Koresponencja biurowa Zawarte w niniejszym rozdziale przykłady korespondencji odnoszą się wyłącznie do sytuacji, w której adresat i odbiorca zatrudnieni są w tej samej firmie. Tym samym obie strony procesu komunikacji świadome są obowiązujących w ich środowisku konwencji i znają właściwy branży i firmie zestaw obowiązującego słownictwa. Żargon Wspomniany wyżej zestaw słownictwa, zwany korporacyjnym żargonem lub argotem, staje się wyznacznikiem naszej przynależności do grupy zawodowej. Nierzadko nagromadzenie żargonowych sformułowań w wewnętrznej korespondencji firmowej sprawia, że z perspektywy laika e-mail czy memo noszą znamiona zaszyfrowanej wiadomości. W języku angielskim żargon korporacyjny określa się jako corporate jargon lub corporatese. Można też zetknąć się z określeniem business speak lub management speak, które oznacza taki sposób wypowiadania się szefów firm, konsultantów i członków zarządu, który charakteryzuje się długimi, skomplikowanymi zdaniami, a przy tym jest naszpikowany specjalistycznymi skrótami i niejasnymi terminami. Takiego języka często używa się w eufemistycznych opisach np. zamiast crisis (kryzys) mówi się slowdown (spowolnienie), zamiast dismiss (zwolnić) przeczytać można make redundant (zostać zredukowanym, dosł. uczynić zbędnym). Bardzo często korporacyjni użytkownicy danego żargonu w języku angielskim nadają powszechnie znanym słowom nowe znaczenia, aby ich wypowiedzi zabrzmiały mądrzej i bardziej uczenie dla obserwatora z zewnątrz efekt często brzmi komicznie, np. advise zamiast tell me (Please advise how many items you would like to order.) communicate zamiast say lub tell (Did you communicate to John the conclusions from our meeting?) context zamiast information (Now, Tom will provide us with some more context on that.) heads up zamiast report (All right, before we decide, I need a heads up on the situation.) leverage zamiast use, take advantage of (We need to leverage our cooperation with the biggest Internet service providers.) deliverable zamiast objective, target (Has your team already met their deliverables?) facilitate a meeting zamiast hold a meeting (Who is going to facilitate the meeting on our branding?) Klarowność Zawsze, gdy to możliwe, w korespondencji biurowej stosujmy taką organizację tekstu, która uwypukla strukturę naszego przekazu. W praktyce oznacza to stosowanie krótkich akapitów, rozdzielonych pustymi liniami nic nie stoi na przeszkodzie, abyśmy każdemu z akapitów nadali śródtytuły, które można wyróżnić podkreśleniem, wytłuszczeniem bądź po prostu zapisać je kapitalikami. Warto rekomendować stosowanie tabel i list numerowanych lub punktowanych (ang. bullet points) one również poprawiają klarowność tekstu. W funkcji punktorów stosujmy klasyczne znaki kółka lub znaki typograficzne, takie jak myślniki (ang. dash, hyphen; dash rozdziela dwa elementy słowa złożonego, hyphen sąsiadujące części zdania), znak» (ang. guillemet) lub znak większości > (ang. a greater-than sign). 15
Korespondencja biurowa Jeśli tekst memo wysyłany jest w formie elektronicznej (jako e-mail), wówczas Induction Programme Part One Documents należy umieścić w tytule maila. Warto w e-mailu zawrzeć zwrot grzecznościowy np. Dear John, Dear Patryk. W przypadku większej liczby odbiorców często stosuje się zwrot Dear Colleagues (Drodzy Koledzy/Drogie Koleżanki) lub po prostu Dear All. W korespondencji często możemy natknąć się na zwrot oparty na inwersji: Should you need any help (=If you need any help ) Jeśli potrzebowałby Pan pomocy Should your staff require additional information Jeśli Twój zespół potrzebowałby dodatkowych informacji Zachętę do kontaktu i zadawania pytań możemy wyrazić na wiele sposobów, np. If you require any assistance Jeśli potrzebna byłaby jakakolwiek pomoc If I could be of any help Jeśli mogłabym pomóc If there is anything I can do to help Jeśli mogłabym w jakiś sposób pomóc Skrót Enc pochodzi od słowa enclosure, które odnosiło się do dodatkowych dokumentów, które wraz z listem wkładano do koperty. Dziś skrót Enc wskazuje, że dokument uzupełniony jest załącznikami. Zwróćmy uwagę, że liczba załączników nie jest podawana. Memo To John Doe, Patryk Dudziński From Anna Kowalska, Office Manager Date 30 June 2009 INDUCTION PROGRAMME PART ONE - DOCUMENTS First of all, let me congratulate you on your new jobs as our Junior Consultants. I am sure that you we will enjoy our working together with us, and you will find your new position both satisfactory and challenging. Please find the following documents attached: EMPLOYEE HANDBOOK Our Employee Handbook contains all the most important information about our company. Please read it very carefully. REPORT TEMPLATES The CD-ROM contains templates of all the reports that you are expected to prepare both weekly and monthly reports. EMPLOYEE LIST As our company is quite large, you will find this list quite helpful. Apart from the e-mail addresses and telephone numbers of all our employees, you will also find basic information about their responsibilities. Should you have any questions, do not hesitate to contact me or your line manager, Katarzyna Wojciechowska. You will receive information about the next part of the induction programme from our HR Manager, Tomasz Grot. Regards Anna Enc Copy Edyta Wojciechowska Tomasz Grot Gdy sporządzamy kopię memo, podajemy imiona i nazwiska osób, które otrzymują kopię. W e-mailu rolę tę spełni pole cc (ang. carbon copy kopia przez kalkę, czyli w wersji polskiej DW do wiadomości), gdzie umieścimy odpowiednie adresy e-mail. 16
