ANEKSY 1
ANEKSY TERMIN WYSTĄPIENIA Z WNIOSKIEM Wniosek o przedłużenie okresu realizacji najpóźniej na miesiąc przed zakończeniem projektu Zmiana umowy wywołująca skutki finansowe w danym roku budżetowym może być dokonana nie później niż do dnia 15 listopada tego roku Inne zmiany nie później niż 3 miesiące przed zakończeniem projektu (zmiana jednostki, w składzie osobowym, harmonogramu, aparatury, opisów projektu) 2
ANEKSY WYMAGANE DOKUMENTY Pismo z wnioskiem o zmianę Aneks z załącznikami w odpowiedniej liczbie egzemplarzy (zależnie od rodzaju zmiany) oraz opcjonalnie: W przypadku zmiany w składzie osobowym projektu: ankieta dorobku nowego kierownika/opiekuna naukowego/głównego wykonawcy + zgoda na przetwarzanie danych osobowych (jeśli wymagane). W przypadku zmiany jednostki realizującej projekt: oświadczenie i kwestionariusz o niewystępowaniu pomocy publicznej jednostki przejmującej realizację projektu, kosztorys zawierający numer rachunku bankowego Jednostki przejmującej realizację projektu, wykaz zakupionej aparatury (jeśli jest wymagany). Dokumentacja aneksowa nie powinna zawierać informacji na temat danych wrażliwych (chorób, nałogów, wyznań religijnych, itp.) 3
ANEKSY - PISMA Z WNIOSKIEM O ZMIANĘ Pismo każdorazowo powinno być dołączone do przesłanej propozycji aneksu oraz zawierać następujące informacje: datę i miejsce sporządzenia dane osoby sporządzającej adresata pisma Kierownik jednostki lub Dyrektor NCN prawidłowy numer projektu nr rejestracyjny lub nr umowy tytuł projektu przedmiot zmiany z merytorycznym i wyczerpującym uzasadnieniem wskazującym, że wnioskowana zmiana jest niezbędna dla prawidłowej realizacji projektu 4
ANEKSY - PISMA Z WNIOSKIEM O ZMIANĘ dane o projekcie powinny być zbieżne z treścią aneksu formalnie poprawne - propozycja zmian musi być zgodna z treścią umowy podpisy zarówno kierownika projektu/stażysty/stypendysty jak i kierownika jednostki 5
ANEKSY STRONA INTERNETOWA 6
ANEKSY STRONA INTERNETOWA 7
ANEKSY STRONA INTERNETOWA 8
ANEKSY STRONA INTERNETOWA 9
ANEKSY STRONA INTERNETOWA 10
Kazus 1 Kierownik projektu chce przesunąć zaoszczędzone środki z pozycji aparatura w wysokości 800 zł do pozycji inne koszty bezpośrednie w roku 2015. Środki te są potrzebne na zakup dodatkowych materiałów, niezbędnych do realizacji projektu. 11
Kazus 1 zmniejszenie kwoty aparaturyprzeniesienie 800 zł z pozycji aparatury do innych kosztów bezpośrednich w 2015 r. 2015 2016 2017 Razem Koszty bezpośrednie realizacji projektu, w tym: 11 000,00 50 000,00 23 000,00 84 000,00 wynagrodzenia 1 500,00 21 500,00 13 000,00 36 000,00 koszty aparatury 5 000,00 0,00 0,00 5 000,00 inne koszty bezpośrednie 4 500,00 28 500,00 10 000,00 43 000,00 Koszty pośrednie 1 200,00 10 000,00 4 600,00 15 800,00 Koszty realizacji projektu ogółem 12 200,00 60 000,00 27 600,00 99 800,00 W tym przykładzie koszty pośrednie stanowią 20% kosztów bezpośrednich pomniejszonych o wartość kosztów aparatury, przy ich maksymalnym limicie 20%. 12
Rozwiązanie Kazus 1 W trakcie realizacji projektu koszty pośrednie nie mogą ulec zwiększeniu 2015 2016 2017 Razem Koszty bezpośrednie realizacji projektu, w tym: 11 000,00 50 000,00 23 000,00 84 000,00 wynagrodzenia 1 500,00 21 500,00 13 000,00 36 000,00 koszty aparatury 5 000,00-800,00 4 200,00 0,00 0,00 5 000,00-800,00 4 200,00 inne koszty bezpośrednie 4 500,00 + 800,00 5 300,00 28 500,00 10 000,00 43 000,00 + 800,00 43 800,00 Koszty pośrednie 1 200,00 10 000,00 4 600,00 15 800,00 Koszty realizacji projektu ogółem 12 200,00 60 000,00 27 600,00 99 800,00 Założenia: przesuwamy 800,00 zł z pozycji aparatury do innych kosztów bezpośrednich. podstawa wyliczenia 84 000,00 4 200,00 = 79 800,00 wyliczenie 20% 79 800,00 * 20% = 15 960,00 13
