Procedura oceny zgodności wniosków na powierzenie grantów z LSR, wyboru wniosków na powierzenie grantów przez LGD, wnoszenia odwołań od rozstrzygnięć organu decyzyjnego w sprawie wyboru wniosków na powierzenie grantów oraz sposobu rozliczania, monitoringu i kontroli I. Ogłoszenie o naborze i składanie wniosków na powierzenie grantów W procesie naboru wniosków, oceny i wyboru wniosków na powierzenie grantów, odwołania od rozstrzygnięć organu decyzyjnego, informowania Grantobiorców oraz przekazywania wymaganej dokumentacji Instytucji Wdrażającej PROW 2014-2020, Stowarzyszenie pn. Lokalna Grupa Działania Nowa Galicja działa w oparciu o zapisy ustawy RLKS ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o rozwoju lokalnym z udziałem lokalnej społeczności (Dz. U. poz. 378), rozporządzenia LSR rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 24 września 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania pomocy finansowej w ramach poddziałania Wsparcie na wdrażanie operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (Dz. U. poz. 1570) oraz Statutu i Regulaminu Rady Stowarzyszenia pn. Lokalna Grupa Działania Nowa Galicja. 1. Ogłoszenie naboru wniosków na powierzenie grantów. 1) Warunkiem przeprowadzenia otwartego naboru wniosków o powierzenie grantów jest zawarcie umowy o przyznaniu pomocy na realizację projektu grantowego między Zarządem Województwa a Stowarzyszeniem pn. Lokalna Grupa Działania Nowa Galicja. 2) Limitem dostępnych środków w ramach ogłoszenia o naborze wniosków o powierzenie grantów jest limit z umowy o przyznaniu pomocy na realizację projektu grantowego. 3) Ogłoszenie naboru wniosków o powierzenie grantów zawiera w szczególności: a) termin i miejsce składania wniosków o powierzenie grantów, b) określony zakres tematyczny projektu grantowego, zgodny z zakresem określonym w umowie o przyznaniu pomocy na realizację projektu grantowego, c) planowane do osiągnięcia w ramach projektu grantowego cele i wskaźniki, d) kwotę dostępną w ramach ogłoszenia, nie wyższą niż kwota z umowy o przyznaniu pomocy na realizację projektu grantowego, e) planowane do realizacji w ramach projektu grantowego zadania, zgodne z umową o przyznaniu pomocy na realizację projektu grantowego, f) wskazanie miejsca upublicznienia opisu lokalnych kryteriów wyboru wniosków o powierzenie grantów oraz zasad przyznawania punktów za spełnienie danego kryterium (np. link do miejsca publikacji tych kryteriów lub zasad), g) informacje o wysokości kwoty grantu lub intensywności pomocy (poziomie dofinansowania), h) wskazanie miejsca udostępnienia wzorów dokumentów aplikacyjnych (formularza wniosku o udzielenie grantu oraz wniosku o rozliczenie grantu), wzoru umowy o powierzenie grantu, a także wzoru sprawozdania z realizacji zadania, 4) Informacja o możliwości składania wniosków na powierzenie grantów podawana jest do publicznej wiadomości, w szczególności na stronie internetowej LGD, nie wcześniej niż 30 dni i nie później niż 14 dni przed terminem rozpoczęcia biegu terminu składania wniosków na powierzenie grantów.
5) LGD numeruje kolejne ogłoszenia o naborach wniosków o powierzenie grantów w następujący sposób kolejny numer ogłoszenia / rok (np. nr 1/2016/G, nr 2/2016/G, itd., a w przypadku, gdy nabór będzie przeprowadzony na przełomie dwóch lat (np. 2016/2017 r.) ogłoszenie o naborze powinno otrzymać numer 1/2017/G). W miejscu zamieszczenia na stronie internetowej ogłoszenia o naborze wniosków o powierzenie grantów, LGD podaje datę jego publikacji (np. dzień/miesiąc/rok). 6) Wszystkie ogłoszenia dotyczące naboru wniosków w ramach perspektywy 2014-2020 zostają archiwizowane na stronie internetowej LGD co najmniej do momentu upływu okresu trwałości inwestycyjnych projektów. 7) Suma grantów udzielonych jednostkom sektora finansów publicznych w ramach danego projektu grantowego nie może przekroczyć 20% kwoty środków przyznanych na ten projekt. W przypadku Grantobiorców będących jednostkami sektora finansów publicznych, przy kalkulacji dostępnego limitu jest uwzględniany również wymagany wkład krajowy, który stanowią środki własne beneficjenta. 2. Nabór wniosków. 