Szkolenie systemu POL-on dr Piotr Rodzik ekspert systemu POL-on Ośrodek Przetwarzania Informacji - Państwowy Instytut Badawczy Al. Niepodległości 188B, 00-608 Warszawa Numer KRS: 0000127372 Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy KRS REGON: 006746090 NIP: 525-000-91-40 http://www.opi.org.pl/ e-mail: opi@opi.org.pl
Studenci i pomoc materialna
Podstawy prawne Ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym z późniejszymi zmianami (ostatnia nowelizacja 11 lipca 2014 r.); Rozporządzenie z dnia 25 września 2014 r. w sprawie ogólnopolskiego wykazu studentów i ogólnopolskiego wykazu doktorantów.
Art. 170c. Ustawy: 1. Minister właściwy do spraw szkolnictwa wyższego prowadzi ogólnopolski wykaz studentów, z wyłączeniem studentów uczelni wojskowych będących żołnierzami. 2. W wykazie zamieszcza się następujące dane dotyczące studenta: 1) imiona i nazwisko; 2) numer PESEL, a w przypadku jego braku numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz kraj wydania dokumentu tożsamości; 3) obywatelstwo; 4) kraj pochodzenia w przypadku cudzoziemców; 5) rok urodzenia; 6) płeć;
7) miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś lub miasto; 8) sumę uzyskanych przez studenta punktów ECTS na każdym kierunku studiów, poziomie i profilu kształcenia; 9) rodzaj przyznanych świadczeń pomocy materialnej; 10) liczbę punktów ECTS, która w wyniku potwierdzenia efektów uczenia się została zaliczona studentowi do danego programu kształcenia określonego kierunku, poziomu i profilu kształcenia; 11) numer dyplomu ukończenia studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu kształcenia; 12) datę ukończenia studiów i nazwę uzyskanego tytułu zawodowego albo datę skreślenia z listy studentów.
2a. Dane, o których mowa w ust. 2 oraz w przepisach wydanych na podstawie art. 170d, wprowadzają do Systemu POL-on rektorzy uczelni oraz rektorzy uczelni prowadzonych przez kościoły i związki wyznaniowe otrzymujących dotacje i inne środki z budżetu państwa. Art.37 nowelizacji 2. Rektorzy uczelni oraz rektorzy uczelni prowadzonych przez kościoły i związki wyznaniowe otrzymujących dotacje i inne środki z budżetu państwa, w terminie do dnia 31 grudnia 2014 r., są obowiązani uzupełnić w ogólnopolskim wykazie, o którym mowa w art. 170c ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, dane studentów oraz dane absolwentów, którzy ukończyli studia po dniu 31 grudnia 2013 r.
Art. 34a 4. Rektor uczelni corocznie składa w Systemie POL-on oświadczenie potwierdzające, że dane, o których mowa w ust. 1, wprowadzone przez niego do Systemu POL-on, są zgodne ze stanem faktycznym. Oświadczenie nie obejmuje danych wprowadzanych do repozytorium, o których mowa w art. 167b ust. 2. Oświadczenie dotyczące liczby studentów składa się do dnia 15 grudnia według stanu na dzień 30 listopada, oświadczenie dotyczące danych, o których mowa w art. 35 ust. 2 oraz art. 100 ust. 3 jednocześnie z przekazaniem tych danych w Systemie POL-on, a oświadczenie w pozostałym zakresie do dnia 15 stycznia według stanu na dzień 31 grudnia.
Rozporządzenie w sprawie ogólnopolskiego wykazu studentów i ogólnopolskiego wykazu doktorantów: 4. 1. Dane do ogólnopolskiego wykazu studentów wprowadza się w następujących terminach: 1) do dnia 15 grudnia według stanu na dzień 30 listopada; 2) do dnia 15 marca według stanu na dzień 1 marca. 2. 3. Dane dotyczące świadczeń pomocy materialnej przyznanych studentom i doktorantom wprowadza się odpowiednio do ogólnopolskiego wykazu studentów i ogólnopolskiego wykazu doktorantów w terminie 14 dni od dnia wydania decyzji przyznającej te świadczenia oraz aktualizuje raz w miesiącu.
