17.11.2014/ 1506 GMINA WROCŁAW reprezentowana przez PREZYDENTA WROCŁAWIA z dniem 17 listopada 2014 roku ogłasza zamiar zlecenia zadania publicznego pn. PROMOCJA WROCŁAWIA POPRZEZ PROWADZENIE LOKALNEGO BIURA CENTRUM WIEDZY ACADEMIA EUROPAEA WE WROCŁAWIU (CWAE-W) I. PODSTAWA PRAWNA Nabór ofert ogłaszany jest na podstawie: 1. Uchwały nr XVI/281/11 Rady Miejskiej Wrocławia z dnia 15 września 2011 r. w sprawie określania trybu postępowania o udzielenie dotacji z budżetu Miasta, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli wykonania zadań zlecanych podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych i niedziałających w celu osiągnięcia zysku na zadania inne niż określone w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. 2. Porozumienia ramowego o utworzeniu Centrum Wiedzy Academia Europaea ( The Academia Europaea Knowledge Hub ) we Wrocławiu, z dn. 27 lipca 2011 II. ADRESAT NABORU OFERT Oferta skierowana jest do podmiotów - zgodnie art. 221 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. UWAGA! Oddziały terenowe nieposiadające osobowości prawnej nie mogą samodzielnie ubiegać się o dotację. W takiej sytuacji mogą złożyć ofertę za pośrednictwem zarządu głównego lub oddziału posiadającego osobowość prawną, natomiast w ofercie powinien być wskazany oddział upoważniony do bezpośredniego wykonania zadania. III. FORMA REALIZACJI ZADANIA finansowanie realizacji zadania publicznego IV. CEL REALIZACJI ZADANIA Celem zadania jest promocja Wrocławia poprzez budowanie pozycji Wrocławia jako silnego ośrodka akademickiego na arenie europejskiej i międzynarodowej oraz budowanie i wzmacnianie relacji wrocławskich i międzynarodowych środowisk akademickich V. TERMIN REALIZACJI ZADANIA Rozpoczęcie od 2 stycznia 2015 roku, zakończenie do 31 grudnia 2016 roku. VI. MIEJSCE REALIZACJI ZADANIA Wrocław, teren Polski, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach poza granicami Polski (m.in. uczestnictwo w konferencjach/ seminariach) VII. ŚRODKI PRZEZNACZONE NA REALIZACJĘ ZADANIA 1
1. W roku 2015 Gmina Wrocław przekaże na realizację ww. zadania dotację do wysokości 220 000 PLN. Ostateczna kwota dotacji zostanie ustalona na podstawie projektu budżetu na rok 2015 lub po jego uchwaleniu przez Radę Miejska Wrocławia oraz po złożeniu ofert. 2. W roku 2016 Gmina Wrocław przekaże na realizację ww. zadania dotację do wysokości 220 000 PLN. Ostateczna kwota dotacji zostanie ustalona na podstawie projektu budżetu na rok 2016 lub po uchwaleniu przez Radę Miejska Wrocławia oraz po złożeniu ofert. W roku 2014 Gmina Wrocław przekazała na realizację ww. zadania dotację w wysokości 350 000 PLN. GMINA WROCŁAW ZASTRZEGA SOBIE PRAWO DO: 1. Odwołania zamiaru zlecenia zadania bez podania przyczyny. 2. Zmiany wysokości środków publicznych na realizację zadania w trakcie trwania naboru ofert. 3. Negocjowania z oferentami wysokości dotacji, terminu realizacji zadania oraz zakresu rzeczowego zadania w ramach niniejszego ogłoszenia.. 4. Negocjowania warunków i kosztów realizacji zadania oraz dofinansowania niepełnego zakresu zadania w przyjętych ofertach w ramach niniejszego ogłoszenia.. 5. Możliwości wyboru jednej lub wielu ofert w ramach środków finansowych przeznaczonych na realizację zadań. 6. Przełożenia terminu rozstrzygnięcia naboru ofert. VIII. OPIS ZADANIA jego Zorganizowanie i prowadzenie Biura Centrum Wiedzy Academia Europaea we Wrocławiu (CWAE-W); Zaplanowanie i koordynacja wydarzeń konferencyjnych o charakterze naukowym z udziałem członków Academia Europaea: - pozyskiwanie międzynarodowych konferencji i spotkań akademickich we Wrocławiu; - wsparcie przy organizacji wykładów akademickich dla uczelni wrocławskich, oraz innych środowisk naukowych przy współpracy z lokalnymi instytucjami i ośrodkami naukowymi; - promocja Wrocławia poprzez: udostępnianie zrealizowanych dotąd przez CWAE-W materiałów informacyjnych przygotowanie merytoryczne i sporządzanie