załącznik do zarządzenia nr 112/2017 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Raciborzu z dnia 15 listopada 2017 r. 1 1. Po rozpoczęciu studiów Uczelnia wydaje studentowi odpłatnie indeks i elektroniczną legitymację studencką, których odbiór jest potwierdzany w rejestrze oraz w oświadczeniu, dołączanym do teczki akt osobowych studenta. 2. Przed każdą sesją egzaminacyjną Uczelnia wydaje bezpłatnie studentowi lub grupowemu (wybieranemu spośród grupy studentów danego roku, kierunku i specjalności studiów) kartę okresowych osiągnięć studenta, której odbiór jest potwierdzany w wykazie studentów. Studenci są zobowiązani do podpisania wspólnego oświadczenia o wyborze grupowego i upoważnieniu go do pobierania kart okresowych osiągnięć studenta. Oświadczenie składa się w komórce organizacyjnej prowadzącej dokumentację przebiegu studiów danej grupy studentów. 3. W terminie 30 dni od zakończenia studiów Uczelnia wydaje absolwentowi odpłatnie dyplom wraz z dwoma odpisami oraz suplementem do dyplomu, których odbiór jest potwierdzany w teczce akt osobowych absolwenta. Osobom, które uzyskały uprawnienia instruktora lub trenera, wydaje się także odpłatnie odpowiednio legitymację instruktorską lub dyplom trenera, których kserokopię z potwierdzeniem zgodności z oryginałem odkłada się do teczki akt osobowych. Odbiór legitymacji instruktorskiej lub dyplomu trenera jest potwierdzany w rejestrach tych dokumentów. 4. W terminie 30 dni od zakończenia studiów podyplomowych lub kursu Uczelnia wydaje absolwentowi odpłatnie dokument poświadczający ich ukończenie, którego odbiór jest dokumentowany w księdze dyplomów lub rejestrze kursu oraz w aktach osobowych absolwenta. W teczce akt osobowych pozostawia się kserokopię z potwierdzeniem zgodności z oryginałem lub skan dokumentu ukończenia studiów podyplomowych lub kursu. 5. Po zakończeniu lub przerwaniu studiów lub kursu Uczelnia zwraca absolwentowi, byłemu studentowi lub kursantowi świadectwo dojrzałości i inne oryginały dokumentów, złożonych przez niego podczas rekrutacji jako załączniki do deklaracji podjęcia studiów/kursu, w aktach pozostawiając ich kserokopie z poświadczeniem zgodności z oryginałem. 6. Przed wydaniem dokumentów, o których mowa w ust. 5., absolwent lub były student jest zobowiązany do złożenia w Uczelni karty obiegowej, której wzór stanowi załącznik nr 1. Kartę wydaje komórka organizacyjna przechowująca akta osobowe absolwenta lub byłego studenta. Kursanci nie mają obowiązku złożenia karty obiegowej. 7. W wyjątkowych przypadkach, gdy osoba, która nie odebrała dokumentów z chwilą zakończenia lub przerwania studiów, nie ma możliwości ze względu na zamieszkiwanie poza granicami kraju Strona 1 z 8
lub z innej ważnej przyczyny osobistego stawienia się w Uczelni lub załatwienia sprawy przez osobę upoważnioną, wymagane jest złożenie własnoręcznie podpisanego, uargumentowanego wniosku (załącznik nr 2 ), skierowanego do prorektora ds. dydaktyki i studentów, o wyrażenie zgody na przesłanie świadectwa dojrzałości lub innego dokumentu bez konieczności złożenia karty obiegowej. W przypadku kursantów postępuje się zgodnie z zapisami ust. 11. 8. W razie uzyskania zgody prorektora, o której mowa w ust. 7., komórka właściwa do załatwienia sprawy ustala, czy absolwent lub były student ma zaległości w komórkach organizacyjnych wymienionych w karcie obiegowej. 9. Ustalenia, o którym mowa w ust. 8., dokonuje się na piśmie albo poprzez wypełnienie karty obiegowej przez wymienione w niej komórki organizacyjne, albo poprzez podanie przez te komórki wymaganych informacji za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej lub komunikatora SPARK komórce właściwej do załatwienia sprawy, która sporządza wydruk z uzyskanych wiadomości. 