Memo Memo Do John Doe, Patryk Dudziński Od Anna Kowalska, Kierownik Biura Data 30.06.2009 PROGRAM WPROWADZAJĄCY CZĘŚĆ PIERWSZA: DOKUMENTACJA Przede wszystkim chciałabym Wam pogratulować nowej pracy na stanowiskach Młodszych Konsultantów. Jestem pewna, że będzie nam się razem dobrze pracowało, a Wasza nowa praca będzie i satysfakcjonująca, i pełna wyzwań. W załączniku przekazuję Wam następującą dokumentację: PODRĘCZNIK PRACOWNIKA Nasz Podręcznik Pracownika zawiera wszystkie najważniejsze informacje o naszej firmie. Proszę zapoznajcie się z nim bardzo dokładnie. SZABLONY RAPORTÓW Na płycie CD-ROM umieszczono wszystkie raporty, które będziecie przygotowywać zarówno raporty tygodniowe, jak i raporty miesięczne. LISTA PRACOWNIKÓW Jesteśmy dużą firmą, więc załączona lista okaże się bardzo przydatna. Na liście umieszczone są nie tylko adresy e-mailowe i telefony do wszystkich naszych pracowników, ale również podstawowe informacje o zakresie ich obowiązków. Jeśli mielibyście jakiekolwiek pytania, proszę o kontakt ze mną lub z Waszą bezpośrednią przełożoną, Edytą Wojciechowską. Informacje o kolejnym etapie programu wprowadzającego otrzymacie od Kierownika Kadr, Tomasza Grota. Pozdrawiam Anna Załączniki: dwa wydruki, jedna płyta CD- ROM Kopia: Edyta Wojciechowska, Tomasz Grot Memo (z łac. memorandum to, co należy pamiętać) jest dokumentem skierowanym wyłącznie do pracowników naszej firmy. Memo przekazuje ważne informacje, może też stanowić prośbę o przygotowanie danych, często służy komunikowaniu ważnych decyzji. Memo przyjmuje formę wydruku, gdy pełni rolę listu przewodniego przy przekazywaniu ważnych dokumentów. Polecenie proszę napisać do wszystkich memo o zebraniu w przyszłym tygodniu oznacza po prostu konieczność napisania krótkiego e-maila, w którym wszystkim zainteresowanym przypomnimy o terminie planowanego zebrania. W wielu firmach pracownicy zwracają się do siebie po imieniu, niezależnie od zajmowanego stanowiska. Taka forma komunikacji znajduje również odzwierciedlenie w prowadzonej korespondencji. Jeśli jednak e-mail skierowany jest również do osoby spoza naszej firmy, wówczas jak za dotknięciem magicznej różdżki Ania staje się panią Anną Kowalską. Choć angielska wersja memo, w swojej formie klasycznej, nie podaje dokładnego spisu załączników, warto taki spis jednak umieścić dzięki temu odbiorcy memo będą mogli dokładnie sprawdzić, czy wszystkie przygotowane dla nich załączniki znajdują się w przesyłce. 17
Korespondencja biurowa W tytule napiszmy, do czego faks się odnosi w tym przypadku chodzi o zamówienie numer 299/09. Słówko re jest angielskim odpowiednikiem polskiego dot. Pochodzi od zwrotu with reference to, co oznacza odnośnie do, w związku z, w nawiązaniu do Fax To Andrzej Zmitrowicz Company Medifast Fax number 0-22 127 44 44 From Company Grant Kempton Tetarti Poland Date 21 October 2009 No of pages 1 + 1 RE: ORDER 299/09 Pewne słowa w języku angielskim pomogą nam wyrazić oczekiwanie, by nasz adresat wykonał określoną czynność szybko i sprawnie np. shortly (niedługo), soon (wkrótce), before long (niebawem). Jeśli przygotowywany przez nas faks ma spowodować konkretne działania ze strony odbiorcy napiszmy o tym. W tym przypadku nadawca wyraża swoją nadzieję, że poprawiona faktura zostanie niebawem do niego przysłana. Jest to prośba wyrażona w typowym, dalekim od stanowczości angielskim tonie. Po polsku zapewne napisalibyśmy równie uprzejmie, ale bardziej wyraziście, np. Uprzejmie proszę o przesłanie poprawionej faktury. Wiele programów pozwala na wysyłkę faksu bezpośrednio z komputera na numer odbiorcy. Oczywiście ma to sens wtedy, gdy odbiorca nie ma możliwości skorzystania z poczty elektronicznej. Jednak gdy przed wysyłką faks drukujemy, podpiszmy go odręcznie. Dear Mr Zmitrowicz, Thank you very much for the delivery of our order. The goods arrived safely. However, it seems that there is a small mistake in the attached invoice: instead of the total amount of 10.000 pcs, the invoice bears the quantity of 8.000. Please find a copy of the invoice attached I hope you will be able to send us the amended invoice shortly. With regards Grant Kempton Grant Kempton The Manager Forma bezosobowa Zwróćmy uwagę na konsekwentne stosowanie bezosobowej formy czasowników: dostarczono, dołączono, umieszczono. Angielskim odpowiednikiem bezosobowej formy czasownika jest konstrukcja zdania w stronie biernej: The parcel was delivered early in the morning. (Paczkę dostarczono wcześnie rano.) The invoice was supplemented with their new catalogue. (Do faktury dołączono nowy katalog.) Inną możliwością jest zastosowanie zaimka one. Uwaga jest to zastosowanie zarezerwowane wyłącznie dla bardzo formalnego języka aby nie zabrzmieć sztucznie, użylibyśmy zaimka you: One must be very careful when driving. (Trzeba bardzo uważać podczas jazdy samochodem.) Presentations of great world business leaders always make one think. (Prezentacje wielkich światowych liderów biznesu zawsze dają do myślenia.) 18
