Regulamin Charytatywnego Marszobiegu, 13.04.2019 r. (dalej: Regulamin ) CHARYTATYWNY MARSZOBIEG ORGANIZOWANY W RAMACH ORLEN WARASAW MARATHON I. CEL IMPREZY Celem Marszobiegu jest: 1) wsparcie działalności Fundacji ORLEN - DAR SERCA ; 2) popularyzacja i upowszechnianie biegania, jako najprostszej formy aktywności ruchowej; 3) promocja miasta Warszawy w Polsce i na świecie. II. ORGANIZATOR MARSZOBIEGU Organizatorem Marszobiegu jest BERM spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. z siedzibą w Warszawie, ul. Wiśniowa 40B, lok. 17, 02-520 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000389175, REGON: 021546174, NIP: 8992722165, zwana dalej Organizatorem III. TERMIN I MIEJSCE 1) Charytatywny marszobieg, organizowany w ramach ORLEN Warsaw Marathon odbędzie się w dniu 13.04.2019 r. w Warszawie (dalej: Marszobieg ). 2) Miejsce, godzina startu oraz szczegółowa trasa Marszobiegu będzie dostępna na stronie internetowej Organizatora: www.orlenmarathon.pl (dalej: Strona Internetowa ). 3) Organizatorowi przysługuje prawo do zmiany daty i/lub miejsca Marszobiegu, przy czym Uczestnik, zostanie o tym zawiadomiony poprzez zamieszczenie odpowiedniej informacji na Stronie Internetowej, nie później niż na 24 (dwadzieścia cztery) godziny przed rozpoczęciem Marszobiegu. Dokonanie zmian w powyższym zakresie nie skutkuje powstaniem ze strony Organizatora dodatkowych zobowiązań w stosunku do Uczestnika. 4) Długość trasy Marszobiegu wynosi ok 1,5 km (dalej: Trasa ). 5) Na Trasie Marszobiegu przebywać mogą jedynie Uczestnicy Marszobiegu, obsługa Marszobiegu oraz pojazdy posiadające przepustkę Organizatora. 6) Uczestnicy ustawiają się na starcie według wskazówek Organizatora. 7) W czasie Marszobiegu nie będzie prowadzony pomiar czasu Uczestników. IV. LIMIT CZASU I KONTROLE Podczas Marszobiegu nie obowiązuje limit czasowy. V. PUNKTY NAWADNIANIA I MEDYCZNE 1) Na Trasie Marszobiegu nie będzie punktów nawadniania. 2) Na Trasie Marszobiegu znajdować się będą mobilne punkty medyczne.
VI. UCZESTNICTWO 1) W Marszobiegu mogą wziąć udział wyłącznie osoby zgłoszone do udziału w Marszobiegu zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu oraz spełniające warunki określone w Regulaminie (dalej: Uczestnicy ). 2) Uczestnikami Marszobiegu mogą być pełnoletnie osoby fizyczne. Uczestnikami Marszobiegu mogą być również osoby niepełnoletnie pod warunkiem zarejestrowania takiej osoby przez rodzica/opiekuna prawnego za pośrednictwem Strony Internetowej oraz przekazania Organizatorowi podpisanej przez rodzica/opiekuna prawnego zgody na uczestnictwo osoby niepełnoletniej w Marszobiegu. Wzór zgody rodzica/opiekuna prawnego osoby niepełnoletniej na uczestnictwo tych osób w Marszobiegu stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu. Zgoda rodzica/opiekuna prawnego na udział w Marszobiegu osoby niepełnoletniej, powinna zostać wypełniona w formie elektronicznej w formularzu zgłoszeniowym oraz dodatkowo przekazana Organizatorowi w formie pisemnej przy odbiorze pakietu startowego w Biurze Zawodów. 3) Uczestnik będący osobą niepełnoletnią powinien przekazać Organizatorowi wypełnione i podpisane przez rodzica lub opiekuna prawnego oświadczenie o zdolności do uczestnictwa w Marszobiegu razem z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 2 powyżej. Wzór oświadczenia można pobrać ze Strony Internetowej, w zakładce Dla Uczestników. 4) Rodzic/opiekun prawny bierze na siebie wszelką odpowiedzialność za start Uczestnika będącego osobą niepełnoletnią w Marszobiegu. 5) W Marszobiegu, powinny uczestniczyć wyłącznie osoby posiadające dobry stan zdrowia, nieposiadające przeciwwskazań medycznych do uczestnictwa w Marszobiegu. Uczestnik bierze udział w Marszobiegu na własną odpowiedzialność mając na uwadze niebezpieczeństwa i ryzyka wynikające z charakteru Marszobiegu, które mogą polegać m.in. na ryzyku utraty (pogorszenia) zdrowia lub życia. 