projektów materiałów promujących wiedzę i standardy akademickie oraz prezentujących infrastrukturę konferencyjno-kongresową Wrocławia (informatory/broszury, film ukazujący potencjał Wrocławia jako dynamicznego ośrodka akademickiego, kulturalnego, biznesowego i miejsca dla organizacji konferencji o charakterze naukowym); przygotowanie kwartalnego newslettera, sporządzanie ofert dla profesorów lobbujących za organizacją konferencji we Wrocławiu); opracowywanie broszur wydawanych przez Academia Europaea; Przygotowywanie ekspertyz i opinii, opartych o zasoby wiedzy, reprezentowanych przez członków Academia Europea; Udział w konferencjach międzynarodowych w Polsce i za granicą polskich członków Academia Europaea oraz koordynatorów projektu (na zaproszenie instytucji współpracujących z Academia Europaea); Inne formy współpracy ze środowiskiem akademickim wpływające na: - rozwój gospodarczy i tworzenie nowych miejsc pracy; - rozwój społeczny i kulturalny; - rozwój systemu wsparcia innowacji; Promocja i rozwój europejskiej współpracy międzynarodowej na polu naukowym. 2
IX. WARUNKI REALIZACJI ZADANIA 1. Zadanie może realizować oferent, który prowadzi działalność statutową nieodpłatną lub odpłatną w sferze zadania objętego zamiaru zlecenia. W części I pkt 12) oferty należy wymienić zakres prowadzonej przez oferenta działalności statutowej nieodpłatnej i/lub odpłatnej, a następnie wskazać, w ramach której z wymienionych działalności oferent zamierza realizować zadanie objęte konkursem (poprzez podkreślenie, wytłuszczenie itp.). Oferent wskazuje zakres działalności statutowej odpłatnej i nieodpłatnej, określony w obowiązującym Statucie oferenta (zatwierdzonym przez sąd rejestrowy) lub w innym akcie wewnętrznym oferenta. Wynagrodzenie z tytułu działalności odpłatnej, prowadzonej przez oferenta w sferze zadania objętego konkursem (np. wpłaty i opłaty od adresatów zadania) nie może być wyższe od tego, jakie wynika z kosztów tej działalności. Ponadto przeciętne miesięczne wynagrodzenie osoby fizycznej z tytułu zatrudnienia przy wykonywaniu statutowej działalności odpłatnej pożytku publicznego, za okres ostatnich 3 miesięcy, nie może przekraczać 3-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za rok poprzedni. UWAGA: Nie będzie dotowane z budżetu Gminy Wrocław zadanie realizowane przez oferenta w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej w sferze zadania objętego zleceniem. 2. Gmina Wrocław udostępni bazę lokalową: jedno pomieszczenie biurowe oraz dostęp do wspólnej salki konferencyjnej w kamienicy przy Rynek 13 we Wrocławiu wraz z infrastrukturą biurową niezbędną do prowadzenia Biura. 3. Oferent powinien posiadać kadrę z udokumentowanym doświadczeniem w organizacji kongresów uczestniczącą w realizacji zadania. Oferent powinien posiadać doświadczenie w organizacji konferencji i kongresów 4. Koordynacji realizacji zadania publicznego nie można zlecić firmie zewnętrznej i/lub osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. 5. Harmonogram planowanych działań (punkcie III. 9 oferty) powinien być tak szczegółowy, by umożliwić Zlecającemu kontrolę merytoryczną poszczególnych działań, podejmowanych przez oferenta w trakcie realizacji zadania. Każde działanie wykazane w harmonogramie realizacji zadania musi być opisane w pkt III.8 oferty. Harmonogram zawiera: informacje co, gdzie, kiedy i przez kogo będzie realizowane (dni tygodnia, godziny, miejsce), z uwzględnieniem ewentualnych przerw w realizacji, poszczególne rodzaje działań podejmowane w projekcie, liczbowe określenie skali działań planowanych przy realizacji zadania według miar adekwatnych do tego zadania, a określonych w kosztorysie (np. godziny pracy biura, planowaną ilość pozyskanych konferencji rocznie, planowaną dzienną/miesięczną/roczną, liczbą adresatów zadania; wskaźnik frekwencji, minimalna/maksymalna liczba adresatów, W ofercie Kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania w punkcie IV. 1 i 2 należy sporządzić na każdy rok osobno i jeden zbiorczy na lata 2015-2016 z zachowaniem numeracji i nazw pozycji kosztorysowych. Przy czym kosztorys na rok 2015 musi być szczegółowy. W przypadku braku ww. informacji w punkcie III.9 oferta zostanie odrzucona przy ocenie merytorycznej. 