Faks Faksy wysyłane są coraz rzadziej większość ich dotychczasowych funkcji przejmują e-maile. Niemniej jednak faksy są wciąż niezastąpione, gdy trzeba szybko przesłać np. dowód wpłaty czy kopię faktury, a nigdzie pod ręką nie mamy skanera. Czasy papieru termicznego na szczęście odeszły już do lamusa a wydruki z faksu coraz bardziej zbliżają się do wysokiej jakości kserokopii. Faks Do Andrzej Zmitrowicz Firma Medifast Nr faksu 0-22 127 44 44 Od Firma Grant Kempton Tetarti Poland Data 21.10.2009 Liczba stron 1 + 1 DOT. ZAMÓWIENIA 299/09 Szanowny Panie, Bardzo dziękuję za dostawę zamówienia. Przesyłkę dostarczono bez żadnych uszkodzeń. Niestety faktura, którą do dostawy dołączono, zawiera błąd: zamiast całkowitej liczby 10.000, na fakturze umieszczono liczbę 8.000. Załączam kopię faktury bardzo proszę o pilne przesłanie poprawionego dokumentu. Pozdrawiam Grant Kempton Grant Kempton Kierownik Nawet jeśli nasz podpis odręczny jest wyjątkowo czytelny, wpiszmy w dokumencie nasze imię i nazwisko pismem komputerowym. Unikniemy w ten sposób pomyłek w odtwarzaniu naszego imienia i nazwiska, gdy nasz podpis odręczny będzie mniej wyraźny niż zwykle. Notabene warto przećwiczyć swój odręczny podpis niech wygląda porządnie i profesjonalnie, a nie jak ptaszek, którym odfajkowujemy kolejny punkt na liście zakupów. U góry faksu piszemy znacznie powiększoną czcionką słowo Faks w ten sposób jasno i wyraźnie oznaczamy pierwszą, tytułową stronę faksu. W wielu firmach funkcjonują gotowe szablony faksów w odpowiednie pola wpisujemy jedynie niezbędne dane. W faksie zawsze podajemy numer odbiorcy. Jeśli poprosimy kogoś z naszych współpracowników o wysyłkę faksu, poprośmy również o potwierdzenie wysyłki, które większość faksów drukuje automatycznie dzięki temu zyskamy pewność, że wszystkie strony dotarły do odbiorcy. Przy podawaniu liczby stron faksu, stosujmy model 1+. Taki sposób zapisu odzwierciedla najczęściej stosowany format faksu: jedna strona tytułowa i dalsze dokumenty, których liczba stron następuje po znaku +. Np. liczba stron 1+4 oznaczać będzie jedną stronę tytułową i cztery strony dokumentów. Jeśli faksujemy bardzo ważne dokumenty, po zakończeniu transmisji zadzwońmy z pytaniem, czy wszystkie strony zostały przefaksowane czytelnie. Warto unikać podmiotu w zdaniu, zwłaszcza jeśli powiązana z nim treść może nie być sympatyczna. Porównajmy brzmienie dwóch wypowiedzi: na fakturze umieszczono liczbę 8.000 i na fakturze ktoś umieścił liczbę 8.000. Pierwsze zdanie brzmi bardziej formalnie i skupia się na problemie, nie zaś na osobie, która błąd popełniła. 19
Korespondencja biurowa Skoro potwierdzamy nasz przyjazd, napiszmy to jasno. Należy zastosować czasownik confirm (potwierdzać). Nie dziwmy się zbytnio, gdy hotel w odpowiedzi prześle do nas e-mail z umieszczonym w tytule rzeczownikiem confirmation (potwierdzenie) tym samym hotel potwierdzi, że potwierdza nasze potwierdzenie. Słów booking i reservation możemy używać zamiennie. Należy przy tym pamiętać, że słówko reservation może też oznaczać zastrzeżenie, np. The team had reservations about his nomination as a new director. (Zespół miał zastrzeżenia co do jego nominacji na stanowisko dyrektora.) Lista rzeczy, które możemy zarezerwować, jest długa: We can book a flight, a hotel, a table (at a restaurant), a ticket, a holiday trip. Rezerwacji możemy dokonać z wyprzedzeniem (in advance). A jeśli hotel czy restauracja, do której planowaliśmy się wybrać, nie ma już wolnych miejsc, możemy usłyszeć: We are really sorry the restaurant is booked up this Friday. The hotel is booked solid until the end of the conference. Dear Madam, Thank you very much for our conversation this morning about the hotel booking for Eurolink Poland. I confirm the reservation of three double rooms and two single rooms for the following guests: Double rooms Anna Gersz and Jolanta Garwolińska Grzegorz Duda and Andrzej Zmitrowicz John Doe and Patryk Dudziński Single rooms Edyta Wojciechowska Tomasz Grot The guests will arrive on Tuesday, 17 November 2009 late in the evening (around 22:00 p.m.), and depart on Friday, 20 November 2009 after breakfast. Let me use this opportunity to remind you that we would like non-smoking rooms. We will also need parking space for three cars. In case you need to contact the guests, please call Tomasz Grot s mobile phone number 0-400 122-122. Tomasz Grot, our HR Manager, will settle the account with the company credit card. I would appreciate if you could please get back to me with the reservation number. With regards Andrzej Zmitrowicz Zarówno pm, jak i p.m. (po południu, od łacińskiego post meridiem) z kropkami i bez są poprawne. Godziny przedpołudniowe opisujemy skrótem am (przed południem łac. ante meridiem). W języku angielskim natknąć możemy się na szereg słów i wyrażeń określających konkretne godziny czy też okresy, których dokładne znaczenie nie zawsze będzie dla nas jasne bez kontekstu: quarter (kwartał); decade (dekada); dawn (świt); dusk (zmierzch); at the crack of dawn (bladym świtem); fortnight (dwa tygodnie); midday (południe); midnight (północ); the early hours (okres pomiędzy północą a porankiem). 20
