ryzyka wg procesów strategicznych W Funkcjonowanie organów władzy F- Finanse publiczne J - Funkcjonowanie jednostki komunalnej O - Aktywność obywatelska E - Edukacja K - Kultura Z - Ochrona zdrowia P - Pomoc społeczna R - Sport i rekreacja B - Bezpieczeństwo i porządek publiczny G - Geodezja, kartografia i kataster N - Gospodarowanie nieruchomościami miasta S - Gospodarowanie środowiskiem U - Usługi komunalne A - Architektura i urbanistyka T - Transport, komunikacja i 45 drogownictwo
Rejestr Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy na 2015 r. Mapa ryzyka wartość ryzyka do ilości wskazań
Aktualizacja Rejestru Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy na 2015 r. Mapa ryzyka w porównaniu do Rejestru Ryzyka na 2015 rok 47
Aktualizacja Rejestru Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy na 2015 r. Mapa ryzyka bardzo wysokiego wg stanu na 30.06.2015 r. z uwzględnieniem aktualności sporządzonych Planów postępowania z ryzykiem bardzo wysokim 48
Aktualizacja Rejestru Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy na 2015 r. SYNTEZA TREND RYZYKA W PROCESACH STERUJĄCYCH I ZASOBOWYCH 49
Aktualizacja Rejestru Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy na 2015 r. SYNTEZA TREND RYZYKA W PROCESACH REALIZACYJNYCH 50
Aktualizacja Rejestru Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy na 2015 r. SYNTEZA TREND RYZYKA W PROCESACH REALIZACYJNYCH 51
Aktualizacja Rejestru Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy na 2015 r. Liczba ryzyk wysokich i bardzo wysokich zgłoszonych OGÓŁEM w JST m.st. Warszawie II poziom kontroli zarządczej 52
Aktualizacja Rejestru Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy na 2015 r. Liczba ryzyk wysokich i bardzo wysokich zgłoszonych przez URZĄD I poziom kontroli zarządczej 53
Aktualizacja Rejestru Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy na 2015 r. Liczba ryzyk wysokich i bardzo wysokich zgłoszonych przez JEDNOSTKI I poziom kontroli zarządczej 54
Aktualizacja Rejestru Ryzyka Miasta Stołecznego Warszawy na 2015 r. Hierarchizacja procesów strategicznych wg liczby ryzyk bardzo wysokich W procesach strategicznych: O, B, G, S i R nie identyfikuje się ryzyk bardzo wysokich w celach realizowanych w 2015 roku 55
Analiza informacji gromadzonych w ramach systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie Układ Raportu Ryzyka przykład: 56
Analiza informacji gromadzonych w ramach systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie 57
Analiza informacji gromadzonych w ramach systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie 58
59
II poziom kontroli zarządczej (JST m.st. Warszawa) I poziom kontroli zarządczej (Urząd) I poziom kontroli zarządczej (Jednostki) 60
Analiza informacji gromadzonych w ramach systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie 61
Analiza informacji gromadzonych w ramach systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie 62
Rejestr ryzyka strategicznego m.st. Warszawy Zgodnie z 13 Zarządzenia 828/2015 z dnia 10 czerwca 2015 roku w sprawie systemu zarządzania ryzykiem w m.st. Warszawie, w terminie do dnia 31 marca każdego roku Prezydent m.st. Warszawy przy współudziale członków Zespołu Koordynującego i we współpracy z Pełnomocnikiem ds. ryzyka dokonuje oceny ryzyk strategicznych. Każde zidentyfikowane ryzyko strategiczne ujmowane jest w Rejestrze ryzyka strategicznego prowadzonym przez Pełnomocnika ds. ryzyka. W ocenie ryzyk strategicznych m.st. Warszawy dyrektorzy biur stanowią wsparcie merytoryczne Prezydenta m.st. Warszawy, Zastępców Prezydenta m.st. Warszawy, Sekretarza m.st. Warszawy oraz Skarbnika m.st. Warszawy. 63
Rejestr ryzyka strategicznego m.st. Warszawy Cele strategiczne i operacyjne 64
Rejestr ryzyka strategicznego m.st. Warszawy W Strategii rozwoju m.st. Warszawy do 2020 roku wyróżniono dwie zasadnicze grupy celów: strategiczne (5) i operacyjne (21). Cele strategiczne wynikają z przyjętej misji i wizji. Mają ogólny charakter, dotyczą dłuższego horyzontu czasowego. Cele strategiczne można również postrzegać jako najważniejsze cele całej jednostki. Natomiast cele operacyjne wynikają z celów strategicznych, mają bardziej dynamiczny charakter, obejmują krótszy okres i dotyczą konkretnych projektów, zadań. Wraz z ryzykami operacyjnymi ujmowane są w rejestrach ryzyka prowadzonych przez poszczególne biura, urzędy dzielnic i jednostki. Ryzyka strategiczne należy postrzegać i oceniać w odniesieniu do zagrożeń, które mogą mieć wpływ na realizację mierników i wskaźników opracowanych dla celów operacyjnych. Należy również oceniać ryzyko strategiczne w odniesieniu do celów operacyjnych ujętych w dokumentach o charakterze strategicznym (strategie, programy, polityki). 65
Podsumowanie Poprawa wymaga zmian. Bycie doskonałym wymaga ciągłych zmian Winston Churchill (1874 1965) 66
PYTANIA 67
Kontakt: Pełnomocnik Prezydenta m.st. Warszawy ds. ryzyka Ewa Śleszyńska Charewicz esleszynska@um.warszawa.pl 22 44 33 070/71 68
69