6. W ofercie w punkcie III. 10 Zakładane rezultaty realizacji zadania publicznego należy uwzględnić w/w rezultaty wraz z opisem narządzi ewaluacyjnych służących ich pomiarowi. 7. Oferent realizując zadanie będzie monitorował liczbę odbiorców (widz, słuchacz, uczestnik itp.) zadania, aby móc te dane podać w sprawozdaniu z realizacji zadania. X. KOSZTY REALIZACJI ZADANIA KOSZTY, KTÓRE W SZCZEGÓLNOŚCI BĘDĄ MOGŁY ZOSTAĆ SFINANSOWANE Z 3
DOTACJI: Wydatki, które będą ponoszone z dotacji muszą być: - niezbędne dla realizacji zadania objętego naborem ofert; - racjonalne i efektywne oraz spełniać wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat); - faktycznie poniesione w okresie realizacji zadania objętego naborem ofert; - odpowiednio udokumentowane; - zgodne z zatwierdzonym kosztorysem. Oferent, w celu realizacji zadania, może zakupić usługi polegające na wykonaniu czynności o charakterze technicznym lub specjalistycznym, jednak niestanowiące jego merytoryki. I. Koszty merytoryczne: 1. Wynagrodzenia pracowników merytorycznych, 2. Koszty rzeczowe związane z przygotowaniem i realizacją zadania, np.: - zakup materiałów programowych, - zakup materiałów szkoleniowych, - koszty delegacji i przejazdów związanych bezpośrednio z realizacją zadania, - inne wynikające ze specyfiki zadania. 3. Koszty zakupu usług, w tym: - transportu, - zakwaterowania, - usług żywieniowych, - biletów wstępu, - ubezpieczenia uczestników i realizatorów w zakresie niezbędnym do bezpiecznej realizacji zadania, - obsługi medycznej, - wynajmu sal, - opracowania i druku materiałów szkoleniowych, - inne wynikające ze specyfiki zadania. II. Koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne: 1. Koszty administracyjne w części dotyczącej zadania do 5 % otrzymanej dotacji, np. - koszty obsługi księgowej (osoba prawna lub fizyczna) Uwaga: Z dotacji można rozliczyć wyłącznie wynagrodzenie za prowadzenie wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( j.t. Dz. U. 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. Wyodrębnienie obowiązuje wszystkie zespoły kont, na których ewidencjonuje się operacje związane z zadaniem tak, aby możliwe było wyodrębnienie ewidencji środków pieniężnych, rozrachunków, kosztów, przychodów itd. W przypadku dokumentów księgowych, które tylko w części dotyczą zadania, kwoty z nich wynikające powinny być odpowiednio dzielone na związane z realizacją zadania bądź nie i ujmowane na odrębnych kontach. Muszą one także być poparte odpowiednią dokumentacją, potwierdzającą prawidłowość podziału kwot. - internet (abonament i/lub administrowanie strony i/lub), - usługi telekomunikacyjne (abonament i/lub rozmowy telefoniczne), - materiały biurowe; - sprzątanie; - zakup środków czystości; - inne wynikające ze specyfiki zadania. 4
III. Inne koszty niezbędne do realizacji zadania, w tym koszty wyposażenia i promocji: 1. Koszty promocji zadania w części dotyczącej zadania do 5 % otrzymanej dotacji, w tym m.in. - opracowania graficznego, - druku/produkcji ulotek, - materiałów informacyjnych*. 2. Zakup i uzupełnienie drobnego wyposażenia do pomieszczeń tylko w uzasadnionych przypadkach, opisanych w ofercie, do 5 % otrzymanej dotacji*; Uwaga: Przyznana dotacja może być wydatkowana tylko na cele związane z realizowanym zadaniem i wyłącznie na potrzeby osób, do których program jest adresowany. KOSZTY, KTÓRE W SZCZEGÓLNOŚCI NIE MOGĄ ZOSTAĆ SFINANSOWANE Z DOTACJI: 1. Zakup gruntów, budowa bądź zakup budynków lub lokali. 2. Zakup środków trwałych. 3. Zakupy i wydatki inwestycyjne, remonty i adaptacje pomieszczeń niebędących własnością Gminy Wrocław. 