Załącznik nr 8 Wykaz dopuszczalnych stawek dla towarów i usług Wykaz dopuszczalnych stawek dla towarów i usług obowiązujący w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 dla projektów współfinansowanych z EFS na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji lokalnych grup działania wersja 1 Białystok, 14 czerwiec 2018 roku
Przedstawiony Wykaz określa koszty najczęściej występujące w projektach na koszty bieżące i aktywizacji lokalnych grup działania, co oznacza, iż przedmiotowy dokument nie stanowi katalogu zamkniętego. Oznacza to również, że dopuszcza się ujmowanie w budżetach projektów kosztów w nim niewskazanych. Wszelkie koszty, które nie zostały ujęte w katalogu, powinny być zgodne z cenami rynkowymi oraz spełniać zasady kwalifikowalności w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Stawki ujęte w katalogu są stawkami maksymalnymi (obowiązującymi LGD, zwaną dalej Beneficjentem, na dzień składania wniosku o dofinansowanie projektu na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji), co jednak nie oznacza automatycznego akceptowania przez osoby weryfikujące wniosek stawek założonych na ich maksymalnym poziomie. Określenie stawek maksymalnych nie zwalnia osób weryfikujących wnioski o dofinansowanie kosztów bieżących i aktywizacji z oceny zasadności i racjonalności wszystkich stawek/kosztów, również tych mieszczących się poniżej maksymalnego poziomu ustalonego przez IZ RPOWP 2014-2020. Przyjęcie stawki maksymalnej nie oznacza, że będzie ona akceptowana w każdym ww. projekcie, ponieważ podczas weryfikacji będą brane pod uwagę takie czynniki jak np. stopień złożoności projektu, specyfika realizowanego projektu, wielkość zespołu projektowego. Nadwyżka kosztów poniesionych ponad dopuszczalną stawkę określoną w Wykazie... powinna zostać pokryta środkami wkładu własnego. Przedstawiony wykaz dopuszczalnych stawek dla towarów i usług obowiązujący dla niniejszego naboru, w razie zaistnienia takiej konieczności, będzie podlegał aktualizacji w trakcie trwania projektów na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji. Fakt zaakceptowania danej stawki we wniosku o dofinansowanie nie może być podstawą do zakwestionowania przez Beneficjenta (LGD) decyzji IZ RPOWP 2014-2020 w zakresie niekwalifikowalności danego wydatku na etapie zatwierdzania wniosku o płatność i/lub kontroli (w przypadku gdy wystąpią podstawy do uznania wydatków za niekwalifikowalne). Każdorazowe przekroczenie danej kwoty przez Beneficjenta (zarówno na etapie aplikowania jak i realizacji projektu) wymaga uzasadnienia oraz zgody IZ RPOWP 2014-2020. W przypadku, gdy Beneficjent zaplanuje zakup sprzętu/zakup usługi o wyższych parametrach niż wskazane w szczegółowym opisie wydatku i jednocześnie niemieszczący się w kwocie określonej daną stawką, powinien zamieścić wystarczające uzasadnienie przedmiotowego wydatku we wniosku o dofinansowanie w części VII.6 Uzasadnienie kosztów. Każdorazowo weryfikacji podlegać będzie zamieszczone uzasadnienie, w szczególności pod kątem właściwego wskazania zasadności i racjonalności planowanego wydatku. Ponadto Beneficjenta obowiązują zasady określone w Wezwaniu na podstawie właściwych regulacji IZ/prawnych odnośnie do danego typu projektu/formy wsparcia zaplanowanej w projekcie. W przypadku stawek dotyczących wynagrodzeń IZ RPOWP 2014-2020 przyjęła założenie, iż koszt kwalifikowalny dotyczy łącznej kwoty, tj. kwoty netto wraz z obciążeniami po stronie pracownika i pracodawcy tzw. "brutto brutto" Kwalifikowalnym