Załącznik do Zarządzenia Nr 2/2009 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Stalowej Woli z dnia 2 stycznia 2009r. REGULAMIN NABORU KANDYDATÓW NA WOLNE STANOWISKA URZĘDNICZE, W TYM NA KIEROWNICZE STANOWISKA URZĘDNICZE W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY W STALOWEJ WOLI
Rozdział I Postanowienia ogólne 1. 1. Niniejszy Regulamin określa procedurę naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, zatrudnianych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Stalowej Woli na podstawie umowy o pracę. 2. Przepisów Regulaminu nie stosuje się w przypadku : - przesunięć pracowników na inne stanowiska w Urzędzie, - zatrudnienia pracownika na czas określony, obejmujący czas usprawiedliwionej nieobecności innego pracownika w pracy. 2. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o : 1. osobie podejmującej po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym na kierowniczym stanowisku urzędniczym - należy przez to rozumieć osobę, która nie była wcześniej zatrudniona w jednostkach, o których mowa w art. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458), na czas nieokreślony albo na czas określony, dłuższy niż 6 miesięcy i nie odbyła służby przygotowawczej zakończonej zdaniem egzaminu z wynikiem pozytywnym; 2. Biuletynie Informacji Publicznej należy przez to rozumieć publikator, o którym mowa w ustawie z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.); 3. wolnym stanowisku urzędniczym, w tym wolnym kierowniczym stanowisku urzędniczym - należy przez to rozumieć stanowisko, na które zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych albo w drodze porozumienia, nie został przeniesiony pracownik samorządowy Urzędu lub na które nie został przeniesiony inny pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym na kierowniczym stanowisku urzędniczym posiadający kwalifikacje wymagane na danym stanowisku lub nie został przeprowadzony na to stanowisko nabór albo na którym mimo przeprowadzonego naboru nie został zatrudniony pracownik; 4. Urzędzie należy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Stalowej Woli; 5. Dyrektorze Urzędu należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Stalowej Woli; 6. komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć wyodrębnione w strukturze Urzędu : dział, referat oraz samodzielne stanowiska pracy; 7. ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 12357). Rozdział II Zasady przeprowadzania naboru. 1. Nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, jest otwarty i konkurencyjny. 2. Nabór jest prowadzony w sytuacji wystąpienia wakatu na istniejącym stanowisku lub w przypadku utworzenia nowego stanowiska w Urzędzie. 3
3. Decyzję o rozpoczęciu procedury naboru podejmuje Dyrektor Urzędu po złożeniu przez kierownika komórki organizacyjnej, wniosku o przyjęcie nowego pracownika. 4. Wniosek ten powinien być uzasadniony. 5. Wzór wniosku stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu. 6. Do wniosku, o którym mowa w 2 pkt. 2 kierownik komórki organizacyjnej dołącza opis zawierający : 1) nazwę stanowiska, 2) nazwę komórki organizacyjnej i jej symbol, 3) wymiar czasu pracy, 4) określenie szczegółowego zakresu zadań i odpowiedzialności na danym stanowisku, 5) określenie szczegółowych wymagań kwalifikacyjnych związanych z danym stanowiskiem, w tym w szczególności : a) w zakresie wykształcenia, b) w zakresie posiadanego doświadczenia zawodowego, c) w zakresie uprawnień kwalifikacyjnych, d) w zakresie niezbędnej wiedzy specjalistycznej, e) w zakresie znajomości języków obcych, wraz z podaniem języka oraz stopnia jego znajomości, f) w zakresie cech osobowości, którymi w szczególności powinien charakteryzować się pracownik na danym stanowisku, g) w zakresie umiejętności praktycznych, które powinien posiadać pracownik na danym stanowisku. 7. Wzór formularza opisu stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu. 8. Procedura naboru zostaje wszczęta poprzez pisemne wyrażanie przez Dyrektora Urzędu zgody na przyjęcie nowego pracownika oraz akceptację opisu stanowiska pracy. 4 1. Za organizację i przebieg naboru odpowiada Kierownik Działu Organizacyjno Administracyjnego. 2. Do naboru na wolne stanowisko urzędnicze może przystąpić każdy po złożeniu oferty na warunkach i w terminie określonym w ogłoszeniu o naborze. Procedura naboru składa się z następujących etapów : 1. ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze; 2. przyjmowanie dokumentów składanych przez kandydatów; 3. analiza złożonych dokumentów.; 4. rozmowa kwalifikacyjny lub rozmowa kwalifikacyjna i dodatkowa metody rekrutacji; 5. sporządzenie protokołu przeprowadzonego naboru kandydatów; 6. zatrudnienie wybranego kandydata; 7. informacja o wynikach naboru. 5. Rozdział III Ogłoszenie o naborze 6. 1. Ogłoszenie o naborze jest sporządzane przez pracownika ds. kadr na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora wniosku w sprawie zatrudnienia pracownika na istniejącym lub nowoutworzonym stanowisku pracy.