4. Zakup wyposażenia lokali. 5. Odpisy amortyzacyjne. 6. Ryczałt na jazdę po mieście, itp., których nie można jednoznacznie przypisać do realizowanego zadania. 7. Prowadzenie działalności gospodarczej. 8. Tworzenie funduszy kapitałowych. 9. Działania, których celem jest prowadzenie badań naukowych, analiz i studiów. 10. Działania, których celem jest przyznawanie dotacji lub stypendiów dla osób prawnych lub fizycznych. 11. Dotowanie przedsięwzięć, które są dofinansowywane z budżetu miasta lub jego funduszy celowych na podstawie przepisów szczególnych. 12. Pokrycie deficytu oraz refundacja kosztów zrealizowanych wcześniej przedsięwzięć, rezerwy na pokrycie przyszłych strat lub zobowiązań. 13. Podatek od towarów i usług (VAT) w wysokości której podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego oraz inne podatki z wyłączeniem podatku dochodowego od osób fizycznych (PDOF) oraz opłat za wywóz nieczystości. 14. Opłaty pocztowe i bankowe nie dotyczy powierzenia realizacji zadania. 15. Refinansowanie kosztów uzyskania odpisów KRS, zakupu pieczątek, wyrabiania szyldów i innych kosztów o podobnym charakterze, które związane są z bieżącą działalnością oferenta. 16. Zakup licencji, nabywanie uprawnień i kwalifikacji związanych z wykonywanym zadaniem. 17. Pokrywanie z dotacji nagród i premii pieniężnych, innych form bonifikaty rzeczowej lub finansowej dla osób zajmujących się realizacją zadania. 18. Koszty dokumentowane paragonami, pokwitowaniami, dowodami sprzedaży wewnętrznej, wewnętrznymi notami obciążeniowymi itp. 19. Kary, mandaty, odsetki od nieterminowo regulowanych zobowiązań. 20. Koszty procesów sądowych. UWAGA! W ramach środków finansowych Gminy Wrocław niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku czyli zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych, zarówno krajowych jak i wspólnotowych XI. WARUNKI SKŁADANIA OFERT 5
1. Oferent może złożyć w konkursie tylko jedną ofertę (w przypadku złożenia większej liczby ofert, wszystkie zostaną odrzucone ze względów formalnych) 1.2.Oferent zobowiązany jest do złożenia oferty realizacji zadania w jednym egzemplarzu, która jest zgodna z wymogami określonymi w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25). 2.3.Ofertę należy: 1) sporządzić w języku polskim, 2) sporządzić w formie pisemnej pod rygorem nieważności, wypełnić maszynowo lub czytelnym pismem ręcznym, drukowanym wraz z ponumerowaniem każdej strony, 3) sporządzić w sposób umożliwiający dopięcie jej jako załącznika do umowy, a więc z wykluczeniem sposobów trwałego spinania dokumentów (bindowanie, zszywanie i in.). 3.4.Ofertę można złożyć również w formie elektronicznej, jednak jej przesłanie w terminie w takiej formie nie jest wiążące, jeśli oferta nie została złożona w formie pisemnej. 4.5.Złożone oferty nie podlegają uzupełnieniu ani korekcie. 5.6.Złożenie oferty nie jest równoznaczne z zapewnieniem przyznania dotacji. Złożone oferty podlegają ocenie formalnej i merytorycznej XII. ZAŁĄCZNIKI OBLIGATORYJNE DOTYCZĄCE OFERENTA WRAZ Z OFERTĄ REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO LUB PRZED JEJ ZŁOŻENIEM, OFERENT SKŁADA w Biurze ds. Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Urzędu Miejskiego Wrocławia, zwanego dalej BWO (ul. Gabrieli Zapolskiej 4, V piętro, pok. 509) UWAGA WAŻNE! Wszystkie dokumenty i oświadczenia dołączone do oferty należy składać w formie podpisanego oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem na każdej stronie. Dokumenty muszą być podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze strony organizacji, na każdej stronie. Podpisy osób upoważnionych muszą być zgodne ze statutem lub innym dokumentem lub rejestrem (np. KRS) określającym sposób reprezentacji oferenta i składania oświadczeń woli w imieniu oferenta. 1. Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru lub ewidencji niezależnie od tego kiedy został wydany. Nie dotyczy Uczniowskich Klubów Sportowych oraz Klubów Sportowych nieprowadzących działalności gospodarczej. W przypadku organizacji zarejestrowanych w KRS może to być wydruk z Informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej pobrana na podstawie art. 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sadowym (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 1203 z późn. zm.) ze strony https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu ; 2. Aktualny odpis z rejestru przedsiębiorców z KRS w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku organizacji zarejestrowanych w KRS może to być wydruk z Informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców pobrana na podstawie art. 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sadowym (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 1203, z późn. zm.) ze strony https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu ; 3. Sprawozdanie merytoryczne z działalności organizacji za ostatni rok obrotowy podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu organizacji. Obowiązek złożenia sprawozdania merytorycznego nie dotyczy: - organizacji pozarządowych wymienionych w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. - organizacji pozarządowych, które są nowo zarejestrowane (do 1 roku) i nie prowadziły 6
działalności w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert te organizacje dołączają oświadczenie, o treści W imieniu organizacji... oświadczam/my, że w roku... nie prowadziliśmy działalności, dlatego nie możemy złożyć sprawozdania merytorycznego za rok.... 4. Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy, podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu organizacji zgodnie z art. 45 ust. 2 i art. 82 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), w rozumieniu ostatniego roku budżetowego albo minionego okresu w przypadku krótszej działalności. Sprawozdanie finansowe składa się z: 1) bilansu; 2) rachunku zysków i strat/rachunku wyników; 3) informacji dodatkowej obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego nie dotyczy: - parafii i innych kościelnych osób prawnych nieposiadających statusu organizacji pożytku publicznego i/lub nieprowadzących działalności gospodarczej; - organizacji pozarządowych, które są nowo zarejestrowane (do 1 roku) i nie prowadziły działalności w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert te organizacje dołączają oświadczenie, o treści W imieniu organizacji... oświadczam/my, że w roku... nie prowadziliśmy działalności, dlatego nie możemy złożyć sprawozdania finansowego za rok.... Sprawozdania należy składać raz w roku, na początku roku kalendarzowego, nie później niż do 30 czerwca danego roku lub przed złożeniem oferty konkursowej. 5. W przypadku spółek akcyjnych i spółek z ograniczoną odpowiedzialnością dokumenty poświadczające, że nie działają one w celu osiągnięcia zysku oraz przeznaczają całość dochodu na realizację celów statutowych oraz nie przeznaczają zysku do podziału między swoich członków, udziałowców, akcjonariuszy i pracowników. 6. Aktualny statut organizacji (z uwzględnionymi aktualizacjami zatwierdzonymi przez sąd rejestrowy) - należy złożyć raz, nie później niż w dniu złożenia oferty konkursowej. Organizacje pozarządowe podlegające rejestracji w sądzie dołączają kserokopię statutu, na którym znajdują się pieczęcie sądu. Obowiązek złożenia statutu nie dotyczy parafii i innych kościelnych osób prawnych nieposiadających statusu organizacji pożytku publicznego. 7. Aktualny dokument (statut lub inny akt wewnętrzny oferenta składającego ofertę) zawierający określenie zakresu prowadzonej działalności nieodpłatnej i/lub odpłatnej pożytku publicznego zgodnie z art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. W przypadku, gdy zakres działalności odpłatnej i nieodpłatnej pożytku publicznego nie jest określony w statucie lecz np. w uchwale to musi być ona podjęta przez organ do tego uprawniony zgodnie ze statutem. Do uchwały Walnego Zgromadzenia należy dołączyć protokół z posiedzenia, listę członków organizacji oraz listę obecności członków organizacji na posiedzeniu. Uchwała Zarządu musi być podpisana zgodnie ze stosownymi zapisami w statucie. 