1) Wniosek o powierzenie grantu zawiera co najmniej: a) pola na potwierdzenie przyjęcia wniosku, znak sprawy oraz potwierdzenia liczby załączonych dokumentów (wypełnia LGD), b) dane identyfikacyjne LGD (wypełnia LGD), c) informacje dotyczące naboru wniosków o powierzenie grantów oraz wyboru Grantobiorcy przez LGD (wypełnia LGD), d) informacje o udzielonym przez LGD doradztwie (wypełnia LGD), e) numer identyfikacyjny nadany Grantobiorcy albo numer identyfikacyjny jego współmałżonka, jeżeli wyraził zgodę na nadanie mu tego numeru (w przypadku osoby fizycznej), nadany zgodnie z ustawą z dnia 18 grudnia 2003 r. o krajowym systemie ewidencji producentów, ewidencji gospodarstw rolnych, f) numery identyfikacyjne w zależności od rodzaju Grantobiorcy (NIP, REGON, KRS / numer w rejestrze prowadzonym przez właściwy organ, PESEL, Seria i nr dokumentu tożsamości), g) imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres albo nazwę, siedzibę i adres Grantobiorcy, h) siedzibę oddziału Grantobiorcy będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną w przypadku, gdy o powierzenie grantu ubiega się taka osoba albo taka jednostka, jeżeli utworzyła oddział, i) dane do kontaktu, w tym ewentualnie dane osoby uprawnionej do kontaktu, j) adres do korespondencji w przypadku, gdy jest inny niż adres zamieszkania lub siedziby Grantobiorcy, k) dane osób upoważnionych do reprezentowania Grantobiorcy, l) dane pełnomocnika, jeśli dotyczy, m) dane jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, w imieniu której o powierzenie grantu ubiega się osoba prawna powiązana organizacyjnie z tą jednostką, n) informacje o udzielonym przez LGD doradztwie (wypełnia Grantobiorca), o) planowany opis realizacji zadania, o realizację którego ubiega się Grantobiorca, w szczególności wskazanie: -zgodności z celem/celami projektu grantowego określonymi w ogłoszeniu o naborze
wniosków o powierzenie grantów, -zgodności z zakresem projektu grantowego określonym w ogłoszeniu o naborze wniosków o powierzenie grantów, -wartości wskaźników projektu grantowego, których osiągnięcie jest zakładane w wyniku realizacji zadania, -terminu i miejsca realizacji zadania, p) plan finansowy zadania wraz z wnioskowaną kwotą pomocy zaokrągloną w dół do pełnych złotych, q) wyliczenie limitu dostępnego grantobiorcy; r) zestawienie rzeczowo-finansowe zadania, ze wskazaniem parametrów dla zadania lub poszczególnych elementów zadania oraz źródła przyjętej ceny (adres strony internetowej, oferta, itp.), s) oświadczenia i zobowiązania Grantobiorcy, obejmujące m.in.: -oświadczenie o znajomości zasad przyznawania i wypłaty pomocy w ramach grantu, w szczególności związanych z prefinansowaniem grantu, jeśli LGD przewiduje możliwość prefinansowania, -oświadczenie o niewykonywaniu działalności gospodarczej (w tym działalności zwolnionej spod rygorów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej), -oświadczenie o niefinansowaniu kosztów kwalifikowalnych operacji z innych środków publicznych, z wyjątkiem przypadku, o którym mowa w 4 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia, -oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, -oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z możliwości uzyskania wsparcia na podstawie art. 35 ust. 5 oraz ust. 6 rozporządzenia nr 640/2014; -oświadczenie o niepodleganiu zakazowi dostępu do środków publicznych, o którym mowa w art. 5 ust. 3 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.), na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu, -oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług (VAT), -oświadczenie o świadomości odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń, -zobowiązanie do umożliwienia przeprowadzenia kontroli, -zobowiązanie do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego, -zobowiązanie do stosowania Księgi wizualizacji znaku Programu, t) wykaz załączników (dokumentów potwierdzających spełnienie warunków powierzenia grantów) oraz forma, w jakiej powinny być złożone (lista dokumentów powinna również obejmować załączniki, które są niezbędne do oceny poprawności wyboru Grantobiorców). 2) Wniosek składa się bezpośrednio w miejscu wskazanym w informacji o naborze, przy czym bezpośrednio oznacza: osobiście albo przez pełnomocnika albo przez osobę upoważnioną. Przyjmujący wniosek zobowiązany jest do odnotowania na wniosku daty złożenia wniosku oraz do nadania mu numeru identyfikacyjnego zgodnie z przyjętym systemem ewidencji wniosków, a także do potwierdzenia złożenia wniosku na jego kopii, poprzez odnotowanie daty wpływu, liczby złożonych wraz z wnioskiem załączników oraz opatrzenie pieczęcią LGD i podpisem przyjmującego.
