REKTOR SZKOŁY GŁÓWNEJ HANDLOWEJ w Warszawie ADOIL/AZOWA-0161/DR-7-50/15 DECYZJA NR 7 z dnia 6 lutego 2015 r. w sprawie powołania Zespołu ds. wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz ekspertów ds. wdrożenia i administratorów tego systemu w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie Na podstawie 56 ust. 1 statutu SGH postanawiam, co następuje: 1 Powołuję Zespół ds. wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie, zwany dalej Zespołem, w składzie: 1) inż. Bartłomiej Świech kierownik Zespołu; 2) Sylwia Połonowska koordynator ds. wdrożenia; 3) Małgorzata Zakrzewska zastępca koordynatora ds. wdrożenia; 4) dr Irmina Cisek-Cicirko; 5) Elżbieta Grzebielec. 2 1. Do zadań Zespołu należy: 1) koordynacja przygotowań jednostek organizacyjnych Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie (SGH) do wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, zwanego dalej systemem EZD, jako podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania załatwiania spraw w SGH; 2) współdziałanie z Zespołem ds. współpracy na rzecz rozwoju EZD Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, zwanego dalej Zespołem PUW, przy tworzeniu i realizacji planów działań zmierzających do wdrożenia poszczególnych aplikacji użytkowych systemu 1
3) koordynacja działań mających na celu wdrożenie systemu EZD w SGH we współpracy z Zespołem PUW; 4) przygotowanie przepisów wewnętrznych związanych z wdrożeniem systemu 5) opracowanie procedur wewnętrznych dotyczących postępowania z dokumentacją; 6) współpraca z jednostkami administracyjnymi SGH w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji wdrożenia systemu 7) podejmowanie innych działań niezbędnych do wdrożenia systemu EZD. 2. Zadaniem kierownika Zespołu jest kierowanie i koordynowanie pracami Zespołu EZD. 3. Zobowiązuję członków Zespołu do czynnego udziału w jego pracach i realizacji wyznaczonych zadań. 3 1. W następujących jednostkach administracyjnych wyznaczam ekspertów ds. wdrożenia systemu EZD, zwanych dalej ekspertami: 1) Archiwum SGH mgr Agnieszka Słojewska-Walas; 2) Biblioteka SGH dr Maria Rekowska, mgr Hanna Długołęcka; 3) Biuro Kolegium Analiz Ekonomicznych mgr Joanna Kaluga, mgr Milena Marks; 4) Biuro Kolegium Ekonomiczno-Społecznego mgr Renata Konopka, Małgorzata Madej; 5) Biuro Kolegium Gospodarki Światowej mgr Wioletta Wicherska, mgr Elżbieta Włodyka; 6) Biuro Kolegium Nauk o Przedsiębiorstwie mgr Jolanta Nikścin, mgr Patrycja Skoczek; 7) Biuro Kolegium Zarządzania i Finansów mgr Grażyna Komorowska, mgr Anita Krzymicka; 8) Centrum Relacji Zewnętrznych i Transferu Technologii Elżbieta Dobromińska; 9) Dział Audytu Wewnętrznego i Dział BHP Tomasz Chodyra; 10) Dział Eksploatacji inż. Zbigniew Biernacki, inż. Ludmiła Tubylewicz; 11) Dział Informacji i Komunikacji mgr Anna Domalewska; 2