w ramach projektu na koszty bieżące i aktywizacji jest wynagrodzenie i inne świadczenia - o których mowa w kodeksie pracy - związanych z pracą pracownika LGD, w tym także inne koszty ponoszone przez LGD na podstawie odrębnych przepisów w związku z zatrudnieniem pracownika. Ocena wydatków ujętych w budżetach projektów dokonywana będzie z perspektywy ich efektywności i racjonalności kosztowej, w szczególności weryfikowane będą: zasadność realizacji poszczególnych zadań przewidzianych w projekcie; proporcjonalność/stosunek wartości poszczególnych zadań przewidzianych w projekcie do wartości całego budżetu oraz w relacji do zakładanych rezultatów i efektów; 2
czy koszt jednostkowy usługi realizowanej w ramach danego projektu nie odbiega od cen towarów lub usług oferowanych w podobnych projektach (np. poprzez sprawdzenie na stronach internetowych oferty komercyjnej innych podmiotów); czy wydatki ujmowane w budżecie projektu spełniają relację nakład - rezultat, tym samym czy będą ponoszone w wysokości odpowiedniej do specyfiki i złożoności zadań przewidzianych w projekcie, porównywane będą rezultaty projektów z nakładami finansowymi przewidzianymi w budżetach projektów; Ponadto Beneficjenci sporządzając budżet projektu powinni: Pamiętać o celach EFS i RPOWP 2014-2020. Zapoznać się z treścią Wezwania/obowiązującymi procedurami i narzędziami (Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu, Spójności na lata 2014-2020, SZOOP RPOWP 2014-2020, Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu na koszty bieżące i aktywizacji lokalnej grupy działania, współfinansowanego z EFS (fundusz wiodący), itp.). Zweryfikować zasadność i racjonalność na różnych poziomach: całego projektu; zadań; poszczególnych wydatków. Dokładnie sprawdzać i oceniać swój potencjał (analiza racjonalności wydatków, w szczególności crossfinancingu oraz środków trwałych w porównaniu z opisanym potencjałem, analiza udziału zadań zleconych w porównaniu z opisanym potencjałem). Poświęcić więcej czasu i uwagi na planowanie budżetu projektu (priorytetowe podejście do planowania projektu; im więcej czasu zostanie poświęcone na właściwe zaplanowanie poszczególnych jego etapów, tym mniej czasu będzie potrzeba do nadzorowania/monitorowania czy korygowania pojawiających się ewentualnych błędów czy nieścisłości). Zadać sobie pytanie Czy wydatkowałbyś własne środki w sposób przedstawiony w projekcie, gdybyś nimi dysponował i chciał je przeznaczyć na cele określone w treści Wezwania/projekcie? Towar/Usługa Stawka określająca maksymalną wysokość dofinansowana ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Dopuszczalna stawka Szczegółowy opis wydatku Źródło weryfikacji dyrektor/ kierownik biura LGD obsługa finansowa (np. wynagrodzenie specjalisty 6 549,00 zł 6 187,00 zł Dopuszcza się możliwość zaplanowania i ponoszenia w ramach realizacji projektu na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji i innych świadczeń - o Wydatki na personelu są kwalifikowalne pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom faktycznie stosowanym u Beneficjenta poza projektami Na podstawie wysokości przeciętnego miesięcznego w sektorze przedsiębiorstw w województwie podlaskim (dane GUS) oraz na 3