3) Termin złożenia wniosku uważa się za zachowany, jeśli data z pieczęci LGD / wpisana przez LGD (potwierdzająca złożenie wniosku) nie jest wcześniejsza niż data rozpoczęcia naboru i późniejsza niż dzień zakończenia terminu naboru wniosków. 4) W przypadku wycofania wniosku przez podmiot ubiegający się o powierzenie grantu: a) wymaga się od podmiotu ubiegającego się o powierzenie grantu pisemnego zawiadomienia LGD o wycofaniu wniosku, b) kopia wycofanego wniosku pozostaje w LGD wraz z oryginałem pisma o jego wycofanie, c) na wniosek podmiotu ubiegającego się o powierzenie grantu zwraca się oryginał złożonych dokumentów bezpośrednio lub korespondencyjnie. 5) Wycofanie wniosku sprawia, że podmiot ubiegający się o powierzenie grantu znajdzie się w sytuacji sprzed jego złożenia. Wniosek skutecznie wycofany nie wywołuje żadnych skutków prawnych, a podmiot, który złożył, a następnie skutecznie wycofał wniosek, będzie traktowany jakby tego wniosku nie złożył. Podmiot ubiegający się o powierzenie grantu, który złożył wniosek w trakcie naboru, a następnie go wycofał, ma możliwość złożenia nowego wniosku w ramach tego trwającego naboru. 6) W ciągu 5 dni roboczych po upływie terminu składania wniosków Biuro LGD Nowa Galicja przygotowuje tabelaryczny wykaz złożonych wniosków na powierzenie grantów w kolejności ich składania, zawierający numer/ znak sprawy, nazwę Grantobiorcy, tytuł operacji oraz wnioskowaną kwotę grantu. Wykaz ten wraz z kartami informacyjnymi grantów przekazywany jest Przewodniczącemu Rady oraz udostępniony do wglądu wszystkim członkom Rady w Biurze Stowarzyszenia. (załącznik nr 1) II. Procedura oceny zgodności wniosku na powierzenie grantu z LSR i lokalnymi kryteriami wyboru i wybór grantobiorców 1. Procedura oceny zgodności wniosku na powierzenie grantu z LSR i lokalnymi kryteriami wyboru 1) Weryfikacja zgodności wniosku grantobiorcy z LSR i Programem oraz wybór wniosków dokonuje się w terminie 45 dni od dnia następującego po ostatnim dniu terminu składania wniosków na powierzenie grantów. 2) Przez wniosek grantobiorcy zgodny z LSR rozumie się taki, który : a) zakłada realizację celów głównych i szczegółowych LSR, przez osiąganie zaplanowanych w LSR wskaźników, a przede wszystkim poprzez ocenę zgodności z opisem projektu grantowego, w ramach którego ma być realizowane zadanie przez grantobiorcę b) jest zgodny z Programem, w ramach którego jest planowana realizacja tego grantu. 3) Przed rozpoczęciem wyboru grantobiorców Biuro LGD dokonuje wstępnej oceny wniosków o powierzenie grantów, pod kątem wymagań określonych w ogłoszeniu naboru wniosków o powierzenie grantów. Wnioski, które nie spełniają ww. wymagań nie podlegają ocenie zgodności z LSR i wyborowi. Decyzja w tej sprawie musi zostać podjęta przez Radę LGD z zachowaniem śladu rewizyjnego. (załącznik nr 2,3,4) 4) W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości i braków w złożonym wniosku, LGD wzywa wnioskodawcę do poprawy wniosku i uzupełnienia braków. 5) Poprawa wniosku i uzupełnienie braków następuje w terminie 7 dni od otrzymania informacji o konieczności poprawy i uzupełnienia wniosku. 6) Wybór grantobiorców dokonywany jest przez Radę LGD.
7) Podczas dokonywania wyboru grantobiorców należy: a) zastosować procedurę zapewniającą bezstronność członków Rady, zgodnie z 15 ust. 3 Regulaminu Rady Stowarzyszenia pn. Lokalna Grupa Działania Nowa Galicja,(załącznik nr 6) b) zachować zasadę, iż o najmniej 50 % głosów w decyzjach dotyczących wyboru pochodzi od partnerów niebędących instytucjami publicznym, a także ani władza publiczna ani żadna pojedyncza grupa interesu, nie mogą mieć więcej niż 49 % praw głosu w podejmowaniu decyzji,(załącznik nr 7) c) dokonać wyboru grantobiorcy i zadań planowanych do realizacji w ramach grantu w oparciu o lokalne kryteria wyboru, d) ustalić kwotę wsparcia dla grantobiorców. 8) Ustalenie kwoty wsparcia dla grantobiorców odbywa się przez: a) zastosowanie wskazanej w LSR intensywności pomocy, b) zastosowanie wskazanej w ogłoszeniu o naborze wniosków na przyznanie grantów maksymalnej kwoty wsparcia dla grantobiorców, c) odpowiednie zmniejszenie kwoty i intensywności pomocy w przypadku, gdy wyliczona przez grantobiorcę kwota wsparcia będzie przekraczać limit na beneficjenta w okresie programowania 2014-2020, d) odpowiednie zmniejszenie kwot wsparcia jeżeli wnioskowana kwota wsparcia dla grantobiorcy będzie przekraczać maksymalną kwotę pomocy określoną przez LGD w ogłoszeniu, e) odpowiednie zmniejszenie kwot wsparcia w przypadku, gdy wnioskowana kwota pomocy będzie przekraczać iloczyn poziomu dofinansowania określonego przez LGD w LSR oraz sumy kosztów kwalifikowanych zadań planowanych do realizacji. 9) Każdy z członków Rady dokonujący oceny wniosku na przyznanie grantu jest zobowiązany do niepowielania i nieprzekazywania wniosku lub jego elementów osobom trzecim oraz do zwrotu kopii wniosku niezwłocznie po dokonaniu oceny. Dotrzymanie zobowiązania zostaje potwierdzone podpisanymi kartami poufności złożonymi w Biurze LGD.