Rezerwacja Szanowna Pani, Dziękuję za naszą wcześniejszą rozmowę telefoniczną, gdy sprawdzaliśmy możliwość rezerwacji noclegów dla firmy Eurolink Poland. Niniejszym potwierdzam rezerwację trzech pokojów dwuosobowych i dwóch pokojów jednoosobowych dla niżej wymienionych pracowników naszej firmy: Pokoje dwuosobowe Anna Gersz i Jolanta Garwolińska Grzegorz Duda i Andrzej Zmitrowicz John Doe i Patryk Dudziński Pokoje jednoosobowe Edyta Wojciechowska Tomasz Grot Przyjazd planowany jest na wtorek, 17.11.2009 późnym wieczorem (ok. 22:00). Wyjazd zaplanowano na piątek, 20.11.2009 po śniadaniu. Korzystając z okazji, chciałbym przypomnieć o mojej prośbie rezerwacji pokojów dla niepalących. Będziemy też potrzebować miejsc parkingowych dla trzech samochodów. W razie potrzeby kontaktu z nami, proszę korzystać z numeru 0-400 122-122. Jest to numer telefonu komórkowego p. Tomasza Grota, naszego Kierownika Kadr, który również będzie dokonywał płatności za pobyt (karta kredytowa). Byłbym bardzo wdzięczny, jeśli zechciałaby Pani przesłać do mnie numer rezerwacji. Serdecznie pozdrawiam Andrzej Zmitrowicz Podanie numeru kontaktowego jest bardzo ważne, gdy przyjazd planowany jest w późnych godzinach wieczornych. Recepcja hotelu zawsze skontaktuje się z nami, jeśli nasz przyjazd się opóźnia. Jeśli zaś sami widzimy, że na miejsce przeznaczenia dojedziemy wyjątkowo późno, warto zatelefonować do hotelu i poinformować o planowanej godzinie przybycia. Dokonanie rezerwacji pokojów w hotelu należy poprzedzić telefonem do recepcji i upewnieniem się, czy wystarczy dla nas miejsc. Dzięki rozmowie telefonicznej będziemy też dokładnie wiedzieć, do kogo konkretnie należy skierować e-mail ze szczegółowymi danymi dotyczącymi naszej rezerwacji. Jeżeli wiemy już, że wybrany przez nas hotel dysponuje wolnymi pokojami, można rozpocząć e-mail nawiązaniem do wcześniejszej rozmowy telefonicznej. Jeśli osoby wyjeżdżające w delegację porozumiały się już co do wyboru współlokatorów, warto tę informację przekazać do hotelu. Dzięki temu recepcja będzie wiedziała, jakie klucze wydawać przybywającym gościom, jeśli ich przyjazd do hotelu nie zbiegnie się w czasie. Podajmy szacowany czas przyjazdu i czas wyjazdu. Jeśli przyjazd nastąpić może późnym wieczorem, od razu poinformujmy o tym hotel. Unikniemy nieporozumień hotel nie anuluje naszej rezerwacji bez wcześniejszego kontaktu telefonicznego z nami. Jeśli dokonywana przez nas rezerwacja wiąże się z dodatkowymi wymaganiami, od razu należy je doprecyzować. To szczególnie ważne podczas wyjazdów na konferencje, gdy liczba gości przebywających w hotelu może być duża. 21
Korespondencja biurowa Informację o zebraniu umieszczono w treści e-maila. W razie potrzeby można zastosować również formę wydrukowanego memo wówczas należy pamiętać o umieszczeniu w nagłówku nazwisk wszystkich osób, do których memo jest skierowane. Dopuszczalne jest wówczas stosowanie określeń zbiorczych, np. To heads of departments (Do szefów działów), To warehouse staff (Do pracowników magazynu). Zwrot grzecznościowy Dear Colleagues oznacza zarówno Drogie Koleżanki, jak i Drodzy Koledzy. Rzeczownika colleague używamy w znaczeniu kolegi lub koleżanki z pracy, czyli naszego współpracownika. Częstym błędem popełnianym przez Polaków jest używanie słowa colleague dla określenia kolegi nie tylko z pracy, ale także ze szkoły czy z wojska. Kolega w języku polskim czyli trochę więcej niż znajomy to po angielsku friend. W zaproszeniu na zebranie należy podać jego najważniejszy temat. Pozwoli to wszystkim uczestnikom na należyte przygotowanie się do dyskusji. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wymienić pokrótce pozostałe ważne punkty, które będą omawiane. Nie popadajmy jednak w przesadę we wstępnym zaproszeniu podajemy jedynie najważniejsze tematy szczegółowy plan zebrania zostanie przesłany później. Dear Colleagues, Our next sales and marketing meeting will take place on Monday, 26 October 2009, at 9:30. Our meeting will probably finish around lunchtime. The main objective of the meeting will be to discuss the status of our Christmas special offer. In addition, we will have a closer look at our sales figures and discuss any possible options for any end-of-theyear offers we may introduce. If you wish to add any additional issues to discuss at our meeting, please get back to me before Wednesday, 21 October 2009. I will send you the full agenda on Thursday, 22 October. All the best Stefan Rachoń Jeśli planujemy do kogoś oddzwonić, wówczas możemy użyć czasownika złożonego get back tak jak w przykładzie. Inne opcje przedstawiają się następująco: Could you please ask Mrs Sevier to call me back as soon as she comes back to the office? (Czy może Pani poprosić panią Sevier, żeby oddzwoniła do mnie, gdy tylko wróci do biura?) I promise to ring you back as soon as the meeting is over. (Obiecuję, że oddzwonię do Ciebie, gdy tylko spotkanie się skończy.) W prezentacjach danych sprzedaży pojawiają się często określenia takie jak: sales by category sprzedaż wg kategorii; YTD (year-to-date) od początku roku do dziś; YOY (year-over-year) liczona rok do roku; cumulative narastający, cumulatively narastająco (skrót: cum) % change zmiana w procentach; total suma; category axis oś kategorii; value axis oś wartości. 22