ds. rozliczeń) obsługa księgowa (np. koszty osób księgujących wydatki w projekcie) pracownik etatowy biura LGD (w tym np. wynagrodzenie specjalisty ds. koordynowania projektów, asystenta) 6 476,00 zł 6 163,00 zł których mowa w kodeksie pracy, związanych z pracą pracownika LGD (w tym także inne koszty ponoszone przez LGD na podstawie odrębnych przepisów w związku z zatrudnieniem pracownika) - w przeliczeniu na pełen etat, do wysokości dwuipółkrotności kwoty przeciętnego w gospodarce narodowej (ogłaszanego na podstawie przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu ubezpieczeń Społecznych w drugim roku poprzedzającym rok, w którym zostaną poniesione te koszty). Stawka nie obejmuje kosztów podróży służbowych 1 i dodatków. współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji. Dotyczy to również pozostałych składników, w tym nagród i premii. Dotyczy za miesiąc w maksymalnym wymiarze czasu pracy stanowiącym 160 h w miesiącu (1 miesiąc = 4 tygodnie). Jeśli wymiar godzinowy czasu pracy danej umowy o pracę/umowy zlecenie jest niższy, wynagrodzenie powinno być rozliczane w proporcjonalnie niższej wysokości. podstawie informacji dotyczących kosztów funkcjonowania 8 LGD wdrażających strategie rozwoju lokalnego w ramach środków EFS w latach 2016-2017 w województwie podlaskim. Dopuszczalna Towar/Usługa Szczegółowy opis wydatku stawka spoty reklamowe stawka za 30 sekund emisji (uzależniona 19-126 zł w radiu lokalnym m.in. od czasu emisji) spoty reklamowe stawka za 30 sekund emisji (uzależniona 246-1 350,00 zł w TV regionalnej m.in. od czasu emisji) ogłoszenia w 110-570 zł stawka za moduł (uzależniona m.in. od Źródło weryfikacji Na podstawie rozeznania rynku przez IZ RPOWP. 1 Koszty podróży służbowych mogą być ponoszone, o ile zostaną przewidziane w treści umowy cywilnoprawnej. 4
prasie lokalnej laptop oprogramowanie biurowe 3 050,00 zł/szt. 4 700,00 zł/szt*. strony) procesor Intel Core i5 (lub równoważny), pamięć RAM 8 GB, dysk twardy SSD, przekątna ekranu 15,6 cala, matryca o rozdzielczości ekranu 1920 x 1080, system operacyjny, napęd optyczny. procesor Pentium Intel Core i7 (lub równoważny), pamięć RAM 16 GB, dysk twardy 1000 GB (lub SSD), przekątna ekranu 17,3 cala, matryca matowa o rozdzielczości ekranu 1920x1080, system operacyjny. 500-1900 zł/szt. w zależności od pakietu monochromatyczna o prędkości druku min. 960,00 zł/szt. 20 str./min. drukarka laserowa kolorowa o prędkości druku mono min. 20 str./min., o prędkości druku kolor min. 20 2 400,00 zł/szt. str./min., rozdzielczość mono min 1200x600 dpi, rozdzielczość kolor min 1200x600 dpi, urządzenie funkcja drukarki, kopiarki, skanera, dupleksu, drukowanie broszury, tonery wielofunkcyjne 12 300,00 zł/szt. startowe, format min. A5-A6, szybkość ** drukowania koloru min. 14 str./min. skaner 360,00 zł/szt. skaner płaski. projektor 1 800,00 zł/szt. jasność min. 3000 lumenów, rozdzielczość optyczna min. 1280x800 ekran projekcyjny aparat cyfrowy 380,00 zł/szt. 560 zł/szt. 1 900,00 zł/szt. ekran projekcyjny o wymiarach minimum 160 cm x 150 cm ekran projekcyjny elektryczny o wymiarach minimum 160 cm x 150 cm aparat fotograficzny, lustrzanka cyfrowa, powyżej 16 Mpix, rozdzielczość filmów 1920x1080, matryca CMOS, migawka szczelinowa pendrive z materiałami 29,00 zł/szt. pendrive 8 GB z grawerem szkoleniowymi 2 pendrive 3 86,00 zł/szt. pendrive 64 GB, USB 3.0 2 Pendrive przekazywany dla uczestników np. spotkań, szkoleń, seminariów, w szczególności organizowanych w ramach realizacji Planu komunikacji. 3 Przekazywany dla osób uczestniczących w realizacji LSR (tj. pracownicy Biura LGD, Członkowie Rady, Członkowie Zarządu Stowarzyszenia LGD) jeśli jest to zasadne. 5