(załącznik nr 5) 10) Głosowanie w sprawie wyboru grantobiorcy odbywa się przez wypełnienie kart do oceny operacji i obejmuje: a) Głosowanie w sprawie zgodności wniosku grantobiorcy z LSR, b) Głosowanie w sprawie oceny wniosku grantobiorcy według lokalnych kryteriów wyboru przyjętych przez LGD. 11) Głos w sprawie uznania wniosku grantobiorcy za zgodny z LSR oddaje się przez skreślenie jednej z opcji zaznaczonych gwiazdką w zawartym na karcie oceny operacji sformułowaniu: Głosuję za uznaniem, że wniosek grantobiorcy jest / nie jest zgodny z LSR. Pozostawienie lub skreślenie obu opcji uważa się za głos nieważny. Wynik głosowania w sprawie uznania wniosku za zgodny z LSR jest pozytywny, jeśli zwykła większość głosów została oddana na opcję, że wniosek grantobiorcy jest zgodny z LSR.(załącznik nr 8 i 9) 12) Wnioski, które zostały uznane za zgodne z LSR zostają oceniane według lokalnych kryteriów wyboru. Zapewnia się stosowanie tych samych kryteriów w całym procesie wyboru w ramach danego naboru. Oddanie głosu w sprawie oceny wniosku grantobiorcy według lokalnych kryteriów wyboru na wnioski, które są zgodne z LSR, polega na wypełnieniu tabeli zawartej na Karcie do oceny zgodności operacji z Lokalnymi Kryteriami Wyboru Operacji, (załącznik nr 10) Wynik głosowania w sprawie oceny wniosku grantobiorcy według lokalnych kryteriów LGD ustala się w taki sposób, że sumuje się oceny punktowe wyrażone na
kartach stanowiących głosy oddane ważnie w pozycji SUMA PUNKTÓW i dzieli przez liczbę ważnie oddanych głosów. 13) Na podstawie wyników głosowań w sprawie oceny wniosku grantobiorcy według zgodności z LSR i lokalnych kryteriów wyboru Rada sporządza listę ocenionych wniosków, ustalając ich kolejność według liczby uzyskanych punktów w ramach oceny zgodności z lokalnymi kryteriami wyboru oraz wskazując: 1) Wnioski zgodne i niezgodne z LSR, 2) Wnioski mieszczące się w limicie środków dostępnych w danym naborze, 3) Wnioski nie mieszczące się w limicie dostępnych środków, 4) Wnioski, które nie uzyskały minimalnej liczby punktów określonej w ogłoszeniu o naborze wniosków. (załącznik nr 11) 14) W przypadku, gdy wnioski grantobiorców posiadają tę samą ilość punktów według lokalnych kryteriów wyboru, o umieszczeniu na wyższej pozycji na liście ocenionych wniosków decyduje kolejność złożonego wniosku. 15) LGD dokonuje ponownego wyboru grantobiorców lub odstępuje od konkursu lub ponownie go przeprowadza, w sytuacji braku możliwości osiągnięcia celów projektu grantowego i wskaźników jego realizacji na podstawie złożonych / wybranych wniosków o powierzenie grantów, lub Zarząd Województwa negatywnie ocenił przeprowadzony nabór wniosków o przyznanie grantu lub na skutek rezygnacji przez grantobiorców z realizacji zadań lub rozwiązania umów o powierzenie grantu; Biuro LGD informuje Grantobiorców, o odstąpieniu od konkursu podając jednocześnie przyczynę odstąpienia. 2. Wybór wniosków na powierzenie grantów: 1) Wybór wniosków na powierzenie grantów dokonuje się spośród wniosków: a) złożonych w miejscu i terminie wskazanym w informacji o ogłoszeniu naboru wniosków o udzielenie wsparcia, b) zgodnych z LSR, c) zgodnych z zakresem tematycznym, który został wskazany w ogłoszeniu o naborze wniosków, d) które spełniają minimalne wymagania określone w ogłoszeniu o naborze wniosków, e) które osiągną minimum punktowe, począwszy od wniosków o najwyższej liczbie punktów do najniższej minimalnej. W przypadku wniosków, które spełniają wymagania określone w pkt. a-d i mieszczą się w limicie środków, zostają one skierowane do finansowania w pierwszej kolejności, natomiast wnioski, które nie mieszczą się w limicie środków dostępnych w danym naborze, zostają umieszczone na liście rezerwowej i skierowane do finansowania w przypadku, gdy zostanie uwolniona kwota w ramach limitu np. poprzez rezygnację lub nie podpisanie umowy przez Grantobiorcę, który znajdował się na liście wniosków wybranych mieszczących się w limicie. (załącznik nr 12) 2) W terminie 7 dni od dnia zakończenia wyboru wniosków na powierzenie grantów, LGD: a) przekazuje podmiotowi, który złożył wniosek na powierzenie grantu pisemną informację o wyniku oceny zgodności jego wniosku z LSR i wyniku wyboru, w tym podaniem liczby punktów otrzymanych przez wniosek, a w przypadku pozytywnego wyniku wyboruzawierającą dodatkowo wskazanie, czy wniosek mieści się w limicie środków wskazanym w ogłoszeniu o naborze wniosków na powierzenie grantów; dodatkowo informacja ta zawiera pouczenie o możliwości wniesienia odwołania od decyzji Rady; skan tego pisma jest przekazywany drogą poczty elektronicznej (z opcją potwierdzania dostarczenia i odczytu wiadomości), a oryginał pisma listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