6) Warunkiem udziału w Marszobiegu jest: a) wypełnienie formularza zgłoszeniowego zgodnie z postanowieniami Rozdziału VII Regulaminu oraz wniesienie Opłaty startowej; b) akceptacja niniejszego Regulaminu; c) wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych Uczestnika podanych w formularzu zgłoszeniowym, zaś w przypadku Uczestnika będącego osobą niepełnoletnią - wyrażenie zgody na udział w Marszobiegu i przetwarzanie danych osobowych przez rodzica/opiekuna prawnego; d) złożenie oświadczenia Uczestnika o stanie zdrowia pozwalającym mu na udział w Marszobiegu, a w przypadku Uczestnika będącego osobą niepełnoletnią przekazanie Organizatorowi oświadczenia podpisanego przez rodzica/opiekuna prawnego, e) poddanie się weryfikacji w Biurze Zawodów w dniach 11-13.04.2019 r., zgodnie z postanowieniami pkt 12 poniżej, f) wyrażenie zgody na zamieszczanie danych osobowych w postaci imienia, nazwiska, płci, roku urodzenia, narodowości, wizerunku oraz adresu e-mail, w przekazach telewizyjnych, radiowych, internetowych i w formie drukowanej fotografii lub zapisu wideo. Wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz na wykorzystanie wizerunku stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych, będzie składana przez Uczestnika: w przypadku zapisów za pośrednictwem formularza na Stronie Internetowej w formie elektronicznej, przy wypełnianiu zgłoszenia;
w przypadku zapisów w Biurze Zawodów w formie papierowej. 7) Akceptując Regulamin Uczestnik udziela PKN ORLEN S.A. i Organizatorowi niewyłącznego, nieograniczonego terytorialnie i czasowo, nieodpłatnego zezwolenia na wykorzystanie swojego wizerunku utrwalonego w związku z udziałem w Marszobiegu na następujących polach eksploatacji: utrwalanie i zwielokrotnienie jakąkolwiek znaną techniką oraz rozpowszechnianie w dowolnej formie, udostępnianie sponsorom oraz oficjalnym partnerom Marszobiegu egzemplarza lub kopii, na której utrwalono wizerunek, w celu wykorzystania do promocji sponsora lub oficjalnego partnera Marszobiegu w zakresie jego udziału w Marszobiegu, wprowadzenie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej, zwielokrotnianie zapisu utrwalonego wizerunku, publiczne wystawienie, wyświetlenie, odtwarzanie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, zamieszczanie i publikowanie w prasie, na stronach internetowych, plakatach i bilbordach, emisja w przekazach telewizyjnych i radiowych. 8) Organizatorowi przysługuje prawo do przeniesienie przez Organizatora na oficjalnych partnerów oraz sponsorów Marszobiegu i ORLEN Warsaw Marathon zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika. 9) Uczestnicy Marszobiegu otrzymają pakiet startowy zawierający koszulkę pamiątkową w standardowych rozmiarach dla dorosłych i są zobowiązani do jej założenia na czas Marszobiegu. Pakiet startowy można odebrać w Biurze Zawodów w dniach 11-13.04.2019r. Organizator z przyczyn techniczno - organizacyjnych nie gwarantuje przekazania koszulki w wybranym rozmiarze. 10) Uczestnicy mają obowiązek przestrzegania porządku publicznego, poleceń służb porządkowych oraz poszanowania pozostałych Uczestników Marszobiegu. Organizator ma prawo usunąć z terenu Marszobiegu osoby, które w jakikolwiek sposób zakłócają porządek publiczny, przebieg Marszobiegu lub zachowują się niezgodnie z Regulaminem. 11) Uczestnik może (fakultatywnie) wyrazić zgodę na: przesyłanie przez PKN ORLEN S.A. na wskazany adres e-mail Uczestnika, informacji handlowych środkami komunikacji elektronicznej zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r., o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2017 poz. 1219 t.j. ze zm.), w szczególności informacji dotyczących promocji i marketingu produktów i usług PKN ORLEN S.A. oraz ankiet i informacji organizacyjnych dotyczących ORLEN Warsaw Marathon; wykorzystanie przez PKN ORLEN S.A. telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego w rozumieniu ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. 2018 poz. 1954 t.j. ze zm.). 12) Odbieranie pakietów startowych odbywać się będzie podczas weryfikacji Uczestników, na podstawie okazanego do wglądu dokumentu identyfikacyjnego ze zdjęciem lub pisemnej zgody na odebranie pakietu startowego dla Uczestnika przez osobę trzecią (w przypadku, gdy Uczestnik nie może osobiście odebrać pakietu startowego i numeru startowego). Wzór zgody stanowi Załącznik nr 3 do Regulaminu oraz dostępny jest na Stronie Internetowej (zakładka Dla Uczestników ).
