PKN ORLEN S.A. Zapytanie o informację Dotyczy: 10177175 - RFI - Kompleksowa obsługa Walnego Zgromadzenia Wersja: 2.0 Data: 23.03.2011r. 1
1. KLAUZULA OCHRONY INFORMACJI Podmiot, który otrzymał niniejsze Zapytanie o Informację zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z faktu otrzymania niniejszego Zapytania jako poufne. Podmiot, który otrzymał niniejsze Zapytanie o Informację, dołoŝy wszelkich starań, aby przekazane w niniejszym zapytaniu informacje przekazane przez PKN ORLEN, były chronione za pomocą tych samych środków co materiały chronione tego Podmiotu. Informacje dotyczące faktu zaproszenia do złoŝenia odpowiedzi na niniejsze Zapytanie, faktu odpowiedzi, oraz prowadzenia rozmów handlowych i zawartych umów mogą być udzielane przez Podmiot, który otrzymał niniejsze Zapytanie o Informację, jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody PKN ORLEN na przekazanie takich informacji. W przypadku, jeŝeli Podmiot, który otrzymał niniejsze Zapytanie, nie zgadza się z powyŝszymi klauzulami, niniejszy materiał powinien zostać natychmiast zwrócony do PKN ORLEN, a wszystkie kopie (elektroniczne jak i papierowe) zniszczone. 2
2. WSKAZÓWKI DLA PODMIOTÓW UDZIELAJACYCH ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIE O INFORMACJĘ 2.1 POTWIERDZENIE UDZIAŁU Podmioty chcące złoŝyć odpowiedź na Zapytanie o Informację w przedmiotowym procesie (dalej zwany Podmiotem), zobligowane są do potwierdzenia swojego uczestnictwa w procesie do dnia 30.03.2011 r. Potwierdzenie o którym mowa powyŝej, powinno zostać przesłane drogą mailową do osoby wskazanej w punkcie 2.3 niniejszego Zapytania. 2.2 ODPOWIEDŹ NA ZAPYTANIE O INFORMACJĘ Całość dokumentów składanych przez Podmiot, sporządzonych w języku polskim, powinna zostać dostarczona w zamkniętej kopercie z dopiskiem Nazwa Podmiotu 10177175 - RFI - Kompleksowa obsługa Walnego Odpowiedzi na niniejsze Zapytanie o Informację powinny zostać przesłane przez potencjalnych Partnerów do 12.04.2011r., do godziny 14.00. Wymagana forma dokumentacji: 1 (jeden) oryginalny zestaw dokumentacji w formie papierowej, 1 (jedna) kopia dokumentacji na CD w formacie PDF, lub Microsoft Word lub Microsoft Excel. W przypadku róŝnic pomiędzy papierową i elektroniczną wersją dostarczonej dokumentacji, PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do wiąŝącego wyboru wersji. 2.3 OSOBY KONTAKTOWE Osobą odpowiedzialną za proces ze strony Biura Zakupów jest: Artur Lewandowski Biuro Zakupów PKN ORLEN S.A. Ul. Chemików 7, 09-411 Płock, Polska 3
Tel. (24) 256 77 33 Fax. (24) 367 75 65 E-mail: artur.lewandowski@orlen.pl 2.4 OCENA ODPOWIEDZI Ocenę odpowiedzi dokonuje powołany w tym celu zespół. W oparciu o przesłane informacje zespół zapozna się z przesłaną przez Podmioty dokumentacją. Spółka powiadomi Podmioty o wyniku postępowania. 2.5 DODATKOWE PYTANIA W trakcie przygotowania odpowiedzi na niniejsze Zapytanie o Informację, Podmiot ma prawo zgłaszać dodatkowe pytania dotyczące niniejszego Zapytania. Pytania muszą być kierowane w formie pisemnej (e-mail) do osoby wskazanej do kontaktu w sprawie niniejszego Zapytania. Termin składania pytań: 30.03.2011r. godz. 14.00 Na podstawie zadanych pytań zespół po stronie PKN ORLEN przygotuje jednolitą informację zwrotną taką samą dla wszystkich Podmiotów. Jednocześnie PKN ORLEN zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn. 2.6 ZASTRZEśENIA PKN ORLEN Do niniejszego Zapytania nie mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i innych k.c. PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do odwołania (zamknięcia) procesu bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Ŝadne roszczenia wobec Zapraszającego. PKN ORLEN S.A. zastrzega Ŝe złoŝenie odpowiedzi na Zapytanie o Informację nie stanowi podstawy do domagania się przez Podmiot składający informację zawarcia umowy z PKN ORLEN S.A. co do całości lub części usługi. 4