b) zamieszcza na swojej stronie internetowej listę wniosków na powierzenie grantów zgodnych z LSR oraz listę wniosków wybranych, ze wskazaniem, które z nich mieszczą się w limicie środków wskazanym w ogłoszeniu o naborze wniosków o udzielenie wsparcia, c) zamieszcza na swojej stronie internetowej listę rezerwową wniosków na powierzenie grantów zgodnych z LSR, zakresem tematycznym i spełniających minimalne wymagania, lecz nie mieszczących się w limicie środków dostępnym w danym naborze, d) zamieszcza na swojej stronie internetowej protokół z posiedzenia Rady, dotyczącego oceny i wyboru wniosków na powierzenie grantów, zawierający informację o wyłączeniach w związku z potencjalnym konfliktem interesów. III. 1.Procedura odwoławcza od rozstrzygnięć organu decyzyjnego (Rady) 1) Od decyzji Rady przysługuje Wnioskodawcy prawo do złożenia odwołania. Jedynym organem uprawnionym do rozpatrywania odwołań jest Rada. Odwołanie należy złożyć w Biurze LGD w ciągu 7 dni od dnia otrzymania informacji o wyniku oceny wniosków na powierzenie grantów. W tym samym terminie Wnioskodawcy przysługuje prawo wglądu do protokołu oceny w Biurze LGD. Odwołanie należy złożyć w formie pisemnej na formularzu Wniosku o ponowne rozpatrzenie wniosku na powierzenie grantu, udostępnionym przez Biuro LGD. Wniosek ten musi zostać szczegółowo uzasadniony i może zostać złożony tylko jeden raz. Odwołanie pozostaje bez rozpatrzenie w przypadku gdy: a) Zostało wniesione po upływie terminu wyznaczonego do złożenia odwołania, b) Zostało wniesione przez nieuprawniony podmiot, tzn. nie będący Wnioskodawcą, c) Nie zawierał pisemnego uzasadnienia lub innych danych wymaganych we wniosku o ponowne rozpatrzenie. 2) Wnioski odwoławcze kieruje się do ponownej oceny na najbliższym posiedzeniu Rady, które odbywa się nie później niż 7 dni od dnia zakończenia terminu składania odwołań. 3) Po rozpatrzeniu odwołań i z uwzględnieniem ich wyników, a jeżeli w wyznaczonym terminie nie wpłynie żadne odwołanie, sporządzane są: a) lista wniosków, które zostały wybrane, w kolejności ustalonej według liczby uzyskanych punktów w ramach oceny spełniania lokalnych kryteriów wyboru; b) lista rezerwowa wniosków na powierzenie grantów zgodnych z LSR, zakresem tematycznym i spełniających minimalne wymagania, lecz nie mieszczących się w limicie środków dostępnym w danym naborze c) lista wniosków, które nie zostały wybrane; 4) W przypadku, gdy w wyznaczonym terminie nie wpłyną żadne odwołania od decyzji Rady dotyczącej wyboru wniosków o przyznanie pomocy, za obowiązujące uznaje się dotychczasowe decyzje Rady o wybraniu/niewybraniu wniosków o przyznanie pomocy, niezgodności operacji z celami LSR.W tej sytuacji nie jest koniecznym zwołanie posiedzenia Rady. IV.1 Zasady przekazywania do SW dokumentów dotyczących wyboru grantobiorców celem oceny prawidłowości przeprowadzonego wyboru 1) Po dokonaniu wyboru grantobiorców, w tym zakończeniu ewentualnych postępowań odwoławczych, LGD przekazuje do SW kopie wniosków o powierzenie grantów złożonych przez grantobiorców wybranych przez Radę wraz z dokumentacją dotyczącą przeprowadzonego wyboru grantobiorców. 2) W przypadku pozytywnej oceny przez SW wyboru grantobiorców, możliwe jest zawieranie umów o powierzenie grantów.
V. 1. Zasady zawierania umów 1) Opracowany przez LGD formularz umowy zawiera co najmniej: a) oznaczenie stron, b) podstawę prawną sporządzenia umowy o powierzenie grantu, c) słowniczek określeń i skrótów, d) postanowienia ogólne, e) cel realizacji zadania, na który udzielono grant i wskaźniki, jakie mają być osiągnięte w wyniku realizacji zadania, f) miejsce i czas realizacji zadania, g) kwotę grantu, h) zasady prefinansowania zadania, i) zadania grantobiorcy, j) zobowiązania grantobiorcy, z uwzględnieniem zapewnienia trwałości grantu, zgodnie z art. 71 ust. 1 rozporządzenia nr 1303/2013, k) zasady realizacji i rozliczania grantów, w szczególności obejmujące rodzaj i tryb przekazywania przez Grantobiorcę dokumentacji związanej z realizacją zadania, warunki i dokumenty potrzebne do rozliczenia grantu, zasady przekładania i przechowywania faktur oraz dokumentów o równoważnej wartości dowodowej wystawionych na Grantobiorców, dokumentujących poniesienie przez Grantobiorców wydatków związanych z grantem oraz dowodów zapłaty, zasady dokumentowania poniesienia wkładu niepieniężnego, l) sposób i terminy wezwania do usunięcia braków lub złożenia wyjaśnień na etapie rozliczenia grantu, m) zasady oceny wykonania (realizacji) grantu oraz zasady przeprowadzania kontroli przez LGD i inne uprawnione podmioty wszelkich elementów związanych z powierzonym grantem, również w okresie jego trwałości, n) obowiązki i tryb udostępnienia informacji uprawionym podmiotom w okresie realizacji i trwałości projektu grantowego, o) zakres i tryb sprawozdania na potrzeby monitorowania grantów, również w okresie trwałości operacji, p) zakres kar związanych z niewykonaniem przez grantobiorcę zobowiązań, q) numeru rachunku bankowego grantobiorcy, na który będzie przekazywany grant, r) forma zabezpieczenia wykonania zobowiązań umownych, s) zobowiązanie do zwrotu grantu w przypadku wykorzystania go niezgodnie z celami projektu grantowego oraz zasady odzyskiwania środków finansowych w przypadku niewywiązania się Grantobiorcy z warunków umowy, 2) Umowa o powierzenie grantu podpisana jest przez osoby upoważnione do reprezentowania LGD oraz osoby upoważnione do reprezentacji Grantobiorcy. W przypadku, gdy Grantobiorcą jest sformalizowana grupa nieposiadająca osobowości prawnej, umowa podpisywana jest przez osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu, w ramach którego grupa ta została powołana. 