Zebranie Moi Drodzy, Nasze kolejne zebranie działów sprzedaży i marketingu odbędzie się w poniedziałek, 26 października, o godz. 9:30. Zebranie zapewne zakończy się w porze lunchu. Głównym celem naszego spotkania będzie omówienie stanu naszej oferty świątecznej. Ponadto przyjrzymy się naszym wynikom sprzedaży i omówimy możliwości dodatkowych ofert, jakie możemy uruchomić w końcówce roku. Jeśli chcielibyście w planie zebrania przedyskutować jeszcze inne tematy, proszę podzielić się ze mną swoimi sugestiami nie później niż do 21 października (środa). Pełną agendę prześlę Wam w czwartek, 22 października. Pozdrawiam Stefan Rachoń Uwaga na błędy Poufały zwrot grzecznościowy w zespołach, gdzie wszyscy znają się jak łyse konie jest do przyjęcia. Jeśli jednak mamy wątpliwości co do użycia pewnych sformułowań, zwrot Moi Drodzy (Dear Colleagues, Dear All) będzie bardziej odpowiedni. W zaproszeniu na zebranie zawsze należy podać informację o godzinie jego zakończenia. Gdy tej informacji zabraknie, wzrasta ryzyko, że zebranie przeistoczy się w całodzienną nasiadówkę. Jeśli w informacji o zebraniu zawrzemy prośbę przygotowania się do obrad zawsze należy podać informację, kiedy zostanie przesłana agenda spotkania. Dzięki temu uczestnicy będą mogli odnotować w swoich terminarzach konieczność rezerwacji czasu potrzebnego na odpowiednie przygotowanie się do spotkania. Do dobrych zwyczajów należy umieszczenie w tekście zaproszenia na zebranie zachęty do sugerowania własnych tematów, które powinny zostać omówione. W takim przypadku należy podać konkretny termin, do którego pracownicy mogą nadsyłać swoje propozycje. W polskich biurach na dobre już zagościło słowo agenda. Pojawiło się jako kalka z języka angielskiego agenda oznacza listę tematów, które należy podczas spotkania omówić. Słownik Języka Polskiego mówi przede wszystkim o znaczeniu oddział urzędu lub instytucji. Niezależnie od naszych poglądów na temat infiltracji polszczyzny przez angielskie terminy, bądźmy świadomi, że słowa agenda używa się w znaczeniu plan spotkania. Nawet jeśli nie podoba nam się amerykanizacja naszego języka, przyznajmy, że agenda to lekki grzech w porównaniu z takimi słowami, jak target, deliwerować, tajmink, frejmłerk, impakt czy menydżment. Z treści maila widać wyraźnie, że jego autor jest osobą bardzo dobrze zorganizowaną. Zwróćmy uwagę na przedstawiony w e-mailu plan działań kluczowe daty są wyraźnie wyszczególnione: 21.10.2009 termin nadsyłania propozycji tematów do omówienia podczas zebrania; 22.10.2009 termin wysyłki planu zebrania do wszystkich uczestników; 26.10.2009 data zebrania. Taka formuła organizacji zebrania sprawi, że wszyscy jego uczestnicy będą dobrze przygotowani, zebranie przebiegnie szybko i sprawnie, bez zbędnych dywagacji. Prawdopodobieństwo, że zebranie zakończy się w porze lunchu, jest bardzo wysokie. 23
Korespondencja biurowa Prezentacja jest jedną z form publicznej wypowiedzi, z którą możemy mieć do czynienia podczas służbowego zebrania. Wymienić można: speech (przemówienie); talk (przemowa); address (mowa formalna). Wśród form komunikacji grupowej wyróżnimy: discussion (dyskusja); debate (debata); dispute (spór). A przed spotkaniem zazwyczaj obecny będzie small talk (rozmowa towarzyska). Issue oznacza zagadnienie, które podczas zebrania wymaga omówienia. Czasem używa się też rzeczownika item pozycja, punkt na agendzie (ang. an item on the agenda). Jeśli chcemy więc zapytać: Jaki jest następny punkt?, nie używajmy rzeczownika point. Zapytajmy wtedy: What s the next item on the agenda? AOB pochodzi od pierwszych liter słów Any Other Business. Ten punkt zebrania pozwala na zgłaszanie wolnych wniosków niezależnie od wcześniej przedstawionych propozycji do agendy. Dobrze zaplanowane zebranie zawsze zawierać będzie czas na wolne wnioski. Brief i briefing to kolejne dwa angielskie słowa, które chyba już na dobre zadomowiły się w korporacyjnej polszczyźnie. Brief oznacza krótki raport lub opis obowiązków i zadań pracownika w ramach konkretnego projektu. Briefing zaś oznacza spotkanie lub przekaz informacji niezbędnych do wykonania konkretnego zadania (odprawa, instruktaż). Christmas offer meeting agenda Monday 26 October 2009 9:30-14:00 Conference room A Please arrive at 9:15 at the latest. Time Issue Speaker(s) 09:30 Minutes of the last meeting action points completion update 10:30 Update on YTD sales results and returns + discussion 11:30 coffee break 11:45 Christmas special offer status presentation 12:45 Discussion and action points 13:30 AOB All 13:50 Summary and date of next meeting Stefan Rachoń + all John Doe, Jolanta Garwolińska + all Anna Gersz Anna Gersz + all Minute taker: Andrzej Zmitrowicz Stefan Rachoń Prior to the meeting, all participants of the meeting are kindly requested to print out and have a closer look at with the following files (Intranet location folders in brackets): a)sales YTD all.xls (J:/Everybody/Sales) b) Returns YTD by distrib.xls (J:/ Everybody/Distributors) c) 2009 vs 2008 YTD.xls (J:/Everybody/ Sales) d) Xmas offer.ppt (J:/Everybody/ Xmas_2009) Should you need to re-read the minutes of the previous meeting, they are available at J:/Everybody/Mktg/ Minutes/2009-09-21.doc. 24