3. SZCZEGÓŁOWY ZAKRES PROJEKTU Walne zgromadzenie odbywające się za pomocą środków komunikacji elektronicznej 3.1 WYMAGANIA PKN ORLEN Wymagania PKN ORLEN S.A. to zapewnienie usługi polegającej na: 1) zapewnieniu redundantnych łączy internetowych o przepustowości pozwalającej na bezproblemową transmisję danych, dźwięku oraz obrazu video w czasie rzeczywistym; 2) zapewnieniu niezbędnej infrastruktury sprzętowej w klasie wysokiej dostępności; 3) zapewnieniu komputerów z odpowiednim oprogramowaniem dla moderatora, administratora i przewodniczącego (min. 3 szt.), na których będzie odzwierciedlany przebieg obrad walnego zgromadzenia, komunikacja z akcjonariuszami biorącymi udział w zgromadzeniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej; 4) zapewnieniu alternatywnego systemu komunikacji w sytuacji gdyby łącze/serwer przestały działać, w tym niezwłoczne powiadamianie przewodniczącego walnego zgromadzenia o usterce oraz przełączeniu na drugi system komunikacji; 5) zapewnieniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa systemu rozumianego jako zachowanie dostępności, poufności, rozliczalności oraz integralności, w tym zabezpieczenia systemu przed nieuprawnionym dostępem do systemu; 6) zapewnieniu usługi indywidualnego logowania się do systemu przez akcjonariuszy, w tym przekazywania akcjonariuszom haseł do systemu (gromadzenie danych osobowych po stronie podmiotu dostarczającego usługę); 7) zapewnieniu usług moderatora i administratora systemu (2 osoby) w trakcie obrad walnego zgromadzenia, do zadań których naleŝeć będzie m.in. obsługa systemu, komunikatora tekstowego, drukowanie pytań i oświadczeń akcjonariuszy internetowych, niezwłoczne powiadamianie przewodniczącego walnego zgromadzenia o nieprawidłowościach działania systemu, dostrzeŝonych błędach, zgłoszeniach akcjonariuszy dotyczących braku moŝliwości oddania głosu itp.; 8) zapewnieniu odpowiedniego wsparcia technicznego (przed walnym zgromadzeniem i w trakcie), w tym zabezpieczeniu odpowiedniej liczby osób przed obradami walnego zgromadzenia oraz w godzinach obrad walnego zgromadzenia, które będą udzielały wsparcia technicznego, odpowiadały na pytania akcjonariuszy, rozwiązywały na bieŝąco problemy związane z obsługą systemu, logowaniem się do systemu, wykonywaniem prawa głosu, komunikacją z salą obrad; 5
9) zapewnieniu transmisji obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym w języku polskim wraz z tłumaczeniem na język angielski oraz sprzętu i urządzeń niezbędnych do transmisji, przy czym transmisja powinna obywać się na innym kanale co sam system do głosowania; 10) dostarczeniu usługi w postaci zapewnienia komunikacji z akcjonariuszami internetowymi (komunikator tekstowy o nieograniczonej liczbie znaków uŝywanych w jednym komunikacie/opcjonalnie z ograniczeniem liczby głosów), zapewnieniu archiwizowania komunikacji z akcjonariuszem z moŝliwością jej odtworzenia w przyszłości (moŝliwość wydruku); 11) zapewnieniu moŝliwości przesłania do przewodniczącego obrad walnego zgromadzenia plików tekstowych i graficznych, zapewnieniu archiwizowania przesyłanych plików, z moŝliwością