12) Dział Infrastruktury Informatycznej mgr Paweł Brzeski; 13) Dział Instalacji Niskoprądowych i Dział Spraw Osób Niepełnosprawnych Michał Śniadowski; 14) Dział Inwentaryzacji i Kontroli Majątku mgr Katarzyna Krakowiak; 15) Dział Konferencji mgr Katarzyna Arendarska; 16) Dział Nauki i Dział Socjalny mgr Anna Kotlińska; 17) Dział Obsługi Projektów Anna Jędrzejczyk, mgr Anna Senator; 18) Dział Obsługi Studentów mgr Anna Kalicka, mgr Iwona Snarska, mgr inż. Małgorzata Wąsowska; 19) Dział Organizacji i Legislacji mgr Anna Sosnowska, mgr Aleksandra Turżańska, mgr Łukasz Żuchowski; 20) Dział Organizacji i Rozliczania Dydaktyki Magdalena Sochocka; 21) Dział Pomocy Użytkownikom Agnieszka Glińska, Ewelina Krasucka; 22) Dział Programów Międzynarodowych mgr Grzegorz Augustyniak; 23) Dział Radców Prawnych mgr Monika Bagińska, mgr Anna Bargiel, mgr Magdalena Goga, mgr Maria Ławecka-Kołodziej; 24) Dział Rekrutacji i Promocji mgr Aneta Szydłowska; 25) Dział Rozwoju Edukacji mgr Agnieszka Bilińska; 26) Dział Rozwoju Oprogramowania inż. Aleksandra Ciepielska; 27) Dział Spraw Pracowniczych mgr Monika Kowalska; 28) Dział Zakupów Bartłomiej Kotecki, mgr Ireneusz Szcześniak; 29) Dziekanat Studium Licencjackiego mgr Anna Rek, Katarzyna Selwon; 30) Dziekanat Studium Magisterskiego mgr Agata Maciejewska, mgr inż. Katarzyna Zając; 31) Kwestura mgr Paweł Bakuliński, mgr inż. Krzysztof Sałacki; 32) Oficyna Wydawnicza SGH mgr inż. Anna Wysokińska. 4 1. Do zadań ekspertów, wykonywanych we współpracy z Zespołem, należy w szczególności: 1) testowanie systemu 2) informowanie Zespołu o nieprawidłowościach dotyczących wdrożenia systemu 3
3) szkolenie pracowników jednostek organizacyjnych w zakresie obsługi systemu 4) bieżący nadzór nad prawidłową obsługą systemu na poziomie jednostki organizacyjnej; 5) rozwój systemu EZD. 2. Eksperci udzielą pracownikom jednostki organizacyjnej, w której będą wykonywać zadania wskazane w ust. 1, informacji i wskazówek niezbędnych do obsługi systemu EZD. 3. Eksperci mogą korzystać z pomocy merytorycznej (instruktażu) koordynatora ds. wdrożenia lub wskazanego przez niego członka Zespołu. 4. W zakresie wykonywania czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, eksperci podlegają bezpośrednio kierownikowi Zespołu. 5. Wykonywanie przez ekspertów czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, jest równoznaczne z wykonywaniem ich obowiązków pracowniczych w jednostkach organizacyjnych, w których są oni zatrudnieni. 5 Powołuję administratorów systemu EZD, zwanych dalej administratorami: 1) mgr. inż. Kamila Kwiatkowskiego; 2) dr. inż. Rafała Raczko. 6 1. Do zadań administratorów należy: 1) zakładanie i modyfikacja kont pracowniczych; 2) nadawanie i weryfikacja uprawnień użytkowników systemu 3) aktualizowanie struktury organizacyjnej SGH; 4) zapewnienie ciągłości działania systemu EZD (dostępność, kopie zapasowe, testy przywracania systemu w przypadku awarii lub utraty danych); 5) zapewnienie i audytowanie rozwiązań zapewniających bezpieczeństwo przechowywania danych w systemie 6) kontakt z producentem oprogramowania w celu zgłaszania usterek i rozbudowy funkcjonalności systemu 7) akceptacja certyfikatów podpisów elektronicznych dla użytkowników systemu EZD. 4
2. Administratorzy w zakresie czynności, o których mowa w ust. 1, podlegają bezpośrednio kierownikowi Zespołu. 7 Zobowiązuję kierowników jednostek administracji do udzielenia niezbędnej pomocy członkom Zespołu, ekspertom oraz administratorom w realizacji ich zadań określonych w niniejszej decyzji. 8 Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania. REKTOR prof. dr hab. Tomasz Szapiro 5