3) Sposobem zabezpieczenia się LGD przed niewywiązywaniem się Grantobiorców z warunków umowy może być: a. weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową Grantobiorcy, lub b. poręczenie jednostki sektora finansów publicznych, lub
c. ubezpieczenie realizacji Zadania w formie gwarancji ubezpieczeniowej lub poręczenia bankowego. 4) W przypadku, gdy: a) LGD odmówiła podpisania umowy o powierzenie grantu Grantobiorcy, którego operacja została wybrana do przyznania grantu i mieściła się w limicie środków wskazanym w ogłoszeniu o naborze, b) Grantobiorca, którego operacja została wybrana do przyznania grantu i mieściła się w limicie środków wskazanym w ogłoszeniu o naborze, odmówił podpisania umowy o powierzenie grantu, c) Powstały oszczędności w ramach realizacji operacji objętej umową o powierzenie grantu, d) Rozwiązana została z Grantobiorcą umowa o powierzenie grantu, - umowa o powierzenie grantu może zostać podpisana z Grantobiorcą, którego operacja została wybrana do przyznania grantu, jednak pierwotnie nie mieściła się w limicie środków wskazanym w ogłoszeniu o naborze, o ile kwota uwolnionych środków na to pozwala. 5) Umowa o powierzenie grantu może zostać zmieniona na wniosek LGD lub Grantobiorcy. 6) W trakcie realizacji operacji objętej umową o powierzenie grantu o ile zajdzie taka konieczność Grantobiorca może się zwrócić do LGD o zmianę umowy. W tym celu Grantobiorca występuje z pisemnym wnioskiem do LGD wskazując zakres planowanych zmian. Wniosek powinien być podpisany przez osoby upoważnione do reprezentacji Grantobiorcy. W przypadku, gdy Grantobiorcą jest sformalizowana grupa nieposiadająca osobowości prawnej, wniosek podpisywany jest przez osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu, w ramach którego grupa ta została powołana. VI.1 Wyprzedzające finansowanie. 1) W przypadku, gdy LGD wnioskowała o prefinansowanie operacji i zostało ono przyznane na podstawie umowy o przyznaniu pomocy na projekt grantowy, wypłata środków z tego tytułu następuje na wyodrębniony rachunek LGD, po zawarciu i przedstawieniu w Samorządzie Województwa umów o powierzeniu grantu. 2) LGD zobowiązana jest przekazać wyprzedzające finansowanie grantobiorcom zgodnie z postanowieniami umów o powierzenie grantu, w wysokości i w terminach niezbędnych dla prawidłowej realizacji zadań w ramach projektu grantowego. VII. 1.Realizacja grantu 1) Grantobiorca zobowiązany jest do dokumentowania każdego etapu realizacji operacji (np. dokumenty, zdjęcia, filmy). 2) Grantobiorca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej związanej z wydatkami ponoszonymi w ramach realizacji operacji. 3) Grantobiorca zobowiązany jest do prowadzenia na potrzeby realizacji operacji odrębnego systemu rachunkowości umożliwiającego identyfikację wszystkich zdarzeń związanych z realizacją operacji albo wykorzystywania do ich identyfikacji odpowiedniego kodu rachunkowego. Wyodrębnienie odbywa się w ramach ksiąg rachunkowych lub poprzez prowadzenie zestawienia faktur i równorzędnych dokumentów księgowych, jeżeli Grantobiorca nie jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
4) Koszty kwalifikowalne w ramach realizacji operacji są refundowane, jeśli zostały poniesione od dnia, w którym została zawarta z Grantobiorcą umowa o powierzenie grantu, a w przypadku kosztów ogólnych od 01.01.2014r. 5) Koszty poniesione w ramach realizacji operacji są refundowane Grantobiorcy, jeżeli zostały poniesione zgodnie z warunkami określonymi w przepisach prawa i w umowie o powierzenie grantu, na podstawie prawidłowo wystawionej i opisanej faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. 6) Dokumenty księgowe przedstawiane do refundacji powinny odpowiadać warunkom, o których mowa w ustawie z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości, a także powinny zawierać na odwrocie dokumentu opis wskazujący na to, że wydatek został poniesiony w ramach realizacji operacji ze wskazaniem daty i numeru umowy o powierzenie grantu, zadania, którego dokument dotyczy, a także z wyszczególnieniem, w jakim zakresie wydatek został pokryty z kwoty otrzymanego grantu, a w jakim ze środków własnych jeżeli Grantobiorca wnosi wkład własny. Dokumenty te powinny być także w całości opłacone. 