8. Pełnomocnictwa lub upoważnienia Zarządu Głównego do składania oświadczeń woli w jego imieniu, wydane dla osób go reprezentujących z oddziałów terenowych nieposiadających osobowości prawnej. W przypadku pełnomocnictw (nienotarialnych), należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. Opłaty skarbowej można dokonać gotówką w Punktach Obsługi Bankowej na terenie Urzędu Miejskiego Wrocławia: pl. Nowy Targ 1-8, ul. G. Zapolskiej 4, ul. Kotlarska 41, al. Kromera 44, lub na rachunek bankowy nr 82 1020 5226 0000 6102 0417 7895. 9. Kserokopię umowy o prowadzenie rachunku bankowego lub wyciągu bankowego z widocznymi danymi dotyczącymi właściciela rachunku bankowego. Sformatowano XIII. ZAŁĄCZNIKI OBLIGATORYJNE DOTYCZĄCE ZADANIA I OFERTY 1. Oświadczenie oferenta o: (załącznik nr 1) 7
1) byciu właścicielem wskazanego w ofercie rachunku bankowego oraz zobowiązaniu się do utrzymania rachunku, nie krócej niż do chwili dokonania ostatecznych rozliczeń z Gminą Wrocław 2) posiadaniu przez realizatorów programu uprawnień i kwalifikacji niezbędnych do realizacji zleconego zadania publicznego; 3) posiadaniu tytułu prawnego do lokalu, w którym realizowane będzie zadanie (np. umowa najmu, użyczenia, dzierżawy, zgoda dyrektora placówki oświatowej, sportowej, kulturalnej), który spełnia wymogi zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym m.in. prawa budowlanego, przeciw pożarowego i sanitarno epidemiologicznego; 4) niezaleganiu z płatnościami na rzecz Gminy Wrocław (czynsz, zwrot dotacji lub jej części, etc.); 5) posiadaniu dokumentacji zgodnej z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182) oraz Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024), tj.: a)politykę Bezpieczeństwa Danych Osobowych, b)instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych. 6) zapoznaniu się z treścią zlecenia zadania. 2. Dokumenty poświadczające doświadczenie kadry w organizacji kongresów uczestniczącą w realizacji zadania. XIV. ZAŁĄCZNIKI NIEOBLIGATORYJNE : 1. Pisemne rekomendacje dotyczące dotychczas realizowanych projektów 2. Inne załączniki mogące mieć znaczenie przy ocenie projektu np. listy intencyjne, kopie umów ze sponsorami (w jednym egzemplarzu). XV. WYMOGI FORMALNE SKŁADANIA OFERT 1. Złożenie w Biurze ds. Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi jednej oferty w jednym egzemplarzu na załączonym wzorze, wraz z oświadczeniami, podpisanym przez osoby upoważnione zgodnie ze statutem lub innym dokumentem lub rejestrem określającym sposób składania oświadczeń woli w imieniu oferenta. 2. Złożenie oferty w terminie określonym w ogłoszeniu zgodnie z warunkami określonymi w części XI ogłoszenia. 3. Złożenie statutu lub innego aktu wewnętrznego, w którym określony jest zakres prowadzonej działalności nieodpłatnej i/lub odpłatnej pożytku publicznego. W przypadku sprzeczności w zapisach statutu uchwał odpisu z KRS w zakresie wyodrębnienia prowadzenia przez organizację działalności nieodpłatnej i/lub odpłatnej oferta zostanie odrzucona z powodów formalnych. 1. Prowadzenie przez oferenta działalności statutowej nieodpłatnej bądź odpłatnej w zakresie objętym zadaniem publicznym określonym w ogłoszeniu o naborze ofert. 2. Wypełnione właściwe miejsca i rubryki w ofercie. 3. Złożenie wymaganych dokumentów i oświadczeń wymienionych w części XII, XIII 4. Składanie przez oferenta sprawozdań końcowych z realizacji dotychczasowych zadań zgodnie z umową/umowami. UWAGA: Oferta, która nie będzie spełniała jednego z wyżej wymienionych elementów zostanie odrzucona ze względów formalnych. 8