Moduł dostępny jest z menu głównego POL-on opcje Studenci -> Wykaz studentów -> Edycja tabelaryczna -> Semestry -> Pomoc materialna -> Masowa edycja danych osobowych Pomoc materialna -> Pomoc materialna w jednostce Do obsługi modułu służy rola INST_PR_WS. Istnieją również role INST_REKTOR i INST_PR_WS_PODGLAD, które pozwalają tylko na podgląd danych o studentach (bez możliwości jakichkolwiek operacji na danych). Role te mogą zostać nadane na dowolnym poziomie struktury instytucji.
Dla roli INST_PR_WS nadanej na poziomie całej uczelni i INST_REKTOR pojawia się nowa opcja menu Oświadczenie o zgodności danych ze stanem faktycznym -> Oświadczenie odnośnie wykazu studentów Opcja ta pozwala na złożeniu przez Rektora uczelni lub osobę przez niego upoważnioną oświadczenia o zgodności danych dotyczących studentów, wprowadzonych do systemu POL-on, ze stanem faktycznym. Faktyczne złożenie oświadczenia zamieszczenie w systemie skanu wygenerowanego i podpisanego dokumentu możliwe jest tylko dla osoby posiadającej rolę INST_REKTOR.
Uczelnie przekazują dane o studentach w formie elektronicznej ministrowi właściwemu do spraw szkolnictwa wyższego w terminach: do 15 grudnia według stanu na dzień 30 listopada, do 15 grudnia oświadczenie Rektora dotyczące liczby studentów według stanu na dzień 30 listopada, do 15 marca według stanu na dzień 1 marca. Uwaga! W zestawieniu studentów należy raportować również dane tych studentów, którzy ukończyli studia lub zostali skreśleni z listy studentów, ale ich dane zostały wcześniej zaraportowane do systemu POL-on.
Dane osobowe: imiona nazwisko czy obcokrajowiec PESEL dokument tożsamości rok urodzenia płeć obywatelstwo kraj pochodzenia Studia 1 Dane dotyczące studiów Semestr 1 Pomoc materialna 1 Dane semestru Punkty ECTS Semestr 2 Dane semestru Punkty ECTS Pomoc materialna 2 Pomoc materialna 3 Pomoc materialna 4 student Informacje o ukończeniu/przerwaniu studiów Studia 2
Dane studenta: Dane osobowe: o imiona, nazwisko, płeć o dane identyfikacyjne Studia: o studia na kierunku o pomoc materialna
Operacje na danych osobowych: Korekta wskazanych danych personalnych (Akcje -> Koryguj) zmiana omyłkowo wprowadzonych danych - zapisywana tylko w historii zmian systemu np. osoba zawsze nazywała się tak jak po korekcie tylko błędnie wprowadzono dane do systemu. Zmiana danych (przycisk [+ Zmień]) - zmiana formalna wynikająca z decyzji odpowiedniego urzędu np. związana z wyjściem za mąż zmiana formalna osoba do wskazanej daty nazywała się tak jak przed zmianą, a po tej dacie jej dane personalne zostały zmienione na nowe. Osoba identyfikowana jest TYLKO po AKTUALNYM zestawie parametrów
Dane osobowe: obywatel polski (cudzoziemiec=nie): imiona, nazwisko, PESEL, płeć, rok urodzenia, cudzoziemiec (cudzoziemiec=tak): imiona, nazwisko, dokument tożsamości, [PESEL], płeć, rok urodzenia, obywatelstwo, kraj pochodzenia Zmianie podlegają wszystkie elementy danych osobowych.