ich odtworzenia w przyszłości (moŝliwość wydruku); 12) zapewnieniu oddawania głosów przez akcjonariuszy i ich pełnomocników za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, wraz z zapewnieniem splitu głosów, przy czym system powinien automatycznie zgłaszać sytuację, gdy jeden akcjonariusz lub działający w jego imieniu pełnomocnik, korzysta równocześnie z moŝliwości oddawania głosu na sali obrad i za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. W sytuacji rozstrzygnięcia, kto w takiej sytuacji wykonuje głos, system powinien umoŝliwiać zablokowanie moŝliwości oddawania głosu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej; 13) przygotowaniu kart do głosowania i/lub udostępnieniu akcjonariuszom urządzeń do zdalnego oddawania głosów na sali obrad walnego zgromadzenia (min. 6 sztuk w sytuacji, gdy głosy oddawane będą za pomocą kart lub min. 60 szt. urządzeń do zdalnego oddawania głosów); 14) zapewnieniu urządzeń na sali obrad do zliczania głosów oddawanych przez akcjonariuszy obecnych na sali obrad walnego zgromadzenia; 15) zapewnieniu zliczania i wydruków głosów akcjonariuszy na sali obrad i akcjonariuszy głosujących za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, wraz ze wskazaniem kworum i procentowego udziału głosów; 16) zapewnieniu tłumaczy z języka polskiego na angielski, zapewnieniu i zainstalowaniu sprzętu umoŝliwiającego tłumaczenie symultaniczne; 17) zapewnieniu doradztwa technicznego (przed WZ i w trakcie); 18) zapewnieniu alternatywnego systemu komunikacji pomiędzy akcjonariuszami w sytuacji gdy w obradach walnego zgromadzenia przewidziany jest wybór Rady Nadzorczej oddzielnymi grupami; 19) zapewnieniu bieŝącej kontroli stanu obecności uczestników Zgromadzenia i liczby głosów; 20) wykonaniu próby działania systemu dla akcjonariuszy, w taki sposób by mogli zapoznać się z nim i przetestować jego działanie by rozstrzygnąć wszelkie swoje wątpliwości jeszcze przed WZ w celu późniejszego sprawnego jego przeprowadzenia; 21) przeprowadzeniu próby działania systemu przed obradami walnego zgromadzenia z udziałem osób głosujących za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. 6
3.2 INFORMACJE, KTÓRE PKN ORLEN S.A. ZAMIERZA UZYSKAĆ OD POTENCJALNYCH DOSTWCÓW USŁUGI W związku z oczekiwaniami PKN ORLEN S.A. wskazanymi w pkt 3.1, chcemy uzyskać szczegółowe informacje w kwestiach wskazanych niŝej wraz ze wskazaniem szacunkowego wynagrodzenia za poszczególne moduły usługi (odrębnie dla kaŝdego etapu), jeśli takie moduły są przewidziane przez Podmiot składający odpowiedź na Zapytanie o Informację: 1) informację o stosowanych przez Podmiot łączach; 2) informację o liczbie i rodzaju stosowanych serwerów; 3) informację o liczbie komputerów (laptopów, netbooków) przeznaczonych na potrzeby Spółki, z oprogramowaniem pozwalającym na bieŝące śledzenie obrad przez przewodniczącego walnego zgromadzenia i/lub moderatora, administratora systemu, komunikację z akcjonariuszami biorącymi udział w walnym zgromadzeniu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, powzięcie informacji o zgłoszonych sprzeciwach, wnioskach, oświadczeniach, przesłanych plikach tekstowych i graficznych; 4) wskazanie, jaki rodzaj urządzenia, uŝywanego oprogramowania jest niezbędny ze strony akcjonariuszy do oglądania transmisji obrad oraz do komunikacji z salą obrad i wykonywania prawa głosu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej; 5) informację na temat stosowanych zabezpieczeń przed nieautoryzowanym dostępem osób