Agenda Zebranie Oferta Świąteczna - agenda poniedziałek, 26.10.2009 9:30-14:00 sala konferencyjna A Bardzo proszę o przybycie nie później niż do godz. 9:15. Godz. Punkt zebrania Prowadzący 09:30 Protokół z poprzedniego zebrania bieżąca informacja o realizacji zadań 10:30 Aktualne dane sprzedaży i zwrotów; dyskusja 11:30 przerwa na kawę 11:45 Realizacja specjalnej oferty świątecznej prezentacja Stefan Rachoń, wszyscy John Doe, Jolanta Garwolińska, wszyscy Anna Gersz 12:45 Dyskusja i zadania Anna Gersz, wszyscy 13:30 Wolne wnioski Wszyscy 13:50 Podsumowanie; data następnego zebrania Stefan Rachoń Protokolant: Andrzej Zmitrowicz Proszę, aby wszyscy uczestnicy zebrania wydrukowali niżej wymienione pliki i dokładnie się z nimi zapoznali (adresy intranetowe w nawiasach): a)sales YTD all.xls (J:/Everybody/Sales) b)returns YTD by distrib.xls (J:/ Everybody/Distributors) c)2009 vs 2008 YTD.xls (J:/Everybody/ Sales) d)xmas offer.ppt (J:/Everybody/ Xmas_2009) W razie potrzeby, notatki z poprzedniego spotkania dostępne są w folderze J:/Everybody/Mktg/ Minutes/2009-09-21.doc. W agendzie podajemy temat zebrania, jego dokładny termin i lokalizację. Uczestnikom zebrania warto przypomnieć, aby na spotkanie przybyli nieco wcześniej wbieganie na salę już po rozpoczęciu zebrania wszystkich dekoncentruje. Dobrze dać sobie kwadrans na przygotowanie rozłożenie wydruków, pogawędkę, zaparzenie kawy czy herbaty. Jak mawiają Anglicy, jest to czas na kisses and hugs, coffee in mugs (czyli całusy i uściski, kawa w kubkach). Agendę zebrania najlepiej przedstawić w formie tabeli. Najlepiej sprawdza się formuła trzech kolumn: godzina, temat i prowadzący. Każdy z uczestników dokładnie wie, jakiej tematyki należy się spodziewać. Tabela podaje również wyraźnie, kto jest odpowiedzialny za przebieg dyskusji w każdym z wymienionych punktów zebrania. Umieszczenie nazwisk w planie sprawi, że wymienione osoby będą czuły się odpowiedzialne za przebieg poszczególnych etapów spotkania. Każde właściwie przeprowadzone zebranie powinno kończyć się podsumowaniem i ustaleniem daty kolejnego spotkania, jeśli to konieczne. Przede wszystkim zaś dobrze prowadzone zebranie kończy się zgodnie z planem. 25
Korespondencja biurowa Nazwiska osób biorących udział w spotkaniu wypada wymienić zgodnie z ich pozycją w firmie począwszy od stanowiska najwyższego. Jeśli mamy wątpliwości co do kolejności, możemy nazwiska wpisać w kolejności alfabetycznej (ang. in alphabetical order). Niewskazaną złośliwością byłoby zapisanie nazwisk uczestników tak, jak czasem umieszcza się nazwiska aktorów na liście płac w kolejności pojawiania się na zebraniu (ang. in order of appearance). Action points, czyli lista zadań, może stanowić załącznik do notatki. Wtedy w odrębnej tabeli wpisujemy treść zadania, nazwisko osoby za nie odpowiedzialnej i termin realizacji. Lista action points ustalonych na tym zebraniu nie będzie zbyt długa. Na pewno znajdą się na niej trzy zadania: John codzienne przygotowywanie raportu zapasów, menedżerowie monitorowanie ekspozycji materiałów promocyjnych Jolanta kontakty z trzema dystrybutorami. Większość zdań notatki formułuje się w czasie przeszłym. W języku angielskim często stosuje się również stronę bierną, np. The issue that was mentioned (Kwestia, którą poruszono ) Then, the newest sales data was presented. (Następnie przedstawiono najświeższe dane sprzedaży.) Most of comments were focussed on the seasonal offer. (Większość komentarzy skoncentrowało się na ofercie sezonowej.) Christmas offer meeting Monday, 26 October 2009 Minutes Participants: Stefan Rachoń, John Doe, Jolanta Garwolińska, Anna Gersz, Andrzej Zmitrowicz, Patryk Dudziński Minutes of the last meeting action points completion update The meeting started with detailed discussion of all action points agreed at the previous meeting. Stefan asked John to monitor distributors stocks on an everyday basis. Every day before 16:00, John will put a spreadsheet with key stocks on the intranet. Update on YTD sales results and returns + discussion The YTD sales are in line with forecasts (102% of YTD 2008 sales). 85% of the annual budget sales have already been completed. In order to ensure completion of the budget, everyone s effort needs to be put in for effective realisation of Christmas offer. Discussion and action points A few local distributors are reluctant to make larger orders for Christmas offer. Three companies were mentioned: Signus, Fergus and Delta. Jolanta agreed to contact all these three companies and discuss their orders individually. AOB Anna presented an update on organisation of the Christmas party for all staff, and presented ideas of Christmas presents for employees. It was agreed that Anna would meet John and Patryk after the meeting to discuss all the details. Summary and date of next meeting Stefan summarised the meeting and asked Andrzej to send the minutes to all participants before the end of the week. Andrzej was also asked to prepare a separate action points list, and distribute it with the minutes. The date of the next meeting has been decided for 08 December 2009. Minutes prepared by Andrzej Zmitrowicz 26