VII. ZGŁOSZENIA 1) Zgłoszenia przyjmowane są: a) poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na Stronie Internetowej, b) na warunkach wskazanych w pkt 3 poniżej poprzez złożenie formularza zgłoszeniowego w Biurze Zawodów. 2) Organizator ustala limit Uczestników na 6 000 (sześć tysięcy) osób. O udziale Uczestników w Marszobiegu decyduje kolejność zgłoszeń. 3) Zgłoszenia na Stronie Internetowej przyjmowane są do dnia 09.04.2019 r. W Biurze Zawodów zgłoszenia będą przyjmowane wyłącznie w dniach 11-13.04.2019 r. w godzinach jego funkcjonowania (dalej: Biuro Zawodów ). O lokalizacji Biura Zawodów oraz godzinach jego funkcjonowania Organizator poinformuje Uczestników za pośrednictwem Strony Internetowej nie później niż na 3 (trzy) dni przed rozpoczęciem Marszobiegu. 4) Za dokonanie zgłoszenia do udziału w Marszobiegu uważa się rejestrację Uczestnika w systemie zgłoszeniowym Marszobiegu dostępnym na Stronie Internetowej lub złożenie formularza zgłoszeniowego w Biurze Zawodów oraz wpływ na konto Organizatora Opłaty startowej lub jej opłacenie gotówką w Biurze Zawodów. 5) Opłata startowa za udział w Marszobiegu wynosi 7,00 zł brutto (dalej: Opłata startowa ). Część Opłaty startowej pomniejszoną o należny podatek VAT, Organizator przekaże na rzecz Fundacji ORLEN DAR SERCA. W przypadku dokonywania zgłoszenia do udziału w Marszobiegu poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na Stronie Internetowej (i wyłącznie wtedy) Uczestnik uprawniony jest do przekazania wyższej kwoty niż wysokość Opłaty startowej. Zadeklarowaną i wpłaconą kwotę ponad wysokość Opłaty startowej Organizator przekaże na rzecz Fundacji ORLEN DAR SERCA. 6) Organizator wskazuje, że ilość koszulek jest ograniczona i wynosi 6 000 (sześć tysięcy). Rejestracja Uczestników będzie możliwa do wyczerpania puli pakietów 7) Szczegółowe informacje dotyczące Opłat startowych, terminów oraz form płatności znajdują się w Regulaminie Płatności, dostępnym na Stronie Internetowej, w zakładce Dla Uczestników. 8) W przypadku dokonywania płatności, przy których konieczne jest opłacenie prowizji banku lub innej instytucji pośredniczącej w płatności do Opłaty startowej należy doliczyć kwotę równą wysokości prowizji. W przypadku nie opłacenia prowizji przez Uczestnika i wstrzymania lub odrzucenia płatności przez ww. bank lub instytucję pośredniczącą, rejestracja nie będzie możliwa. VIII. KLASYFIKACJE I NAGRODY Organizator nie przewiduje klasyfikacji ani nagród dla Uczestników Marszobiegu. IX. FINANSOWANIE Koszty Opłaty startowej, dojazdów, noclegów oraz innych świadczeń pokrywają Uczestnicy Marszobiegu lub organizacje ich delegujące. X. DANE OSOBOWE 1. Administratorem Danych Osobowych jest Polski Koncern Naftowy ORLEN S.A. z
siedzibą w Płocku, 09-411 Płock, ul. Chemików 7 (dalej: Administrator Danych Osobowych lub PKN ORLEN S.A. ). Kontaktowe numery telefonów do Administratora Danych Osobowych: (24) 256 00 00, (24) 365 00 00, (22) 778 00 00. 2. Do kontaktu z Inspektorem Ochrony Danych w PKN ORLEN S.A. służy następujący adres e-mail: daneosobowe@orlen.pl. Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się także pisemnie na adres siedziby PKN ORLEN S.A., wskazany w ust. 1 powyżej, z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych. 3. Administrator Danych Osobowych przetwarza dane osobowe: a) zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu uczestnictwa w Marszobiegu, na który Uczestnik wyraził zgodę, w tym na utrwalanie jego przebiegu oraz wizerunku. b) zgodnie z art. 6 ust.1 lit. f RODO w celu prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora Danych Osobowych tj. marketing bezpośredni produktów i usług własnych, obsługę zgłoszeń i korespondencji, dochodzenie i obronę w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń. 4. Zakres przetwarzanych danych osobowych w celu udziału w Marszobiegu obejmuje dane osobowe zawarte w zgłoszeniach: Uczestnika tj.: imię, nazwisko, płeć, e-mail, data urodzenia (rok-miesiąc-dzień), miejscowość, województwo, kraj, obywatelstwo, numer telefonu, oraz wizerunek. Rodzica/opiekuna prawnego tj. imię, nazwisko, numer i seria dokumentu tożsamości, adres, numer telefonu. 