trzecich/hakerów, czy ingerencją w system lub oddawane głosy, 6) wskazanie szczegółowego opisu działania systemu; 7) określenie, czy podmiot dostarczający usługę opracuje i dostarczy Spółce szczegółową instrukcję korzystania z systemu przez akcjonariuszy; 8) informację, czy podmiot zapewnia alternatywny system komunikacji w sytuacji gdy łącze/serwer przestają działać w trakcie obrad walnego zgromadzenia oraz wskazanie czasu przełączenia się na drugi system komunikacji, w tym wskazanie czy system (administrator systemu) automatycznie powiadamia akcjonariuszy o konieczności przełączenia się na drugi system komunikacji, wraz z określeniem w jakim czasie następuje przełączenie na alternatywny system; informację, czy system przewiduje niezwłoczne powiadamianie przewodniczącego o zaprzestaniu działania systemu i konieczności przełączenia się na alternatywny system komunikacji; 9) informację, czy Podmiot zapewnienia usługę koordynowania logowania się do systemu przez akcjonariuszy, przekazywania akcjonariuszom haseł/loginów do systemu (dane osobowe akcjonariuszy po stronie podmiotu), wraz z informacją dotyczącą tego czy w ramach usługi moŝliwe jest ustalenie ilu (oraz informacją, którzy akcjonariusze) akcjonariuszy jest 7
zalogowanych w trakcie obrad walnego zgromadzenia oraz informacją, czy w trakcie obrad walnego zgromadzenia akcjonariusz wylogował się; 10) określenie, czy system niezwłocznie powiadamia przewodniczącego, Ŝe do systemu zalogował się akcjonariusz głosujący za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, który jednocześnie pobrał juŝ karty do głosowania na sali obrad (lub odwrotnie), czy w takiej sytuacji istnieje moŝliwość identyfikacji takiego akcjonariusza i zablokowania jego konta; 11) informację, czy Podmiot zapewnienia usługi moderatora i administratora systemu w trakcie obrad walnego zgromadzenia, do zadań którego naleŝeć będzie m.in. obsługa systemu, komunikatora tekstowego, drukowanie i przekazywanie przewodniczącemu pytań, oświadczeń, plików tekstowych i graficznych od akcjonariuszy internetowych; 12) informację, czy Podmiot zapewnienia działanie help desku (przed WZ i w jego trakcie), jeśli tak wskazanie ile osób i w jakich godzinach obsługuje help desk; 13) wskazanie, czy system zapewnienia transmisję obrad walnego zgromadzenia w języku polskim wraz z tłumaczeniem na język angielski, w tym wskazanie czy transmisja odbywa się na tym samym kanale co sam system do głosowania oraz określenie maksymalnego czasu opóźnienia transmisji, wskazanie jakich urządzeń uŝywa podmiot dostarczający usługę do transmisji obrad; 14) informację, czy Podmiot dostarcza usługi w postaci zapewnienia komunikacji z akcjonariuszami internetowymi, jeśli tak w jakiej formule następuje komunikacja (np. komunikator tekstowy, w tym wskazanie wymogów komunikatora (np. liczba znaków uŝywanych w jednym komunikacje, czy są w tym zakresie ograniczenia, sposób archiwizowania komunikacji z akcjonariuszem, moŝliwość wydruku), ewentualne określenie maksymalnej liczby osób, które jednocześnie mogą korzystać z komunikatora w jednym momencie; 15) informację, czy system zapewnienia oddawanie głosu przez akcjonariuszy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej oraz oddawanie głosu na sali obrad, z uwzględnieniem splitu głosów i automatycznym obliczaniem wyników głosowań (jawnych, tajnych) wraz ze sporządzeniem protokołów zawierających: liczbę akcji, z których oddano waŝne głosy, procentowy udział tych akcji w kapitale zakładowym, łączną