10. W przypadku braku zaległości byłego studenta lub absolwenta w komórkach organizacyjnych wymienionych w karcie obiegowej, dokumenty, o których mowa w ust. 5., są wysyłane za zwrotnym poświadczeniem odbioru, na koszt adresata (przesyłką pobraniową), pod wskazany przez niego adres. W przypadku nieuregulowanych zobowiązań byłego studenta lub absolwenta decyzję o dalszym toku postępowania podejmuje prorektor ds. dydaktyki i studentów, przedkładając pisemną dyspozycję komórce załatwiającej sprawę. 11. Na pisemny, własnoręcznie podpisany wniosek (załącznik nr 3 ) studenta, byłego studenta, kursanta lub absolwenta, dokumenty, o których mowa w ust. 1.-5., Uczelnia może przesłać za zwrotnym poświadczeniem odbioru, pod wskazany we wniosku adres, na koszt interesanta (przesyłką pobraniową). Dokumenty te można także wydać osobie upoważnionej, zgodnie z zapisami 8. 2 1. W przypadku utraty oryginału dyplomu lub suplementu do dyplomu absolwent może wystąpić z wnioskiem (załącznik nr 4 ) o wydanie duplikatu tych dokumentów. 2. Duplikat wystawia się na podstawie dokumentów zawartych w teczce akt osobowych studenta, na oryginale druku dyplomu lub suplementu do dyplomu, według wzoru obowiązującego w okresie wystawienia oryginałów tych dokumentów, bez fotografii. Na dokumencie umieszcza się wyraz: Duplikat oraz datę wydania duplikatu. Duplikat podpisuje rektor. 3. Jeżeli brak jest druku według wzoru dyplomu lub suplementu obowiązującego w danym czasie, duplikat wystawia się na przygotowanym przez Uczelnię formularzu, zgodnym z treścią oryginału dyplomu lub suplementu do dyplomu. Strona 2 z 8
4. Informację o wydaniu duplikatu dyplomu lub suplementu do dyplomu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta, a informację o wydaniu duplikatu dyplomu odnotowuje się w księdze dyplomów. 5. Duplikat ma moc oryginału i może być wystawiany ponownie. 6. Zasady, wymienione w ust. 1.-5. stosuje się odpowiednio do sporządzania duplikatów innych dokumentów dotyczących studiów, przy czym duplikat legitymacji studenckiej, indeksu, legitymacji instruktorskiej i dyplomu trenera wystawia się z aktualną fotografią, a informację o ich wydaniu odnotowuje się w odpowiednim rejestrze. 7. Wydanie duplikatu elektronicznej legitymacji studenckiej rejestruje się również w postaci elektronicznej, oznaczając numerem albumu oraz dodając kolejne litery alfabetu, odpowiednio: b, c, d oraz dalsze. Oryginał legitymacji oznacza się literą a. 8. Duplikat indeksu sporządza się wyłącznie na podstawie protokołów zaliczeń i egzaminów lub kart okresowych osiągnięć studenta. 3 1. Legitymacja studencka, dyplom, suplement do dyplomu oraz inny dokument potwierdzający uzyskane wykształcenie, zawierające błędy lub omyłki, podlegają bezpłatnej wymianie. 2. Wymiany, o której mowa w ust. 1., dokonuje się na wniosek (załącznik nr 4) osoby, której dotyczy dokument zawierający błąd lub omyłkę. Dokument ten należy dołączyć do wniosku zostaje on złożony do akt osobowych interesanta wraz z wnioskiem i protokołem wyjaśniającym, które błędy lub omyłki skorygowano. 3. Wymiany dokumentu zawierającego błąd lub omyłkę dokonuje komórka organizacyjna, która wydała ten dokument, a w przypadku jej braku komórka organizacyjna, która przejęła jej funkcje. 4. W przypadku stwierdzenia błędu lub omyłki w dokumencie, zawierającym podpis rektora lub innego przedstawiciela władz Uczelni, niepełniącego tej funkcji w momencie wymiany dokumentu, w poprawionym egzemplarzu wpisuje się aktualną datę, a podpis składa osoba, która w tym czasie pełni daną funkcję. Wnioskodawcy wydaje się również z urzędu, nieodpłatnie, zaświadczenie wyjaśniające, dlaczego data wydania poprawionego dokumentu różni się od daty zakończenia nauki. 5. W przypadku stwierdzenia błędu lub omyłki w dokumencie, podczas sporządzania jego duplikatu, postępuje się zgodnie z procedurą opisaną w ust. 4., przy czym w teczce akt osobowych pozostawia się poprawiony oryginał dokumentu wraz z protokołem wyjaśniającym, które błędy lub omyłki skorygowano, a duplikat wystawiony w oparciu o prawidłowy pierwowzór wydaje się wnioskodawcy wraz z zaświadczeniem, o którym mowa w ust. 4. Za duplikat pobiera się opłatę, natomiast zaświadczenie jest bezpłatne. Strona 3 z 8