7) Grantobiorca ponosi wydatki w ramach realizacji operacji w formie rozliczenia pieniężnego, a w przypadku transakcji, której wartość, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 1.000 zł w formie rozliczenia bezgotówkowego. 8) Grantobiorca zobowiązany jest do gromadzenia i przechowywania dokumentów dotyczących realizacji operacji przez okres 5 lat od dnia dokonania płatności końcowej w ramach projektu grantowego. 9) Kwota grantu wypłacana jest Grantobiorcy w formie refundacji poniesionych kosztów kwalifikowalnych operacji. 10) Kwota grantu wypłacana jest po realizacji operacji w terminach określonych w umowie o powierzenie grantu. 11) Kwota grantu wypłacana jest na podstawie wniosku o płatność składanego w terminach określonych w umowie o powierzenie grantu po zakończeniu realizacji operacji. 12) Wniosek o płatność sporządzany jest przez Grantobiorcę na formularzu udostępnionym przez LGD i zawierającym co najmniej: a) pola na potwierdzenie przyjęcia wniosku, znak sprawy (wypełnia LGD), b) określenie rodzaju płatności pośrednia / końcowa, c) numer identyfikacyjny nadany Grantobiorcy albo numer identyfikacyjny jego współmałżonka, jeżeli wyraził zgodę na nadanie mu tego numeru (w przypadku osoby fizycznej), nadany zgodnie z ustawą z dnia 18 grudnia 2003 r. o krajowym systemie ewidencji producentów, ewidencji gospodarstw rolnych, d) imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres albo nazwę, siedzibę i adres Grantobiorcy, e) siedzibę oddziału Grantobiorcy będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną w przypadku, gdy Grantobiorcą jest taka osoba albo taka jednostka, jeżeli utworzyła oddział, f) dane do kontaktu, w tym ewentualnie dane osoby uprawnionej do kontaktu, g) adres do korespondencji w przypadku, gdy jest inny niż adres zamieszkania lub siedziby, h) dane osób upoważnionych do reprezentowania Grantobiorcy, i) dane pełnomocnika, j) dane jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, w imieniu której o powierzenie grantu ubiega się osoba prawna powiązana organizacyjnie z tą jednostką,
k) dane z umowy o powierzenie grantu (nr umowy, data zawarcia, kwota pomocy dla całości grantu lub etapu), l) wskazanie okresu, którego dotyczy wniosek o rozliczenie grantu, m) koszty realizacji danego etapu grantu: całkowite, niekwalifikowalne, kwalifikowalne, n) wnioskowana kwota pomocy dla danego etapu grantu w podziale na kwotę pomocy ze środków EFRROW i kwotę pomocy z publicznych środków krajowych, o) sprawozdanie z realizacji grantu, obejmujące: - Zestawienie rzeczowo-finansowym z realizacji grantu, - wskaźniki związane z realizacją grantu wraz z odniesieniem do wartości początkowej wskaźnika, wartości wskaźnika planowanej do osiągnięcia w związku z realizacją zadania, wartości wskaźnika osiągniętej w wyniku realizacji zadania oraz wskazaniem mierników i sposób pomiaru wskaźników, -wykaz faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione w ramach grantu koszty kwalifikowalne wraz z potwierdzeniami zapłaty, p) oświadczenia lub zobowiązania Beneficjenta dotyczące pomocy m.in.: -oświadczenie o świadomości odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń, -oświadczenie o niefinansowaniu kosztów kwalifikowalnych operacji z innych środków publicznych, z wyjątkiem przypadku, o którym mowa w 4 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia, -oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z ubiegania się o finansowanie na podstawie art. 35 ust. 5 oraz ust. 6 ww. rozporządzenia delegowanego nr 640/2014, -oświadczenie o niepodleganiu zakazowi dostępu do środków publicznych, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 4 ww. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu, -oświadczenie o niewykonywaniu działalności gospodarczej (w tym działalności zwolnionej spod rygorów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej), -oświadczenie o wyrażeniu zgodny na przetwarzanie danych osobowych, -zobowiązanie do umożliwienia przeprowadzenia kontroli, -zobowiązanie do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego, q) informacje o dołączonych do wniosku dokumentach potwierdzających realizację grantu oraz formie, w jakiej zostały złożone (lista dokumentów powinna również obejmować załączniki, które są niezbędne do rozliczenia operacji, określone we wniosku o płatność dla projektu grantowego). 13) Wniosek o płatność składany jest w formie elektronicznej, a także w formie papierowej podpisanej przez osoby upoważnione do reprezentacji Grantobiorcy wraz z wymaganymi dokumentami, bezpośrednio w Biurze LGD. W przypadku, gdy Grantobiorcą jest sformalizowana grupa nieposiadająca osobowości prawnej, wniosek o płatność podpisywany jest przez osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu, w ramach którego grupa ta została powołana. 14) W przypadku, gdy Grantobiorca nie złoży wniosku o płatność w terminie określonym w umowie o powierzenie grantu, LGD wzywa Grantobiorcę do złożenia wniosku o płatność wyznaczając mu w tym celu dodatkowy termin.