XVI. OCENA MERYTORYCZNA OFERT Oceny merytorycznej oraz wyboru ofert może dokonać komisja powołana przez Prezydenta Wrocławia lub osobę przez niego upoważnioną. Ocena merytoryczna ofert: Kryteria oceny merytorycznej (suma punktów przypadających na jedną osobę w komisji wynosi 100): Nazwa kryterium I. Wartość merytoryczna oferty (w tym m.in.) Liczba punktów 1) możliwość realizacji zadania publicznego przez oferenta, 0-25 pkt 2) spójność celu realizacji zadania określonego w ogłoszeniu oraz w ofercie z zakresem rzeczowym zadania, harmonogramem i 0-25 pkt kosztorysem II. Kalkulacja kosztów realizacji zadania publicznego, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania (m.in. 0-25 pkt czytelność kalkulacji kosztów, adekwatność kosztów do działań) III. Wkład rzeczowy oferenta 5 pkt IV. Jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale których będzie realizowane zadanie publiczne 0-20 pkt RAZEM 0-100 pkt Oferty zostaną odrzucone z powodów merytorycznych, jeżeli uzyskają 0 punktów w pozycji I. 1) możliwość realizacji zadania publicznego przez oferenta. Przy ocenie ofert uwzględniona zostanie analiza i ocena realizacji zadań publicznych w przypadku organizacji, które w latach poprzednich realizowały zlecone zadania publiczne, biorąc pod uwagę rzetelność, terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel dotacji. XVII. MIEJSCE ZŁOŻENIA DOKUMENTÓW 1. Oferty wraz z dokumentami należy składać w kancelarii Biura ds. Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Urzędu Miejskiego Wrocławia, 50-950 Wrocław, ul. Gabrieli Zapolskiej 4 V piętro, pokój 509 (kancelaria). 2. Oferty wraz z dokumentami należy składać w kopercie lub teczce, oznaczonej w następujący sposób: Nabór ofert nr 1506 - PROMOCJA WROCŁAWIA POPRZEZ PROWADZENIE LOKALNEGO BIURA CENTRUM WIEDZY ACADEMIA EUROPAEA WE WROCŁAWIU (CWAE-W) oraz należy podać nazwę i adres oferenta. 3. W przypadku przesłania oferty z dokumentami pocztą decyduje data jej wpływu do Biura ds. Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Urzędu Miejskiego Wrocławia, a nie data stempla pocztowego. 4. W przypadku składania oferty z dokumentami osobiście w Biurze ds. Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Urzędu Miejskiego Wrocławia oferent otrzyma potwierdzenie złożenia oferty z datą wpływu na własnym drugim egzemplarzu kopii oferty. 5. Osoba wskazana do kontaktu pod względem formalnym z oferentami: Joanna Hołodnik e-mail: joanna.holodnik@um.wroc.pl tel 777 70 83 6. Osoba wskazana do kontaktu merytorycznego z oferentami: Agnieszka Głuszenkow-Kowalska, e-mail: agnieszka.gluszenkow-kowalska@um.wroc.pl, ul. Sukiennice 9, pok nr 1, tel. 71 777 87 63 XVIII. TERMINY TERMIN SKŁADANIA OFERT do dnia 24 listopada 2014 roku do godz. 12:00 Oferty złożone po wyznaczonym terminie pozostaną bez rozpatrzenia. 9
TERMIN ROZPATRYWANIA OFERT weryfikacja formalna - do dnia 27 listopada 2014 roku ocena merytoryczna - do dnia 05 grudnia 2014 roku INFORMACJA o wynikach z weryfikacji formalnej do dnia 28 listopada 2014 roku zostanie umieszczona: 1. w Biuletynie Informacji Publicznej http://bip.um.wroc.pl 2. na stronie internetowej Miasta 3. na tablicy ogłoszeń w Biurze ds. Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi, 50-032 Wrocław, ul. Gabrieli Zapolskiej 4, V piętro z rozstrzygnięcia naboru ofert do dnia 08 grudnia 2014 roku zostanie umieszczona: 1. w Biuletynie Informacji Publicznej http://bip.um.wroc.pl 2. na stronie internetowej Miasta 3. na tablicy ogłoszeń w Biurze Współpracy z Zagranicą, ul. Sukiennice 9 pok. Nr 1, 50-107 Wrocław Oferty wraz z dokumentami nie będą zwracane oferentowi. 15.10.2014 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- podpis i pieczęć imienna dyrektora komórki organizacyjnej Urzędu/miejskiej jednostki organizacyjnej wraz z pieczęcią nagłówkową) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- podpis i pieczęć imienna dyrektora komórki organizacyjnej Urzędu/miejskiej jednostki organizacyjnej wraz z pieczęcią nagłówkową) 10