wynajem sali szkoleniowej (do 30 osób) 4 *** wynajem sali szkoleniowej (31-90 osób) 5 *** 75,00 zł/godz. 750,00 zł/dzień Koszt obejmuje: zapewnienie odpowiednich warunków socjalnych oraz bhp, w tym uwzględniających niwelowanie barier architektonicznych w związku z udziałem w projekcie osób niepełnosprawnych. Sala zajęciowa musi zapewnić do 30 miejsc (stanowisk) szkoleniowych, być wyposażona w projektor multimedialny, flipchart lub tablicę suchościeralną oraz posiadać dostęp do internetu. Koszt obejmuje zapewnienie odpowiednich warunków socjalnych oraz bhp, w tym uwzględniających niwelowanie barier architektonicznych w związku z udziałem w projekcie osób niepełnosprawnych. Sala zajęciowa musi zapewnić minimum 31 miejsc (stanowisk) szkoleniowych, być wyposażona w projektor multimedialny, flipchart lub tablicę suchościeralną oraz posiadać dostęp do internetu. flipchart 350,00 zł/szt. - szafa biurowa na szafa o wymiarach nie mniejszych niż 143 990,00 zł/szt. dokumenty cm x 70 cm x 30 cm szafa metalowa na szafa o wymiarach nie mniejszych niż 190 1 100,00 zł/szt. dokumenty cm x 80 cm x 40 cm; 5 półek Przerwa kawowa - Kwalifikowalność wydatku jest możliwa tylko w przypadku, gdy wsparcie/działanie projektu, w ramach którego przewidziano przerwę kawową dla tej samej grupy osób w danym dniu, trwa 4 godziny i dłużej. Wydatek obejmuje: kawę, herbatę, wodę, mleko, cukier, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu przerwa kawowa i catering 42 zł/osoba/ dzień (w tym 15 zł przerwa kawowa, 27 zł catering) paluszki, ciastka, owoce; przy czym istnieje możliwość szerszego zakresu usługi, o ile mieści się to w określonej cenie rynkowej. Catering - Kwalifikowalność wydatku jest możliwa tylko w przypadku, gdy działanie projektu, w ramach którego przewidziano catering dla tej samej grupy osób w danym dniu, trwa 6 godzin i dłużej. Wydatek obejmuje: dwa dania (zupę i drugie danie) oraz napój, przy czym istnieje możliwość szerszego zakresu usługi, o ile mieści się to w określonej cenie rynkowej. 4 Ze względu na lokalny charakter działań LGD, prowadzonych na obszarze objętym daną lokalną strategią rozwoju, IZ RPOWP dopuszcza możliwość odstąpienia od zastosowania wskazanej stawki po zaakceptowaniu przedstawionego przez LGD sposobu oszacowania planowanego wydatku w ramach wniosku o dofinansowanie kosztów bieżących i aktywizacji. 5 Jak wyżej. 6
Zwrot kosztów dojazdu dla uczestników projektu 6 Wydatek kwalifikowalny do wysokości opłat za środki transportu publicznego szynowego lub kołowego zgodnie z cennikiem biletów II klasy obowiązującym na danym obszarze. * Zakup laptopa o zwiększonych parametrach jest możliwy w przypadku konieczności obsługi programów takich jak np. AutoCAD oraz Photoshop. ** Co do zasady zakup urządzenia wielofunkcyjnego możliwy jest wyłącznie w sytuacji, gdy w projekcie nie są ponoszone wydatki na inny sprzęt służący do druku i sprzęt ten będzie wykorzystywany w projekcie do przygotowywania materiałów, np. materiałów szkoleniowych dla uczestników projektu. Wówczas w ramach nowego projektu możliwy jest zakup materiałów eksploatacyjnych pod warunkiem, że wydatek ten został uzasadniony. *** W przypadku, gdy podmiot realizujący projekt wnosi sale jako wkład własny niepieniężny, wartość wkładu wycenia się jako koszt amortyzacji lub wynajmu (stawkę może określać np. cennik danej instytucji). 6 Wskazany koszt dotyczy osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym będących uczestnikiem projektu na wsparcie kosztów bieżących i aktywizacji, w związku z uzasadnionymi potrzebami tej grupy osób (np. osoby bezrobotne, osoby z niepełnosprawnościami). 7