15) Niezłożenie przez Grantobiorcę wniosku o płatność mimo wyznaczenia dodatkowego terminu stanowi podstawę do rozwiązania umowy o powierzenie grantu. 16) Weryfikacja wniosku o płatność polega na sprawdzeniu zgodności realizacji operacji lub jej etapu z warunkami określonymi w przepisach prawa oraz w umowie o powierzenie grantu, w szczególności pod względem spełniania warunków w zakresie kompletności i poprawności formalnej wniosku oraz prawidłowości realizacji i finansowania operacji lub jej etapu. 17) LGD może wezwać Grantobiorcę do uzupełnienia lub poprawienia wniosku o płatność lub dostarczenia dodatkowych dokumentów i złożenia dodatkowych wyjaśnień, wyznaczając Grantobiorcy w tym celu odpowiedni termin, nie krótszy jednak niż 7 dni. 18) Koszty kwalifikowane operacji będą uwzględniane w wysokości faktycznie i prawidłowo poniesionych kosztów kwalifikowanych. 19) W przypadku, gdy wezwany Grantobiorca nie uzupełnił i nie poprawił w sposób wystarczający wniosku, lub nie dostarczył odpowiednich dokumentów i wyjaśnień, wydatki w części, jakiej dotyczyło wezwanie, mogą zostać uznane za niekwalifikowalne. 20) Sposób rozliczenia grantu i terminy określone będą w umowie z Grantobiorcą. VIII. 1.Sprawozdawczość 1) Po zakończeniu realizacji operacji, wraz z wnioskiem o płatność końcową, Grantobiorca składa LGD sprawozdanie z realizacji operacji. 2) Sprawozdanie składa się na formularzu udostępnionym przez LGD. 3) Sprawozdanie sporządzane jest przez Grantobiorcę w formie elektronicznej, a także w formie papierowej podpisanej przez osoby upoważnione do reprezentacji Grantobiorcy. W przypadku, gdy Grantobiorcą jest sformalizowana grupa nieposiadająca osobowości prawnej, sprawozdanie podpisywane jest przez osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu, w ramach którego grupa ta została powołana. 4) LGD może wezwać Grantobiorcę do uzupełnienia lub poprawienia sprawozdania, wyznaczając Grantobiorcy w tym celu odpowiedni termin, nie krótszy jednak niż 7 dni. 5) Niezłożenie sprawozdania lub uzupełnienia/korekty sprawozdania wstrzymuje realizację płatności za grant i może stanowić przyczynę rozwiązania umowy o powierzenie grantu. IX. 1. Monitoring, kontrola i udzielanie informacji 1) LGD ma prawo przeprowadzać monitoring i kontrolę realizacji operacji przez Grantobiorcę. 2) Monitoring i kontrolę LGD prowadzi zarówno w czasie realizacji operacji, jak i po jej zrealizowaniu w okresie 5 lat od dokonania płatności końcowej. 3) Zarząd LGD postanawia o przeprowadzeniu czynności monitoringu lub kontroli u Grantobiorcy, ustalając jednocześnie rodzaj i termin przeprowadzenia poszczególnych czynności. 4) Monitoring i kontrolę przeprowadza Zarząd. Zarząd może zlecić wykonanie kontroli pracownikom Biura LGD lub zewnętrznym ekspertom. 5) Dokumenty, a także informacje, wyjaśnienia i powiadomienia związane z monitoringiem i kontrolą mogą być przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w formie papierowej. 6) Celem monitoringu jest sprawdzenie prawidłowości realizacji operacji, prawidłowości sporządzania dokumentacji z realizacji operacji i dokonywania wydatków oraz zidentyfikowania ewentualnych problemów w realizacji operacji i zaradzenie im. Monitoring prawidłowej realizacji operacji polega na:
a) Monitoringu merytorycznym w zakresie prawidłowości realizacji poszczególnych działań w ramach operacji, b) Monitoringu finansowym w zakresie prawidłowości wydatkowania grantu i prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej. 7) O planowanym przeprowadzeniu monitoringu Biuro LGD informuje Grantobiorcę za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie lub pisemnie co najmniej 7 dni przed terminem monitoringu. Grantobiorca może zostać jednocześnie zobowiązany do przedłożenia żądanych dokumentów. 8) Kontrola może być przeprowadzona zarówno u Grantobiorcy w miejscu realizacji operacji, jak i w LGD. 9) Zarząd ustala termin i zakres kontroli, o czym Biuro LGD informuje Grantobiorcę za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie lub pisemnie co najmniej 7dni przed planowaną kontrolą. Grantobiorca może być zobowiązany do przygotowania i dostarczenia do LGD żądanych dokumentów, do udzielenia wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją operacji w wyznaczonym terminie, a także do udostępnienia miejsca realizacji operacji. 10) W razie powzięcia informacji o nieprawidłowościach w realizowaniu operacji, LGD może także przeprowadzić kontrolę doraźną, bez konieczności informowania Grantobiorcy o zamiarze jej przeprowadzenia w terminie określonym w pkt 9. 11) Ustalenia poczynione w trakcie kontroli mogą prowadzić do korekty wydatków kwalifikowalnych w ramach realizacji operacji. 12) W uzasadnionych przypadkach w wyniku kontroli wydawane są zalecenia pokontrolne, a Grantobiorca zobowiązany jest do przeprowadzenia działań naprawczych w wyznaczonym terminie oraz do powiadomienia LGD o ich wykonaniu. 13) LGD ma prawo żądania od Grantobiorcy, a także podmiotów, przy pomocy których Grantobiorca, udzielenia wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją operacji w jej realizacji i po jej zakończeniu w okresie 5 lat od dnia dokonania płatności końcowej w ramach projektu grantowego. 14) Grantobiorca zobowiązany jest do niezwłocznego informowania LGD w formie pisemnej o problemach w realizacji operacji, w szczególności o zamiarze zaprzestania jej realizacji. X. 1. Zwrot grantu 1) W przypadku, gdy w wyniku weryfikacji wniosków o płatność lub na podstawie czynności kontrolnych stwierdzono, że kwota grantu lub jej część została: a) Wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, b) Wykorzystana bez zachowania odpowiednich procedur, lub c) Pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości, -podlega zwrotowi odpowiednio w całości lub części wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia stwierdzenia powyższych okoliczności do dnia zwrotu. 2) LGD, w formie pisemnej, wzywa Grantobiorcę do zwrotu kwoty grantu lub jej części. Wezwanie powinno zostać wysłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. XI. 1. Archiwizacja dokumentów 1) Dokumentacja konkursowa związana z naborem wniosków, oceną i wyborem operacji, zawieraniem umów, rozliczaniem, monitoringiem i kontrolą Grantobiorców
przechowywana jest w Biurze LGD.