4 1. Na wniosek studenta, absolwenta albo z urzędu Uczelnia może dokonywać sprostowań w indeksie, albumie studentów lub w księdze dyplomów. 2. Sprostowań dokonuje się na podstawie odpowiedniego dokumentu przez skreślenie nieprawidłowego zapisu i wpisanie nad skreślonymi wyrazami właściwych danych. W miejscu sprostowania umieszcza się odpowiednią adnotację, podpis osoby upoważnionej do wystawienia określonego dokumentu, datę i pieczęć urzędową. W przypadku sprostowania dokonywanego w dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej zachowuje się w niej informację o sprostowaniu, jego dacie i osobie, która dokonała sprostowania. 3. Informację o dokonanym sprostowaniu wraz z kserokopią dokumentu będącego podstawą dokonania sprostowania, umieszcza się w teczce akt osobowych studenta. Kserokopia dokumentu musi zawierać poświadczenie zgodności z oryginałem. 5 1. Po ukończeniu studiów zmiany imion lub nazwiska absolwenta w jego dyplomie, suplemencie do dyplomu, protokołach zaliczeń i egzaminów, kartach okresowych osiągnięć studenta i indeksie, dokonuje się tylko wówczas, gdy zmiana imion lub nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu wydanego w postępowaniu w sprawie zmiany płci. 2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1., na wniosek absolwenta wydaje się dyplom i suplement do dyplomu na nowe imiona lub nazwisko, po przedstawieniu decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu i za zwrotem dyplomu i suplementu do dyplomu, wraz z odpisami, wydanymi na poprzednie imiona lub nazwisko. W aktach wnioskodawcy pozostawia się kserokopię decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu, z poświadczeniem zgodności z oryginałem. 3. Za dokumenty wymienione w ust. 2. pobiera się opłatę według cennika obowiązującego w momencie ich wydania. 4. W przypadku, gdy zmiana imion lub nazwiska nastąpiła przed ukończeniem studiów, dokumenty, o których mowa w ust. 1, wystawia się na nowe imiona lub nazwisko, przy czym indeks na nowe imiona lub nazwisko wystawia się na wniosek studenta. Jeżeli student nie wystąpi z wnioskiem o wydanie nowego indeksu, w dotychczasowym indeksie przekreśla się imiona lub nazwisko i nad nim wpisuje się nowe kolorem czerwonym; na dole strony umieszcza się odpowiednią adnotację oraz datę i podpis osoby upoważnionej do podpisywania indeksów. Nowe imiona lub nazwisko może być wpisane na podstawie odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej o zmianie imienia lub nazwiska albo orzeczenia sądu 6 1. Uczelnia może dokonać uwierzytelnienia dokumentów związanych z przebiegiem lub ukończeniem studiów, przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą, przy czym uwierzytelnienia dyplomów Strona 4 z 8
ukończenia studiów, świadectw ukończenia studiów podyplomowych i zaświadczeń o ukończeniu studiów (podpisanych przez organy Uczelni) dokonuje Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego. 2. Uwierzytelnienia dokonuje się na wniosek osoby, której dotyczy dokument. 3. Uwierzytelnienie polega na umieszczeniu na dokumencie: 1) klauzuli w brzmieniu: Stwierdza się autentyczność dokumentu ; 2) podpisu osoby upoważnionej do uwierzytelnienia dokumentu; 3) pieczęci urzędowej; 4) nazwy miejscowości i daty. 4. Do uwierzytelnienia przedstawia się oryginały lub duplikaty dokumentów. 5. Dokumenty wielostronicowe powinny być zszyte i w miejscach zszycia opieczętowane pieczęcią urzędową Uczelni, w sposób uniemożliwiający wymianę kart dokumentu. 6. Za uwierzytelnienie dokumentu pobiera się opłatę. 7 1. Uczelnia wydaje zaświadczenia, duplikaty, odpisy i kserokopie dokumentów, związanych z przebiegiem studiów lub kursów i otrzymywaniem świadczeń pomocy materialnej wyłącznie na pisemny, własnoręcznie podpisany wniosek (załącznik nr 4) osoby, której dotyczy dany dokument. Wyjątek stanowi udostępnianie danych instytucjom uprawnionym do ich pozyskiwania. 