Dane o studiowaniu co widać i co można zrobić informacje o wszystkich kierunkach studiów - niezależnie od jednostki prowadzącej kierunek, dla każdego kierunku: informacje o wszystkich semestrach oraz otrzymywanej pomocy materialnej możliwość dodania nowej informacji o studiowaniu (przypisaniu studenta do prowadzonego przez jednostkę kierunku) możliwość korekty i aktualizacji danych dla kierunków prowadzonych przez jednostki znajdujące się w zakresie uprawnienia użytkownika
Dane o studiowaniu: Studenci i pomoc materialna 1. jednostka prowadząca kierunek 2. data rozpoczęcia studiów 3. kierunek studiów (poziom, profil, forma, tytuł zawodowy, odpłatne studia w języku obcym) 4. informacja o studiowaniu na indywidualnych studiach międzyobszarowych 5. informacje o kolejnych semestrach studiów: rok akademicki i semestr (zimowy, letni), semestr toku studiów danego studenta, uzyskane punkty ECTS, liczba ECTS, zaliczonych w procesie potwierdzania efektów uczenia się, otrzymywana pomoc materialna,
6. miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów (wieś/miasto oświadczenie studenta) 7. data skreślenia (w przypadku skreślenia) 8. informacje o ukończeniu studiów (po ukończeniu): data ukończenia studiów nazwa uzyskanego tytułu zawodowego numer dyplomu ukończenia studiów 9. Notatka informacyjna (opcjonalnie) Uwaga! Nie podaje się już informacji o deklarowanym przez studenta rodzaju danego kierunku (informacja o uprawnieniu do nieodpłatnego studiowania).
Kierunek studiów W związku ze zmianami w sposobie funkcjonowania kierunków studiów, wynikającymi z Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 5 października 2011 r. w sprawie warunków prowadzenia studiów na określonym kierunku i poziomie kształcenia (Dz. U. 2011 nr 243 poz. 1445) w systemie wprowadzono nowy opis prowadzonych przez jednostkę kierunków kształcenia. Opis nowych studiów obejmuje obecnie bardziej szczegółowe informacje, takie jak: profil i forma kształcenia oraz uzyskiwany stopień zawodowy. W związku z tym, w systemie znajdują się informacje o dwóch rodzajach kierunków: tzw. starych kierunki studiów - uruchomionych przed 1.10.2012 r. tzw. nowych kierunkach studiów zgodnych z Krajowymi Ramami Kwalifikacji (KRK) i uruchomione od 1.10.2012 r.
Wygaszanie starych kierunków Zgodnie z decyzją MNiSW kierunki uruchomione przed wprowadzeniem w życie KRK są wygaszane od dnia 1.10.2012 r. nie może być na nie prowadzona rekrutacja: dla studentów przypisanych na tzw. stare kierunki studiów, w kolejnych latach akademickich istnieje dopuszczalny zbiór parametru semestr studenta wynikający z wejścia w życie powyższej decyzji. Z każdym kolejnym semestrem roku akademickiego dostępny zakres semestrów zmniejsza się o 1 (rośnie dolna granica zbioru). Reguła obowiązuje od roku akademickiego 2012/2013. dla studentów przypisanych na tzw. nowe kierunki studiów w kolejnych latach akademickich istnieje dopuszczalny zbiór parametru semestr studenta wynikający z okresu funkcjonowania tego kierunku. Z każdym kolejnym semestrem roku akademickiego dostępny zakres semestrów wzrasta o 1 (rośnie górna granica zbioru).
Przykłady: ROK AKADEMICKI 2013/2014 SEMESTR AKADEMICKI - Zimowy KIERUNKI: NOWE - semestr studenta: 1,2,3 STARE - semestr studenta: 4,5,6 ROK AKADEMICKI 2013/2014 SEMESTR AKADEMICKI - Letni KIERUNKI: NOWE - semestr studenta: 1,2,3,4 STARE - semestr studenta: 5,6 ROK AKADEMICKI 2014/2015 SEMESTR AKADEMICKI - Zimowy KIERUNKI: NOWE - semestr studenta: 1,2,3,4,5 STARE - semestr studenta: 6 Zgodnie z decyzją MNiSW studenta można przypisać do dowolnego semestru starych studiów, o ile realizacja tego kierunku jest kontynuowana przez uczelnię.