2. Ogłoszenie niezwłocznie po zaakceptowaniu jego treści przez Dyrektora Urzędu umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej Urzędu. 3. Termin do składania dokumentów, określony w ogłoszeniu o naborze, nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej. Termin do składania dokumentów określa się poprzez podanie daty. 7. 1. Ogłoszenie o naborze powinno zawierać : 1) nazwę i adres Urzędu, 2) określenie stanowiska urzędniczego, na które jest prowadzony nabór, 3) określenie wymagań związanych ze stanowiskiem urzędniczym, zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem które z nich są niezbędne, a które dodatkowe, 4) wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku urzędniczym, 5) wskazanie wymaganych dokumentów, 6) określenie terminu i miejsca składania dokumentów. 2. Wzór ogłoszenia o naborze stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszego Regulaminu. Rozdział IV Dokumenty aplikacyjne 8 1.Na dokumenty aplikacyjne składają się w szczególności: a) list motywacyjny, b) życiorys curriculum vitae, c) kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie, d) kserokopie dokumentów o ukończonych kursach, szkoleniach, e) kserokopie świadectw pracy i innych dokumentów potwierdzających staż pracy, f) kserokopie posiadanych referencji lub opinii z dotychczasowych miejsc pracy, g) kserokopia dowodu osobistego, h) oświadczenie o niekaralności, i) oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz o korzystaniu z pełni praw publicznych, j) oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, zawartych w dokumentach składanych w związku z naborem dla potrzeb niezbędnych dla realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz 926 z poźn. zm.). 2. Dokumenty składane przez kandydata w odpowiedzi na ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze stanowią jego ofertę. 3. Informacje o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru, stanowią informację publiczną w zakresie objętym wymaganiami związanymi ze stanowiskiem określonym w ogłoszeniu o naborze. 9 1. Dokumenty aplikacyjne należy składać w Sekretariacie Urzędu lub przesyłać pocztą na adres Urzędu. 2. Osoby ubiegające się o zatrudnienie składają dokumenty aplikacyjne tylko w formie pisemnej. 3. Nie ma możliwości przyjmowania dokumentów aplikacyjnych drogą elektroniczną. 4. Dokumenty aplikacyjne które zostały doręczone po terminie określonym w ogłoszeniu o naborze nie są rozpatrywane.
5. W przypadku przesłania dokumentów aplikacyjnych przez kandydata pocztą, terminem wiążącym jest data wpływu do Urzędu, a nie data nadania. Rozdział V Procedura i rozstrzygnięcie naboru 10 1. Procedurę naboru prowadzi Komisja Rekrutacyjna w składzie : Dyrektor Urzędu lub Z-ca Dyrektora Urzędu - Przewodniczący Komisji, Kierownik komórki organizacyjnej właściwy merytorycznie ze względu na stanowisko na które przeprowadza się nabór, pracownik ds. kadr- Sekretarz Komisji. 2. Dyrektor Urzędu, jeżeli uzna to za uzasadnione, może : - uzupełnić skład Komisji o dodatkową osobę posiadającą niezbędne kwalifikacje, wiedzę lub doświadczenie przydatne podczas prowadzenia naboru. - wyznaczyć innego pracownika Urzędu do pełnienia funkcji Przewodniczącego Komisji. 3. W procedurze naboru w pracach Komisji nie może uczestniczyć osoba będąca małżonkiem lub krewnym do drugiego stopnia albo powinowatym pierwszego stopnia osoby, której dotyczy procedura naboru, albo pozostająca wobec niej w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności. 11 1. Po upływie terminu składania ofert, Komisja analizuje dokumenty złożone przez kandydatów i dokonuje ich weryfikacji pod kątem kompletności oraz spełnienia wymogów formalnych zawartych w ogłoszeniu o naborze. 12 1. Końcowy etap wyboru kandydatów obejmuje merytoryczną analizę dokumentów oraz rozmowę kwalifikacyjną. 2. Fakultatywnie, odpowiednio do zachodzących potrzeb, Komisja, za zgodą Dyrektora Urzędu, dokonuje wyboru dodatkowych metod. 13 1. Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest nawiązanie bezpośredniego kontaktu z kandydatem i weryfikacja informacji zawartych w aplikacji oraz zbadanie : a) predyspozycji i umiejętności kandydata gwarantujących prawidłowe wykonywanie powierzonych obowiązków, b) posiadanej przez kandydata wiedzy na temat zadań realizowanych przez Powiatowy Urząd Pracy, c) celów zawodowych kandydata oraz zasięgnięcie informacji o zadaniach i zakresie odpowiedzialności na stanowiskach zajmowanych poprzednio przez kandydata. 2. Komisja po przeprowadzeniu wszystkich zaplanowanych rozmów kwalifikacyjnych dokonuje oceny poszczególnych kandydatów. 3. Oceny każdego z kryteriów należy dokonywać oddzielnie na podstawie przedstawionej dokumentacji oraz udzielanych przez kandydata odpowiedzi na zadane pytania. Ocena jest
dokonywana metodą punktową w skali od 1 do 5. 4. Wzór karty oceny stanowi Załącznik Nr 4 do niniejszego Regulaminu. 14 1. Po dokonaniu oceny wszystkich kandydatów Sekretarz Komisji sporządza protokół przeprowadzonego naboru kandydatów na stanowisko urzędnicze, który podpisują wszyscy członkowie Komisji. 2. Protokół zawiera w szczególności : a) określenie stanowiska, na które był prowadzony nabór, b) liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania, w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego, nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów uszeregowanych według spełniania przez nich poziomu wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze, c) liczbę nadesłanych ofert na stanowisko, w tym liczbę ofert spełniających wymagania formalne, d) informację o zastosowanych metodach i technikach naboru, e) uzasadnienie dokonanego wyboru, f) skład Komisji Rekrutacyjnej. 3. Wzór protokołu stanowi Załącznik Nr 6 do niniejszego Regulaminu. 15 Ostateczną decyzję w sprawie nawiązania stosunku pracy z wybranym kandydatem lub w sprawie ponownego przeprowadzenia naboru na dane stanowisko urzędnicze w przypadku niedokonania naboru podejmuje Dyrektor Urzędu. 16 1. Kandydat wyłoniony w drodze naboru jest zawiadamiany przez pracownika ds. kadr o przyjęciu jego oferty oraz o planowanym terminie rozpoczęcia przez niego pracy. 2. Pozostali kandydaci, którzy uczestniczyli w rozmowie kwalifikacyjnej otrzymują pisemne powiadomienie o wyniku naboru. 17 W przypadku, gdy w okresie 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru zaistnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku kolejnej osoby spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole tego naboru. 18 1. Informację o wyniku naboru upowszechnia się niezwłocznie przez umieszczenie na tablicy informacyjnej Urzędu oraz opublikowanie w w Biuletynie Informacji Publicznej przez okres co najmniej 3 miesięcy. 2. Informacja ta zawiera : 1) nazwę i adres Urzędu, 2) określenie stanowiska urzędniczego, 3) imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego, 4) uzasadnienie dokonanego wyboru lub uzasadnienie nierozstrzygnięcia naboru na stanowisko na stanowisko urzędnicze. 3. Wzór informacji stanowi Załącznik Nr 7 do niniejszego Regulaminu.
Rozdział VI Postępowanie z dokumentami aplikacyjnymi 17. 1. Dokumenty aplikacyjne kandydata, który został zatrudniony w drodze naboru zostają dołączone do jego akt osobowych. 2. Dokumenty złożone przez pozostałych kandydatów są przechowywane zgodnie z instrukcją Kancelaryjną Urzędu przez pracownika ds. kadr. Rozdział VII Dokumentacja naboru 18 Na dokumentację naboru składają się w szczególności: 1. wniosek o przyjęcie nowego pracownika wraz z opisem stanowiska, 2. ogłoszenie, 3. pisemna ocena spełnienia przez kandydatów wymagań formalnych określonych w ogłoszeniu o naborze, 4. lista kandydatów spełniających wymagania formalne, 5. karty oceny kandydatów i inne narzędzia selekcji, jeżeli były stosowane, 6. sporządzane w czasie procedury naboru protokoły i notatki, 7. ogłoszenie o wynikach naboru, 8. korespondencja dotycząca naboru prowadzona z kandydatami na wolne stanowisko urzędnicze.