Notatka Oferta świąteczna - zebranie Poniedziałek, 26.10.2009 Notatka Uczestnicy: Stefan Rachoń, John Doe, Jolanta Garwolińska, Anna Gersz, Andrzej Zmitrowicz, Patryk Dudziński Protokół z poprzedniego zebrania bieżąca informacja o realizacji zadań Zebranie rozpoczęło się od szczegółowej dyskusji wszystkich zadań, które przydzielono na poprzednim spotkaniu. Stefan poprosił Johna o codzienne monitorowanie zapasów dystrybutorów. Codziennie przed 16:00 John będzie umieszczał na intranecie arkusz z zestawieniem zapasów najważniejszych produktów. Aktualne dane sprzedaży i zwrotów; dyskusja Sprzedaż od początku roku jest zgodna z planem (102% sprzedaży w porównaniu z analogicznym okresem roku 2008). Wykonano już 85% rocznego planu. Należy zintensyfikować wysiłki zmierzające do skutecznej realizacji oferty świątecznej, aby wykonać budżet sprzedaży. Dyskusja i zadania Kilku lokalnych dystrybutorów nie zgodziło się na złożenie znaczniejszych zamówień na potrzeby oferty świątecznej. Chodzi o firmy: Signus, Fergus i Delta. Jolanta zobowiązała się do kontaktu z wszystkimi tymi trzema firmami i do indywidualnego omówienia ich zamówień. Wolne wnioski Anna poinformowała zebranych o przebiegu organizacji przyjęcia świątecznego dla pracowników i przedstawiła pomysły na prezenty świąteczne. Ustalono, że po zebraniu Anna, John i Patryk spotkają się celem przedyskutowania szczegółów. Podsumowanie; data następnego zebrania Stefan podsumował zebranie i poprosił Andrzeja o przesłanie notatki do wszystkich uczestników nie później niż do końca tygodnia. Andrzej przygotuje również odrębne zestawienie zadań i roześle je wraz z notatką. Datę kolejnego spotkania ustalono na 8 grudnia 2009 r. Notatkę sporządził Andrzej Zmitrowicz Choć angielskie słowo minutes często tłumaczy się jako protokół, używajmy polskiego odpowiednika notatka. Protokół, protokołować, protokolant wszystkie te słowa przywodzą na myśl salę sądową i komisariat. Lista uczestników zawiera imiona i nazwiska ale w treści notatki posługujmy się wyłącznie imionami. Jeśli w spotkaniu biorą udział osoby o takich samych imionach, możemy je wyróżnić inicjałem nazwiska np. John D. lub nazwą działu podawaną w nawiasie, np. Patryk (marketing). Notatkę powinniśmy spisać zgodnie z punktami umieszczonymi na agendzie w ten sposób zyskamy pewność, że żadnego punktu zebrania nie pominęliśmy. Tytuły warto wyróżnić w ten sposób wyeksponujemy strukturę notatki i ułatwimy jej czytanie. Notatka powinna zawierać informację o osobie, która ją sporządziła. Mawiają, że nie ten ma władzę, kto jest szefem, ale ten, kto spisuje notatkę. Notatkę piszmy, formułując krótkie zdania. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby używać równoważników zdań. Notatka jest dokumentem, który w większości przypadków ma za zadanie przekazać najważniejsze ustalenia ze spotkania nie zaciemniajmy jej zbędnymi ozdobnikami. 27
Korespondencja biurowa Plan podróży (ang. itinerary) zawiera informację o najważniejszych wydarzeniach w trakcie wizyty służbowej. W planie podróży umieszczamy informacje o zaplanowanych spotkaniach i sposobach przemieszczania się z miejsca na miejsce. Skoro spotkania zostały już umówione, możemy to wyrazić w sposób następujący: All the meetings have already been scheduled. Andrzej Boguta s timetable is full. (= jego kalendarz jest wypełniony) Jeśli zaś będziemy chcieli znaleźć czas na inne czynności, użyjmy czasownika złożonego make time: In every organisation, CEOs need to remember to make time for front-line employees. W planie podróży warto umieścić numery telefonów do wszystkich osób, które są zaangażowane w wizytę. Można również podać nazwy ich stanowisk. Dzięki temu nasz gość będzie mógł się z nami kontaktować, jeśli pojawi się konieczność zmiany planów. Wśród listy telefonów komórkowych warto również podać numer do naszego biura. Itinerary for Mr Andrew Boguta Poland trip Monday 16 November Wednesday 18 November Monday 16 November 2009 06:50 Depart London Heathrow (flight LO 286) 10:15 Arrive Warszawa Okęcie meet Patryk Dudziński 12:30 Meeting at Tetarti Poland offices 15:30 Lunch 16:30 Meeting with managers of local distributors: Fergus, Gamma, Alt Enterprises and Audio Fama Accommodation: Hotel Fawlty Towers, Marszałkowska 459, tel. +48 22 162-41-23, reservation number: 23867 Tuesday 17 November 2009 08:00 Meet Andrzej Zmitrowicz in the hotel lobby and drive to Lublin 12:30 Regional Localisation Conference Lublin 15:00 Lunch 17:00 Drive back to Warsaw 20:30 Dinner with Stefan Rachoń at the hotel Wednesday 19 November 2009 05:30 Taxi from the hotel to the airport 07:45 Depart Warszawa Okęcie (flight LO281) 09:35 Arrive London Heathrow Useful phone numbers: Patryk Dudziński mobile +48 400 122-123 Andrzej Zmitrowicz mobile +48 400 122-124 Stefan Rachoń mobile +48 400 122-100 Tetarti Poland reception desk +48 22 144-21-07 Emergency (dialled from mobile phone) 112 Plan jest gotowy, wszystko dopięte na ostatni guzik pozostaje nam nadzieja, że wszystko pójdzie zgodnie z planem: We hope everything will go according to plan. Please make sure that the whole trip will go as planned. Słownictwo znane nam z lotnisk jest w znacznej mierze obecne w języku polskim w swoim źródłowym anglosaskim brzmieniu: check-in (odprawa); terminal; gate (bramka); duty-free (bezcłowy); take-off (start samolotu); touchdown (lądowanie); business class (klasa biznesowa wcześniej określana jako pierwsza klasa); economy class (klasa ekonomiczna niegdyś znana pod nazwą klasy turystycznej). 28