Wprowadzanie danych o studiowaniu dla starych kierunki studiów i nowych kierunkach studiów nieco różni się od siebie: dla starych kierunków studiów konieczne jest określenie formy studiów (stacjonarne lub niestacjonarne) informację tą podaje się dla każdego studiowania czyli osobno dla każdego studenta studiującego na danym kierunku, dla nowych kierunkach studiów nie podaje się informacji o formie studiów, ponieważ jest ona jednoznacznie określona w definicji kierunku - kierunki o tej samej nazwie, ale o różnych formach kształcenia, prezentowane są w systemie jako dwa niezależne, dlatego wybranie kierunku jednoznacznie wskazuje formę kształcenia dla wszystkich studentów przypisanych do tego kierunku. Zarówno dla starych jak i nowych kierunków poziom studiów wynika z opisu kierunku wskazanego podczas dodawania informacji o studiowaniu.
Rekrutacja bez podziału na kierunki Dodano możliwość wskazania kierunku, na jakim student kontynuuje studia po zaliczeniu pierwszego roku. Wskazanie kierunku odbywa się po przypisaniu studenta do kolejnego kierunku studiów i wskazaniu go jako kierunku, na którym student kontynuuje naukę. Warunek: kierunek, na którym odbywa się kontynuacja, musi być prowadzony przez tą samą jednostkę.
Punkty ECTS Obecnie (po nowelizacji ustawy) rejestruje się wszystkie punkty ECTS, które student ma zaliczone na poczet realizacji danego kierunku kształcenia. W zakres uwzględnianych punktów należy wliczyć: uzyskane przez studenta punkty ECTS na danym kierunku studiów (o określonym poziomie i profilu kształcenia), punkty zaliczone z wcześniejszego etapu kształcenia (na innym kierunku lub innej uczelni), punkty za przedmioty realizowane odpłatnie, punkty uzyskane podczas pobytu za granicą.
Liczbę punktów ECTS, która w wyniku potwierdzenia efektów uczenia się została zaliczona studentowi do danego programu kształcenia podaje się dla każdego kierunku studiów odrębnie. Informację o tych punktach podaje się tylko dla pierwszego semestru studiów dla kolejnych wartość ta powinna być równa zero.
Pomoc materialna Uczelnia przekazuje do systemu informacje o pomocy materialnej przyznanej studentowi oraz o okresie w jakim student otrzymywał pomoc danego rodzaju. W systemie dostępne są obecnie następujące typy pomocy materialnej: stypendium ministra za wybitne osiągnięcia sportowe, stypendium ministra za osiągnięcia w nauce, stypendium rektora dla najlepszych studentów, stypendium socjalne, stypendium specjalne dla osób niepełnosprawnych, zapomoga.
Dane podaje się w kontekście określonego semestru studiów, przy czym ze względu na różną organizację roku akademickiego okres za który przyznawana jest pomoc dla kolejnych semestrów częściowo się pokrywa: dla semestru zimowego można wprowadzić pomoc otrzymywaną od sierpnia do kwietnia, dla semestru letniego pomoc otrzymywaną od stycznia do października. System kontroluje, czy pomoc danego typu, w danym czasie, była pobierana tylko z jednego źródła. Jeżeli wykryta zostanie możliwość wielokrotnego pobierania przez studenta w tym samym czasie pomocy tego samego typu, system zasygnalizuje możliwe nadużycie.
W najbliższym czasie, planowane jest całkowite oddzielenie informacji o przyznanej pomocy od informacji o konkretnym semestrze studiów będzie ona podawana tylko w kontekście roku akademickiego.
Dziękuję za uwagę. dr Piotr Rodzik POLON_szkolenia@opi.org.pl Ośrodek Przetwarzania Informacji - Państwowy Instytut Badawczy Al. Niepodległości 188B, 00-608 Warszawa Numer KRS: 0000127372 Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy KRS REGON: 006746090 NIP: 525-000-91-40 http://www.opi.org.pl/ e-mail: opi@opi.org.pl