2. Wniosek składa się w Uczelni, bądź przesyła się listem. 3. Wniosek przesłany za pośrednictwem poczty elektronicznej wymaga elektronicznego podpisu z certyfikatem kwalifikowanym. 4. W celu szybszego załatwienia sprawy dopuszcza się przygotowanie dokumentu, wymienionego we wniosku, przesłanym za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej bez elektronicznego podpisu z certyfikatem kwalifikowanym, jednak dokument nie może zostać wydany, jeżeli uprzednio do Uczelni nie wpłynie oryginał wniosku, złożony zgodnie z zapisami ust. 2. lub 3. 8 1. W przypadku upoważnienia osoby trzeciej do odbioru dokumentu, koniecznym jest złożenie w Uczelni oryginału oświadczenia, które w sposób dostateczny ujawnia wolę wnioskodawcy. 2. Wzór oświadczenia (upoważnienia), o którym mowa w ust. 1., stanowi załącznik nr 5. 3. W oświadczeniu (upoważnieniu) wymagany jest własnoręczny podpis osoby upoważniającej. 9 1. W przypadku stwierdzenia niezgodności podpisu interesanta we wniosku lub upoważnieniu z podpisami w jego aktach osobowych, pracownik załatwiający sprawę powiadamia o tym fakcie Strona 5 z 8
bezpośredniego przełożonego, sporządzając notatkę służbową, którą oboje podpisują. W dalszym toku załatwiania sprawy postępuje się zgodnie z zapisami ust. 2. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1., Uczelnia nie wydaje dokumentu, o który ubiega się interesant, lecz przesyła pod wskazany we wniosku lub upoważnieniu adres informację o zaistniałej sytuacji oraz zawiadamia o konieczności złożenia wyjaśnień w tej sprawie oraz dostarczenia wniosku lub upoważnienia, zgodnie z wymogami określonymi w 7. lub 8. 3. Po przeprowadzeniu procedury wyjaśniającej, o której mowa w ust. 2., w przypadku uzasadnionych podstaw do podejrzenia popełnienia przestępstwa, mają zastosowanie przepisy art. 304. 2. Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. 2016. 1749 t. j.). 10 1. Dokumenty, o których mowa w 7. ust. 1., wydaje się wnioskodawcy lub upoważnionej przez niego osobie lub instytucji, bądź wysyła pocztą za zwrotnym poświadczeniem odbioru na koszt wnioskodawcy (przesyłką pobraniową), pod wskazany przez niego we wniosku adres. Wyjątek stanowi udostępnianie danych instytucjom uprawnionym do ich pozyskiwania. 2. Sposób doręczenia dokumentów interesant określa we wniosku. 3. Dokumenty, o które wnioskuje interesant, wydaje się bez zbędnej zwłoki, w maksymalnym terminie do 30 dni od daty wpływu oryginału wniosku. W przypadku wysyłania dokumentacji pocztą, za datę wydania dokumentów uznaje się dzień nadania przesyłki u operatora Poczty Polskiej. 11 1. Przed wydaniem dokumentów wnioskodawca jest zobowiązany dokonać opłaty zgodnie z zapisami 13. Zarządzenia. 2. Interesant posiadający status studenta PWSZ w Raciborzu jest zwolniony z opłaty, o której mowa w ust. 1., z wyjątkami określonymi w załączniku nr 6, wymieniającym dokumenty wydawane studentom odpłatnie. Przed odbiorem dokumentów, o które wnioskowano na prośbę pracownika załatwiającego sprawę konieczne jest okazanie dowodu poświadczającego status studenta. 3. Płatności, o której mowa w ust. 1., można dokonać poprzez przelew bankowy, przekaz pocztowy lub wpłatę gotówkową w Kwesturze Uczelni. 4. W przypadku braku możliwości osobistego lub telefonicznego powiadomienia wnioskodawcy o konieczności uiszczenia opłaty, jak i po upływie terminu odbioru lub wysłania dokumentów, za które nie została wniesiona opłata, Uczelnia przesyła je wnioskodawcy na jego koszt (przesyłką pobraniową), w który wlicza się opłatę pocztową oraz opłatę, o której mowa w ust. 1., a w przypadku interesantów, wymienionych w ust. 2. tylko opłatę pocztową. Strona 6 z 8