Komentarz do powyższego przykładu Na skutek przesunięcia kwoty 800,00 zł z pozycji aparatura do pozycji inne koszty bezpośrednie zmienia się podstawa wyliczenia kosztów pośrednich (koszty bezpośrednie pomniejszone o koszty aparatury). Nowa podstawa wynosi 79 800,00 zł (84 000,00 zł 4 200,00 zł). W związku z tym, że w trakcie realizacji projektu koszty pośrednie nie mogą ulec zwiększeniu ( 6 ust. 10 Gospodarka finansowa umowy o realizację i finansowanie projektu), zostawiamy koszty pośrednie na obecnym poziomie w wysokości 15 800,00 zł. Jeżeli nastąpi przekroczenie kosztów pośrednich, wówczas Centrum obligatoryjnie wymaga skorygowania wysokości kosztów pośrednich (pomniejszenia ich wartości). 14
Kazus 2 Kierownik projektu potrzebuje zwiększyć środki finansowe na zakup aparatury o 26 000 zł w roku 2016, ze względu na wyższą cenę aparatury niż planował na etapie pisania wniosku. Środki te chce przesunąć z innych kosztów bezpośrednich, ze względu na oszczędności w zakupie odczynników i materiałów. 15
Kazus 2 zwiększenie kwoty aparaturyprzeniesienie 26 000 zł z pozycji inne koszty bezpośrednie do pozycji aparatury w 2016 r. 2015 2016 2017 Razem Koszty bezpośrednie realizacji projektu, w tym: 124 760,00 196 760,00 74 760,00 396 280,00 wynagrodzenia 41 760,00 41 760,00 41 760,00 125 280,00 koszty aparatury 48 000,00 120 000,00 0,00 168 000,00 inne koszty bezpośrednie 35 000,00 35 000,00 33 000,00 103 000,00 Koszty pośrednie 23 028,00 23 028,00 22 428,00 68 484,00 Koszty realizacji projektu ogółem 147 788,00 219 788,00 97 188,00 464 764,00 W tym przykładzie koszty pośrednie stanowią 30% kosztów bezpośrednich pomniejszonych o wartość kosztów aparatury, przy ich maksymalnym limicie 30%. 16
Rozwiązanie - kazus 2 2015 2016 2017 Razem Koszty bezpośrednie realizacji projektu, w tym: 124 760,00 196 760,00 74 760,00 396 280,00 wynagrodzenia 41 760,00 41 760,00 41 760,00 125 280,00 koszty aparatury 48 000,00 120 000,00 +26 000,00 146 000,00 168 000,00 +26 000,00 0,00 194 000,00 inne koszty bezpośrednie 35 000,00 35 000,00-26 000,00 9 000,00 33 000,00 103 000,00-26 000,00 77 000,00 Koszty pośrednie 23 028,00 23 028,00 22 428,00 68 484,00 Koszty realizacji projektu ogółem 147 788,00 219 788,00 97 188,00 464 764,00 Założenia: przesuwamy 26 000,00 zł z pozycji innych kosztów bezpośrednich do pozycji aparatury. nowa podstawa wyliczenia 396 280,00 194 000,00 = 202 280,00 wyliczenie 30% 202 280,00 * 30% = 60 684,00 17
Rozwiązanie - kazus 2 Koszty bezpośrednie realizacji projektu, w tym: 124 760,00 2015 2016 2017 Razem 196 760,00 + 7 800,00 204 560,00 74 760,00 396 280,00 + 7 800,00 404 080,00 wynagrodzenia 41 760,00 41 760,00 41 760,00 125 280,00 koszty aparatury 48 000,00 120 000,00 +26 000,00 146 000,00 168 000,00 +26 000,00 0,00 194 000,00 inne koszty bezpośrednie 35 000,00 35 000,00-26 000,00 +7 800,00 16 800,00 33 000,00 103 000,00-26 000,00 +7 800,00 84 800,00 Koszty pośrednie 23 028,00 23 028,00-7 800,00 15 228,00 22 428,00 68 484,00-7 800,00 60 684,00 Koszty realizacji projektu ogółem 147 788,00 219 788,00 97 188,00 464 764,00 68 484,00-60 684,00 = 7 800,00 podstawa wyliczenia 404 080,00 194 000,00 = 210 080,00 wyliczenie % kosztów pośrednich 60 684,00/210 080,00*100 = 28,89% 18
Komentarz do powyższego przykładu Na skutek przesunięcia kwoty 26 000,00 zł z pozycji inne koszty bezpośrednie do pozycji aparatury zmienia się podstawa wyliczenia kosztów pośrednich (koszty bezpośrednie pomniejszone o koszty aparatury). Nowa podstawa wynosi 202 280,00 zł (396 280,00 194 000,00). Sprawdzamy, ile wynosi maksymalna dopuszczalna wysokość kosztów pośrednich, tj. 202 280,00 * 30% = 60 684,00 Porównujemy, czy kwota kosztów pośrednich wpisana w kosztorys jest mniejsza lub równa ich maksymalnej wartości. Jeżeli nastąpi przekroczenie wówczas Centrum obligatoryjnie wymaga skorygowania wysokości kosztów pośrednich (pomniejszenia ich wartości). W tej sytuacji należy skorygować kosztorys pomniejszając koszty pośrednie o 7 800 zł i przesunąć je do kosztów bezpośrednich. Po zmianie koszty pośrednie stanowią 28,89 % kosztów bezpośrednich pomniejszonych o koszty aparatury, czyli 60 684,00 zł. 19