liczbę waŝnych głosów, liczbę głosów za, przeciw i wstrzymujących się ; oraz wskazaniem sposobu oddawania głosu, w szczególności, czy system przewiduje dwustopniowe oddawanie głosu (potwierdzenie oddanego głosu) by wykluczyć ewentualne pomyłki akcjonariuszy. Wskazanie, czy system przewiduje wyświetlanie u akcjonariuszy komunikatów o upływie czasu do oddania głosu; 16) określenie, czy system zapewnia moŝliwość przesłania do przewodniczącego walnego zgromadzenia plików tekstowych i graficznych zawierających m.in. projekty uchwał, oświadczeń, kandydatur na członków Rady Nadzorczej, itp. wraz ze wskazaniem wymogów co do formatu i wielkości przesyłanych plików (PDF, JPG); 8
17) wskazanie, w jaki sposób akcjonariusze internetowi zgłaszają sprzeciw dotyczący uchwały oraz określenie, czy moŝliwe jest sprawdzenie, czy akcjonariusz ten głosował przeciw uchwale (w głosowaniu jawnym); 18) informację, czy system dopuszcza moŝliwość zablokowania konta określonego akcjonariusza; 19) wskazanie rodzaju i liczby urządzeń przeznaczonych do głosowania, stosowanych na sali obrad walnego zgromadzenia; 20) informację, czy podmiot zapewnienia tłumaczy (ilu) z języka polskiego na angielski oraz czy podmiot zapewnienia zainstalowanie sprzętu umoŝliwiającego tłumaczenie symultaniczne; 21) wskazanie alternatywnie, czy podmiot dopuszcza i zapewnia tłumaczy z języka angielskiego na język polski w zakresie przebiegu obrad walnego zgromadzenia, wypowiedzi akcjonariuszy, składanych przez nich oświadczeń, zgłoszonych projektów uchwał itp., komunikacji elektronicznej z akcjonariuszami uczestniczącymi w obradach za pomocą środków komunikacji elektronicznej i składanych przez nich wniosków, pism, oświadczeń (odrębna wycena ww. usługi); 22) czy podmiot zapewnienia doradztwo techniczne (przed WZ i w jego trakcie), ze wskazaniem czasu trwania usługi w tym zakresie i wskazanie, co wchodzi w zakres tego doradztwa; 23) czy system zapewnienia bieŝącą kontrolę stanu obecności uczestników Zgromadzenia i liczby głosów; 24) czy podmiot zapewnia przeprowadzenie próby działania systemu dla akcjonariuszy i Spółki, działania systemu tak by akcjonariusze mogli przetestować jego działanie i rozwiać wątpliwości jeszcze przed WZ co do sposobu logowania, oddawania głosów, komunikacji; 25) wskazanie referencji podmiotu i wskazanie, czy podmiot świadczył tego typu usługi, a jeśli tak to dla kogo. 9
4. DODATKOWE INFORMACJE Oczekujemy wyczerpujących i konkretnych odpowiedzi na wszystkie podane w zapytaniu zagadnienia. Odpowiedzi tych naleŝy udzielić w formie zwięzłych opisów, a tam gdzie to jest wymagane w formie tabelarycznej. Zalecane jest załączenie dodatkowych opisów technicznych, które mogą pomóc w lepszym zrozumieniu oferowanych produktów. JeŜeli którekolwiek z wymogów wyszczególnionych w Zapytaniu nie jest spełniony w części lub w całości, prosimy o wyraźne zaznaczenie tego faktu. W celu ułatwienia analizy przesłanych dokumentów wymagana jest jej określona organizacja, według punktów podanych poniŝej: o Streszczenie, o Profil Podmiotu, o Szczegółowy opis proponowanego rozwiązania część merytoryczna, o Cena część handlowa. Dodatkowo PKN ORLEN w odpowiedzi na niniejsze Zapytanie oczekuje informacji na temat czasu realizacji dostarczenia proponowanych rozwiązań. PKN ORLEN S.A. nie ponosi odpowiedzialności za treści ogłoszeń, publikowanych na stronach internetowych innych niŝ www.orlen.pl i dotyczących PKN ORLEN S.A. Dostęp do ogłoszeń przetargowych na stronie www.orlen.pl jest bezpłatny. 10