5. W przypadku wydawania suplementu w tłumaczeniu na język angielski, interesant dokonuje płatności z góry w kwocie 500,00 zł do rozliczenia różnica pomiędzy kwotą 500 zł a kwotą poniesioną przez Uczelnię za tłumaczenie suplementu jest zwracana interesantowi. 6. W przypadku wydawania zaświadczenia w języku angielskim upoważnionej przez interesanta zagranicznej instytucji, petent dokonuje płatności z góry w kwocie 100,00 zł do rozliczenia różnica pomiędzy kwotą 100 zł a kwotą poniesioną przez Uczelnię za tłumaczenie jest zwracana interesantowi. 12 1. Uczelnia wydaje dokumenty, o których mowa w 7. ust. 1. wyłącznie w zakresie, w jakim dotyczą one wnioskodawcy udostępnia się dane z akt osobowych oraz indywidualne dane ze zbiorczych protokołów zaliczeń i egzaminów. Wyjątek stanowią treści programowe przedmiotów realizowanych przez wnioskodawcę podczas studiów, zawarte w syllabusach i kartach przedmiotów. 2. Zaświadczenia o kwalifikacjach (poziomie) z języka obcego w przypadku braku danych w aktach osobowych wydaje się na podstawie pisemnej informacji ze Studium Języków Obcych. 3. W przypadku wydawania przez Archiwum Uczelni zaświadczeń o średniej ocen, niepodanej w aktach osobowych wnioskodawcy, a dostępnej w systemie DZIEKANAT oraz wydawania duplikatów suplementu do dyplomu, dostępnego w systemie DZIEKANAT, ewentualnie innych dokumentów, niezawartych w aktach osobowych, a dostępnych w tym systemie, komórki organizacyjne, merytorycznie właściwe do udostępnienia powyższych informacji, przekazują je do Archiwum Uczelni za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej lub komunikatora SPARK. 4. Kopia elektronicznej wersji pracy dyplomowej wnioskodawcy jest przesyłana pocztą elektroniczną pod wskazany przez niego adres e-mail. Wydruk potwierdzający przesłanie pracy jest dołączany do akt sprawy. 5. Treści programowe przedmiotów realizowanych podczas studiów, zawarte w syllabusach i kartach przedmiotów, są częściowo upowszechniane na stronie internetowej Uczelni, a w pozostałym zakresie udostępniane przez instytuty lub Archiwum PWSZ. 6. Wydawane dokumenty podpisują wyłącznie upoważnieni do tego pracownicy Uczelni. 13 1. W szczególności Uczelnia wydaje dokumenty i pobiera opłaty, wymienione w tabeli, stanowiącej załącznik nr 6. Płatność musi być uregulowana i poświadczona przed wydaniem dokumentu. 2. Dokumenty, od których Uczelnia pobiera opłatę 5 zł za jedną stronę, sporządza się w następującym formacie: 1) czcionka: CALIBRI, maksymalnie 12, 2) akapit: odstępy 0 pt, interlinia maksymalnie 1,5 wiersza. Strona 7 z 8
3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1., dotyczą przebiegu studiów lub kursu i otrzymywania świadczeń pomocy materialnej w PWSZ w Raciborzu. 4. Absolwentom i byłym słuchaczom zlikwidowanych szkół, których akta są przechowywane w PWSZ, wydaje się zaświadczenia sporządzane na podstawie posiadanych przez Uczelnię dokumentów, za opłatą w wysokości 5 zł za jedną stronę pisma. W przypadku wniosku o duplikat lub o zaświadczenie, którego Uczelnia nie może wydać z uwagi na brak dokumentacji, sprawę przekazuje się następcy prawnemu akt po zlikwidowanej szkole. 14 Integralną częścią niniejszego załącznika są: 1. formularz karty obiegowej, 2. formularz wniosku o przesłanie świadectwa dojrzałości lub innego dokumentu bez złożenia karty obiegowej, 3. formularz wniosku o przesłanie dokumentu związanego z przebiegiem studiów lub kursu, 4. formularz wniosku o wydanie zaświadczenia lub innego dokumentu, związanego z przebiegiem studiów lub kursu, bądź otrzymywaniem świadczeń pomocy materialnej, 5. formularz upoważnienia do odbioru zaświadczenia lub innego dokumentu, związanego z przebiegiem studiów lub kursu, bądź otrzymywaniem świadczeń pomocy materialnej, 6. tabela dokumentów wydawanych przez Uczelnię i opłat pobieranych za te dokumenty. 15 W sprawach nieuregulowanych niniejszym Zarządzeniem decyzję podejmuje rektor przy zastosowaniu przepisów Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym, Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 16 września 2016 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów, Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. Strona 8 z 8