5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do udziału w Marszobiegu. Odmowa podania danych osobowych jest równoznaczna z brakiem możliwości przystąpienia i udziału w Marszobiegu. 6. Dane osobowe mogą być ujawniane przez PKN ORLEN S.A. podmiotom z nim współpracującym, w szczególności podmiotom współpracującym przy realizacji Marszobiegu oraz ORLEN Warsaw Marathon i akcji z nim związanych, podmiotom z zakresu doręczania korespondencji i przesyłek, podmiotom świadczącym usługi rachunkowo - księgowe, prawne i windykacyjne, podmiotom zajmującym się doradztwem podatkowym, podmiotom świadczącym usługi fakturowania oraz archiwizacji. 7. Dane osobowe przetwarzane są przez okres niezbędny do przeprowadzenia Marszobiegu oraz po jego zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa oraz do czasu wygaśnięcia wzajemnych roszczeń wynikających z tej umowy. 8. Prawa przysługujące w związku z przetwarzaniem danych osobowych: dostęp do treści swoich danych osobowych, ich sprostowania (poprawiania, uzupełniania np. w sytuacji, gdy są nieprawidłowe lub niekompletne), usunięcie lub ograniczenie przetwarzania danych osobowych, przenoszenie danych do innego administratora tj. prawo otrzymania od PKN ORLEN S.A. danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Uczestnik może przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, aby PKN ORLEN S.A. przesłał dane do innego administratora. Jednakże PKN ORLEN S.A. zrobi to, tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje tylko co do tych danych przetwarzanych na podstawie umowy, wniesienie sprzeciwu - w przypadkach, kiedy PKN ORLEN S.A. przetwarza dane osobowe na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu,
prawo do wycofania zgody - zgoda może zostać w dowolnym momencie wycofana. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie. W razie skorzystania z jednego z przysługujących praw, Administrator Danych Osobowych dołoży wszelkich starań i podejmie niezbędne działania w celu ich realizacji. 9. Każdej osobie, której dane osobowe przetwarza Administrator Danych Osobowych przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. XI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1) Organizator zapewnia opiekę medyczną na Trasie i mecie Marszobiegu w czasie jego trwania i po jego zakończeniu. 2) Każdy Uczestnik Marszobiegu w czasie jego trwania zostanie ubezpieczony od następstw nieszczęśliwych wypadków na zasadach ogólnych. Ubezpieczenie indywidualne na wypadek kontuzji lub innego nieszczęśliwego zdarzenia, które może stać się udziałem Uczestnika w czasie Marszobiegu wymaga osobnej polisy wykupionej indywidualnie przez Uczestnika. 3) Podczas Marszobiegu zabrania się poruszania po Trasie Marszobiegu na rowerach, wózkach inwalidzkich, rolkach, deskorolkach i innych urządzeniach mechanicznych oraz ze zwierzętami bez ważnego zezwolenia wydanego przez Organizatora. Niedozwolone jest również korzystanie z kijków typu Nordic Walking lub podobnych. 4) Organizator nie odpowiada za rzeczy Uczestników pozostawione na Trasie Marszobiegu. 5) Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody wyrządzone przez Uczestników w wyniku uczestnictwa w Marszobiegu oraz zwolniony jest z obowiązku naprawienia takich szkód. 6) Uczestnicy przyjmują do wiadomości i zgadzają się, że Organizator będzie uprawniony do odmówienia Uczestnikowi uczestnictwa w Marszobiegu w przypadku nieprzestrzegania przez Uczestnika niniejszego Regulaminu lub poleceń personelu lub przedstawicieli Organizatora wydawanych podczas Marszobiegu. 7) Organizator ma prawo dokonania zmiany Regulaminu, o ile nie wpłynie to na pogorszenie sytuacji Uczestników, w szczególności w zakresie praw nabytych na podstawie Regulaminu. Ewentualne późniejsze zmiany Regulaminu obowiązują do daty ich publikacji na Stronie Internetowej.