Plan podróży Plan podróży dla p. Andrzeja Boguty Wizyta w Polsce poniedziałek 16.11.2009 środa 18.11.2009 Poniedziałek, 16.11.2009 06:50 Wylot London Heathrow (lot nr LO 286) 10:15 Przylot Warszawa Okęcie z lotniska odbiera Pana p. Patryk Dudziński 12:30 Spotkanie w biurze Tetarti Poland 15:30 Obiad 16:30 Spotkanie z menadżerami lokalnych firm dystrybucyjnych: Fergus, Gamma, Alt Enterprises i Audio Fama Nocleg: Hotel Fawlty Towers, Marszałkowska 459, tel. +48 22 162-41-23, nr rezerwacji: 23867 Wtorek, 17.11.2009 08:00 Do hotelu przyjeżdża p. Andrzej Zmitrowicz wyjazd do Lublina 12:30 Regionalna Konferencja Lokalizacyjna Lublin 15:00 Obiad 17:00 Powrót do Warszawy 20:30 Kolacja ze Stefanem Rachoniem w hotelu Środa, 19.11.2009 05:30 Taksówka z hotelu na lotnisko 07:45 Wylot Warszawa Okęcie (lot nr LO281) 09:35 Przylot London Heathrow Przydatne numery telefonów: Patryk Dudziński tel. kom. +48 400 122-123 Andrzej Zmitrowicz tel. kom. +48 400 122-124 Stefan Rachoń tel. kom. +48 400 122-100 Tetarti Poland recepcja +48 22 144-21-07 Numer alarmowy (z telefonów komórkowych) 112 Przed sporządzeniem planu podróży i wysłaniem go do zainteresowanego warto z nim porozmawiać może sam już ustalił pewne spotkania, a my powinniśmy do nich plan podróży dostosować? Może ma przyjaciół w Warszawie, z którymi już ustalił, że go odbiorą z lotniska, albo umówił się z nimi na wieczór? Naszym typowym polskim błędem jest chęć zaplanowania naszym gościom czasu od świtu po zmierzch. Numer lotu będzie ważny nie tylko dla naszego gościa, ale również dla pracownika, który będzie go odbierał. Jeśli pan Dudziński nie wie, jak wygląda pan Boguta warto przygotować zalaminowaną kartę z imieniem i nazwiskiem naszego gościa oraz logo i nazwą naszej firmy. Obu panom będzie łatwiej odnaleźć się w tłumie. Warto podkreślić, że pracownik naszej firmy będzie czekał na lotnisku w ten sposób pokażemy, jak ważnym gościem jest dla nas pan Andrew Boguta. Plan podróży powinien zawierać informację o noclegu wraz z danymi adresowymi hotelu, numerem telefonu i numerem rezerwacji. W przykładzie nie podano nazwy korporacji taksówkowej, która zadba o poranny kurs. Warto to jednak uczynić, oprócz nazwy podając również numer telefonu wtedy w razie spóźnienia taksówki będzie wiadomo, gdzie należy zadzwonić z pytaniem, kiedy taksówka pod hotelem wreszcie się pojawi. A skoro podajemy szczegóły przyjazdu taksówki zadbajmy o jej odpowiednią rezerwację. Forma pisemna w tym przypadku jest niezbędna. Na wszelki wypadek podajmy też numer telefonu alarmowego. 29
Przydatne słownictwo appreciate doceniać, być wdzięcznym to appreciate in value zyskać na wartości arrive przyjeżdżać, przybywać available dostępny available at dostępne na basic podstawowe the basics podstawy basis podstawa; zasada on a regional basis na szczeblu regionu on an everyday basis codziennie on a part-time basis na niepełnym etacie on a monthly basis co miesiąc bear zawierać (np. adnotację) booking rezerwacja block-booking rezerwacja grupowa both zarówno, oba carefully starannie Listen carefully! Posłuchaj uważnie! depart wyjeżdżać, odlatywać samolotem The train for Bristol is about to depart. Pociąg do Bristolu za chwilę odjeżdża. detail szczegół detailed szczegółowy display ekspozycja window display witryna, wystawa (sklepu) liquid crystal display (LCD) wyświetlacz ciekłokrystaliczny forecast prognoza (np. sprzedaży) profit forecast prognoza zysków weather forecast prognoza pogody get back oddzwaniać, odesłać I ll get back to him right away. Zaraz do niego oddzwonię. goods towar hesitate wahać się human ludzki 30 Human Resources (HR) zasoby ludzkie, kadry line linia in line with zgodne z line manager bezpośredni przełożony online w Internecie; przy podłączeniu do sieci line-up układ sił dotted line linia kropkowana dotted line management zarządzanie pracownikiem, bezpośrednim podwładnym production line linia produkcyjna morning poranek in the morning rano, o poranku I ll do it first thing in the morning. Zrobię to z samego rana. introduce wprowadzić, przedstawić invoice faktura; wystawić fakturę They invoiced us for consulting services. Wystawili nam fakturę za usługi konsultingowe. issue temat, zagadnienie kind uprzejmy kindly uprzejmie late późny, późno late in the evening późnym wieczorem lobby hol, foyer; lobby lobby group grupa nacisku sure pewien make sure zapewnić, upewnić się mention wspominać, wymieniać mistake błąd by mistake przez pomyłkę mobile ruchomy mobile phone telefon komórkowy mobile Internet dostęp do Internetu przez sieć komórkową mobile communications telefonia komórkowa monthly miesięczny monthly report raport miesięczny monthly repayment miesięczna spłata need potrzebować objective cel opportunity okazja, możliwość previous poprzedni, wcześniejszy prior wcześniejszy; przed prior to the meeting przed spotkaniem probably zapewne, prawdopodobnie re dot. (od: dotyczy) re-read przeczytać ponownie re-employ zatrudnić ponownie re-establish ponownie nawiązać, przywrócić retool wyposażyć w nowe narzędzia re-route przekierować reluctant niechętny remind przypomnieć przypomnienie responsibilities obowiązki a sense of responsibility poczucie odpowiedzialności returns zwroty reservation rezerwacja; zastrzeżenie separate odrębny, oddzielny for two separate reasons z dwóch różnych przyczyn settle załatwić; spłacić settle the account uregulować rachunek short krótki shortly wkrótce, niebawem spreadsheet arkusz (kalkulacyjny) staff pracownicy (wszyscy), personel office staff personel biurowy staffing problems problemy ze znalezieniem pracowników staffing problems problemy ze znalezieniem pracowników summary podsumowanie take place mieć miejsce, odbywać się